21 09 06 brief college svz organisatieontwikkeling

Raadhuislaan 6, Rockanje Postadres Postbus 550, 3235 ZH Rockanje E-mail gemeente@westvoorne.nl Telefoon (0181) 40 80 00 Fax (0181) 40 80 99

Aan de gemeenteraad

Uw kenmerk:

Ons kenmerk :

Uw brief van:

Rockanje, 30 juni 2021

20345-2021 Verzonden: 30 juni 2021

Onderwerp:

Update organisatieontwikkeling

Beste raadsleden,

In de raadsvergadering van 26 juni 2019 is besloten een krediet beschikbaar te stellen ten behoeve van de organisatieontwikkeling. In de brief van 23 juli 2020 zijn jullie geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot de voortgang van de verschillende onderdelen van de organisatieontwikkeling en de besteding van het krediet. Met deze brief geven wij jullie wederom een update van het organisatieontwikkeltraject. Organisatieontwikkeling Eind 2019 zijn we gestart met ons organisatie ontwikkeltraject MOOV (Mens – Organisatie – Ontwikkeling – Versterken). Met diverse workshops over cultuur, talent, dienstverlening en vitaliteit is per thema opgehaald wat medewerkers belangrijk vinden en wat zij nodig hebben om hun werk zo goed mogelijk te doen. De thema’s zijn in diverse werkgroepen verder opgepakt. Op 3 juni jl. hebben de werkgroepen via een webinar op interactieve wijze alle medewerkers bijgepraat over de behaalde resultaten. Dit onder begeleiding van een externe partij die de procesbegeleiding van het traject op zich heeft genomen (Ynnovate). Binden en Boeien De werkgroep Binden en Boeien heeft in 2020 drie ideeën uitgewerkt: 

Talentontwikkeling – De basis is gelegd in een vastgesteld projectplan Talentontwikkeling. Vanaf maart 2021 is een start gemaakt met de bewustwordingscampagne rondom Talentontwikkeling. Het A&O fonds biedt gratis online tools zoals de Talentspiegel, die als basis kunnen dienen voor talentgesprekken. Vanaf april zijn er diverse talentgesprekken geweest met soms verrassende uitkomsten.

Bijl: Ref: Col: Behandeld door: M. Roon-van Pelt, 0181-408078, m.vanpelt@westvoorne.nl s.v.p. bij beantwoording datum en kenmerk vermelden



Coachend / Faciliterend Leiderschap – Er is een Management development programma voor 2021/2022 geschreven, waarvan de opleiding Faciliterend leiderschap onderdeel is. Deze opleiding is april 2021 gestart en zal doorlopen tot in 2022. Alle leidinggevenden nemen hieraan deel.



Kunst en Kleur – Dit wordt later opgepakt met het idee uit de werkgroep Welzijn en Vitaliteit over het klimaat op kantoor.

Welzijn en Vitaliteit De werkgroep Welzijn en Vitaliteit heeft vier ideeën uitgewerkt:  Vitaliteitsbudget: in de zomer van 2020 is er een enquête onder de medewerkers uitgezet (met een respons van 87%!) om te toetsen of medewerkers behoefte hebben aan een vitaliteitsbudget. Veel medewerkers hebben aangegeven hier zeker gebruik van te maken. De regeling is eind 2020 goedgekeurd en vanaf januari 2021 ingevoerd. Wel moet er in de loop van 2021 een evaluatie plaatsvinden. Op dit moment geeft het gebruik nog een vertekend beeld omdat tot voor kort de sportscholen nog dicht waren en ook groepslessen buiten niet waren toegestaan. De verwachting is dat er in de loop van 2021 meer medewerkers gebruik zullen maken van het budget.  Vitaliteitsmaanden. Elke maand is een ander thema opgepakt waaronder de digitale kookworkshops, aandacht voor werkstress en digitale yoga lessen.  Klimaat kantoor: in de eerder genoemde enquête is ook getoetst of de klachten die medewerkers op kantoor ervaren (n.a.v. een eerder gehouden onderzoek) ook aanwezig zijn met het thuiswerken. Dit bleek niet het geval te zijn. Natuurlijk zijn er met het thuiswerken andere klachten, maar de uitslag was voldoende voor de werkgroep om aandacht te vragen voor het klimaat op kantoor. Inmiddels is er een gesprek geweest met de wethouder en verantwoordelijk medewerkers.

Zij gaan kijken welke quick-wins er uitgevoerd kunnen worden. E.e.a. is ook afhankelijk van de werkplekvisie voor na corona.  Brainstormsessies en intervisie: deze technieken moeten nog gepresenteerd worden in de organisatie. Op kleine schaal vinden al wat brainstormsessies plaats, maar de verschillende technieken zijn nog niet breed gedragen in de organisatie. Werkgroep Cultuur De werkgroep Cultuur is in oktober 2020 gestart. Er was een kleine werkgroep gevormd maar door verschillende omstandigheden was het lastig om agendatechnisch afspraken met elkaar te maken. Tegelijkertijd gaan we werken aan de culturele fusie voor de nieuwe organisatie. Werkgroepleden hebben hun interesse uitgesproken om deel te nemen in een mogelijke fusiewerkgroep over cultuur. Dit wordt straks in het plan van aanpak vanuit de bouwstenen Personeel & Organisatie verder opgepakt zodat de werkgroepleden daar een rol in zouden kunnen krijgen. Werkgroep Dienstverlening Deze werkgroep is opgegaan in de pilot Grip op Loslaten en zal niet apart met dit onderwerp aan de slag gaan. Werkgroep Talent Deze werkgroep is opgegaan in de werkgroep Binden en Boeien met als resultaat het uitwerken en implementeren van de talentontwikkeling. Project ‘Grip op loslaten’ Met een pilotgroep is gestart met het project ‘Grip op loslaten’. Dit traject wordt gefaciliteerd door het A+O fonds gemeenten.

Met het project ‘Grip op loslaten’ beoogt het A&O fonds gemeenten een belangrijke cultuurverandering binnen de gemeentelijke sector: het durven loslaten van het leiderschapsmodel en veranderingen in gang zetten door te investeren in het informeel persoonlijk leiderschap. Loslaten geeft meer ruimte aan de medewerkers om zelf de regie te nemen over de eigen duurzame inzetbaarheid. Het doel van Grip op loslaten is dat 2

talenten van medewerkers worden (h)erkend en benut. Deze doelstelling past naadloos in ons traject van de organisatieontwikkeling. De deelnemers hebben een PAO-training gevolgd (Participatief Actieonderzoek) en zijn vervolgens aan de slag gegaan met twee zelfgeselecteerde vraagstukken. Van buiten naar binnen en binnen de eigen organisatie. De vraagstukken hebben betrekking op interne dienstverlening en externe dienstverlening. Op deze manier wordt ook het verband gelegd met de pijler dienstverlening. De opbrengsten vanuit deze pilotgroep zijn meegenomen in de werkgroep Dienstverlening. Samen met de gemeenten Brielle en Hellevoetsluis is inmiddels gestart met een tweetal nieuwe onderwerpen t.w. vanzelfsprekende samenwerking en een veilige werkomgeving en Informatievoorziening en het gebruik van data. Het AenO fonds Gemeenten is gestart met een ROI onderzoek om te bezien wat de opbrengsten zijn van de methodiek Grip op loslaten. Over de resultaten zullen wij u t.z.t. informeren. De voorlopige subsidie van het A&O fonds gemeenten ten bedrage van € 15.000,- is toegekend. Voor 1 mei 2022 moeten we de definitieve aanvraag indienen. Zaakgericht werken Gedurende het implementatietraject van het zaaksysteem (E-suite) en het zaakgewijs werken, is intensief samengewerkt met gemeente Brielle.

Door volledig digitaal te werken verbeteren we de bedrijfsvoering én onze dienstverlening naar inwoners en ondernemers. Het is een organisatiebrede manier van werken waarbij alle werkprocessen als digitale zaak gestart, gevolgd, afgehandeld en gearchiveerd worden. Fase 1 is inmiddels zo goed als afgerond. Wat nu nog rest is het ontsluiten van het oude DMS naar toekomstgerichte raadpleegapplicatie (MyLex). Met deze applicatie kan vervolgens in de toekomst aangesloten worden bij het Edepot van het Streekarchief (in ontwikkeling). Ook gemeente Hellevoetsluis staat op het punt om live te gaan met de E-Suite om zaakgewijs te gaan werken. De verwachte datum van livegang is 15 juli 2021. In overleg met zowel Brielle als Hellevoetsluis is afgesproken om de doorontwikkeling (plateau 2) gezamenlijk op te pakken. Zaken die niet kunnen wachten tot 1 januari 2023 worden geharmoniseerd opgepakt. De verdere doorontwikkeling van de E-Suite is mede afhankelijk van het dienstverleningsconcept van de nieuwe gemeente Voorne aan Zee. Digitalisering financiële administratie Per 1 mei 2019 is de digitale factuurverwerking volledig operationeel gegaan, waarbij ook e-facturen (in een ander format) rechtstreeks ingelezen en verwerkt kunnen worden. Het project is daarmee afgerond voor gemeente Westvoorne. Wel dient nog een harmonisatieslag gemaakt te worden richting de fusie.

De drie afzonderlijke financiële applicaties moeten geharmoniseerd worden naar een nieuwe omgeving. Hiervoor moet door Westvoorne (maar ook door de andere gemeenten) een aantal acties worden uitgevoerd. Van de uitgevoerde werkzaamheden door Syntrophos moet nog een afrekening plaatsvinden. Ontwikkelplan Ten behoeve van het ontwikkelplan is een planning gemaakt tot aan de fusiedatum voor een aantal trainingen ter bevordering van het projectmatig werken, bevordering van politieke- en bestuurlijke sensitiviteit, trainingen gericht op houding en gedrag in het kader van de cultuurverandering en burgerparticipatie projectleiders met de factor C methode. Deze laatste training is inmiddels daadwerkelijk gestart i.s.m. de gemeenten Brielle en Hellevoetsluis. Implementatie van HR21 / Organisatieontwikkeling 2e fase In de raadsvergadering van september 2020 is besloten om voor de organisatieontwikkeling 2e fase, de implementatie HR21 en de facilitaire aanpassingen een bedrag in de reserve Organisatieontwikkeling te reserveren. Op dit moment is gestart met de voorbereidingen van de invoering van HR21 en zijn we bezig met de omzetting van de functiebeschrijvingen naar 3

de normfuncties binnen HR21. Over de resultaten en de consequenties zullen wij u informeren zodra deze bekend zijn. Bestuursopdracht BAS/Fusiefit In het kader van de organisatieontwikkeling is aan een externe deskundige de opdracht gegeven om onderzoek te doen naar het bestuurlijk ambtelijk samenspel en de fusiefitheid van de medewerkers. Inmiddels ligt er een diagnose, opgesteld door DW Changeworks/ DKSC op basis van interviews vanuit diverse gremia en een vision map sessie. De resultaten zijn inmiddels aan uw raad gepresenteerd. Wij zullen vanuit de diverse gremia tot een set van procesafspraken komen. Dit onder begeleiding van de externe die het onderzoek heeft verricht. Via een ingestelde procesgroep zullen de afspraken verder worden geborgd. Het krediet dat ter beschikking is gesteld voor de facilitaire aanpassingen zal vooralsnog beperkt worden ingezet voor de ontwikkeling van het Servicepunt. Hierover zullen wij u nader berichten. Onderstaand treft u het totaaloverzicht aan van de uitgaven tot op heden. Onderdeel Organisatieontwikkeling 1e fase De Crux Training en Advies Ynnovate Kosten Festival Beeldmerk MOOV Doorontwikkeling/ professionalisering website/toegankelijkheid Grip op loslaten Organisatieontwikkeling 2e fase/HR21 Organisatie advies BAS/fusiefitheid medewerkers Zaakgericht werken Digitalisering financiële administratie Ontwikkelplan

Facilitaire aanpassingen/ voorzieningen

Inhoud

Uitgaven

Procesbegeleiding

2.024,28

Procesbegeleiding werkgroepen Inspiratiesessies Reprokosten

46.655,86 3.211,25 12.504,44 4.286,82 9.818,75

AenO fonds Gemeenten

2.693,24

Inhuur DWChange works/DKSC

21.175,00

Afrekening Syntrophos volgt Offerte factor C PBLQ, 5 online trainingen + 1 online masterclass Doorontwikkeling Servicepunt / centrale hal

Beschikbaar 50.000

15.000 (maximale subsidie) 150.000

222.091,32 29.000

225.000 75.000

7.000

17.106

50.000

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Westvoorne

Peter van der Wurff wnd. secretaris

Peter de Jong burgemeester

4