3 Concept verslag fusiecommissie 12 september 2022

Verslag van de bijeenkomst van de fusiecommissie van 12 september 2022 Aanwezig:

dhr. D.P. Bosgieter, mw. C.M. Meerman, dhr. H. Kap, mw. B. Verschoor, dhr. W. Smit, dhr. H. Abrahams, dhr. B. van Stijn, dhr. C.B. Mentink, dhr. D.D. van Orselen, dhr. J.W. Driesprong, dhr. T.I. Fransman

Voorzitter:

mw. P. Bouvy

Afwezig:

dhr. F.J. Heijboer en dhr. J.J. ’t Mannetje dhr. J.A.M. Merkx, mw. J. Krajenbrink.

Ook aanwezig:

mw. M.P. den Brok, dhr. P.E. de Jong, mw. J. de Jongh, dhr. G. Rensen, dhr. B. van Ravenhorst, mw. M. Junius (leden BRT), dhr. D. Louter (procesbegeleider), dhr. V. Florijn (beoogd gemeentesecretaris), mw. A. Goslings (beoogd griffier), mw. M. de Lange, dhr. B. Nootenboom en dhr. R. de Vries (griffiers).

1. Opening en mededelingen De voorzitter opent de vergadering. Mw. Junius sluit later aan bij de vergadering. De heer Mentink verontschuldigt de heer Merkx die verhinderd is de vergadering bij te wonen. 2. Vaststellen agenda De agenda wordt vastgesteld. De voorzitter meldt dat door miscommunicatie de verordening adviescommissie omgevingskwaliteit niet op de agenda staat. De leden van de fusiecommissie gaan akkoord om het voorstel direct door te geleden naar de gemeenteraden ter besluitvorming. Ook meldt de voorzitter dat bij agendapunt 10 het onderwerp ‘ambtsketen’ vertrouwelijk moet worden behandeld vanwege de op te starten aanbestedingsprocedure. 3. Concept verslag 13 juni 2022 en actielijst Het verslag wordt vastgesteld. De heer Louter stelt voor om naar aanleiding van de actielijst de openstaande actie te betrekken bij de presentatie van de kwartiermakers en het actiepunt als afgedaan beschouwen. De vergadering gaat akkoord met dit voorstel. 4. Verslagen bestuurlijke regieteam van 21 juni en 16 augustus 2022 (concept) De heer Mentink vraagt naar de stand van zaken over het gemeentewapen en de opvolging van het proces over merkidentiteit. De voorzitter geeft aan dat het gemeentewapen geagendeerd staat bij agendapunt 10. De heer Florijn geeft aan dat de merkwaarde een doorontwikkeling heeft ondergaan op het woord ‘trots’.

Over de huisstijl geeft spreker aan dat er 2 logo’s in een peiling onder inwoners is voorgelegd. De heer van Orselen heeft het idee dat de aanpak van de diverse elementen als separate onderdelen en niet in samenhang worden gepresenteerd. Vraagt of het mogelijk is om de volgende vergadering inzicht te geven in de samenhang van de diverse elementen. De heer Florijn geeft aan dat het gemeentewapen een los 1

onderwerp betreft en geen relatie heeft met merkidentiteit of huisstijl. De heer Florijn zegt toe volgende maand e.e.a. te presenteren. De heer Mentink geeft aan dat het voor inwoners niet altijd duidelijk is wat het verschil is tussen een gemeentewapen en gemeentelogo. De heer Smit vraagt naar het besluit van het BRT ten aanzien van HR21. Vraagt om helderheid over de besluiten over het personeelsbeleid en waarderingen. Mevrouw de Jongh geeft aan dat het personeelswaarderingssyteem HR21 heeft geleid tot actualiseringsrondes voor personeel in diverse schalen in de gemeenten. De afgelopen weken is hier verwarring over ontstaan maar dat dit is uitgesproken in het BRT. De communicatie hierover had volgens spreker tussen de drie colleges van B&W beter gekund. De heer Mentink vraagt hoe de communicatie met het personeel is vorm gegeven over dit onderwerp. Mevrouw de Jongh geeft aan dat de medewerkers geïnformeerd zijn via zeepkistsessies. Hierbij is aangegeven dat de ophoging van schalen in Hellevoetsluis niet leidt tot voorkeurspositie bij plaatsing van personeel. Het verwondert de heer van Orselen dat in de rapportages die tot nu toe zijn gepubliceerd hierover geen signalen zijn afgegeven. Mevrouw de Jongh geeft aan dat dat het effect was van eerdere besluiten, er was geen reden om in de rapportages te duiden dat er iets niet goed ging.

De heer Smit vraagt waarom het BRT verslag van 30 augustus nog niet is verspreid. De heer Louter geeft aan dat het rondsturen van het concept verslag door de vakantieperiode wat meer tijd heeft gekost. 5. Begrotingswijziging centraal fusiebudget De heer Mentink wijst op het feit dat het raadsvoorstel (agendapunt 5a) een andere versie is in vergelijking met het stuk dat in de commissie van Westvoorne is besproken. Mevrouw den Brok geeft aan dit niet te herkennen. De heer Louter geeft aan dat er geen inhoudelijke verschillen zijn. De heer Florijn geeft aan dat het verschil in de opmaak zit en niet in de inhoud. De fusiecommissie concludeert dat het voorstel besluitrijp is en aangeboden kan worden aan de raden voor besluitvorming. De heer Mentink heeft een aantal technische vragen. Afgesproken wordt dat de heer Mentink zijn vragen schriftelijk in zal dienen. 6. Harmoniseren minimabeleid De heer Mentink geeft aan geeft aan het wenselijk is de toelage voor de jeugd die in Westvoorne geldt ook mee te nemen naar Voorne aan Zee. De heer van Ravenhorst geeft aan dat de intentie is dat er niemand op achteruit gaat. Zegt toe het voorstel aan te passen voordat de besluitvorming wordt ingericht. Wijst op de radenbijeenkomst van komende donderdag en dankt voor de steun van de fusiecommissie voor het voorstel. 7.

Huisvesting nieuwe gemeente De heer van Orselen memoreert dat de raden het besluit tot tijdelijke huisvesting erg scherp hebben geformuleerd en vraagt zich af of het voorliggende voorstel hier wel in past. Vraagt zich ook af of de budgetten voor de herinrichting van de raadzaal wel voldoende zijn en of de raadzaal per 1/1/2023 wel gereed is. Vraagt wat de visie is op de achterblijvende gemeentekantoren van Westvoorne en Brielle. Zijn advies is om te focussen op de raadzaal en het democratische proces en de overige investeringen 2

voor te leggen aan de raad van Voorne aan Zee. De heer Bosgieter geeft aan dat een goede inrichting van de raadzaal noodzakelijk is. Daar moet de prioriteit liggen. Spreker maakt zich zorgen over het tijdpad. De heer Abrahams geeft aan dat het investeringsniveau niet boven het point of no return zou mogen gaan. Vraagt zich af of de voorgestelde 1,4 miljoen euro niet boven het point of no return uitgaat en of er rekening is gehouden met een korte afschrijvingstermijn vanwege de periode van 3 tot 5 jaar. De heer Smit vraagt naar het proces en de planning over de verbouwing van de raadzaal: kan de raad op 2 januari 2023 beschikken over een goed uitgeruste raadzaal? De heer Rensen geeft aan dat het hier inderdaad gaat over huisvesting voor 3 tot 5 jaar en dat op 1 januari 2023 de raadzaal, commissiekamers en griffiekamers goed zijn ingericht. Er is naar zijn mening voldoende tijd voor de verbouwingen. De servicebalies in Westvoorne en Brielle behoeven slechts een cosmetische upgrade te krijgen (logo en bewegwijzering). Wijst op het besluit dat de nieuwe raad binnen 3 tot 5 jaar eventueel een ander huisvestingsbesluit kan nemen, dat betekent naar zijn mening niet dat er dan meteen een nieuw gemeentehuis staat. De heer van Orselen wijst op het gebruik van de huidige kantoren in Brielle en Westvoorne in relatie tot de verbouwing te Hellevoetsluis.

Vraagt om concreetheid en zekerheid in de planning. De heer Rensen geeft aan dat het BRT er vanuit gaat dat er snel geschakeld kan worden als het krediet door de raden beschikbaar wordt gesteld. Memoreert dat voor het Audio/Video-systeem nog extra geld beschikbaar wordt gesteld. De heer Smit twijfelt niet aan de uitgesproken intenties en ambities, maar wijst op de praktijk dat ondernemers het erg druk hebben. Verzoekt om een voortgangsrapportage in oktober. De heer Rensen zegt een dergelijke rapportage toe. De heer van Orselen vraagt om garantie dat de raadzaal gereed is op 2 januari 2023. De heer Mentink vraagt naar de overige gebouwen: worden die ook aangepakt? De heer Rensen geeft aan dat de gemeentewerven niet zijn meegenomen. De heer Florijn geeft aan dat er geen verbouwingen nodig zijn bij de gemeentewerven. Ook geeft hij aan dat de organisatie bezig is om voorbereidingen te treffen zodat snel geschakeld kan worden na het goedkeuren van het krediet. De heer Rensen verduidelijkt dat de gemeentekantoren van Brielle en Westvoorne niet meer gebruikt gaan worden als werklocatie. De heer Mentink verduidelijkt dat het wat hem betreft ook gaat om aanpassingen in de look and feel van vergaderlocaties in zwembaden en de gemeentewerven. Ook wijst hij op het besluit van de raden over de huisvesting dat de werklocaties Westvoorne en Brielle nog gebruikt konden worden.

De heer Abrahams vraagt of de afschrijvingen gedekt zijn in de begroting van Voorne aan Zee. Mevrouw den Brok geeft aan dat de investeringen over de normale termijnen worden afgeschreven. De heer van Orselen vraagt inzicht in de effecten van dit voorstel op de begroting van Voorne aan Zee. Zonder dat inzicht kan hij niet positief adviseren. Mevrouw den Brok geeft aan dat de nieuwe raad een besluit moet nemen over de begroting 2023. De heer Smit pleit om met een gelijkluidend advies van de fusiecommissie naar de drie gemeenteraden gaan. De heer Bosgieter ondersteunt de woorden van de heer Smit. De voorzitter concludeert dat een meerderheid van de fusiecommissie positief

3

adviseert over het voorstel en dat zo spoedig mogelijk de voorbereidingen ter hand genomen moet worden. 8. Uitvoeringsprogramma Voorne aan Zee De fusiecommissie heeft kennisgenomen van het uitvoeringsprogramma. 9. Voorstel ambtsketen Dit voorstel wordt vanwege de nog op te starten aanbesteding in beslotenheid besproken. De heer de Jong licht het voorstel ambtsketen toe. De insteek is om de ambtsketen voor 1 januari 2023 gereed te hebben. De heer van Orselen spreekt zijn voorkeur uit om lokale edelsmeden te vragen te offreren. Als dat niet lukt volgen regionale edelsmeden en als dat niet lukt wordt Koninklijke Begeer gevraagd. 10. Update voorbereidingsproces nieuwe gemeente Voorne aan Zee - Kalenders augustus en september 2022 De fusiecommissie neemt kennis van de kalenders -

Voortgangsrapportage De heer Florijn en mevrouw Goslings geven een mondelinge toelichting op fase 3 van het fusieproces. De heer van Orselen vraagt naar het proces over coalitievorming na verkiezingen en naar een tijdschema met momenten waarop de raden geraadpleegd moet worden. Mevrouw Goslings nodigt raadsleden uit om deel te nemen in de raadswerkgroep ‘Start nieuwe raad’.

-

Financiële rapportage augustus 2022 De fusiecommissie neemt kennis van de rapportage

-

Harmonisatie-inventarisatie beleid en regelgeving De heer Mentink geeft aan dat de inwoners van Voorne aan Zee op 1/1/23 er recht op hebben te weten wat de tarieven van de WOZ, reinigingsrechten en rioolbelasting zijn. De heer Louter geeft aan dat de WOZ de nieuwe gemeenteraad voor 1/4/23 een besluit moet nemen. De heer van Orselen vraagt wat de effecten zijn op de begroting 2023. Mevrouw den Brok geeft aan dat binnenkort een overzicht naar de raden komt welke belastingen en heffingen geharmoniseerd worden en welke later worden geharmoniseerd. De heer Mentink doet een uitdrukkelijk verzoek om de heffingen zoveel mogelijk wel te harmoniseren per 1/1/2023. Hij vreest voor massale bezwaren als dat niet het geval is.

-

Voortgang gemeentewapen De heer Mentink vraagt welk wapen uiteindelijk naar de Hoge Raad van Adel is gestuurd en vraagt waar het wachten op is. De heer Florijn geeft aan dat de historische verenigingen een advies hebben gegeven dat overgenomen is door de Hoge Raad van Adel. Uiteindelijk moet de Koning een besluit nemen. Afgesproken wordt om het voorstel ter kennis te brengen van de leden van de fusiecommissie.

-

Statusoverzicht harmonisatie raadseigen verordeningen Voorne aan Zee De fusiecommissie neemt kennis van het statusoverzicht

4

-

Raadsvoorstel raadseigen verordening Voorne aan Zee De fusiecommissie adviseert positief over de voorgestelde verordeningen.

-

Memo raadscommunicatie De fusiecommissie neemt kennis van de memo raadscommunicatie.

-

Opkomstbevordering De heer van Orselen vraagt of er voldoende budget is en voldoende ideeën zijn voor de opkomstbevordering bij de gemeenteraadsverkiezing. Mevrouw Goslings geeft aan dat het idee van de verkiezingsbus nader uitgewerkt moet worden, maar dat de intentie is om het gesprek aan te gaan met de kiezers op markten en pleinen. Spreker geeft aan ook graag een jongerendebat te organiseren.

11. Rondvraag Niemand meldt zich voor de rondvraag.

12. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 22:11 uur.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de fusiecommissie van 10 oktober 2022.

de secretaris,

de voorzitter,

M.M. de Lange

P. Bouvy-Koene

5