4.b Verslag BRT van 25 mei 2021 (concept)

VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM

Datum Tijd Locatie Leden

: : .

Adviseurs

:

25 mei 2021 15.00 – 16:30 DIGITAAL via Teams Dirk Louter (vz), Margriet den Brok, Peter de Jong, Jorriena de Jongh, Milene Junius, Bert van Ravenhorst, Gregor Rensen Simone Bronsveld, ART), Anne-Marie Kraak (ambtelijk secretaris), Desna Troost (communicatie)

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda Vanuit ART is Simone Bronsveld aanwezig. 2. Concept verslag BRT 11 mei 2021 Het BRT a. Stelt het verslag BRT 11 mei 2021 ongewijzigd vast. 3. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 4. Procesnotitie werving beoogd gemeensecretaris Simone geeft een toelichting op het procesvoorstel, opgesteld door de werkgroep P&O. Het streven is om eind augustus 2021 de werving te starten en de procedure in december 2021 af te ronden. De beoogd gemeentesecretaris kan dan starten in februari 2022, uiterlijk maart 2022. Daarmee kan de beoogd secretaris betrokken zijn bij de werving voor kandidaten voor de functies in functieboek I. Het BRT geeft aan dat het wenselijk is dat tenminste de Strategische Visie, en bij voorkeur ook de besturingsvisie, de input levert voor het profiel van de beoogd gemeentesecretaris. Inhoud en resultaat moeten leidend zijn. Het BRT is overigens akkoord met het voorstel en de daarin opgenomen planning. Het BRT meent dat het wenselijk is dat ook voor de werving van de beoogd griffier tijdig de procedure wordt opgesteld zodat de beoogde griffier ook tijdig wordt aangesteld. De uitwerking hiervan past binnen de bouwsteen Raads- en griffiedomein. Het BRT a. Stemt na bespreking in met het procesvoorstel werving beoogd gemeentesecretaris. b.

Meent dat het wenselijk is dat ook voor de werving van de beoogd griffier tijdig de procedure wordt opgesteld, vanuit het PvA bouwsteen raads- en griffiedomein.

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 11 mei 2021

5. Bestuurlijke betrokkenheid 2e fase  Termijn agenda Aan de fusiecommissie is toegezegd dat een Termijnagenda wordt opgesteld. Deze termijnagenda loopt synchroon met het “spoorboekje” medezeggenschap. De Termijnagenda geeft een globaal planningsoverzicht op basis van het PvA Voorbereiding fusie. De werkgroepen zullen per bouwsteen steeds verder de detailplanning invullen. De Termijnagenda kan een vast punt op de agenda van de fusiecommissie zijn, zodat de fusiecommissie goed betrokken blijft bij de invulling van totaaltraject. Het voorstel is om de opzet en de uitgangspunten van de Termijnagenda te presenteren in de fusiecommissie van 7 juni. Ter voorbereiding daarvan wordt een extra BRT ingepland op 1 juni, toezending conceptpresentatie door ART uiterlijk 28 mei.  Bestuurlijke betrokkenheid fase 2 (uitwerking PvA voorbereiding fusie) Als uitwerking van het PvA Voorbereiding fusie stelt de procesbegeleider in samenspraak met het ART een memo over de bestuurlijke betrokkenheid 2e fase op. Dit heeft specifiek betrekking op de rol van B&W’s en de portefeuillehouders Deze memo wordt geagendeerd voor het BRT van 8 juni. Voorafgaand zal Dirk deze memo bespreken tijdens een rondje langs de colleges op 8 juni. Het BRT a. Stemt in met bespreking van de concept-Termijnagenda tijdens een extra BRT op 1 juni, ter voorbereiding op de fusiecommissie van 7 juni 2021. b.

Stemt in met het opstellen van een memo bestuurlijke betrokkenheid 2e fase, als uitwerking van het PvA Voorbereiding fusie c. Stemt in met bespreking daarvan tijdens een overleg tussen procesbegeleider en afzonderlijke colleges op 8 juni en in BRT 8 juni 2021. 6. Voortgang Strategische Visie – bijeenkomst 31 mei Op 31 mei is in het kader van de Strategische Visie een bijeenkomst voor de raadsen commissieleden gepland, met als thema Identiteit en kernwaarden. Het BRT ziet dit als een inspiratiebijeenkomst waarin met elkaar een mooi gesprek gevoerd kan worden in de aanloop naar de nieuwe gemeente. De bijeenkomst past in het totaaltraject van de Strategische Visie en is georganiseerd conform eerdere afspraken. Van belang is dat voor de raadsleden duidelijk is wat het doel is en hoe het past in het fusietraject. De conceptuitnodiging wordt op onderdelen nog aangepast. Bij deze inspiratiebijeenkomst voor de raden zijn de colleges cq BRT-leden als toehoorder uitgenodigd. Voor de gezamenlijke colleges zal op een later moment een inspiratiesessie rond dit thema worden georganiseerd. Het BRT a. Heeft kennis genomen van de opzet van de bijeenkomst Strategische Visie 31 mei b. Geeft enkele aandachtspunten mee voor de verdere voorbereiding en uitnodiging. 7. Stand van zaken werving opgavenmanager Simone geeft een mondelinge toelichting.

Vorige week zijn gesprekken gevoerd met een aantal potentiële kandidaten. Met enkele daarvan wordt a.s. donderdag een 2e gesprek gevoerd, onder meer aan de hand van casuïstiek. Het ART hoopt eind deze Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 11 mei 2021

week een keuze te kunnen maken. Dirk geeft aan dat hij als procesbegeleider is uitgenodigd om bij deze gesprekken aanwezig te zijn. Het BRT a. Heeft kennis genomen van de voortgang werving opgavenmanager. 8. Update communicatie Het participatietraject Strategische Visie loopt in principe tot 31 mei. Op dit moment is de Toekomstwijzer ca. 535 keer ingevuld. Deze week volgt nog een oproep door de raadsleden van de gemeenten. Ook worden de burgerpanels nog extra geattendeerd op de Toekomstwijzer. Het BRT a. complimenteert de werkgroep Strategische Visie met al het werk tot nu toe; b. heeft nog enkele suggesties om de Toekomstwijzer extra onder de aandacht te brengen bij diverse doelgroepen; c. Stemt in met een eventuele verlenging van het participatietraject tot en met zondag 6 juni, mits dit technisch en qua planning uitvoerbaar is. 9. Voorbereiding fusiecommissie Vanuit het BRT zal input aangeleverd worden voor de agendapunten Termijnagenda (met presentatie vanuit ART) en Voortgangsrapportage. Mogelijk gebruikt de fusiecommissie de bijeenkomst van 7 juni voor een evaluatie-moment. 10. Activiteitenkalender 31 mei 2e bijeenkomst Strategische Visie (Identiteit en Kernwaarden); De uitnodiging voor deze inspiratiesessie wordt verstuurd namens het BRT. Milene verzorgt de opening en sluiting.

1 juni extra BRT (uitgangspunten Termijnagenda) 7 juni fusiecommissie (fysiek) 8 juni rondje colleges door procesbegeleider 8 juni BRT 11. W.v.t.t.k / rondvraag Dirk vraagt naar de voortgang van de beoogde inspiratiesessies. Dat wordt geagendeerd voor BRT van 8 juni.

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 11 mei 2021