22 06 Verslag archief- en informatiebeheer Westvoorne 2021

Verslag van de archivaris betreffende de informatiehuishouding in de gemeente Westvoorne over het jaar 2021

Uitgevoerd door de archiefinspectie Voorne-Putten A.L.J. van den Berg BSc., archiefinspecteur

In opdracht van de gemeentearchivaris van Westvoorne, drs. A.A. van der Houwen

16 maart 2022

1

Inhoud 1.

Inleiding en verantwoording............................................................................................. 3

1.1

Archiefwet 1995 ................................................................................................................ 3

1.2

Zorg en beheer .................................................................................................................. 3

1.3

Toezicht en verantwoording ......................................................................................... 4

1.4

Archief KPI's........................................................................................................................ 4

1.5

Uitvoering toezicht ........................................................................................................... 5

2. Verslag............................................................................................................................................. 6 KPI-1 Lokale regelgeving ........................................................................................................... 6 KPI-2 Mensen en middelen ....................................................................................................... 7 KPI-3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot ........................ 7 KPI-4 Interne kwaliteitszorg en toezicht ............................................................................. 9 KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden ......................................................................................................................... 9 KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden .............................................................................................................. 11 KPI 7 Overbrenging van archiefbescheiden ..................................................................... 13 KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden ...................... 13 3.

Bevindingen .......................................................................................................................... 14

3.1 Nieuwe verbeterpunten .................................................................................................... 14 3.2 Bestaande verbeterpunten (Nog niet uitgevoerd in 2021)................................. 14 3.3 Aanbevelingen...................................................................................................................... 14 Bijlage 1. KPI score op basis van de stoplicht methode met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden ................................................................................................................................. 16

2

1.

Inleiding en verantwoording

1.1 Archiefwet 1995 Een betrouwbare informatievoorziening is van groot belang voor de kwaliteit van het functioneren van een overheidsorganisatie. Archieven worden gevormd ter ondersteuning van haar werk, als bewijs ter verantwoording van haar handelen tegenover de burger en op termijn als cultuurhistorisch geheugen van de samenleving. De Archiefwet 1995 en haar nadere regelgeving regelt de archiefzorg en het archiefbeheer bij de overheid. Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

1.2 Zorg en beheer Het college van burgemeester en wethouders van Westvoorne is als zorgdrager verantwoordelijk voor de gemeentelijke informatiehuishouding. De verantwoordelijkheid betreft het beheer van zowel analoge als digitale informatie vanaf het moment van ontvangst of opstellen tot aan het moment dat de informatie is vernietigd of voor blijvende bewaring naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats is overgebracht. De landelijke en lokale wet- en regelgeving vormen het kader van dit beheer. Westvoorne is deelnemer in de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten, gevestigd te Brielle. Aan de archivaris is het beheer van de overgebrachte archieven alsmede het toezicht op de niet overgebrachte archieven opgedragen. In de GR is ook de aanwijzing van de archiefbewaarplaats vastgelegd. Het college van Burgemeester en Wethouders van Westvoorne heeft op 29 september 2020 ingestemd met de nieuwe gemeenschappelijke regeling. De nieuwe regeling is per 10 september 2021 in werking getreden1. De Gemeenschappelijke Regeling, de gemeentelijke Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer vormen samen de basis hoe aan de uitvoering van de Archiefwet vorm wordt gegeven.

Gezamenlijk regelen deze de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen wordt gevormd, het beheer, de mensen en middelen en het toezicht op het beheer. Hiermee wordt de gehele informatieketen, vastgelegd in papieren en digitale documenten en registraties geborgd. Het informatiebeheer is organisatorisch ondergebracht bij de stafafdeling Informatievoorziening en -beheer, Beveiliging & Bodedienst. De taakgroep DIV van de stafafdeling draagt zorg voor de uitvoering van het integrale archiefbeheer tot het moment van vernietiging of overbrenging naar de archiefbewaarplaats. De informatie wordt na overbrenging permanent bewaard en is dan kosteloos voor iedereen raadpleegbaar. De gemeente Westvoorne is deelnemer in de Gemeenschappelijke Regeling Syntrophos, die diensten levert in het kader van de ICT, geo-informatie en

1

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2021-309852.html

3

telefonie. Het digitale archief is in technisch beheer gegeven van deze bedrijfsvoeringsorganisatie, gevestigd te Nissewaard.

1.3 Toezicht en verantwoording Het toezicht op het archief- en informatiebeheer is, op grond van artikel 32, 2e lid, Archiefwet 1995 en artikelen 5, lid 1b en 12, lid 4 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten, gelegd bij de gemeentearchivaris. In artikel 8 van de Archiefverordening is bepaald dat Burgemeester en wethouders tenminste een maal per jaar verslag uitbrengen aan de raad over de uitoefening van de zorg voor de archieven van de gemeente Westvoorne2.

1.4 Archief KPI's Namens de gemeentearchivaris oefent de archiefinspecteur toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente Westvoorne die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten, en geeft advies op het terrein van de zorg. Via een aantal Kritische Prestatie Indicatoren Archief (KPI's)3 neemt de inspecteur tijdens inspectieonderzoeken ook aspecten mee van de zorg voor archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. De KPI’s zijn een instrument om te toetsen of de gemeente voldoet aan de wettelijke vereisten. De invulling van dit raamwerk geeft de gemeente inzicht in de kwaliteit van haar informatiehuishouding. De rapportage aan de hand van de Archief KPI's dient drie doeleinden: horizontale verantwoording tussen college en raad, algemene informatievoorziening richting de burger en verticale informatievoorziening ten behoeve van de Gedeputeerde Staten van de Provincie Zuid-Holland. De Archief KPI's bevatten de volgende acht hoofdelementen: 1. Lokale regelgeving; 2. Middelen en mensen; 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot; 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht; 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden; 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden; 7.

Overbrenging van archiefbescheiden; 8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden.

Archiefverordening Westvoorne 2015 en Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten. Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren van de VNG, geactualiseerd april 2020. 2 3

4

1.5 Uitvoering toezicht Jaarlijks wordt een verslag uitgebracht met gebruikmaking van de Archief KPI's om inzicht te geven in de (ontwikkeling van de) kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeente en de mate waarin zij aan de archiefwettelijke eisen blijft voldoen. Vanwege de heersende Covid-19 pandemie en de daaruit voorkomende Coronamaatregelen is er wel met de gemeente contact geweest maar volledig digitaal of telefonisch. Dit verslag is tot stand gekomen aan de hand van (maandelijkse) gesprekken met enkele medewerkers van de gemeente Westvoorne en de bevindingen en observaties van de archiefinspecteur.

5

2. Verslag KPI-1 Lokale regelgeving Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer De archiefvorming van gemeenten valt onder de Archiefwet 1995. Om aan de eisen van die wet te voldoen heeft de gemeente eigen regelgeving betreffende het beheer van de gemeentelijke archieven. De verordening en het Besluit Informatiebeheer zijn up-to-date. Wijziging overheidstaken De gemeente Westvoorne staat aan de vooravond van een bestuurlijke fusie met de gemeenten Brielle en Hellevoetsluis. De datum voor de start van de nieuwe gemeente is 1 januari 2023. Dit betekent ook dat de informatievoorziening van de drie gemeenten wordt samengevoegd. In 2021 zijn hier voorzichtig de eerste stappen voor gezet. Het komende jaar zal voor de gemeente volledig in het teken staan van deze samenvoeging. Het afsluiten van archieven, afstemmen van procedures, het schrijven van nieuw en aangepast beleid zijn enkele grepen uit de werkzaamheden die moeten gebeuren. Dit kost veel tijd, maar bied ook kansen om de informatievoorziening op een hoger niveau te brengen. Het is belangrijk dat de gemeente hier ook ketenpartners als het Streekarchief hier actief bij betrekt. Overzicht gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen De gemeente Westvoorne participeert in diverse gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden.

Een overzicht hiervan is te vinden in de begroting op de website van de gemeente4. Uitbesteden archiefbeheerstaken De gemeente besteedt diverse taken uit. Vaak hoort bij deze taken ook het archiveren van informatie die voortkomt uit die taak. De gemeente Hellevoetsluis voert voor de gemeente Westvoorne de administratie uit in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en de leerplichtwet 1969. Er zijn echter voor het vastleggen en beheren van deze informatie voortvloeiend uit de uitvoering van deze werkzaamheden nog geen overeenkomsten tussen beide gemeenten gesloten. Hoewel de gemeentelijke fusie aanstaande is, is het belangrijk om juridische problemen in de toekomst te voorkomen deze overeenkomsten alsnog af te sluiten. Het is belangrijk voor de bedrijfsvoering van de gemeente om duidelijk zicht te hebben welke partijen informatie beheren waar het college van B&W van de gemeente zorgdrager voor is.

4

6

https://www.westvoorne.nl/_flysystem/media/begroting-2022-westvoorne.pdf

KPI-2 Mensen en middelen Bij de taakgroep DIV, belast met postverwerking, archiefbeheer en functioneel applicatiebeheer, zijn vier personeelsleden werkzaam (3,4 fte)5. Deze bezetting is net voldoende voor het uitvoeren van reguliere werkzaamheden. Ook het afgelopen jaar heeft de taakgroep daarom onder grote druk moeten werken. De belangrijkste oorzaken hiervoor waren het invoeren van het Zaakgericht Werken, het thuiswerken vanwege de geldende Coronamaatregelen en de aankomende gemeentelijke fusie. Hierdoor zijn wel diverse zaken op de langere baan geschoven6. Een aantal van deze zaken zijn echter zo urgent dat deze nog dit jaar, voor de fusie, dienen te worden opgelost. Zie hiervoor KPI-6. Verder is er 1,2 fte aan informatiemanagers beschikbaar7. De beschikbare medewerkers beschikken over de bij hun functie behorende kennis en ervaring.

KPI-3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en edepot Archiefruimten De gemeente beschikt over meerdere ruimten waar de nog niet overgebrachte of te vernietigen archieven bewaard worden. Vanwege de Coronamaatregelen heeft er ook in 2021 geen fysieke controle van de archiefruimten plaatsgevonden. De ruimten van Westvoorne zijn in 2015 voor het laatst bekeken en getoetst aan de eisen zoals gesteld in de Archiefregeling. Het is niet duidelijk gezien de langzame versoepelingen van de geldende Coronamaatregelen en de aankomende gemeentelijke fusie of dit in 2022 wel mogelijk is. Applicaties De gemeente Westvoorne beschikt over diverse informatiesystemen met daarin vaak ook blijvend te bewaren digitale informatie. De gemeente heeft grotendeels inzichtelijk welke systemen dit zijn8. De twee belangrijkste centrale informatiesystemen zijn het DMS ‘Verseon’ en het zaaksysteem ‘e-Suite’. Daarnaast bevinden zich veel langdurig en blijvend te bewaren documenten in het HRM-systeem ‘Youforce’. Al deze systemen waren in 2021 in gebruik. Het zaaksysteem was in 2021 het belangrijkste informatiesysteem van de gemeente. Het DMS was in 2021 nog direct raadpleegbaar en in gebruik door de taakgroep DIV. De overige medewerkers moesten in 2021 de informatie uit het DMS benaderen via het zoeksysteem ‘MYLEX’. Zie voor verdere informatie over deze systemen de KPI’s 5 en 6.

Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) De archiefbewaarplaats van het Streekarchief aan de Hendrik van Wijnstraat 1 te Brielle is aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats. De capaciteit van bijna vier strekkende kilometer is vrijwel volledig benut. De archiefbewaarplaats

5

Het functioneel applicatiebeheer wordt uitgevoerd voor de volgende systemen: i-Navigator, Smartdocuments, DMS Verseon, zaaksysteem e-Suite en zoeksysteem ‘MYLEX’. 6 Zoals archiefvernietiging, overbrengen van archieven en andere meer beleidsmatige projecten. Zie de KPI’s 5,6,7 en 8 voor meer informatie. 7 Demandmanager, CISO, FG en regievoerder 8 De gemeente heeft in 2021 meegedaan aan de tweede monitor digitale informatie van het Streekarchief.

7

voldoet aan de eisen die de Archiefregeling stelt. Helaas zijn de grenzen van de capaciteit van de bewaarplaats bereikt.

E-depot Het Streekarchief, waarvan de gemeente Westvoorne deelnemer is, beschikte in 2021 nog niet over een e-depotvoorziening, bestemd voor permanent beheer van het digitale archief. Wel zijn de voorbereidingen om tot een voor de regio Voorne-Putten passende e-depotvoorziening te komen in gang gezet. In het eerste half jaar van 2021 is een nieuwe monitor digitale informatie gehouden. Ook de gemeente Westvoorne heeft hier informatie voor aangeleverd. De informatie uit deze monitor vormt een deel van de basis voor de aanbesteding van de e-depotvoorziening van het Streekarchief. Vanaf mei 2021 is een externe projectleider gestart die vanuit het Streekarchief het project begeleid. Deze heeft in de loop van 2021 vele gesprekken gevoerd in de regio en daaropvolgend een projectgroep opgezet. Ook medewerkers van de gemeente Westvoorne hebben deelgenomen aan deze gesprekken en zijn betrokken bij de projectgroep. De projectgroep heeft in samenwerking met de projectleider een programma van eisen opgesteld en is betrokken bij de aanbesteding. Deze aanbesteding zal naar verwachting in de eerste helft van 2022 zijn beslag krijgen, zodat de regio Voorne-Putten beschikt over een edepotvoorziening. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming De gemeente beschikt niet over een vastgesteld calamiteitenplan - specifiek gericht op de archiefruimte. In 2021 hebben zich geen incidenten voorgedaan.

Voor het beheer van de digitale archiefbescheiden die op de gemeentelijke server staan, wordt gebruik gemaakt van de diensten van Syntrophos. De serverruimten in Spijkenisse en Rockanje vormen de facto de digitale archiefruimte van de gemeente Westvoorne. De ruimten zijn voorzien van klimaatbeheersing, alarm en rookmelders, blusinstallatie, toegangscontrole en noodstroomvoorziening. Ook Syntrophos beschikt over een back-up procedure. De tweede serverruimte in Rockanje (hierboven al vermeld) fungeert eveneens als back-up. Syntrophos heeft met de firma Centric een uitwijkcontract.

8

KPI-4 Interne kwaliteitszorg en toezicht Interne kwaliteitszorg Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 draagt het college van burgemeester en wethouders er zorg voor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. De gemeente beschikte in 2021 nog niet over een bovengenoemd kwaliteitssysteem. Het blijft belangrijk hier richting de aanstaande fusie aandacht aan te besteden. Toezicht Het toezicht op de niet overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Westvoorne is geregeld in artikel 5, lid 1b van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten9 en in artikelen 9 tot en met 13 van de Archiefverordening 2015 van de gemeente10. De gemeente beschikt over een gediplomeerde archivaris in de persoon van de Streekarchivaris. Het toezicht is door de Streekarchivaris neergelegd bij een fulltime archiefinspecteur. De archivaris brengt daarnaast desgevraagd rechtstreeks advies uit. In 2021 is door de archivaris officieel advies uitbracht ten behoeve van de gemeente Westvoorne. In de paragraaf KPI-6 wordt hierop nader ingegaan. Daarnaast heeft de archiefinspecteur onder andere in het kader van het Zaakgericht Werken diverse online en telefonische (inspectie)gesprekken gevoerd.

KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden Elk archief valt of staat bij het al of niet geordend zijn; bovendien moet zekerheid bestaan over de echtheid en moet zekerheid bestaan dat dit ook over een bepaalde tijd nog kan worden vastgesteld; kortom: de bestuurder, burger en ambtenaar moeten erop kunnen vertrouwen dat een dossier compleet is en elk moment ongewijzigd kan worden ingezien. Ordening, authenticiteit, context en toegankelijkheid Westvoorne voldeed in 2021 aan artikel 18 van de Archiefregeling dat stelt dat de gemeente beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Het volledige archief van voor oktober 2020 is via het Document Management Systeem (DMS) van Verseon. Feitelijk gaat het hier, naast het dynamische archief, om zes verschillende overzichten. Het betreft een oud en nieuw systeem die onderling niet gekoppeld zijn, maar waarbinnen verschillende delen als dynamisch, semi-statisch en te vernietigen archiefblokken doorzoekbaar zijn.

9

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2021-309852.html https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Actueel/Westvoorne/CVDR371364.html

10

9

Het DMS waarborgt de toegankelijkheid van de archiefbescheiden. Het vastleggen van metadata is daartoe een onmisbaar onderdeel. De gegevens zijn gewaarborgd in een metadataschema conform de landelijk norm NEN-ISO 23081. Vanaf oktober 2020 werkt de gemeente zaakgericht met het zaaksysteem eSuite. De ordening in dit systeem is gebaseerd op een verzameling werkprocessen, de zaaktypencatalogus, die ook ondersteund wordt door de Inavigator. Waar nodig zijn koppelingen gelegd naar specifieke afdelingsapplicaties. Het nieuwe metagegevensschema van de e-Suite is een onderdeel van het handboek vervanging. Voor dit schema is het schema van de gemeente Groningen als basis gebruikt en waar nodig aangepast. Zie voor meer informatie over het handboek KPI-6. Analoge Duurzaamheid De analoge archieven in de archiefruimten zijn grotendeels verpakt in zuurvrije dozen en omslagen, waarin zij t.z.t. zullen worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De gemeente is in het kader van de aanstaande fusie begonnen met opruimen, ordenen en bewerken van diverse archiefbestanden11. Digitale Duurzaamheid De gemeente werkt al een aantal jaar grotendeels digitaal. Hierdoor ontstaat er in de organisatie steeds meer besef voor digitale duurzaamheid. Het Zaakgericht Werken en een steeds sneller digitaliserende wereld hebben ook invloed op het digitaal werken en denken van de gemeentelijke organisatie.

De deelname van de gemeente aan de monitor digitale informatie is een voorbeeld van deze verbeterde aandacht en een goede aanloop naar de overbrenging naar een edepot. Wel moet worden gemeld dat er nog steeds processen binnen de gemeente bestaan waarvan de uitkomst nog analoog wordt gearchiveerd. Het gaat hierbij om onder andere de neerslag van het team Publiekszaken. Hoewel deze werkwijze nu nog werkbaar is en ondersteund wordt door de medewerkers DIV, is het van belang deze processen in het kader van de verdergaande digitalisering van de organisatie en de samenleving in de nabije toekomst tegen het licht te houden en waar nodig richting de aanstaande fusie onder te brengen bij bestaande projecten of zelfstandig te digitaliseren.

11

Zoals bijvoorbeeld het archief van de voormalige dienst gemeentewerken, bouwvergunningenserie van de gemeente Westvoorne, tekeningen archieven en diverse andere archiefbestanden.

10

KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Algemeen vervangingsbesluit De gemeente Westvoorne heeft het streven om zo efficiënt mogelijk en (zo goed als) digitaal te werken. In 2021 is daarom een nieuw handboek vervanging met metadataschema en bijbehorend vervangingsbesluit ten behoeve van het zaakgericht werken met de e-Suite vastgesteld12. De streekarchivaris heeft voor dit handboek een positief advies afgegeven. Vervanging personeelsdossiers De afdeling personeelszaken van de gemeente wil haar personeelsdossiers digitaliseren en beschikbaar maken in het HRM-pakket Youforce. In het najaar van 2019 zijn de toen actuele personeelsdossiers al gedigitaliseerd. Deze dossiers zijn nog niet vervangen, zodat de nu in Youforce aanwezige scans formeel nog digitale kopieën zijn. Met het de taakgroep DIV is afgesproken dat zij een lijst opstelt met daarop bijzondere en beleidsbepalende functies en een lijst van functies die tijdens de uitoefening daarvan in aanraking komen met gevaarlijke stoffen. Het handboek vervanging is door een medewerker van de taakgroep DIV in samenwerking met het scanbedrijf geschreven en zal als basis dienen voor een eenmalig vervangingsbesluit. In 2021 zijn hierover door een medewerker van de gemeente diverse gesprekken gevoerd met de archiefinspecteur.

Het vaststellen van het vervangingsbesluit en de daadwerkelijke vervanging vinden plaats in 2022. Vervanging dossiers WMO en Leerplicht Zoals bij KPI-1 vermeld voert de gemeente Hellevoetsluis voor de gemeente Westvoorne de administratie uit in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en de Leerplichtwet 1969. Hellevoetsluis vervangt deze administratie echter. Omdat het college van B&W van Westvoorne als zorgdrager verantwoordelijk blijft voor de WMO- en Leerplichtdossiers dient de gemeente Westvoorne een vervangingsbesluit voor deze dossiers op basis van het handboek vervanging van de gemeente Hellevoetsluis op te stellen. Hierdoor blijft iedere partij op de juiste wijze verantwoordelijk. Zaakgericht Werken In 2021 werkte de organisatie volledig met het zaaksysteem e-Suite. Het werken met het zaaksysteem heeft grote impact op de medewerkers DIV en uiteraard ook op de rest van de organisatie. Het werken met het zaaksysteem is vooral voor de taakgroep DIV bewerkelijk. Zeker in een tijd dat vrijwel alle medewerkers nog zeer veel thuis werkten is het begeleiden van Zaakgericht Werken een behoorlijke klus geworden. Het begeleiden, helpen en adviseren van medewerkers moet veelal digitaal. De e-Suite wordt door de DIV-medewerkers omschreven als een star systeem. Bijna alle aanpassingen die moeten of gewenst zijn, moeten via de leverancier of gebruikersgroepen.

Daarnaast Ook het beheren van het systeem is uitdagend vanwege bijvoorbeeld het ontbreken van een koppeling tussen I-navigator en zaaksysteem. Hierdoor moeten wijzigingen in bewaartermijnen handmatig worden ingevoerd in het zaaksysteem. Verder wordt ook de e-Suite als systeem door de leverancier niet 12

https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR655453

11

meer ontwikkeld omdat deze volledig inzet op de nieuwe werkwijze via het Common Ground Principe. Uitfaseren DMS Verseon In 20221 zijn alle gemeentelijke ICT-systemen gemigreerd naar een nieuwe ICTomgeving. Uit onderzoek bleek dat de kosten voor het geschikt maken van het DMS Verseon voor deze omgeving zeer hoog zouden zijn. De gemeente heeft er voor gekozen om het DMS Verseon uit te faseren en de inhoud te migreren naar het systeem My-lex Legacy. In dit systeem kunnen de gegevens die uit Verseon komen duurzaam beheert worden. Ook vernietiging is mogelijk. Muteren echter niet waardoor er in het DMS Verseon eerst nog de nodige werkzaamheden uitgevoerd moeten worden voordat de gegevens gemigreerd kunnen worden. Zo zullen er nog zaken en dossiers aangevuld en bewerkt moeten worden. Ook zal de vernietigingsachterstand die door de archiefinspecteur is geconstateerd eerst moeten worden weggewerkt. Zie hierover meer hieronder. Onder andere vanwege de nog uit te voeren werkzaamheden, heeft de migratie van de gegevens uit Verseon naar My-lex Legacy nog niet plaatsgevonden. Voordat de migratie plaatsvind dient er conform artikel 25.2 van de Archiefregeling een migratie- en testplan opgesteld te worden en na afloop van de migratie een verklaring hoe de migratie is verlopen en hoe voldaan wordt aan de gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat.

Vernietiging De fysieke archiefbescheiden die in 2020 voor vernietiging in aanmerking kwamen zijn op 15 juli 2021 vernietigd. Op 10 december 2021 is machtiging verleend voor de fysieke archiefbescheiden die in 2021 voor vernietiging vatbaar waren. Deze bescheiden zijn op 6, 20 en 27 december 2021 vernietigd. De gemeente heeft hierdoor geen achterstanden meer in de analoge archiefvernietiging. Wel is geconstateerd dat er alleen fysieke c.q. analoge archiefvernietiging wordt uitgevoerd. De digitale zaken en dossiers die zich in het DMS Verseon bevinden en die voor vernietiging in aanmerking komen dienen ook als de termijn verstreken is vernietigd te worden. Nu de gemeente al sinds 2016 volledig digitale dossiers en zaken vormt, zal een groot deel hiervan al vernietigbaar zijn. Vanwege de krappe bezetting van de taakgroep DIV is men nog niet toegekomen aan digitaal vernietigen. De gemeente loopt op dit vlak echter een groot risico. De gemeente dient ook digitale vernietiging zo snel mogelijk op te pakken en zorg te dragen dat deze wettelijke verplichting uitgevoerd wordt. Vervreemding Er heeft in 2020 geen vervreemding van archiefbescheiden plaatsgevonden. Converteren en migreren Er heeft in 2020 voor zo ver bekend geen conversie of migratie van een informatiesysteem plaatsgevonden. Hotspotmonitor De gemeente heeft nog geen hotspotmonitor laten uitvoeren.

12

KPI 7 Overbrenging van archiefbescheiden De te bewaren archiefbescheiden dienen ingevolge de Archiefwet na een periode van twintig jaar - binnen een periode van tien jaar - te worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats, in dit geval de archiefbewaarplaats van het Streekarchief. In 2021 heeft er geen fysieke overbrenging van archiefbescheiden plaatsgevonden. Wel zijn de in 2020 uitgevoerde overbrengingen administratief en hierdoor feitelijk formeel afgehandeld13. Zoals in paragraaf 3 al is aangegeven is de archiefbewaarplaats van de gemeente zo goed als vol. Na het overbrengen van de boven beschreven bouwvergunningseries, zal de rest van op korte termijn over te brengen moeten wachten tot er door nieuwbouw ruimte beschikbaar is14. Voor de overbrenging van digitale archieven is het nog te vroeg; wel heeft dit nadrukkelijk de aandacht in de contacten met het Streekarchief. Zie hierover ook KPI-3.

KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Na de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief is de informatie in principe openbaar. Slechts in uitzonderlijke gevallen worden dossiers na overbrenging voor langere tijd niet ter inzage gegeven; die bijzondere gevallen worden bij de overbrenging beschreven in de verklaring van overbrenging. Tijdens de openingstijden van de studiezaal (dinsdag-vrijdag van 9.00-16.00 uur) zijn de archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en desgewenst tegen kostprijs te kopiëren of te scannen. Voor de eigen gemeentelijke organisatie blijven de overgebrachte archiefbescheiden nog steeds beschikbaar en kunnen worden geleend door de ambtenaar die deze bescheiden nodig heeft voor zijn of haar werk. Vanwege het vele thuiswerken als gevolg van de Coronamaatregelen worden de aangevraagde stukken gedigitaliseerd en door het Streekarchief digitaal toegezonden aan de behandelend ambtenaar. Dezelfde tendens is te zien in de aanvragen van bezoekers. Voor het fysiek inzien van archiefbescheiden was het Streekarchief in 2021 vanwege verschillende lockdowns grotendeels alleen op afspraak geopend. Het Streekarchief beschikt over een uitgebreide website waar onder meer alle archieftoegangen zijn te doorzoeken.

Veel geraadpleegde bestanden zoals die van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters zijn via die website te raadplegen. Ook in 2021 zijn weer diverse digitale bestanden toegevoegd. Voor een uitgebreidere behandeling van de werkzaamheden van het Streekarchief wordt verwezen naar het jaarverslag van de streekarchivaris. 13

Het ging hier om acht registers met gegevens met betrekking tot begravenen op de begraafplaatsen van de gemeente, 68 strekkende meter bouwvergunningarchieven van de voormalige gemeente Oostvoorne en Rockanje over de periode 1902-1979 en 33,5 strekkende meter secretariearchief van de gemeente Westvoorne over de periode 1990-1999. 14 Het gaat hier in ieder geval om het tienjarenblok 1990-1999 en diverse aanvullingen die door het opruimproject tevoorschijn komen.

13

3.

Bevindingen

Onderstaand zijn de in het vorige hoofdstuk vermelde verbeterpunten en aanbevelingen uitgesplitst.

3.1 Nieuwe verbeterpunten • •

Stel een migratie- en testplan op voor de migratie van het DMS Verseon naar My-lex Legacy en stel na afloop een verklaring op (conform artikel 25 van het Archiefbesluit) (KPI-6). Werk de achterstand in digitale vernietiging weg (KPI-6).

3.2 Bestaande verbeterpunten (Nog niet uitgevoerd in 2021) • •

•

• • • •

Stel een Strategisch Informatie Overleg (SIO) in (KPI-1). Breng in beeld welke partijen in opdracht van de gemeente taken uitvoeren, die ook archiefwaardige informatie voortbrengen. Ook voor deze informatie is het college van B&W als zorgdrager verantwoordelijk (KPI-1). Neem in alle overeenkomsten met derden die ook archiefwaardige gemeentelijke informatie verwerken een archiefparagraaf op waarin duidelijk de verantwoordelijkheden van beide partijen met betrekking tot archivering worden vermeld (KPI-1). Zorg voor een kwaliteitssysteem zoals gesteld in artikel 16 van de Archiefregeling 2010 (KPI-4). Onderzoek welke processen nog volledig op papier worden uitgevoerd en welke, met inachtneming van de geldende wetgeving, gedigitaliseerd kunnen worden (KPI-5). Stel een vervangingsbesluit voor de WMO- en leerplichtdossiers die worden beheerd door de gemeente Hellevoetsluis op, op basis van het handboek vervanging van deze gemeente (KPI-6). Voer een hotspotmonitor uit (KPI-6).

3.3 Aanbevelingen Zoals in KPI-1 vermeld gaat de gemeente Westvoorne fuseren met de gemeenten Brielle en Hellevoetsluis. Deze fusie heeft ook grote invloed op de informatievoorziening. Hieronder volgen diverse aanbevelingen om de informatie zowel voor als na de fusie op peil te houden. (N.B.: deze aanbevelingen komen uit het jaarverslag over 2021, maar zijn nog steeds actueel): • • • •

14

Zorg dat het gemeentelijke beleid (Verordening, Beheersregels Informatiebeheer, Vervangingsbesluit e.d.) bij de start van de nieuwe organisatie of zeer snel daarna vastgesteld is. Maak (samen met Brielle en Hellevoetsluis) een medewerker vrij of stel deze aan, die onder andere bovengenoemde beleidsmatige zaken rondom de fusie regelt en coördineert. Inventariseer de nog aanwezige achterstanden en maak hier een planning voor. Reserveer financiële middelen om de na de fusie nog aanwezige achterstanden weg te kunnen werken.

• • •

15

Inventariseer welke informatiesystemen bij de fusie worden afgesloten en stel daar migratieplannen voor op (conform artikel 25 van het Archiefbesluit). Reserveer financiële middelen voor het migreren of converteren van informatie uit bovenstaande systemen. Er worden aanpassingen gedaan in gemeenschappelijke regelingen en nieuwe contracten zullen worden afgesloten. Neem in alle overeenkomsten met derden die ook archiefwaardige gemeentelijke informatie verwerken een archiefparagraaf op waarin duidelijk de verantwoordelijkheden van beide partijen met betrekking tot archivering worden vermeld.

Bijlage 1. KPI score op basis van de stoplicht methode met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden De bevindingen van het inspectieonderzoek naar het archief- en informatiebeheer bij de gemeente Westvoorne over het jaar 2021, zijn hieronder per hoofdvraag samengevat. 1. Lokale regelingen Hoofdvraag: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De huidige archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn nog actueel Het register van gemeenschappelijke regelingen van de gemeente Westvoorne is online in de begroting raadpleegbaar. De gemeente besteed archiefbeheerstaken uit. Nog niet in alle overeenkomsten is een archiefparagraaf opgenomen. 2. Mensen en middelen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? De gemeente Westvoorne stelt middelen beschikbaar. Deze middelen dienen o.m. aan de wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer besteed te worden. De werkdruk is echter hoog en vergt een grote inspanning van de huidige bezetting. 3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De archiefruimten in Rockanje zijn voor het laatst getoetst aan de eisen van de Archiefregeling in 2015; er zijn nog verbeterpunten. De gemeente heeft overzicht over welke informatiesystemen het beschikt, welke informatie er in deze systemen zit, hoe groot deze informatie is e.d. De gemeente Westvoorne beschikt niet over een calamiteitenplan specifiek gericht op de archiefruimte De depots van de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten voldoen aan de wettelijke eisen voor de bouw en inrichting van archiefbewaarplaatsen. 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? De gemeente Westvoorne beschikt nog niet over een kwaliteitssysteem. Het toezicht op de niet-overgebrachte archiefbescheiden is vastgelegd in de Archiefverordening van Westvoorne.

16

5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Gebeurt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? De gemeente westvoorne beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend volgens de ten tijde van de vorming van het archief geldende ordeningsstructuur en kan deze archiefbescheiden ook binnen een redelijke termijn vinden en beschikbaar stellen. De gemeente Westvoorne beschikt over een meta-gegevensschema. De gemeente gebruikt duurzame gegevensdragers en materialen bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden. De gemeente Westvoorne werkt grotendeels digitaal. De gemeente voldoet bijna volledig aan de wettelijke voorschriften. Wel is er een achterstand in de digitale vernietiging en ontbreekt een kwaliteitssysteem. 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente heeft een achterstand in het vernietigen van digitale archiefbescheiden.

De vervanging van te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden door digitale reproducties vindt sinds 2016 plaats. De gemeente heeft wel een hotspot vastgesteld maar nog geen hotspotmonitor laten uitvoeren. 7. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? De archieven van de gemeente Westvoorne t/m 1999 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten. 8.

Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Het Streekarchief Voorne-Putten beschikt over een studiezaal. Op de website van het Streekarchief worden de beschikbare inventarissen van de archieven van de gemeente Westvoorne getoond. Het raadplegen van de archieven van Westvoorne gebeurt kosteloos in de studiezaal van het Streekarchief.

Verklaring resultaat a.d.h.v. stoplicht methode Voldoet Voldoet voor een aanzienlijk deel, maar er zijn nog aandachtspunten Voldoet gedeeltelijk, er zijn aandachtspunten Voldoet voor een aanzienlijk deel niet Voldoet in het geheel niet

17