3.a Concept verslag fusiecommissie 10 mei 2021

Verslag van de elfde bijeenkomst van de fusiecommissie van 10 mei 2021 (digitale vergadering) Aanwezig:

dhr. D.P. Bosgieter, dhr. F.J. Heijboer, dhr. W. Smit, dhr. H. Abrahams, dhr. J. ’t Mannetje, dhr. H. Kap, mw. C.M. Meerman, dhr. D.D. van Orselen, dhr. J.A.M. Merkx, dhr. C.B. Mentink, mw. B. Verschoor, mw. J. Krajenbrink.

Voorzitter:

mw. P. Bouvy-Koene

Ook aanwezig:

mw. M. Junius, dhr. P.E. de Jong, dhr. G. Rensen (leden BRT), dhr. D. Louter (procesbegeleider), dhr. R. van Loon en dhr. R. de Vries (griffiers), mevrouw N. van Waart en mevrouw S. Bronsveld (leden ART).

1. Opening en mededelingen Mevrouw Bouvy opent de vergadering om 20:00 uur. 2. Vaststellen agenda De commissie besluit de punten 5 (Projectinrichting tweede fase) en 6 (Voortgang en vervolg strategische visie) om te wisselen. 3. Concept verslag 15 april 2021 en actielijst Het verslag en de actielijst wordt vastgesteld. Naar aanleiding van de actielijst zegt de voorzitter dat geprobeerd wordt de vergadering van juni fysiek te laten plaatsvinden, binnen de regels van de coronamaatregelen. Voor de vergadering van juli wordt geprobeerd iets extra’s te organiseren op een bijzondere locatie. 4. Verslagen bestuurlijk regieteam van 30 maart en 13 april (vastgesteld) en 28 april (concept). De commissie neemt kennis van de verslagen van het BRT. 5. Projectinrichting tweede fase: uitwerking Plan van aanpak Mevrouw Van Waart en mevrouw Bronsveld geven een toelichting middels een presentatie. De heer Smit zegt de rol van de raden te missen in de structuur. Hij mist ook een organogram, voor de duidelijkheid. Hij spreekt zijn zorg uit over het veranderingsproces, wie heeft hierin de leiding? De heer Van Orselen vraagt wat de rol van de raad gaat worden. Hij vraagt of er niet teveel gevraagd wordt van de medewerkers in dit traject, is er wel genoeg capaciteit? Hij zegt dat de dienstverlening het belangrijkst is, dat heeft prioritiet.

De heer Mentink zegt dat er veel aandacht is voor een technische fusie en te weinig aandacht voor een ‘culturele fusie’. Hoe worden we één gemeente, met één cultuur? De heer Merkx vraagt waar de aandacht is voor de medewerkers en voor de cultuur. Wie is hiervoor verantwoordelijk? Mevrouw Verschoor mist het aanhaken van de raad. Ze zegt dat dit een technisch verhaal is over het samenbrengen van organisaties.

1

De heer Bosgieter zegt de ‘culturele aandacht’ te missen. Hij zegt dat de raad terughoudend moet zijn in de bemoeienis met organisatorische zaken, maar wel voeling moet houden. De heer De Jong zegt dat de rol van de raad beschreven is in het Plan van Aanpak zoals is vastgesteld door de raden. Dat is de opdracht van de raden, dit is de uitwerking daarvan. De raden blijven dus betrokken, zoals in het Plan van Aanpak staat. In de derde fase komt een kwartiermaker, die daadwerkelijk de drie culturen gaat samenbrengen. Dit is ook de beoogd gemeentesecretaris. In een termijnagenda zal worden opgenomen wat wanneer gaat gebeuren, belangrijk is dat de basistaken op orde zijn. In de termijnagenda zal ook staan wanneer de raden betrokken worden. Mevrouw Van Waart zegt dat er aandacht is voor de capaciteit van het personeel. Er ligt prioriteit bij die zaken die echt op 1 januari 2023 geregeld moeten zijn. Mevrouw Bronsveld zegt dat de dienstverlening onderdeel is van de basis die op orde moet zijn op 1 januari 2023. Door het vele samenwerken is er al cultuurverandering. De heer Smit zegt dat als de rol van de raden duidelijkere omschreven wordt in dit stuk het echt compleet zal zijn. De heer Abrahams zegt nog de burger te missen in het veranderspoor. Hij vraagt aandacht voor communicatie.

Er is ook nog een verschillend informatieniveau tussen de raden, bijvoorbeeld bij het Stedin-voorstel. Hij zegt dat alle bouwstenen belangrijk kunnen zijn voor de raden, niet alleen het raadsdomein. De heer Mentink zegt dat het ook van belang is het uitvoerend personeel te betrekken bij de cultuurverandering. De heer De Jong zegt dat hij meeneemt naar het BRT dat de rol van de raden duidelijker omschreven moet worden in het stuk, dat de burgers moeten worden meegenomen in traject, dat er gelijke informatievoorziening moet zijn naar de raden en dat alle personeel moet worden betrokken. De voorzitter concludeert dat de fusiecommissie verzoekt de rol van de raden duidelijker te omschrijven in het stuk en een organogram toe te voegen. 6. Voortgang en vervolg strategische visie, incl. participatie De heer Mentink zegt dat de term ‘nieuwe gemeente’ voor verschillende zaken wordt gebruikt, voor de verzameling kernen en voor een nieuwe organisatie. Dit werkt verwarrend. Hij waarschuwt ervoor niet te veel op de stoel van de nieuwe gemeente Voorne aan Zee te gaan zitten. Hij doet de suggestie om de kop boven de stukken ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’ te wijzigen in ‘Gemeente Voorne aan Zee’. De heer Heijboer zegt dat de ambassadeursfuncties al opgenomen waren in het Plan van Aanpak.

Hij zegt het jammer te vinden als dit losgelaten zou worden en vraagt hoe de raden dan meegenomen worden. Mevrouw Verschoor zegt dat drie raadsleden niet alle inwoners kunnen aanspreken, dit kan partijgebonden zijn. Zij doet de suggestie om alle raadsleden dit te laten doen of één raadslid uit iedere fractie. De heer Van Orselen sluit zich aan bij dit laatste idee. Mevrouw Junius zegt dat de tekst over ‘de nieuwe gemeente’ begrijpelijk moet zijn. Zij zegt dat de strategische visie nodig is voor het opbouwen van de nieuwe organisatie, er kan dus niet in alles gewacht worden op de nieuwe gemeente. Ze zegt dat de raden betrokken blijven, ook als er geen ambassadeurs zijn uit de raden. Het doel van de ambassadeurs is om mensen te laten participeren in de digitale tool. Dit traject start op 17 mei. De heer Bosgieter doet de suggestie om bestaande foto’s van raadsleden te gebruiken. De heer Van Orselen doet het voorstel om bij de start alleen collegeleden op te laten treden als ambassadeurs. Raadsleden die dat ook zouden willen doen kunnen dan later nog aansluiten. Mevrouw Meerman zegt dat het juist een krachtig signaal is als ook raadsleden meedoen. 2

De heer Mentink zegt dat het ook van belang is om fysiek bij winkelcentra en dorpscentra te staan met vragenlijsten. De heer Louter zegt dat de campagne kan starten met de collegeleden. Per raad kan men dan zelf nog bezien hoe men hierin actief wil zijn. De voorzitter concludeert dat de raden in de komende week nog kunnen bekijken hoe zij een eigen geluid via sociale media en de pers kunnen laten horen. 7. Voorstel inspiratiesessies De heer Van Orselen zegt het voorstel te steunen. De heer Rensen zegt dat gezocht wordt naar manieren om kennis te nemen van ervaringen met fusies elders. De organisatie hiervan is afhankelijk van de ambtelijke capaciteit. De heer Abrahams zegt dat de planning in bijlage 1 niet overeenkomt met het Plan van Aanpak. De heer Rensen zegt dat het de planning niet vast staat, hier zal nog naar gekeken worden. De voorzitter concludeert dat de fusiecommissie positief is over dit voorstel. 8. Voortgangsrapportage project en update communicatie De heer Smit maakt een compliment voor dit overzicht en vraagt wie dit in het vervolg gaat maken, nu Iris van Gils niet langer betrokken is bij de fusie. Mevrouw Van Waart zegt dat de actuele informatie naar de fusiecommissie zal blijven komen, op deze of op een andere wijze. De voorzitter zegt dat er een duidelijke behoefte is aan deze informatie.

De heer Mentink zegt dat op pagina 2 van de ‘update communicatie’ staat dat communicatiecampagne loop van 10 mei tot 2 juni. Zojuist is besproken dat de start 17 mei is, maar de einddatum is niet een week naar achteren gegaan maar is 31 mei geworden. Hoe kan dit? De heer Louter zegt dat hier twee verschillende onderdelen een rol spelen: enerzijds de communicatiecampagne, die al gestart is, en de participatietool die ingezet wordt van 17 mei tot 31 mei. Hij zegt dit morgen nog eens schriftelijk uit te zullen leggen voor de fusiecommissie. 9. Rondvraag Er meldt zich niemand voor de rondvraag. 10. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 22.01 uur. Aldus vastgesteld in de vergadering van de fusiecommissie van maandag 7 juni 2021. de wnd. secretaris,

de voorzitter,

R.M. van Loon

P. Bouvy-Koene

3