21 06 Syntrophos Financiële stukken voorstel

Raadsvoorstel 2021

Rockanje, 11 mei 2021

Nr. 16794-2021 Raadsvergadering van 26 mei 2021 Aan Agendanummer Onderwerp Financiële stukken Syntrophos

de gemeenteraad

1. Gevraagd besluit a. Voorgesteld wordt kennis te nemen van de voorlopige jaarstukken 2020. b. In te stemmen met de 1e tussenrapportage 2021 en de ontwerp-begroting 2022. c. De financiële consequenties verwerken in de 1e Berap 2021 van de Programmabegroting 2021 – 2024 en in de Kadernota 2022-2025. d. Deze stukken voorleggen aan de gemeenteraad en voorstellen in te stemmen met de aangeboden stukken. e. Instemmen met bijgevoegde concept-zienswijze op de ontwerp-begroting 2022. 2. Begrotingsprogramma, relatie met eerdere besluiten Programma 1 Bestuur en Organisatie 3. Aanleiding Het bestuur van Syntrophos heeft ons de volgende financiële stukken toegestuurd, te weten: a. Voorlopige jaarstukken 2020 b. 1e Tussenrapportage 2021 c. Ontwerp begroting 2022 en Raming 2023-2025 Het bestuur van Syntrophos vraagt het college en de raad deze stukken in behandeling te nemen en binnen 8 weken kenbaar maken of er ingestemd kan worden met deze stukken. 4. Argumenten a. Voorlopige jaarstukken 2020 Het jaar 2020 was een bijzonder jaar en zeker voor Syntrophos. De wereldwijde COVID-19 pandemie heeft veel veerkracht van gemeenten en de medewerkers van Syntrophos gevraagd. In 2020 is de vraag naar ICT-oplossingen en voorzieningen voor thuiswerken explosief gestegen.

De plaats- en tijd onafhankelijke werkplekstrategie heeft zijn waarde bewezen in tijden waar men nauwelijks naar kantoor mag komen in verband met de Corona-crisis. Het tijdig anticiperen op een groter wordende behoefte aan bandbreedte om soepel thuis te kunnen werken en het snel omschakelen naar videoconferencing voor (raads-0vergaderingen zijn belangrijke stappen, die bijgedragen hebben aan de continuïteit van de gemeente.

1

De IT-infra is geheel gemoderniseerd en toekomstbestendig gemaakt door een investering van € 1,2 miljoen in centrale servers, core switches en toegangs-servers. De ITomgevingsmigratie van de gemeente Brielle en Westvoorne naar deze nieuwe infrastructuur is op verzoek van de gemeenten uitgesteld naar 2021. Daardoor was het mogelijk de IT-migratie van de gemeente Nissewaard versneld (november 2020), te realiseren. Het aantal eindgebruikers is, los van de toename als gevolg van de toetreding van Hellevoetsluis met circa 90 gestegen in 2020. Het 3-jarige contract met Microsoft is in 2020 opnieuw uit onderhandeld en uitgebreid met gewenste licenties voor MS Office365 inclusief MS Teams. Ondanks deze uitbreidingen is de totale contractwaarde nagenoeg gelijk gebleven. Afnemers van de diensten van Syntrophos worden onderscheiden naar deelnemers en nietdeelnemers. De kosten van diensten verleend aan deelnemers worden op kostprijs-basis doorberekend. Aan niet-deelnemers wordt de overeengekomen prijs in rekening gebracht, waardoor op deze vorm van dienstverlening resultaten kunnen ontstaan. De bijdrage van Westvoorne bestaat voor 71% uit ICT-diensten. Deze bestaan voor 39% uit Basis services en voor 32% uit Basis plus services. De bijdrage voor GEO-diensten is 29% van het totaal.

Met betrekking tot 2020 is de totale bijdrage € 1.936.867, terwijl reeds € 1.843.849 gefactureerd is, zodat Westvoorne een bedrag van € 94.018 nagefactureerd krijgt over 2020. Voor een deel van de extra bijdrage van € 94.018 is dekking vanuit andere budgetten. Het betreft een bedrag € 90.026. b. 1e Tussenrapportage 2021 In overleg met de demandmanagers en vertegenwoordigers van financiële afdelingen van de deelnemers zijn de uitgangspunten voor deze Tussenrapportage vastgesteld. Op hoofdlijnen zijn deze uitgangspunten:  Indexatie van de contracten en licenties van 3,6% ( op basis van de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden Bij iT (GIBIT), in de begroting 2021 was reeds rekening gehouden met 1,4%, dit is aangepast naar 3,6%.  Personeelsbezetting gebaseerd op de bezetting van 49,4 Fte.  In verband met Corona is rekening gehouden met 1,0 Fte gedurende het 1e halfjaar op de helpdesk.  Invoering van huurkosten voor het gebruik van de Main Equipment Room (MER) in zowel Rockanje als Spijkenisse (met ingang van 1-1-2021 op basis van de intentieovereenkomst)  De investeringsbegroting wordt geïndexeerd en het NITD budget van € 550.000 wordt in zijn geheel ingezet voor aanschaf van mobiele hardware. Deze uitgangspunten zijn doorgerekend en leiden tot een bijstelling van de kostenbegroting 2021 met € 512.261.

De kostenstijging zijn een gevolg van:  € 246.867 bijstellingen Syntrophos: voornamelijk als gevolg van de indexering van contracten ad € 246.370, daarnaast heft de daling van geleverde diensten door deelnemers (€ 73.917), de stijging door overige lasten en personeelslasten, vrijwel op.  € 265.394 door opdrachten van de gemeenten. Voor Westvoorne betreft dit een bedrag van € 6.087. De extra opdrachten zijn o.a. aanschaf Bodycams en Implementatie DMAR.

Omdat de kosten met € 512.261 toenemen, nemen de bijdragen ook met € 512.261 toe. Voor gemeente Westvoorne betekent dit een verhoging van de bijdrage van € 44.338 tot een bedrag van € 1.964.576 De extra (structurele)bijdrage ad € 38.718 mee nemen in de 1e Berap 2021. c. Ontwerp-begroting 2022 In overleg met de demandmanagers en vertegenwoordigers van financiële afdelingen van de deelnemers zijn de uitgangspunten voor deze Begroting vastgesteld. Op hoofdlijnen zijn deze uitgangspunten:  Indexatie van 1,9% ten opzichte van 2021 op basis van de brief van de Gemeentesecretarissen Rotterdam Rijnmond;  Het risico van het toepassen van deze index is geschat op € 344.854 en is opgenomen in de risicoparagraaf.  Basisgegevens met betrekking tot de verdeelsleutels van de kosten voor gezamenlijke diensten, zoals het aantal active accounts en inwoners-aantallen op basis van de laatst bekende feiten.  Presentatie van de kosten c.q. bijdragen op het niveau van de diensten zoals omschreven in de DVO/PDC per deelnemer.  Personeelsbezetting gebaseerd op de bezetting van 49,4 fte  Indexatie van salarissen (en vacatureruimte) met 3%. Deze uitgangspunten zijn doorgerekend en leiden tot een totale kostenbegroting 2022 van € 16.022.541. Voor gemeente Westvoorne betekent dit voor een 2022 een bijdrage van € 1.994.952.

Voorgesteld wordt in te stemmen met de ontwerp-begroting en de bijdrage op te nemen in de Kadernota 2022-2025. Syntrophos – organisatorisch Vanaf 2020 is Syntrophos met de deelnemers i ngesprek om de visie en dienstverlening te actualiseren met de ontwikkelingen van nu en de komende jaren. Dit leidt in 2021 tot een nieuwe, herijkte visie van Syntrophos, afgeleid van de I-Visies van de deelnemers en hun behoeften. Nadat de visie is goedgekeurd stelt Syntrophos een plan op voor de realisatie van (strategische) benoemde doelen. De hierbij behorende begroting wordt ter goedkeuring aangeboden. Syntrophos verwacht dat naast de beheerorganisatie er een flexibele schaalbare projectorganisatie nodig is. De huidige leveringsketen voor projecten is hier een voorloper van, maar die staat nog in de kinderschoenen. De bedrijfsvoering moet meer aangepast worden op de besturing van een multi-projectenomgeving. Vanaf begin 2022 verwacht Syntrophos een zwaartepunt in alle projecten die de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne, deels met gemeente Nissewaard moet doorlopen om de fusie succesvol te laten zijn. Naast de nodige directe fusie projecten heeft de fusie impact op de bedrijfsvoering en de dienstverlening van Syntrophos. Hierbij moet gedacht worden aan: opstellen van een DVO incl. nieuw kosten verdeelmodel, inrichten van de administratie en het aanpassen van contracten.

Syntrophos – beheer In 2022 wordt er samen met de gemeenten concrete invulling gegeven aan de realisatie van test-acceptatie en productieomgevingen. Dit is vereist vanuit de regelgeving vastgelegd in de BIO en continuïteit vereisten gesteld door de gemeenten in de SLA. Artificial Intelligence-technologie wordt in 2022 voor proactieve beheerprocessen ingezet. Hiermee wordt het mogelijk het proces van optimalisatie van werkprocessen en diensten meer aandacht te geven en deze in een PDCA cyclus te borgen. Voor het data gedreven werken met data-analyses levert het programma ICT ondersteunende invulling. Denk hierbij aan de inzet van server- en/of databasecapaciteit waarbij overdag deze wordt ingezet voor gebruikers van de gemeenten en in de avonden voor het doorrekenen van datamodellen en scenario’s. Syntrophos – GEO data en data-beheer aspecten Syntrophos voert momenteel een breed palet aan GEO-diensten uit voor Nissewaard en Westvoorne en wisselt data uit met SVHW voor de uitvoering van belastingtaken. In het kader van de vorming van Voorne aan Zee wil Syntrophos in gesprek om de shared GEO servies voor Hellevoetsluis en Brielle in gezamenlijkheid te organiseren. Niet vanuit een concurrerende gedacht maar ruimte creërende gedacht voor het data gestuurd werken binnen de gemeenten.

De gemeenten beschikken over veel data en een groeiende aantal databronnen, zowel landelijk als in de Cloud. Syntrophos vervult hierin een belangrijke muterende, regisserende en orchestrerende rol. Te samen met de synergie met het ICT team van Syntrophos, kan veilig, snel en geoorloofd gebruik van data georganiseerd worden. Door een groeiende verscheidenheid aan Cloud-oplossingen, API, Saas wordt de uitdaging steeds groter om gecontroleerd, veilig en met de juiste autorisaties data beschikbaar te stellen aan diverse processen. Gemeenten hebben een nieuw, moderne ,gezamenlijk informatievoorziening nodig voor het uitwisselen van gegevens. Voorne aan Zee Vanuit het fusietraject heeft het BRT onlangs ingestemd met het opstellen van een I-Visie voor de nieuwe gemeente Voorne aan Zee. Het bureau Native gaat samen met de projectgroep – die zich bezig gaat houden met IV/ICT – een I-Visie opstellen. Zienswijze Syntrophos verwacht met de thans beschikbare gegevens uit te komen op een bijstelling van € 643.606. De index voor de Gemeenschappelijke regelingen is berekend op 1,9%. Indien deze wordt toegepast op de eerste jaarschijf 2022 inclusief de opdrachten van de demand managers zou een verhoging van € 298.752 ontstaan. De bijstelling van Syntrophos bedraagt in totaal € 643.606, dit is € 344.854 meer dan de indexatie met 1,9%.

Syntrophos heeft nu dit bedrag, te weten € 344.854 opgenomen in de risicoparagraaf. In de bijgevoegde zienswijze vragen wij Syntrophos om gezamenlijk te zoeken naar mogelijkheden om te kunnen voldoen aan de gemaakte afspraken met betrekking tot de indexering. Facturen Syntrophos Syntrophos werkt op kostprijsbasis. De bijdragen zijn gelijk aan de kosten. De kosten worden toegerekend en doorbelast op basis van de verleende diensten. Voor de jaarlijkse deelnemersbijdrage wordt per kwartaal een factuur gestuurd. Lopende het jaar worden er vanuit de Business (gemeenten) gezamenlijke of individuele opdrachten gegeven waarbinnen de begroting van Syntrophos geen rekening is gehouden.

Gezamenlijke opdrachten, denk hierbij bijvoorbeeld aan de invoering van de omgevingswet, worden op basis van de verdeelsleutel in rekening gebracht bij de gemeenten. Individuele opdrachten, denk hierbij bijvoorbeeld aan het inrichten van de calamiteitenpost op de Pinnepot, daarvan worden de kosten direct in rekening gebracht bij de individuele gemeente. Tot slot kan het zo zijn dat softwareleveranciers of veranderende wetgeving er voor zorgt dat – via het bestuur – de demand managers opdracht geven bepaalde wijzigingen door te voeren. De hiermee gepaard gaande kosten worden via een begrotingswijziging opgenomen in de stukken. 5. Duurzaamheid n.v.t. 6. Regionale afstemming Stukken zijn toegestuurd naar alle deelnemers/eigenaren van Syntrophos. 7. Kosten, baten en dekking a. De jaarrekening 2020 laat zien dat de gemeentelijke bijdrage € 1.936.867t. Er is reeds een bedrag van € 1.843.849 gefactureerd, zodat Westvoorne nog een bedrag van € 94.018 nagefactureerd krijgt over 2020. Dit is in de jaarrekening 2020 al verantwoord. b. De 1e Tussenrapportage laat zien dat de gemeentelijke bijdrage voor 2021 stijgt met een bedrag van € 38.718. Dit bedrag zal worden meegenomen in de 2e Berap 2021. c. De ontwerp-begroting laat zien dat de gemeentelijke bijdrage voor 2022 € 1.994.952 bedraagt. Dit bedrag zal opgenomen worden in de Kadernota 2022-2025.

Meerjarenperspectief 2022 – 2025; deelnemersbijdrage Westvoorne 2022 - € 1.994.952 2023 - € 2.011.695 2024 - € 2.017.759 2025 - € 2.017.766 In de gemeentelijke begroting 2021 staan nog de volgende bedrage vermeld (hierin waren nog niet de structurele lasten vanaf de 2e turap 2020 Syntrophos voor 2022 en verder verwerkt). Bij het opstellen van de Kadernota 2022-2025 zullen bovengenoemde bedragen worden opgenomen. Huidig meerjarenbeeld gemeentebegroting. 2022 - € 1.796.742 2023 - € 1.800.378 2024 - € 1.784.564

8. Communicatie Na besluitvorming het Bestuur van Syntrophos hiervan op de hoogte stellen 9. Toelichting a. De jaarrekening 2020 laat zien dat de gemeentelijke bijdrage € 1.868.685 bedraagt. Er is reeds een bedrag van € 1.722.101 gefactureerd, zodat Brielle nog een bedrag van € 146.584 nagefactureerd krijgt over 2020. Dit is in de jaarrekening 2020 al verantwoord.

b. De 1e Tussenrapportage laat zien dat de gemeentelijke bijdrage voor 2021 stijgt met een bedrag van € 48.155. Dit bedrag zal worden meegenomen in de Voorjaarswijziging van de Programmabegroting 2021-2024. c. De ontwerp-begroting laat zien dat de gemeentelijke bijdrage voor 2022 € 1.994.952 bedraagt. Dit bedrag zal opgenomen worden in de Kadernota 2022-2025.

10. Adviezen

Burgemeester en wethouders van Westvoorne, de wnd. secretaris, de burgemeester, P.A van der Wurff P.E. de Jong