22 03 21 brief college huisvesting Streekarchief Voorne-Putten

Raadhuislaan 6, Rockanje Postadres Postbus 550, 3235 ZH Rockanje E-mail gemeente@westvoorne.nl Telefoon (0181) 40 80 00 Fax (0181) 40 80 99

Uw kenmerk:

Uw brief van:

Aan de gemeenteraad

Ons kenmerk:

Rockanje, 9 maart 2022

2122-2022 Verzonden: 9 maart 2022

Onderwerp:

huisvesting Streekarchief Voorne-Putten

Beste raadsleden, In deze brief informeren wij u over de voorgenomen plannen met betrekking tot de huisvesting van het Streekarchief Voorne-Putten. De gemeente Westvoorne is participant in de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten. Na een zorgvuldig doorlopen traject over de huisvesting van het Streekarchief, welke sinds 2018 in gang is gezet, heeft het bestuur van het Streekarchief op 16 december 2021 een definitief besluit genomen over de huisvesting van het Streekarchief. Gekozen is voor nieuwbouw op de bestaande locatie. Het Streekarchief blijft derhalve in Brielle, Het Streekarchief heeft het college gevraagd in te stemmen met dit voornemen. Het college heeft op 25 januari ingestemd met dit voornemen. Met de verhuurder, de gemeente Brielle, zullen daarna afspraken gemaakt worden over de ruimtelijke procedures en de voorinvestering. De gemeente Brielle is verzocht deze voorinvestering voor haar rekening te nemen. De huisvesting van het Streekarchief is al langere tijd onderwerp van gesprek. In 2007 werd al gesproken over de verplaatsing van het streekarchief naar een andere, meer toekomstbestendige locatie. Echter heeft het bestuur uiteindelijk in december 2018 besloten tot het geven van een opdracht aan de streekarchivaris om verschillende mogelijkheden voor de huisvesting te onderzoeken na kennisgeving aan de gemeenteraden.

Dit mede vanwege de wijziging van de Archiefwet, die voorziet in een verkorting van de overbrengingstermijn, waardoor meer fysieke ruimte van de nog over te brengen archieven eerder nodig blijkt.

Bijl: Ref: Col: Behandeld door: P. van den Beemt, 0181 40 80 22, p.vandenbeemt @westvoorne.nl s.v.p. bij beantwoording datum en kenmerk vermelden

De streekarchivaris is in zijn onderzoek door diverse externe partijen ondersteund en expertbureau jb Lorenz heeft hiervoor bijgevoegd rapport opgesteld. Er wordt naar gestreefd de nieuwbouw in 2023 gereed te hebben. Dan zal het Streekarchief beschikken over voldoende opslagcapaciteit om de laatste zending papieren archieven van de gemeenten op Voorne-Putten over te nemen. Daarmee voldoen de gemeenten aan hun wettelijke verplichting tot overbrenging en beschikbaarstelling van hun overheidsarchieven. Ook zal het Streekarchief dan beschikken over voldoende werkplekken voor het team dat door uitbreiding van taken in omvang is toegenomen. Ten slotte zal er naast de studiezaal een ontvangstruimte zijn om meer publiek te ontvangen. Voorne aan Zee De gevolgen voor de GR’en als gevolg van de fusie worden meegenomen in het Organisatiespoor van het Plan van Aanpak dat door de drie gemeenten die Voorne aan Zee gaan vormen, is vastgesteld. Op 23 november jl. hebben de vier colleges op Voorne-Putten afgesproken hierin gezamenlijk op te trekken in 2022. Nadere planning volgt nog. Het Streekarchief zal zich via het eigen bestuur een mening vormen om tot een definitief besluit over de rechtsvorm van het Streekarchief te komen, die door de deelnemende gemeenten moet worden bekrachtigd.

Voor wat betreft de verdeelsleutel van de gemeenschappelijke bijdragen is het advies om de huidige verdeelsleutel in 2022 te prolongeren en op basis van de besluitvorming over het definitieve besluit rondom de rechtsvorm van het Streekarchief ook te komen tot een nieuwe verdeelsleutel. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Westvoorne

Peter van der Wurff wnd. secretaris

Peter de Jong burgemeester