4.b Conceptverslag BRT van 30 maart 2021

VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM

Datum Tijd Locatie Leden

: : .

Adviseurs

:

30 maart 2021 15.00 – 17.00 DIGITAAL via Teams Dirk Louter (vz), Margriet den Brok, Peter de Jong, Jorriena de Jongh, Milene Junius, Bert van Ravenhorst, Gregor Rensen Iris van Gils (projectleider, ART), Anne-Marie Kraak (ambtelijk secretaris), Desna Troost (communicatie)

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda De gemeentesecretarissen Nicolette van Waart en Peter v.d. Wurff zijn aanwezig t/m agendapunt 8. Gemeentesecretaris Simone Bronsveld is met kennisgeving afwezig. Vorige week is het Herindelingsadvies door de raden vastgesteld, waarmee fase 1 van het fusietraject is afgesloten. Om daar op gepaste wijze bij stil te staan wordt agendapunt 6 naar voren gehaald. 6. Terugblik gemeenteraden 23 maart 2021 In de drie gemeenten is het Herindelingsadvies, inclusief het amendement over de naamgeving, unaniem aangenomen. Het BRT is tevreden en trots op de wijze waarop de gemeenteraden hun besluit hebben voorbereid en genomen. In de drie gemeenteraden is ook het Plan van aanpak Voorbereiding fusie vastgesteld. 2. Concept verslag BRT 16 maart 2021 Het BRT a. Stelt het verslag BRT 16 maart 2021 ongewijzigd vast. 3. Conceptverslag ART 21 maart 2021 Het BRT a. Neemt kennis van het conceptverslag ART 21 maart 2021. 4. Terugblik raadsgesprekken en collegeconferentie 16 maart 2021 Het BRT heeft kennis genomen van de notitie Gesprekken raadsdelegaties fusiecommissie en de Impressie collegeconferentie 16 maart 2021. In beide e documenten worden aanbevelingen gegeven voor de 2 fase. Aan de uitkomsten van die evaluaties moet recht worden gedaan.

Die aanbevelingen dienen op enigerlei wijze worden vertaald naar de werkwijze en de projectinrichting in fase 2.. Het BRT draagt daar enige suggesties voor aan. De inhoudelijke bespreking wordt verder betrokken bij punt 5.

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 30 maart 2021

Het BRT a. Heeft kennis genomen van de notitie Gesprekken raadsdelegaties fusiecommissie en van de Impressie collegeconferentie 16 maart 2021, e en betrekt de aanbevelingen bij de bespreking over de inrichting 2 fase. e

e

5. Evaluatie 1 fase / inrichting 2 fase e De leden van het ART geven een toelichting op de inrichting 2 fase. Met diverse geledingen is fase 1 geëvalueerd. De uitkomsten zijn gecomprimeerd weergegeven in de notitie. Op basis van de evaluatie en aanbevelingen is gezocht naar een adequate e projectstructuur voor de 2 fase. Het bestuurlijk-ambtelijk samenspel moet anders en beter, met meer verbinding. Aan het ART wordt een opgavenmanager toegevoegd. Fusiespoor en de Voornse opgaven worden zo sterker verbonden. Er wordt gewerkt met een programmabureau, waarin de adviseurs en de projectondersteuning een plek krijgen. Er is een structuur neergelegd, maar het belangrijkste is de manier van werken binnen het fusietraject. De uitgangspunten daarvoor moeten verder worden uitgewerkt. Het BRT bespreekt dat het proces helder is beschreven, maar nog wel onevenwichtig. De aanbevelingen vanuit de bestuurlijke evaluaties zijn nog niet voldoende doorvertaald. In de structuur, maar ook in de toelichtende tekst moet duidelijker tot uiting komen dat de colleges in fase 2 een leidende en deelnemende rol hebben. Zij willen aan de voorkant hun visie en ambities kunnen meegeven, en betrokken zijn bij de uitwerking daarvan in de afzonderlijke bouwstenen. De wijze waarop de bestuurlijke betrokkenheid wordt vormgegeven moet goed worden beschreven.

Een mogelijkheid is om bij de uitwerking de portefeuillehouders een rol te geven. Uitgewerkt moet worden hoe we met elkaar inhoud kunnen geven aan dat bestuurlijk-ambtelijk samenspel. Voortdurende interactie moet een uitgangspunt zijn. De projectstructuur noemt een aantal nieuwe projectrollen. De taken en bevoegdheden van de diverse rollen moeten helder beschreven worden. Dit, gevoegd bij de beoogde werkwijze, geeft de basis voor besluitvorming over personele e invulling van diverse rollen in de 2 fase. Gewaakt moet worden voor een te lange doorlooptijd: de huidige contracten van procesbegeleider en projectleider lopen binnenkort af. Geconcludeerd wordt dat er nog een aantal uitwerkingspunten zijn: - De uitwerking van taken en bevoegdheden van de verschillende projectrollen; - Gedeelde ambities en beelden over de werkwijze binnen de totale projectinrichting; - De wijze waarop invulling wordt gegeven aan het bestuurlijk-ambtelijk samenspel en aan de gewenste bestuurlijke betrokkenheid. Afgesproken wordt dat het ART een voorzet doet voor bespreking van bovengenoemde thema’s in een gezamenlijk overleg van BRT en ART op 13 april 2021. Tijdens de evaluatiefase hebben de raadsdelegaties ook aanbevelingen gedaan ten aanzien van betrokkenheid van de raden.

Dirk overlegt met de agendacommissie en griffiers hoe en op welke thema’s tijdens of aansluitend aan de fusiecommissie van 15 april een open en reflectief gesprek kan plaatsvinden tussen fusiecommissie en BRT. Indien akkoord zal Dirk nog een korte gespreksnotitie hiervoor opstellen en rondzenden vòòr dinsdag a.s.. De griffiers hebben aangegeven tijdig betrokken te willen worden bij de uitwerking van de bouwstenen, daar waar de uitwerking het raadsdomein raakt. Andersom geldt Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 30 maart 2021

dat ook voor de secretarissen bij stukken van de griffies. Het ART overlegt met de griffiers op welke wijze dat ingevuld kan worden. Het BRT : e a. Heeft het voorstel inrichting 2 fase besproken en van feedback voorzien; b. Vraagt het ART om een voorzet te maken voor een inhoudelijke bespreking over werkwijze en invulling van het bestuurlijk-ambtelijk samenspel, ter bespreking in BRT van 13 april; c. Verzoekt het ART een heldere omschrijving van de taken en bevoegdheden van de verschillende projectrollen op te stellen; d. Verzoekt Dirk om de behoefte aan een reflectief gesprek tussen fusiecommissie en BRT te sonderen. Indien akkoord het verzoek om voor 7 april een korte gespreksnotitie rond te zenden. 7/8 Risico reductieplan Het college- en raadsvoorstel Risicoreductieplan met de notitie Tijdpad RRP zijn gelijktijdig geagendeerd voor de colleges en BRT. In de colleges is gesproken over de status van het RRP en daarmee samenhangend over de vraag aan de gemeenteraden: moeten zij kennisnemen van het RRP of vaststellen? In ieder geval moet het proces aansluiten op wat hierover eerder met de fusiecommissie en raden is afgesproken. Besproken wordt dat in de tekst van het raadsvoorstel het karakter en de status van het RRP volstrekt helder moet zijn. Het RRP is vooral een inventarisatie van de risico’s en een voorbeeld-uitwerking van de aanpak daarvan.

Op 28 april wordt aan de raden daarover nog geen besluiten gevraagd. Over de lokale uitwerkingspunten beslist iedere raad t.z.t. bij de besluitvorming over de kadernota. Daarnaast zijn er punten waarover tijdens het fusietraject overeenstemming moet worden bereikt. Het is daarom te zwaar om nu aan de raden te vragen om het RRP vast te stellen. Omdat het RRP wel een bindend element daarvoor moet zijn, kan aan de fusiecommissie nu worden gevraagd de raden positief te adviseren om in te stemmen met het RRP. Het BRT besluit a. De tekst van het concept raadsvoorstel RRP op onderdelen aan te passen; b. Het aangepaste raadsvoorstel ter besluitvorming voor te leggen aan de colleges van 7 april; c. Na besluitvorming dit raadsvoorstel inclusief bijlagen RRP en memo Tijdpad RRP ter advisering toe te zenden aan de fusiecommissie van 15 april. -

Nicolette en Peter verlaten de vergadering -

9. Strategische visie – kosten communicatie en participatie In het BRT van16 maart is gevraagd om een nadere toelichting op de kosten voor communicatie en participatie Strategische Visie, en de dekking ervan. Het BRT a. Heeft kennis genomen van het overzicht kosten communicatie en participatie strategische visie ; b. Stemt in met de voorgestelde verdeling van de kosten over de begrotingen van fase 1 en fase 2 voor de fusie. 10. Update communicatie Desna geeft een toelichting op de communicatieactiviteiten. Op dit moment wordt vooral veel informatie verstrekt aan de medewerkers. De zeepkistsessies worden Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 30 maart 2021

goed bezocht. Er worden niet veel inhoudelijke vragen gesteld maar medewerkers waarderen de verstrekte informatie. Nog opgenomen wordt de overhandiging van de URL Voorne aan Zee aan de drie burgemeesters op 22 of 23 april. Er volgt nog een voorstel vanuit communicatie. In de update wordt melding gemaakt van de medewerkersbijeenkomst met Danielle Braun. Gevraagd wordt of hier mogelijk ook nog een moment voor de colleges aan kan worden toegevoegd. Het BRT a. Heeft kennis genomen van de update communicatie 11. Voorbereiding fusiecommissie 15 april De volgende stukken worden toegezonden - Gespreksnotitie reflectief gesprek tussen fusiecommissie en BRT; - Raadsvoorstel RRP. Bij de fusiecommissie van 15 april is voltallig BRT aanwezig (open gesprek), waarbij Margriet BRT vertegenwoordigd bij het bespreekpunt RRP. Gemeld wordt dat PZH (CdK Jaap Smit en gedeputeerde Floor Vermeulen) voorafgaand aan de fusiecommissie wat nadere info geven over het provinciaal adviestraject Herindelingsadvies. 12. Activiteitenkalender 31 maart Afsluiting fase 1 (zeepkistsessie medewerkers) 13 april BRT 15 april fusiecommissie 17 mei Webinar presentatie Danielle Braun (medewerkers) 13. W.v.t.t.k. Gregor meldt dat de invoering van de Wnra , waardoor de fusie valt onder de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek (overname overnemingen), extra scholing noodzakelijk maakt voor de bestuurders.

Daardoor wordt het proces iets vertraagd. Jorriena meldt dat de portefeuillehouders Financien vooruitlopend op een akkoord van het BRT een opdracht ad € 1.650 aan SVHW hebben verstrekt om een overzicht van belastingtarieven en –verordeningen en de keuzemogelijkheden daarbij op te stellen. Het BRT is akkoord. -

Dirk en Iris verlaten de vergadering -

14. Tijdelijke verlenging contract procesbegeleider In afwezigheid van procesbegeleider en projectleider spreekt het BRT over de contacten van de externe adviseurs. Het contract van Dirk loopt tot 1 april; het contract met Iris tot 1 mei 2021. Het BRT is in principe akkoord met verlenging van het contract met Dirk tot 1 mei 2021. Jorriena vraagt om een juridische toets: zitten er wellicht haken en ogen aan een tijdelijke verlenging tot 1 mei, als er wellicht daarna ook nog een contract voor fase 2 wordt verstrekt? Gregor vraagt aandacht voor het tijdpad: uiterlijk eind april dient duidelijkheid te zijn over de inrichting van fase 2, zodat er tijdig kan worden besloten over het verstrekken van opdrachten aan externe adviseurs en de (her)contractering van procesregisseur Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 30 maart 2021

en opgavenmanager. Hij stelt voor dat de drie burgemeesters daarin de procesregie ter hand nemen. Margriet vult aan dat daarvoor een heldere omschrijving van rollen, taken, verantwoordelijkheden en competenties nodig is, om tijdig het gesprek met huidige c.q. beoogde externe opdrachtnemers te kunnen voeren. Voorgesteld wordt dat de burgemeesters en secretarissen daarover op 9 april nader overleg voeren, op basis van een op te stellen procespad. Bij de werkgroep P&O wordt nader advies gevraagd m.b.t. de contractverlenging van Dirk. Ook moeten de aanbestedingsrichtlijnen bij het advies betrokken worden.

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 30 maart 2021