21 06 Verslag Archief en informatiebeheer voorstel

Raadsvoorstel 2021

Rockanje, 4 mei 2021

Nr. 11027-2021 Raadsvergadering van 30 juni 2021 Aan Agendanummer 12 Onderwerp Verslag Archief- en informatiebeheer 2020

de gemeenteraad

1. Gevraagd besluit In te stemmen met het verslag betreffende de informatiehuishouding gemeente Westvoorne over het jaar 2020. 2. Begrotingsprogramma, relatie met eerdere besluiten Bestuur en Organisatie. 3. Aanleiding Het college is, als zorgdrager voor het archief- en informatiebeheer, verantwoordelijk voor het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen van de gemeentelijke archieven. Het college legt ingevolge de Wet dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden, alsmede de gemeentelijke Archiefverordening, jaarlijks verantwoording af aan de gemeenteraad. Het toezicht op het archief- en informatiebeheer is belegd bij de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten. Voor de verslaglegging door de archiefinspecteur is gebruik gemaakt van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Archief. Het verslag betreft uitsluitend de niet-overgebrachte archieven. Het beheer van de overgebrachte archieven is opgedragen aan de gemeenschappelijke regeling. Over dit overgebrachte archief legt de streekarchivaris verantwoording af aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. 4. Argumenten De verslaglegging van de streekarchivaris, uitgevoerd door de archiefinspecteur, geeft puntsgewijs aan in welke mate de gemeente voldoet aan de KPI’s. Voor een groot deel heeft gemeente Westvoorne de gemeentelijke informatiehuishouding op orde.

Per 1 oktober 2020 is gemeente Westvoorne overgegaan op het nieuwe zaaksysteem e-Suite van Dimpact. Het handboek Vervanging is aangepast aan dit nieuwe zaaksysteem. Het college heeft in 2021 hierover een besluit genomen. In 2020 zijn verschillende archieven overgedragen aan het streekarchief. De bouwarchieven van de gemeenten Oostvoorne en Rockanje zijn overgebracht alsmede het gemeentearchief van 1990 tot 1999. Daarnaast zijn ook de registers van de begraafplaatsenadministratie overgebracht. Voor al deze archieven is begin 2021 een verklaring van overdracht is opgesteld, waarmee de archieven officieel zijn overgedragen en tevens openbaar zijn. Wel geldt voor sommige onderdelen van de begraafplaatsenadministratie een beperking van de openbaarheid.

1

Het verslag geeft verbeterpunten en aanbevelingen aan. De verbeterpunten die jaarlijks in de verslaglegging worden aangegeven zijn een doorlopende lijst: elk jaar kan er iets vanaf, maar daarnaast dienen zich nieuwe (actuele) onderwerpen aan, zoals het uitvoeren van een hotspotmonitor. De verbeterpunten zijn divers en dit geldt ook voor de uitvoering. De voorgestelde acties worden opgepakt en de aanbevelingen worden overgenomen. Hierbij zullen prioriteiten moeten worden gesteld. Een van de verbeterpunten is het opstellen van een kwaliteitssysteem. Dit wordt opgepakt met de gemeenten Hellevoetsluis en Brielle en zal naar verwachting in 2021 geïmplementeerd zijn. Een ander verbeterpunt is een lijst met bijzondere en beeldbepalende functies, deze is opgesteld. De achterstand in de analoge vernietiging is opgepakt en zal dit jaar weggewerkt zijn. 5. Duurzaamheid n.v.t. 6. Regionale afstemming n.v.t. 7. Kosten, baten en dekking In eerste instantie zijn, in afwachting van het oordeel van de provincie, op voorhand geen financiële consequenties aan te wijzen. 8. Communicatie n.v.t. 9. Toelichting n.v.t. 10. Adviezen De commissie IZ/M heeft unaniem instemmend geadviseerd. Burgemeester en wethouders van Westvoorne, de wnd. secretaris, de burgemeester, P.A van der Wurff P.E. de Jong