3a. Concept verslag fusiecommissie 21 december 2020 2

Verslag van de zevende bijeenkomst van de fusiecommissie van 21 december 2020 (digitale vergadering) Aanwezig:

dhr. D.P. Bosgieter (voorzitter), dhr. F.J. Heijboer, dhr. W. Smit, dhr. H. Abrahams, dhr. J. ’t Mannetje, dhr. H. Kap, mw. C.M. Meerman, dhr. D.D. van Orselen, dhr. J.A.M. Merkx, mw. J. Krajenbrink, dhr. C.B. Mentink, dhr D. Dankaart

Ook aanwezig:

mw. J. de Jongh-de Champs, dhr. P.E. de Jong, mevr M. den BrokSwakhoven, dhr. G. Rensen (leden BRT), dhr. H. de Graad (wethouder Westvoorne), dhr. J.W. Driesprong (raadslid Westvoorne), dhr. D. Louter (procesbegeleider), mw. I. van Gils (projectleider), mw. M.M. de Lange (deels), dhr. R. de Vries en dhr. B. Nootenboom (griffiers)

1. Opening en mededelingen De voorzitter opent de vergadering. Mevrouw Verschoor wordt vervangen door de heer Dankaart en mevrouw Junius door wethouder den Brok-Swakhoven. De heer Smit stelt voor om de procesbegeleider te verzoeken om een alternatieve invulling van de voorzittersrol voor te bereiden, waarbij het onafhankelijk voorzitterschap één van de alternatieven is. De heer Bosgieter wordt door de leden bedankt voor de invulling van het voorzitterschap tot nu toe. 2. Vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Vaststellen conceptverslag van 23 november en actielijst. De heer Mentink vraagt aan mevrouw Meerman of de vragen over het woonbedrijf zijn beantwoord in de extra bijeenkomst over het woonbedrijf. Mevrouw Meerman complimenteert de presentatie over het woonbedrijf, haar vragen zijn aan de orde gekomen en beantwoord. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Verslagen bestuurlijk regieteam van 24 november (vastgesteld) en 8 december (concept). De heer Dankaart vraagt naar aanleiding van de bespreking over het projectplan strategische visie wat wordt bedoeld met ‘gedeeld beeld’? De heer Louter geeft aan dat het een gezamenlijk beeld is van de leden van het BRT. Beide verslagen worden voor kennisgeving aangenomen. 5. Actualiteiten a.

Terugblik raadsvergaderingen 6 december 2020 De heer Mentink duidt dat in de raad van Westvoorne discussie is geweest over het Arhi protocol. Spreker is verbaasd over de brief van de voorzitter waarin gemeld werd dat er vanuit Hellevoetsluis en Brielle groen licht is gekomen om het Arhi protocol te agenderen voor raadsbehandeling. Hij vraagt zich af of alle leden van de fusiecommissie dezelfde informatie hebben gehad. De heer Smit geeft aan dat de heer Mentink formeel gelijk heeft, maar in de politiek gaan zaken soms ook via informele wegen. Naar aanleiding van een aantal vragen is er in Brielle een informele bijeenkomst geweest waarin de laatste onduidelijkheden werden toegelicht. De heer Merkx doet een oproep om in het vervolg formeel dit soort zaken ‘af te tikken’. De heer Mentink is benieuwd wie besloten heeft om geen extra bijeenkomst van de fusiecommissie te plannen. Mevrouw Meerman geeft aan dat 1

naar aanleiding van de toegezonden extra informatie er in Hellevoetsluis geen behoefte was aan een extra bijeenkomst van de fusiecommissie om over het Arhi protocol te praten. De voorzitter concludeert dat de heer Mentink formeel gelijk heeft, immers de fusiecommissie had in haar vergadering aangegeven dat het Arhi protocol nog niet besluitrijp was. Mevrouw Meerman doet een beroep op Westvoorne om ook een deelnemer aan de agendacommissie te leveren. De heer Louter neemt dit mee in het voorstel over het voorzitterschap. In Brielle zijn de informele gemaakte afspraken bevestigd tijdens de raadsvergadering en in Hellevoetsluis verliep de bespreking ook voorspoedig. b. Overig Er zijn geen overige actualiteiten te melden. 6. Opdrachtformulering plan van aanpak ‘voorbereiding fusie’ De heer van Orselen meldt ter verdere verdieping van het plan van aanpak dat het wenselijk is om de bestuursrapportages meer integraal op te stellen waarin de effecten voor de fusiegemeente helder worden. De heer Mentink vraagt of het realistisch is om te veronderstellen dat de beschikbare capaciteit voldoende is. Spreker vraagt wie of wat het regionale MT is en hoe hij moet aankijken tegen inspiratiesessies. Mevrouw den Brok geeft aan dat het BRT zich bewust is van de beperkte ambtelijke capaciteit en geeft aan dat als er knelpunten ontstaan er externe hulp wordt ingeschakeld.

Het regionale MT zijn de drie gemeentelijke Managementteams. De inhoudelijke inspiratiesessies zijn bedoeld om te leren van andere gemeenten die recentelijk zijn gefuseerd. De heer Smit zoekt naar de relatie tussen de focuspunten uit het Due Diligence onderzoek en dit plan van aanpak. Spreker vraagt naar aanleiding van punt 6 ICT of Syntrophos hier aan kan voldoen. De heer Heijboer vraagt naar aanleiding van pagina 2 over burgerparticipatie in welke context dit gezien moet worden. De heer Abrahams vraagt zich af of de integrale afweging en samenhang van de onderdelen wordt meegenomen. Mevrouw den Brok bevestigt dat de overige focuspunten in dit plan van aanpak worden opgenomen. Spreker geeft aan dat ook Hellevoetsluis een zienswijze over de tussenrapportage van Syntrophos gaat opstellen en geeft aan dat dit gezamenlijk opgepakt gaat worden. Mevrouw van Gils geeft aan dat de bouwstenen zoals dienstverlening onderwerp van burgerparticipatie zullen worden. In de eerste fase (tot april) is nog weinig participatie, daarna wordt participatie ingericht. Spreker bevestigt de integrale afwegingen en onderlinge afhankelijkheden van het plan van aanpak. De heer Dankaart vraagt naar aanleiding van pagina 2 uitgangspunten: realistische inzet die past bij de capaciteit en planning.

Wat heeft de prioriteit: planning of capaciteit? Ook vraagt hij naar de inzet van eigen mensen: de beperking van de capaciteit mag naar zijn mening niet tot vertraging leiden. Hij vraagt tevens naar welke onderdelen eventueel doorgeschoven kunnen worden tot na de fusiedatum. Mevrouw Meerman vraagt wanneer de fusiecommissie en/of gemeenteraden zelf in beeld komen om inhoudelijk over zaken na te denken. Spreker vraagt wat de planning is voor de fusiecommissie/gemeenteraden? De heer Bosgieter vraagt naar het gelijk laten lopen van participatietrajecten: hoe wordt dit bedoeld? Mevrouw den Brok geeft aan dat de planning leidend is boven de capaciteit. Spreker verwijst naar de bijlage uitgangspunten en doelstellingen: hier staan de need to have en nice to have zaken. De prioriteiten liggen bij de need to have onderdelen. Daar waar mogelijk en logisch worden participatietrajecten gekoppeld. Mevrouw van Gils geeft aan dat de inzet van externen nu al aan de orde is, de inzet is echter dat er zoveel mogelijk met eigen mensen wordt gewerkt. De gemeenteraden komen al snel na april in beeld als het bijvoorbeeld gaat om de besturingsfilosofie. De samenloop van participatietrajecten wordt bijvoorbeeld al vormgegeven in het traject van de strategische visie. 7.

Uitgangspunten Strategische Visie Mevrouw van der Kroon (projectleider strategische visie) houdt een presentatie over het proces om te komen tot de strategische visie. De presentatie is als bijlage bij dit verslag 2

toegevoegd. De heer van Orselen complimenteert het plan, vraagt aandacht voor participatiemoeheid van inwoners en stakeholders: hoe worden ze meegenomen in tussentijdse resultaten. Mevrouw Krajenbrink heeft vertrouwen in het proces en vraagt hoe inwonersbetrokkenheid vastgehouden kan worden. De heer Rensen geeft aan dat het strategische visie traject is bedoeld om helder te krijgen waar we naar toe willen als nieuwe gemeente. Mevrouw van der Kroon geeft aan dat de digitale tool (open stad) zo ingericht wordt dat deelnemers directe terugkoppeling krijgen over wat ze hebben ingebracht. De heer Abrahams vraagt hoe in de strategische visie prioriteiten aangebracht kunnen worden. De heer ’t Mannetje mist een duidelijke scheidslijn in wat de huidige raden moeten doen en wat aan de nieuwe raad van Voorne is voorbehouden. De heer Smit geeft aan dat het gebruikte participatievoorbeeld van de RES niet het meest gelukkige voorbeeld is. De heer Rensen geeft aan dat er in dit traject juist een vloeiende overgang wordt gemaakt: het strategische pad waarop de organisatie wordt ingericht en de eerste begroting wordt opgesteld. Nieuwe gemeenten hebben volgens spreker in zijn algemeenheid een aantal jaar de tijd nodig om een toekomstvisie op te stellen. De huidige raden doen dus een flink stuk voorwerk om de nieuwe gemeente een goede start te geven.

De inzet is om zoveel mogelijk mensen te betrekken bij dit proces. De heer Louter geeft aan dat in de praktijk blijkt dat de scheidslijn tussen de verantwoordelijkheden voor de oude en nieuwe raden per fusiegemeente verschilt. Spreker geeft aan dat de huidige raden een soort ‘kwartiermakersrol’ hebben. De nieuwe gemeente bouwt voort op wat de oude raden hebben voorbereid. De heer Dankaart geeft aan dat het werk dat is verzet bij de Werkorganisatie Voorne waardevolle informatie over strategische vraagstukken heeft opgeleverd en nu weer gebruikt kan worden. De heer Rensen geeft aan dat deze informatie zeker boven tafel gehaald gaat worden. Er wordt voortgebouwd op wat er al is. 8. Opdrachtformulering risico-reductieplan Mevrouw de Jongh geeft aan dat het BRT de investeringsplannen van de drie gemeenten wil betrekken bij het risico reductieplan. De heer Mentink vraagt naar de relatie tussen het lokale risico-reductieplan en het regionale risico-reductieplan. De heer van Orselen vraagt zich af of niet eerst de raden geraadpleegd moeten worden over deze opdrachtformulering. Mevrouw Meerman geeft aan dat het verstandig is dat de lokale risico-reductieplannen met elkaar worden gedeeld, daarnaast dient een regionaal risico-reductieplan te worden opgesteld.

De heer Abrahams pleit er voor om het plan in twee delen te splitsen: een risico-reductieplan voor de korte termijn en een voor de lange termijn waarin verbetering van de balansposities centraal staan. Spreker pleit er voor om er een dynamisch plan van te maken, immers er ontstaan altijd nieuwe risico’s en er worden nieuwe besluiten genomen door de raden. Mevrouw de Jongh geeft aan dat de gemeentelijke begrotingen tot 2023 ook de eigen begrotingen blijven: risico reductie moet dan in de eigen begroting worden opgelost. Daarnaast is er afstemming binnen de 3 gemeenten nodig. De suggestie van de heer Abrahams neemt spreker mee naar het BRT van 22 december en geeft aan dat er inderdaad sprake is van een dynamisch plan. Ze zegt toe dat er inderdaad op 2 niveaus aan risicoreductie wordt gewerkt: lokaal op korte termijn en regionaal op termijn na 2023. De heer Dankaart geeft aan dat na het Due Diligence onderzoek helder is welke risico’s er zijn bij de drie gemeenten en dat het risico-reductieplan een logische vervolgstap is. De heer Smit maakt zich zorgen over de tijdsplanning van dit plan. Mevrouw de Jongh herkent de zorgen, niet alles is in maart 2021 helemaal duidelijk. De heer Mentink vindt het een taak van de gemeenten om eerst het lokale risico-reductieplan te maken alvorens aan de slag te gaan met het regionale plan.

De heer Rensen bevestigt de door de heer Mentink gemaakte opmerking dat de raden zelf aan zet zijn om hun eigen begroting op orde te maken als het gaat om risicoreductie. De externe financiële expert kan het proces van risicoreductie begeleiden vanuit een onafhankelijke positie. Mevrouw den 3

Brok geeft aan dat sommige risico’s niet in de eigen begroting alleen opgelost kunnen worden en daarnaast krijgen de gemeenten soms vraagstukken op hun bord die een gezamenlijke afstemming vergen (zoals de kapitaalinjectie van Stedin). De heer van Orselen pleit er voor om de raden goed bij dit proces te betrekken. De heer Smit steunt het betrekken van een externe onafhankelijke deskundige in dit proces. 9. Overleg Provincie Zuid-Holland De voorzitter geeft aan dat 22/1/21 (’s middags) en 27/1/21 (’s avonds) beschikbaar zijn voor het overleg met de Provincie ZH. De fusiecommissie treedt op als gesprekspartner. De voorkeur gaat uit naar 27 januari 2021 19:00 uur. Mogelijke onderwerpen van bespreking: effecten van het krappe budget voor het sociaal domein, kernenbeleid, bereikbaarheid, positie Voorne Putten in de provincie. Het BRT zorgt voor een annotatie die op de volgende vergadering van de fusiecommissie aan de orde komt. Afgesproken wordt dat de leden van de fusiecommissie via hun griffier ook bespreekpunten kunnen aanleveren. 10. Voortgang fusie Er zijn geen opmerkingen over de voortgangsrapportage 11. Vergaderschema 2021 Mevrouw Meerman geeft aan op 30 augustus niet beschikbaar te zijn, ze wordt vervangen door de heer Dankaart.

De heer Louter geeft aan te verwachten dat voor de fusiecommissievergadering van 18 januari 2021 niet veel inhoudelijke zaken geagendeerd zullen worden. 12. Rondvraag De heer Dankaart vraagt hoe jongeren betrokken gaan worden bij de fusie. Hij denkt hierbij aan bijvoorbeeld een game. Mevrouw van Gils neemt de suggestie mee. Mevrouw van Gils wijst op het zienswijze traject dat start op 23 december 2020. 13. Sluiting De voorzitter wenst een ieder fijne feestdagen en een voorspoedig 2021, dankt de deelnemers voor hun bijdrage en sluit de vergadering om 22:38 uur. Aldus vastgesteld in de vergadering van de fusiecommissie van maandag 18 januari 2021. de secretaris,

de voorzitter,

M.M. de lange

D.P. Bosgieter

4