22 06 Jaarrekening 2021 versie 20 juni Accountantsverslag 2021 gemeente Westvoorne

Accountantsverslag 2021 Gemeente Westvoorne

Aan de gemeenteraad van de gemeente Westvoorne Postbus 550 3235 ZH ROCKANJE

Geachte leden van de gemeenteraad,

Onderwerp Accountantsverslag 2021

Wij hebben de controle van de jaarrekening 2021 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van gemeente Westvoorne is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 1 juni 2022 hebben wij dit accountantsverslag afgestemd met uw Concerncontroller, uw Teamleider FJC en uw coördinator Jaarrekening. Op 7 juni 2022 is dit accountantsverslag met de portefeuillehouder Financiën en de gemeentesecretaris afgestemd. Wij bespreken dit accountantsverslag op 8 juni 2022 met de Auditcommissie.

Datum 20 juni 2022

Bij de jaarrekening 2021 hebben wij op 20 juni 2022 een goedkeurende controleverklaring voor het aspect getrouwheid en een verklaring met beperking voor het aspect rechtmatigheid afgegeven.

Kenmerk 312017012.22.156

Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2021. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (zonder de persoonlijke handtekening) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad.

Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V.

ValidSigned door W. Kalkman RA op 20-06-2022 Was getekend: W. Kalkman RA

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag:

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij...................................... 4 2. Financiële positie en resultaat .............................................................. 10 3. Bevindingen eindejaarscontrole ........................................................... 15

Wouter Kalkman

4. Interne beheersing ............................................................................... 24

Tel: 06 – 2127 2977

5. Overige aangelegenheden .................................................................... 29

Ralf van Hattem

6. Verplichte tabel SiSa ............................................................................. 37

Tel: 06 – 1234 5175

312017012.22.156 - 2

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312017012.22.156 - 3

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 20 juli 2021 (kenmerk 312017012.21.186) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2021. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van gemeente Westvoorne. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), met het door de gemeenteraad op 22 december 2021 vastgestelde ‘Controleprotocol gemeente Westvoorne 2021’ en het tevens op 22 december 2021 ter kennisgeving aangenomen ‘Normenkader 2020’ en in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden en de Regeling Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT). Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2021 voldoende voor de doelstelling van onze controle.

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben is gebaseerd op de maximaal toe te passen marges voor de Materialiteitsbepaling is bepaald overeenkomstig de accountantscontrole, zoals deze zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). Bij onze controle van de jaarrekening 2021 hebben wij daarom de volgende goedkeuringstoleranties gehanteerd: aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2021

Bron: jaarrekening 2021

Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten

€ 593.000

Onzekerheden

€ 1.779.000

De gemeenteraad heeft in het ‘Controleprotocol gemeente Westvoorne 2021’ de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 50.000.

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de jaarrekeningcontrole 2021 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze

312021003.22.114 - 4

opsomming betekent niet dat er sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. Risico’s voor deze jaarrekening  Bestaan en waardering van activa als gevolg van schattingselementen (inschatting van levensduur en restwaarden).  De waardering en risico inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen.  Verwerking van reservemutaties als gevolg van wijzigingen in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV in 2018.  De verantwoording en waardering van voorzieningen (personeelsvoorzieningen en onderhoudsvoorzieningen) in relatie tot de aanwezigheid van actuele beheerplannen en andere onderbouwingen.  Uw fiscale positie in het kader van de vennootschapsbelasting (Vpb).  “Management override of controls”. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlestandaarden en is niet uniek voor de gemeente Westvoorne.  De naleving van de (Europese) aanbestedingsregels.

 Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder prestatielevering Wet Maatschappelijke Ondersteuning (hierna: Wmo) en de Jeugdwet.  De actualiteit van de gevoerde administratie(s), gericht op de betrouwbaarheid van de (tussentijdse) informatievoorziening. Risico’s voor de komende jaarrekeningen  De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven collegeverklaring rechtmatigheid (vanaf boekjaar 2022).  De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle.  De kwaliteit van de IT-beheersomgeving. Het inschatten als significant risico is inherent aan deze posten en is niet direct een gevolg van verwachte leemten in de interne beheersing van uw gemeente. Ook is sprake van inschattingen van bruto risico’s, alvorens eventuele beheersmaatregelen zijn genomen. Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar hoofdstuk 3. ‘Bevindingen eindejaarscontrole’.

Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in hoofdstuk 4. ‘Interne beheersing’.

312017012.22.156 - 5

De baten en lasten, alsmede Op basis van uw normenkader hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente gecontroleerd. Hierbij zijn materiële bijzonderheden geconstateerd bij het onderwerp naleven van de regels rond de Europese balansmutaties, zijn niet aanbestedingswetgeving. Bij onze jaarrekeningcontrole hebben wij aan de hand van een door uw gemeente uitgevoerde volledig rechtmatig tot crediteurenanalyse (spendanalyse) gecontroleerd of de Europese aanbestedingswetgeving gedurende het boekjaar 2021 is stand gekomen nageleefd. Op basis van de spendanalyse constateren wij dat voor 13 dossiers de Europese aanbestedingsregels niet zijn nageleefd voor een bedrag van € 1.242.000.

Op het programma 3 Werken (€ 16.000) is sprake van een overschrijding van de begroting (lasten). Deze begrotingsrechtmatigheidsfouten werken niet door in ons rechtmatigheidsoordeel. Er is in uw jaarrekening geen sprake van overschrijdingen op investeringskredieten. Onze conclusie is derhalve dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties, niet rechtmatig zijn in de jaarrekening 2021.

De jaarrekening voldoet aan Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van gemeente Westvoorne. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het toepassen het BBV

van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van gemeente Westvoorne zijn uiteengezet in de jaarstukken 2021 in onderdeel ‘Grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening’. Wij hebben het door het college van burgemeester en wethouders toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Geïdentificeerde fouten in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole resteren er ongecorrigeerde afwijkingen. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn materieel (dus hebben invloed op de strekking van onze controleverklaring). De overige bevindingen zijn naar onze mening van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor nadere toelichting hierop verwijzen wij naar het onderdeel ‘Goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en een verklaring met een beperking voor rechtmatigheid’ in dit rapport (zie hierna). Voor de (niet materiële) fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

312017012.22.156 - 6

Goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en een verklaring met een beperking voor rechtmatigheid

Wij zijn van oordeel dat de jaarstukken 2021 van gemeente Westvoorne een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva op 31 december 2021 in overeenstemming met het BBV. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2021 niet in alle van materieel belang zijnde aspecten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader (ter kennisgeving aangenomen door de gemeenteraad op 22 december 2021). Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door voorzitter en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen. Voor de volledigheid hebben wij hieronder een overzicht met de geconstateerde controleverschillen opgenomen (inclusief de gehanteerde goedkeuringstoleranties, zoals eerder in dit hoofdstuk toegelicht): Aard van de fouten en onzekerheden (x € 1.000)

Rechtmatigheid

Getrouwheid

Fouten Het niet voldoen aan de Europese aanbestedingswetgeving Onvolledige verplichting afrekening GR Jeugdhulp Rijnmond

1.242 68

68

Totaal fouten

1.310

68

592

592

Goedkeuringstolerantie voor fouten

312017012.22.156 - 7

Onzekerheden

Rechtmatigheid

Getrouwheid

Onzekerheid lokale Jeugdzorg

73

73

Onzekerheid WMO ZIN, vervoersvoorzieningen en woningaanpassingen

536

536

WMO en Jeugd persoonsgebonden budgetten (Pgb’s)

192

192

Totaal onzekerheden

801

801

1.776

1.776

Goedkeuringstoleranties voor onzekerheden

312017012.22.156 - 8

2.

Financiële positie en resultaat

312017012.22.156 - 9

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeente neemt in absolute zin toe

In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten in 2021 bedraagt € 1,8 miljoen nadelig. Per saldo is tussentijds € 9,5 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2021 € 7,7 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans.

Eigen vermogen (in € 1.000) Eigen vermogen per 1 januari Tussentijdse resultaatbestemming Gerealiseerd resultaat Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’) Afrondingsverschillen Eigen vermogen per 31 december

2021

2020

2019

2018

2017

45.341

26.767

29.473

33.448

36.101

-/- 9.538

17.480

-/-3.076

-/-4.847

-/- 2.461

7.680

1.094

370

872

-/- 192

-/- 1.858

18.574

-/- 2.706

-/- 3.975

-/- 2.653

45.341

26.767

29.473

33.448

-/- 2 43.481

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de toevoegingen aan en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw gemeenteraad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2021 36% van het balanstotaal (op 1 januari 2021 tevens 36% van het balanstotaal). In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college van burgemeester en wethouders een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2021. Wij verwijzen u naar deze toelichting. 312017012.22.156 - 10

Als signaalwaarde voor de solvabiliteitsratio geldt volgens de VNG een percentage van 20%. Bij een solvabiliteitsratio lager dan 20% bevindt de gemeente zich op glad ijs. In de begroting 2021 heeft de gemeenteraad de solvabiliteit bepaald op 32% en op basis van de jaarrekening 2021 bedraagt de solvabiliteit 36%. De solvabiliteit is derhalve 4 procentpunt hoger dan begroot. De gemeenteraad heeft voor de solvabiliteit een grens van 30% vastgesteld. Ter vergelijking hebben wij de solvabiliteit van een aantal gemeenten opgenomen. Daaruit blijkt dat de solvabiliteit van uw gemeente per 31 december 2020 ongeveer op het niveau van alle gemeenten van Nederland ligt. Ter vergelijking over 2020: Gemeente Nederland Zuid-Holland Gemeenten kleiner dan 25.000 inwoners

Solvabiliteit 2020 37% 45% 36%

Brielle Hellevoetsluis Goeree-Overflakkee Nissewaard

83% 17% 44% 30%

Bron: www.waarstaatjegemeente.nl

Resultaat 2021 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een boekjaarjaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerd resultaat. Dit is het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het boekjaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse toevoegingen aan reserves. De toevoegingen aan dan wel onttrekkingen uit reserves vinden plaats op basis van de door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: Het overzicht van baten en lasten over 2021 laat een nadelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 1,8 miljoen zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) nadelig saldo van € 9,2 miljoen. Dit is een voordeel van € 7,4 miljoen. Het gerealiseerd resultaat ad € 7,7 miljoen voordelig is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen.

312017012.22.156 - 11

In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het gerealiseerd resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen. Exploitatieresultaat (in € 1. 000) Totale baten

46.607

Totale lasten

48.465

Gerealiseerde saldo van baten en lasten (nadelig)

1.858

Af: toevoegingen aan reserves

10.901

Bij: onttrekkingen uit reserves

20.439

Saldo mutaties reserves (per saldo onttrekking)

9.538

Gerealiseerd resultaat (voordelig)

7.680

Het nadelige saldo van baten en lasten 2021 (resultaat vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting.

312017012.22.156 - 12

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit Het college van vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit heeft het college van burgemeester en wethouders bepaald op burgemeester en € 18,4 miljoen. wethouders kwalificeert het weerstandsvermogen als De inventarisatie van risico’s die in de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing” (in het jaarverslag) is opgenomen, geeft uitstekend om de een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, inclusief een kans inschatting van het zich voordoen van het geïdentificeerde risico, om zo de benodigde weerstandscapaciteit te kunnen bepalen. Daarbij wordt een doorlopend inzicht onderkende risico’s af te gegeven in de grootste risico’s (qua kans en financiële impact) voor uw gemeente, en wordt aangegeven welke risico’s zijn kunnen dekken verdwenen en/of nieuw zijn geïdentificeerd. Ook wordt een inhoudelijke toelichting gegeven op nieuw gedefinieerde en gewijzigde risico’s in de top van de grootste risico’s.

Uw gemeente heeft op basis van deze risico-inventarisatie door middel van een simulatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is bij het vastgestelde zekerheidspercentage. Hieruit volgt een bedrag aan gewenste weerstandscapaciteit (risico-omvang) van afgerond € 3,2 miljoen. De weerstandscapaciteit bedraagt € 18,4 miljoen. De weerstandsratio bedraagt circa 5,7 en is naar de mening van het college van burgemeester en wethouders uitstekend. Wij verwijzen u voor de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan naar de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing”. Overigens merken wij hierbij op dat de gewenste weerstandscapaciteit, de weerstandscapaciteit en de weerstandsratio niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.

312017012.22.156 - 13

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

312017012.22.156 - 14

3. Bevindingen eindejaarscontrole Oplevering is verder verbeterd

Bij de start van de controle van de jaarrekening 2021 op 18 april 2022 waren de concept jaarstukken 2021 gereed. De oplevering van de onderbouwende stukken was volledig, met uitzondering van het onderdeel Europese aanbesteding. Ten opzichte van vorig jaar heeft uw gemeente wederom stappen gezet in het proces van samenstellen van de jaarstukken. Het zelflerend vermogen bij het proces samenstellen jaarstukken is ruim voldoende. Na de start van de controle van de jaarrekening 2021 hebben wij de volledige en constructieve, prettige medewerking van uw organisatie gehad.

Grondexploitaties

Een belangrijke post in de jaarrekening van de gemeente Westvoorne betreft de voorraden (grondexploitaties). Door de schattingscomponenten die samenhangen met de waardering van de grondexploitaties, besteden wij hier tijdens de controle bijzondere aandacht aan. De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot de zogenoemde vijf P’s: • •

• • •

Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn. Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in woningbehoefte en vraag naar bedrijventerrein. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van aanbod van bedrijventerrein en woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente? Prijs: de verkoopprijzen van woningen zijn momenteel hoog. Hoe vertaalt dit zich in grondprijzen en wat zijn de verwachtingen op de (middel-)lange termijn? Plankosten: zijn de geraamde kosten die voor de grondexploitaties gemaakt moeten worden realistisch? U kunt hierbij denken aan de totstandkoming van de ramingen van bijvoorbeeld civieltechnische werken en interne plankosten. Parameters: zijn de gehanteerde kosten- en opbrengstenindexaties in lijn met de actuele marktontwikkelingen en zijn de renteparameter en disconteringsvoet in overeenstemming met de voorschriften in het BBV?

De grondexploitaties zijn door uw gemeente voor de jaarrekening 2021 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd), en waar nodig zijn door u de verwachtingen bijgesteld. Daarbij is tevens beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen of winstnames moeten worden verwerkt. Overigens is de portefeuille binnen uw gemeente beperkt, de risico’s zijn daarom kleiner dan bij de meeste andere gemeenten. 312019005.22.122 - 15

In exploitatie genomen gronden De portefeuille van in exploitatie genomen gronden bij uw gemeente is overzichtelijk. Alleen de projecten Drenkeling en Bredeschool Rockanje (hierna: Bredeschool) kwalificeren als in exploitatie genomen bouwgronden. Beide projecten betreffen projecten voor woningbouw en hebben daarom in de huidige markt een lager risicoprofiel. Bovendien is het project Drenkeling nagenoeg afgerond en zijn de opbrengsten binnen dit project volledig gerealiseerd. Bij beide projecten werd op basis van de concept-jaarrekening een positief eindresultaat verwacht van € 135.000 voor Drenkeling en € 659.000 bij Bredeschool . Bij beide projecten is een deel van dit resultaat als winstname verantwoord in 2021, dit gaat om een bedrage van € 79.000 bij Drenkeling en € 40.000 bij Bredeschool in de concept-jaarrekening. De achtergrond hiervan is dat hoe verder het project gevorderd is, hoe groter het percentage van het eindresultaat als winstname in het boekjaar moet worden verantwoord. Op basis van onze controlewerkzaamheden, waaronder het kennisnemen van de uitgevoerde interne beheersingsmaatregelen, merken wij het volgende op: 



Europese aanbestedingen

De ingerekende grondopbrengsten zijn voorzichtig, net als in 2019 en 2020. Bij Bredeschool Rockanje was dit gebaseerd op een taxatie uit 2016 (met indexering). Wij hebben u geadviseerd een taxatie uit te voeren om de geraamde grondopbrengsten bij Bredeschool beter te onderbouwen. Gedurende de controle hebben wij een nadere onderbouwing ontvangen. Het ontvangen makelaarsrapport voldoet niet aan de eisen die wij stellen aan betrouwbare controle-informatie. De eindwaarde van het project Bredeschool valt door de ontvangen indicatie van de makelaar overigens inderdaad al fors hoger uit. Aangezien de voortgang van het project nog beperkt is (POC is 7%) is het effect op de winstname 2021 nog beperkt. In de toekomst, naarmate het project vordert, zullen meer winsten verantwoord worden. Wij vragen u daarom voor de toekomst (MPG 2023) nadrukkelijk om een taxatie (die voldoet aan de daaraan te stellen eisen) bij de grondopbrengsten binnen dit project. In 2020 hebben wij opmerkingen gemaakt over de onderbouwingen en realisme van de door uw gemeente gehanteerde plankostenramingen. Ook over 2021 hebben wij opgemerkt dat de gehanteerde plankostenramingen niet realistisch lijken en niet voldoende onderbouwd zijn. Dit geldt met de name voor de plankosten die in 2022 zijn geraamd bij het project Bredeschool ad. € 250.000.

Doordat het project Bredeschool een positief resultaat heeft en de voortgang op basis van de POC-systematiek nog beperkt is, is het effect van deze hogere plankosten (op de winstname 2021) beperkt. Wij merken dit daarom niet aan als fout in onze controle. Wel vragen wij uw aandacht voor kwalitatief goede plankostenramingen met een deugdelijke onderbouwing bij de aanstaande actualisaties van het MPG.

Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole bevat onder andere de Europese aanbestedingswetgeving. Bij onze jaarrekeningcontrole hebben wij aan de hand van een door uw gemeente uitgevoerde crediteurenanalyse (spendanalyse) gecontroleerd of de Europese aanbestedingswetgeving gedurende het boekjaar 2021 is nageleefd.

312017012.22.156 - 16

Op basis van de spendanalyse constateren wij dat voor 13 dossiers (2020: 15 dossiers) de Europese aanbestedingsregels niet zijn nageleefd. Wij merken op dat de bevindingen grotendeels zijn geconstateerd door uw gemeente en grotendeels voortkomen uit financiële beheershandelingen van voor 2021. De Commissie BBV beveelt het aan om meerjarige inkoopcontracten, die zouden moeten voldoen aan Europese aanbestedingsregels maar dat niet doen, in de toelichting op de jaarrekening op te nemen bij de ‘niet in de balans opgenomen verplichtingen’ voor het volle bedrag waarover het contract is afgesloten. Uw gemeente heeft ervoor gekozen om dit niet te doen. Wij hebben de verplichtingen dan ook niet meegewogen in ons oordeel. De rechtmatigheidsfout over het boekjaar 2021 komt uit op een bedrag van € 1.173.000 (in 2020 € 1.062.000). Daarnaast geldt voor één dossier dat er onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid in verband met de complexiteit van de opdrachten. Dat gaat om een bedrag van € 100.000. Dit dossiers tellen wij niet mee in de foutenevaluatie. Algemene dienst Woonbedrijf Totaal

Aantal dossiers 5 8 12

Bedrag

€ 250.000 € 992.000 € 1.242.000

Wij adviseren u, om het risico op fouten te beperken in 2022, de volgende adviezen op te volgen:   



Wmo en Jeugd Zorg in natura – prestatielevering niet vastgesteld

Implementeer de verbeteracties in de eerder genoemd bestuursopdracht en monitor de voortgang daarvan. Creëer bewustwording in de gehele organisatie en verdiep en verbreed de kennis van de EU Aanbestedingsregels in de organisatie bij alle budgethouders. Gebruik voor de opdrachtverlening altijd een startformulier, dat aansluit op de vragen die relevant zijn bij het beoordelen dat de juiste keuze wordt gemaakt, inclusief documentatie/onderbouwing. Dit moet gebeuren in de 1e lijn, door het team dat de opdracht verstrekt. Staak de opdrachtverstrekking aan ondernemingen die eerder als onrechtmatig zijn aangemerkt indien deze opdrachten niet rechtmatig in de markt zijn gezet.

Het vaststellen dat de prestaties in het kader van de Wmo Zorg in natura, waaronder huishoudelijke ondersteuning en begeleiding vallen, zijn geleverd, moet op twee manieren worden gedaan, namelijk: 

Enerzijds via de productieverantwoordingen van de zorginstelling die zijn voorzien van een controleverklaring met goedkeurend oordeel van de accountant van de zorginstelling. Zorginstellingen zijn op basis van het “Algemeen accountantsprotocol 312017012.22.156 - 17



financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet 2021” verplicht bij productieverantwoordingen boven de € 125.000 een controleverklaring van de accountant van de zorginstelling toe te voegen. De accountant stelt bij de controle onder andere vast dat de zorg is geleverd. Anderzijds door bij productieverantwoordingen zonder controleverklaring, of in die gevallen waar geen goedkeurende controleverklaring is verstrekt, het college van burgemeester en wethouders aanvullende controles uit te laten voeren om vast te stellen dat de prestatie zijn geleverd.

Over 2021 is voor totaal € 536.000 aan bestedingen in het kader van de Wmo Zorg in natura niet onderbouwd voor wat betreft de prestatielevering. Dit geldt voor de lokale jeugdzorg voor een bedrag van € 73.000. Omdat het college van burgemeester en wethouders geen aanvullende controles heeft uitgevoerd in 2021 ten aanzien van deze bestedingen is er geen zekerheid verkregen dat prestaties daadwerkelijk geleverd zijn. Wij hebben daarom in totaal € 609.000 aan bestedingen in het kader van Wmo Zorg in natura en lokale jeugdzorg als onzeker aangemerkt. Deze onzekerheden passen binnen grenzen voor goedkeuring.

Begrotingsrechtmatigheid is Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2021, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. adequaat toegelicht in de jaarrekening De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet.

Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV. Een belangrijk uitgangspunt is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat de gemeenteraad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven.

Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant deze kostenoverschrijdingen, waarvan het college van burgemeester en wethouders in de jaarrekening moet aangeven dat de 312017012.22.156 - 18

gemeenteraad deze nog dient te autoriseren, in het verslag van bevindingen aan de orde stellen. Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij de gemeenteraad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig en tellen mee in het oordeel van de accountant. Dit is bij uw gemeente overigens niet aan de orde. Begrotingsafwijkingen werken niet door in de controleverklaring In totaal heeft uw gemeente € 57,4 miljoen aan lasten begroot na wijziging (excl. reservemutaties), tegenover € 48,4 miljoen aan gerealiseerde lasten in 2021. Dit is in totaal een onderschrijding van € 9 miljoen (19%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 48,3 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 46,7 miljoen aan gerealiseerde baten in 2021. Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten komt daarmee op circa € 1,7 miljoen nadelig. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen op het niveau waarop de gemeenteraad de begroting autoriseert. In uw geval is dat op programmaniveau, waarbij er sprake is van hogere lasten op de programma’s: 

Programma 3 Werken voor een bedrag van € 16.000

Naast overschrijdingen van lasten op deze programma’s, zijn ook op onderdelen meer baten gerealiseerd dan begroot. Over de baten rapporteren wij in deze paragraaf niet, omdat dit geen onderdeel uitmaakt van het criterium begrotingsrechtmatigheid zoals de richtlijnen voorschrijven. De overschrijdingen op de lasten zijn onrechtmatig, maar tellen niet mee in het oordeel van de accountant. De begrotingsrechtmatigheid omvat ook de overschrijdingen op investeringskredieten. Deze hebben zich in 2021 niet voorgedaan. Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de toelichtingen die zijn opgenomen in de jaarrekening, waarin een analyse van de (begrotings-) afwijkingen en de begrotingsrechtmatigheid 2021 is opgenomen.

Te betalen vennootschapsbelasting

Uitgangspunt in uw jaarrekening is dat in beperkte mate sprake is van activiteiten die onder de vennootschapsbelastingplicht vallen. Het college van burgemeester en wethouders heeft voor 2021 een vennootschapsbelastingverplichting ingerekend voor een bedrag van € 4.000. Overigens adviseren wij u om bij nieuwe en gewijzigde activiteiten de vennootschapsbelastingverplichting blijvend te actualiseren. Hieronder valt ook een periodieke toets of uw “grondbedrijf” door de ondernemerspoort gaat.

312017012.22.156 - 19

Wet normering topinkomens (WNT)

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over € 209.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. Met ingang van boekjaar 2018 dienen ook de ontvangen vergoedingen die bij andere WNT plichtige instellingen zijn ontvangen te worden verantwoord in de WNT-verantwoording. Aangezien het voor ons niet mogelijk is de volledigheid vast te stellen van de dienstbetrekkingen en de ontvangen vergoedingen, is in de Regeling Controleprotocol WNT opgenomen dat wij de anticumulatiebepaling niet hoeven te controleren.

In onze controleverklaring is dit ook als zodanig toegelicht. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt derhalve geen onderdeel uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden. In 2021 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. In 2021 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Bij de controle van de WNT-verantwoording 2021 stelden wij wel vast dat er geen sprake was van een (zichtbare) interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. Wij vragen uw aandacht voor de inhoudelijke controle, bijvoorbeeld het beoordelen van de juistheid van de looncodes die wel of niet zijn meegenomen en de zichtbare vastlegging van het uitgevoerde controlewerk. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2022 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2021 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Indien op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking.

Geen fouten en onzekerheden met betrekking tot de SiSabijlage

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2021 onder Single information, Single audit (SiSa) vallen. Wij doen dit met een tabel, die in overeenstemming met de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. 312017012.22.156 - 20

Wij hebben deze tabel in hoofdstuk 6 ‘Verplichte tabel SiSa’ opgenomen. Wij merken op dat wij geen fouten of onzekerheden hebben geconstateerd die groter zijn dan € 125.000 (of groter dan de rapporteringsgrens) zoals voorgeschreven via de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa (en de door de gemeenteraad vastgestelde aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2021).

Onzekerheden Pgb’s bedragen € 192.000

Bij de controle op de Persoonsgebonden budgetten (Pgb’s) voor de Wmo en de Jeugdwet is het van belang om de rechtmatigheid van de lasten vast te stellen. De gemeente Westvoorne kent de Pgb’s toe op basis van de Wmo. De Pgb-bestedingen zijn (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft een controleverklaring met beperking bij de verantwoordingen 2021 Wmo verstrekt vanwege diverse rechtmatigheidsafwijkingen. De SVB beoordeelt een deel van de bestedingen ten laste van de Pgb-budgetten als onrechtmatig. De meest waarschijnlijk fout blijft voor uw gemeente onder de rapporteringstolerantie. De Auditdienst SVB controleert niet de prestatielevering die ten grondslag dient te liggen aan de Pgb's, omdat de SVB niet op prestatielevering toetst. Daarom dient de gemeente zelfstandig onderzoek naar de prestatielevering uit te voeren, bijvoorbeeld aan de hand van de BADO-notitie "PGB-verantwoording/controle door gemeenten" d.d. 13 maart 2018, om vast te stellen dat er daadwerkelijk prestaties aan de Pgb's ten grondslag liggen. Uw college heeft een dergelijk onderzoek naar de prestatielevering van de Pgb’s niet uitgevoerd. Daarom hebben wij de massa aan Pgb’s (€ 192.000) als onzeker gekwalificeerd. Dit betekent overigens niet dat wij fouten hebben geconstateerd.

Onvolledigheid verplichting GR Jeugdhulp Rijnmond ad € 68.000

Op basis van recente informatie van gemeenschappelijk regeling Jeugdhulp Rijnmond is vastgesteld dat er over het jaar 2021 een tekort is ontstaan, waardoor de participerende gemeenten, waaronder de gemeente Westvoorne, middelen moeten bijstorten. Voor uw gemeente bedraagt deze extra inleg € 169.000. Op basis van het BBV en het voorzichtigheidsbeginsel moet deze extra inleg worden verantwoord in de jaarrekening 2021. Uw gemeente had reeds op dit tekort geanticipeerd en in de concept-jaarrekening een extra inleg ingeboekt van € 101.000. Het deel dat niet in de jaarrekening 2021 is meegenomen als extra last nemen wij mee als getrouwheidsfout in onze foutenevaluatie. Dit is een bedrag van € 68.000.

312017012.22.156 - 21

M&O-beleid TOZO nog te formuleren en vast te stellen

Voor wat betreft het vaststellen of wel of geen sprake is van misbruik en oneigenlijk gebruik heeft u nog geen beleid opgesteld. Wij adviseren u om dergelijk beleid alsnog op te stellen en in 2022 opvolging te geven aan dit (nog te formuleren) beleid.

Normenkader 2022 moet door uw gemeenteraad worden vastgesteld

In de Kadernota rechtmatigheid 2022 is bepaald dat gemeenten met ingang van boekjaar 2022 het normenkader moeten laten vaststellen door de gemeenteraad. Over boekjaar 2021 is het normenkader ter kennisgeving aangeboden aan de gemeenteraad. Voor het normenkader 2021 is dat akkoord. Voor 2022 is het van belang dat u het normenkader 2022 vaststelt.

312017012.22.156 - 22

4.

Interne beheersing

312017012.22.156 - 23

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim- Op 27 december 2021 hebben wij de managementletter 2021 aan u verstrekt. Deze managementletter is besproken met het management en met de Auditcommissie. Hieronder treft u de managementsamenvatting aan. controle

312017012.22.156 - 24

Rechtmatigheidsverantwoording

In de meicirculaire 2018 heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (hierna ministerie BZK aangegeven dat met ingang van het boekjaar 2022 het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet afgeven. Tot en met de jaarrekening 2021 geeft de accountant bij de jaarrekening van uw gemeente een controleverklaring af, met daarin een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Dat tweede oordeel, de rechtmatigheid, verdwijnt naar verwachting vanaf de jaarrekening 2022. Het ministerie van BZK heeft via de nieuwsbrief IBI (nummer 103, juni 2021) aangegeven dat de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld wordt tot in ieder geval de jaarrekening 2022. Dit betekent dat vanaf dan onze controleverklaring alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording die door het college in de jaarrekening wordt opgenomen) bevat. In onze managementletter zijn wij ingegaan op wat dit allemaal voor uw gemeente betekent. De belangrijkste punten hebben wij hierna samengevat en, waar noodzakelijk, aangevuld met recente ontwikkelingen: 

Vanaf het verslagjaar 2022 moet het college zichzelf over rechtmatigheid verantwoorden. In de jaarrekening dient daartoe de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen. In de paragraaf Bedrijfsvoering kan een uitgebreidere toelichting op rechtmatigheidsbevindingen door het college worden gegeven: o Voor de rechtmatigheidsverantwoording heeft de commissie BBV een model tekst ontwikkeld. Met dit verplichte model moet het college zich verantwoorden over de rechtmatigheid, eventuele afwijkingen en onduidelijkheden. Relevant hiervoor is de “verantwoordingsgrens”. Dit is het bedrag, dat ligt tussen 0% en 3% van de lasten, inclusief toevoegingen aan reserves, waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden gerapporteerd door het college. Fouten en onduidelijkheden (zie verderop in dit onderdeel) worden niet bij elkaar opgesteld. o In de paragraaf Bedrijfsvoering moet vervolgens een toelichting worden gegeven op de afwijkingen en de maatregelen die het college neemt om deze in de toekomst te voorkomen. Een rapporteringsgrens kan gebruikt worden om geconstateerde fouten die onder de verantwoordingsgrens vallen toch inzichtelijk te maken voor de gemeenteraad. De gemeenteraad zou bijvoorbeeld kunnen bepalen dat deze afwijkingen door het college moeten worden vermeld in de paragraaf Bedrijfsvoering.

Door deze laatste afwijkingen in de paragraaf Bedrijfsvoering te rapporteren, informeert het college de gemeenteraad over de kwaliteit van de interne beheersing en de uitkomsten daarvan. Meer hierover kunt u ook lezen in de Notitie Bedrijfsvoering van de commissie BBV.



Een belangrijke wijziging met betrekking tot het normenkader is dat vanaf 2022, wanneer de wetswijziging wordt aangenomen, het normenkader expliciet door de gemeenteraad moet worden vastgesteld. Wij adviseren u daar rekening mee te houden.



De commissie BBV heeft inmiddels de herziene kadernota uitgebracht (hierna Kadernota rechtmatigheid 2022), waarin zij haar visie geeft over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. Het doel is uiteindelijk dat uw gemeente zelfstandig de in de Kadernota rechtmatigheid 2022 benoemde rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het 312017012.22.156 - 25

M&O-criterium en het voorwaardencriterium) afdekt. De Kadernota rechtmatigheid 2022 is daarmee vooral een belangrijk document voor de gemeenteraad en het college van decentrale overheden geworden. In paragraaf 1.4 van de Kadernota rechtmatigheid 2022 is een tiental stellige uitspraken gedaan en zijn zeven aanbevelingen gedaan. Deze worden in de Kadernota rechtmatigheid 2022 verder uitgewerkt. Deze stellige uitspraken en aanbevelingen kunnen u helpen bij de verdere implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording binnen uw gemeente. Een aantal van deze stellige uitspraken en aanbevelingen willen wij graag onder de aandacht brengen: o De Kadernota rechtmatigheid 2022 introduceert het begrip ‘onduidelijkheden’. Dit begrip geeft aan dat er situaties zijn waarin het ook voor het college niet duidelijk is of er rechtmatig gehandeld is. Deze moeten dan worden toegelicht en worden gewogen door het college. o In de kadernota rechtmatigheid 2022 wordt ook ingegaan op de toepassing van tolerantiegrenzen, afwijkingen en de weging hiervan. Deze begrippen zijn vooral van belang voor uw intern controleplan. o De commissie adviseert ook fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hierover heeft de commissie BBV in de Notitie Bedrijfsvoering meer geschreven.

o De invoering betekent eveneens dat de verordeningen 212, 213 en het normenkader moeten worden geactualiseerd. Ook moeten afspraken worden gemaakt of herzien met de accountant. Hierbij moet u vooral denken aan de scope van de interne controle (getrouwheid versus rechtmatigheid), de documentatie van de uitgevoerde interne controles en de planning van de interne controle. U beschikt over een Intern Controleplan 2021, deze moet voor 2022 geactualiseerd worden. Het intern controleplan, de daarin opgenomen risicoanalyse en de tijdige uitvoering van de geplande interne controles, zijn belangrijke randvoorwaarden om in 2023 een rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen met betrekking tot boekjaar 2022 o Bij aan derden uitbestede werkzaamheden is het belangrijk als gemeente zelf zekerheid te krijgen over de rechtmatigheid. De wijze waarop dat kan is in de kadernota rechtmatigheid 2022 uitgewerkt. Uw gemeente heeft overigens in dit verband geen werkzaamheden aan derden uitbesteed. Wij adviseren u overigens om (voor zover u dit nog niet heeft gedaan) kennis te nemen van de kadernota rechtmatigheid 2022. Deze kadernota kan ondersteunend zijn aan het verder vormgeven aan de invulling van de rol van verschillende actoren binnen uw gemeente.

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording stelt hogere eisen aan het college van burgemeester en wethouders om voldoende en actief toezicht te houden op de interne beheersing, tijdig en adequaat bij te sturen aan de hand van bevindingen en hierover zich te verantwoorden aan de gemeenteraad. Dat betekent dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording het moment is om het gehele systeem van interne beheersing (de 'checks and balances') naar een hoger niveau te tillen. Dit heeft mogelijk ook gevolgen voor de inrichting van de organisatie en de inzet van medewerkers.

312017012.22.156 - 26

Een goede onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording is ons gedeeld belang. De accountant moet straks immers verklaren dat de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. Wij zijn als uw accountant dus in belangrijke mate afhankelijk van de (interne controle) werkzaamheden van het college. Uiteraard maken wij hier graag gebruik van en willen wij graag samen optrekken om tot een goede invulling van de rechtmatigheidsverantwoording te komen. De jaarlijkse beoordeling van het intern controleplan van het college, de door haar uitgevoerde risicoanalyse en de beoogde interne controle aanpak bespreken wij diepgaand met elkaar. Een belangrijke verandering ten opzichte van voorgaande jaren is, dat wij dit vooral vroegtijdig, meer concreet in het eerste of tweede kwartaal willen doen. Het doel is uiteindelijk dat uw gemeente geheel zelfstandig de 3 rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&O-criterium en het voorwaardencriterium) afdekt en dat wij door goede afspraken aan de voorkant kunnen volstaan met een marginale review achteraf. Dan is het in onze optiek logisch dat wij vroeg in het jaar met elkaar in gesprek zijn. De manier waarop u nu de interne controle uitvoert, biedt hiervoor een goede basis. Wij adviseren u de noodzakelijk vervolgstappen te zetten.

In dit kader hebben wij eerder de volgende elementen benoemd: besluitvorming gemeenteraad (verantwoordingsgrens, rapporteringsgrens, tolerantie en normenkader) voorbereiden; uitwerking rechtmatigheidscriteria, in kaart brengen relevante wet- en regelgeving, uitvoeren risicoanalyse (wat kan er misgaan en wat is de impact hiervan), relevante beheersmaatregelen identificeren, het bepalen van gegevensgerichte detailcontroles (afdekken restrisico) en opstellen van werkprogramma’s waar nodig.

312017012.22.156 - 27

5.

Overige aangelegenheden

312017012.22.156 - 28

5. Overige aangelegenheden Geen meningsverschil met het college van burgemeester en wethouders

Er zijn geen meningsverschillen met het college van burgemeester en wethouders geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het college en de medewerkers van uw gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Bevestigingen van het college van burgemeester en wethouders ontvangen

Wij hebben namens het college van burgemeester en wethouders een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen d.d. 20 juni 2022.

Naleving van wet- en regelgeving

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving met uitzondering van de bevindingen die elders in het rapport zijn opgenomen ten aanzien van met name EU-aanbestedingen.

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.

Geen aanwijzingen van fraude

In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht.

312017012.22.156 - 29

Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met de directie, het financieel management en de concerncontroller van de gemeente Westvoorne, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management en directie hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken. Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht. Hoewel wij op grond van de controle- en overige standaarden een kritische houding moeten hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2021 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.

Tot slot merken wij op dat het college inmiddels beschikt over een geactualiseerde en geformaliseerde frauderisicoanalyse en dat deze ook is besproken met de auditcommissie.

Inzicht in onze tijdsbesteding

In het rapport “In het publieke belang” van de NBA, de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountant, zijn maatregelen opgenomen die de kwaliteit en onafhankelijkheid van de controlerend accountant moeten waarborgen of verbeteren. Op basis van één van de maatregelen rapporteren wij de bestede uren van onze controlewerkzaamheden aan u. Hieronder treft u de opgave van onze tijdsbesteding aan., inclusief een schatting van nog te besteden uren voor de afronding van de jaarrekeningcontrole (waaronder het voeren van besprekingen en het archiveren van ons dossier. Uren geraamd

Uren besteed

Tekenend accountant

110

99

Overige teamleden

585

674

Het hogere aantal bestede uren wordt voor een belangrijk deel verklaard doordat het aantal SiSa-regelingen, waarover u met de jaarrekening 2021 verantwoording moet afleggen, significant is gestegen. Met onze brief van 26 januari 2022 hebben wij u daarover geïnformeerd. In de “geraamde tijdsbesteding” zijn hiervoor geen uren geraamd.

312017012.22.156 - 30

Bevestiging onafhankelijkheid

Bevestiging onafhankelijkheid In overeenstemming met Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het college en de gemeenteraad. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van gemeente Westvoorne in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Publieke Sector Accountants beschikt over een stelsel van maatregelen om onze onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Het stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen.

Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie:  Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt.  Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle partners en werknemers bij Publieke Sector Accountants.  Procedures voor de organisatie van periodieke training inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften.  Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven.  De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen.

 Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreiging voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde onafhankelijkheidsevaluatie) wordt in het dossier opgenomen.  Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Publieke Sector Accountants wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt. Wij zullen dan ook overwegen de gemeenteraad of de auditcommissie te raadplegen.  Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften. De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder getoetst. 312017012.22.156 - 31

Interne roulatie Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de wettelijke controle van een controlecliënt meewerken. Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om de bedreiging weg te nemen. Wij merken op dat er in het kader van onze controleopdracht geen sprake is geweest van een dergelijke bedreiging. Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Publieke Sector Accountants, haar partners en haar medewerkers en de gemeente Westvoorne, die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken welke aan u gerapporteerd dienen te worden.

Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid De Nederlandse onafhankelijkheidsregels vereisen dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste organen informeert over geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die Publieke Sector Accountants, een bestuurder of interne toezichthouder van Publieke Sector Accountants of een lid van het controleteam heeft ontvangen van of verstrekt aan de gemeente Westvoorne of een bij de gemeente Westvoorne betrokken persoon. Hierbij is een drempel van € 100 opgenomen in de regels. Wij zijn van mening dat de verstrekte en ontvangen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid gepast zijn en derhalve niet tot een bedreiging voor de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht hebben geleid. Volledigheidshalve merken wij op dat wij geen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid hebben verstrekt/ontvangen die een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben.

Aanvullende dienstverlening Een overzicht van de aanvullende dienstverlening hebben wij hieronder opgenomen. Aanvullende dienstverlening Controle financiële verantwoording “Innovatiezone Westvoorne - Green Economy” Controle Glasintensivering fase 5 312017012.22.156 - 32