21 06 Verslag Archief en informatiebeheer

Verslag van de archivaris betreffende de informatiehuishouding in de gemeente Westvoorne over het jaar 2020

Uitgevoerd door de archiefinspectie Voorne-Putten A.L.J. van den Berg BSc., archiefinspecteur

In opdracht van de gemeentearchivaris van Westvoorne, drs. A.A. van der Houwen

Maart 2021

1

Inhoud 1.

Inleiding en verantwoording............................................................................................. 3 1.1

Archiefwet 1995 ................................................................................................................ 3

1.2

Zorg en beheer .................................................................................................................. 3

1.3

Toezicht en verantwoording ......................................................................................... 4

1.4

Archief KPI's........................................................................................................................ 4

1.5

Uitvoering toezicht ........................................................................................................... 5

2. Verslag ............................................................................................................................................. 6 KPI-1 Lokale regelgeving ........................................................................................................... 6 KPI-2 Mensen en middelen ....................................................................................................... 7 KPI-3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot ........................ 7 KPI-4 Interne kwaliteitszorg en toezicht ............................................................................. 9 KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden ......................................................................................................................... 9 KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden .............................................................................................................. 11 KPI 7 Overbrenging van archiefbescheiden ..................................................................... 13 KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden ...................... 13 3.

Bevindingen .......................................................................................................................... 14 3.1 Verbeterpunten.................................................................................................................... 14 3.2 Aanbevelingen ...................................................................................................................... 15

Bijlage 1. KPI score op basis van de stoplicht methode met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden ................................................................................................................................. 16

2

1.

Inleiding en verantwoording

1.1 Archiefwet 1995 Een betrouwbare informatievoorziening is van groot belang voor de kwaliteit van het functioneren van een overheidsorganisatie. Archieven worden gevormd ter ondersteuning van haar werk, als bewijs ter verantwoording van haar handelen tegenover de burger en op termijn als cultuurhistorisch geheugen van de samenleving. De Archiefwet 1995 en haar nadere regelgeving regelt de archiefzorg en het archiefbeheer bij de overheid. Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

1.2 Zorg en beheer Het college van burgemeester en wethouders van Westvoorne is als zorgdrager verantwoordelijk voor de gemeentelijke informatiehuishouding. De verantwoordelijkheid betreft het beheer van zowel analoge als digitale informatie vanaf het moment van ontvangst of opstellen tot aan het moment dat de informatie is vernietigd of voor blijvende bewaring naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats is overgebracht. De landelijke en lokale wet- en regelgeving vormen het kader van dit beheer. Westvoorne is deelnemer in de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten, gevestigd te Brielle. Aan de archivaris is het beheer van de overgebrachte archieven alsmede het toezicht op de niet overgebrachte archieven opgedragen. In de GR is ook de aanwijzing van de archiefbewaarplaats vastgelegd. Het college van Burgemeester en Wethouders van Westvoorne heeft op 10 januari 2019 ingestemd met de nieuwe gemeenschappelijke regeling. De nieuwe regeling is per 1 maart 2019 in werking getreden1. De Gemeenschappelijke Regeling, de gemeentelijke Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer vormen samen de basis hoe aan de uitvoering van de Archiefwet vorm wordt gegeven.

Gezamenlijk regelen deze de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen wordt gevormd, het beheer, de mensen en middelen en het toezicht op het beheer. Hiermee wordt de gehele informatieketen, vastgelegd in papieren en digitale documenten en registraties geborgd. Het informatiebeheer is organisatorisch ondergebracht bij de stafafdeling Informatievoorziening en -beheer, Beveiliging & Bodedienst. De taakgroep DIV van de stafafdeling draagt zorg voor de uitvoering van het integrale archiefbeheer tot het moment van vernietiging of overbrenging naar de archiefbewaarplaats. De informatie wordt na overbrenging permanent bewaard en is dan kosteloos voor iedereen raadpleegbaar. De gemeente Westvoorne is deelnemer in de Gemeenschappelijke Regeling Syntrophos, die diensten levert in het kader van de ICT, geo-informatie en

1

https://www.streekarchiefvp.nl/media/Organisatie/Gemeenschappelijke%20Regeling%20Streekarchief%20Voo rne-Putten.pdf

3

telefonie. Het digitale archief is in technisch beheer gegeven van deze bedrijfsvoeringsorganisatie, gevestigd te Nissewaard.

1.3 Toezicht en verantwoording

Het toezicht op het archief- en informatiebeheer is, op grond van artikel 32, 2e lid, Archiefwet 1995 en artikelen 5, lid 1b en 12, lid 4 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten, gelegd bij de gemeentearchivaris. In artikel 8 van de Archiefverordening is bepaald dat Burgemeester en wethouders tenminste een maal per jaar verslag uitbrengen aan de raad over de uitoefening van de zorg voor de archieven van de gemeente Westvoorne2.

1.4 Archief KPI's Namens de gemeentearchivaris oefent de archiefinspecteur toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente Westvoorne die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten, en geeft advies op het terrein van de zorg. Via een aantal Kritische Prestatie Indicatoren Archief (KPI's)3 neemt de inspecteur tijdens inspectieonderzoeken ook aspecten mee van de zorg voor archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. De KPI’s zijn een instrument om te toetsen of de gemeente voldoet aan de wettelijke vereisten. De invulling van dit raamwerk geeft de gemeente inzicht in de kwaliteit van haar informatiehuishouding. De rapportage aan de hand van de Archief KPI's dient drie doeleinden: horizontale verantwoording tussen college en raad, algemene informatievoorziening richting de burger en verticale informatievoorziening ten behoeve van de Gedeputeerde Staten van de Provincie Zuid-Holland4. De Archief KPI's bevatten de volgende acht hoofdelementen: 1. Lokale regelgeving; 2. Middelen en mensen; 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot; 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht; 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden; 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden; 7.

Overbrenging van archiefbescheiden; 8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden.

2

Archiefverordening Westvoorne 2015 en Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten. Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren van de VNG, geactualiseerd april 2020. 3

4

De handreiking is in het jaar 2020 aangepast. In plaats van voorheen 10 KPI’s wordt er nu getoetst op nog maar 8 kpi’s. KPI 4 in de versie van 2013 ‘Digitale archiefbescheiden in het bijzonder’ is niet meer van deze – inmiddels goeddeels digitale – tijd. De paragrafen daaruit zijn ondergebracht in de aangepaste KPI's 5 en 6. KPI 9 in de versie van 2013 ‘Rampen, calamiteiten en veiligheid’ is onder gebracht bij KPI 3, bij de archiefruimte en archiefbewaarplaats waarop zij betrekking hebben. De aanpassing heeft daarnaast tot gevolg gehad dat de KPI-nummering niet meer één op één met de diverse hoofdonderwerpen uit de 2013 versie overeenkomen.

4

1.5 Uitvoering toezicht Jaarlijks wordt een verslag uitgebracht met gebruikmaking van de Archief KPI's om inzicht te geven in de (ontwikkeling van de) kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeente en de mate waarin zij aan de archiefwettelijke eisen blijft voldoen. Vanwege de heersende Covid-19 pandemie en de daaruit voorkomende Coronamaatregelen is er wel met de gemeente contact geweest maar volledig digitaal of telefonisch. Veel van de gesprekken stonden in het teken van het project invoering Zaakgericht Werken en het overbrengen en bewerken van diverse archiefbestanden. Dit verslag is tot stand gekomen aan de hand van gesprekken met enkele medewerkers van de gemeente Westvoorne en de bevindingen en observaties van de archiefinspecteur5.

5

Er is in de loop van het afgelopen jaar gesproken met mevrouw M. Bastiaans en met de heren P. van den Beemt en E. Molenaar.

5

2. Verslag KPI-1 Lokale regelgeving Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer De archiefvorming van gemeenten valt onder de Archiefwet 1995. Om aan de eisen van die wet te voldoen heeft de gemeente eigen regelgeving betreffende het beheer van de gemeentelijke archieven. De verordening en het Besluit Informatiebeheer zijn up-to-date, hoewel deze wel afwijken van de modellen die hiervoor beschikbaar zijn gesteld door de VNG6. In 2021 bij de invoering van de nieuwe Archiefwet is het nodig na te gaan of de verordening en het bijbehorende besluit vervangen dienen te worden. Wijziging overheidstaken De gemeente Westvoorne staat aan de vooravond van een bestuurlijke fusie met de gemeenten Brielle en Hellevoetsluis. Nadat de voorgenomen ambtelijke fusie in 2018 niet is doorgegaan, hebben de gemeenten in 2019 hun toekomst verkend. Uiteindelijk hebben zij in 2020 besloten bestuurlijk te gaan fuseren. De datum voor de start van de nieuwe gemeente is 1 januari 2023. Dit betekent ook dat de informatievoorziening van de drie gemeenten wordt samengevoegd. De komende jaren zullen de drie DIV-afdelingen van de gemeenten veel werk hebben aan deze samenvoeging. Het afsluiten van archieven, afstemmen van procedures, het schrijven van nieuw en aangepast beleid zijn enkele grepen uit de werkzaamheden die moeten gebeuren.

Dit kost veel tijd, maar bied ook kansen om de informatievoorziening op een hoger niveau te brengen. Overzicht gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen De gemeente Westvoorne participeert in diverse gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden. Een overzicht hiervan is te vinden in de begroting op de website van de gemeente7. Uitbesteden archiefbeheerstaken De gemeente besteedt diverse taken uit. Vaak hoort bij deze taken ook het archiveren van informatie die voortkomt uit die taak. De gemeente Hellevoetsluis voert bijvoorbeeld voor de gemeente Westvoorne de administratie uit in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO). Voor de analoge dossiers zijn er tussen de beide gemeenten afspraken gemaakt over het uit elkaar houden en het overdragen van de dossiers na afsluiting. Deze afspraken zijn echter nog niet verwerkt in de overeenkomst tussen beide gemeenten. Vanwege het invoeren van het Zaakgericht Werken en de toekomstige digitale dossiervorming wordt deze overeenkomst nu herzien en worden er nieuwe afspraken onder andere over het onderscheiden van de dossiers in het zaaksysteem en digitale vernietiging gemaakt. Bij bovenstaand voorbeeld is de zorg voor archief en informatie in eerste instantie niet goed geregeld. Pas bij het voorbereiden van de invoering van 6

https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid/archieven/nieuws/modelarchiefverordening-2017-aangepast 7 https://www.westvoorne.nl/_flysystem/media/begroting_2020_incl.amendement_.pdf

6

Zaakgericht Werken bij de gemeente Hellevoetsluis kwam bovenstaande constructie aan het licht en werd duidelijk dat er aanpassingen nodig waren. Het is belangrijk voor de bedrijfsvoering van de gemeente om duidelijk zicht te hebben welke partijen informatie beheren waar het college van B&W van de gemeente zorgdrager voor is.

KPI-2 Mensen en middelen Bij de taakgroep DIV, belast met postverwerking, archiefbeheer en functioneel applicatiebeheer van i-Navigator, DMS Verseon en zaaksysteem e-Suite, zijn vier personeelsleden werkzaam (2,35 fte). Verder is er 1,2 fte aan informatiemanagers beschikbaar8. De beschikbare medewerkers beschikken over de bij hun functie behorende kennis en ervaring. Afgezien van nabewerking van een aantal al wat oudere (werk)archieven zijn er geen noemenswaardige achterstanden. De archivering van de actuele fysieke documenten is op orde. Ook het afgelopen jaar heeft de taakgroep onder grote druk moeten werken. De belangrijkste oorzaak hiervoor was het invoeren van het Zaakgericht Werken. Hierdoor zijn wel diverse zaken op de langere baan geschoven9.

KPI-3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en edepot Archiefruimte De gemeente beschikt over meerdere ruimten waar de nog niet overgebrachte of te vernietigen archieven bewaard worden. Vanwege de Coronamaatregelen heeft er in 2020 geen fysieke controle van de archiefruimten plaatsgevonden. De ruimten van Westvoorne zijn in 2015 voor het laatst bekeken en getoetst aan de eisen zoals gesteld in de Archiefregeling. Het is niet duidelijk gezien de langzame versoepelingen van de geldende Coronamaatregelen of dit in 2021 wel mogelijk is. Applicaties De gemeente Westvoorne beschikt over diverse informatiesystemen met daarin vaak ook blijvend te bewaren digitale informatie. De gemeente heeft grotendeels inzichtelijk welke systemen dit zijn10. De twee belangrijkste informatiesystemen zijn het DMS Verseon en het zaaksysteem e-Suite. Beide systemen waren in 2020 in gebruik. Het DMS was tot 30 september het belangrijkste informatiesysteem van de gemeente. Vanaf 1 oktober is ook het zaaksysteem in gebruik en wordt het DMS uit gefaseerd. Zaken gestart voor 1 oktober 2020 worden nog in het oude DMS afgehandeld. Er worden geen zaken en documenten gemigreerd naar het nieuwe zaaksysteem. Zie voor verdere informatie over deze systemen de KPI’s 5 en 6.

8

Demandmanager, CISO, FG en regievoerder Zoals archiefvernietiging, overbrengen van archieven en andere meer beleidsmatige projecten. Zie de KPI’s 5,6,7 en 8 voor meer informatie. 10 De gemeente heeft in 2019 meegedaan aan de monitor digitale informatie van het Streekarchief en doet in 2021 mee aan het vervolg. 9

7

Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) De archiefbewaarplaats van het Streekarchief aan de Hendrik van Wijnstraat 1 te Brielle is aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats. De capaciteit van bijna vier strekkende kilometer is vrijwel volledig benut. De archiefbewaarplaats voldoet aan de eisen die de Archiefregeling stelt. Helaas zijn de grenzen van de capaciteit van de bewaarplaats bereikt. E-depot Het Streekarchief, waarvan de gemeente Westvoorne deelnemer is, beschikte in 2020 niet over een e-depotvoorziening, bestemd voor permanent beheer van het digitale archief. Wel zijn de voorbereidingen om tot een voor de regio VoornePutten passende e-depotvoorziening te komen in gang gezet. Op 9 maart 2020 is een voorlichtingsbijeenkomst gehouden voor alle gemeentelijke ambtenaren die te maken krijgen met een toekomstige edepotvoorziening. Ook medewerkers van de gemeente Westvoorne waren hierbij aanwezig. Op deze bijeenkomst is een toelichting gegeven op de in 2019 voorbereide businesscase en projectvoorstel. Deze businesscase en projectvoorstel zijn in de loop van 2020 vastgesteld en is er budget beschikbaar gesteld om de komende jaren de komst van de e-depotvoorziening voor te bereiden. Vanwege de eerder genoemde Coronamaatregelen was de start hiervan langzaam.

Wel hebben de betrokken medewerkers van het Streekarchief diverse Webinars bijgewoond om hun kennis op het gebied van e-depots te vergroten. In het najaar zijn er gesprekken gevoerd met een externe projectleider die in de loop van het tweede kwartaal van 2021 zal gaan starten met de voorbereiding op een e-depotvoorziening. In het eerste half jaar van 2021 zal voorafgaan daaraan een nieuwe monitor digitale informatie worden uitgevoerd. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming De gemeente beschikt niet over een vastgesteld calamiteitenplan - specifiek gericht op de archiefruimte. In 2020 hebben zich geen incidenten voorgedaan. Voor het beheer van de digitale archiefbescheiden die op de gemeentelijke server staan, wordt gebruik gemaakt van de diensten van Syntrophos. De serverruimten in Spijkenisse en Rockanje vormen de facto de digitale archiefruimte van de gemeente Westvoorne. De ruimten zijn voorzien van klimaatbeheersing, alarm en rookmelders, blusinstallatie, toegangscontrole en noodstroomvoorziening. Ook Syntrophos beschikt over een back-up procedure. De tweede serverruimte in Rockanje (hierboven al vermeld) fungeert eveneens als back-up. Syntrophos heeft met de firma Centric een uitwijkcontract.

8

KPI-4 Interne kwaliteitszorg en toezicht Interne kwaliteitszorg Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 draagt het college van burgemeester en wethouders er zorg voor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. De gemeente is in het kader van de invoering van het Zaakgericht Werken en het daarvoor te nemen vervangingsbesluit bezig een kwaliteitssysteem op te zetten. Naar verwachting krijgt dit in de loop van 2021 zijn beslag. Toezicht Het toezicht op de niet overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Westvoorne is geregeld in artikel 5, lid 1b van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten11 en in artikelen 9 tot en met 13 van de Archiefverordening 2015 van de gemeente12. De gemeente beschikt over een gediplomeerde archivaris in de persoon van de Streekarchivaris. Het toezicht is door de Streekarchivaris neergelegd bij een fulltime archiefinspecteur. De archivaris brengt daarnaast desgevraagd rechtstreeks advies uit. In 2020 is door de archivaris officieel advies uitbracht ten behoeve van de gemeente Westvoorne. In de paragraaf KPI-6 wordt hierop nader ingegaan. Daarnaast heeft de archiefinspecteur onder andere in het kader van het Zaakgericht Werken diverse online en telefonische (inspectie)gesprekken gevoerd.

KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden Elk archief valt of staat bij het al of niet geordend zijn; bovendien moet zekerheid bestaan over de echtheid en moet zekerheid bestaan dat dit ook over een bepaalde tijd nog kan worden vastgesteld; kortom: de bestuurder, burger en ambtenaar moeten erop kunnen vertrouwen dat een dossier compleet is en elk moment ongewijzigd kan worden ingezien. Ordening, authenticiteit, context en toegankelijkheid Westvoorne voldeed in 2020 aan artikel 18 van de Archiefregeling dat stelt dat de gemeente beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Het volledige archief is via het Document Management Systeem (DMS) van Verseon te doorzoeken. Feitelijk gaat het hier, naast het dynamische archief, om zes verschillende overzichten. Het betreft een oud en nieuw systeem die onderling niet gekoppeld zijn, maar waarbinnen verschillende delen als dynamisch, semi-statisch en te vernietigen archiefblokken doorzoekbaar zijn.

11

https://www.streekarchiefvp.nl/media/Organisatie/Gemeenschappelijke%20Regeling%20Streekarchief%20Voo rne-Putten.pdf 12 https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Actueel/Westvoorne/CVDR371364.html

9

Het DMS waarborgt de toegankelijkheid van de archiefbescheiden. Het vastleggen van metadata is daartoe een onmisbaar onderdeel. De gegevens zijn gewaarborgd in een metadataschema conform de landelijk norm NEN-ISO 23081. Vanaf 1 oktober werkt de gemeente zaakgericht met het zaaksysteem e-Suite. De ordening in dit systeem is gebaseerd op een verzameling werkprocessen, de zaaktypencatalogus, die ook ondersteund wordt door de I-navigator. Waar nodig zijn of worden koppelingen gelegd naar specifieke afdelingsapplicaties. Het nieuwe metagegevensschema van de e-Suite wordt een onderdeel van het nog op te stellen handboek vervanging. Hiervoor wil men het metagegevensschema van de gemeente Groningen gebruiken. Over het gebruik van dit schema is in de loop van 2020 veel contact geweest tussen de gemeente en de archiefinspecteur. Daarnaast is er ook overlegd met de gemeente Groningen. Uiteindelijk was de conclusie dat dit schema bruikbaar is, maar niet geheel 1-op-1. Zie hierover meer bij de verbeterpunten en aanbevelingen. Analoge Duurzaamheid De analoge archieven in de archiefruimten zijn grotendeels verpakt in zuurvrije dozen en omslagen, waarin zij t.z.t. zullen worden overgedragen naar de archiefbewaarplaats. Op de zolder van het gemeentehuis bevindt zich het archief van de voormalige dienst gemeentewerken.

Het staat echter in een ruimte die niet geschikt is voor het permanent bewaren van archiefbescheiden. Dit archief dient daarom op niet al te lange termijn bewerkt en materieel verzorgd te worden. Het deel van dit archief wat blijvend te bewaren is moet na bewerking worden overgebracht naar het Streekarchief. Digitale Duurzaamheid De gemeente werkt al een aantal jaar grotendeels digitaal. Hierdoor ontstaat er in de organisatie steeds meer besef voor digitale duurzaamheid. Het Zaakgericht Werken en een steeds sneller digitaliserende wereld hebben ook invloed op het digitaal werken en denken van de gemeentelijke organisatie. De deelname van de gemeente aan de monitor digitale informatie is een voorbeeld van deze verbeterde aandacht en een goede aanloop naar de overbrenging naar een edepot. Wel moet worden gemeld dat er nog steeds processen binnen de gemeente bestaan waarvan de uitkomst nog analoog wordt gearchiveerd. Het gaat hierbij om onder andere de neerslag van het team Publiekszaken. Hoewel deze werkwijze nu nog werkbaar is en ondersteund wordt door de medewerkers DIV, is het van belang deze processen in het kader van de verdergaande digitalisering van de organisatie en de samenleving in de nabije toekomst tegen het licht te houden en waar nodig richting de aanstaande fusie onder te brengen bij bestaande projecten of zelfstandig te digitaliseren.

10

KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Algemeen vervangingsbesluit De gemeente Westvoorne heeft het streven om zo efficiënt mogelijk en (zo goed als) digitaal te werken. Hiervoor is in 2016 een vervangingsbesluit genomen met bijbehorend handboek om de nodige waarborgen te kunnen garanderen13. Het handboek is net als in voorgaande jaren in 2020 op zo veel mogelijk gemeentelijke processen toegepast. Tegelijkertijd is er gewerkt aan het aanpassen van het handboek vervanging om deze geschikt te maken voor het Zaakgericht Werken met het zaaksysteem e-Suite. In de loop van het jaar 2020 heeft de archiefinspecteur hier diverse gesprekken over gevoerd en is het aangepaste concept-handboek beoordeeld. Vervanging personeelsdossiers De afdeling personeelszaken van de gemeente wil haar personeelsdossiers digitaliseren en beschikbaar maken in het HRM-pakket Youforce. In het najaar van 2019 zijn de toen actuele personeelsdossiers al gedigitaliseerd. Deze dossiers zijn nog niet vervangen, zodat de nu in Youforce aanwezige scans formeel nog digitale kopieën zijn. Met het de taakgroep DIV is afgesproken dat zij een lijst opstelt met daarop bijzondere en beleidsbepalende functies en een lijst van functies die tijdens de uitoefening daarvan in aanraking komen met gevaarlijke stoffen.

Het handboek vervanging is geschreven door het scanbedrijf en zal als basis dienen voor een eenmalig vervangingsbesluit. Het vaststellen van het vervangingsbesluit en de daadwerkelijke vervanging vinden plaats in 2021. Vervanging dossiers WMO Zoals bij KPI-1 vermeld voert de gemeente Hellevoetsluis voor de gemeente Westvoorne de administratie uit in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO).Hellevoetsluis gaat deze administratie echter vervangen zodra het zaaksysteem en het handboek vervanging met bijbehorend besluit operationeel zijn. Omdat het college van B&W van Westvoorne als zorgdrager verantwoordelijk blijft voor de WMO dossiers dient de gemeente Westvoorne een vervangingsbesluit voor deze dossiers op basis van het handboek vervanging van de gemeente Hellevoetsluis op te stellen. Hierdoor blijft iedere partij op de juiste wijze verantwoordelijk. Zaakgericht Werken In 2020 is in samenwerking met de gemeente Brielle verder gegaan met het project Zaakgericht Werken op basis van het zaaksysteem e-Suite. In de loop van het jaar zijn door de archiefinspecteur diverse gesprekken gevoerd over het Zaakgericht Werken. Ook heeft de archiefinspecteur in januari 2020 een eerste en in het najaar van 2020 een nadere uitleg gekregen in de werking van het zaaksysteem. De organisatie is op 1 oktober 2020 gestart met Zaakgericht Werken.

13

https://www.westvoorne.nl/portal/bekendmakingen_42151/item/vervangingsbesluit_73226.html#titel73226

11

Dit project heeft grote impact op de medewerkers DIV en uiteraard ook op de rest van de organisatie. Gecombineerd met het feit dat vrijwel alle medewerkers in 2020 thuis werkten is het invoeren van Zaakgericht Werken een behoorlijke klus geworden. Dat de organisatie nu met het nieuwe zaaksysteem werkt is te danken aan de grote inzet van de medewerkers DIV, in het bijzonder de coördinator en de functioneel beheerder van het zaaksysteem. Het is op het moment van het schrijven van dit verslag nog te vroeg om aan te geven hoe het Zaakgericht Werken in de gemeentelijke organisatie is geland, wat goed gaat en waar verbetering nodig is. Dit zal in een later verslag of rapport van de archiefinspecteur aan de orde komen. Vernietiging De reguliere vernietigingslijst voor 2020 is op 2 januari van dat jaar ontvangen en door de archiefinspecteur beoordeeld. Hieruit zijn enkele vragen gekomen die nog door de gemeente moeten worden beantwoord. Tot op heden is op de reguliere vernietigingslijst van 2020 nog geen machtiging tot vernietiging verleend. Vervreemding Er heeft in 2020 geen vervreemding van archiefbescheiden plaatsgevonden. Converteren en migreren Er heeft in 2020 voor zo ver bekend geen conversie of migratie van een informatiesysteem plaatsgevonden. Hotspotmonitor De gemeente heeft nog geen hotspotmonitor laten uitvoeren.

Wel is op advies van de gemeentearchivaris op 23 juni 2020 door het college van B&W de Covid19 pandemie als gemeentelijke hotspot vastgesteld. Hierdoor kunnen archiefstukken met betrekking op deze pandemie en de bestrijding er van, die op termijn vernietigbaar zijn, eenvoudiger blijvend bewaard blijven.

12

KPI 7 Overbrenging van archiefbescheiden De te bewaren archiefbescheiden dienen ingevolge de Archiefwet na een periode van twintig jaar - binnen een periode van tien jaar - te worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats, in dit geval de archiefbewaarplaats van het Streekarchief. In het najaar van 2020 zijn voorbereidingen getroffen voor het overbrengen van acht registers met gegevens met betrekking tot begravenen op de begraafplaatsen van de gemeente naar de archiefbewaarplaats. De overbrenging zelf vindt plaats in 2021. Op 23 december 2020 is ongeveer 68 strekkende meter aan archieven van de gemeente overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Het betrof hier 33,5 strekkende meter aan bouwvergunningarchieven van de voormalige gemeente Oostvoorne en Rockanje over de periode 1902-1979 en 34 strekkende meter secretariearchief van de gemeente Westvoorne over de periode 1990-1999. Deze archieven zijn de afgelopen twee jaar bewerkt en gereed gemaakt om over te brengen. Vanwege logistieke redenen vond de fysieke overdracht net voor het einde van het jaar plaats. De administratieve afhandeling en de feitelijke formele overbrenging vindt begin 2021 plaats. Zoals in paragraaf 3 al is aangegeven is de archiefbewaarplaats van de gemeente zo goed als vol.

Na het overbrengen van de boven beschreven bouwvergunningseries, zal de rest van op korte termijn over te brengen moeten wachten tot er door nieuwbouw ruimte beschikbaar is14. Voor de overbrenging van digitale archieven is het nog te vroeg; wel heeft dit nadrukkelijk de aandacht in de contacten met het Streekarchief.

KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

Na de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief is de informatie in principe openbaar. Slechts in uitzonderlijke gevallen worden dossiers na overbrenging voor langere tijd niet ter inzage gegeven; die bijzondere gevallen worden bij de overbrenging beschreven in de verklaring van overbrenging. Tijdens de openingstijden van de studiezaal (dinsdag-vrijdag van 9.00-16.00 uur) zijn de archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en desgewenst tegen kostprijs te kopiëren of te scannen. Voor de eigen gemeentelijke organisatie blijven de overgebrachte archiefbescheiden nog steeds beschikbaar en kunnen worden geleend door de ambtenaar die deze bescheiden nodig heeft voor zijn of haar werk. Vanwege het vele thuiswerken als gevolg van de Coronamaatregelen worden de aangevraagde stukken gedigitaliseerd en door het Streekarchief digitaal toegezonden aan de behandelend ambtenaar. Dezelfde tendens is te zien in de aanvragen van bezoekers. Het Streekarchief was in 2020 tweemaal langdurig gesloten vanwege de lockdowns die dat jaar plaatsvonden. Hierdoor konden bezoekers niet meer terecht op de studiezaal en steeg het aantal aanvragen dat digitaal werd afgehandeld. 14

Het gaat hier in ieder geval om het tienjarenblok 1990-1999 en diverse aanvullingen die door het achterstandsproject tevoorschijn komen.

13

Het Streekarchief beschikt over een uitgebreide website waar onder meer alle archieftoegangen zijn te doorzoeken. Veel geraadpleegde bestanden zoals die van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters zijn via die website te raadplegen. Ook in 2020 zijn weer diverse digitale bestanden toegevoegd. Het bezoekersreglement werd op 1 april 2013 vastgesteld en is gepubliceerd op de website. In de legesverordening van het Streekarchief is een kostenoverzicht opgenomen, onder andere voor het laten maken van afschriften van originelen. Voor een uitgebreidere behandeling van de werkzaamheden van het Streekarchief wordt verwezen naar het jaarverslag van de streekarchivaris.

3.

Bevindingen

Onderstaand zijn de in het vorige hoofdstuk vermelde verbeterpunten en aanbevelingen uitgesplitst.

3.1 Verbeterpunten  



 

     14

Stel een Strategisch Informatie Overleg (SIO) in (KPI-1). Breng in beeld welke partijen in opdracht van de gemeente taken uitvoeren, die ook archiefwaardige informatie voortbrengen. Ook voor deze informatie is het college van B&W als zorgdrager verantwoordelijk (KPI-1). Neem in alle overeenkomsten met derden die ook archiefwaardige gemeentelijke informatie verwerken een archiefparagraaf op waarin duidelijk de verantwoordelijkheden van beide partijen met betrekking tot archivering worden vermeld (KPI-1). Zorg voor een kwaliteitssysteem zoals gesteld in artikel 16 van de Archiefregeling 2010 (KPI-4). De zorgdrager dient te beschikken over een metagegevensschema op basis van NEN-ISO 23081. De gemeente is voornemens om voor het zaaksysteem het metagegevensschema van de gemeente Groningen te gebruiken. Deze dient echter wel een afspiegeling te zijn van de lokale situatie. Het moet praktisch bruikbaar zijn en alleen de metagegevens bevatten die relevant zijn voor de Westvoornse situatie. Daarnaast is het schema van de gemeente Groningen nog in ontwikkeling. Zodra deze ontwikkelingen zijn doorgevoerd, zoals een TMLO/ MDTOmapping, dienen deze ook door de gemeente Westvoorne overgenomen te worden. (KPI-5). Onderzoek welke processen nog volledig op papier worden uitgevoerd en welke, met inachtneming van de geldende wetgeving, gedigitaliseerd kunnen worden (KPI-5).

De zorgdrager dient een lijst van bijzondere en beleidsbepalende functies alsmede een lijst van functies die in aanraking zijn gekomen met gevaarlijke stoffen op te stellen (KPI-6). Stel een vervangingsbesluit voor de WMO-dossiers die worden beheerd door de gemeente Hellevoetsluis op, op basis van het handboek vervanging van deze gemeente (KPI-6). Werk de achterstand in de analoge vernietiging weg (KPI-6). Voer een hotspotmonitor uit (KPI-6).

3.2 Aanbevelingen Zoals in KPI-1 vermeld gaat de gemeente Westvoorne fuseren met de gemeenten Brielle en Hellevoetsluis. Deze fusie heeft ook grote invloed op de informatievoorziening. Hieronder volgen diverse aanbevelingen om de informatie zowel voor als na de fusie op peil te houden:       

15

Zorg dat het gemeentelijke beleid (Verordening, Beheersregels Informatiebeheer, Vervangingsbesluit e.d.) bij de start van de nieuwe organisatie of zeer snel daarna vastgesteld is. Maak (samen met Brielle en Hellevoetsluis) een medewerker vrij of stel deze aan die onder andere bovengenoemde beleidsmatige zaken rondom de fusie regelt en coördineert. Inventariseer de nog aanwezige achterstanden en maak hier een planning voor. Reserveer financiële middelen om de na de fusie nog aanwezige achterstanden weg te kunnen werken. Inventariseer welke informatiesystemen bij de fusie worden afgesloten en stel daar migratieplannen voor op (conform artikel 25 van het Archiefbesluit). Reserveer financiële middelen voor het migreren of converteren van informatie uit bovenstaande systemen. Er worden aanpassingen gedaan in gemeenschappelijke regelingen en nieuwe contracten zullen worden afgesloten. Neem in alle overeenkomsten met derden die ook archiefwaardige gemeentelijke informatie verwerken een archiefparagraaf op waarin duidelijk de verantwoordelijkheden van beide partijen met betrekking tot archivering worden vermeld.

Bijlage 1. KPI score op basis van de stoplicht methode met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden De bevindingen van het inspectieonderzoek naar het archief- en informatiebeheer bij de gemeente Westvoorne over het jaar 2020, zijn hieronder per hoofdvraag samengevat. 1. Lokale regelingen Hoofdvraag: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De huidige archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn nog actueel Het register van gemeenschappelijke regelingen van de gemeente Westvoorne is online in de begroting raadpleegbaar. De gemeente besteed archiefbeheerstaken uit. Nog niet in alle overeenkomsten is een archiefparagraaf opgenomen. 2. Mensen en middelen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? De gemeente Westvoorne stelt middelen beschikbaar. Deze middelen dienen o.m. aan de wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer besteed te worden. De werkdruk is echter hoog en het project invoering Zaakgericht Werken vergt een grote inspanning van de huidige bezetting. 3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De archiefruimten in Rockanje zijn voor het laatst getoetst aan de eisen van de Archiefregeling in 2015; er zijn nog verbeterpunten. De gemeente heeft overzicht over welke informatiesystemen het beschikt, welke informatie er in deze systemen zit, hoe groot deze informatie is e.d. De gemeente Westvoorne beschikt niet over een calamiteitenplan specifiek gericht op de archiefruimte De depots van de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten voldoen aan de wettelijke eisen voor de bouw en inrichting van archiefbewaarplaatsen. 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? De gemeente Westvoorne beschikt nog niet over een kwaliteitssysteem. Het toezicht op de niet-overgebrachte archiefbescheiden is vastgelegd in de Archiefverordening van Westvoorne.

16

5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Gebeurt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? De gemeente westvoorne beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend volgens de ten tijde van de vorming van het archief geldende ordeningsstructuur en kan deze archiefbescheiden ook binnen een redelijke termijn vinden en beschikbaar stellen. De gemeente Westvoorne beschikt over een meta-gegevensschema. De gemeente gebruikt duurzame gegevensdragers en materialen bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden. De gemeente Westvoorne werkt grotendeels digitaal. De gemeente voldoet bijna volledig aan de wettelijke voorschriften. Alleen een kwaliteitssysteem ontbreekt nog. 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente heeft een kleine achterstand in het vernietigen van analoge archiefbescheiden. De vervanging van te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden door digitale reproducties vindt sinds 2016 plaats.

De gemeente heeft wel een hotspot vastgesteld maar nog geen hotspotmonitor laten uitvoeren. 7. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? De archieven van de gemeente Westvoorne t/m 1999 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten. 8.

Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Het Streekarchief Voorne-Putten beschikt over een studiezaal. Op de website van het Streekarchief worden de beschikbare inventarissen van de archieven van de gemeente Westvoorne getoond. Het raadplegen van de archieven van Westvoorne gebeurt kosteloos in de studiezaal van het Streekarchief.

Verklaring resultaat a.d.h.v. stoplicht methode Voldoet Voldoet voor een aanzienlijk deel, maar er zijn nog aandachtspunten Voldoet gedeeltelijk, er zijn aandachtspunten Voldoet voor een aanzienlijk deel niet Voldoet in het geheel niet

17