22 06 Procesvoorstel accountantsdiensten 2023 Notitie van Uitgangspunten

Notitie van uitgangspunten – aanbesteding accountant Voorne aan Zee Voor

: Fusiecommissie

Van

: Marcel Koets (coördinerend concerncontroller), Bas Nootenboom (coördinerend griffier), Pieter Veerman (Inkoopregisseur) Datum : 31 mei 2022

1. Aanleiding De raad is opdrachtgever van de accountant voor taken als het controleren van de gemeentelijke jaarrekening, het opstellen van de managementletter en het uitvoeren van de accountantscontrole. Tot en met controlejaar 2022 is de dienstverlening door de huidige gemeenten gecontracteerd. Het is noodzakelijk dat voor de nieuwe gemeente Voorne aan Zee, voor het controlejaar 2023, een partij is gecontracteerd om de accountantsdienstverlening te kunnen leveren. Voor de accountantsdienstverlening geldt een Europese aanbestedingsplicht, gezien de waarde van de huidige opdrachten ruimschoots de drempel voor Europees aanbesteden overschrijden (groter dan € 215.000,-), al berekend over één jaar (gerekend moet worden met minimaal vier jaar volgens de Aanbestedingswet 2012). In bijgaande notitie worden uitgangspunten voor de aanbesteding voorgesteld en wordt een procesvoorstel gedaan voor de contractvorming. In de notitie wordt de achterliggende informatie toegelicht over de aan te besteden dienstverlening en de procedure. Na afstemming met de raadswerkgroep planning & control wordt de notitie van uitgangspunten ter advisering voorgelegd aan de fusiecommissie. Het is vervolgens aan de raden om te besluiten of zij instemmen met het procesvoorstel voor het starten van de aanbestedingsprocedure.

2. Procesvoorstel voor aanbestedingsprocedure Een openbare Europese aanbestedingsprocedure zal zeker vanwege de wettelijke termijnen drie maanden in beslag nemen na de voorbereidingsperiode (4 tot 8 weken). In de voorbereidingsperiode zal, na het samenstellen van een aanbestedingsteam, onder regie van team Inkoop de behoefte worden scherp gesteld en zullen eisen en wensen verder worden vormgegeven volgens de uitgangspunten. De uitgangspunten voor de aanbesteding zijn bepaald op basis van marktsituatie en de in beeld gebrachte kansen en risico’s (zie notitie). Zodra de voorbereiding is gerealiseerd kan worden overgegaan tot publicatie van de opdracht op TenderNed, het voorgeschreven aanbestedingsplatform. Voor de uitvoering van de aanbestedingsprocedure wordt gevraagd om mandaat te verlenen, via een besluit van de gemeenteraden, aan een aanbestedingsteam dat namens de gemeenteraden (en toekomstige gemeenteraad van Voorne aan Zee) uitvoering geeft aan de procedure en de beoordeling uitvoert, overeenkomstig de op te stellen documenten. Voorgesteld wordt om het aanbestedingsteam te laten bestaan uit de volgende functionarissen: - Coördinerend griffier namens de drie gemeenten; - Coördinerend concerncontroller namens de drie gemeenten; - Afgevaardigde namens de gemeenteraden (gemeenteraadslid Erik Mulder (gemeente Westvoorne) stelt zich kandidaat).

Het aanbestedingsteam zal worden ondersteund door een inkoopregisseur, die de procesbegeleiding verzorgt.

Pagina 1 van 7

Het aanbestedingsteam krijgt mandaat om de aanbestedingsstukken voor te bereiden en de beoordeling uit te voeren. Hierin worden de volgende afstemmings- en besluitvormingsmomenten voorzien met de raden: - Schriftelijke consultatie door de raadswerkgroep tot en met 1 juni 2022, inclusief aandragen van raadslid om plaats te nemen in het aanbestedingsteam (indien geen voordracht wordt gedaan, zal het beoordelingsteam worden aangevuld met een griffier of (concern)controller) deze fase heeft reeds plaatsgevonden; - Definitieve advisering over de notitie van uitgangspunten door de fusiecommissie op 13 juni 2022; - Besluitvorming door de gemeenteraden van de notitie van uitgangspunten op 22 juni 2022 of 6 juli 2022, waarmee mandaat wordt gegeven om de aanbesteding te doorlopen; - Vaststellen van de aanbestedingsstukken, beoordeling en voorlopige gunning van de aanbesteding door het gemandateerde aanbestedingsteam. - Definitieve gunning van de opdracht door de gemeenteraad van Voorne aan Zee, kwartaal 1 – 2023 op basis van genomen voorlopige gunning door het aanbestedingsteam. Hierna kan de contractondertekening plaatsvinden door de burgemeester van de gemeente Voorne aan Zee. Het aanbestedingsteam houdt via de raadswerkgroep planning & control en/of fusiecommissie de raden (of raad vanaf 2023) op de hoogte van de belangrijke stappen in de aanbestedingsprocedure.

Pagina 2 van 7

Achterliggende motivering voor vast te stellen uitgangspunten en proces 1. Type overeenkomst Voor accountantsdienstverlening is het wenselijk om een meerjarige samenwerking met een accountant aan te gaan. Gezien de complexe materie, de wisselwerking tussen interne controle en externe controle en het gegeven dat deze dienstverlening schaars is, is het wenselijk om een samenwerking op te bouwen met een accountant. De Aanbestedingswet 2012 geeft aan dat een raamovereenkomst in beginsel niet langer mag duren dan vier jaren. Gezien hiervoor genoemde omstandigheden, is het wenselijk om in te zetten op langdurige samenwerking – die de raadsperiode overstijgt. Geadviseerd wordt om voor maximaal zes jaar een overeenkomst aan te gaan, zodat in een volgende raadsperiode opnieuw een afweging kan worden gemaakt over de invulling van deze dienstverlening. Vanuit de raadswerkgroep zijn zowel wensen geuit voor een kortere als een langere contractduur. Een langere contractduur wordt vanuit juridische oogpunt afgeraden. Korter wordt afgeraden in het kader van een efficiënte bedrijfsvoering. Procedure bij ‘geen inschrijvingen’ Als in Europese aanbestedingsprocedure geen of geen geschikte inschrijvingen zijn ingediend is het toegestaan een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging te volgen.

Belangrijk hierbij is dat de voorwaarden van de oorspronkelijke opdracht niet wezenlijk wijzigen. Dit betekent dat alle eisen en voorgenomen contractvoorwaarden gelijk moeten blijven, waaronder de contractduur. Het is aan de gemeente om te bepalen met welke partij(en) zij in onderhandeling gaan. Mocht deze situatie zich voordoen, dan zal hierover afstemming plaatsvinden met de raadscommissie planning & control.

2. Markt Voor aanvang van het aanbestedingstraject is een marktverkenning uitgevoerd. Hiernaast heeft de gemeente Hellevoetsluis recent (twee jaar geleden) ook een uitgebreide marktconsultatie uitgevoerd. Deze informatie wordt meegenomen bij het voorbereiden van de uitvraag in de aanbestedingsprocedure. Een nieuwe marktconsultatieronde is niet opportuun, omdat hieruit geen nieuwe informatie verwacht wordt. In de aanbestedingsprocedure is gelegenheid om vragen te stellen, waarmee de marktpartijen de gelegenheid hebben om hun inbreng te leveren op de uitvraag. De accountancybranche is in vier groepen te verdelen: 1. De Big Four (Deloitte, EY, PWC, KPMG): deze groep richt zich voornamelijk volgens de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) steeds meer op de highend consultancy bij de top 500 bedrijven in Nederland. 2. De Mid Five (BDO, Flynth, Accon avm, Baker Tilly, Mazars): deze groep richt zich voornamelijk op de samenstel- en controlepraktijk voor (de top van) het midden- en kleinbedrijf (mkb) en de grootzakelijke markt. 3. De middelgrote kantoren richten zich op een gespecialiseerde doelgroep (bijvoorbeeld agri), zijn actief in een bepaalde regio en richten zich op de middelgrote partijen op het gebied van overheid, cultuur, zorg en onderwijs. 4.

De kleine kantoren (tot tien medewerkers) zijn vooral lokaal actief en richten zich op het verlenen van specifieke vormen van dienstverlening, waaronder accountancy, administratie en belastingadvies. Het aantal bedrijven in de accountancy en de administratieve dienstverlening is de afgelopen tien jaar gegroeid met meer dan 10.000 bedrijven. Begin 2017 stond de teller volgens het CBS op 31.380. De nieuwe bedrijven zijn vooral eenmanszaken, maar ook het aantal kleine kantoren (twee tot tien medewerkers) groeide. Het aantal grote kantoren (meer dan vijftig medewerkers) daalde. Het is de vraag of eenmanszaken en kleine kantoren voldoende

Pagina 3 van 7

kunnen investeren in digitalisering. Ook is de steeds strengere wet- en regelgeving voor kleinere organisaties een uitdaging. Er ontstaan hierdoor steeds meer samenwerkingsverbanden. De coronacrisis heeft ook de accountancymarkt geraakt. Dit heeft zelfs geleid tot faillissementen. De impact van deze faillissementen zal waarschijnlijk effect hebben op de gemeentemarkt. Gemeentemarkt Het aantal accountants dat geïnteresseerd is in de gemeentemarkt neemt steeds meer af. Op Voorne wordt gewerkt met twee accountantskantoren: Deloitte en Publieke Sector Accountants (PSA). Deloitte is leverancier van de gemeente Hellevoetsluis, wat bijzonder is gezien grotere accountantskantoren (4000 tot 5000 fte) uit de Top 30 Accountantskantoren Nederland, zich steeds meer terugtrekken uit de gemeentelijke markt. Hieraan liggen diverse redenen ten grondslag als: - Complexiteit overheveling van taken aan de gemeenten (Sociaal Domein); - Verhouding tussen gevraagde tarieven en gewenste tarieven van de accountant; - Geschillen over meerwerk; - Strengere kwaliteitseisen en risico’s; - Krappe arbeidsmarkt; - Beperkte opdracht (hoofdzakelijk controle van de jaarrekening). Het wordt lastiger voor gemeenten om een accountant te vinden. Dit is terug te zien in marktonderzoeken, waaruit blijkt dat het aantal inschrijvingen op gemeentelijke aanbestedingen minimaal is.

Hiernaast hebben de gemeenten Brielle en Westvoorne dit in de praktijk ervaren en moesten zij overstappen van Deloitte naar een kleiner kantoor PSA (opgestart door oud-medewerkers van Deloitte). Naast de situatie dat voormalige medewerkers van grote accountantskantoren starten met een eigen kantoor en richten zich op de gemeentelijke portefeuille, zien we beperkt ook andere kantoren zich richten op de gemeentemarkt. Belangrijk is wel aandacht te hebben voor de ervaring die deze partijen hebben met gemeentespecifieke onderwerpen zoals grondexploitaties en het sociaal domein. Ontwikkelingen in de markt - Innovaties worden zichtbaar. Denk aan robotisering in de accountancy en blockchain oplossingen om in online register transacties registreren. Dit zorgt voor een snelle en veilige vastlegging van gedeelde data. De rol van de accountant als 'trusted advisor' zal hierdoor minder belangrijk worden. Ook digitalisering zorgt ervoor dat handmatige taken steeds meer uitgebannen kunnen worden. - De wereld draait steeds meer om realtime data, terwijl de accountant zich tot nu toe richt op het achteraf controleren van documenten. De accountants die de transformatie weten te maken naar continu en proactief adviseren, zullen de winnaars van de toekomst zijn. - De krappe arbeidsmarkt remt de groei van bedrijven in de sector. Een goed en innovatief HR- beleid is essentieel.

- Er wordt een consolidatieslag verwacht in de accountancy-sector. - Verschuiving van verantwoordelijkheden door inwerkingtreding van rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten.

3. Niveau interne audit De externe accountant zal meestal bij controle van de gemeentelijke jaarrekening gebruik maken van controles die al door medewerkers van de gemeente zijn uitgevoerd. Naarmate die beter zijn, hoeft de accountant minder (meer)werk te verrichten.

Pagina 4 van 7

De voorwaarden voor de accountant om te kunnen steunen op de door de gemeente uitgevoerde auditwerkzaamheden staan in de wet- en regelgeving voor accountantscontrole in de zogenoemde Standaard 610 ‘Gebruikmaken van de werkzaamheden van interne auditors’ (december 2013, aangescherpte versie). Als niet aan de nieuwe voorwaarden wordt voldaan, dan zal de accountant meer werkzaamheden moeten verrichten dan voorheen. In de aanbesteding wordt bepaald wie deze meerkosten betaalt. Van belang is dat accountant en gemeente tijdig met elkaar in gesprek zijn over de kwaliteit van de audit. De mate waarin de gemeentelijke controleactiviteiten c.q. de medewerker (per te controleren post/proces) aantoonbaar ‘scoort’ op de voorwaarden objectiviteit, deskundigheid en kwaliteit bepaalt de mate waarin de accountant er gebruik van kan maken. Is het niet van voldoende niveau, dan staat de gemeente voor de keus om de kwaliteit van de eigen auditfunctie te verhogen, slim een aantal zaken in te richten of om extra werkzaamheden aan de accountant te laten. Dergelijke zaken zijn specifiek te maken door dit uit te vragen in de aanbesteding in de vorm van gunningswensen.

4. Inkoopstrategie Als opdrachtgevend orgaan wordt de raad gevraagd de uitgangspunten van de inkoopstrategie vaststellen. Bij het vaststellen met deze strategie zal de nadere uitwerking van de aanbestedingsdocumenten aan de hand van deze uitgangspunten worden vormgegeven.

A: Gewenste situatie start van de overeenkomst

De randvoorwaarden voor de samenwerking zijn bekend bij de partijen bij de start van de opdracht. Dit betreft zowel de kwaliteiten van het accountantskantoor als de beschikbaarheid van benodigde expertise van het betreffende kantoor. De gemeenteraad van Voorne aan Zee heeft nog de gelegenheid om proceswensen door te geven en te kiezen voor de wijze hoe zij de relatie met de accountant vorm wil geven (rekeningcommissie of auditcommissie; en de invulling daarvan). Deze ruimte wordt vrij gelaten binnen de contractafspraken, zodat de (nieuwe) raad optimale ruimte heeft om de samenwerking goed vorm te geven.

B: Gewenste situatie expiratie overeenkomst

Alle jaarcontroles zijn uitgevoerd binnen de daarvoor gestelde deadlines. Overdracht naar een nieuwe accountant is mogelijk, vanuit een overdrachtsdossier. Alle opties (contractverlengingen) uit de overeenkomst zijn gelicht. -

Kansen van dit inkooptraject -

Risico’s bij dit inkooptraject

Pagina 5 van 7

-

Ruimte bieden aan de nieuwe gemeenteraad om te kiezen voor een rekeningcommissie of een auditcommissie; Ruimte om de relatie met de accountant vorm te geven; De nieuwe ambtelijke organisatie biedt kansen om controleproces zo efficiënt mogelijk in te richten (afstemmen van werkzaamheden, wat doet de ambtelijke organisatie zelf en wat doet de accountant); Volume van Voorne aan Zee maakt het aantrekkelijker om diensten aan te bieden aan de nieuwe gemeente; Volume van Voorne aan Zee biedt kansen tot lagere accountantskosten ten opzichte van de drie gemeenten afzonderlijk. Gemeentemarkt is onaantrekkelijk om in te schrijven (beheersmaatregel: ruimte bieden aan de accountant

-

-

-

-

-

voor vrije invulling daar waar mogelijk, niet alles vastleggen in strenge eisen); Weinig concurrentie kan leiden tot hoge inschrijfprijzen (beheersmaatregel: plafondtarieven/bedragen toepassen, waarbij wel aandacht dient te zijn dat tarieven interessant genoeg blijven om in te schrijven); Opstartfase (nieuwe organisatie, eerste controlejaar van de accountant, historie vanuit drie gemeenten) (beheersmaatregel: specifiek gunningscriteria opstellen om de opstartfase in beeld te krijgen); Wijziging in wet- en regelgeving gedurende de contractperiode (beheersmaatregel: opnemen in contractbepalingen) Meerwerk in de uitvoering van de jaarlijkse opdracht (beheersmaatregel: vaste jaarprijs voor de standaard dienstverlening uitvragen gericht op de controle en de natuurlijke adviesfunctie, additionele verzoeken via uurtarieven). Geen inschrijvers (beheersmaatregel: onderhandelingsprocedure starten).

Eisen & Wensen Selectie-eisen (t.a.v. leverancier)

-

-

Gunnings-eisen (t.a.v. behoefte/inkoop)

-

-

-

Gunnings-wensen (t.a.v. behoefte/inkoop) -

Pagina 6 van 7

De leverancier dient ingeschreven te zijn in het beroepsof handelsregister; De leverancier heeft de kwalificatie van Registeraccountant; De leverancier heeft ervaring met het beoordelen van grondexploitaties; De leverancier heeft ervaring met het beoordelen van overheidsorganisaties (waaronder ervaring met het sociaal domein). Planning van de jaarrekeningcontrole passend binnen de planning&control-cyclus van Voorne aan Zee; Accountantsverklaringen bij deelverantwoordingen (optioneel, met daarbij het recht om ook gebruik te maken van andere partijen); Zijn in staat om de gewenste producten (auditplan, controle jaarrekening, controle rapport, management letter en additionele onderzoeken) te leveren (deadlines worden toegevoegd in de definitieve aanbestedingsdocumenten); Vaste prijs voor controlewerkzaamheden; Vaste prijs voor invulling van natuurlijke adviesfunctie.

Hoe wordt invulling aan de adviesfunctie gegeven richting de gemeenteraad (inclusief zienswijze verschillen rekeningcommissie en auditcommissie); Inzicht in controlefilosofie en -aanpak (inclusief zienswijze op het wel of niet toepassen van een interim controle en de relatie met de betrokkenen in de gemeente van de ambtelijke organisatie, het college en de raad); Hoe gaat de accountant om met de ontwikkeling van de organisatie (beginperiode de AO/IC en interne controlemaatregelen goed ingebed zijn in de organisatie zodat meer procesmatig gecontroleerd zou kunnen worden en minder detailcontrole noodzakelijk is) en welk effect heeft dit op het jaarbedrag;

-

Concrete werkafspraken, waaronder welke informatie aangeleverd moet worden door de ambtelijke organisatie.

Verhouding prijs/kwaliteit

Nader te duiden op basis van de uitwerking van de aanbestedingsstukken, met daarbij de nadruk op kwaliteit (60 tot 70% van de 100%-totaalpunten). De inschrijvingen worden beoordeeld op basis van een prijs-kwaliteitverhouding. Hiervoor wordt door het aanbestedingsteam een gunningsmethodiek uitgewerkt, waarin kwaliteit benadrukt wordt op basis van de gunningswensen.

Social Return

Het beleid van de huidige gemeenten is om Social Return toe te passen op dienstverleningsovereenkomsten. Accountantsdiensten lenen zich hier slechts beperkt voor, gezien de aard van deze dienstverlening. Het meest kansrijk zijn oplossingen gericht op het onderwijs. Social Return wordt als contractvoorwaarde meegenomen in de aanbesteding, waarbij een percentage van 3% van de opdrachtsom wordt gevraagd om in te zetten voor Social Return activiteiten. Een hoger percentage wordt afgeraden, omdat de verwachting is dat hier niet aan voldaan kan worden.

Pagina 7 van 7