22 01 Evaluatie van het Arhi-protocol tm Q3 2021 raadsinformatiebrief

Raadhuislaan 6, Rockanje Postadres Postbus 550, 3235 ZH Rockanje E-mail gemeente@westvoorne.nl Telefoo (0181) 40 80 00 n Fax (0181) 40 80 99

Aan de gemeenteraad

Uw kenmerk:

Ons kenmerk :

Uw brief van:

35273-2021

Rockanje, 21 december

2021 Verzonden:

Onderwerp:

Evaluatie Arhi protocol t/m Q3 2021

Beste raadsleden,

Het Arhi protocol voorziet in afspraken die gelden tussen de provinciale toezichthouder en de drie fuserende gemeentes over bepaalde besluiten die de colleges en raden nemen in aanloop naar de nieuwe gemeente Voorne aan Zee. Het protocol bevat de inhoudelijke kaders en de procesafspraken. De besluiten hebben wederzijdse toestemming van de fusiegemeentes nodig en de toezichthouder “waakt” over besluiten die mogelijk niet in het belang zijn voor (de financiën van) de nieuwe gemeente. In november 2020 is het Arhi protocol in alle drie de Colleges vastgesteld. In december heeft er besluitvorming in de Raden plaatsgevonden en ook het Bestuurlijk Regieteam (BRT) en de Fusiecommissie hebben hiermee ingestemd. Er zijn diverse voorlichtingsbijeenkomsten (waaronder een webinar) georganiseerd om de medewerkers te informeren over de werkwijze. Daarnaast heeft de Provincie aan de hand van een presentatie nadere toelichting gegeven aan de Fusiecommissie. Er is/wordt periodiek een “instemmingsoverleg” gevoerd volgens een vastgestelde kalender. Hier nemen, naast twee toezichthouders van de Provincie, de drie concerncontrollers van de gemeentes deel. Voorafgaand aan deze overleggen vindt overleg plaats tussen de concerncontroller en de wethouder Financiën van de individuele gemeente.

(Zo nodig vond/vindt nader overleg plaats tussen de wethouders financiën onderling of een betreffende vak-wethouder). Na een paar maanden ervaring is ervoor gekozen om een gezamenlijk overleg te voeren tussen wethouders financiën en concerncontrollers, voorafgaand aan het instemmingsoverleg. Er zijn in het eerste driekwart jaar 2021 53 adviezen besproken. (Westvoorne 21, Hellevoetsluis 22 en Brielle 10; zie bijlage). Twee adviezen van Westvoorne zijn niet akkoord bevonden, waarvan 1 in aangepaste vorm opnieuw is aangeboden en goedgekeurd. Twee adviezen van Hellevoetsluis zijn na het beantwoorden van aanvullende vragen en het aangeven van een alternatieve financiële dekking alsnog akkoord bevonden. Naast de

vermelde 53 adviezen zijn ook de begrotingen 2022-2025 onderwerp van gesprek geweest. Hiervoor is een apart overleg gevoerd met daarbij de wethouders financiën. Zoals bekend is door de provincie niet ingestemd met een tweetal besluitpunten van de begroting van Westvoorne. De wethouders financiën ervaren de werking van het protocol als nuttig. Openheid van zaken en het elkaar tijdig meenemen in de voortgang van lopende projecten en nieuwe plannen vergroot het onderlinge vertrouwen. Ook het betrekken van de overige collegeleden in aangelegenheden die het protocol aangaan is tot op heden naar tevredenheid verlopen. De tijdigheid van aanleveren van college en raadsvoorstellen is en blijft aandachtspunt. Er moet ruim van tevoren worden aangeleverd om het protocol, inclusief gemeentelijke doorlooptijd van het bestuurlijk proces, volledig te kunnen doorlopen. De provincie blijkt flexibel in het zo nodig voeren van een extra overleg om toch een bepaalde deadline te halen. De afspraak is om dit zoveel mogelijk te voorkomen en iedereen voldoende tijd te geven om adviezen te kunnen beoordelen. De rol van de provincie wordt als constructief (kritisch) ervaren. Er worden goede aanvullende vragen gesteld, er wordt positief meegedacht en er wordt efficiënte ondersteuning verleend.

Tot op heden hadden de ter instemming voorgelegde voorstellen, zo kort na het herindelingsbesluit, begrijpelijkerwijs nog een hoog ‘lokaal’ gehalte. Dit is een uitvloeisel van de vaak lange voorbereidings- en doorlooptijd van het besluitvormingstraject. De provincie geeft aan zich in het vervolg meer te willen gaan richten op de toekomstige gemeente en wil graag in contact worden gebracht met de kwartiermaker op het moment dat deze bekend is. Hiermee dwingt de provincie af dat er al in de voorbereidingsfase afstemming plaatsvindt tussen de gemeenten en dat de besluiten nog meer in het belang van Voorne aan Zee i.o. genomen worden. Tussen het protocol zoals vastgesteld door de gemeentes en de kaders die de provincie hanteert zit één belangrijk verschil. Dat is het grensbedrag dat wordt gehanteerd om te bepalen of een voorstel wel of niet onder het Arhi toezicht valt. De gemeentes zijn onderling een grens van € 50.000 overeengekomen. De provincie hanteert € 100.000. Dit verschil zou bij deze evaluatie opnieuw worden beoordeeld, zo is bij aanvang afgesproken. Na overleg hierover tussen de wethouders financiën en concerncontrollers wordt voorgesteld om de grens die de provincie hanteert over te nemen. Uit de praktijk blijken geen voorbeelden die aanpassing van dit criterium in de weg staan. Er is wel een voorbeeld waarbij het grensbedrag een bijzondere werking had.

Een advies dat in alle drie de gemeentes met dezelfde inhoud werd voorgelegd over thuiswerkvergoedingen aan personeelsleden haalde voor Brielle en Westvoorne de grens van € 50.000 niet en had voor Hellevoetsluis een gevolg van € 75.000. Volgens de regels had Hellevoetsluis dit moeten inbrengen, echter inhoudelijk was er vooraf geen verschil van mening en de grens van de provincie werd niet gehaald. In onderling overleg is ervoor gekozen dit advies niet in te brengen. Besluitpunt: Uit het protocol Arhi toezicht: Instemming: Het betreft de volgende voorgenomen besluiten die instemming behoeven van de fusiegemeenten: Was: Alle voorstellen tot besluitvorming dan wel wijziging van de begroting vanaf € 50.000 (per jaarschijf); Wordt: Alle voorstellen tot besluitvorming dan wel wijziging van de begroting vanaf € 100.000 (per jaarschijf).; De overige criteria uit het Arhi protocol en het document ‘werkafspraken met de provincie’ blijven ongewijzigd.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Westvoorne

Bijlage 1 overzicht besproken adviezen