4. a Verslag BRT van 11 mei 2021 (definitief)

VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM

Datum Tijd Locatie Aanwezig

: : .

Adviseurs

:

11 mei 2021 15.00 – 17.00 DIGITAAL via Teams Dirk Louter (vz), Peter de Jong, Jorriena de Jongh, Milene Junius, Aart-Jan Spoon, Bert van Ravenhorst, Andre Schoon Peter v.d. Wurff, ART), Anne-Marie Kraak (ambtelijk secretaris), Desna Troost (communicatie)

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda Gregor Rensen wordt vervangen door Andre Schoon. Margriet den Brok wordt vervangen door Aart-Jan Spoon. Vanuit ART is Peter v.d. Wurff aanwezig. Deelprojectleider Diana van der Kroon is aanwezig bij punt 7. 2. Concept verslag BRT 28 april 2021 Andre Schoon geeft n.a.v. projectinrichting 2e fase aan dat het belangrijk is dat de colleges goed betrokken blijven. Aandacht wordt gevraagd voor de planning van strategische stukken als besturingsvisie en kernenbeleid. Een vraag van Aart-Jan Spoon over de beoogde aanvangsdatum van fase 3 wordt door Peter v.d. Wurff beantwoord. Het BRT a. Stelt het conceptverslag BRT 28 april 2021 ongewijzigd vast. 3. Terugblik fusiecommissie 10 mei 2021 Het BRT kijkt terug op een constructieve bespreking. De bespreking van het participatietraject Strategische Visie en de discussie over het ambassadeurschap tekent de grote betrokkenheid van de raadsleden. Naar aanleiding van de bespreking heeft het kernteam Strategische Visie nog gekeken naar de wijze waarop zowel de voltallige raden als de afzonderlijke raadslededen kunnen worden ingezet als ambassadeur (zie ook punt 7). Er zijn vragen gesteld over gebruik van het projectlogo en de gemeentenaam. Hierover wordt vanuit communicatie een memo opgesteld. De presentatie van de secretarissen over de Projectinrichting 2e fase is goed ontvangen.

Aandacht is gevraagd voor de cultuuraspecten. De raden willen ook in fase 2 goed betrokken blijven. Vanuit het ART is de toezegging gedaan dat een Termijnagenda met de beslismomenten en rolverdeling wordt opgesteld. Het BRT a. Verzoekt het ART een memo over gebruik van naam en logo op te stellen; b. Verzoekt het ART de Termijnagenda 2e/3e fase op te stellen en deze zo mogelijk te agenderen voor het BRT van 25 mei.

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 11 mei 2021

4. Terugblik colleges 11 mei 2021 Voor de collegevergadering van vandaag is de inrichting en werkwijze 2e fase geagendeerd. Dit onderwerp is eerder geagendeerd geweest in het BRT van 28 april. Dirk roept in herinnering dat met het oog op slagvaardig handelen het BRT bij de start van het fusietraject het mandaat heeft gekregen om besluiten te nemen over fusiegerelateerde zaken. De BRT-agenda wordt voorafgaand aan de BRTvergadering besproken in de afzonderlijke colleges. De BRT-leden kunnen de input vanuit hun college vervolgens mee laten wegen bij de besluitvorming in het BRT. Het is dan in principe niet meer noodzakelijk dat daarna de colleges er alsnog over spreken of besluiten. Er zijn vanuit de colleges verder geen aandachtspunten benoemd over dit onderwerp. 5. Ingekomen stukken (ter kennisname) Er zijn geen ingekomen stukken. 6. Rolinvulling procesbegeleiding fase 2 Door de procesbegeleider Dirk Louter is een voorstel gedaan ten aanzien van de invulling van zijn rol en ureninzet tot de zomervakantie. Het is van belang dat een gedeeld en scherp beeld bestaat over positie en rol.. Anders dan in sommige andere fusietrajecten is de rol van Dirk met name faciliterend, zonder verantwoordelijkheden over te nemen van ART of BRT, hoewel hij zich natuurlijk medeverantwoordelijk voelt voor het resultaat.

Vanuit zijn ervaring ondersteunt hij graag bij de invulling van de inspiratiesessies en bouwstenen. Bij conflicterende belangen is zijn rol ook die van verbinder of mediator. Het BRT kan zich in grote lijnen vinden in het voorstel. De feitelijke wijze van invulling (het “hoe”) krijgt vorm in samenspraak met het ART, dat ook de zakelijke afwikkeling op zich neemt. Het BRT a. Stemt na bespreking in met het voorstel van de procesbegeleider Dirk Louter ten aanzien van rolinvulling en tijdbesteding; b. Verzoekt het ART de verdere uitwerking en zakelijke afhandeling op zich te nemen. c. Verzoekt de procesbegeleider bij deze start van de 2e fase weer een “rondje langs de colleges” te organiseren. 7. Voortgang Strategische Visie In aanwezigheid van de deelprojectleider wordt gesproken over het participatietraject dat volgende week start. Daarbij worden ook betrokken de vragen vanuit de fusiecommissie van 10 mei. Het BRT heeft met waardering kennis genomen van de scenario’s. Wel moet voor de inwoners bij de introductie van de Toekomstwijzer duidelijk zijn dat het hier gaat om denkrichtingen, en dat het participatietraject vooral input levert voor een nieuw en gedragen toekomstperspectief. Het communicatietraject is op 10 mei gestart met de aankondiging van het participatietraject en eindigt op 2 juni met een afronding en terugkoppeling daarvan..

Binnen deze periode kan van 17 – 31 mei de Toekomstwijzer ingevuld worden en vinden de dialoogsessies plaats. Door de fusiecommissie is geconcludeerd dat de afzonderlijke raadsleden zelf kunnen communiceren en oproepen tot participatie, bijvoorbeeld via social media. Het BRT verzoekt de projectleider Diana van der Kroon hiervoor een kernboodschap Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 11 mei 2021

aan te leveren. En tevens om samen met Dirk Louter nogmaals het communicatie- en participatietraject te schetsen voor de fusiecommissie, en aan te geven hoe de raadsleden invulling kunnen geven aan de rol van ambassadeur. Op 17 mei wordt het persbericht over het participatietraject verspreid. Bij persvragen zal Milene het woordvoerderschap opnemen, met Peter de Jong op de achterhand. Het BRT a. Neemt kennis van de scenario’s en verdere invulling van het participatietraject; b. Verzoekt de deelprojectleider om de fusiecommissie nader te informeren over het proces en aan te geven hoe de raadsleden invulling kunnen geven aan de rol van ambassadeur (inclusief kernboodschap). 8. Voorne Academie Het ART stelt voor te starten met het oprichten van de Voorne Academie. Binnen het BRT is breed draagvlak om dit op korte termijn verder vorm en inhoud te geven. Wellicht kan op termijn ook aansluiting worden gezocht bij soortgelijke ontwikkelingen bij buurgemeenten. Goed dat er veel aandacht is voor digitale opleidingen maar waar mogelijk zouden ook fysieke trainingen moeten worden ingezet omdat dat ook meteen een manier is waarop medewerkers elkaar beter leren kennen. Geconstateerd wordt dat nu nog niet geheel helder is hoe de budgetten worden ingezet.

Het BRT verzoekt het ART om te zijner tijd het BRT nader te informeren over de beoogde concrete inzet van budgetten alvorens grotere verplichtingen aan te gaan. Het BRT besluit: a. In te stemmen met de oprichting van de Voorne Academie als ontwikkelplatform voor de medewerkers van de drie gemeenten; b. Stelt hiervoor een budget beschikbaar van € 120.000,- voor dekking van de kosten voor oprichting en fusiegerelateerde opleiding en training en workshops; c. Stelt een budget van € 25.000,- beschikbaar stellen om een overeenkomst aan te gaan met een aanbieder van digitale opleiding en training. 9. Update communicatie In de Update Communicatie zijn de activiteiten in het kader van de Strategische Visie gebundeld. Besproken wordt dat het wellicht leuk kan zijn om, op het moment dat de (concept)Strategische Visie gereed is, deze ook breder extern te delen. Het BRT a. Neemt kennis van de update communicatie. 10. Activiteitenkalender 17 mei Webinar presentatie Danielle Braun (medewerkers) 17 mei Start participatietraject Strategische Visie 20 mei Dialoogsessies Strat.Visie met maatschappelijk middenveld 25 mei BRT 31 mei 2e radenbijeenkomst Strategische Visie (Identiteit en Kernwaarden) Besproken wordt dat BRT op 25 mei nogmaals digitaal zal vergaderen. Per vergadering zal worden bezien of toekomstige overleggen mogelijk ook fysiek kunnen plaatsvinden. 11. W.v.t.t.k.

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 11 mei 2021