22 06 Procesvoorstel accountantsdiensten 2023 voorstel

RAADSVOORSTEL Onderwerp: Aanbesteden accountantsdiensten Voorne aan Zee Zaaknummer: Gevraagd besluit De gemeenteraad besluit: 1. in te stemmen met het procesvoorstel en de uitgangspuntennotitie voor het starten van de aanbesteding voor accountantsdiensten voor de gemeente Voorne aan Zee; 2. de heer E. Mulder (raadslid Westvoorne) aan te wijzen als afgevaardigde namens de gemeenteraden in het aanbestedingsteam; 3. het aanbestedingsteam mandaat te verlenen om namens de gemeenteraad: a. de aanbestedingsstukken voor te bereiden b. de inschrijvingen te beoordelen

Advies / besluit vanuit commissie (nog in te vullen door griffier)

1.

Inleiding De raad is opdrachtgever van de accountant voor taken als het controleren van de gemeentelijke jaarrekening, het opstellen van de managementletter en het uitvoeren van de accountantscontrole. Tot en met controlejaar 2022 is de dienstverlening door de huidige gemeenten gecontracteerd. Het is noodzakelijk dat voor de nieuwe gemeente Voorne aan Zee, voor het controlejaar 2023, een partij is gecontracteerd om de accountantsdienstverlening te kunnen leveren. Voor de accountantsdienstverlening geldt een Europese aanbestedingsplicht, gezien de waarde van de huidige opdrachten ruimschoots de drempel voor Europees aanbesteden overschrijden (groter dan € 215.000,-), al berekend over één jaar (gerekend moet worden met minimaal vier jaar volgens de Aanbestedingswet 2012). De raden van de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne worden gevraagd om te besluiten of zij instemmen met het procesvoorstel voor het starten van de aanbestedingsprocedure.

2.

Bestaand beleid, kaders en eerdere besluiten De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. Dit volgt uit de Gemeentewet.

3.

Argumenten Een openbare Europese aanbestedingsprocedure zal zeker vanwege de wettelijke termijnen drie maanden in beslag nemen na de voorbereidingsperiode (4 tot 8 weken). In de voorbereidingsperiode zal, na het samenstellen van een aanbestedingsteam, onder regie van team Inkoop de behoefte worden scherp gesteld en zullen eisen en wensen verder worden vormgegeven volgens de uitgangspunten. De uitgangspunten voor de aanbesteding zijn bepaald op basis van marktsituatie en de in beeld gebrachte kansen en risico’s (zie notitie). Zodra de voorbereiding is gerealiseerd, kan worden overgegaan tot publicatie van de opdracht op TenderNed, het voorgeschreven aanbestedingsplatform

4.

Communicatie en participatie De raadswerkgroep planning & control is actief betrokken bij de voorbereiding van dit procesvoorstel. Het aanbestedingsteam houdt via de raadswerkgroep planning & control en/of fusiecommissie de raden (of raad vanaf 2023) op de hoogte van de belangrijke stappen in de aanbestedingsprocedure.

5.

Duurzaamheid Het beleid van de huidige gemeenten is om Social Return toe te passen op dienstverleningsovereenkomsten. Accountantsdiensten lenen zich hier slechts beperkt voor, gezien de aard van deze dienstverlening. Het meest kansrijk zijn oplossingen gericht op het onderwijs. Social Return wordt als contractvoorwaarde meegenomen in de aanbesteding, waarbij een percentage van 3% van de opdrachtsom wordt gevraagd om in te zetten voor Social Return activiteiten. Een hoger percentage wordt afgeraden, omdat de verwachting is dat hier niet aan voldaan kan worden.

6.

Kosten, baten en dekking De kosten voor accountantsdienstverlening zijn reeds in de begrotingen opgenomen van de gemeenten. De geconsolideerde begroting biedt naar verwachting voldoende ruimte om de opdracht uit te kunnen voeren. Mocht blijken dat na inschrijving het budget ontoereikend is, wordt een voorstel voor verruiming van het budget aangeboden.

7.

Regionale afstemming N.v.t.

8.

Relatie met het fusieproces Dit betreft een wettelijke plicht. Voor de nieuwe gemeente Voorne aan Zee is deze dienstverlening nog niet gecontracteerd.

Bijlage(n): - Notitie van uitgangspunten – aanbesteding accountant Voorne aan Zee

2