3a. Concept verslag fusiecommissie 14 maart 2022

Verslag van de bijeenkomst van de fusiecommissie van 14 maart 2022 Aanwezig:

dhr. D.P. Bosgieter, mw. C.M. Meerman, dhr. H. Kap, mw. B. Verschoor, dhr. W. Smit, dhr. F.J. Heijboer, mw. J. Krajenbrink, , dhr. C.B. Mentink, dhr. D.D. van Orselen en dhr. T. Fransman

Voorzitter:

mw. P. Bouvy

Afwezig:

dhr. H. Abrahams, dhr. J. Merkx, dhr. J.J. ‘t Mannetje

Ook aanwezig:

mw. M. Junius, dhr. W. van Borgonjen, dhr. B. van Ravenhorst. Mw. L. van der Pol (leden BRT), dhr. D. Louter (procesbegeleider), dhr. L. Bal (opgavemanager), mw. M.M. de Lange, dhr. B. Nootenboom en dhr. R. de Vries (griffiers).

1. Opening en mededelingen Mevrouw Bouvy opent de vergadering. 2. Vaststellen agenda De agenda wordt vastgesteld. 3. Concept verslag 14 februari 2022 en actielijst Het verslag wordt vastgesteld. De vergadering neemt kennis van de actielijst. 4. Verslagen bestuurlijke regieteam van 15 februari (vastgesteld) en 1 maart (concept) De heer Mentink vraagt uitleg over de procedure over het nieuwe gemeentewapen. Mevrouw Junius geeft aan dat de Hoge Raad van Adel bepaalt hoe een nieuw gemeentewapen er uit moet komen zien. Het proces is dus niet geschikt voor participatie. De heer van Orselen merkt naar aanleiding van gemaakte opmerkingen in het BRT op dat hij als fusiecommissielid weinig informatie over Kickersbloem ontvangt, terwijl dit kennelijk een groot risico voor de fusiegemeente met zich meebrengt. Stelt de leden van de fusiecommissie voor om in de eigen raad aandacht te vragen voor dit dossier. Mevrouw Junius verwijst naar het Due Diligence rapport waar nadrukkelijk ook gekeken is naar Kickersbloem. De heer van Orselen wijst naar de opmerkingen van de Provincie ZH over Kickersbloem waaruit volgens hem blijkt dat de risico’s omtrent Kickersbloem zijn vergroot in 2021. Vraagt wat er aan de hand is en wat de gevolgen zijn voor Voorne aan Zee. Mevrouw Meerman nodigt de heer van Orselen uit om hem bij te praten over Kickersbloem.

De heer Smit vraagt wat de aanleiding was om in eerste instantie een brief aan de provincie te schrijven. Sluit zich aan bij de vragen van de heer van Orselen en roept op om meer duidelijkheid te verschaffen over de financiele situatie rond Kickersbloem. Mevrouw Junius zegt toe de nodige informatie in beslotenheid met de raden te delen. De aanleiding om de brief niet meer te schrijven lag in het feit dat overwogen werd om het goede gesprek met de provincie te voeren in plaats van een brief te schrijven. 1

Afgesproken wordt om eventuele vragen uit de fusiecommissie over Kickersbloem schriftelijk te stellen via de griffiers. Aan de hand van de gegeven antwoorden kan dan bepaald worden of een extra bijeenkomst noodzakelijk is. De vergadering neemt kennis van de verslagen van het bestuurlijk regieteam. 5. Voortgang en planning visies a. Dienstverleningsconcept De heer Heijboer vraagt n.a.v. pagina 7/13 over ‘basis op orde’ waarom er pas begonnen wordt met nadenken over de basis op orde brengen van decentrale dienstverlening vanaf 1/1/2023. Waarom niet nu al over nagedacht. Mevrouw Junius geeft aan dat Voorne aan Zee op 1 januari de dienstverlening gelijk op orde te hebben. Het huiskamerconcept is een hoger niveau van dienstverlening dan de basis. De heer van Orselen mist de verenigingen en maatschappelijke organisaties in dit dienstverleningsconcept. Op basis waarvan wordt gekozen om te streven naar een 8: wat kost dit streven? Daarnaast zijn onze inwoners geen klanten. Vindt het stuk van onvoldoende kwaliteit om het door te zetten naar de gemeenteraad. Wijst naar de zinsnede op pagina 7 bij de laatste bullit van de basisvoorwaarde: dat Ja tenzij in plaats van nee, mits omgedraaid moet worden in Ja mits en nee tenzij. Voorts vraagt hij zich af hoe dit vormgegeven gaat worden. De heer Mentink merkt op dat de beschreven klantreis (paragraaf 4.1) onbegrijpelijk is.

Het is niet duidelijk wat er in de training van medewerkers aan de orde komt (paragraaf 4.3). Het draait er wat hem betreft om wat de schaalsprong naar een grote gemeente voor de dienstverlening betekent. Dat wordt gemist in het document. Roept op om ervaringen op te vragen bij andere grote gemeenten, niet bij ondernemingen. Mevrouw Verschoor merkt op dat het concept voldoende ruimte biedt voor nadere invulling. De heer Heijboer merkt op dat iedereen een ander beeld heeft bij het woord klantreis. Geeft aan dat in plaats van inwoners en ondernemers beter gesproken kan worden over klant, maar dan moet wel duidelijk worden gemaakt wie de klanten zijn. Mevrouw Junius snapt de opmerkingen over het taalgebruik. De klantreis is juist geïnspireerd op een grote gemeente en daarmee een voorbeeld van de invulling van een schaalsprong. Daarbij wordt nadrukkelijke gekeken om nabijheid te creëren binnen standaardisatie. De heer Rensen erkent de meerdere beelden achter de term klantreis. De klantreis controleert of de standaardisatie van processen voldoende ruimte biedt aan maatwerkvragen. Het BRT vraagt te stellers van de visie nadere duiding te geven aan de gemaakte opmerkingen. Wijst naar de opmerkingen van de commissaris van Koning over klanten: een inwoner is geen klant. De heer Smit vraagt voor wie dit stuk eigenlijk is gemaakt, concludeert dat het stuk nogal technisch is.

De voorzitter geeft aan dat de inwoners vooral geïnteresseerd zijn in goede dienstverlening, niet in dergelijke stukken.

2

De heer Mentink roept op om leesbare stukken te schrijven zonder managementtaal. De heer Bosgieter wijst er op dat de gemeente monopolist is: de gemeente heeft geen concurrenten. Hier moet in de dienstverlening rekening mee gehouden worden. Mevrouw Junius geeft aan dat het dienstverleningsconcept meegegeven wordt aan de ambtelijke organisatie om de dienstverlening in te richten volgens deze beschrijvingen. Vraag is of de fusiecommissie zich kan scharen achter de bedoeling van het document. De heer Mentink wijst naar de laatste bladzijdes (uitgangspunten in houding en gedrag): mooie volzinnen die niet duidelijk maken wat er verwacht wordt van inwoners en van collega’s. De voorzitter concludeert dat het stuk leesbaarder en begrijpelijker opgesteld moet worden. Vanwege technische problemen met de videostream van de vergadering wordt de vergadering voor enkele minuten geschorst. De vergadering wordt om 21:02 heropend. b. I-visie De heer van Orselen vraagt n.a.v. datagedreven werken hoe omgegaan wordt met de manier waarop analyses uitgevoerd worden. Analyse op persoonsgegevens of gedragingen geeft zijns inziens geen waarheidsgetrouw beeld: er moet een verdieping komen over het datagericht werken. De heer Smit kan de reikwijdte niet inschatten van het verzoek van de heer van Orselen.

Vraagt in zijn algemeenheid aandacht voor digivaardigheid en digitale weerbaarheid van zowel medewerkers als inwoners. De voorzitter concludeert dat de oproep van de heer van Orselen geen draagvlak in de fusiecommissie heeft. De heer Rensen erkent de mogelijke risico’s van datagedreven werken. Deze risico’s zijn naar zijn mening goed in beeld. Zowel de ethische kant als de menselijke maat worden meegewogen in het Informatiebeleid. Het stuk ademt bewustwording van informatieveiligheid bij de ambtelijke organisatie. Aandacht voor digivaardigheid wordt ook door het BRT erkend. c. Besturingsvisie De heer Smit vraagt naar de plaats van de raad in de besturingsvisie. De veranderende rol van de raad zal niet plotseling overnacht anders zijn. Vraagt aandacht voor een transformatieproces om de rol van het gemeentebestuur te veranderen. Verzoekt om een uitwerking van de veranderende rol van college en raad. De voorzitter concludeert dat de heer Smit een oproep doet voor een opleidingstraject. De heer Rensen erkent dat het een leerproces is voor raad en college. Mogelijk dat de Voorne academie hier een rol in kan spelen. Mevrouw Junius merkt op dat dit een onderdeel kan worden van het inwerkprogramma van de nieuwe raad. Mevrouw Meerman merkt op dat de veranderende rol van de raad ook gefaseerd geïntroduceerd kan worden. Dat geldt vooral voor het innovatieve deel van de besturingsvisie. 3

De heer Smit merkt op dat het naar zijn mening een ambtelijk stuk is waar de (rol van de) raad wordt gemist. Zo mist hij ook de griffie in het organogram van de hoofdstructuur. De heer Rensen erkent dat de raad de nodige aandacht verdient, er vinden in de raadswerkgroep al de nodige uitwerkingen over de inrichting van de lokale democratie plaats. 6. Proces update Gebiedsprogramma De fusiecommissie neemt kennis van de proces update. 7. Uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies - statusoverzicht harmonisatie raadseigen verordeningen De fusiecommissie neemt kennis van het statusoverzicht. - RV raadseigen verordening Voorne aan Zee De fusiecommissie neemt kennis van het concept raadsvoorstel. - raadsbesluit verordening op de raadscommissies De heer van Orselen vraagt n.a.v. artikel 4 lid 1 (aantal commissieleden) wat dit betekent voor de inclusiviteit van kleine partijen. Vraagt zich af waarom kleine partijen niet meer commissieleden mogen hebben. De heer Nootenboom geeft aan dat per commissie naast het raadslid een steunfractielid als commissielid kan plaatsnemen en dat de raadswerkgroep heeft overwogen dat ook in een commissie zichtbaar mag zijn dat er grote en kleine fracties zijn. De heer Mentink concludeert dat de flexibiliteit uit de commissie wordt gehaald. Geeft aan dat wat hem betreft ieder raadslid in alle commissies benoemd zou moeten worden.

De heer Smit kan zich goed vinden in hetgeen is beschreven. De heer Mentink concludeert dat raadsleden elkaar zouden moeten kunnen vervangen in commissies. De heer Kap geeft aan dat in de praktijk blijkt dat meer steunfractieleden per fractie in een commissie niet per definitie beter werkt. De heer Mentink merkt op dat vertrouwelijke stukken (artikel 8 lid 3) achter het ‘slotje’ in het RIS worden geplaatst. Het is zijns inziens onwerkbaar om allemaal bij de griffie afspraken te maken om stukken in te zien. De heer Nootenboom merkt op dat dit een artikel is dat rechtstreeks uit de VNG verordening is overgenomen. De heer Mentink wenst geen beperking van het woordvoerderschap (art. 13 lid 3), de commissie neemt volgens hem geen besluiten (art. 12 lid 3) en spreekrecht van burgers moet zijns inziens ook anders (art 15 lid 1): dit zou wat hem betreft alleen toegestaan moeten worden over onderwerpen die op de agenda staan. De heer Nootenboom geeft aan dat stemming over geheimhouding en ordevoorstellen besluiten zijn van de commissie, dus in deze verordening moet opgenomen worden hoe de stemming dan verloopt.

De raadswerkgroep heeft alle artikelen weloverwogen besproken en is tot deze teksten gekomen: alle onderwerpen die de heer Mentink opnoemt zijn uitgebreid behandeld door de raadswerkgroep en uiteindelijk is de raadswerkgroep tot de slotsom gekomen dat de voorliggende tekst werkbaar kan zijn. Wel heeft de werkgroep aangegeven dat het verstandig is om na een half jaar de verordening op de raadscommissie tegen het licht te houden op werkbaarheid.

4

Mevrouw Krajenbrink vraagt naar verslaglegging: is een besluitenlijst voldoende? De heer Nootenboom geeft aan dit in de praktijk goed werkt. Randvoorwaarde is een goed doorzoekbaar Raadsinformatiesysteem. De heer van Orselen pleit voor open eerlijk en transparant systeem van verslaglegging. De voorzitter concludeert dat er nog diverse discussieonderwerpen meegenomen moeten worden naar de raadswerkgroep. De verordening is nog niet rijp voor behandeling. 8. Update voorbereidingsproces nieuwe gemeente Voorne aan Zee De fusiecommissie neemt kennis van de voortgangsrapportages. 9. Rondvraag De fusiecommissie besluit in Hellevoetsluis te blijven vergaderen in tegensteling tot hetgeen opgenomen is in de verordening. 10. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 22:20 uur. Aldus vastgesteld in de vergadering van de fusiecommissie van 11 april 2022. de secretaris,

de voorzitter,

M.M. de Lange

P. Bouvy-Koene

5