21 11 brief MRDH tussenevaluatie
Tekst van het document
- m «G ,KNun» METROPOOLREGIO ROTTERDAM DEN HAAG
- E,".Z •
I_ iJ. f -~f-
t
·pee ", e . .::: -tvoo-~- 1 /1A Ij 'U ,
·<Vo<
---::yt:'/~B•
by
-
•
,
ff? fee. 101. le
o
@ •
e
• e
• e
•
• e
• e
e •
e
·
· · · · ·
5
1
d 'a EE7"913"/',9- j {// 23gemeénten/f 2
Aan de gemeenteraden van de van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag t --
Postbus 21012 3001 AA Rotterdam Telefoon 088 5445 100 E-mail: informatie@ mrdh.nl Internet. www .mrdh.nl KvK nummer 62288024 Bankrekeningnummer NL96 BNGH 0285 1651 43 contactpersoon J.C. Wassens e-mail j.wassens@ mrdh.nl
Datum
telefoonnummer 061143 76 72
15 oktober 2021
uw kenmerk
Onderw erp
Tweede tussenevaluatie Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Rotterdam Den Haag
Geachte leden van de gemeenteraad,
ons kenmerk 85561 projectnummer
aantal bijlage(n) 2
Werken aan een betere bereikbaarheid en het vernieuwen van de economie. Dát is de missie van de 23 gemeenten die daarvoor hun kennis en krachten bundelen in het samenwerkingsverband Metropoolregio Rotterdam Den Haag. En dat alles voor groei van de welvaart en het welzijn van de bijna 2,4 miljoen inwoners in onze regio. De afgelopen jaren heeft de MRDH laten zien dat samenwerken loont en dat dit tot zichtbare resultaten leidt. De MRDH vindt het belangrijk om met enige regelmaat naar haar functioneren te kijken. Zoals vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling voeren wij daarom periodiek een evaluatie van ons samenwerkingsverband uit. Hiermee wordt onderzocht of en hoe de MRDH haar werkwijze, de onderlinge verbinding en samenwerking nog verder kan optimaliseren, om ook in de toekomst tot aansprekende en zichtbare resultaten voor de 23 gemeenten en de regio te komen. Graag nodigen wij u uit om deel te nemen aan deze evaluatie. U heeft als gemeenteraad een belangrijke rol waar het gaat om het functioneren van de MRDH.
Daarom willen wij u vragen om in uw gemeenteraad, aan de hand van bijgevoegde gespreksleidraad, een evaluerend gesprek te organiseren waarbij u spreekt over drie hoofdthema's: • Hoe vindt u dat de aanbevelingen uit de eerste tussenevaluatie zijn verwerkt? • Hoe kijkt u aan tegen de eigen invulling van uw rol binnen de MRDH? Wat gaat daarin goed, wat kan daarin beter? • Is het governancemodel van de MRDH helder en voldoende effectief, zijn daarin verbeteringen mogelijk? In de evaluatie geven we u graag de ruimte om het gesprek te organiseren op een manier die past bij de wijze waarop uw raad is georganiseerd en werkt. Vanuit de MRDH zijn wij uiteraard bereid om het gesprek te faciliteren en te ondersteunen. In het Dagelijks Bestuur is afgesproken dat, om het gesprek goed te faciliteren, een burgemeester van het Algemeen Bestuur aanwezig kan zijn om het gesprek te begeleiden.
Albrandswaard, Barendrecht, Brielle, Capelle aan den IJssel, Delft, Den Haag, Hellevoetsluis, Krimpen aan den DJssel, Lansingerland, Leidschendam-Voorburg, Maassluis, Midden-Delfland, Nissewaard, Pijnacker-Nootdorp, Ridderkerk, Rijswijk, Rotterdam, Schiedam, Vlaardingen, Wassenaar, Westland, Westvoorne, Zoetermeer.
We hechten er waarde aan om de evaluatie af te ronden voor de gemeenteraadsverkiezingen in 2022, daarom willen we u vragen het gesprek uiterlijk in december 2022 te voeren. Wij vernemen graag via uw griffie of dit haalbaar is. U kunt hiertoe contact opnemen met de heer Guido van Koppen, projectleider voor deze evaluatie. Hij is te bereiken via g.vankoppen@mrdh_nl. Met vriendelijke groet,
8
mw. C. Mourik secretaris-algemeen directeur
2
Gespreksleidraad tweede tussenevaluatie Gemeenschappelijke Regeling MRDH 1. Terugblik op de aanbevelingen uit de eerste tussenevaluatie In 2017 heeft de eerste tussenevaluatie van de Gemeenschappelijke Regeling MRDH plaatsgevonden. Deze tussenevaluatie heeft geresulteerd in veertien aanbevelingen, geclusterd in de volgende vier categorieën: Het verhaal van de MRDH; Governance; Ambtelijke ondersteuning; Informatievoorziening en communicatie.
De resultaten van de eerste tussenevaluatie zijn bijgevoegd. Voorstel is om terug te blikken op de aanbevelingen van de eerste tussenevaluatie aan de hand van de volgende vragen: Zijn de aanbevelingen naar uw mening opgepakt? Heeft u de uitwerking van de aanbevelingen in de praktijk ervaren? Kunt u hier voorbeelden van geven? Kunt u aanbevelingen noemen die nog versterking verdienen? Zijn er nog andere opmerkingen die u ten aanzien van de eerste tussenevaluatie mee wilt geven aan het Algemeen Bestuur van de MRDH? 2. Eigen inbreng in de MRDH De MRDH is een samenwerkingsverband van, voor en door 23 gemeenten in Zuid-Holland. De werkorganisatie en de diverse bestuurlijke gremia zijn verantwoordelijk voor de voorbereiding van besluitvorming over diverse complexe opgaven. De 23 gemeenten hebben daarbij zelf een grote verantwoordelijkheid waar het gaat om het leveren van een bijdrage aan deze opgaven.
Daarom is het voorstel om stil te staan bij uw inbreng in de MRDH aan de hand van de volgende vragen: Hoe heeft uzelf de governance ingericht naar aanleiding van de vorige tussenevaluatie? Hoe organiseert u binnen uw gemeente zelf de betrokkenheid bij de MRDH? Hoe kijkt u aan tegen de inbreng van uw gemeenten in de MRDH de afgelopen jaren? Wat gaat goed, wat kan beter? Op welke wijze kan en wil de gemeente een bijdrage leveren aan de verdere versterking van de MRDH en daarmee aan de opgaven die voor de regio als totaal en uw gemeente en haar inwoners van belang zijn? 3. Helderheid van het governancemodel van de MRDH In de GR is het governancemodel van de MRDH vastgelegd. Dit governancemodel is bij de stukken gevoegd. Met het governancemodel wordt invulling en sturing gegeven aan de diverse bereikbaarheids- en economische opgaven waar de MRDH voor aan de lat staat.
Voorstel is om stil te staan bij het governancemodel van de MRDH aan de hand van de volgende vragen: Zijn de diverse posities, rollen en verantwoordelijkheden van de diverse gremia voldoende duidelijker geworden ten opzichte van de vorige tussenevaluatie? Indien nee, wat is er volgens u onvoldoende helder en op welke wijze kan verheldering plaatsvinden? Hoe ervaart u de werking van de adviescommissies; ziet u positieve verschillen naar aanleiding van de aanbevelingen van de vorige tussenevaluatie? Zo nee, welke aanbeveling wil u nu doen?
Kunnen de nieuwe werkvormen die zijn ontstaan tijdens de Coronacrisis - bij het transitieprogramma OV met o.m. extra informatieve/technische sessies Be's en Ac's en bij EV een digitaal platform voor kennisdeling - bijdragen aan het versterken van de adviesrol van de Ac's?
Gebundelde aanbevelingen evaluatie Het verhaal 1. Een aanscherping van het inhoudelijk verhaal van de MRDH is gewenst. De MRDH moet de studies, waarin ambities en logische taakgebieden worden aanbevolen, bundelen en komen tot een keuze van een aantal heldere kernopgaven. Deze moeten herkenbaar zijn voor deelnemende gemeenten, maar ook voor samenwerkingspartners. De MRDHorganisatie wordt aangeraden hier een strategische discussie voor te organiseren tussen alle MRDH-partners. 2.
De MRDH moet (in verlengde van bovenstaande) een discussie voeren over de uitbreiding van het aantal taken (pijlers). Deze discussie dient in het licht van de bestaande gemeenschappelijke regeling te worden gevoerd. Op basis van de groepsgesprekken concluderen wij dat vele gemeenten wonen en ruimtelijk ordening zouden willen toevoegen. Er zijn echter ook gemeenten tegen, waardoor de wijziging van de gemeenschappelijke regeling niet tot de mogelijkheden lijkt te behoren. Zonder wijziging van de gemeenschappelijke regeling kunnen diverse thema's wel een plek krijgen binnen de MRDH-samenwerking (aanbeveling 3). Het is van belang dat deze belangrijke thema's in het AB worden bediscussieerd en dat het AB een visie vaststelt over deze thema's. Bijvoorbeeld over het thema wonen en ruimtelijke ordening. Ook de provincie moet tijdig in deze discussie worden betrokken.
3.
Wij adviseren te gaan werken met een opt-in systeem voor de terreinen die niet onder Va of onder EV in enge zin vallen. Het staat gemeenten dan vrij om op die aanvullende terreinen samen te werken aan het versterken van de regio. De MRDH-organisatie faciliteert deze tafels, op basis van een bijdrage (in euro's en ambtelijke capaciteit) van de deelnemende gemeente naar rato van hun inwonertal. Ook de overige triple helix partners moeten hierbij kunnen aansluiten.
Governance 4. De MRDH-besluitvormingscyclus moet verhelderd en geëxpliciteerd worden. Dit houdt in dat de cyclus en rollen van betrokkenen helderder beschreven en krachtiger gecommuniceerd moeten worden, zodat betrokkenen op ieder moment precies weten waar een onderwerp zich bevindt in de cyclus, hoe dit samenhangt met andere onderwerpen en op welk moment zij hun stem kunnen doen gelden. De rollen van het AB en DB moeten strategischer worden en de financiële controle op de MRDH dient te worden uitgewerkt. 5.
Elke gemeente moet een MRDH-klankbordgroep inrichten of versterken die structureel geïnformeerd is en op vaste momenten bijeenkomt, geënt op de beleids- en besluitvormingscyclus van de MRDH. De klankbordgroep draagt zorg voor een vroegtijdige en heldere standpuntbepaling van de gemeente, en zorgt voor een grotere impact van de gemeente in het AB en de bestuurscommissies.
6.
Met de instelling van een MRDH-klankbordgroep per gemeente, kunnen de adviescommissie - waarvan het bestaan in de gemeenschappelijke regeling is vastgelegd - een lichtere invulling krijgen. Zo kunnen in plaats van de adviescommissie-bijeenkomsten brainstormmomenten en roadshows aan de voorkant van het beleidsproces worden georganiseerd. Daarnaast adviseren wij regio-dagen te organiseren waarop strategische vraagstukken worden besproken.
Ambtelijke ondersteuning 7. Om uitvoering te kunnen geven aan de MRDH-strategie zou de MRDH meer gebruik moeten maken van de ambtelijke capaciteit van de gemeenten. Gemeenten moeten zich ruimhartig opstellen in het beschikbaar stellen van ambtelijke capaciteit aan de samenwerking en duidelijk kiezen aan welke specifieke onderwerpen binnen MRDHverband zij prioriteit geven. 8.
Voor het inzetten van ambtelijke capaciteit zijn de gemeentesecretarissen in eerste instantie verantwoordelijk. Het MRDH-gemeentesecretarissenoverleg moet geactiveerd worden, zodat onderling goede afspraken gemaakt kunnen worden over het organiseren van de benodigde capaciteit binnen de gemeenten.
9.
Ook griffiers moeten elkaar in MRDH-verband gaan vinden. Een eerste belangrijk resultaat van deze samenwerking is de voorbereiding van een MRDH-inwerkpakket voor nieuwe raadsleden na de gemeenteraadsverkiezingen. Ook kunnen in dit verband best practices over de gemeentelijke klankbordgroepen worden gedeeld.
Informatievoorziening en communicatie 10. De MR DH-organisatie moet er zorg voor dragen dat de stukkenstroom richting de gemeenten beter behapbaar wordt. Dat betekent minder stukken, kortere stukken en helderdere stukken. De MRDH-organisatie moet ieder stuk dat richting de gemeenten gaat voorzien van een heldere samenvatting, waarin het betreffende stuk ook in de context en langere ontwikkellijn geplaatst wordt. De annotatie van de stukken, die voor elke gemeente anders zal zijn, wordt door het ambtelijk apparaat in de gemeenten gemaakt. 11.
De MRDH-organisatie moet een digitaal informatiesysteem inrichten om de stukken-stroom beter inzichtelijk te maken en informatie gelijktijdig beschikbaar te stellen. LJit moet aansluiten op de systemen waar de gemeenten intern al mee werken, zodat gemeenten in hun eigen digitale informatiesysteem kunnen blijven werken en ook zelf gemeentelijke documenten over de MRDH kunnen toevoegen.
12.
Dit informatiesysteem zou onderdeel moeten zijn van een bredere online werkomgeving voor de MRDH, waarin raadsleden (maar ook bedrijfsleven en kennisinstellingen uit de regio) online kunnen bijdragen aan ideevorming. Daarnaast kan op een besloten deel van deze portal de online samenwerking tussen ambtenaren worden vormgegeven: zo kunnen ambtenaren van de MRDH-organisatie en de MRDH-gemeenten elkaar gemakkelijker vinden, wordt communicatie versterkt, kan locatie-onafhankelijk worden samengewerkt en kunnen best practices worden gedeeld.
13.
De MRDH geniet een zeer geringe naamsbekendheid bij burgers, maar dit hoeft niet geproblematiseerd worden. De MRDH-organisatie zou niet extra belast moeten worden met communicatie naar burgers. De MRDH-organisatie moet zich met name richten op de interne informatievoorziening en het ondersteunen van de gemeenten bij het boeken van resultaat, waarover de gemeenten vervolgens moeten communiceren met hun inwoners.
14.
Zowel raadsleden als bestuurders hebben de taak om over de MRDH te communiceren. Met name burgemeesters moeten hun bestuurlijke kracht meer inzetten om het MRDHnetwerk voor het voetlicht te brengen in de lokale media, maar ook in de Haagse en Brusselse arena.