3.a Concept verslag fusiecommissie 7 juni 2021

Verslag van de twaalfde bijeenkomst van de fusiecommissie van 7 juni 2021 Aanwezig:

dhr. F.J. Heijboer, dhr. W. Smit, dhr. H. Abrahams, dhr. J. ’t Mannetje, dhr. H. Kap, mw. C.M. Meerman, dhr. D.D. van Orselen, dhr. J.A.M. Merkx, dhr. C.B. Mentink, mw. J. Krajenbrink, dhr. D. Dankaart

Voorzitter:

mw. P. Bouvy-Koene

Afwezig:

Mw. B. Verschoor, dhr. D.P. Bosgieter, dhr. P. de Jong.

Ook aanwezig:

mw. M. Junius, dhr. G. Rensen (leden BRT), dhr. D. Louter (procesbegeleider), dhr. R. van Loon, B. Nootenboom en dhr. R. de Vries (griffiers), mevrouw N. van Waart (ART lid)

1. Opening en mededelingen Mevrouw Bouvy opent de vergadering om 20:00 uur. De heer Dankaart vervangt mevrouw Verschoor en de heer Bosgieter. Burgemeester de Jong is afwezig. 2. Vaststellen agenda De agenda wordt vastgesteld. 3. Concept verslag 10 mei 2021 en actielijst De heer Smit mist in het verslag zijn opmerkingen over het feit dat hij namens de Brielse vertegenwoordigers schoorvoetend en met tegenzin akkoord is gegaan met de communicatie over het participatieproces van de strategische visie (agendapunt 6). Het verslag en de actielijst worden vastgesteld. 4. Verslagen bestuurlijk regieteam van 11 mei 2021 (vastgesteld) en 25 mei 2021 (concept). De commissie neemt kennis van de verslagen van het BRT. 5. Voortgangsnotitie fusie en update communicatie De heer ’t Mannetje vraagt hoe vaak de website naar1gemeenteopvoorne.nl wordt bezocht. Mevrouw Van Waart meldt dat er 4.241 unieke bezoekers die gemiddeld bijna 5 minuten besteden aan de website (sinds november 2020). De heer ’t Mannetje vraagt of dit volgens verwachting is. Mevrouw van Waart geeft aan hier geen inzicht in te hebben. De heer Dankaart doet de suggestie om speelse elementen toe te voegen aan de website om ook aantrekkelijk te zijn voor jongeren. Mevrouw Meerman heeft ervaren dat het zeer eenvoudig en gebruiksvriendelijk is om stukken te benaderen op de website en geeft complimenten aan de organisatie. 6.

Termijnagenda Mevrouw Van Waart houdt een presentatie. Input van de evaluatie uit fase 1 is vertaald naar de inrichting van fase 2. De heer Mentink vraagt naar de aandacht voor de sociale component van de fusie voor medewerkers. Mevrouw van Waart geeft aan dat medewerkers nu al volop samen aan de slag zijn en geïnspireerd worden via gezamenlijke bijeenkomsten en sociale activiteiten. 1

De heer Van Orselen vraagt wanneer de invulling van het model vorm krijgt. Mevrouw Van Waart geeft aan dat het gedeelde beeld een voorbeeld is, komende weken wordt de termijnagenda ingevuld. Daar waar het raads- en griffiedomein betreft hebben de griffiers een rol. Per onderdeel wordt uitgewerkt welke verantwoordelijkheden door wie worden ingevuld. De heer Dankaart vraagt naar de gedachten achter de volgorde van de onderwerpen. Mevrouw Van Waart geeft aan dat het overzicht een voorbeeld is en er nog geen prioriteiten zijn gesteld. Dat volgt snel. De heer Mentink vraag wanneer er keuzes gemaakt worden in de volgorde der dingen. Mevrouw van Waart geeft aan dat de Strategische Visie momenteel het belangrijkste document is waar andere onderwerpen aan gerelateerd worden. Verwachting is dat kort na de zomervakantie gestart kan worden met de invulling van de andere onderwerpen. De heer Abrahams vraagt zich af hoe de fusiecommissie het dashboard gepresenteerd krijgt: op welk detailniveau worden de gemeenteraden meegenomen. Mevrouw Van Waart geeft aan dat voortgangsrapportages aan het BRT worden gestuurd en dat de raden geïnformeerd worden op hoofdlijnen. Per onderdeel wordt aangegeven welk gremium op welk moment besluiten moet nemen en wanneer de verschillende deelnemers aan het fusieproces worden betrokken of geïnformeerd. 7.

Strategische visie De heer Van Orselen geeft aan dat wat hem betreft de ondertekening c.q. aanbieding van de strategische visie namens de gemeenteraden plaatsvindt. De heer Abrahams sluit zich hierbij namens de Brielse vertegenwoordigers en mevrouw Meerman namens de vertegenwoordigers van Hellevoetsluis bij aan. Burgemeester Junius ontvangt het advies van de fusiecommissie namens het BRT met positief gevoel. De heer Mentink vraagt of het concept strategische visie eerst nog in de fusiecommissie wordt besproken. De heer Louter bevestigt dit. 8. Rondvraag De heer Dankaart vraagt of er nog iets gedurende de zomerperiode van de gemeenteraadsleden wordt verwacht. De voorzitter geeft aan dat dat niet in de planning zit. De planning van bespreking van de strategische visie voorziet in een radenbijeenkomst op 13 juli, een adviserende bespreking in de fusiecommissie van 30 augustus en besluitvorming in de gemeenteraden van september 2021. 9. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 21:00 uur. Aldus vastgesteld in de vergadering van de fusiecommissie van maandag 5 juli 2021. de wnd. secretaris,

de voorzitter,

R.M. van Loon

P. Bouvy-Koene

2