22 04 drie visies bijlage opmerkingen raadsleden 10 maart 2022

Datum

: Woensdag 20 april

Van Voor

: BRT : Raden

Onderwerp

: Opgehaalde vragen en opmerkingen Thema bijeenkomst raden 10 maart

Dienstverleningsconcept 1. Wat de aanwezige raadsleden belangrijk vonden om te verbeteren: - Toegankelijkheid van de website (is nu niet altijd het geval). - De dienstverlening organiseren vanuit inwoners en ondernemers. - Denken vanuit inwoners en ondernemers. Ook in de benaming van de dienstverlening geen vaktaal gebruiken. - Geen last voor burgers van tussenschakels in de beantwoording door de gemeente. - Werken met vaste contactpersonen. - Logische dienstverlening. Als inwoner zelf niet hoeven na te denken waar je moet zijn. - Rekening houden met alle doelgroepen. - Open en transparant zijn over de dienstverlening (ook over afhandeltermijnen). - Methodisch verbeteren van de dienstverlening. - Naast de medewerkers die al buiten aan het werk zijn, ook andere ambtenaren in de dorpen en wijken zichtbaar aanwezig laten zijn. 2. Hoe werkt een klantreis? - Met de inwoner of ondernemer meekijken welke weg hij/zij aflegt binnen de gemeente. De reis letterlijk meemaken, ervaringen delen en van daaruit verbeteren. 3. Inrichting dorps- en wijkgericht werken? - Op 1 januari minimaal zoals we dat nu ook doen. - Weten wat er speelt in de dorpen en wijken en onze dienstverlening hier op afstemmen. - Aanwezig zijn in dorpen en wijken. Ook in bestaande voorzieningen. - Vanaf 2023 dit verder doorontwikkelen. Minimaal hetzelfde dienstverleningsniveau als nu, vanaf 1/1/2023.

Daarmee voegen we de drie dienstverleningsniveaus samen en kiezen bij elk element het hoogste niveau. Dat is het streven. Opmerking: Graag dan wel het budget bewaken en de dienstverlening niet duurder maken. 4. Er zijn nog best wat stappen te maken om op 1 januari de basis op orde te hebben. Het is een streven, maar gaat dat ook lukken? - Daar gaan we natuurlijk voor en we doen er alles aan om dit te laten lukken. We hebben ook best veel al geregeld. - Zorg ervoor dat inwoners en ondernemers zo min mogelijk merken van de fusie. - Systemen en techniek op orde. - Processen harmoniseren. - Dichtbij blijven. - Ambtenaren perspectief bieden en aan boord houden. - Met zijn allen naar de startstreep op 1 januari 2023. 5. Niet te veel sturen of laten lijken dat er op 1 januari een hele nieuwe wereld ontstaat. Dat is niet zo. Belangrijk is om met open ogen dingen aan te zien komen. Met een positieve blik. Het gaat goed en het gaat lukken. Maar er zullen ook dingen niet lukken en de nieuwe samenwerking zal ook tijd vergen. Daar moeten we ons wendbaar voor opstellen. Daar moeten we ons wendbaar voor opstellen.

6. Hoe is het personeel eronder? Onder de fusie. - We bouwen zoveel mogelijk met eigen mensen aan de fusie. - We proberen ze zoveel mogelijk aan te haken, ook in communicatie. - We organiseren Voornedagen voor medewerkers. - We zijn ook langs de buitendiensten en buitenlocaties geweest. We weten dat zij veel waardevolle informatie hebben. Dat zijn de mensen die in de gemeenten buiten aanwezig zijn en weten wat er speelt. 7. Hoe zit het met de buitendienst? Gemeente Brielle en Westvoorne hebben een buitendienst. Hellevoetsluis doet veel met aannemers. Door de fusie kunnen we deze krachten bundelen en elkaar vanuit beide werkwijzen versterken. 8. We werken aan ons houding en gedrag. Is hier een grote verandering nodig dan? - We willen onszelf continu blijven verbeteren en ontwikkelen. We willen wendbaar zijn en trainen onszelf als dat nodig is (gastvrijheid, wendbaar zijn, gesprekstechnieken, etc.). - Wees terughoudend met het vastleggen van vaste werkafspraken. Zorg ervoor dat maatwerk mogelijk blijft en we in kunnen blijven spelen op de verschillen die er zijn. - Maatwerk leveren moet mogelijk blijven. - Doelgroepen in beeld hebben. - Iedereen telt mee in Voorne aan Zee. I-Visie 1. Is er onderscheid tussen de I-visie hoe de burger die ervaart en hoe de medewerker die ervaart? - Voor de burger is het makkelijker om informatie te verkrijgen.

- Voor de medewerker is het makkelijk om de informatie te verwerken en de processen te volgen. 2. Wat vinden inwoners belangrijk met aanvragen? - Snelheid - Zorgvuldigheid - Duidelijkheid 3. Kan je een (aan)vraag aan de gemeente Track en Tracen? Twee opties: - Proactief: tussentijdse mailtjes met een update over je aanvraag. “We zijn er mee bezig”, “Er is iets gewijzigd in het proces”, etc. - Reactief: de inwoner kan zelf de status in het systeem checken. -

Dit is een ontwikkelstap die we nog gaan maken, dit is over een half jaar nog niet klaar. Er komt een wet aan die zegt dat er een bepaalde interactie moet komen tussen de burger en medewerkers van de gemeente.

4. Hoe kunnen wij qua houding en gedrag iets leren van commerciële bedrijven hierin? - Bij eenvoudige aanvragen (zoals een paspoort) kan je een soort track & trace gebruiken. - Bij ingewikkeldere aanvragen/processen gaat dit niet zo makkelijk.

5. Welke doelen willen we bereiken met de I-Visie en wanneer? - Korte termijn doel: continuïteit waarborgen (drie gemeentes worden één). - Het is een toekomst beeld waar we accenten hebben gelegd. - Er zijn drie sporen en spoor 1 is basis op orde, dit moet 1 januari al klaar zijn. - Aan spoor 3 kan je al werken, maar dit is het doel voor de langere termijn en zal continu door blijven gaan, innoveren. 6. Hoe verhouden datagerichtwerken en klantgericht werken zich tot elkaar? - Automatisering moet niet centraal staan maar de behoefte moet centraal staan, dat je hier automatisering voor gebruikt is logisch. 7. Hoe helpt datagedreven werken bij aan DV? - Je moet hier kundige (kennis) mensen (capaciteit) voor hebben die hier een vertaalslag in kunnen slaan, van data naar dienstverlening. 8. Ga je met de systemen proefdraaien? - Ja en zeker met de complexe/kritische systemen. 9. Hoe gaat het met dataopslag? - In samenwerking met Syntrophos is de data opslag goed geregeld en ook de back-up daarvan. 10. Wat is de planning van de I-Visie? - De I-Visie is een blik naar voren, een visie dus. Dus het zal niet in die zin een concrete planning leveren. - Ambitie, daar heb je tijd en een ontwikkelpad voor nodig. 11. Hoe ga je met data om? Bv. als de inwoners bij elk loket dezelfde data moeten verschaffen? - Dit is een spanningsveld tussen wat kan en mag, privacy.

- Het is ook complex omdat data in verschillende systemen, van verschillende locaties met elkaar verbonden moet worden. - Je kan niet zomaar alle data delen met andere loketten. - Binnen het sociaal domein wordt er met een integraal plan gewerkt om dit soort problemen op te lossen. Zij proberen afspraken te maken aan de voorkant. - We proberen vanuit de I-Visie de klantreis aangaan, dus van te voren meekijken wat de klant doormaakt. Besturingsvisie 1. Schaalsprong klinkt in alles door. Hoe zit dat in de besturingsvisie? - De nieuwe organisatie is strategisch aan de lat. - Ruimte voor innovatie naar opgavegericht, gebiedsgericht en datagedreven zo mogelijk ook met nieuwe functies. 2. Hoe bereid je je daar op voor? - Mindset van experimenteren met opgaven en participatief actieonderzoek - Toerusting via de Voorne Academie - Balans vinden in tempo en omvang zodat het niet ten koste gaan van de dienstverlening.

3. Moet de raad meer ruimte geven aan het college? Ja en als raad meer ruimte geven vraagt: - (Betere) Informatievoorziening - Van te voren output formuleren. - Checken voortgang en realisatie via een dashboard (ook een aspect van datagedreven werken). - Dualisme (gesprek raad-college, ook bij taaie vraagstukken vooraf inbreng). - Fasering ook in budget/krediet. 4. Gaan raadsleden ook naar de Voorne Academie? - Ja! - Programma voor de raad (met elkaar leren). - Al voor de verkiezingen vanwege de korte tijd tussen de uitslag en de eerste vergaderingen van de nieuwe raad. - Aanvullend op het aanbod van de provincie. - Faciliteren van de schaalsprong van de raad. - Nieuwe mogelijkheden en werkwijzen verkennen (ook voor het college zoals solliciteren voor wethouderspost ?). 5. Verwachtingsmanagement Participatie - Wat is de bedoeling of wat moet het buiten opleveren. - Waar ligt het initiatief, bij de inwoners/ondernemers of bij de gemeente? - Hoe ronden we initiatieven af in formele besluitvorming en met welke spelregels? - Participatieladder (duidelijkheid wie meeweet, meedenkt, meewerkt en meebeslist) - Specifieke aanpak per doelgroep of segment van de inwoners. 6. Wat is de basis op orde? - Wettelijke taken tijdig en goed - Mensen/middelen - Gekwalificeerde mensen - Systemen + processen die werken 7.

Hebben we na de fusie niet meer kennis en slagkracht? - Maak duidelijk dat dat enkele jaren vraagt en nog niet per 1/1/23 is gerealiseerd. - We kunnen niet iedereen blij maken, maar wel streven naar meer maatwerk. 8. Betrouwbaarheid wat is dat? - Nakomen van toezeggingen en hulp als het niet meteen lukt. - Kwaliteitsnormen (als invulling van betrouwbaarheid van dienstverlening). - Eerlijk over wat niet kan. - Integriteit - Transparantie en bestuurscultuur - Bestuurlijk/ambtelijk samenspel in het bijstellen van prioriteiten. 9. Wat hebben we als inwoners als eerste nodig? - Het huidige niveau van werken veilig stellen; daarna pas verder ontwikkelen. - Integraal werken (doorbreken verkokering). - Projectleider in staat stellen resultaten te realiseren. - Eigenaarschap bestuurlijk & ambtelijk van wat het buiten op moet leveren. - Samenwerking organiseren over de afdelingen en organisaties heen.

10. Gebiedsgericht en Opgavegericht werken - Gebiedsgericht werken én participatie (Begeleidingsgroep Participatiebeleid is al een commissie in het raads- en griffiedomein). - Doorzetten aanpak participatief actieonderzoek zoals de PAO Arbeidsmigranten (met inwoners werken aan samenhang en betrokkenheid bij de wijk). - Ontwikkellijnen opzetten voor opgavegericht werken. 11. Hoe leeft de schaalsprong in de raden? - Steeds meer een eenheid. - Uitdaging - Inzet voor wat zakelijker en doelgerichter? - Helderheid over ruimte binnen de financiële mogelijkheden (begroting en Beraps). - Eerlijk over wat niet kan. - Soms is uitstel geen schande. Kunnen 80% wel beloven en 20% open laten? Bij complexe opgaven: Ambtenaren aanmoedigen het eerlijke verhaal te vertellen. Ook bij moeilijke of taaie opgaven de voortgang communiceren: Nee is ook een antwoord. 12. Gaan we werken met bijstellen scenario’s? - College kan de consequenties in beeld brengen. - Als de raad met aanvullende vragen komt eerst de consequenties aangeven. - Hoe verkennen we een tredmolen (suboptimaal). - Bestuurlijk-ambtelijk samenspel (meer agile voor de taaie vraagstukken). 13. Past dat binnen deze sturing? - Regulier - Projecten - Opgaven/programma’s 14. Hoe betrek je de raad met een meer agile manier van werken? - Keuzes durven maken en verantwoorden.