21 09 Streekarchief jaarstukken voorstel

Raadsvoorstel 2021

Rockanje, 10 augustus 2021

Nr. 20800-2021 Raadsvergadering van 22 september 2021 Aan Agendanummer Onderwerp Financiële stukken Streekarchief Voorne-Putten

de gemeenteraad

1. Gevraagd besluit a. Voorgesteld wordt kennis te nemen van het Jaarverslag 2020 van de Streekarchivaris. b. Voorgesteld wordt kennis te nemen van de Jaarstukken 2020. c. In te stemmen met de Begroting 2022. 2. Begrotingsprogramma, relatie met eerdere besluiten Programma 1 Bestuur en Organisatie 3. Aanleiding Het bestuur van het Streekarchief Voorne-Putten heeft ons de volgende stukken toegestuurd, te weten: a. Jaarverslag 2020 van de Streekarchivaris b. Jaarstukken 2020 c. Begroting 2022 Het bestuur van het Streekarchief vraag het college en de raad de stukken in behandeling te nemen. 4. Argumenten a. Jaarverslag 2020 De Streekarchivaris geeft in zijn jaarverslag aan dat het jaar 2020 door Covid-19 een bijzonder jaar was. De pandemie is aangewezen als Hotspot zodat alle informatie hierover te documenteren zodat dit later terug te lezen is. Voor Westvoorne wordt opgemerkt dat het overbrengen van de archieven van de bouwvergunningen er voor heeft gezorgd dat de nog beschikbare archiefruimte nu volledig benut is. Het project “e-depot Voorne-Putten” is in 2020 van start gegaan. De verdergaande digitalisering, met name door het thuiswerken, vraagt om een goed toezicht op het archief- en informatiebeheer. b. Jaarstukken 2020 Gemeente Westvoorne heeft in het jaar 2020 een deelnemersbijdrage geleverd van € 45.093. Dit is 8,44 % van de totale bijdrage van € 534.577.

De bijdrage van Westvoorne is verwerkt in de begroting van 2020. De accountant heeft in de accountantsverklaring aangegeven dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten lasten over 2020 1

als van de activa en passiva van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief VoornePutten. c. Begroting 2022 Het Streekarchief Voorne-Putten is een gemeenschappelijke regeling (bedrijfsvoering organisatie) met als (wettelijke) taken: het beheer van de overgebrachte archieven, het toezicht op de niet-overgebrachte archieven en het beschikbaar stellen van de archieven aan de burger. De taken kunnen worden verdeeld in drie velden: bewaren, bewerken en benutten. In de toekomstvisie 2025 is de wens uitgesproken meer nadruk te leggen op het taakveld Benutten, zonder de beide andere taakvelden tekort te doen. De begroting 2022 laat een stijging zien van € 42.685 ten opzichte van de begroting 2021. En komt uit op een totaalbedrag van € 824.076. De verhoging wordt voor een groot deel veroorzaakt door de uitbreiding van de functie van medewerker dienstverlening van 1 dag naar 4 dagen. De indexering van 1,9%: € 14.647 zal worden gebruikt voor de stijging van de salariskosten (incl. sociale lasten). De deelnemersbijdrage voor Westvoorne bedraagt voor het begrotingsjaar 2022 € 64.342 (8,79%). Dit bedrag wordt meegenomen in de Begroting 2022. 5. Duurzaamheid n.v.t. 6. Regionale afstemming Stukken zijn toegestuurd naar alle deelnemers/eigenaren van het Streekarchief. 7. Kosten, baten en dekking De Begroting 2022 laat zien dat de gemeentelijke bijdrage voor 2022 € 63.351 bedraagt.

Dit bedrag wordt meegenomen in de Begroting 2022. 8. Communicatie Na besluitvorming het Bestuur van het Streekarchief hiervan op de hoogte stellen. 9. Toelichting n.v.t. 10. Adviezen

Burgemeester en wethouders van Westvoorne, de wnd. secretaris, de burgemeester, P.A van der Wurff P.E. de Jong