3.a Concept verslag fusiecommissie 15 april 2021

Verslag van de tiende bijeenkomst van de fusiecommissie van 15 april 2021 (digitale vergadering) Aanwezig:

dhr. D.P. Bosgieter, dhr. F.J. Heijboer, dhr. W. Smit, dhr. B. van Stijn, dhr. H. Abrahams, , dhr. H. Kap, mw. C.M. Meerman, dhr. D.D. van Orselen, dhr. J.A.M. Merkx, dhr. C.B. Mentink, mw. B. Verschoor, mw. J. Krajenbrink

Afwezig:

dhr. J. ’t Mannetje

Voorzitter:

mw. P. Bouvy-Koene

Ook aanwezig:

mw. M. Junius, dhr. P.E. de Jong, dhr. G. Rensen, mw. M. den BrokSwakhoven, dhr. L.T. van Ravenhorst (leden BRT), dhr. D. Louter (procesbegeleider), mw. I. van Gils (projectleider), dhr. R. van Loon, dhr. R. de Vries en dhr. B. Nootenboom (griffiers)

1. Opening en mededelingen voorzitter, de vergadering om 20:00 uur. 2. Vaststellen agenda De agenda wordt vastgesteld. 3. Concept verslag 15 maart 2021 en actielijst Het verslag en de actielijst wordt vastgesteld. De voorzitter zegt dat punt 18-01-21 van de lijst kan worden afgevoerd. De actie is uitgevoerd met toezending van de notitie. De heer Mentink vraagt om aan de lijst toe te voegen dat er een overzicht komt van verordeningen die voorbereid moeten worden voor de fusiedatum. Hier is een aantal maanden geleden over gesproken. De heer Louter zegt dat dit onderdeel uitmaakt van het vastgesteld Plan van Aanpak. De voorzitter concludeert dat dit punt dus niet ook nog apart op de actielijst wordt geplaatst. 4. Verslagen bestuurlijk regieteam van 15 maart 2021 (vastgesteld) en van 30 maart 2021 (concept) De commissie neemt kennis van de verslag van 15 maart van het BRT. Naar aanleiding van concept-het verslag van 30 maart, punt 14, vraagt de heer Van Orselen wat een opgavenmanager is en wat de rol van de burgemeesters hierin is. Mevrouw Junius zegt dat de opgavenmanager een rol kan krijgen in fase II, de burgemeesters bekijken de CV’s van de kandidaten als voorbereiding voor het BRT. De verlenging van het contract met de procesbegeleider was nodig omdat zijn contract niet, zoals bij de projectleider, liep tot 1 mei.

Mevrouw Meerman vraagt, naar aanleiding van punt 5, uitleg over de zin dat het bestuurlijk-ambtelijk samenspel moet verbeteren. Zij vraagt ook naar het resultaat van het overleg tussen ART en BRT van 13 april. Mevrouw Junius zegt dat uit de evaluatie van fase I is gekomen dat het ambtelijkbestuurlijke samenspel beter zou moeten. Men is nog in gesprek over hoe dat moet. De uitwerking naar fase II heeft voor 13 april niet op de agenda gestaan, er is nog verdere verdieping nodig. 1

De heer Smit vraagt wanneer die verdieping klaar moet zijn. Mevrouw Junius zegt dat dit voor het volgende BRT gereed moet zijn. 5. Risicoreductieplan De heer Heijboer zegt positief te zijn over het voorstel. Hij benadrukt het eerste deel van het voorgelegde besluit ‘in te stemmen met het risicoreductieplan’. De heer Merkx zegt dat dit voorstel dinsdag in de commissie in Westvoorne is besproken. Men was daar zeer tevreden over het resultaat. Er si een brede steun bij de Westvoornse fracties. Mevrouw Meerman zegt dat het een goed en duidelijk plan is. Het heeft de volledige instemming uit Hellevoetsluis. 6. Geleerde lessen uit fase I en verwachtingen voor fase II De heer Smit vraagt of dit de gevraagde evaluatie van het proces is. De heer Louter zegt dat dit stuk het resultaat is van zijn gesprekken met de drie delegaties uit de raden en met de colleges. Vooral over de punten a t/m g zou doorgesproken moeten worden. De heer Merkx zegt dat er inderdaad behoefte is om het gesprek met het BRT aan te gaan op basis van deze punten. Daarna zou de fusiecommissie onderling nog in gesprek kunnen. De heer Mentink zegt dat het digitale vergaderen klinisch is en leidt tot weinig interactie. Dit kan nu niet anders maar hij pleit er wel voor om zo snel mogelijk in een fysiek overleg dit te bespreken.

De heer Abrahams pleit ervoor om een gesprek aan te gaan met het BRT aan de hand van een voorstel over de governance en de specifieke rollen voor de tweede fase. De heer Rensen zegt dat deze behoefte er ook is bij het BRT. Dan zou ook gesproken kunnen worden over de ambities, wat nog te doen voor de fusie en wat kan later gedaan worden. Het BRT zal een voorstel doen en heeft graag op korte termijn daarover een gesprek met de fusiecommissie. De heer Louter zegt dat in fase II meer inhoudelijke keuzes gemaakt moeten worden vanuit het belang van de nieuwe gemeente. Mevrouw Verschoor vraagt of de fusiecommissie proactief bezig gaat zijn of wacht op voorstellen van het BRT. De heer Smit zegt dat het belangrijk is dat de beelden bij iedereen gelijk zijn. Hij vraagt het BRT de punten a t/m g uit te werken en deze uitwerking te gebruiken als basis voor een gesprek met de fusiecommissie. De heer Louter zegt dat er gesprek tussen BRT en fusiecommissie kan worden gevoerd over hun relatie aan de hand van een concreet voorstel of ene gespreksnotitie. De voorzitter zegt dat dit op de actielijst wordt opgenomen en sluit hiermee dit punt af. 7. Voortgangsrapportage projectleider, inclusief communicatiekalender De heer Bosgieter zegt dat het werken met ambassadeurs een goede manier van werken is.

Hij vraagt wel aandacht voor het inhoudelijke beeld dat zij gaan verspreiden en oppert het idee om BN’ers uit de regio in te schakelen voor de naamsbekendheid van Voorne aan Zee. De heer Abrahams zegt dat het de bedoeling is van de ambassadeurs mensen actief te laten participeren in het opstellen van een strategische visie. Als deze duidelijk is kunnen de vervolgstappen worden bepaald. De heer Mentink zegt dat de basis van drie ambassadeurs te smal is. Alle raadsleden zouden ‘het verhaal van Voorne een Zee’ moeten vertellen. De heer Abrahams zegt dat dit inderdaad zo is, maar er moeten wel snel stappen worden gezet. De heer Bosgieter doet de suggestie om oud-bestuurders met een zeker aanzien in te zetten. 2

De heer Mentink zegt dat het geen goed idee is om drie aparte ambassadeurs te benoemen. Dit zouden alle raadsleden moeten zijn, of tenminste de leden van de fusiecommissie. Mevrouw Van Gils zegt dat het nu vooral gaat om bekendheid te geven aan het proces van het opstellen van een strategische visie. Ze zegt het een goed idee te vinden als er gebruikt wordt gemaakt van meer raadsleden. De voorzitter zegt dat er onderscheid moet worden gemaakt tussen het proces en de inhoud. Raadsleden lopen nu het risico te snel betrokken te raken bij de inhoud, waar zij later een besluit over moeten nemen. Mevrouw Verschoor vraagt of er ook interviews met raadsleden komen. Mevrouw Van Gils zegt dat het nu vooral gericht is op het werven van deelnemers aan de digitale tool, daarnaast komen later nog interviews. De voorzitter zegt dat de organisatie verder kan met de opmerkingen van de fusiecommissie en sluit dit punt af. 8. Rondvraag Er meldt zich niemand voor de rondvraag. 9. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 21.10 uur. Aldus vastgesteld in de vergadering van de fusiecommissie van maandag 10 mei 2021. de wnd. secretaris,

de voorzitter,

R.M. van Loon

P. Bouvy-Koene

3