22 02 06 brief college huisvesting Streekarchief Voorne-Putten bijlage
Tekst van het document
VERTROUWELIJK
Brielle
Rapportage bestuursopdracht
Streekarchief Voorne-Putten
Expertbureau sociaal domein
December 2021
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
Inhoudsopgave 1.
Achtergrond................................................................................................................................................................ 3 1.1. De bestuursopdracht..................................................................................................................................... 4
2.
Onderzoeksaanpak.................................................................................................................................................. 5
3.
Feitenrelaas................................................................................................................................................................ 6 3.1. Kalenderjaar 2019........................................................................................................................................... 6 3.2. Kalenderjaar 2020........................................................................................................................................... 8 3.3. Kalenderjaar 2021........................................................................................................................................... 9
4.
Financiële kengetallen..........................................................................................................................................11 4.1. Vestigingsplaats streekarchief..................................................................................................................11 4.2. Afkoopsom huur............................................................................................................................................11 4.3. Arhi-clausule...................................................................................................................................................11 4.4. Toelichting op toetsing en validatie.........................................................................................................12 4.5. Andere relevante parameters...................................................................................................................14 4.6. Plannen herontwikkeling gebied locatie streekarchief.....................................................................15
5.
Bevindingen..............................................................................................................................................................16
6.
Adviezen....................................................................................................................................................................18
Bijlage 1 overzicht documenten................................................................................................................................20 Bijlage 2 overzicht geïnterviewde personen.........................................................................................................20 Bijlage 3 kostenopstellingen......................................................................................................................................21
-2-
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
1
1. Achtergrond Het Streekarchief Voorne-Putten is een gemeenschappelijke regeling tussen de 4 gemeenten op Voorne-Putten. Het Streekarchief is al geruime tijd op zoek naar extra ruimte om de laatste cohorten papieren archief van de aangesloten gemeenten naar het eigen depot over te kunnen brengen en onder goede condities te bewaren conform de wettelijke taak. In de toekomstvisie 2025 “de basis op orde” van maart 2021 is vastgelegd dat de bestaande huisvesting niet voldoet en voor 2025 moet worden aangepakt. Het depot is niet toereikend om de archieven over te nemen, er is te weinig kantoorruimte voor de (nieuw aangetrokken) medewerkers om hun werk te doen en geen ruimte voor overleg, bestuursvergaderingen of het ontvangen van groepen. De studiezaal is geen visitekaartje en pantry en sanitair verdienen minimaal een opknapbeurt. Bovendien is het Streekarchief gevestigd aan de achterzijde van een schoolgebouw en mist het daardoor een eigen gezicht.
2
3
Het Streekarchief is gevestigd in Brielle, aan de Hendrik van Wijnstraat 1. Er zijn na verschillende locatieonderzoeken en verschillende opties (nieuwbouw, verbouw/aanbouw, gescheiden front/ back office) drie locaties uitgewerkt in de vorm van een voorlopig ontwerp (ruwe schets). Alle drie de opties zijn van een kosten doorrekening voorzien. De drie locaties zijn: - Het uitbreiden van de huidige locatie aan de Hendrik van Wijnstraat 1 in Brielle, door aanbouw en vernieuwbouw (variant 1) en het afbreken en volledig nieuw bouwen op de huidige locatie (variant 2).
4
- Het inrichten van het leegstaande Arsenaal in Brielle tot nieuwe huisvesting van het Streekarchief, eventueel in combinatie met andere, aanvullende functies. - Het inrichten van het leegstaande voormalige Gemeentehuis van Spijkenisse aan de Julianalaan tot nieuwe huisvesting van het Streekarchief. Het is moeizaam gebleken om in het bestuur van het Streekarchief tot consensus te komen over de meest geschikte locatie en een keuze te maken. Er is een patstelling ontstaan en uitstel van een besluit over de huisvesting dreigt. Dat is niet wenselijk en daarom heeft het bestuur besloten tot een procesinterventie in de vorm van twee maatregelen:
5
- Ten eerste: het verleggen van de regie over dit dossier naar een niet direct betrokken en belanghebbend bestuurslid. De heer Peter de Jong, burgemeester van Westvoorne is hiertoe bereid gevonden. - Ten tweede: het aanstellen van een neutrale, deskundige projectleider. Die is gevonden in de persoon van Bianca den Outer. Vervolgens is er een bestuursopdracht geformuleerd waarmee alle bestuursleden en de streekarchivaris mee ingestemd hebben.
6 -3-
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
1
De bestuursopdracht 1. Presenteer een optimaal, haalbaar voorstel voor de nieuwe huisvesting van het Streekarchief, die voldoet aan de ruimtelijke eisen ten aanzien van de benodigde extra depotcapaciteit en de in de Toekomstvisie 2018-2025 vastgelegde ambities met betrekking tot een meer publieksgerichte taakuitvoering en financieel haalbaar/acceptabel is voor de betrokken gemeenten. 2. Onderbouw het voorstel met realistische cijfers ten aanzien van de investeringskosten,
2
de inrichtingskosten en de daaruit voorvloeiende jaarlijkse huisvestingslasten voor het Streekarchief. Tevens worden kosten voor eventuele tijdelijke voorzieningen en overbrengingskosten in de scenario’s meegenomen. 3. Doe een voorstel aan het bestuur voor de verdeelsleutel van de gemeentelijke bijdragen aan het Streekarchief die het gevolg zijn van de nieuwe huisvesting. Eventueel kunnen hierbij tevens de financiële consequenties voor de Gemeenschappelijke Regeling worden betrokken, die mede als gevolg van de vorming van de herindelingsgemeente Voorne-aan-Zee opnieuw tegen het licht moet worden gehouden.
3
4. Presenteer het voorstel op 13 december 20211 aan het bestuur van het Streekarchief. Het voorliggende onderzoeksrapport is opgesteld door de projectleider, Bianca den Outer.
4
1. Vanwege omstandigheden is de bestuursvergadering verplaatst naar 16 december 2021.
5
6 -4-
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
1
2. Onderzoeksaanpak De bestuursopdracht is aan de hand van een stappenplan uitgevoerd. Hieronder worden deze stappen toegelicht. Stap 1:
2
Er is een bureauonderzoek uitgevoerd waarbij relevante beleidsstukken, rapportages, adviezen en notulen van bestuursvergaderingen zijn geïnventariseerd en getoetst bij de betrokkenen. Een overzicht van deze stukken is bijgevoegd in bijlage 1. Op basis van de notulen is het feitenrelaas (hoofdstuk 3) tot stand gekomen. De beleidsstukken, rapportages en adviezen zijn betrokken bij stap 2 en stap 3. Stap 2: Vervolgens is er een selectie gemaakt van de verschillende rapportages met kostenopstellingen en
3
zijn er verdiepende vragen gesteld aan de gemeente Brielle als verhuurder over een aantal financiële aspecten rondom de huisvesting die verduidelijking behoefden. Dit heeft geleid tot een overzicht van de financiële kengetallen die in deze rapportage gepresenteerd worden (hoofdstuk 4). Stap 3: Tot slot hebben er gesprekken plaatsgevonden met bestuurders van de Gemeenschappelijke Regeling waarbij de heer De Jong en mevrouw Den Outer gezamenlijk zijn opgetrokken. Mevrouw Den Outer heeft daarnaast semigestructureerde interviews gehouden met de streekarchivaris en met adviseurs en beleidsmedewerkers van de betrokken gemeenten. Een overzicht van de mensen
4
die gesproken zijn, is opgenomen in bijlage 2. Op basis van de gesprekken en interviews is er een aanvullend beeld gevormd van de wensen en randvoorwaarden van de deelnemers aan de GR. Tot slot rapporteren we de bevindingen aan de hand van het feitenrelaas en de financiële kengetallen. Een samenvatting hiervan is verwoord in hoofdstuk 5. Vanuit deze drie processtappen, worden in hoofdstuk 6 een aantal richtinggevende adviezen geformuleerd aan de hand van de 4 onderdelen van de bestuursopdracht.
5
6 -5-
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
1
3. Feitenrelaas De huisvesting van het streekarchief is al langere tijd onderwerp van gesprek. In 2007 werd al gesproken over de verplaatsing van het streekarchief naar een andere, meer toekomstbestendige locatie. Voor het feitenrelaas (bureau-onderzoek) is als startpunt de datum van de bestuursvergadering van 13 december 2018 genomen; uit de notulen van deze vergadering komt duidelijk naar voren dat er met betrekking tot de huisvesting urgentie gevoeld werd vanwege de wijziging van de Archiefwet, die voorziet in een verkorting van de overbrengingstermijn. Hierdoor dient de depotruimte voor 2023 van vier naar vijf of zes kilometer uitgebreid te zijn. Tijdens deze bestuursvergadering krijgt de streekarchivaris van het bestuur toestemming om verschillende mogelijkheden te onderzoeken. Besloten wordt om de opdracht voor het onderzoek naar huisvesting te verstrekken na kennisgeving aan de gemeenteraden. Onderstaand feitenrelaas betreft feiten die vastgelegd, goedgekeurd en vastgesteld zijn in de bestuursvergaderingen.
2
3
3.1. Kalenderjaar 2019 - In de vergadering van 11 januari 2019 wordt vastgesteld dat de dan voorliggende opdracht te beperkt is en te zeer gericht is op een Brielse uitkomst. De opdracht wordt aangepast met de navolgende specificaties: * schets in een verkennend onderzoek de verschillende mogelijkheden2 om het dreigende ruimtegebrek te voorkomen en om het Streekarchief in staat te stellen zich meer en beter te kunnen profileren.
4
* houdt rekening met ruimte voor niet-overheidsarchieven die in de toekomst geacquireerd zullen worden, alsmede het archief van het voormalige Waterschap De Brielse Dijkring. * stel een programma van eisen op. - In de vergadering van 21 maart 2019 doet de streekarchivaris mondeling verslag van de stand van zaken. Vastgesteld wordt dat er minimaal 1.5 km extra ruimte nodig zal zijn. Daarna zal geen uitbreiding meer nodig zijn omdat de deelnemers aan de GR dan alleen nog digitaal hun archieven zullen aanleveren. - Het bestuur benadrukt nogmaals dat alle opties onderzocht moeten worden.
5
- Aan de streekarchivaris wordt verzocht om voor de zomer een voorstel in te dienen met betrekking tot de verschillende mogelijkheden.
- Uitbreiding van de huidige archiefbewaarplaats en kantoorruimten aan De Rik; - Uitbreiding van de huidige archiefbewaarplaats aan De Rik in combinatie met een bezoekerscentrum elders; - Nieuwbouw van een archiefbewaarplaats met bijbehorende kantoorruimten elders; - N ieuwbouw van een archiefbewaarplaats elders, in combinatie met een bezoekerscentrum op weer een andere locatie, alsmede het benutten van archiefruimten elders.
-6-
6
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
- In de vergadering van 23 mei 2019 wordt een memo van de streekarchivaris besproken. De
1
vijf varianten worden herhaald. Daarbij worden twee toetscriteria vastgesteld: ruimte en publiekstaken. - aan de firma Complan wordt verzocht om een haalbaarheidsonderzoek te doen, waarbij ook de verschillende opties in een financiële context geplaatst worden. - de mogelijkheid van meerdere publieksruimten zal eveneens worden onderzocht in het licht van Nieuwe Stijl - In de vergadering van 27 juni 2019 presenteert Complan een voorlopig rapport. Het bestuur vraagt
2
om verduidelijking en aanvullingen op de scenario’s. Voorgesteld wordt om de rapportage met technische of bouwkundige ambtenaren te delen zodat er meer inhoudelijk naar de voorstellen gekeken kan worden. - In de vergadering van 12 september 2019 wordt aangegeven dat de archivaris zijn rapport heeft toegezonden. Als bijlage is het rapport van bureau Complan toegevoegd. - Voorgesteld wordt dat de bestuursleden zich door eigen ambtenaren laten informeren alvorens in het bestuur in discussie te treden. - Voorgesteld wordt om de besluitvorming voor 16 oktober 2019 te agenderen. - De streekarchivaris wordt gevraagd om een concept-presentatie voor te bereiden voor onder meer
3
de gemeenteraden waarin proces en afspraken worden verduidelijkt. - In de vergadering van 16 oktober 2019 herhaalt de voorzitter dat op basis van de rapportage van de streekarchivaris en Complan op dit moment geen besluit kan worden genomen. - Het bestuur is het erover eens dat besluitvorming te vroeg is, daar er meer opties zijn en enkele varianten meer in detail onderzocht dienen te worden. - Besloten wordt de streekarchivaris opdracht te geven om een aantal locaties op de volgende punten nader te laten onderzoeken: potentiële ruimte, kostenberekening en technische
4
mogelijkheden, te weten Arsenaal (Brielle), Bleijkers Bolwerk (Brielle), voormalig raadhuis (Spijkenisse) - In de vergadering van 4 december 2019 licht de streekarchivaris de nieuwe rapportage van Complan toe. - Nieuwbouw op de locatie Bleijkers Bolwerk komt te vervallen. Inmiddels is duidelijk geworden dat nieuwbouw op de locatie Bleijkersbolwerk door het vervallen van één van de geplande bruggen afvalt als gunstige locatie. Dat scenario wordt geschrapt. - Er wordt besloten tot vorming van een ambtelijke werkgroep onder leiding van de streekarchivaris
5
om tot een door het bestuur gedragen besluit te kunnen komen. - Twee locaties, te weten het Arsenaal en het voormalige gemeentehuis in Spijkenisse, dienen in ieder geval te worden onderzocht. Deze locaties zijn echter niet exclusief in de besluitvorming.
6 -7-
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
1
3.2. Kalenderjaar 2020 - In de vergadering van 16 januari 2020 geeft de streekarchivaris aan dat het niet gemakkelijk is om de gewenste ambtenaren een actieve rol in de werkgroep te laten spelen. - Besloten wordt om de streekarchivaris te vragen om de opdracht en de daaraan gekoppelde onderzoeksvraag concreter te formuleren en via mail rond te zenden. Zonder tegenbericht gaat de werkgroep aan de slag. - Een architect zal bij het proces betrokken worden. - In de vergadering van 26 maart 2020 rapporteert de streekarchivaris over de bijeenkomsten van
2
de werkgroep en de opdracht van het Bouwtechnisch ontwerpbureau Ziggurat die is gegeven het Arsenaal als locatie te onderzoeken. - In mei wordt een voorstel verwacht: afhankelijk van de reactie uit Nissewaard zal daarin ook het gemeentehuis van Spijkenisse worden gepresenteerd. Het rapport inzake het Arsenaal zal verder in detail worden uitgewerkt. - In de vergadering van 9 juli 2020 wordt de huisvesting besproken in het kader van de zienswijze op de begroting 2021. - Nissewaard voorziet een discussie in de gemeenteraad met betrekking tot een huisvesting ‘met franje’ en stelt hierover vragen. Voor huisvesting ‘met franje’ zal geen steun zijn. Het sentiment
3
jegens Gemeenschappelijke Regelingen in algemeenheid is dat zij kritisch zullen zijn. Andere bestuursleden herkennen de vragen die gesteld worden. - De vraag wordt gesteld of uitstel van besluitvorming over huisvesting tot na herindeling van de gemeenten aan de orde is. Deze termijn duurt echter te lang. - De voorzitter geeft aan op 8 oktober 2020 te willen komen tot besluitvorming - Nissewaard geeft aan dat het onduidelijk is of er alsdan een besluit genomen kan worden op basis van de voorliggende voorstellen. - De streekarchivaris krijgt de opdracht een brief op te stellen ter reactie op de zienswijze van
4
Nissewaard. - In de vergadering van 8 oktober 2020 stelt de voorzitter vast dat het te kort dag is om de knoop door te hakken inzake het huisvestingsvraagstuk. De rapportage wordt verwacht voor de vergadering van 10 december 2020. - Er wordt een aanvullende opdracht geformuleerd voor de werkgroep om de argumentatie meer helder te krijgen en het proces inzichtelijk bij de presentatie naar de achterban en de raden. - De verdeelsleutel vanaf 2022 dient ook aan de orde te komen bij de werkgroep, temeer omdat de herindeling eraan komt en de verdeelsleutel dus meegewogen moet worden in de besluitvorming
5
voor nieuwe huisvesting. - In de vergadering van 14 december 2020 wordt de streekarchivaris verzocht om de verdeelsleutel in ogenschouw te nemen bij het verder uitwerken van het kostenoverzicht van de huisvesting. - Besloten wordt een informatiedag/avond te beleggen voor de raden van de deelnemers. Leidraad hierbij is het huisvestingsrapport, zo mogelijk met verdieping naar aanleiding van de memo van de voorzitter. De raden zullen geïnformeerd worden over:
6 -8-
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
* de kansen en ambities van het Streekarchief
1
* de noodzaak van een nieuwe huisvesting * de beide ontwerpen * de globale investering - Daarnaast zal worden gepeild ‘wat het de deelnemers waard is’ in het huisvestings-vraagstuk.
3.3. Kalenderjaar 2021 - In de vergadering van 4 februari 2021 besluit het bestuur dat er gekeken dient te worden of aanpassingen aan de toekomstvisie noodzakelijk zijn. Deze “Visie 2.0” dient duidelijker te zijn in de
2
noodzaken en de ambities, om zo de twijfels bij de raden weg te nemen. Besloten wordt om begin maart een extra vergadering in te lassen om nog eens kritisch naar de toekomstvisie te kijken. De streekarchivaris wordt verzocht om daarin ook zijn eigen visie kenbaar te maken. - De streekarchivaris wordt verzocht om zijn notitie te verduidelijken en waar nodig uit te breiden. De toekomstvisie, de verdeelsleutel en het huisvestingsvraagstuk hangen samen. Het voorstel is om ook hierover begin maart te overleggen. Dan zal tevens een voorstel van de gemeente Brielle om het streekarchief in het Arsenaal te huisvesten op tafel liggen. De streekarchivaris wordt verzocht om de notitie zo te schrijven dat ook de raden over deze zaken geïnformeerd kunnen worden.
3
- In de vergadering van 8 april 2021 wordt aangegeven dat gewerkt wordt aan een uitgebreide notitie ten aanzien van mogelijke huisvesting van het Streekarchief in het Arsenaal. Daarbij is ook aandacht voor de andere scenario’s en worden de kosten inzichtelijk. Tevens is er rekening gehouden met de gevolgen voor de verdeelsleutel. De streekarchivaris is niet bekend met het plan. - Er ontstaat discussie over de exclusiviteit van de twee locaties. De voorzitter stelt voor om in 1-op-1-gesprekken de Brielse plannen te bespreken en dan verder te discussiëren of deze notitie voldoende basis vormt voor verdere besluitvorming.
4
- In de vergadering van 7 juli 2021 wordt weinig concrete voortgang gemeld. Er zijn gesprekken geweest tussen ambtelijke afvaardigingen van de gemeenten Brielle en Nissewaard, maar daarin is vooralsnog weinig vooruitgang geboekt. - Afgesproken is dat de bestuurders Rensen en Van Oosten zich beiden terugtrekken uit de besprekingen omdat zij er als bestuurslid en burgemeester met een dubbele pet inzitten. De gemeentesecretarissen zullen, wat de gemeenten Brielle en Nissewaard betreft, de kar trekken. - De discussie spitst zich toe op de afkoopregeling van de huur, de kosten van inrichting en de verdeelsleutel. - De streekarchivaris krijgt opdracht om voor de volgende vergadering een advies op te stellen.
5
In de periode tussen april 2021 en juli 2021 hebben er 1-op-1 gesprekken plaatsgevonden maar hier zijn geen gespreksverslagen van beschikbaar. In de vergaderingen van september, oktober en november loopt het proces om te komen tot besluitvorming vast en wordt het verschil in opvattingen door de verschillende leden van de Gemeenschappelijke Regeling over de toekomst van het Streekarchief duidelijk. Uiteindelijk leiden de verschillen in opvattingen tot de voorliggende bestuursopdracht.
6 -9-
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
Uit de gesprekken met de leden van de Gemeenschappelijke Regeling blijkt dat bestuursleden
1
allemaal verrast zijn door de gang van zaken. Ook geven alle leden van de GR aan dat het cruciaal is dat er tijdens de laatste bestuursvergadering van 2021 gekomen wordt tot een uitspraak over de huisvesting. Iedereen is doordrongen van de noodzaak hiertoe. Wat opvalt in het bureauonderzoek is het gegeven dat ambtelijke ondersteuning fragmentarisch betrokken is geweest bij de voorbereidingen van bestuursvergaderingen. Voor wat betreft de governance zien we dat er hiaten zijn en de organisatie van het streekarchief niet goed toegerust is (geweest) wat betreft de advisering aan het bestuur. Hierin is veel verbeterpotentieel te behalen,
2
ook gezien het feit dat er veel ontwikkelingen zijn die van invloed zullen zijn op de bedrijfsvoering van het streekarchief, zoals de ontwikkelingen rondom e-depot, de nieuwe archiefwet maar ook de vorming van de nieuwe gemeente Voorne aan Zee, die zal leiden tot heroverweging van de huidige Gemeenschappelijke Regeling en de financiële verdeelsleutel die op de rol staat voor herijking.
3
4
5
6 - 10 -
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
1
4. Financiële kengetallen Er zijn in de afgelopen jaren diverse rapportages en kostenopstellingen tot stand gekomen en besproken in het bestuur. Daarnaast is door de Streekarchivaris op verzoek van het bestuur diverse malen gerapporteerd over de verschillende scenario’s. Op basis van de beschikbare stukken, zijn de kostenopstellingen in kaart gebracht en zijn er aanvullende vragen gesteld aan de gemeente Brielle als verhuurder van het huidige onderkomen en eigenaar van het Arsenaal.
2
4.1. Vestigingsplaats streekarchief Uit de bestuurlijke gesprekken en de ambtelijke interviews werd kristalhelder dat alle deelnemers aan deze GR het eens zijn over het feit dat het streekarchief in principe gevestigd dient te blijven in de gemeente Brielle. Dat is de meest aangewezen plek. In de kostenopstellingen is daarom gekozen voor een uitgebreide uitwerking van de scenario’s op het grondgebied van de gemeente Brielle,
3
maar zijn de financiële kengetallen wel meegenomen voor vestiging van het streekarchief in de gemeente Nissewaard.
4.2. Afkoopsom huur Tijdens het onderzoek bleek al snel dat er onduidelijkheid was over de afkoopsom van het huidige huurcontract. Bij beëindiging van het huurcontract per 1 januari 2024 bedraagt de afkoopsom ter dekking van de kosten voor de gemeente Brielle 700.000 euro. Op dit moment heeft het pand aan de Hendrik van Wijnstraat een boekwaarde van 445.000 euro. Zolang er geen nieuwe bestemming voor het Waterschaphuis wordt gevonden, zullen de kapitaallasten en de onderhouds- en zakelijke
4
lasten tot het einde van het huurcontract worden gedekt door de eerdergenoemde afkoopsom.
4.3. Arhi-clausule Alle besluiten tot het aangaan van financiële verplichtingen met een contractuele expiratiedatum na 1 januari 2023 maken onderdeel uit van het zogenaamde Arhi-protocol. Dit houdt in dat besluiten die (financiële) gevolgen kunnen hebben voor de nieuwe fusiegemeente na besluitvorming in het college vallen onder de wederzijdse instemmingsplicht van de fusiegemeenten. Hiertoe zijn gezamenlijke procesafspraken gemaakt.
5
Vastgesteld kan worden dat de afkoopsom ter dekking van de kosten meegenomen dient te worden in de financiële uitwerking van de scenario’s waartoe het bestuur opdracht heeft gegeven. Uit de stukken die beschikbaar zijn gesteld door de gemeente Brielle blijkt niet dat de afkoopsom zonder meer budgetneutraal afgeboekt kan worden door de gemeente Brielle. Hiertoe zal een proces tot besluitvorming in gang gezet moeten worden en zal de Ahri-clausule van toepassing zijn. Op basis van de meest recent beschikbare kostenopstellingen, heeft er op kostenopstellingen een toets en validatie plaatsgevonden die geleid heeft tot onderstaande cijfermatige uitwerking
- 11 -
6
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
door de onderzoeker én goedgekeurd en vastgesteld is door de verhuurder, gemeente Brielle. De
1
onderstaande kostenopstelling is gedestilleerd vanuit de inventarisatie van ramingen en huurprijzen die in de diverse adviezen en rapportages aan de orde zijn gekomen (bijlage 2). De uitgebreide tabel met alle kostenopstellingen die gemaakt zijn, zijn toegevoegd aan deze rapportage in bijlage 3. De bouwkosten en bijbehorende huurkosten van de diverse scenario’s op basis waarvan het bestuur en de deelnemende gemeenten zich een oordeel kunnen vormen zijn als volgt.
2
Tabel 1 (bedragen zijn afgerond) Investeringskosten ex. BTW
Huurprijs (Schatting) 30-jarig contract
Huurprijs (Schatting) 40-jarig contract
Arsenaal – Brielle
5.000.000,00
194.000,00
152.500,00
Verbouw
2.100.000,00
81.000,00
64.000,00
Sloop en nieuwbouw
2.750.000,00
106.500,00
84.000,00
Gemeentehuis – Nissewaard
3.750.000,00
145.500,00
114.500,00
3
4.4. Toelichting op toetsing en validatie De oorspronkelijke raming bouwkosten voor het Arsenaal bedroegen 3,5 miljoen euro op basis van de kostenopstelling van IOB in maart 2019. De opstelling van IOB van augustus 2020 gaat echter uit van 5 miljoen euro bouwkosten. Om dit verschil te verklaren is er een verschillenanalyse gemaakt van deze twee kostenopstellingen. De verschillen zijn in onderstaande tabel inzichtelijk gemaakt.
Tabel 2 Arsenaal 2019
Arsenaal 2020
€ 3.435.000,00
€ 3.435.000,00
Prijsindex, risico's, onvoorzien
€ 0,00
€ 1.018.000,00
Voorbereiding en begeleiding
€ 0,00
€ 353.000,00
Bodemonderzoeken, expertise rapport
€ 0,00
€ 11.000,00
Heffingen
€ 0,00
€ 85.000,00
Extra inrichtingskosten
€ 0,00
€ 53.000,00
V&G-plan
€ 0,00
€ 5.000,00
€ 3.435.000,00
€ 4.960.000,00
Bouwsom
4
5
Het grootste verschil in deze vergelijking van kostenopstellingen is gelegen in de posten: prijsindex, risico’s en onvoorziene kosten. Wanneer we kijken naar de kostenopstelling van verbouw van de huidige locatie, dan zien we dat deze goed vergelijkbaar is met de kostenopstelling van het Arsenaal uit 2020 (te weten 5 miljoen euro). Onderstaande tabel maakt dit inzichtelijk. De onderstaande ramingen zijn opgesteld in 2021.
6 - 12 -
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
1 Tabel 3 Verbouw huidige locatie Bouwsom
€ 1.564.000,00
Prijsindex, risico's, onvoorzien
€ 251.000,00
Voorbereiding en begeleiding
€ 164.000,00
Bodemonderzoeken, expertise rapport
€ 11.000,00
Heffingen
€ 34.000,00
Extra inrichtingskosten
€ 53.000,00
V&G-plan
€ 5.000,00
2
€ 2.082.000,00
Voor nieuwbouw is ook een analyse gemaakt om vast te stellen of de benoemde ramingen vergelijkbaar zijn met de kostenopstelling voor het Arsenaal en de kostenopstelling voor verbouw. Ook hieruit blijkt dat de ramingen opgebouwd zijn uit vergelijkbare parameters. Dat betekent dat de correcte grondslag van de bouwkosten in de drie scenario’s valide zijn.
3
Tabel 4 Nieuwbouw huidige locatie Bouwsom
€ 2.082.000,00
Prijsindex, risico's, onvoorzien
€ 331.050,00
Voorbereiding en begeleiding
€ 203.949,00
Bodemonderzoeken, expertise rapport
€ 11.000,00
Heffingen
€ 45.000,00
Extra inrichtingskosten
€ 53.000,00
V&G-plan
€ 5.000,00
4
€ 2.730.999,00
Tabel 5 Gemeentehuis Nissewaard Bouwsom
€ 3.000.745,00
Prijsindex, risico's, onvoorzien
€ 130.000,00
Voorbereiding en begeleiding
€ 466.000,00
Bodemonderzoeken, expertise rapport
€ 11.000,00
Heffingen
€ 76.000,00
Extra inrichtingskosten
€ 56.000,00
V&G-plan
€ 5.000,00
5
€ 3.744.745,00
6 - 13 -
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
Voor wat betreft de scenario’s van verbouw en nieuwbouw, zal er rekening gehouden moeten
1
worden met tijdelijke huisvestingskosten en tijdelijke opslag van de archieven. In de ramingen van IOB wordt uitgegaan van een bouwtijd van 8 maanden. Omdat dit een ambitieus tijdpad is, wordt door ons uitgegaan van een bouwtijd van 12 maanden. Voor de tijdelijke huisvesting van 12 maanden is een bedrag geraamd ter hoogte van de huursom van 1 jaar van het goedkoopste scenario, te weten 64.000 euro. Dit zijn bijkomende kosten boven op de bouwkosten wanneer besloten wordt tot verbouw of nieuwbouw. Wanneer de keuze gemaakt wordt voor het Arsenaal, dan hoeft er geen rekening gehouden worden met tijdelijke huisvestingskosten. Wel dient dan rekening gehouden te worden met de afkoopsom van 700.000 euro.
2
Daarbij zal bij de keuze voor het Arsenaal door de verhuurder rekening gehouden moeten worden met extra kosten voor het uitvoeren van noodzakelijke (nood)reparaties aan het huidige pand dat te kampen heeft met lekkages.
4.5. Andere relevante parameters Uiteraard zijn de huurkosten niet de enige parameter op basis waarvan een besluit genomen dient te worden. In de loop der tijd heeft het bestuur vastgesteld dat er meerdere perspectieven zijn die meegenomen dienen te worden bij de totstandkoming van een gewogen besluit over de huisvesting.
3
Deze zijn in onderstaande tabel vertaald. Iedere parameter bestaat uit een aantal indicatoren die vanuit het feitenrelaas en de toekomstvisie van het Streekarchief is opgebouwd. Deze zijn verwoord in onderstaande tabel. Op basis van de beschikbare rapportages is er een weging gemaakt op basis van de relevante parameters. Dit leidt tot een puntentelling waarbij er geen wegingsfactor is toegepast (iedere indicator is gelijk gewaardeerd). Hieruit komen verbouw en nieuwbouw als gelijkwaardige alternatieven naar voren, hetgeen in de rede ligt omdat dit dezelfde locatie betreft. De locatie Arsenaal komt bij gelijke weging van de parameters tot een lager puntenaantal.
4
Tabel 5 Parameters
Arsenaal
Verbouw HvW
Nieuwbouw HvW
Wettelijke taken
++
++
+++
Functioneel
++
+++
++
Toekomst vast
+++
+++
+++
Inbedding historische infrastructuur
++++
++
++
Toegankelijkheid/bereikbaarheid voor bezoekers
++
+++
+++
Duurzaamheid
+
++
+++
Goedkoop en adequaat
+
+++
++
Totaal
15
18
18
5
6 - 14 -
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
Wettelijke taken
Opslag Archief (depot), werkruimten voor personeel (kantoren) en werkruimten voor bezoekers (publieksruimte)
Functioneel
Sober en gebruiksgemak
Toekomstvast
Lange termijnperspectief/houdbaarheid huisvesting
Inbedding historische infrastructuur
Mogelijkheden tot samenwerking met musea en andere toeristische attracties
Toegankelijkheid/bereikbaarheid voor bezoekers
Auto/ov en loopafstand
Duurzaam
Klimaatinstallatie en energiekosten
Goedkoop en adequaat
Huurprijs en onderhoud/zakelijke lasten
1
2
4.6. Plannen herontwikkeling gebied locatie Streekarchief Uit de gesprekken met de gemeente Brielle is gebleken dat er onlangs in het College van B&W gesproken is over de herontwikkeling van het gebied waar het huidige Streekarchief is gevestigd. Het betreft hier een aantal gedachtenlijnen rondom de eventuele uitbreiding van de school die geschakeld is aan het pand van het Streekarchief en te kampen heeft met ruimtetekort en plannen om een sportaccommodatie elders in Brielle te verplaatsen naar dit gebied. Omdat de status van
3
deze herontwikkeling van het gebied belangrijk is om mee te nemen in de overwegingen rondom de keuze voor de huisvesting van het Streekarchief is geverifieerd wat de exact status van deze herontwikkelingsplannen is. Door de gemeente Brielle is bevestigd dat de herontwikkeling zich in de fase van gedachtenvorming bevindt en dat definitieve besluitvorming niet te verwachten is binnen nu en 2 jaar.
4
5
6 - 15 -
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
1
5. Bevindingen Er is verschil van inzicht met betrekking tot het maken van een keuze voor wat betreft de huisvesting, maar uit de bestuurlijke gesprekken en de ambtelijke interviews blijkt dat er ook consensus bestaat over een aantal onderwerpen:
2
- Uit de bestuurlijke gesprekken en de ambtelijke interviews wordt kristalhelder dat alle deelnemers aan deze GR het eens zijn over het feit dat het in de rede ligt dat het streekarchief gevestigd blijft in de gemeente Brielle. Daarom is in de uitwerking van de scenario’s uitgegaan van huisvesting van het Streekarchief binnen de huidige gemeente Brielle, maar is de financiële uitwerking van vestiging van het Streekarchief in de gemeente Nissewaard wel betrokken. - Uit de bestuurlijke gesprekken en de ambtelijke interviews komt de gevoelde urgentie bij de deelnemers aan de GR om te komen tot besluitvorming over de huisvesting in 2021 duidelijk naar voren. Er is een grote wil om te komen tot een uitkomst.
3
Met betrekking tot de kostenopstellingen is er een uitwerking gemaakt van de verschillende opstellingen en zijn de cijfers getoetst en gevalideerd: - De bouwkosten van de drie scenario’s zijn opgebouwd vanuit dezelfde parameters en onderdelen en daarmee vergelijkbaar. - Op basis van deze financiële analyse kunnen de bedragen in tabel 1 als betrouwbaar, valide en vergelijkbaar worden aangemerkt. - Bij de verhuurder, de gemeente Brielle, is gekomen tot vaststelling van de huurprijzen op basis van de bouwkosten.
4
- We zien voor alle drie scenario’s financiële risico’s voor wat betreft potentieel opwaartse druk op definitieve kosten op twee belangrijke kostenposten, te weten bouwmaterialen en loonkosten vanwege de huidige, sterk fluctuerende marktomstandigheden. - IOB geeft in de kostenopstellingen uitdrukkelijk aan dat de te nemen energiemaatregelen moeilijk te realiseren zullen zijn in het Arsenaal. - Voor het Arsenaal lijkt het in de rede te liggen dat er nog een aantal subsidies beschikbaar kunnen komen in verband met het feit dat het Arsenaal een monument is. Hierover is echter geen zekerheid te geven noch is er een indicatie gegeven van de mogelijke subsidiebedragen. Daarom zijn deze subsidiebedragen niet meegenomen in de kostenramingen.
5
Voor wat betreft de afkoopsom voor de resterende huurtermijnen wanneer het Streekarchief verhuist, is vastgesteld dat: - De hoogte van de afkoopsom per 1 januari 2024 bedraagt 700.000 euro. - Dit bedrag kan niet zonder meer afgeboekt worden door de gemeente Brielle; hiertoe zal de gemeenteraad van de gemeente Brielle positieve besluitvorming binnen de gemeenteraad moeten hebben en is de Ahri-procedure van toepassing - De huidige financiële positie van het Streekarchief laat niet toe dat dit bedrag gefinancierd kan
- 16 -
6
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
worden vanuit eigen middelen. Wanneer de afkoopsom geïnd gaat worden ter dekking van de
1
gederfde huurinkomsten voor de gemeente Brielle, zal dit een extra bijdrage vragen van de deelnemende gemeente. - Een extra bijdrage vraagt instemming van alle leden van de GR (unanimiteit wordt nagestreefd). Vanuit het onderzoek zijn er een aantal bevindingen naar voren gekomen die raken aan de bestuursopdracht. Deze bevindingen zijn met name gerelateerd aan de governance van de Gemeenschappelijke regeling.
2
- Voor wat betreft de governance van de GR zien we dat er hiaten zijn en de organisatie van het streekarchief niet goed toegerust is (geweest) wat betreft de advisering aan het bestuur in dit complexe dossier. - De ambtelijke ondersteuning vanuit de gemeentelijke organisaties aan de leden van de GR van het streekarchief is naar oordeel van de onderzoeker niet gestructureerd en structureel geweest en soms fragmentarisch. - Er is veel verbeterpotentieel te behalen met betrekking tot de governance en dit is ook noodzakelijk gezien het feit dat er veel ontwikkelingen zijn die van invloed zullen zijn op de bedrijfsvoering van het streekarchief (de ontwikkelingen rondom e-depot, de nieuwe
3
archiefwet maar ook de vorming van de nieuwe gemeente Voorne aan Zee) - De vorming van de nieuwe gemeente Voorne aan Zee zal daarbij leiden tot heroverweging van de huidige Gemeenschappelijke Regeling en de financiële verdeelsleutel die op de rol staat voor herijking.
Conclusies - Wanneer we de overige kostenonderdelen naast de bouwkosten in beschouwing nemen, dan is de geraamde bouwsom en daarmee ook de huurprijs van Het Arsenaal de duurste opstelling, waarbij de afkoopsom van 700.000 euro vooralsnog voor rekening komt van het
4
Streekarchief (i.c. de leden van de GR) omdat er geen zekerheid is over het wegstrepen van dit bedrag in de boeken van de gemeente Brielle. - Wanneer we de verschillende perspectieven in ogenschouw nemen en de relevante parameters wegen, dan is de conclusie dat verbouw of nieuwbouw het best passend is bij de perspectieven die door het bestuur als relevant zijn aangemerkt. Daarbij wordt aangetekend dat er geen wegingsfactor toegepast kon worden op de parameters. Er is namelijk nooit een prioritering opgesteld door het bestuur van de GR. Daarom zijn alle parameters zijn gelijk gewogen. - De huurprijs maakt onderdeel uit van de totale bijdrage van alle leden aan de GR van het
5
Streekarchief. De huidige totale huurkosten maken op dit moment voor 6,4% deel uit van de totale begroting van de GR. Wanneer we de huurprijzen van de drie scenario’s toepassen op de bedragen van de meerjarenbegroting van de GR dan bedraagt het aandeel in percentages: • Scenario 1 Arsenaal: ............................................ 19,80% • Scenario verbouw .............................................. 8,30% • Scenario nieuwbouw............................................. 10,90% • Scenario Nissewaard............................................. 14,90%
6 - 17 -
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
1
6. Adviezen 1. Presenteer een optimaal, haalbaar voorstel voor de nieuwe huisvesting van het Streekarchief, die voldoet aan de ruimtelijke eisen ten aanzien van de benodigde extra depotcapaciteit en de in de Toekomstvisie 2018-2025 vastgelegde ambities met betrekking tot een meer publieksgerichte taakuitvoering en financieel haalbaar/ acceptabel is voor de betrokken gemeenten.
2
Er zijn twee voorstellen ter overweging met betrekking tot de nieuwe huisvesting van het Streekarchief. Gegeven: - Dat de financiële doorrekeningen die getoetst en gevalideerd zijn door jb Lorenz en bij de verhuurder, de gemeente Brielle; - de uitkomsten van de weging van de relevante parameters zoals deze door het bestuur zijn vastgesteld in de relevante beleidsdocumenten; - het feit dat er een groot verschil is in bouwkosten en huurkosten tussen Arsenaal, verbouw en
3
nieuwbouw; - de onzekerheden die in scenario 1 aan de orde zijn rondom het realiseren van de energiemaatregelen en de gebruikmaking van subsidiemogelijkheden. Ligt het in de rede: - te kiezen voor verbouw of nieuwbouw op de huidige locatie, waarbij verbouw de goedkoopste optie is.
4
Gegeven: - dat uit de bestuurlijke en ambtelijke gesprekken duidelijk is gebleken dat er vanuit de gemeente Brielle een zeer sterke voorkeur bestaat voor de vestiging van het Streekarchief in het Arsenaal; - Er bereidheid is om een hogere bijdrage in huurkosten te dragen; - het feit dat het helder is dat de gemeente Nissewaard zeer veel waarde hecht aan een sober en functioneel streekarchief, met bijbehorende lagere huisvestingskosten; Ligt het ook in de rede: - om te komen tot de vaststelling van een bijdrage in huurkosten voor de gemeente Nissewaard
5
op basis van een andere parameter, zoals de huurprijs bij verbouw of nieuwbouw; - deze huurprijs, omgeven door waarborgen vast te leggen in het nieuwe huurcontract voor de duur van 40 jaar; - met inachtneming van de gevolgen van de wijzigingen van de GR. Alsdan zal de gemeente Voorne aan Zee als een van de twee toekomstige kostendragers van het Streekarchief een groter aandeel toegerekend krijgen in de huurkosten voor het Arsenaal dan de
6
gemeente Nissewaard.
- 18 -
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
2. Onderbouw het voorstel met realistische cijfers ten aanzien van de investeringskosten, de inrichtingskosten en de daaruit voorvloeiende jaarlijkse huisvestingslasten voor het Streekarchief. Tevens worden kosten voor eventuele tijdelijke voorzieningen en overbrengingskosten in de scenario’s meegenomen. Investeringskosten ex. BTW
Huurprijs (Schatting) 30-jarig contract
Huurprijs (Schatting) 40-jarig contract
Verbouw*
2.100.000,00
81.000,00
64.000,00
Sloop en nieuwbouw*
2.750.000,00
106.500,00
84.000,00
Arsenaal – Brielle**
5.000.000,00
194.000,00
152.500,00
Gemeentehuis – Nissewaard
3.750.000,00
145.500,00
114.500,00
1
2
* Bij keuze voor verbouw of sloop en nieuwbouw dient rekening gehouden te worden met tijdelijke huisvestingskosten en tijdelijke onderbrenging van de archieven voor de duur van 12 maanden en totale kosten van 64.000 euro. ** B ij keuze voor het Arsenaal zal rekening gehouden moeten worden met de afkoopsom van 700.000 euro, tenzij de gemeenteraad instemt met afboeken en de Ahri-procedure positief
3
verloopt. Overbrengingskosten zal in alle varianten aan de orde zijn, is moeilijk te ramen en is derhalve een stelpost.
3. Doe een voorstel aan het bestuur voor de verdeelsleutel van de gemeentelijke bijdragen aan het Streekarchief die het gevolg zijn van de nieuwe huisvesting. Eventueel kunnen hierbij tevens de financiële consequenties voor de Gemeenschappelijke Regeling worden betrokken, die mede als gevolg van de vorming van de herindelingsgemeente Voorne-aan-Zee opnieuw tegen het licht moet worden gehouden.
4
De gevolgen voor de GR’en als gevolg van de fusie worden meegenomen in het Organisatiespoor van het Plan van Aanpak dat door de drie gemeenten die Voorne aan Zee gaan vormen, is vastgesteld. Op 23 november jl. hebben de vier colleges op Voorne-Putten afgesproken hierin gezamenlijk op te trekken in 2022. Nadere planning volgt nog. Het Streekarchief zal zich via het eigen bestuur een mening vormen om tot een definitief besluit over de rechtsvorm van het Streekarchief te komen, die door de deelnemende gemeenten moet
5
worden bekrachtigd. Voor wat betreft de verdeelsleutel van de gemeentelijke bijdragen is het advies om de huidige verdeelsleutel in 2022 te prolongeren en op basis van de besluitvorming over het definitieve besluit rondom de rechtsvorm van het Streekarchief ook te komen tot een nieuwe verdeelsleutel.
6 - 19 -
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
Bijlage 1 Overzicht documenten 1.
Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten 2020
2.
Memo verdeling van de kosten
3.
Toekomstvisie 2025, ‘De basis op orde’
4.
Programma van eisen (ruimte)
5.
Complan BV, scenario- en haalbaarheidsstudie (met berekeningen)
6.
“Wie wat bewaart … heeft ruimte nodig”
7.
Ontwerpen Ziggurat: Arsenaal en Gemeentehuis
8.
Berekening IOB: Arsenaal
9.
“Een nieuwe bestemming”
10. “Advies huisvesting streekarchief” 11. Ontwerp Ziggurat: huidige locatie 12. Berekening IOB: huidige locatie 13 Herberekening IOB: Arsenaal en Gemeentehuis
Bijlage 2 Overzicht geïnterviewde personen Bestuurlijk - De heer G.G.J. Rensen ............................................................................................. Gemeente Brielle, burgemeester - De heer F. van Oosten ............................................................................................ .Gemeente Nissewaard, burgemeester - Mevrouw M.P. den Brok – Swakhoven ........................................ Gemeente Hellevoetsluis, wethouder - De heer P.E. de Jong .................................................................................................. .Gemeente Westvoorne, burgemeester Ambtelijk - Mevrouw R. Evenblij-Streekstra ............................................................ .Gemeente Nissewaard, directie-adviseur - De heer M. de Man ...................................................................................................... Gemeente Nissewaard, adviseur IV - De heer R. Bom ................................................................................................................ Gemeente Brielle, financieel adviseur - Mevrouw S. den Haan ............................................................................................ Gemeente Brielle, gebouwenbeheer - De heer W. Lakerveld ...............................................................................................
Gemeente Brielle, teamleider RO - De heer P. van den Beemt ............................................................................... .Gemeente Westvoorne, Hoofd team IVB - De heer A. Luikens ....................................................................................................... .Gemeente Hellevoetsluis, afdelingshoofd Facilitaire Zaken GR - De heer A. van der Houwen .......................................................................... Streekarchief, streekarchivaris
- 20 -
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
Bijlage 3 kostenopstellingen Ramingen
Arsenaal
Verbouw HvW
Nieuwbouw HvW
bron
jaar
A
Investering
€
5.000.000,00
€
2.100.000,00
€
2.750.000,00
IOB
2020/2021
B
Inrichting voor rekening SA
€
400.000,00
€
400.000,00
€
400.000,00
Advies huisvesting streekarchief
2021
C
Ontbinding contract per 2024
€
700.000,00
€
-
€
-
Advies huisvesting streekarchief
2021
Totaal
€
6.100.000,00
€
2.500.000,00
€
3.150.000,00
nvt
E
Totaal ex inrichting
€
5.700.000,00
€
2.100.000,00
€
2.750.000,00
nvt
G
beschikbare reserve
€ (3.500.000,00)
€
-
€
-
Ramingen
Arsenaal
Verbouw HvW
A
Huurprijs 30 jaar
€
194.000,00
€
81.000,00
A
Huurprijs 40 jaar
€
152.500,00
€
64.000,00
Huurprijs 40 jaar
€
138.000,00
€
-
€
-
Huurprijs 40 jaar
€
142.000,00
€
97.000,00
€
120.000,00
Huurprijs 40 jaar
€
146.500,00*
€
-
€
-
Huidige huurprijs 40 jaar
€
50.000,00
€
50.000,00
€
50.000,00
- 21 -
Gemeente Brielle
2021
Nieuwbouw HvW
bron
jaar
€
106.500,00
IOB
2021
€ 84.000,00
IOB
2021
Onderzoek huisvesting Streekarchief in Arsenaal en gemeentehuis
2020
Complan
2019
Notitie gemeente Brielle Contractueel bepaald
2020
Rapportage bestuursopdracht Streekarchief Voorne-Putten
Colofon jb Lorenz Onderzoeker en opsteller: Bianca den Outer Vormgeving: WarmGrijs
- 22 -
Expertbureau sociaal domein