21 05 SVHW Jaarstukken 2020
Tekst van het document
Het leveren van maatwerk in schrijdende gevallen.
Daarnaast heeft SVHW de deelnemers geïnformeerd en geadviseerd over andere (beperkt) mogelijke mogelijkheden tot het treffen van maatregelen door middel van de lokale belastingen (o.a. tariefsaanpassingen). Van deze mogelijkheden is geen gebruik gemaakt.
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 23 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020 Ondanks de Coronacrisis is het betaalgedrag in 2020 fractioneel beter dan in 2019, aangezien de cijfers van de dwanginvordering over 2020 iets lager zijn dan die over 2019. Hieruit kan namelijk geconcludeerd worden, dat daardoor ook de cijfers van het reguliere invorderingsproces in 2020 iets beter zijn. Immers het niet voldoen aan een betalingsverplichting leidt tot een dwanginvorderingstraject. De onderstaande tabel geeft een overzicht van het verloop van de dwanginvordering in 2019 en 2020.
Jaar 2019 2020
2.12
aantal aantal % van aantal % van aanslagen aanmaningen aanslagen dwangbevelen aanmaningen 700.684 84.770 12,1% 39.702 46,8% 699.804 82.123 11,7% 37.531 45,7%
Gevolgen Corona voor SVHW
Tijdens de “intelligente lockdown” in maart 2020 hebben vrijwel alle medewerkers op een enkele na thuis gewerkt. Dit laatste ter borging van de verwerking van de inkomende post en de continuering van het betalingsverkeer. Ondanks niet alle medewerkers gewend waren om hun werkzaamheden vanuit huis te verrichten en de communicatie met collega’s op afstand in enkele gevallen lastig was, is de omschakeling naar het thuiswerken goed verlopen en bleven de dienstverlening en output op een goed niveau. Na afloop van de “intelligente lockdown” werkten gemiddeld 15 medewerkers dagelijks op locatie van SVHW. Ondanks dat SVHW ruim 50 “Corona-proof” werkplekken heeft, werd een hogere bezetting niet wenselijk geacht, vanwege de voorbeeldfunctie van SVHW als overheid en het beperken van het verkeer in het gebouw en daarmee het besmettingsgevaar. Op het moment van schrijven van deze jaarrekening geldt als richtlijn, dat alleen in het geval van functionele noodzaak dan wel bij dringende privé omstandigheden er op het kantoor mag worden gewerkt. Indien noodzakelijk wordt de bezetting terug gebracht tot een kernbezetting van 4-5 personen zoals tijdens de “intelligente lockdown”. Aangezien de thuiswerksituatie inmiddels langer duurt, is het management er alert op dat er geen zand in de motor van SVHW komt.
Het thuiswerken gaat een aantal medewerkers namelijk zwaarder vallen, aangezien niet alleen de sociale contacten maar ook de collegiale review en consultatie minder en lastiger te organiseren zijn. Aanvullende inspanning is daarom nodig om de dienstverlening en de output op het goede niveau te houden Om inzicht te krijgen in de thuiswerksituatie heeft het management bij de medewerkers een inventarisatie uitgevoerd over de voor- en nadelen van het thuiswerken. Dit gaf de onderstaande resultaten: Voordelen 1. Minder/geen reistijd 2. Productiever/minder afgeleid 3. Flexibeler tijd indelen 4. Minder vroeg opstaan/eerder beginnen
Nadelen 1. Geen sociaal/functioneel contact collega's 2. Minder voorzieningen thuis 3. Minder scheiding zakelijk/prive 4. Kosten thuiswerken
Het management heeft maatregelen getroffen om de onderlinge cohesie te ondersteunen: wekelijkse nieuwsflitsen, teambijeenkomsten per videolink, persoonlijk contact via telefoon/videolink, personeelspresentatie per videolink en het periodiek in teams op locatie van SVHW werken. SVHW faciliteert de werkplek thuis door het ter beschikking stellen van werkplekvoorzieningen vanuit SVHW (stoel, beeldscherm, pc). Daarnaast hebben medewerkers vanwege een cao-wijziging met Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 24 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020 terugwerkende kracht vanaf 1 april 2020 een eenmalig netto bedrag van 250 euro en een thuiswerkvergoeding van 3 euro netto per medewerker per dag ontvangen. In totaliteit zijn er in 2020 zes medewerkers besmet geraakt met Corona, zonder dat zij ernstige klachten hebben ontwikkeld. Zij zijn allemaal hersteld. Door de Coronacrisis heeft SVHW heeft SVHW 289.000 euro aan extra kosten gemaakt voor onder andere inhuur, Corona beschermingsmaatregelen en ICT-voorzieningen. Deze kosten zijn op basis van de begrootte deelnemersbijdrage 2020 pro-rato doorbelast aan de deelnemers. Ondanks de Coronacrisis, waardoor er in sommige gevallen meer inspanning nodig is, heeft SVHW zoveel mogelijk doorgewerkt aan de realisatie van de doelstellingen 2020 en het overgrote gedeelte daarvan gerealiseerd. Voor verdere informatie wordt verwezen naar paragraaf 2.13 “Doelstellingen 2020”.
2.13
Doelstellingen 2020
De belangrijkste doelstellingen waren als volgt in de Begroting 2020 opgenomen:
Handhaven van de schaalgrootte: o
Binden en boeien van de huidige deelnemers;
o
Volgen van ontwikkelingen bij gemeenten, die hun belastingtaak nog zelfstandig uitvoeren.
Basis op orde: o
Verdere versterking processen en digitalisering (ontwikkeling 1: processen, ketengericht werken, gegevensuitwisseling)
o
Compleetheid en juistheid van administraties en registraties;
o
Ontwikkeling primaire systemen in samenhang met landelijk stelsel van basisregistraties;
o
ISAE-3402 implementatie;
Organisatieontwikkeling SVHW
Dienstverlening: o
Uitvoeren van de dienstverlening conform DVO;
o
Implementatie bevindingen klanttevredenheidsonderzoeken inwoners en deelnemers;
o
Afhankelijk van behoefte deelnemers ontzorgen en meerwaarde bieden (ontwikkeling 2 en 3);
o
Verdere uitvoering van voor SVHW relevante onderdelen van de Digitale Agenda 2020;
o
Verdere ontwikkeling van het digitale kanaal;
o
Sociaal invorderen /stroomlijning invorderingsproces (flexibele incasso, informatie gestuurd invorderen).
Uitvoering Wet WOZ:
Samenwerking:
o
Afronden project waarderen op gebruikersoppervlak.
o
Continueren samenwerking collega belastingkantoren;
o
Identificeren en waar mogelijk benutten van samenwerkingsmogelijkheden met andere instanties.
Personeel: o
Aanpassing aard en omvang personeelsbestand in lijn met organisatieplan.
o
Competentie ontwikkeling.
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 25 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
2.13.1 Schaalgrootte Binden en boeien van de huidige deelnemers. Het binden en boeien van de huidige deelnemers doet SVHW primair door daadwerkelijk invulling te geven aan het begrip verlengd lokaal bestuur (dienstbaar, aanspreekbaar, betrouwbaar en transparant) en door de dienstverlening naar de deelnemers, inwoners en ondernemers op een zo goed mogelijke wijze in te vullen. Daarnaast probeert SVHW zoveel mogelijk in oplossingen te denken en is hierbij flexibel. De betalingsregeling voor ondernemers vanwege Corona, het meesturen van informatiebrieven, het verhelpen van problemen bij de aanslagoplegging, de mogelijkheid het verlenen van korting et cetera zijn hier voorbeelden van. Ook probeert SVHW zijn deelnemers te informeren over belangrijke ontwikkelingen. Dit doet SVHW door informatieve e-mails te versturen en informatiebijeenkomsten te organiseren, zoals over de aanpassingen van de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen (WKPB) in oktober en over de Samenhangende Objecten Registratie (SOR) in december. Volgen van ontwikkelingen bij gemeenten, die hun belastingtaak nog zelfstandig uitvoeren. In 2020 heeft SVHW twee trajecten doorlopen, die mogelijkerwijs kunnen leiden tot een uitbreiding van het deelnemersbestand.
Het College van een gemeente, die zelf nog de belastingtaak uitvoert, heeft een College-opdracht geformuleerd om de gevolgen voor kosten, dienstverlening, kwaliteit en personeel bij een eventuele toetreding van de gemeente SVHW per 1 januari 2022 te onderzoeken. SVHW heeft geparticipeerd in dit onderzoek. Uit het onderzoek is gebleken dat de gemeente significant (initieel 40% en structureel 25%) kan besparen door toe te treden tot SVHW bij een vergelijkbaar niveau van dienstverlening. Verdere besluitvorming is aan het College en de Gemeenteraad. Een eventueel besluit wordt in het eerste kwartaal van 2021 verwacht. Mocht men besluiten toe te willen treden tot SVHW dan zal men hiervoor een verzoek indienen bij het Algemeen Bestuur van SVHW, dat hierover dient te besluiten. Het onderzoek voor een waterschap toonde aan, dat dit waterschap zeer substantieel kan besparen op de kosten voor de uitvoering van de belastingtaak (ruim 35%) door toe treden tot SVHW. Daarnaast biedt SVHW ook nog meer dienstverlening en tegen een hogere kwaliteit. Complicerende factor is echter, dat dit waterschap al deelnemer is in een belastingsamenwerkingsverband. Door het uittreden zou dit belastingsamenwerkingsverband geliquideerd moeten worden. Het bestuur van het betreffende waterschap heeft een besluit tot een mogelijke toetreding vooralsnog aangehouden.
2.13.2 Basis op orde Verdere versterking processen en digitalisering Onder druk van het volume van het aantal WOZ-bezwaren is het verbeterpotentieel in het bezwaar afhandelingsproces in 2020 prominenter naar voren gekomen. Er is daarom gestart met een project voor verdere digitalisering en automatisering en een andere inrichting van het proces. Het doel is om het WOZ-bezwarenproces voor de aanslagoplegging van 2021 in samenhang met de implementatie van de nieuwe waarderingsapplicatie zo optimaal mogelijk ingericht te hebben. Daarnaast is de verdere digitalisering/automatisering van diverse andere processen ter hand genomen door een bredere uitrol van workflowmanagement en slimme koppelingen van bestanden en systemen. Zoals de koppeling van de website met de belastingapplicatie, waardoor gefiatteerde tarieven en kwijtscheldingsinformatie direct zichtbaar worden op de website.
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 26 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020 Compleetheid en juistheid van administraties en registraties Met ingang van 2022 (waardepeildatum 1-1-2021) moet SVHW de woningen waarderen op basis van gebruiksoppervlakte. SVHW heeft daarvoor een project gestart om de inhoud van WOZ-objecten om te zetten naar oppervlakte. SVHW heeft gekozen voor een intensieve aanpak waarbij alle objecten worden gecontroleerd. Dit ook in samenhang met een verdere opwerking van de BAG bestanden. Hierdoor neemt de kwaliteit van de bestanden toe en wordt er “werk met werk” gemaakt. Het project was eind 2020 vrijwel afgerond en de restpunten worden in het eerste kwartaal van 2021 opgeleverd. Ontwikkeling primaire systemen in samenhang met landelijk stelsel van basisregistraties SVHW heeft het project voor de aanlevering van de geschiedenis aan de landelijke voorziening WOZ (LV-WOZ) afgerond en daarmee is tijdig voldaan aan de eis van de Waarderingskamer. De projecten in verband met het kunnen verwerken van de gegevens uit het NHR (Nieuwe Handels Register), het afnemen vanuit de Landelijke Voorziening (LV)-WOZ en de aanpassingen voor de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen (WKPB) zijn eveneens afgerond. Voor de WKPB heeft SVHW in samenwerking met het Kadaster een druk bezochte voorlichtingsbijeenkomst georganiseerd, waarbij ook niet-deelnemers bij aanwezig waren.
In het vierde kwartaal zijn de nodige voorbereidingen getroffen i.v.m. de invoering van de Wet vereenvoudiging beslagvrije voet per 1 januari 2021. Omdat de techniek bij de software leveranciers niet klaar was, kon de nieuwe werkwijze per 1 januari 2021 nog niet toegepast worden. SVHW heeft daarom zoals zoveel overheden tijdig uitstel aangevraagd bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Interne controle / ISAE-3402 / Informatiebeveiliging In het kader van het beheer van de processen en het door het Dagelijks Bestuur kunnen afgeven van een rechtmatigheidsverklaring met ingang van het boekjaar 2021 heeft het Dagelijks Bestuur het Verbijzonderd Intern Controleplan (VIC) 2020 vastgesteld met daarin een groeiscenario om in 2021 in lijn met organisatie ontwikkeling te komen tot systeemgerichte transactiestroom controles. Op basis van het vastgestelde plan heeft SVHW over de eerste vier kwartalen de controle uitgevoerd. De bevindingen zijn gerapporteerd aan het Dagelijks Bestuur. De ambitie om het ISAE-3402 framework voor de volle breedte van de organisatie af te ronden is vanwege de Coronacrises en de vertraging van de organisatie ontwikkeling niet haalbaar gebleken. Het ISAE-3402 framework voor de ICT processen is echter wel opgesteld en aan de accountant voorgelegd om te bepalen of het framework “auditable” is.
De accountant heeft in december 2020 een nulmeting uitgevoerd. Op basis van deze nulmeting worden in januari en februari 2021 enkele aanpassingen in het framework doorgevoerd. SVHW verwacht dat de accountant begin tweede kwartaal 2021 de audit zal kunnen uitvoeren om zodoende aan het einde van het tweede kwartaal 2021 een type I verklaring te verkrijgen. SVHW heeft de SUWI Audit nieuwe stijl met succes doorstaan. De TPM verklaring is naar de deelnemers verstuurd. Het Dagelijks Bestuur heeft het nieuwe Informatiebeveiligingsbeleid SVHW vastgesteld. De aanpassing was nodig omdat het Informatiebeveiligingsbeleid SVHW 2015 was gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst en inmiddels is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) van kracht. SVHW heeft verder uitvoering gegeven aan het informatiebeveiligingsbeleid door het afronden van de fysieke beveiligingsmaatregelen (o.a. receptie), het implementeren van de eerste fase van
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 27 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020 logging en monitoring van het systeemgebruik en het wachtwoordenbeleid in het kader van de functiescheiding. Aanbesteding waarderings- en BAG-applicatie In verband met performance van de huidige waarderings- en BAG-applicaties en de situatie bij de leverancier heeft SVHW in 2020 onvoorzien besloten om te starten met een Europese aanbesteding voor de vervanging van deze applicaties. De vervanging zal tevens een forse modernisering inhouden (o.a. workflow mogelijkheden en betere integratie van gegevens uit de basisregistraties). De aanbesteding van de waarderingsapplicatie is afgerond en heeft er toe geleid dat de opdracht is verleend aan Ortec Finance B.V met de applicatie OrtaX. De implementatie is gestart en volgens plan wordt de applicatie half februari 2021 in gebruik genomen. OrtaX zal een positieve impuls geven aan de verdere optimalisatie en automatisering van het waarderingsproces. Daarnaast biedt een innovatie opname app ook de mogelijkheid voor het uploaden van gegevens en foto’s van WOZ-object via een mobile device, wat met name in het waarderings- en WOZ-bezwarenproces zeer handig is. OrtaX wordt afgenomen als SaaS (“Software as a Service”) waardoor er minder lokaal beheer nodig is. Hierdoor kan de beperkte ICT capaciteit op meer waarde toevoegende activiteiten worden ingezet.
De aanbesteding van BAG/objecten applicatie is in eerste instantie ingetrokken, omdat gebleken is dat de ontvangen aanbiedingen moeilijk met elkaar te vergelijken waren en niet voldeden aan wat SVHW had verwacht. De aanbesteding is eind oktober in gewijzigde vorm wederom uitgevraagd. De BAG/ Objecten applicatie zal voorbereid zijn om zich door te ontwikkelen in relatie tot de Samenhangende Objecten Registratie (SOR). Eind oktober gaf de leverancier van de huidige de waarderings- en BAG- applicaties in 2021 met de levering en ondersteuning te stoppen. Het onvoorziene besluit om te gaan aanbesteden bleek achteraf zeer zinvol te zijn geweest. Ondersteunende systemen Het implementatie traject van een nieuwe HRM-applicatie voor personeelsadministratie en salarisverwerking (Centric Motion) is afgerond. Hierdoor beschikt SVHW over een modern medewerkersportaal met zelfservice mogelijkheden en gedigitaliseerde processen. Daarnaast zijn ook het tijdsregistratie- en het inkoopfacturenverwerkingssysteem vervangen. Vrijwel alle ondersteunende systemen worden daardoor als SaaS afgenomen.
2.13.3 Organisatieontwikkeling SVHW In 2019 hebben medewerkers, ondernemingsraad en MT gewerkt aan een grondplaat voor een procesgerichte organisatie met zelforganiserende teams. De doelstelling was om de basis nog verder te versterken en een organisatie in te richten, die goed kan inspelen op de snel veranderende externe omstandigheden en optimaal invulling geeft aan de klantwaarde. Het was de bedoeling om in 2020 deze grondplaat gefaseerd in te voeren. De onderstaande figuur geeft een impressie van deze grondplaat.
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 28 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
In januari is er met de invoering gestart en hebben een groot aantal medewerkers een opleiding “orange belt lean six sigma” gevolgd. Vervolgens is het bouwteam Dienstverlening, bestaande uit medewerkers en een afvaardiging vanuit de OR en het MT, van gestart gegaan om de klantprocessen te beschrijven en te optimaliseren. De uitkomsten van de klanttevredenheidsonderzoeken vanuit 2019 werden hierbij gebruikt als input. Door de Corona-uitbraak zijn deze activiteiten in eerste instantie aangehouden. Vanwege de tijdelijke verbetering van de Corona-situatie is het Bouwteam Dienstverlening kort voor de zomervakantie opnieuw gestart. Men heeft de dienstverleningsprocessen geanalyseerd en voorstellen voor verbetering gedaan aan het management team. Deze voorstellen zijn geaccordeerd en grotendeels geïmplementeerd. Door de verslechterde Coronasituatie is het Bouwteam Gegevensbeheer pas gestart in februari 2021. Door alle vertragingen loopt de huidige tijdslijn van de organisatie ontwikkeling minimaal door tot aan het einde van het tweede kwartaal 2021. Aan de andere kant maakt de organisatie dankzij de Corona-uitbraak een enorme ontwikkeling door. De digitalisering van de werkzaamheden, het thuis werken en het sturen op output in plaats van op gerealiseerde uren zijn hier enkele voorbeelden van.
2.13.4 Dienstverlening Telefonie Het project telefonie was net voor de aanslagoplegging afgerond. Nieuwe dynamische dienstroosters, trainingen in gesprekstechnieken en omgaan met agressie, verbeterde gespreksregistraties et cetera moeten bijdragen aan een verdere professionalisering van de telefonische dienstverlening van SVHW. De gesprekken van de telefonie medewerkers zijn met ingang van dit jaar periodiek gemonitord en geëvalueerd om zodoende te leren te verbeteren.
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 29 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020 Implementatie bevindingen klanttevredenheidsonderzoeken De bevindingen van het KTO onder burgers en het onderzoek naar de klantwaarde bij de deelnemers heeft als input gediend voor het Bouwteam Dienstverlening. Diverse quickwins zijn geïmplementeerd. Enkele voorbeelden zijn:
Meer spreiding van de aanslagen en invorderingsmaatregelen waardoor pieken worden afgevlakt en een hoger niveau van (telefonische) dienstverlening kan worden geboden;
Het sturen van een digitaal betaalverzoek (“Tikkie”) nadat men gebeld heeft in verband de betaling;
De ontwikkeling van het digitale kanaal (zie hieronder), tekstuele aanpassingen van onder andere het aanslagbiljet en het kunnen verzenden van betaalverzoeken naar aanleiding van een telefonisch contact;
De beschikbaarheid van een TopDesk portaal voor de deelnemers voor een betere afhandeling van deelnemersvragen.
Vanwege de Coronacrises en daardoor een hogere belasting van ICT en een verschuiving van projecten viel de vernieuwing van deelnemersinformatieportaal vanwege capaciteitsbeperkingen in 2020 niet meer te realiseren. Dit wordt verschoven naar het tweede kwartaal in 2021. Het huidige portaal zal dus langer in gebruik blijven. Ontwikkeling van het digitale kanaal Het loket “Mijn SVHW” is aangepast en voldoet daardoor functioneel aan de nieuwe wettelijke eisen voor digitale toegankelijkheid. Verder is het klantdossier ontsloten, waardoor inwoners en bedrijven inzicht hebben in de correspondentie tussen hen en SVHW, en zijn er nieuwe vooraf ingevulde Eformulieren ingevoerd. Het project voor de vervanging van de website is gestart. Dit is nodig om invulling te geven aan de verbeterpunten vanuit het KTO en het kunnen voldoen aan de wettelijke toegankelijkheidseisen. Door het plaatsen van een toegankelijkheidsverklaring op de huidige website wordt vooralsnog voldaan aan de minimale wettelijke verplichting. De nieuwe website is in januari 2021 live gegaan. Digitalisering kwijtscheldingsproces De interne workflow van het kwijtscheldingsproces is inmiddels geheel gedigitaliseerd waardoor doorlooptijden voor de aanvrager worden verkort en de aanvrager direct een ontvangstbevestiging krijgt van zijn aanvraag.
In het laatste kwartaal is een E-formulier voor de aanvraag van kwijtschelding ingevoerd, waardoor het mogelijk is de benodigde gegevens digitaal aan te leveren in plaats van per post. Schuldhulpverlening SVHW heeft met en op verzoek van een aantal deelnemers gesproken over de vroegsignalering en wat hierbij de rol van SVHW kan zijn. Daarnaast heeft SVHW directe koppelingen gerealiseerd met het insolventieregister en het centraal curatele- en bewindregister. Hierdoor is SVHW op de hoogte van de meest actuele schuldensituatie en kan daardoor beter en sneller op een specifieke situatie inspringen door het bieden van maatwerk. NCNP-Busters Hoogstwaarschijnlijk zal de dreiging van de NCNP-bureaus in 2021 en ook nog in 2022 onverminderd groot zijn, omdat het onderzoek naar de proceskostenvergoeding door het Wetenschappelijk Onderzoek- en Documentatiecentrum (WODC) in opdracht van Minister Dekker in januari 2021 pas is Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 30 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020 gepubliceerd. Op het onderzoek valt voor wat betreft kwaliteit veel af te dingen en de conclusies zullen niet direct tot een wetswijziging leiden om het commercieel exploiteren van de proceskostenvergoeding tegen te gaan. Aangezien een landelijk initiatief van de belastingkantoren niet heeft geleid tot een effectieve aanpak van de NCNP-bureaus, heeft SVHW zelf een “taskforce”, de zogenaamde “NCNP-Busters” opgericht om het aantal WOZ-bezwaren van NCNP-bureaus te verminderen. Hierbij gelden de aanbevelingen vanuit de VNG-handreiking “Communicatie inzetten om WOZ-bezwaren te verminderen” van 23 september 2020 als uitgangspunt:
Communiceer doorlopend en zet meer budget in voor communicatie;
Zorg ervoor dat bezwaar maken supermakkelijk is;
Investeer in telefonie;
Verhoog de online zichtbaarheid van de gemeente/samenwerkingsverband;
Positioneer de WOZ-beschikking los van de aanslag.
De NCNP-Busters hebben onder andere de volgende maatregelen gerealiseerd:
Een gerichte media campagne via advertenties, de website, de gemeenterubrieken en een brief bij het aanslagbiljet met als boodschap: een juiste WOZ-waarde is belangrijk neem bij twijfel contact op met SVHW of dien een bezwaar in;
Een uitbreiding van het aantal tijdssloten (van 270 naar 2700) bij het Informeel Contact WOZwaarde, waardoor er een stevige impuls wordt gegeven aan de telefonie en het persoonlijke contact;
Aanpassingen voor de nieuwe website met WOZ-landingspagina, waarop korte filmpjes staan met uitleg over het waarderen en bezwaar maken;
Het zeer eenvoudig maken van het bezwaar maken via de nieuwe website;
Aanpassingen in het IVR-menu van de telefonie.
2.13.5 Uitvoering Wet WOZ Zie paragraaf 2.13.2 onder het kopje “Compleetheid en juistheid van administraties en registraties
2.13.6 Samenwerking Collega (Centric) belastingkantoren De samenwerking met de collega (Centric) belastingkantoren heeft geleid tot tastbare resultaten. Als afgevaardigde heeft SVHW samen met BSGR (Belasting Samenwerking Gouwe-Rijnland) op directieniveau met de Waarderingskamer, VNG, UVW, Kadaster en Centric afspraken kunnen maken over de invoering van de Basis Registratie Kadaster (BRK) 2.0. Hiermee is voorkomen dat er een (te) risicovol ontwikkelingstraject is ingezet voor de gegevensontsluiting. Met name de aanslagoplegging voor de waterschappen had hierdoor in gevaar kunnen komen. Daarnaast hebben de belastingkantoren stevig kunnen sturen op de ontwikkelingsagenda van Centric, waardoor de afname functionaliteit voor de LV-WOZ door Centric is geprioriteerd. Deze functionaliteit is per 1-1-2021 nodig omdat de levering van Stuf-WOZ bestanden door het Kadaster ophoudt. De gegevens zijn nodig voor de aanslagoplegging van de waterschappen. Met de RBG (Regionale Belasting Groep) is samen opgetrokken in de richting van de gemeente Rotterdam in verband met het tijdig verstrekken van de WOZ-waarden voor de aanslagen van de waterschappen. Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 31 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020 Andere instanties De gesprekken met een ICT samenwerking van een aantal deelnemers om te kijken of er mogelijkheden zijn om nog efficiënter om te gaan met publieke middelen door op een aantal gebieden samen te werken hebben geresulteerd in een eerste resultaat. Er is geconcludeerd, dat er besparingen te realiseren zijn doordat de deze ICT samenwerking kosteloos gebruik kan maken van het cyclorama foto materiaal van SVHW. Daarnaast liggen er samenwerkingsmogelijkheden op het gebied van de geoinformatie.
2.13.7 Personeel Opleidingen Naast de eerder genoemde “orange belt lean six sigma” training en telefonietrainingen en actualiteitensessies in verband met de aanslagoplegging hebben er vanwege de Corona-uitbraak geen verdere in-huis trainingen plaatsgevonden. Een aantal medewerkers volgt echter wel online trainingen. De training leidinggeven voor een kleinere groep medewerkers (coördinatoren en “potentials”) is succesvol afgerond. Alle deelnemers hebben het certificaat behaald. Naast de reeds bestaande ontwikkelingsinstrumenten zoals het Persoonsgebonden basis budget en de studiefaciliteitenregeling voor functievereiste en persoonsgerichte opleidingen is SVHW medio september 2020 in samenwerking met NCOI Opleidingen een pilot gestart voor de Online Academy NCOI. Deelnemers aan deze pilot kunnen onbeperkt gebruik maken van de online trainingen die aangeboden worden door de bij de NCOI aangesloten opleidingsinstituten (bijvoorbeeld Bestuursacademie Nederland, LOI en De Baak). De pilot is positief verlopen en daarom biedt SVHW in 2021 deze voorziening aan alle medewerkers aan. Persoonsgebonden basis budget (PBB) Begin dit jaar heeft het A&O-fonds Waterschappen een evaluatieonderzoek uitgevoerd van het PBB.
Hiervoor zijn interviews uitgevoerd met diverse stakeholders, is data over PBB-gebruik 2016-2019 opgevraagd bij organisaties en is een enquête uitgezet die door bijna 3.000 medewerkers en leidinggevenden uit de sector is ingevuld. Bij SVHW hebben 51 van de 85 medewerkers de enquête ingevuld. Voor wat betreft het gebruik van PBB zit SVHW met 55% net iets onder het landelijke gemiddelde van 57%, daarentegen ligt de waardering van het PBB door SVHW medewerkers met een 8,5 boven het landelijk gemiddeld van 8 en is bij SVHW de mate van duidelijkheid waarvoor het PBB kan worden ingezet substantieel beter dan landelijk. Competentie Ontwikkeling De grootste ontwikkeling heeft echter te maken met de Corona-uitbraak. Vrijwel alle medewerkers hebben zich zeer goed geschikt in het maximaal thuiswerken en opereren zeer zelfstandig en taakvolwassen. Het digitaal werken en het zelfstandig sturen op output aan de hand van afdelingsoverzichten zijn omarmd
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 32 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
3.
Programmaverantwoording
3.1
Exploitatie uitkomsten
De exploitatierekening over 2020 (zie 6.3) sluit af met een nadelig jaarresultaat van 102.000 euro. Het geraamde jaarresultaat 2020 was 35.000 euro nadelig. De verschillen tussen de rekeningcijfers 2020 en de Begroting 2020 zijn als volgt opgebouwd: (bedragen in x 1.000 euro):
verschil t.o.v. begroting 2020 € Exploitatieresultaat Bij: Buitengewone baten Af: Buitengewone lasten
-67
Jaarresultaat
-67
De afname van het exploitatieresultaat ten opzichte van de Begroting 2020 wordt veroorzaakt door de onderstaande posten (zie exploitatierekening in paragraaf 6.3). (bedragen in x 1.000 euro): 1 Personeelskosten
-175
2 Huisvestingskosten
-86
3 Kapitaallasten
28
4 Algemene kosten
6
5 Automatiseringskosten
-29
6 WOZ-kosten 7 Overige kosten heffing en invordering
120 -729
8 Kosten organisatie ontwikkeling
-11
9 Onvoorzien
50
10 Bijdrage deelnemers
30
11 Opbrengst invorderingskosten
140
12 Overige opbrengsten
285
Sub-totaal
-371
13 Onttrekking uit reserves
304
Totaal verschil jaarresultaat
Versie 1.0 31 maart 2021
-67
Pagina 33 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
3.2
Financieringspositie
De financieringspositie per 31 december 2020 is als volgt: (bedragen in x 1.000 euro) Fina ncie ringsp ositie De financieringspositie per 31 december 2020 is als volgt: Boekwaarde van de investeringen: - Materiële vaste activa
1.874 1.874
De financiering heeft als volgt plaatsgevonden: - Schuldrestant opgenomen langlopende geldleningen
1.627
- Algemene reserve
700
- Bestemmingsreserves - Resultaat boekjaar
95 (102) 2.320
Financieringsoverschot
Versie 1.0 31 maart 2021
447
Pagina 34 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
3.3
Toelichting Algemeen Beheer
3.3.1
Omschrijving
Een aantal kosten heeft betrekking op alle programma’s. Dit betreffen vooral de personeelskosten. Deze worden in eerste instantie verantwoord op deze kostenplaats en aan het einde van het jaar toegerekend aan de programma’s. De toerekening aan de programma’s vindt plaats op basis van de urenregistratie. Lasten De lasten bestaan in belangrijke mate uit de personele kosten. Daarnaast vormen de gebouw gebonden kosten (kapitaallasten, onderhoud, faciliteiten) en kosten voor inhuur/diensten derden een belangrijk onderdeel. Baten De totale kosten zijn aan de programma’s toegerekend op basis van de werkelijke tijdsbesteding van de medewerkers. Personeelsgegevens In 2020 zijn 4 medewerkers in dienst getreden en hebben 8 medewerkers de organisatie verlaten. De cijfers in de onderstaande tabel hebben, met uitzondering van het ziekteverzuim, betrekking op de situatie aan het einde van het kalenderjaar. In de Begroting 2020 is een formatie opgenomen van 79,2 fte.
Omschrij ving
2020
2019
Personeel, aantallen
85
89
Percentage deeltijd
89,7%
88,4%
Aantal fte's actueel Aantal fte's begroot
76,25 79,20
78,68 79,20
Ziekteverzuim (inclusief langdurig niet werkgerelateerd verzuim)
3,24%
3,74%
Aantal mannen
28
35
Aantal vrouwen
57 85
54 89
25 t/m 34 jaar 35 t/m 44 jaar
14 16
14 20
45 t/m 54 jaar 55 t/m 59 jaar
32 15
34 15
60 jaar en ouder
8
6
Leeftijd
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 35 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
3.3.2
Algemeen Beheer – Overzicht van Baten en Lasten
(bedragen in x 1.000 euro): Ca t.
Omschrij ving
2020
2020
2019
R e ke ning
Be groting
R e ke ning
LASTEN 1.0 1.0
Salarissen en sociale lasten Vergoedingen en toelagen
5.222 23
5.131 13
5.104 17
1.0 1.0
Thuiswerkvergoeding Vergoeding woon-werkverkeer
41 54
0 132
0 135
1.0 1.0
Vergoeding gebruik eigen auto
8
71
21
Kosten voorziening vacatures
10
20
24
1.0 1.0
Cursussen en congressen Bedrijfsgeneeskundige dienst
101 10
165 10
161 9
1.0
Overige personeelslasten Totaal personele kosten
65 5.534
151 5.692
237 5.709
2.0
Kapitaallasten
246
275
189
3.0 3.4
Kosten tijdelijk personeel Kosten verzekeringen
583 14
250 17
237 14
3.4 3.4
Kantoorartikelen Abonnementen
65 36
78 57
58 33
3.4
Nutsvoorzieningen
3.4
Porti en telefoon
55 351
75 197
56 218
3.4 3.4
Belastingen Kosten salarisverwerking
14 14
17 21
14 15
3.4
Onderhoud gebouw
156
176
225
3.4
Kosten interne faciliteiten
15
40
109
3.4 3.4
Diensten van derden Organisatie ontwikkeling
94 111
67 100
257 0
0
50
0
7.288
7.110
7.134
Onvoorzien T ota a l la ste n BATEN Vergoeding coronakosten gemeenten
289
0
0
Uittreedvergoeding deelnemers
0
0
600
Overige opbrengsten
6
10
9
295
10
609
T ota a l b a te n
Toerekening naar programma's: 6.2 6.2
Vastgoedinformatie BAG
1.488 336
1.720 389
1.526 346
6.2
WOZ-administratie
1.413
1.633
1.449
6.2
Heffingen
2.093
2.003
1.927
6.2
Invordering
1.258
1.256
1.276
T ota a l a lloca tie
6.589
7.000
6.525
Totaal baten
6.884
7.010
7.134
Totaal lasten
7.288
7.110
7.134
R e sulta a t
-4 0 4
-1 0 0
0
404
100
0
0
0
0
Onttrekking uit reserves T ota a l a lge me e n b e he e r
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 36 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
3.4
Toelichting programma 1 : Vastgoedinformatie
3.4.1
Omschrijving
Dit programma heeft betrekking op het verzamelen, registreren en bewerken van de basisgegevens van alle deelnemers van SVHW. Wat hebben we bereikt? De belastingbestanden van alle deelnemers zijn in 2020 actueel gehouden en kwalitatief verbeterd. Wat hebben we daarvoor gedaan? Hiervoor hebben we kadastrale informatie, bevolkingsmutaties, bouwvergunningen en informatie van de deelnemers verwerkt. Lasten De kosten voor het verwerven van data (gegevens, fotomateriaal) en de ICT kosten drukken op dit programma. De toegerekende kosten algemeen beheer worden op basis van een urenregistraties aan de diverse programma’s toegerekend. Baten De bijdrage van de deelnemers is gebaseerd op een vast bedrag van 3,651 euro per belastbaar object.
2020
2020
2019
we rke lij k
b e groot
we rke lij k
Aantal belastbare objecten
732.238
724.084
718.456
Aantal kadastrale percelen Aantal bouwvergunningen per jaar
620.715 3.250
634.964 3.233
613.786 2.995
Kwa ntita tie ve ge ge ve ns
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 37 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
3.4.2
Vastgoedinformatie – Overzicht van Baten en Lasten
(bedragen in x 1.000 euro): Ca t.
Omschrij ving
2020 R e ke ning
2020 Be groting
2019 R e ke ning
LASTEN
3.4 3.4 3.4
Kosten aankoop externe data Kosten automatisering accountantskosten
710 148 6
738 146 5
678 161 10
Subtotaal programma kosten
864
889
849
Registratie basisgegevens Leveren vastgoedinformatie t.b.v basiskaarten
1.191 298
1.376 344
1.221 305
Subtotaal toerekening kosten algemeen beheer
1.488
1.720
1.526
T ota a l la ste n
2 .3 5 2
2 .6 0 9
2 .3 7 5
Bijdragen deelnemers
2.673
2.599
2.625
T ota a l b a te n
2 .6 7 3
2 .5 9 9
2 .6 2 5
Totaal baten Totaal lasten J a a rre sulta a t
2.673 2.352 321
2.599 2.609 -1 0
2.625 2.375 250
Toerekening kosten algemeen beheer: 6.2 6.2
BATEN 3.4
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 38 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
3.5
Toelichting programma 2: BAG-Administratie
3.5.1
Omschrijving
Doel Dit programma heeft betrekking op het bijhouden en verbeteren van de BAG-administratie. De BAG (Basisregistraties Adressen en Gebouwen) bevat gemeentelijke basisgegevens van alle adressen en gebouwen in de gemeentes. Lasten De lasten hebben betrekking op automatiseringskosten (licenties). De toegerekende kosten algemeen beheer worden op basis van een urenregistraties aan de diverse programma’s toegerekend. Baten De bijdrage van de deelnemers is gebaseerd op een vast bedrag van 1,536 euro per BAG object voor de BAG-deelnemers en daarnaast op een vast bedrag van 1,075 euro voor alle gemeentelijke deelnemers.
Kwa ntita tie ve ge ge ve ns Aantal WOZ-objecten BAG-deelnemers
2020 we rke lij k 187.227
2020 b e groot 182.635
2019 we rke lij k 184.011
Totaal aantal WOZ-objecten
267.301
273.122
263.429
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 39 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
3.5.2
BAG-administratie – Overzicht van Baten en Lasten
(bedragen in x 1.000 euro): Ca t. Omschrij ving
2020 R e ke ning
2020 Be groting
2019 R e ke ning
LASTEN
3.4 Kosten automatisering
177
174
161
177
174
161
6.2 Toerekening kosten algemeen beheer 6.2 Registratie basisgegevens 6.2 levering vastgoedinformatie t.b.v. basiskaarten
269 67
311 78
277 69
Subtotaal toerekening kosten algemeen beheer
336
389
346
T ota a l la ste n
514
563
507
3.4 Bijdragen deelnemers
575
561
540
T ota a l b a te n
575
561
540
Subtotaal programmakosten
BATEN
Totaal baten
575
561
540
Totaal lasten Jaarresultaat
514 61
563 -2
507 33
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 40 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
3.6
Toelichting programma 3: RO-Beheer
3.6.1
Omschrijving
Doel Het digitaal ter beschikking stellen van ruimtelijke plannen aan burgers. Lasten De kosten zijn gebaseerd op de jaarlijkse licentiekosten RO-Beheer. Eventuele migratiekosten ten gevolge van updates of nieuwe versies worden separaat doorbelast. Baten De bijdrage van de deelnemers is gebaseerd op een vast bedrag per object van 0,371 euro.
Kwa ntita tie ve ge ge ve ns Aantal objecten
Versie 1.0 31 maart 2021
2020 we rke lij k
2020 b e groot
2019 we rke lij k
49.416
48.467
48.959
Pagina 41 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
3.6.2
RO-Beheer – Overzicht van Baten en Lasten
(bedragen in x 1.000 euro): Ca t. Omschrij ving
2020
2020
2019
R e ke ning
Be groting
R e ke ning
LASTEN 3.4 Kosten automatisering
18
18
18
T ota a l la ste n
18
18
18
3.4 Bijdragen deelnemers
18
18
18
T ota a l b a te n
18
18
18
Totaal baten Totaal lasten
18 18
18 18
18 18
J a a rre sulta a t
0
0
0
BATEN
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 42 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
3.7
Toelichting programma 4 : WOZ-administratie
3.7.1
Omschrijving
Dit programma heeft betrekking op het bijhouden en verbeteren van de waardering van de onroerende zaken ten behoeve van de belastingheffing voor de deelnemers. Hierbij is inbegrepen de (her) taxatie van de onroerende zaken binnen het gebied van de gemeentelijke deelnemers. Wat hebben we bereikt? We hebben een waarde voor de gebouwde en ongebouwde eigendommen toegekend. Wat hebben we daarvoor gedaan? Hiervoor hebben we de gebouwde en ongebouwde eigendommen getaxeerd in een waarderingsapplicatie. Lasten De taxatiekosten betreffen de kosten van inschakeling van externe organisaties voor de taxatie van de onroerende zaken. De toegerekende kosten algemeen beheer worden op basis van een urenregistraties aan de diverse programma’s toegerekend. Baten De bijdrage van de deelnemers is gebaseerd op een vast bedrag van 8,730 euro per WOZ-object.
Kwa ntita tie ve ge ge ve ns Aantal te waarderen WOZ-objecten
Versie 1.0 31 maart 2021
2020
2020
2019
we rke lij k
b e groot
we rke lij k
267.301
Pagina 43 van 83
273.122
263.429
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
3.7.2
WOZ-administratie – Overzicht van Baten en Lasten
(bedragen in x 1.000 euro): Ca t. Omschrij ving
2020 R e ke ning
2020 Be groting
2019 R e ke ning
LASTEN
3.4 3.4 3.4 3.4 3.4
Taxatiekosten Kosten gedingen en adviezen kosten project M3 naar M2 kosten automatisering Accountantskosten
191 323 230 320 5
175 159 0 314 4
190 197 0 347 8
Subtotaal programma kosten
1.069
652
742
1.413
1.633
1.449
Subtotaal toerekening kosten algemeen beheer
1.413
1.633
1.449
T ota a l la ste n
2 .4 8 2
2 .2 8 5
2 .1 9 1
3.4 Bijdragen deelnemers
2.334
2.277
2.279
T ota a l b a te n
2 .3 3 4
2 .2 7 7
2 .2 7 9
Totaal baten Totaal lasten J a a rre sulta a t
2.334 2.482 -1 4 8
2.277 2.285 -8
2.279 2.191 88
Toerekening kosten algemeen beheer 6.2 Bijhouden gegevens
BATEN
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 44 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
3.8
Toelichting programma 5 : Heffingen en Invordering
3.8.1
Omschrijving
Dit programma heeft als doelstelling het opleggen van aanslagen en het afhandelen van bezwaar- en beroepschriften en het invorderen van de aanslagen. Wat hebben we bereikt? In 2020 zijn voor alle deelnemers de aanslagen opgelegd binnen de normen, zoals opgenomen in de dienstverleningsovereenkomsten. De invordering van de opgelegde aanslagen is overeenkomstig de planning verlopen. Daarnaast is een groot aantal aanslagen versneld ingevorderd via het proces “geautomatiseerde beslagen op inkomen” en zijn de kwijtscheldingen in hoge mate geautomatiseerd verwerkt. Wat hebben we daarvoor gedaan? Hiervoor hebben we onder andere de onderstaande activiteiten met betrekking tot het opleggen van aanslagen uitgevoerd:
Het printen en het verzenden van de aanslagen;
Het behandelen van bezwaar- en beroepschriften;
Het verwerken van de waarde gegevens voor de waterschappen;
Het bijhouden van de debiteurenadministratie;
Het bijhouden van de financiële administratie;
Het behandelen van de kwijtscheldingsverzoeken;
Het verzenden van de aanmaningen en de dwangbevelen;
Het treffen van overige invorderingsmaatregelen;
Het beoordelen invorderbaarheid en het doen van voorstellen ten behoeve van oninbaar verklaringen.
Lasten De WOZ-kosten gemeenten hebben betrekking op de overname van gegevens van die gemeenten, die niet in het eigen vastgoedinformatiesysteem zijn opgenomen. De accountantskosten betreffen de controle van de jaarverantwoordingen van deelnemers, de administratie en de jaarrekening. De toegerekende kosten algemeen beheer betreffen voornamelijk de eigen personeelskosten, die op basis van een urenregistratie aan de diverse programma’s zijn toegerekend. Daarnaast bestaan de lasten uit externe kosten voor dwanginvordering, proceskostenvergoeding en bankkosten. Baten De bijdrage van de deelnemers is gebaseerd op een vast bedrag per aanslagregel van 0,895 euro. Daarnaast bestaat de bijdrage van het waterschap uit de door het SVHW te betalen vergoeding voor het leveren van de WOZ-gegevens door de gemeenten die geen deel uit maken van de gemeenschappelijke regeling.
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 45 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
Kwa ntita tie ve ge ge ve ns Aanslagbedrag Aanslagregels Bezwaar-en verzoekschriften (objectniveau) Ingekomen
€
2 0 2 0 we rke lij k 2 0 2 0 b e groot 402.323.827 € 376.303.814 € 3.583.677 3.576.724
2 0 1 9 we rke lij k 385.728.722 3.575.888
22.649
17.150
21.626
22.383 266
16.951 199
21.328 298
Aantal aanslagbiljetten Aantal aanmaningen Aantal dwangbevelen
699.818 82.123 37.531
738.536 95.448 40.822
700.684 84.770 39.702
Aantal verzoeken om kwijtschelding
37.332
40.323
38.642
Afgedaan Niet afgedaan per 31/12
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 46 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
3.8.2
Heffingen en Invordering – Overzicht van Baten en Lasten
(bedragen in x 1.000 euro): Ca t. Omschrij ving
2020
2020
2019
R e ke ning
Be groting
R e ke ning
LASTEN 3.4 Vervaardigen aanslagen (externe kosten)
352
440
328
8 1.114
11 1.234
8 1.115
3.4 Accountantskosten
60
51
100
3.4 Overige diensten derden (inhuur)
257
98
73
3.4 Automatiseringskosten
978
960
1.015
3.4 Kosten bijsluiters 3.4 WOZ-kosten gemeenten
3.4 Kosten dwanginvordering
270
449
326
3.4 Proceskosten 3.4 Bank- en girokosten
749 160
275 175
336 145
6.1 Voorziening oninbare invorderingskosten
0
Subtotaal programma kosten
3.946
125
3.693
3.571
Toerekening kosten algemeen beheer 6.2 Heffingen
2.093
2.003
1.927
6.2 Invordering
1.258
1.256
1.276
Subtotaal toerekening kosten algemeen beheer
3.351
3.259
3.203
T ota a l la ste n
7 .2 9 7
6 .9 5 2
6 .7 7 4
2.593
2.500
2.610
3.207
3.202
4.275
Bijdrage deelnemrs-factuur Ministerie BZK
1.114
1.234
T ota a l b a te n
6 .9 6 1
6 .9 3 6
6 .8 8 5
Totaal baten Totaal lasten
6.961 7.297
6.936 6.952
6.885 6.774
J a a rre sulta a t
-3 3 6
-1 6
111
BATEN 3.4 Opbrengst invorderingskosten 2.0 Vergoeding rente bank
0
6.1 Opname voorziening oninbare invorderingskosten 3.4 Bijdragen deelnemers
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 47 van 83
48
0
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
4.
Paragrafen
4.1
Paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing
Het weerstandsvermogen is: het vermogen van SVHW om niet-structurele risico's op te vangen zonder het beleid en de bedrijfsvoering aan te hoeven passen. Onder het weerstandsvermogen wordt verstaan de algemene reserve. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen zijn de deelnemers verplicht eventuele tekorten bij een gemeenschappelijke regeling aan te vullen. Het SVHW verwerkt de kosten in de tarieven van de producten. Een eventueel overschot/tekort aan het einde van het jaar wordt in rekening of in mindering gebracht op de te ontvangen bedragen van de deelnemers. In formele zin loopt het SVHW geen risico, omdat het eventuele tekorten afwentelt op de deelnemers, dan wel verrekent met de algemene reserve (buffer) van de gemeenschappelijke regeling. Op 23 september 2015 heeft het Dagelijks bestuur de uitvoeringsnotitie Risicomanagement 2016-2019 vastgesteld. Deze notitie beschrijft de structuur ten aanzien van het uit te voeren beleid omtrent risico’s en fraude. SVHW hanteert een risicomijdend profiel ten aanzien van risico’s en streeft ernaar om risico 's zoveel mogelijk te ondervangen. Dat is de reden waarom diverse verzekeringen afgesloten zijn voor het onroerend goed, inventaris en personeel. Uit de risicoanalyse blijkt dat de risico’s onderverdeeld kunnen worden in de volgende categorieën: •
Belastingen en Heffingen;
•
Informatieverstrekking;
•
Automatisering;
•
Gebouw/faciliteiten;
•
Financiën;
•
Personeel- en salarisadministratie;
•
Archivering;
•
Inkoop;
•
Projecten;
•
Nevenwerkzaamheden.
De risico’s hebben een intern (SVHW, “eigen” organisatie) en/of een extern (deelnemers) karakter. In de Najaarsnota 2020 zijn de grootste risico’s, die SVHW onderkent, gerapporteerd. SVHW is een belangrijke organisatie voor haar 14 deelnemers. Continuïteit van de bedrijfsvoering is daarom essentieel. Dit dient op het niveau van directie en Dagelijks Bestuur te kunnen worden beslist. Bij het opvangen van de gevolgen van calamiteiten is het onwenselijk dat de organisatie afhankelijk zou zijn van de besluitvorming van de deelnemers. Gelet op genoemde risico's en de behoefte aan continuïteit van de bedrijfsvoering is het gewenst een financiële buffer in stand te houden. In de vergadering van het Algemeen bestuur van 5 december 2013 is daarom besloten de omvang vast te stellen op minimaal 400.000 euro en maximaal 700.000 euro. Er doen zich geen juridische procedures voor die aanleiding kunnen geven tot enig financieel nadeel. Eind 2004 is bij de Bank Nederlandse Gemeenten een lening van 2.600.000 euro met een looptijd van 30 jaar aangetrokken. Deze lening heeft gedurende de gehele looptijd van 30 jaar een vast rentepercentage van 4,445 procent, zodat er geen sprake is van een financieel risico. Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 48 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020 Uitbraak coronavirus COVID-19 Het coronavirus COVID-19 heeft verstrekkende gevolgen voor het bedrijfsleven en organisaties binnen de publieke sector. SVHW heeft binnen haar mogelijkheden maatregelen getroffen om de economische gevolgen voor de ondernemers te beperken onder andere door het aanbieden van uitstel van betaling en de mogelijkheden voor een automatische incasso. Er kan druk komen te staan op de cashflow, doordat de continuïteit van ondernemingen, die geraakt worden door de coronacrisis, onder druk komt te staan. Hierdoor is de kans aanwezig, dat als gevolg van faillissementen het aantal afboekingen van oninbare posten zal toenemen. Steunmaatregelen vanuit de Overheid in 2020 en 2021 kunnen er voor zorgen dat deze effecten later op treden of minder van omvang zijn. Dit is op dit moment (februari 2021) nog niet in te schatten. Bovenstaande ontwikkelingen kunnen ook invloed hebben op de hoogte van de opbrengst invorderingskosten in het boekjaar 2021 die niet of op een later moment, door een later startend invorderingstraject, door SVHW worden ontvangen. SVHW heeft intern technische en organisatorische maatregelen genomen om uitval van bedrijfskritieke processen te voorkomen. In de huidige situatie werken medewerkers volgens de richtlijnen zoveel mogelijk thuis.
Door eventuele uitval van medewerkers als gevolg van het coronavirus kunnen delen van het kritieke proces onder druk komen te staan. Hiervoor heeft SVHW een aantal maatregelen genomen. Het coronavirus heeft vooralsnog geen gevolgen voor de personele formatie. Voor openstaande vacatures gaat het wervings- en selectietraject door. Ke nge ta lle n
2020
2020
2019
R e ke ning
Be groting
R e ke ning
Netto schuldquote
9,19%
2,86%
3,32%
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
9,19%
2,86%
3,32%
Grondexploitatie
0,00%
0,00%
0,00%
Solvabiliteitsratio
8,78%
12,10%
26,19%
Structurele exploitatieruimte
-3,61%
-0,28%
1,43%
Belastingcapaciteit
0,00%
0,00%
0,00%
De berekening van de structurele exploitatieruimte is tov de jaarrekening 2019 en de begroting 2020 enigszins gewijzigd omdat de berekeningswijze niet helemaal conform de richtlijnen was.
Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van SVHW ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Een hoge netto schuldquote hoeft op zichzelf geen probleem te zijn. Of dat het geval is valt niet direct af te leiden uit de netto schuldquote zelf, maar hangt af van meerdere factoren. Zo kan een hoge schuld worden veroorzaakt doordat er leningen zijn afgesloten en die gelden vervolgens worden doorgeleend en vervolgens weer afgelost. In dat geval hoeft een hoge schuld geen probleem te zijn. Om inzicht te verkrijgen in hoeverre er sprake is van Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 49 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020 doorlenen wordt de netto schuldquote zowel in- als exclusief doorgeleende gelden weergegeven (netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen). Solvabiliteitsrisico Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin SVHW in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger de solvabiliteitsratio, hoe groter de weerbaarheid van SVHW. De mate van weerbaarheid geeft in combinatie met de andere kengetallen een indicatie over de financiële positie. Structurele exploitatieruimte Dit kengetal helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte SVHW heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Wanneer dit cijfer negatief is, betekent het dat het structurele deel van de begroting onvoldoende ruimte biedt om de structurele lasten te blijven dragen.
4.2
Paragraaf Onderhoud Kapitaalgoederen
Ultimo december 2004 heeft het SVHW voor eigen gebruik het kantoor Rijksstraatweg 3B te Klaaswaal aangekocht. De aankoopprijs bedroeg 2.000.000 euro. Het kantoorpand was bij aankoop in goede staat van onderhoud. Na aankoop is het gehele gebouw voorzien van airconditioning. Het periodieke onderhoud is in 2020 uitgevoerd aan de hand van het in 2017 vastgestelde meerjarig onderhoudsplan van het kantoorpand. In 2020 is er voor 179.000 euro geïnvesteerd in materiele vaste activa (verbouwing receptieruimte) en is er voor 170.000 euro afgeschreven op deze activa. De boekwaarde per 31-12-2020 bedraagt 1.874.000 euro.
4.3
Paragraaf Financiering
4.3.1
Algemeen
De financieringsparagraaf gaat in op de eisen van de wet Fido. Het moet blijken dat de uitvoering van de treasuryfunctie alleen de publieke taak dient, het beheer prudent is en dat aan de kasgeldlimiet en de renterisiconorm is voldaan.
4.3.2
Treasurybeheer
De volgende risico`s zijn voor de organisatie van belang:
Renterisicobeheer;
Kredietrisicobeheer.
Renterisicobeheer Het doel van het renterisicobeheer is het beheersen van de risico`s die voortvloeien uit de mogelijkheid dat de rentelasten van vreemd vermogen in de toekomst hoger zouden worden dan gewenst zou zijn. De aangetrokken geldlening heeft gedurende de looptijd (30 jaar) een vast rentepercentage. Kredietrisicobeheer Per twee weken vinden afgeronde voorschotbetalingen plaats aan de deelnemers. SVHW bepaalt de hoogte van het voorschot aan de hand van de werkelijk ontvangen belastingopbrengsten per deelnemer. Een gering bedrag reserveren we voor restituties. Elk kwartaal ontvangen de deelnemers een overzicht van de stand van de invordering alsmede van de ontvangsten en de daarop in mindering gebrachte voorschot afdrachten. Medio van het jaar ontvangt SVHW de geraamde bijdragen van de Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 50 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020 deelnemers in de kosten van de dienstverlening. Het verstrekken van gelden aan derden in welke vorm dan ook komt niet voor.
4.3.3
Kasgeldlimiet en renterisiconorm
De kasgeldlimiet en de renterisiconorm hebben beiden als doel de leningenportefeuille van decentrale overheden te behoeden voor een onverantwoord grote gevoeligheid voor rentefluctuaties. De kasgeldlimiet stelt dat de gemiddelde netto vlottende schuld van een decentrale overheid in een bepaald kwartaal niet hoger mag zijn dan een wettelijk bepaald percentage van het begrotingstotaal. Voor gemeenschappelijke regelingen is dit 8,2 procent. Uit de onderstaande tabel blijkt dat de ruimte onder het kasgeldgeldlimiet gedurende 2020 gemiddeld 9,0 miljoen euro bedraagt.
Ka sge ld limie t 2 0 2 0 (x€ 1 .0 0 0 ) 1 e kwa rt. 2 e kwa rt. 3 e kwa rt. 4 e kwa rt. Omvang begroting 1
12.535
Kasgeldlimiet
8,2%
1.028
1.028
1.028
1.028
0
0
0
0
Vlottende schuld 2
Opgenomen gelden < 1 jaar Vlottende middelen
3
Rekening-courantsaldi < 1 jaar
9.250
13.975
4.060
4.450
4
Totaal netto vlottende schuld (2)-(3)
-9.250
-13.975
-4.060
-4.450
Ruimte onder kasgeldlimiet (1)-(4)
10.277
15.003
5.088
5.477
De renterisiconorm is opgesteld met als doel de rentegevoeligheid van de portefeuille van leningen met een looptijd van één jaar of langer te beperken. Dit komt erop neer dat het renterisico in een bepaald jaar niet meer mag bedragen dan een bepaald percentage van het begrotingstotaal. Voor gemeenschappelijke regelingen is dit 20 procent.
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 51 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020 Uit de onderstaande tabel blijkt, dat SVHW geen renterisico heeft. R e nte r isico va ste schuld x € 1 . 0 0 0
2020
1a Renteherziening vaste schuld o/g 1b Renteherziening vaste schuld u/g 2 Netto renteherziening (1a-1b)
0 0 0
3a Nieuwe vaste schuld 3b Nieuwe verstrekte lange leningen
0 0
4 Netto nieuwe vaste schuld 5 Betaalde aflossingen
0 83
6 Herfinanciering (laagste van 4 en 5)
0
7 Renterisico vaste schuld (2 en 6)
83
Renterisiconorm 8 Begrotingstotaal 9 Vastgesteld % (20%)
4.3.4
12.535 2.507
10 Renterisiconorm (minimumnorm) 7 Renterisico vaste schuld
2.500 83
11 Ruimte (10-7)
2.417
Financiering
Het saldo van de aangetrokken geldleningen is per 1 januari 2020 1.709.607euro. Op de lening van de Bank Nederlandse Gemeenten is in 2020 82.595 euro afgelost. Het saldo van de geldlening per 31 december 2020 bedraagt 1.627.013 euro. Bij deze lening bedraagt het vaste rentepercentage 4,445 procent.
4.3.5
Relatiebeheer
Het SVHW heeft met de Bank Nederlandse Gemeenten en de ING bank een rekeningcourant verhouding. De banken vallen beide onder Nederlands toezicht.
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 52 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
4.4
Toelichting EMU-saldo
In het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV, art. 19) is de verplichting vastgesteld, dat er in de jaarrekening een overzicht verstrekt wordt over het boekjaar. Hieronder volgt het EMU-Saldo van SVHW over 2020: (bedragen in x 1.000 euro) : 2020 x € 1000,-
2020 x € 1000,-
2019 x € 1000,-
Jaarrekening
Volgens begroting 2020
Jaarrekening
Omschrijving
1
Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, artikel 17c)
-506
-135
479
2
Afschrijvingen ten laste van de exploitatie
170
193
110
3
Dotaties aan voorzieningen ten laste van de exploitatie minus vrijval van voorzieningen ten bate van de exploitatie
-48
4
Bruto investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd
5
Baten uit bijdragen van andere overheden, de Europese Unie en overigen, geen betrekking hebbende op bouwgrondexploitatie en niet verantwoord op de exploitatie
6
Desinvesteringen in (im)materiële vaste activa: Baten uit desinvesteringen in (im)materiële vaste activa (tegen verkoopprijs), voor zover niet op exploitatie verantwoord
7
Aankoop van grond en uitgaven aan bouw-, woonrijp maken e.d., alleen transacties met derden niet op de exploitatie verantwoord
8
Baten bouwgrondexploitatie: Baten voor zover niet al op de exploitatie verantwoord
9
Lasten op balanspost Voorzieningen voor zover deze transacties met derden betreffen
10
Lasten i.v.m. transacties met derden, die niet via de onder vraag 1 genoemde exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de reserves (inclusief fondsen en dergelijke) worden gebracht
11 a b
Verkoop van effecten: Gaat u effecten verkopen? (ja/nee) Zo ja wat is bij verkoop de verwachte boekwinst op de exploitatie?
Berekend EMU-saldo
Versie 1.0 31 maart 2021
ja
nee
-384
Pagina 53 van 83
ja
nee
58
ja
nee
589
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
4.5
Paragraaf Rechtmatigheid
4.5.1
Algemeen
In de vergadering van 24 juni 2015 heeft het Algemeen Bestuur het "Normenkader controleprotocol SVHW" voor 2016-2020 vastgesteld. Aan de Colleges van B&W en het Dagelijks bestuur van waterschap Hollandse Delta is een exemplaar verzonden van de relevante bepalingen van hun belastingverordeningen ten behoeve van de controle van de jaarverantwoording 2020 door de accountant. Deze verklaringen zijn ondertekend en geretourneerd aan SVHW.
4.5.2
Begrotingsrechtmatigheid
De toelichting begrotingsrechtmatigheid 2020 (zie paragraaf 5.2) geeft een analyse van de afwijking van het exploitatieresultaat ten opzichte van de Begroting 2020.
Versie 1.0 31 maart 2021
Pagina 54 van 83
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 april 2021
Jaarstukken 2020
JAARREKENING 2020 5.
Baten en Lasten
5.1
Staat van baten en lasten 2020
De onderstaande tabel geeft de staat van Baten en Lasten weer. (bedragen in x 1.000 euro) Realisatie 2020
Begroting 2020
Realisatie 2019
Baten
Lasten
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
295 2.673 575 18 2.334
699 1.931 418 18 2.082
-404 742 157 -0 252
10 2.599 561 18 2.277
10 2.189 468 18 1.887
0 410 93 0 390
609 2.625 540 18 2.279
609 1.936 408 18 1.775
0 689 132 0 504
Omschrijving programma: Algemeen Beheer Vastgoedinformatie BAG-administratie RO-Beheer WOZ-administratie Heffingen en Invordering
6.961
6.349
613
6.936
6.157
779
6.884
5.854
1.031
Subtotaal programma's
12.856
11.496
1.360
12.401
10.728
1.673
12.954
10.599
2.355
Algemene dekkingsmiddelen
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Subtotaal algemene dekkingsmiddelen
0
0
0
0
0
0
0
0
0
1.866
-1.866
1.808
-1.808
1.876
-1.876
13.362
-506
12.401
12.536
-135
12.954
12.475
479
Omschrijving algemene dekkingsmiddelen:
Gerealiseerde kosten Overhead Vennootschapsbelasting
Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten
12.856
Toevoeging/onttrekking aan reserves: Mutaties in reserves
404
404
100
Subtotaal mutaties reserves
404
0
404
100
0
100
0
0
0
13.260
13.362
-102
12.501
12.536
-35
12.954
12.475
479
Gerealiseerde resultaat
5.2
100
Rechtmatigheid In het onderstaand overzicht is de rechtmatigheid van de bestede middelen in 2020 ten opzichte van de begroting 2020 weergegeven. Uit dit overzicht blijkt dat SVHW voldoet aan de naleving van de begrotingsregels (begrotingsrechtmatigheid).