3a. Concept verslag fusiecommissie 17 januari 2022

Verslag van de bijeenkomst van de fusiecommissie van 17 januari 2022 Aanwezig:

dhr. D.P. Bosgieter, mw. C.M. Meerman, dhr. H. Kap, mw. B. Verschoor, dhr. W. Smit, dhr. F.J. Heijboer, dhr. J.J. ’t Mannetje, dhr. H. Abrahams, dhr. C.B. Mentink, dhr. D.D. van Orselen, dhr. J.A.M. Merkx en dhr. T. Fransman

Voorzitter:

mw. P. Bouvy

Afwezig:

mw. J. Krajenbrink

Ook aanwezig:

dhr. D. Dankaart (toehoorder) mw. M. Junius, M. den Brok-Swakhoven, dhr. G. Rensen, dhr. H. de Graad (leden BRT) dhr. D. Louter (procesbegeleider), dhr. L. Bal (opgavemanager), mw. M.M. de Lange, dhr. B. Nootenboom en dhr. R. de Vries (griffiers). bij agendapunt 5: dhr. H. Neppelenbroek (ambtelijke ondersteuning), bij agendapunt 6: dhr. de Jongste (ambtelijke ondersteuning), mw. Pakvis (Native Consulting)

1. Opening en mededelingen Mevrouw Bouvy opent de vergadering. Mevrouw Krajenbrink wordt vervangen door de heer Fransman. De heer Dankaart meldt zich als toehorend lid. 2. Vaststellen agenda De agenda wordt vastgesteld. 3. Concept verslag 20 december 2021 en actielijst Het verslag wordt vastgesteld. De vergadering neemt kennis van de actielijst. 4. Verslagen bestuurlijke regieteam van 14 december (vastgesteld) en 21 december 2021 (concept)

De vergadering neemt kennis van de verslagen van het bestuurlijk regieteam. 5. Dienstverleningsconcept De heer Neppelenbroek duidt het doorlopen proces dat geleid heeft tot de huidige documenten. De toekomstvisie is het brondocument voor het dienstverleningsconcept. De heer Mentink merkt op dat in een van de documenten staat dat de fusiecommissie besluiten zou nemen, dat lijkt hem niet juist: de fusiecommissie is een adviescommissie. Het gaat er wat hem betreft over hoe de dienstverlening wordt ervaren door de inwoners. Ook mist hij aandacht voor het bestuurlijke domein en vraagt zich af waarom er gestreefd wordt naar een 8. In plaats van simpele taal kan beter gesproken worden over begrijpelijke taal. Vraagt aandacht voor groepsmailboxen in plaats van individuele mailboxen. De heer Abrahams geeft aan dat de beeldvormende fase vooral een bureauexercitie geweest, het raadsdomein is hier in nog niet meegenomen en het ART heeft al de oordeelsvormende fase opgestart. Vraagt aandacht voor het raadsdomein, voorkomen moet worden dat de 1

gemeenteraden niet op tijd meegenomen worden in dergelijke processen. Mevrouw Meerman wijst op inconsistentie in de onderliggende stukken als het gaat om de planning. Vraagt naar de bedoeling van het geschetste proces. Vraagt naar de duiding van ‘nabijheid’, zelf vertaalt ze dit in digitaal of zo duidelijk en laagdrempelig mogelijk. Vraagt zich af hoe dit zich vertaalt voor mensen die niet digitaal vaardig zijn. Vraagt aandacht voor de transitie van de huidige dienstverleningsniveaus naar de nieuwe normen en vraagt hoe deze transitie vorm gegeven gaat worden. De heer van Orselen merkt op dat in de visie een aantal onderwerpen staan die op 1/1/2023 nog niet gerealiseerd kunnen worden. Op welke kernpunten uit de toekomstvisie wordt deze dienstverlening nu echt gebaseerd? De heer Merkx sluit zich aan bij de opmerkingen dat er veel consultancy-woorden zijn gebruikt in de voorliggende visie. De relatie tussen de inwoners en de gemeente is anders dan bij Cooblue. Burgers zijn in dit kader geen klanten. De heer Louter geeft aan dat in heel korte tijd verschillende documenten tegelijkertijd worden opgesteld. Dit kenmerkt zich soms door faseverschillen in de BOB-structuur. Er wordt dakpansgewijs gewerkt, ambtelijk wordt doorgegaan terwijl de bestuurlijke fase nog doorloopt.

De beeldvormende fase in het bestuurlijke domein vindt nu plaats en de oordeelvormende bestuurlijke stap vindt plaats in de radenbijeenkomst van februari. Mevrouw Meerman concludeert dat de genoemde data in stuk 5b achterhaald zijn. De radenbijeenkomst staat gepland op 17 februari 2022. Mevrouw den Brok geeft aan dat alles wat we doen in het kader van het dienstverleningsconcept de vraag centraal zou moeten staan: “wat levert het op voor onze inwoners”. Nabijheid is voor haar “digitaal waar het kan en fysiek waar het moet”. Is positief over de suggestie van een transitiedocument, waarin de dienstverlening per 1/1/23 wordt geschetst. De heer Neppelenbroek duidt dat het uitgangspunt om het streven naar een 8 een mooi streven is. Daarnaast wordt ingezet op continue verbetering van de dienstverlening. Het dienstverleningsconcept bevat het kompas voor de toekomst van de dienstverlening. De heer van Orselen concludeert dat er feitelijk niet zoveel verandert. De heer Abrahams is content met de gegeven reacties: de visie is een vergezicht. Verzoekt om in de radenbijeenkomst met concrete voorbeelden te komen. Hoe ziet zo’n klantreis er uit? Ook het transitieproces is interessant voor raadsleden. De heer Mentink vraagt naar de behandeling in de volgende behandeling in de fusiecommissie: 3 dagen later is de radenbijeenkomst. Dat lijkt niet goed te passen.

De dienstverlening in een gemeente van 70.000 inwoners vergt een schaalsprong. Kan dit waargemaakt worden met de huidige medewerkers? Mevrouw den Brok geeft aan dat kennis die niet in eigen huis is, georganiseerd moet worden. Er wordt zeker expertise opgehaald bij gemeenten die een dergelijk proces al hebben doorlopen. Het is echter niet mogelijk op alle onderwerpen externen op in te huren. De heer Neppelenbroek bevestigt het ophalen van ervaringen en voorstellen uit vergelijkbare gemeenten. Er zijn binnen de huidige gemeenten collega’s die de nodige ervaringen met het opzetten van dienstverleningsconcepten hebben.

2

6. I-visie De heer de Jongste geeft in samenwerking met mevrouw Pakvis een presentatie. Benadrukt dat een I-visie iets anders is dan ICT. Informatie is uitermate belangrijk voor het gemeentebestuur. De toekomstvisie en dienstverleningsvisie stellen eisen aan de I-visie. Dat vergt goede en tijdige afstemming tussen de diverse trajecten. Informatievoorziening slaat een brug tussen organisatiedoelstellingen en technologie.

De huidige 3 gemeentelijke systemen moeten gevormd worden tot 1 systeem. De organisatie moet robuust worden om te kunnen blijven voldoen aan informatieveiligheid. De behoefte van gebruikers geeft vorm aan de techniek. Het informatiesysteem moet ook antwoord kunnen geven op de Wet Open Overheid. Ook moeten de minder digi-vaardige inwoners mee kunnen blijven doen. In de visie wordt gekeken naar belangrijke ontwikkelingen zoals data gedreven werken. Het visualiseren van data op een kaart kan het gemeentebestuur helpen in de besluitvorming. Het helpt in de beeldvorming rond problemen. De heer Smit duidt dat het een complex geheel is. Maakt zich zorgen over het digianalfabetisme onder inwoners. Er zijn immers inwoners die niet mee kunnen doen als gevolg van digitalisering. Niet iedereen is in staat hulp in te roepen. Ook datagedrevenheid kent risico’s. Data hebben geen gevoel, eigen ervaringen door met mensen in contact te komen geven soms een andere kijk op de situatie. Als er een radenbijeenkomst georganiseerd wordt, dient deze echt concreter te worden dan de presentatie van vanavond. De heer van Orselen wijst op het risico van het verbinden van dossiers, met name in relatie in het sociaal domein. Het toepassen van algoritmes in de analyse van data is risicovol. De heer Mentink vraagt wat de term Factor C is.

De heer de Jongste antwoordt dat dit staat voor een communicatieaanpak waar de geadresseerde centraal staat. Mevrouw den Brok geeft aan dat het fysieke contact met inwoners net zo belangrijk is als de data die uit systemen komt. Het is niet of-of, maar en-en. De heer Abrahams vraagt naar de rol van Syntrophos in het waarmaken van deze visie. Is Syntrophos ook in staat de schaalsprong te maken? De informatievoorziening uit het sociaal domein is momenteel erg versnipperd, vraagt zich af of deze zaken nu allemaal centraal worden geregistreerd. De heer de Jongste onderkent het risico van datagedreven werken. Het voeren van gesprekken met inwoners blijft erg belangrijk. De toeslagenaffaire is een voorbeeld hoe datagedrevenheid kan doorslaan. Mevrouw Pakvis memoreert de aanpak van een ethische toets bij datagedreven werken. Voor Syntrophos betekent deze visie niet meer en niet minder dan dat zij het ICT platform gaan leveren. Syntrophos gaat de migratie uitvoeren naar het nieuwe platform. Dat is een technische stap waar ze goed toe in staat zijn. De I-visie gaat over het strategische vertaling tussen de organisatie en techniek. Er is inderdaad veel data, het is niet de bedoeling dat alle data gecentraliseerd wordt geregistreerd. De heer Abrahams verduidelijkt of gelijksoortige data centraal opgeslagen gaan worden. De heer de Jongste geeft aan hier nader onderzoek naar te doen.

Eenmalige registratie lijkt voor de hand liggen. Niet alle registraties mogen in het kader van de AVG. Mevrouw Meerman waarschuwt voor de ethische kant van dergelijke registraties. Deze ethische kant zou ook aan de orde moeten komen in de 3

radenbijeenkomst. Is voorstander van het organiseren van een radenbijeenkomst. De heer Bosgieter sluit zich hierbij aan. De heer van Orselen vraagt bevestiging of de gemeenteraden de visie moeten vaststellen. Hier wordt bevestigend op geantwoord. De vergadering is voorstander van het organiseren van een radenbijeenkomst op 24 februari. 7. Harmonisatie beleid en regelgeving De heer Smit is verrast over het feit dat kennelijk het GVVP van Brielle dit jaar nog wordt geüpdatet. De heer van Orselen is content met het overzicht. De nadruk ligt wat hem betreft op de dienstverlening. Het afvalbeleid vraag naar zijn mening een gezamenlijke aanpak, het verrast hem dat Hellevoetsluis kennelijk voorsorteert op harmonisatie. Mevrouw Meerman concludeert dat harmonisatie een immense klus is. De geschetste prioritering heeft haar steun. De heer Rensen dankt voor de geuite complimenten over dit overzicht. Wijst op het feit dat niet alles nieuw beleid is, maar veel is een samenvoeging van bestaande werkwijzen. Over het afvalbeleid geeft hij aan dat dit een van de complexe zaken is, die beïnvloed wordt door lopende contracten. Geeft aan dat er dit jaar geen GVVP voor Brielle hoeft te worden verwacht. De heer Bosgieter duidt dat het milieupasje in Hellevoetsluis is bedoeld om de balie te kunnen openen van het afval aanbiedstation. Na 1 januari 2023 ontstaat er wat hem betreft een nieuwe situatie.

Het betreft hier een uitvoeringskwestie, geen nieuwe opzet van milieubeleid. De heer van Orselen geeft aan dat er verschillende systemen worden gecreëerd. Afstemming van dergelijke besluiten is wat hem betreft noodzakelijk. 8. Voorbereiding radenbijeenkomst 27 januari 2022 Mevrouw Junius geeft aan dat het idee is om op 27 januari 2022 het koersdocument omgevingsvisie en een startsessie over het gebiedsprogramma te agenderen. De vergadering gaat akkoord met deze planning en opzet. 9. Update voorbereidingsproces nieuwe gemeente Voorne aan Zee De heer Bosgieter mist een aantal zaken in de profielschets van de nieuwe griffier. In de grotere griffie moet aandacht komen voor de managementkwaliteiten van de nieuwe griffier en over de verbindende eigenschappen van de griffier. Verwijst naar de tekst van de werving van de griffier in Zutphen. De heer Mentink mist de digivaardigheid van de nieuwe griffier en wijst op het feit dat we op zoek zijn naar een griffier voor een heringedeelde gemeente, dat vraagt andere kwaliteiten dan van een doorsnee griffier. De gemaakte opmerkingen worden meegegeven aan de raadswerkgroep griffie. Afgesproken wordt dat de namen van raadsleden die meedoen in de ad hoc werkgroep huisvesting via de griffiers kenbaar gemaakt worden. 10. Rondvraag De heer Bosgieter complimenteert de vormgevers van het Sasha filmpje over de toekomstvisie.

Er is naar zijn mening wel erg veel aandacht voor Hellevoetsluis in relatie met Brielle en Westvoorne. De heer Mentink had verwacht dat het raadswerkgroepje communicatie mee had kunnen denken in de nadere uitwerking. Vraagt zich af wat de rol van deze commissie nog is. Mevrouw Junius zegt toe uit te

4

zoeken waarom de commissie niet is gevraagd om input. De heer Fransman bevestigt, als lid van het raadswerkgroepje communicatie, niet geïnformeerd te zijn. De heer Smit vraagt of er inzicht gegeven kan worden in de aandachtspunten uit de toezichtbrieven op de begroting van de Provincie. Vraagt aan de gezamenlijke colleges hoe deze aanbevelingen worden opgevolgd richting de vorming van de begroting 2023 van Voorne aan Zee. Mevrouw den Brok zegt toe hier naar te kijken. De heer van Orselen vraagt naar inzicht in de belastingverordeningen en de aanpassing van de financiële verordening. Ook hier komt mevrouw den Brok op terug. 11. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 22:15 uur. Aldus vastgesteld in de vergadering van de fusiecommissie van 14 februari 2022. de secretaris,

de voorzitter,

M.M. de Lange

P. Bouvy-Koene

5