3-Concept verslag fusiecommissie 30 augustus 2021

Verslag van de dertiende bijeenkomst van de fusiecommissie van 30 augustus 2021 Aanwezig:

dhr. W. Smit, dhr. H. Abrahams, dhr. B. van Stijn, dhr. H. Kap, dhr. D.P. Bosgieter, dhr. D.D. van Orselen, dhr. J.A.M. Merkx, dhr. C.B. Mentink, mw. J. Krajenbrink, dhr. D. Dankaart.

Voorzitter:

mw. P. Bouvy-Koene

Afwezig:

dhr. F.J. Heijboer, dhr. J. ’t Mannetje, mw. C.M. Meerman, mw. B. Verschoor

Ook aanwezig:

mw. M. Junius, mw. J. de Jongh, (leden BRT), dhr. D. Louter (procesbegeleider), dhr. B. Nootenboom en dhr. R. de Vries (griffiers), dhr. Van der Wurff (ART lid), mw. D. van der Kroon, mw. A. Meijnen, dhr. L. Bal.

1. Opening en mededelingen Mevrouw Bouvy opent de vergadering om 20:00 uur. De heer van Stijn vervangt de heer Heijboer en de heer ‘t Mannetje. De heer Dankaart vervangt mevrouw Meerman en mevrouw Verschoor. 2. Vaststellen agenda De agenda wordt vastgesteld. 3. Concept verslag 7 juni 2021 en actielijst Het verslag wordt vastgesteld. Het verslag van de vertrouwelijke bijeenkomst van 7 juni 2021 wordt ook vastgesteld en openbaar gemaakt. 4. Organisatorische punten fusiecommissie a. Bijeenkomst raden en colleges De heer van Orselen vraagt naar de relatie tussen de informele radenbijeenkomst en de taken van werkgroep 2. De heer Nootenboom geeft aan de radenbijeenkomst bedoeld is om inspiratie op te halen waarmee werkgroep 2 verder aan de slag kan. b. Deelname raadsleden in werkgroepen De heer Smit geeft aan dat Brielle opteert om de bemensing van de werkgroep 2 te vormen via optie 3. Mevrouw Krajenbrink geeft aan dat de Westvoornse delegatie ook kiest voor optie 3 om een politieke lading van de werkgroep te voorkomen. De heer Bosgieter geeft aan dat ook Hellevoetsluis kiest voor optie 3. De voorzitter concludeert dat de fusiecommissie unaniem opteert voor optie 3: het naar voren schuiven van 3 raadsleden per raad. De heer van Orselen vraagt naar een planning van de onderwerpen uit het raadsdomein. De voorzitter memoreert dat dit de volgende keer op de agenda staat. 5.

Verslagen bestuurlijk regieteam van 8 juni, 22 juni, 6 juli (vastgesteld) en 17 augustus 2021 (concept). De heer Dankaart vraagt n.a.v. het verslag van 22 juni wat de stand van zaken is over het nadenken in het BRT over de rol van de fusiecommissie in de afstemming van inhoudelijke gemeente-overstijgende regionale opgaven. Mevrouw Junius duidt dat het denken hierover nog niet geleid heeft tot een concreet resultaat. 1

De heer van Orselen merkt op dat de vorm van de radenbijeenkomst in juli (uiteengaan in breakoutrooms) wat hem betreft geen gelukkige keuze is geweest. De heer Smit stelt n.a.v. het concept verslag van 17 augustus dat hij het prettiger had gevonden als er vanuit het BRT op een andere manier (dan via dit verslag) was gecommuniceerd over het vertrek van een projectleider. Ook vraagt hij naar de discussie over het contract over groenvoorziening en groenonderhoud voor de komende vier jaar. De heer van Orselen sluit zich bij deze vraag aan. Mevrouw Junius geeft aan dat de gesprekken over nieuwe contracten vooral ambtelijk zijn gevoerd. Het contract over verhardingen is een raamcontract. Hier is ambtelijke afstemming binnen de drie gemeenten over geweest. Geconcludeerd wordt dat het goed is om in de fusiecommissie een keer te spreken over hoe om te gaan met de afstemming van contracten. De heer Smit geeft aan dat de wethouder van Brielle in ieder geval van niets wist. Ambtelijke afstemming is wat hem betreft onvoldoende. De heer Mentink geeft aan dat ook in Westvoorne signalen binnenkomen dat de afstemming over contracten niet goed loopt. Voorts geeft hij aan dat bepaalde keuzen (zoals genoemd in dergelijke contracten) aan de nieuwe raad van Voorne aan Zee voorbehouden is.

De heer Abrahams verwijst naar het Arhi protocol waarin afgesproken is dat overleg over contracten plaats moet vinden. Doet een oproep om elkaar goed te informeren. De heer van Orselen sluit zich hierbij aan. Mevrouw Junius bevestigt dat afstemming plaats moet vinden. De aanbestedingskalender van de gemeenten is daarnaast ook een realiteit. De heer Louter concludeert dat het gaat om het commitment bij langjarige contracten: er moet afstemming plaatsvinden. Hij stelt voor morgen in het BRT te bespreken hoe er aan de fusiecommissie bestuurlijk comfort geboden kan worden door het beschrijven hoe de afspraken over langjarige contracten worden gemaakt, vastgelegd en geborgd. De commissie neemt kennis van de verslagen van het BRT. 6. Voortgangsnotitie fusie en update communicatie De heer van der Wurff introduceert de heer Bal (opgavemanager) en mevrouw van Meijnen (projectmanager). 7. Kennismaken met Loek Bal (opgavenmanager) en Angelique Meijnen (projectmanager) De heer Bal en mevrouw van Meijnen stellen zichzelf voor. De heer Bal geeft aan dat de concept planning deze week wordt besproken in het ART. De eerste opgave is om verbindingen te gaan leggen tussen de diverse groepen die momenteel aan de slag zijn gemaakt. De heer van Orselen vraagt wanneer het overzicht van activiteiten aan de fusiecommissie wordt gestuurd.

De heer Bal geeft aan dat dit opgenomen is in het plan van aanpak. 8. Quick Scan Lokale Democratie De heer Dankaart vraag bij wie de Quick Scan wordt afgenomen. De heer Nootenboom geeft aan dat het vier doelgroepen betreft: raadsleden, collegeleden, ambtenaren en inwoners. De heer Mentink geeft aan dat niet alle inwoners bereid zullen zijn om via een link een enquête in te vullen. De heer van Orselen wijst naar ondernemers en tijdelijke inwoners: worden deze wel bereikt? De fusiecommissie doet de oproep om zoveel 2

mogelijk mensen te bereiken via de mogelijke wegen. 9. Strategische visie De heer Bosgieter pleit er voor om meer tijd te nemen voor de behandeling van de strategische visie. Het gevoel ontbreekt momenteel nog dat de visie ook echt van de gemeenteraden is. Hij verzoekt om de versie waarin de opmerkingen uit de radenbijeenkomsten zijn verwerkt. De heer Abrahams sluit zich hierbij aan. Hij pleit er voor om versie 1.0 eerst te bespreken in de gemeenteraden. Wat hem betreft hoeven de uitwerking van de bouwstenen niet onder deze vertraging te lijden. De heer Merkx sluit zich hier ook bij aan. Hij doet een oproep om de visie tot de hoofdlijnen te beperken. Mevrouw Junius geeft aan dat de oproep om meer tijd te nemen haar wat verrast. Zij vraagt wat de fusiecommissie verwacht van de wijzigingen die opgenomen zijn in de adviesmemo. De heer Merkx doet een oproep om in de volgende versie bepaalde inconsistenties duidelijk te maken zodat in de volgende bespreking hierover gesproken kan worden. De heer Abrahams verzoekt om het wenkend perspectief voor burgers op te nemen. De heer Smit concludeert dat de opbrengst uit de breakoutrooms leidt tot cherrypicking, dat heeft tot consequentie dat de herkenbaarheid voor raadsleden in dergelijke stukken achterblijft.

Mevrouw Junius zegt toe een volgende versie te presenteren waarin nog de nodige keuzes of dilemma’s zichtbaar worden gemaakt die besproken kan worden in de drie gemeenteraden. Er is in het proces ruimte om het gesprek met de raden te voeren. 10. Rondvraag De heer van Orselen vraagt of er ook een film komt van de strategische visie. De voorzitter concludeert dat een dergelijke vraag iets voor later is. 11. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 21:22 uur. Aldus vastgesteld in de vergadering van de fusiecommissie van maandag 27 september 2021. de wnd. secretaris,

de voorzitter,

E. Kooi

P. Bouvy-Koene

3