21 10 regeling inkoop en aanbesteding 2021 Gemeente Westvoorne

Regeling Inkoop & Aanbesteding 2021 Gemeente Westvoorne

G E M E E N T E

Artikel 1

W E S T V O O R N E

inkoop & aanbesteding 2020

Inleiding:

De “Regeling inkoop en aanbestedingen” stelt de randvoorwaarden vast waarbinnen de gemeentelijke organisatie moet opereren bij inkoop en aanbestedingen. Deze regeling dient om de medewerkers van de gemeente Westvoorne te ondersteunen bij een correcte, efficiënte en effectieve uitvoering van hun taak. De nota is bindend voor alle medewerkers. Verder dient de regeling als toetsingsmiddel voor de accountant, de gemeentelijke controller en raadsleden om te beoordelen of de gemeentelijke organisatie zich houdt aan de regels en afspraken. Ook leveranciers en anderen zijn door deze nota op de hoogte van de uitgangspunten van het beleid van de gemeente en kunnen beoordelen of de gemeente zich aan de regels en afspraken houdt. Inkoop betreft alle handelingen waar een externe factuur tegenover komt te staan. Dit betekent dat inkoop betrekking heeft op het inschakelen van derden en het kan daarbij gaan om de levering van zaken (door bijvoorbeeld koop, huur of lease), het verrichten van diensten of de uitvoering van werken. Inkoop gaat dus verder dan alleen de aanschaf van pennen of een gummetje. Het gaat bijvoorbeeld ook om opdrachten voor bruggen en wegen, onderhoud van de computers en inhuur van uitzendkrachten.

Aanbesteden kan worden omschreven als de uitnodiging aan ondernemers om deel te nemen aan een aanbestedingsprocedure, met als doel het sluiten van een overeenkomst met de meest geschikte opdrachtnemer. Aanbesteden heeft dus betrekking op de wijze waarop de inkoper de (externe) markt benadert. Voor het aanbesteden van de grotere opdrachten zijn de Europese richtlijnen van toepassing, bij kleinere opdrachten en voor de interne organisatie van het aanbesteden bestaat alle beleidsvrijheid voor een gemeente. Artikel 2

Het inkoopproces:

De relatie tussen inkoop en aanbesteding wordt duidelijk uit het inkoopproces. Aanbesteding is een onderdeel van het inkoopproces. Zodra is bepaald wat de gemeente nodig heeft en wat wordt aangeboden door de markt, doorloopt het proces in de regel de volgende fasen: 1) voortraject: inventarisatie van wensen en eisen, de meest effectieve oplossing voor de langere termijn bepalen 2) specificeren: opstellen van het programma van eisen, de conceptovereenkomst en de offerteaanvraag 3) selecteren: het aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van leveranciers 4) contracteren: het sluiten van een overeenkomst om de afspraken te bevestigen nadat eventueel is onderhandeld 5) bestellen: van hetgeen is overeengekomen met de gemeente 6) bewaking: bewaking en contractbeheer zorgt dat er op tijd wordt geleverd, dat de levering overeenkomt met de bestelling en de afhandeling van de facturering 7) nazorg: afhandelen van klachten en claims, afhandelen van meer/minderwerk, het beoordelen van de leveranciers en eventueel herzien van de contracten en archiveren; De onderdelen specificeren en het selecteren van de opdrachtnemer en contracteren zijn de onderdelen die ‘aanbesteden’ wordt genoemd. Schematisch zien de stappen in het inkoopproces er als volgt uit:

Tijd

voor traject

specificeren

selecteren

contracteren

bestellen

bewaken

nazorg

Aanbesteding

pagina 2 van 13 versie 23.9.2021

G E M E E N T E

W E S T V O O R N E

inkoop & aanbesteding 2020

Artikel 2b Selectie van opdrachtnemers voor het uitvoeren van werken (groslijstensystematiek) De aanbestedingswet maakt het mogelijk om met een groslijstensystematiek te werken voor opdrachten onder de Europese drempelwaarde. De groslijsten worden gebruikt om een voorselectie te maken wanneer een “werk” meervoudig onderhands worden aanbesteed. De gemeente Westvoorne is verantwoordelijk voor een transparant, niet discriminerende en objectieve wijze van aanbesteden. Het selecteren van opdrachtnemers voor een meervoudig onderhandse aanbesteding van een “werk” op basis van de groslijstensystematiek maakt hier onderdeel van uit. De systematiek zorgt voor een eerlijk en effectief contractmanagement. Het uitnodigingsbeleid en de bijbehorende selectiefase van meervoudig onderhandse aanbestedingen is met deze systematiek transparanter en objectiever. Een aanvullend doel van de systematiek is, de aannemer te motiveren om de kwaliteit van de opdracht te verhogen, het uitgevoerde werk wordt beoordeeld volgens de past performance methodiek van het CROW. Een hogere beoordeling vergroot de kans op een uitnodiging bij een volgend werk, een lage beoordeling kan leiden tot (tijdelijke) uitsluiting. Criteria voor toelating en verwijdering van de groslijst Initiële samenstelling Om een initiële groslijst op te zetten kunnen geïnteresseerde opdrachtnemers een inschrijving maken op de groslijst.

Elke initiële inschrijvende partij begint met een waardering gelijkwaardig aan een 7. Om voldoende input te kunnen leveren aan de groslijstensystematiek is er samenwerking gezocht met de gemeente Brielle waarbij er uitwisseling plaats vindt van de “past performance” beoordeling. In Bijlage 5 is er een notitie toegevoegd van de selectiemethode voor het onderhands aanbesteden van werken, Op de groslijst blijven Een opdrachtnemer verdient een plek op een groslijst als ze over een lange periode goede resultaten heeft behaald bij de gemeente Westvoorne. Een incidenteel mindere prestatie zal normaliter niet gelijk leiden tot verwijderen van de groslijst. Een slechte prestatie of een wettelijke overtreding/delict tijdens een werk kan worden gezien als een argument om van de groslijst te worden verwijderd. Past performance (beoordeling van de uitgevoerde opdracht) De gemeente Westvoorne sluit aan bij de past performance methodiek van het CROW die landelijk wordt gebruikt om opdrachtnemers te beoordelen. Deze methodiek is geënt op wederzijdse beoordeling van opdrachtnemer en –gever. Voorafgaand worden verwachtingen m.b.t. de samenwerking vastgelegd, die tijdens de uitvoering worden bewaakt (tussentijdse evaluatie) en zo nodig bijgestuurd. De eindbeoordeling/evaluatie bepaald de uiteindelijke score.

De score heeft voornamelijk betrekking op de samenwerking (zachte kant), hierbij valt o.a. te denken aan het betrekken en informeren van de omgeving gedurende een project, het ontzorgen van de opdrachtgever, het beheersen van risico’s en extra service die verleend wordt buiten de contractuele verplichtingen, e.d. Wat opgeleverd moet worden ligt contractueel vast. De beoordelingscriteria kan per opdracht verschillen. Beoordeling van de opdrachtgever Gedurende het “werk” wordt de samenwerking besproken en wordt getoetst of de wederzijdse verwachtingen worden waargemaakt, middels het invullen van de beoordelingsformulieren. Op deze momenten wordt de beoordelingsformulieren ingevuld. Op deze manier wordt inzicht verschaft waar de samenwerking goed gaat en waar er verbetermogelijkheden zijn. De verbeteringen worden vastgelegd in actiepunten en/of nadere afspraken. Per aspect kan een opdrachtnemer een reactie geven op de beoordeling en feedback geven aan de gemeente. Wederzijds vertrouwen en transparantie zijn hierbij belangrijke elementen. Het beoordelingsformulier (zie Bijlage 4) wordt ingevuld door directievoerder/toezichthouder tezamen met de projectleider en vervolgens gezamenlijk met de opdrachtnemer besproken. Bij problemen kan bezwaar worden aangetekend (hoor/wederhoor) en wordt bespreking binnen de gemeente opgeschaald.

Na vaststelling van de eindscore (Past Performance) wordt deze score schriftelijk aan de opdrachtnemer mede gedeeld. pagina 3 van 13 versie 23.9.2021

G E M E E N T E

W E S T V O O R N E

inkoop & aanbesteding 2020

Lokale aannemer versus regionaal / landelijk Op basis van de groslijstensystematiek kunnen er meerdere aannemers geselecteerd worden. Opdrachtnemers kunnen een hoge of lage score behalen bij een eerder uitgevoerde opdracht. De score bepaalt de kans dat de aannemer wordt uitgenodigd voor een volgend werk, hoe hoger de score hoe groter de kans op een (positieve) selectie. De eerste opdrachtnemers worden uit een lokale poule geselecteerd. Daarna volgt een poule van lokaal en regionaal om vervolgens een nog een laatste selectie te maken uit de poule lokaal, regionaal en landelijk. Artikel 3

Doelstellingen van het beleid:

Het hier omschreven beleid kent de navolgende doelstellingen: 1. Rechtmatige besteding van financiële middelen van de gemeente. De gemeente leeft de wet- en regelgeving na zodat het risico van schadeclaims en gerechtelijke procedures beperkt wordt. 2. Doelmatige besteding van financiële middelen van de gemeente. De gemeente koopt op een zodanige manier in dat een zo efficiënt mogelijke en maatschappelijk verantwoorde inzet van geldelijke middelen wordt bereikt. Het gaat immers om gemeenschapsgeld dat wordt uitgegeven. Er wordt gestreefd naar een zo optimaal mogelijke prijs/kwaliteit verhouding. Geen cent te veel, is het motto. 3. Integer zaken doen. Het gaat hierbij zowel om waarborgen van integriteit binnen de organisatie als van de leveranciers met wie de gemeente zaken doet. 4. Controle op het juist verlopen van het inkoopproces. Het inkoopproces moet zodanig zijn ingericht, dat er gecontroleerd kan worden of het inkopen ook gebeurt zoals is afgesproken. Artikel 4

Juridische aspecten:

De Algemene Wet Bestuursrecht (AWB) geeft algemene regels van bestuursrecht waaraan elke gemeente zich hoort te houden in geval van inkoop en aanbesteding. Het maakt daarbij niet uit of het gaat om kleine of grotere bedragen. Het gaat vooral om de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals het gelijkheidsbeginsel (gelijke situaties dienen gelijk behandeld te worden), rechtszekerheidsbeginsel (de gemeente mag gedane toezeggingen, uitlatingen of gewekt vertrouwen niet beschamen) het zorgvuldigheidsbeginsel (het voorbereiden en nemen van een besluit dient behoorlijk en correct te zijn) en het fair-play beginsel (de gemeente moet zich onpartijdig opstellen bij het nemen van besluiten). De Gemeentewet geeft het wettelijke kader aan voor het handelen van de gemeente en de bevoegdheden van de verschillende bestuursorganen. In geval van inkoop en aanbesteding sluit de gemeente overeenkomsten. Het sluiten van overeenkomsten valt onder het privaatrecht. Daarom zijn ook de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek ten aanzien van het overeenkomstenrecht van toepassing. De Europese Unie heeft richtlijn 2014/24/EU opgesteld. Het betreft een richtlijn voor de aanbesteding van overheidsopdrachten op het gebied van dienstverlening, leveringen en werken. De gemeente is verplicht om de Europese richtlijnen toe te passen.

In elke richtlijn is een uitgebreide beschrijving opgenomen waarin wordt beschreven hoe er gehandeld dient te worden indien een opdracht Europees aanbesteed gaat worden. De richtlijnen stellen eisen aan de technische specificatie van de opdracht en aan de selectie- en gunningcriteria. De richtlijnen zijn van toepassing als de geraamde waarde van het te besteden bedrag voor een opdracht hoger is dan in de richtlijn staat vermeld, de zogenaamde drempelbedragen.

pagina 4 van 13 versie 23.9.2021

G E M E E N T E

Artikel 5

W E S T V O O R N E

inkoop & aanbesteding 2020

Drempelbedragen per categorie:

Jaarlijks worden conform de Richtlijnen 2014/24/EU van het Europees Parlement de drempelbedragen vastgesteld. Voor het jaar 2020 zijn de drempelbedragen als volgt vastgesteld:

Type opdracht: Werken Leveringen Diensten

Drempelbedrag: € 5.350.000* € 214.000* € 214.000*

* Bij het aanbesteden van ( gesubsidieerde) opdrachten wordt te allen tijde de meest actuele drempelbedragen gehanteerd conform de verordening van de Europese Commissie. De drempelbedragen worden geïndexeerd. Een historisch overzicht van de ontwikkeling van de drempelbedragen is in onderstaande tabel opgenomen: 2012 en 2013 2014 en 2015 2016 en 2017 2018 en 2019 Werken € 5.000.000 € 5.186.000 € 5.225.000 € 5.548.000 Leveringen € 200.000 € 207.000 € 209.000 € 211.000 Diensten € 200.000 € 207.000 € 209.000 € 211.000

De indeling in categorie aanbesteding gevolgd door de definitie (levering, werk of dienst) is hieronder aangegeven:

Werken

Leveringen

Diensten

Artikel 6

Onder werken verstaat de richtlijn: alle overeenkomsten op het gebied van de bouwnijverheid, zoals gebouwen, bruggen, baggerwerkzaamheden, wegen en tunnels. Verder vallen de activiteiten die een onlosmakelijk onderdeel uitmaken van de bouwopdracht ook onder de richtlijn "Werken", zoals in sommige gevallen installatiewerkzaamheden. Onder leveringen verstaat de richtlijn: contracten voor de aankoop, het leasen, het huren of in huurkoop nemen (met of zonder koopoptie) van producten. Het gaat hier bijvoorbeeld om de aankoop van kantoorbenodigdheden, het leasen van auto’s, etc. Werkzaamheden voor de installatie van deze producten vallen ook onder leveringen. Naast het kopen vallen dus ook het plaatsen of installeren van bijvoorbeeld medische apparatuur of een telefooncentrale onder leveringen. Onder diensten verstaat de richtlijn: alle overeenkomsten op het gebied van dienstverlening, die we niet kunnen beschouwen als opdrachten voor leveringen of werken. Voorbeelden hiervan zijn onderhoudsdiensten, schoonmaakdiensten, accountantsdiensten, vuilnisophaaldiensten, verzekeringsdiensten, etc. Ook het uitschrijven van prijsvragen voor ontwerpen wordt in de richtlijn "Diensten" geregeld.

Transparantie, gelijkheid, non-discriminatie en proportionaliteit:

Voor het gemeentelijke aanbestedingsbeleid gelden beginselen van transparantie, gelijkheid, nondiscriminatie en proportionaliteit. Dit principe is herhaaldelijk bevestigd door het Europese Hof van Justitie en onze gemeente wil daarom het belang van het nastreven van transparantie, gelijkheid nondiscriminatie en proportionaliteit bij het verstrekken van opdrachten onderstrepen. De begrippen gelijkheid en non-discriminatie betekenen dat de gemeente Westvoorne potentiële inschrijvers eerlijke en gelijke kansen biedt.

pagina 5 van 13 versie 23.9.2021

G E M E E N T E

W E S T V O O R N E

inkoop & aanbesteding 2020

Het begrip transparantie kan hierbij worden uitgelegd als: `aan elke potentiële inschrijver dient een passende mate van openbaarheid te worden gegarandeerd.´ Dit houdt in dat één of andere vorm van publiciteit moet worden gewaarborgd, omdat het anders onmogelijk zou zijn dat geïnteresseerde personen kennis kunnen nemen van het plaatsen van een opdracht. Dit kan worden gewaarborgd door, onder andere publicatie van een (voor)aankondiging in het Publicatieblad van de Europese Unie, (regionale) dagbladen of gespecialiseerde kranten of door publicatie op de eigen website. Een en ander betekent dat de ontwikkelingen in de jurisprudentie er voor zorgen dat het aanvragen van een aantal offertes (onderhands aanbesteden), niet een correcte toepassing van het transparantiebeginsel is. Immers, hierdoor hebben andere potentiële inschrijvers niet de mogelijkheid van de opdracht kennis te nemen en te beslissen of zij inschrijven voor een opdracht. Een duidelijke (geldelijke) grens vanaf wanneer niet meer zou kunnen worden volstaan met onderhands aanbesteden is er wettelijk gezien (nog) niet. Dit hangt af van het voorwerp van de opdracht en de mate waarin de belangstelling van alleen regionale, of nationale of ook Europese inschrijvers gewekt kan zijn.

Toch hebben wij als gemeente Westvoorne net als verschillende andere gemeenten ervoor gekozen om boven een bepaald bedrag alleen nog maar openbaar aan te besteden. Artikel 7

Het toepassen van het aanbestedingsreglement werken 2016 (ARW 2016):

Op grond van de in 2016 gewijzigde Aanbestedingswet 2012 en het gewijzigde Aanbestedingsbesluit is een aanbestedende dienst verplicht om het ARW 2016 toe te passen voor overheidsopdrachten voor werken onder de Europese drempelwaarden volgens het 'pas toe of leg uit'-principe. clusteren van opdrachten In het kader van samenwerken kunnen opdrachten samen met buurgemeenten op de markt worden gebracht. De gids proportionaliteit geeft aan in welke omstandigheden het al dan niet samenvoegen van opdrachten proportioneel is. Het niet clusteren van opdrachten moet als uitgangspunt genomen worden tenzij volgens het ‘comply or explain’ (pas toe of leg uit) beginsel inzichtelijk kan worden gemaakt dat clusteren gerechtvaardigd is. Indien maatschappelijk verantwoord gekozen wordt opdrachten te clusteren in één aanbesteding, dient bij voorkeur ook de mogelijkheid van onderverdeling van de opdracht in meer percelen in overweging genomen te worden. aanbesteding en gunning De gunning is, zowel volgens de Europese Richtlijnen als volgens het nationale recht, mogelijk op basis van het criterium ‘beste prijs kwaliteit verhouding’ (BPKV). Dit is een overkoepelde terminologie voor de drie gunningscriteria: A. Beste prijs-kwaliteitsverhouding B. Laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit, zoals de levenscycluskosten* C. Laagste prijs.

* Nadere criteria als bedoeld onder kop B voor het aanbesteden van een overheidsopdracht van een werk, levering of dienst kunnen in alle opzichten en in elk stadium van hun levenscyclus te maken hebben met:  Het specifieke productieproces, het aanbieden of de verhandeling van de werken, leveringen of diensten, of  Een specifiek proces voor een andere fase van de levenscyclus, zelfs wanneer deze factoren geen deel uitmaken van hun materiele basis.

pagina 6 van 13 versie 23.9.2021

G E M E E N T E

W E S T V O O R N E

inkoop & aanbesteding 2020

Het criterium BPKV (Beste Prijs Kwaliteit Verhouding) biedt de mogelijkheid om producten uit de markt te halen met een betere prijs/kwaliteit verhouding. De aanbestedende dienst die de economisch meest voordelige inschrijving vaststelt op basis van de beste prijs kwaliteitsverhouding, moet in de aankondiging of de aanbestedingsdocumenten het relatieve gewicht van de gekozen nadere (sub-)criteria worden bepaald. Dit gewicht kan worden uitgedrukt door middel van een marge met een passend verschil tussen minimum en maximum. Is een weging om aantoonbare redenen niet te geven, dan zullen de criteria in afnemende volgorde van belang moeten worden gezet. De economisch meest voordelige inschrijving kan o.a. de volgende subgunningscriteria bevatten: a. kwaliteit; g. rentabiliteit; b. prijs ; h. klantenservice en technische bijstand; c. technische waarde; i. datum van levering; d. esthetische en functionele kenmerken; j. termijn voor de levering of uitvoering; e. milieukenmerken; k. garantiebepalingen; f. gebruikskosten; l. social return. De te stellen criteria moeten verband houden met het onderwerp van de opdracht. Daarnaast moeten zij volledig, objectief en eenduidig zijn. De tijd en de kosten voor het doen van een inschrijving moeten niet onnodig hoog worden.

Wanneer het onvermijdelijk is dat er verhoudingsgewijs aanzienlijke kosten per inschrijving moeten worden gemaakt, is het proportioneel dat daarvoor een vergoeding beschikbaar wordt gesteld. Social return Indien werken of diensten worden aanbesteed kan afhankelijk van de omvang een ‘social return’ verlangd worden. Hierbij wordt een percentage van minimaal 5% van de aanneemsom geïnvesteerd in stageplaatsen/(leer)werkplekken of arbeidsplaatsen voor mensen met een beperking of slechte arbeidsmarktpositie. De toepassingsvorm van social return moet in verhouding staan met de uitvoeringslast voor de opdrachtnemers. Ook hier geldt het ‘comply or explain’-beginsel. Als de opdrachtgever een social return verlangd dient hierin expliciet vermeld te worden dat de opdrachtnemer investeert in personen binnen de regio Voorne-Putten. Verplicht digitaal aanbesteden Bij Europese aanbestedingsprocedures gelden de Europese uitgangspunten van gelijke behandeling, non-discriminatie, transparantie en proportionaliteit. Het is niet verplicht om een opdracht Eurpopees aan te besteden (zie drempelbedragen). Indien ervoor gekozen wordt de opdracht volgens de Europese procedure aan te besteden moet deze verplicht op TenderNed worden gepubliceerd. De meervoudige en enkelvoudig onderhandse procedures brengen geen verplichte publicatie op TenderNed met zich mee.

Voor leveringen en diensten gelden nadere verplichtingen (Aanbestedingswet) indien onder de Europese drempelwaarde wordt aanbesteedt en er sprake is van duidelijk grensoverschrijdend belang. Artikel 7b

Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten:

Op basis van het model van de VNG zijn binnen de gemeente Westvoorne de Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten vastgesteld. Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op de offerteaanvraag en overeenkomst met betrekking tot leveringen en/of diensten. Afwijking van deze algemene inkoopvoorwaarden kan uitsluitend door het college. Daarnaast kan er alleen worden afgeweken indien partijen dit uitdrukkelijk schriftelijk met elkaar zijn overeengekomen. De algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten voor de gemeente Westvoorne zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. In Bijlage 4 zijn de algemene inkoopvoorwaarden toegevoegd.

pagina 7 van 13 versie 23.9.2021

G E M E E N T E

Artikel 8

W E S T V O O R N E

inkoop & aanbesteding 2020

Inkoop- en aanbestedingsregels gemeente Westvoorne:

Voor de interne procedure en organisatie telt dat de gevolgde procedures controleerbaar en de aankopen bedrijfseconomisch verantwoord moeten zijn. Met het bedrijfseconomisch beginsel wordt bedoeld dat de gemeente bij de aanbestedingen zich zodanig dient op te stellen dat het de maximale prestaties tegen zo laag mogelijke kosten en risico’s ontvangt. Voor de beoordeling welke procedure in welke situatie moet worden gehanteerd moet naast de wettelijk voorgeschreven situaties tevens rekening worden gehouden met de marktsituatie en de kosten die gemoeid zijn met de verschillende procedures. In combinatie met het moeten opstellen van objectieve criteria op grond waarvan gekozen wordt voor een bepaalde procedure, wordt voorgesteld om de aanbestedingswijze afhankelijk te maken van het bedrag dat (conform voorcalculatie) gemoeid is met de opdracht. Voor welke procedure gekozen moet worden, kan worden uitgedrukt in een zogenaamde "beslisboom”, zie ook artikel 8a. Artikel 8a

Beslisboom Westvoorne:

Belangrijk bij het kiezen van een aanbestedingsprocedure is het proportionaliteitsbeginsel. Dit houdt in dat de keuzes die een aanbestedende dienst maakt en de eisen en voorwaarden die gesteld worden bij een aanbesteding, in redelijke verhouding dienen te staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht. Hierbij dienen de volgende aspecten in acht genomen te worden:      

omvang van de opdracht; transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers; aantal potentiële inschrijvers; gewenst eindresultaat; complexiteit van de opdracht; type van de opdracht en het karakter van de markt.

Om richting te geven aan de selectie van een procedure wordt in de gids proportionaliteit een stoplicht model gehanteerd waarbij per procedure middels kleuren de mate van proportionaliteit of disproportionaliteit wordt aangegeven. Op basis van dit model is een beslisboom opgesteld. De onderstaande beslisboom dient uitsluitend voor "standaardsituaties". Voor leveringen en diensten Vorm

€0 ≤ € 5.000 € 5.001 ≤ € 25.000 € 25.001 ≤ € 100.000 € 100.001 ≤ € 213.999 ≥ € 214.000

Bestelbon, brief (enkelvoudig onderhands) Bestelbon, brief (enkelvoudig onderhands) Offertes / meervoudig onderhands aanbesteden Meervoudig onderhands aanbesteden Europees aanbesteden

Verantwoordelijk voor het inkoopproces

Ondertekenen opdracht

Verantwoording aan

gunningscriteria

Budgethouder

Budgethouder

Budgethouder

Laagste prijs

Budgethouder

Budgethouder

MasterBudgethouder

Laagste prijs

Budgethouder

Masterbudgethouder

College

Budgethouder

Masterbudgethouder

College

Masterbudgethouder

College

Raad

Laagste prijs / Beste prijskwaliteitsverhouding (BPKV) Beste prijskwaliteitverhouding (BPKV) Beste prijskwaliteitverhouding (BPKV)

pagina 8 van 13 versie 23.9.2021

G E M E E N T E

W E S T V O O R N E

inkoop & aanbesteding 2020

Voor werken Vorm

€0 ≤ € 5.000 € 5.001 ≤ € 25.000 € 25.001 ≤ € 100.000 € 100.001 ≤ € 500.000 € 500.001 ≤ € 3.000.000 € 3.000.001 ≤ € 5.349.999 ≥ € 5.355.000

Bestelbon, brief (enkelvoudig onderhands) Bestelbon, brief (enkelvoudig onderhands) Offertes / meervoudig onderhands aanbesteden Meervoudig onderhands aanbesteden Meervoudig onderhands aanbesteden Nationaal aanbesteden conform ARW Europees aanbesteden conform ARW

Verantwoordelijk voor het inkoopproces

Ondertekenen opdracht

Verantwoording aan

Budgethouder

Budgethouder

Budgethouder

Budgethouder

Budgethouder

MasterBudgethouder

Budgethouder

Masterbudgethouder

College

Masterbudgethouder

Masterbudgethouder

College

Masterbudgethouder

College

College

Masterbudgethouder

College

Raad

Masterbudgethouder

College

Raad

gunningscriteria

Laagste prijs

Laagste prijs Laagste prijs / Beste prijskwaliteitverhouding (BPKV) Beste prijskwaliteitverhouding (BPKV) Beste prijskwaliteitverhouding (BPKV) Beste prijskwaliteitverhouding (BPKV) Beste prijskwaliteitverhouding (BPKV)

Los van de algemene kaders die in bovenstaande beslisbomen worden weergegeven blijft het uiteraard belangrijk om te allen tijde de concrete situatie te bekijken. Om deze reden zijn onder artikel 8b een aantal situaties beschreven waarmee kan worden afgeweken van de beslisboom. Artikel 8b

Afwijking beslisboom Westvoorne:

Wanneer er sprake is van een opdracht die vraagt om een specifieke aanbestedingsstrategie kan binnen de wettelijke kaders afgeweken worden van bovenstaande beslisboom. Bij een afwijking van de beslisboom zal rekening gehouden moeten worden met de gids proportionaliteit en geldende drempelwaarden vanuit de richtlijn 2014/24EU. Deze laatste mogen niet worden overschreden. Bij de volgende uitzonderingen kan worden afgeweken van de beslisboom;  Vertrouwelijke opdrachten  Specialistische opdrachten  Compatibiliteit met aanwezige producten en diensten  Aanvullende opdrachten op in uitvoering zijnde werkzaamheden  Repeterende werkzaamheden Het college van burgemeester en wethouders is hierin het enige orgaan om hierover besluiten te nemen. Adviezen aan het bestuur met betrekking tot aanbesteding zijn per definitie vertrouwelijk Een voorbeeld van het proces van aanbesteding en gunning op basis van BPKV zijn in de vier Bijlagen gevoegd. In dit voorbeeld is te zien dat gunning op basis van prijs, social return en het ontwerp heeft plaatsgevonden. De ondertekening van de opdracht kan door middel van mandaat aan een andere functionaris worden overgedragen. Naast de Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten wordt het ARW 2016 als uitgangspunt genomen bij aanbestedingen.

pagina 9 van 13 versie 23.9.2021

Artikel 9

Procedures:

De interne procedures van de verschillende activiteiten moeten zo opgezet worden dat de kwetsbaarheid van de bij inkopen en aanbestedingen betrokken ambtenaren en bestuurders tot een minimum wordt teruggebracht. De organisatie kan zowel de eigen kwetsbaarheid als die van betrokken ambtenaren/bestuurders verminderen door bij essentiële activiteiten in de inkoop- en aanbestedingsprocedure te streven naar functiescheidingen (c.q. scheiding van verantwoordelijkheden). Vandaar dat het wenselijk is de lijst van inschrijvers bij onderhands meervoudig aanbesteden door het college van burgemeester en wethouders te laten vaststellen. Voor de feitelijke inkoop of aanbesteding, die schematische is opgebouwd uit: A Offerteaanvraag : - keuze product, procedure en mogelijke leveranciers B Offerte(s) : - voorwaarden van leverancier(s) C Toets : - 1. Beoordeling offerte(s) aan offerteaanvraag - 2. Beoordeling beschikbaar budget - 3. Beoordeling juiste procedure D Opdrachtverstrekking : - keuze leverancier Om de regionale economie te stimuleren wordt bij aanbestedingen aandacht gevraagd voor de regionale ondernemer(s). Uiteraard dient er bij de aanbieding wel sprake te zijn van een juiste prijs-/kwaliteitsverhouding (marktconformiteit), een en ander ter beoordeling aan de aanbestedende/inkopende afdeling.

De functiescheiding kan in theorie het beste worden aangebracht tussen de aanvraag en de beoordeling van de offerte. Afhankelijk van de beslisboom is de master-/budgethouder in feite verantwoordelijk voor de drie toetsen. Alle beslissingsmomenten in de inkoop- en aanbestedingsprocedure komen hierdoor terecht bij de budgethouder. Hiervoor zal verantwoording moeten worden afgelegd. Het is gewenst om al tijdens de procedure de gemaakte beslissing intern te verantwoorden. De mate waarin besluitvorming voor de opdrachtverstrekking in de procedure verantwoordt kan worden is hierbij cruciaal. Op het moment van deze besluitvorming vinden in feite drie toetsen plaats: 1. Vakinhoudelijke toets: Functiescheiding is, mede gelet op het geringe aantal personen met dezelfde vakinhoudelijke kennis, niet zinvol. 2. Financiële toets: De verantwoordelijkheid voor de financiële toets ligt primair bij de budgethouder. Het Sectorhoofd heeft een toezichthoudende rol in het kader van de budgetbewaking. De financiële consulent controleert de financiële consequenties en risico’s in relatie tot het beschikbare budget c.q. financieel beleid. Voor de goede orde wordt opgemerkt, dat de budgethouder indien gewenst de bevoegdheden kan overdragen aan een budgetbeheerder. 3.

Procedurele toets: Functiescheiding is vooral op dit onderdeel goed mogelijk aangezien de procedurele kennis apart van de vakinhoudelijke en budgettaire verantwoordelijkheid in de organisatie kan worden ondergebracht. Bij projecten boven de € 25.000,-- vindt de uitvoering van de inkoop en aanbesteding na advisering aan het college plaats. In het advies wordt aangegeven hoe de verantwoordelijkheid voor het inkoop- en/of aanbestedingsproces in een aanbestedingsteam is ingevuld. Het uitgangspunt hierbij is dat de master-/budgethouder zorg draagt voor de communicatie ten aanzien van de inkoop- en aanbestedingsprocedures (onderhands, openbaar, Europees) en het onderhoud van deze procedures. De controller/financieel consulent dient te toetsen of de juiste procedure is/wordt gevolgd bij toetsing van het concept college-/mandaatbesluit. Hierbij wordt opgemerkt dat de budgethouder primair de kennis dient te bezitten wanneer wel en wanneer niet tot een Europese aanbesteding moet worden overgegaan. Indien er redenen zijn om hieraan in voorkomende gevallen te twijfelen, wordt door de master/budgethouder ter zake kundig advies gevraagd.

G E M E E N T E

Artikel 10

W E S T V O O R N E

inkoop & aanbesteding 2020

Rollen bij inkopen en aanbesteden gericht op Europees aanbesteden:

Hoewel het inkoopproces en het aanbestedingsproces vanuit verschillende gezichtspunten benaderd kunnen worden (besteding van reguliere budgetten of projectmatige zaken) wijkt het rollenpatroon van de actoren in essentie niet af. Het gaat immers om een proces tot verwerving van leveringen, diensten of werken. In beide processen kan men te maken krijgen met Europese regelgeving. Bij het aanbestedingsproces komen de volgende actoren in beeld: 1. Master-/budgethouder Hier komt het initiatief vandaan. De budgethouder zal zich bewust moeten zijn van het feit, dat een aankoop / aanbesteding wel eens onder de EG richtlijnen kan vallen. In deze nota is globaal aangegeven wanneer dit het geval is. De diverse rapportages aan het bestuur zullen door de master-/budgethouder worden gemaakt. In geval er sprake is van toepassing van EG richtlijnen zal een zogenaamde getrapte rapportage worden toegepast. In stap 1 wordt het gemeentebestuur gevraagd om financiële middelen beschikbaar te stellen (indien deze niet zijn voorzien bij de begroting). Uiteraard zal in deze rapportage tot uitdrukking worden gebracht welke leveringen, diensten of werken het betreft. Daarbij staat tevens aangegeven welke procedure er van toepassing is. Ook zal een indicatie van de kosten die met de inkoop of aanbesteding gemoeid zijn worden aangegeven. In stap 2 zal de procedure tot verwerving worden uitgevoerd.

Tot slot zal in stap 3 het college worden geïnformeerd over de uitgevoerde procedure tot verwerving, aan welke leverancier de opdracht wordt gegund en welke kosten er daadwerkelijk met de opdracht zijn gemoeid. Stap 3 is niet van toepassing indien dit binnen de kaders onder mandaat is geregeld. 2. Controller De master-/budgethouder heeft de primaire basale kennis om te bepalen of er Europees moet worden aanbesteed. De controller/financieel consulent toetst op basis van het college-/mandaatbesluit of de juiste aanbestedingsprocedure wordt gevolgd. 3. Extern adviesbureau Tijdens de hierboven omschreven procedure kan in voorkomende gevallen een extern adviesbureau worden ingeschakeld. Zeker bij de eerste Europese aanbestedingsprocedures zal hieraan niet kunnen worden ontkomen. Het is uiteraard wel de bedoeling dat de kennis die een externe deskundige op dat gebied heeft ons tot lering dient te zijn zodat in de toekomst het inschakelen van zo’n deskundige achterwege kan blijven. Artikel 11

Interne organisatie en controle:

In verband met de beoordeling van de rechtmatigheid dient de accountant te kunnen controleren of de werken, leveringen en diensten conform de regels zijn uitgevoerd. Iedere opdracht boven de € 5.000,-- dient gedocumenteerd te worden. Documenteren wil zeggen, dat van iedere opdracht boven de € 5.000,- de offerte en de opdracht bij elkaar in een map bewaard moeten worden. Indien door het college is besloten af te wijken van de vastgestelde procedure, dan dient ook het B&Wbesluit daarbij gevoegd te worden. Ten behoeve van de voorbereiding van de accountantscontrole is door de afdeling Financiën (de interne controlefunctie) een controleplan worden opgesteld.

pagina 11 van 13 versie 23.9.2021

G E M E E N T E

Artikel 12

W E S T V O O R N E

inkoop & aanbesteding 2020

Inwerkingtreding en citeerregel:

1. Deze regeling treedt in werking op 1 oktober 2021 2. Deze regeling kan worden aangehaald onder de naam “Regeling inkoop en aanbestedingen 2021 gemeente Westvoorne” 3. Bij de inwerkingtreding van de regeling komt de regeling inkoop en aanbesteding 2017 te vervallen..

Aldus vastgesteld in de vergadering van de Raad van 22 september 2021.

De griffier

De voorzitter

pagina 12 van 13 versie 23.9.2021

G E M E E N T E

W E S T V O O R N E

inkoop & aanbesteding 2020

Bijlage 1: Voorbeeld programma van eisen (met budget van € 80.000,--)

Ontwerp Per locatie moeten er minimaal 5 speeltoestellen gerealiseerd worden en minimaal 1 zitgelegenheid. De oppervlakte van het speelbos is ca. 800m 2. De speelweide is ca. 1600m 2 groot. Een integratie van de speeltoestellen in de omgeving is wenselijk. De aannemer dient ervoor zorg te dragen dat de omgeving zo veel mogelijk bespaard blijft. Hierbij valt te denken aan het zo min mogelijk kappen van bomen en verwijderen van bosschages. Speelattributen De geleverde speeltoestellen moeten voorzien zijn van een FSC keurmerk. Daarnaast dienen de speelvoorzieningen te voldoen aan de NEN-EN 1176 (algemene veiligheidseisen speelstoestellen) en NENEN1177 (eisen t.b.v. bodemoppervlakken). In het kader van duurzaamheid dienen alle toestellen gemaakt te zijn van hardhout. Verder dienen de speelattributen bestand te zijn tegen vandalisme. Werkzaamheden De werkzaamheden omvatten alle werkzaamheden voor de totstandkoming van de speelweide en het speelbos.

Hierbij rekening houden met: - Leveren alle benodigde materieel en materialen; - Kappen en afvoeren van bomen; - Verwijderen en afvoeren van bosschages; - Ontgraven en aanvullen werkterrein; - Eventueel leveren en aanbrengen (val)ondergrond; - Leveren en aanbrengen speeltoestellen; - Leveren en aanbrengen plaat waarop aannemer bekend is; Social Return Bij de inschrijving dient een uitwerking bijgevoegd te zijn waarbij de vorm van Social Return omschreven staat. De opdrachtnemer is verplicht minimaal 5% van de waarde van de inschrijving in te zetten voor Social Return. Hierbij wordt onder andere verstaan: - het creëren van arbeidsplaatsen; - het creëren en beschikbaar stellen van werkervaringsplaatsen; - het creëren en beschikbaar stellen van stageplaatsen voor onderwijs; - het inzetten van mensen die werkzaam zijn bij “Voorne-Putten Werkt”.

pagina 13 van 13 versie 23.9.2021

G E M E E N T E

W E S T V O O R N E

inkoop & aanbesteding 2020

Bijlage 2: Voorbeeld gunning op basis van BPKV (met budget van € 80.000,--)

Inschrijving De vrijblijvende offerte moet ondertekend en in een gesloten envelop worden ingediend op een in het begeleidend schrijven vermelde datum, plaats en tijdstip. Bij de vrijblijvende offerte dient een uitgebreide ontleding van het geoffreerde bedrag te zijn opgenomen. De inschrijving dient te voldoen aan het programma van eisen. Een rekenvergoeding is niet van toepassing. Gunning vindt plaats op basis van onderstaande selectiecriteria. Onderdelen Hogere inschrijving dan € 80.000,-Ontwerp Social Return Laagste prijs Totaal:

Punten K.O. 30 30 40

Score

100

Toelichting inschrijving Ontwerp: In het ontwerp dienen er 4 criteria verwerkt te zijn. Voor elk criterium is er maximaal 7.5 punten te verkrijgen. De inschrijver die het meest voldoet aan de gestelde criteria krijgt de maximale punten. Criteria: - Duurzaam: in het ontwerp dienen de gebruikte materialen van duurzame kwaliteit te zijn. Het materiaalgebruik is zodanig gekozen dat ze in hun levenscyclus het milieu zo min mogelijk belasten; - Doelgroepen: de speelattributen moeten voor verschillende leeftijdscategorieën (0 – 12 jr) bruikbaar te zijn; - Innovatie: in het ontwerp dienen er innovatieve oplossingen verwerkt te zijn. Hierbij te denken aan zoveel mogelijk gebruik te maken van de omgeving (hoogte verschillen, bomen enz.); - Totale inrichtingsplan: In het geheel dienen de onderlinge speelattributen synergie met elkaar te hebben en passen in de omgeving. Er zijn punten te behalen door het toepassen van uitdagende speelattributen. Social Return: De aannemer die de hoogte percentage van de inschrijving (minimaal 5%) investeert in Social Return krijgt 30 punten. De daarop volgende inschrijving wordt verhoudingsgewijs verrekend in percentage’s. Voorbeeld: aannemer schrijft in voor 8% voor Social Return. Dit is de hoogste investering van de inschrijvingen. Aannemer krijgt 30 punten. De tweede inschrijver schrijft in voor 6%.

Deze aannemer krijgt 22,5 punten (8% is vergelijkbaar met 100%; 6% is dan vergelijkbaar met 75%; 75% van 30 punten is 22,5). Laagste prijs: De laagste inschrijver krijgt 40 punten. De 2e laagste inschrijver krijgt punten toegekend naar het percentage verschil in de inschrijvingen. Voorbeeld: laagste inschrijving bedraagt € 75.000,--. De daarop volgende inschrijving bedraagt € 80.000,--. De tweede inschrijver krijgt dan 37,5 punten toegekend. (€ 80.000,-- is vergelijkbaar 100%; € 75.000,-- is dan vergelijkbaar met 93,75%; 93,75% van 40 punten is 37,5).

pagina 14 van 13 versie 23.9.2021

G E M E E N T E

W E S T V O O R N E

inkoop & aanbesteding 2020

Bijlage 3: Voorbeeld gunning op basis van BPKV (met budget van € 80.000,--)

PROCES-VERBAAL VAN AANBESTEDING

Namens het college van burgemeester en wethouders van Westvoorne zijn op donderdag 29 november alle offertes voor de aanneming van het werk “ontwerp en aanleg Speelweide en Speelbos, Rockanje” met de daarbij behorende nota van inlichtingen ontvangen en geopend. Omschrijving: Het ontwerpen en aanleggen van een Speelweide en Speelbos binnen de gesteld randvoorwaarden. Van de gehouden meervoudige onderhandse aanbesteding is de onderstaande staat opgemaakt.

Ontwerp 30% duurzaam max. 7,5 doelgroepen max. 7,5 innovatie max. 7,5 totale inrichtingsplan max. 7,5 Social Return 30% Percentage van inschrijving Laagste prijs 40% Prijs

TOTAAL Nummer:

Minekus 27,5 5 7,5 7,5 7,5 30 16,0% 31,8 € 62.800,00

Groeneveld B.V. 20,5 5 6 5 4,5 15,6 8,3% 40 € 50.000,00

Dick Klok 26 7,5 6 5 7,5 18,8 10,0% 26,7 € 74.800,00

V&V Infra 13 2,5 6 0 4,5 18,8 10,0% 31,8 € 62.900,00

89,3 1

76,1 2

71,5 3

63,6 4

Aldus opgemaakt d.d. 29 november 2012. Hoogachtend, namens burgemeester en wethouders van Westvoorne

H. Valk hoofd Wegen en Riolering

pagina 15 van 13 versie 23.9.2021

G E M E E N T E

W E S T V O O R N E

inkoop & aanbesteding 2020

Bijlage 4: Beoordelingsformulier

pastperformance_8 74666_2020-03-16 (1).pdf

pagina 16 van 13 versie 23.9.2021

G E M E E N T E

W E S T V O O R N E

inkoop & aanbesteding 2020

Bijlage 5. Notitie selectiemethode onderhands aanbesteden van werken

Selectiemethode Groslijst Westvoorne_10-6-2021.docx

pagina 17 van 13 versie 23.9.2021

G E M E E N T E

W E S T V O O R N E

inkoop & aanbesteding 2020

Bijlage 6. Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Westvoorne 2016

Alg Inkoopvoorwaarden leveringen en diensten Westvoorne versie 20160308.pdf

pagina 18 van 13 versie 23.9.2021