3a. Concept verslag fusiecommissie 14 februari 2022

Verslag van de bijeenkomst van de fusiecommissie van 14 februari 2022 Aanwezig:

dhr. D.P. Bosgieter, mw. C.M. Meerman, dhr. H. Kap, dhr. W. Smit, dhr. F.J. Heijboer, mw. J. Krajenbrink, dhr. H. Abrahams, dhr. C.B. Mentink, dhr. D.D. van Orselen en dhr. J.A.M. Merkx

Voorzitter:

mw. P. Bouvy

Afwezig:

dhr. J.J. ’t Mannetje, mw. B. Verschoor

Ook aanwezig:

mw. M. Junius, mw. J.D de Jongh, dhr. B. van Ravenhorst (leden BRT), dhr. D. Louter (procesbegeleider), dhr. L. Bal (opgavemanager), mw. M.M. de Lange, dhr. B. Nootenboom en dhr. R. de Vries (griffiers).

1. Opening en mededelingen Mevrouw Bouvy opent de vergadering. 2. Vaststellen agenda De agenda wordt vastgesteld. 3. Concept verslag 17 januari 2021 en actielijst Het verslag wordt vastgesteld. De vergadering neemt kennis van de actielijst. 4. Verslagen bestuurlijke regieteam van 18 januari (vastgesteld) en 1 februari (concept) De vergadering neemt kennis van de verslagen van het bestuurlijk regieteam. De heer Abrahams vraagt, naar aanleiding van het verslag van 18 januari (punt 11), wat er aan de hand is met Kickersbloem en MIRT. De heer Van Orselen vraagt of er een gezamenlijke brief namens de drie gemeenten verzonden wordt. Mevrouw Junius antwoordt dat de samenwerking met de provincie op deze terreinen niet soepel loopt. Ze zegt dat er inderdaad één brief namens de drie gemeenten verzonden wordt. De heer Smit vraagt, naar aanleiding van het verslag van 1 februari (punt 9), wanneer het gebiedsprogramma nader besproken wordt met de raden. De heer Louter antwoordt dat er een procesvoorstel over de betrokkenheid van de raden komt. Mevrouw Meerman vraagt, naar aanleiding van de beantwoording van een vraag van de heer Mentink, naar de rol van de klankbordgroep communicatie. De heer Mentink zegt dat het blijkbaar een keus was om deze groep niet te betrekken. Hij vraagt hoe dit een volgende keer dan gaat.

Mevrouw Junius zegt dat in het antwoord van de tekst nog had moeten staan dat de klankbordgroep een volgende keer wel zal worden ingeschakeld.

1

De heer Abrahams vraagt naar het verschil tussen de bedragen van € 10 miljoen en € 8,8 miljoen in het overzicht van kosten voorbereiding fusie. De heer Louter zegt dat veel nog onduidelijk is, zoals de frictiekosten voor het personeel. 5. Beeldvormingsdocument huisvesting. De heer Abrahams vraagt wat bedoeld wordt met de blokken ‘clustering en zonering om integraal, domein overstijgend werken te ondersteunen’ en ‘Huisvesting accentueert geen barrière tussen Raad en Ambt’. De heer Louter zegt dat met het eerste wordt bedoeld dat samenwerking en contact tussen de ambtenaren gefaciliteerd gaat worden. Het tweede is gericht op het faciliteren van contacten tussen raad en ambtenaren. De heer Van Orselen vraagt of er een voorstel over de huisvesting met een financiële vertaling naar de raden komt. Mevrouw De Jongh zegt dat een definitief voorstel niet voor de fusie naar deze raden zal komen. Ze geeft aan dat er nog wel een beleidsarme kaderbrief komt. De heer Smit zegt dat er wel voor 1 januari 2023 een keus gemaakt moet worden. De voorzitter concludeert dat de fusiecommissie deze ambitieposter ziet als een goede start van de discussie. 6. Uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies Mevrouw Meerman vraagt, naar aanleiding van punt 6d (instructie voor de griffier), of artikel 8.2 impliceert dat de plaatsvervangend griffier zo snel mogelijk na 1 januari 2023 benoemd zal worden.

De voorzitter bevestigt dit. De heer Smit roept de colleges op om voorzichtig te zijn met vooruitlopen op zaken in de fusie waar nog geen besluit over genomen is. De fusiecommissie stemt in met de twee vragen die gesteld zijn in de memo 6g. De namen van de deelnemers aan de ad hoc werkgroep financiën zullen z.s.m. aan de eigen griffier worden doorgegeven. 7. Update voorbereidingsproces nieuwe gemeente Voorne aan Zee De heer Bal geeft een toelichting. Hij zegt dat bij het opstellen van de besturingsvisie er ondersteuning is ingeschakeld van Berenschot. Het is de bedoeling de vier visies allen te bespreken op een radenbijeenkomst op 10 maart. De visies zullen dan in samenhang worden besproken. Mevrouw Meerman zegt dat drie visies logisch samenhangen. De huisvestingsvisie zou later apart kunnen worden besproken. De voorzitter zegt dat op 10 maart vier visies kunnen worden besproken, waarvan er drie op 14 maart terugkomen in de fusiecommissie voor advisering. De huisvestingsvisie komt dan later voor advisering naar de fusiecommissie. De heer Smit zegt dat, als er 10 maart veel opmerkingen zijn, de tijd te kort kan zijn om nog wijzigingen aan te brengen. De heer Bosgieter zegt dat het wel zorgvuldig moet gebeuren, eventueel moet er meer tijd worden genomen. De heer Van Orselen vraagt alle informatie tegelijkertijd aan iedereen te sturen.

De heer Mentink vraagt of het lukt om met één projectmanager te werken.

2

De heer Bal antwoordt dat dit gaat, met voldoende ondersteuning, bijvoorbeeld van Berenschot. 8. Rondvraag De heer Kap vraagt op korte termijn een activiteit voor alle raadsleden te organiseren, nu de coronamaatregelen versoepeld worden. De voorzitter zegt dat dit een goede suggestie is. Mevrouw Junius meldt dat er een uitnodiging komt van de politie om het nieuwe politiebureau in Hellevoetsluis te bezoeken. De raden van Brielle en Westvoorne zullen hiervoor ook worden uitgenodigd. 9. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 21.00 uur. Aldus vastgesteld in de vergadering van de fusiecommissie van 14 maart 2022. de secretaris,

de voorzitter,

M.M. de Lange

P. Bouvy-Koene

3