21 04 Managementleter 2020 Gemeente Westvoorne

Managementletter 2020 Gemeente Westvoorne

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westvoorne Postbus 550 3235 ZH ROCKANJE Onderwerp Managementletter 2020 Datum 4 februari 2021 Kenmerk 312017012.20.364

Geacht college, Wij hebben, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2020, de interim-controle voor uw gemeente uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. In onze managementletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen opgenomen. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2020 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door de raad verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. Deze brief is opgesteld ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westvoorne en mag niet zonder onze toestemming aan derden worden verstrekt. De bevindingen en aanbevelingen dienen te worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het college als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening. Graag willen wij deze rapportage en de daarin opgenomen bevindingen en aanbevelingen nader met u bespreken. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V.

Was getekend: W. Kalkman RA

Inhoudsopgave

Contact: De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot deze managementletter: WOUTER KALKMAN Wouter Kalkman Tel: 06 – 2127 2977

Managementsamenvatting ...................................... 1 1. Inleiding ............................................................... 4 2. Onze evaluatie van uw interne beheersing ........... 6 3. Onze procesbevindingen .................................... 13 4. Thema’s voor de jaarrekeningcontrole ............... 18

Ralf van Hattem Tel: 06 – 1234 5175

5. Follow-up eerdere bevindingen .......................... 23

Managementsamenvatting

312017012.20.364 - 1

Managementsamenvatting Uw interne beheersing

Status rechtmatigheidsverantwoording

▪

▪

▪

▪ ▪

In het kader van onze interim-controle hebben wij de interne beheersingsomgeving onderzocht voor zover dit relevant is voor de bijdrage daarvan aan de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. Voor een organisatie met de omvang van de gemeente Westvoorne is de norm dat de processen zijn beschreven, het bestaan is vastgesteld van de interne beheersingsmaatregelen en dat de interne controle gedurende het jaar gegevensgerichte werkzaamheden verricht (inclusief IT). De interne beheersingsmaatregelen zijn niet altijd zichtbaar en uniform uitgevoerd. De controle is daarmee hoofdzakelijk gegevensgericht en achteraf. De bevindingen liggen in lijn met de managementletter 2019. Er is beperkt opvolging gegeven aan onze adviezen en actiepunten van voorgaand jaar.

▪

▪

▪

(Verbijzonderde) interne controle ▪

▪

▪ ▪ ▪

Met ingang van het verslagjaar 2021 gaan colleges van burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording opstellen, die opgenomen zal worden in de jaarrekening. Decentrale overheden leggen zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Het college heeft een concept implementatieplan inzake de rechtmatigheidsverantwoording opgesteld in 2020, deze hebben wij echter nog niet ingezien. In de uitvoering zoekt u de samenwerking op met de gemeente Brielle en Hellevoetsluis. Uw gemeente heeft stappen in de goede richting gezet, maar is nog niet klaar voor 2021. Eén van de eerste stappen is het afronden en vaststellen van een intern controleplan. De implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording zal worden opgepakt door de nieuwe controller vanaf januari 2021

Belangrijkste bevindingen

Interne controles zijn nu voornamelijk gepland rondom de interim-controle. Zorg ▪ voor betere spreiding en tijdige uitvoering van uw interne controlewerkzaamheden en neem zelf het initiatief. ▪ Neem het actualiseren van de opzet en het bestaan van uw processen op in uw P&C-cyclus. Nog niet bij alle processen zijn opzet en bestaan van de interne controlemaatregelen voldoende gedocumenteerd. Het is van belang dat dit bij de jaarrekeningcontrole is afgerond. Wij vragen uw aandacht voor de processen grondexploitaties, aanbestedingen, omgevingsvergunningen, verhuuropbrengsten, WMO en administratie en verslaglegging. Betrek de balansmutaties als object in uw interne controle. Dit in verband met het opstellen van de collegeverantwoording inzake rechtmatigheid over 2021. Betrek de IT-omgeving en application controls meer in de verbijzonderde interne controle, inclusief door de automatisering ondersteunde procesmatige controles. ▪ Geef prioriteit aan de ontwikkeling van goede beheersmaatregelen rondom aanbestedingen en memoriaalboekingen.

Wij vragen uw aandacht voor het proces van de accountantscontrole en goede naleving van werkafspraken. De rechtmatigheid van aanbestedingen is niet voldoende preventief geborgd. U dient achteraf (nog) vast te stellen of de inkopen rechtmatig zijn aanbesteed. Op basis van de notities in het accountantsverslag bij de jaarrekening van 2019 is in het laatste half jaar van 2020 een bestuursopdracht uitgevoerd waarin o.a. is onderzocht waar en hoe de gemeente structurele verbeterstappen kan zetten voor de interne (risico)beheersing van het inkoop- en aanbestedingsproces/beleid. De implementatie van de adviezen is ter besluitvorming voorgelegd aan het college van B&W en vastgesteld. Gestart zal worden met de implementatie van de adviezen in 2021. U heeft nog stappen te zetten in het reguliere proces op gebied prestatielevering van Wmo. Voer de gemaakte afspraken uit in het kader van

312017012.20.364 - 1

▪ ▪

▪ ▪

de jaarrekening. Tevens vragen wij u aandacht voor de afspraken met de gemeente Hellevoetsluis. Werk uitvoeringsinstructie prestatielevering voor inkomende facturen uit. Uw IT-omgeving is beoordeeld: nog geen zekerheid voor de accountantscontrole. Laat een IT-audit uitvoeren bij uw gemeenschappelijke regeling Syntrophos. Werk uw frauderisicoanalyse verder uit, actualiseer deze regelmatig en bespreek de analyse met college en gemeenteraad. Blijf de follow up van de bevindingen uit de interne- en externe controle zichtbaar monitoren en vul uw huidige overzicht aan met prioritering en een concrete planning.

312017012.20.364 - 2

1.

Inleiding

312017012.20.364 - 3

1. Inleiding Onze controleaanpak is risicogericht

In het kader van onze interim-controle hebben wij de interne beheersingsomgeving onderzocht, voor zover dit relevant is voor de bijdrage daarvan aan de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking, die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Daarnaast hebben wij een aantal aandachtspunten benoemd waarvan wij het zinvol achten daar bij de controle aandacht aan te besteden.

Wij merken dat uw gemeente in nog stappen heeft te zetten met het kaart brengen van processen en het identificeren van maatregelen, bijvoorbeeld de preventieve maatregelen bij de naleving van de aanbestedingswet. Tevens constateren wij dat een aantal aandachtspunten ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2020 die wij in eerdere rapportages hebben benoemd nog niet concreet zijn opgevolgd. Wij hebben bij de interim-controle verder vooral aandacht besteed aan de inrichting van uw interne beheersomgeving en de financiële processen. Hierna geven wij aan welke belangrijkste risicogebieden en aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole 2020 van uw gemeente zijn geïdentificeerd.

Aandachtspunten voor controle en rapportage

Voor de jaarrekeningcontrole 2020 onderkennen wij een aantal aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan zullen besteden. De risicogebieden zijn hieronder weergegeven. ▪ ▪ ▪ ▪

Bestaan en waardering van activa als gevolg van schattingselementen (inschatting van levensduur en restwaarden). De waardering en risico inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen. De verantwoording en waardering van voorzieningen (personeelsvoorzieningen en onderhoudsvoorzieningen) in relatie tot de aanwezigheid van actuele beheerplannen en andere onderbouwingen. Uw fiscale positie in het kader van de Vpb. 312017012.20.364 - 4

▪

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

“Management override of controls”. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor uw gemeente. Wij hebben op dit moment geen indicaties dat dit zich heeft voorgedaan. De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing, mede in relatie tot de af te geven collegeverklaring rechtmatigheid (2021). De naleving van de (Europese) aanbestedingsregels. Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein. De actualiteit en onderbouwing van de business case van glasintensiveringsgebied Tinte en de koppeling met de jaarrekening (overlopende activa). De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. De kwaliteit van de IT-omgeving in 2020.

Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons tijdens de interim-controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen.

Materialiteit

De materialiteitsbepaling bij de gemeente Westvoorne is gebaseerd op het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Voor fouten is deze gebaseerd op 1% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves en voor onzekerheden op 3% van de lasten inclusief stortingen in reserves. De reservemutatie inzake de Eneco opbrengsten blijven hierbij buiten beschouwing. Bij onze controleplanning zijn wij vooralsnog uitgegaan van de cijfers volgens de begroting 2020. Wanneer de jaarrekening 2020 beschikbaar is, zullen wij onze materialiteitbepaling op basis van de werkelijke cijfers over 2020 herzien. Bij de interim-controle is derhalve uitgegaan van:

Bron: begroting 2020

Fouten

Onzekerheden € 582.000

€ 1.746.000

Wij hebben vastgesteld dat de gemeente Westvoorne tijdens de uitvoering van de interim-controle nog niet beschikt over een door de gemeenteraad vastgesteld controleprotocol en normenkader. Wij hebben begrepen dat het controleprotocol en het normenkader in het vierde kwartaal van 2020 geactualiseerd worden. Het is van belang dat het vastgestelde controleprotocol en normenkader bij de uitvoering van de eindejaarscontrole 2020 beschikbaar is. Voor de controle op naleving van de WNT hanteren wij een lagere materialiteit. Deze specifieke materialiteitsberekening is verplicht gesteld vanuit het controleprotocol WNT.

312017012.20.364 - 5

2.

Onze evaluatie van uw interne beheersomgeving

312017012.20.364 - 6

2. Onze evaluatie van uw interne beheersing In de meicirculaire 2018 heeft het ministerie van BZK aangegeven dat met ingang van het boekjaar 2021 het college zelf een Rechtmatigheidsverantwoording: u heeft nog rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet afgeven. Tot en met de jaarrekening 2020 geeft de accountant bij de jaarrekening van uw gemeente een controleverklaring af, met daarin een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Dat stappen te zetten voor de tweede oordeel, over de rechtmatigheid, verdwijnt vanaf de jaarrekening 2021. Het wordt vanaf dan de taak van het college zelf om invoering per 2021 zich daarover te verantwoorden. Via de rechtmatigheidsverantwoording zal het college de rechtmatigheid verantwoorden aan de raad. Als accountant stellen wij vervolgens vast dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. Uw gemeente is inmiddels begonnen met het treffen van de voorbereidingen op dit onderdeel. Onder andere door het professionaliseren van de interne controle functie, het ontwikkelen van de visie op de interne controle en het vergroten bewustwording op het gebied van rechtmatigheid. Op basis van gesprekken blijkt dat uw gemeente in 2020 een concept Procesmanagement-/interne controleplan heeft opgesteld in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording.

Wij hebben begrepen dat dit in het 2de half jaar zal worden opgepakt door de nieuwe controller. Het risico bestaat dat u door de vertraging niet geheel in staat bent om in 2021/2022 de rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. Wij adviseren u om op korte termijn het Procesmanagement-/interne controleplan af te ronden en dit expliciet te koppelen aan de materiele risico’s en de kadernota. Op basis van dit plan en de tussentijdse evaluaties daarbij, kunt u borgen dat u in 2022 in staat bent om de rechtmatigheidsverantwoording voor het boekjaar 2021 op te stellen. Belangrijk stappen die gezet moeten worden: -

Bepalen van de tolerantie en het normenkader (tijdig betrekken van de raad); Identificeren van materiele risico’s en dit koppelen aan de kadernota rechtmatigheid; Opstellen van een plan van aanpak met een concrete en gedetailleerde planning; Formuleren van concrete werkprogramma’s, afgestemd op de kadernota, tolerantie en normenkader waarmee inzichtelijk wordt gemaakt dat de rechtmatigheidsverantwoording volledig wordt afgedekt.

Het is van belang dat u kunt borgen dat u in 2022 in staat bent om de rechtmatigheidsverantwoording voor het boekjaar 2021 op te stellen.

Verbeter uw processen door In de afgelopen periode heeft u veel tijd en energie geïnvesteerd in het opzetten en verbeteren van processen en interne controlemaatregelen, met als doel om te komen tot een stabiele beheers situatie en in control te komen en te blijven. Het is hierbij verschuiving van (interne) van belang om zo min mogelijk te steunen op de uitkomsten van de verbijzonderde interne controle achteraf. Deze interne controle e controles naar de 1 lijn 312019015.20.305 - 6

was (en is) vooral gebaseerd op het uitvoeren van steekproeven achteraf waarmee u de getrouwheid en rechtmatigheid van baten en lasten vaststelt. Door het meer volwassen worden van de organisatie is het naar onze mening van belang om uw kwaliteitsbeoordeling mede te gaan baseren op een beoordeling van de controlemaatregelen die door de organisatie zelf reeds worden uitgevoerd om relevante risico’s af te dekken: van repressieve controles met “bevindingen achteraf” naar zekerheid aan de voorkant. Deze (beoogde) kwaliteitsimpuls aan de eigen organisatie vinden wij daarnaast een goede ontwikkeling die past bij het beleid dat het college op termijn zelfstandig de rechtmatigheidsverantwoording moet afgeven. Wij hebben vastgesteld dat uw organisatie zich ook richt op het ontwikkelen van zelfcontrole binnen de teams.

Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het zogenaamde “3-lines of defence model”. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen:

•

In de eerste lijn: in het primaire proces, onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaar.

312017012.20.364 - 7

• •

In de tweede lijn: in de ondersteunende processen zoals financiën, HR en projectmanagement, waar “checks and balances” zijn ingericht om fouten te signaleren. In de derde lijn: in uw verbijzonderde interne controle achteraf.

In het algemeen zien wij dat de afgelopen jaren steeds meer, bij organisaties als uw gemeente, wordt ingestoken op een verdere versterking van processen en de kwaliteitsverbetering van de interne beheersing. Dit laatste heeft grote raakvlakken met de accountantscontrole. Bij de accountantscontrole wordt steeds meer naar de kwaliteit van de interne beheersing gekeken (de waarborgen die een organisatie moet treffen of heeft getroffen om risico’s te beperken) in plaats van achteraf vaststellen of zaken goed of fout gegaan zijn. Als we kijken naar de huidige organisatie zien wij dat uw gemeente nog een keuze dient te maken hoe zij de tweede lijn adequaat kan inrichten. Medewerkers binnen het team Control/financihouden zich onder andere bezig met het oplossen van bevindingen in de eerste lijn, waar idealiter zij een bijdrage zouden willen doen aan de doorontwikkeling van de organisatie. In de eerste lijn, de primaire afdelingen, hebben wij een aantal waarnemingen waar verbetering mogelijk is. Hiervoor verwijzen wij naar onderdeel 3 van deze managementletter. Resumerend kan gesteld worden dat doorontwikkeling op onderdelen mogelijk is, en dat u zal moeten bepalen in welke lijn u maatregelen wilt implementeren. Hierbij is het van belang dat u maatregelen implementeert die passen binnen de wijze waarop de u interne controle wilt inrichten.

Ook met de huidige inrichting is een totstandkoming van een getrouwe en rechtmatige jaarrekening mogelijk, echter kost dit op onderdelen (voor zowel de organisatie als ons) veel tijd doordat niet gesteund kan worden op maatregelen in het primaire proces. Overigens vinden wij dat de VIC in de derde lijn een waardevol onderdeel van de interne beheersing van uw gemeente kan zijn. Een van de doelstellingen van de VIC-werkzaamheden is dat de externe accountant hierop (voor het afgeven van een controleverklaring voor de jaarrekening) effectief gebruik kan maken. U VIC-functie dient nog in belangrijke opgezet en ontwikkeld te worden.

Actuele procesbeschrijvingen zijn van belang voor het inzicht in uw risico’s en de beheersing van processen

Een actueel inzicht in uw processen is voor u in het kader van de beheersing van processen en risico’s van groot belang. Sterke punten uit uw processen geven u comfort en gevoel van vertrouwen dat uitkomsten betrouwbaar zijn. Wij hebben diverse templates verstrekt als handreiking. Deze templates sluiten aan bij het zogenaamde “6-W-principe”. Beschrijvingen die aan dit principe voldoen, geven snel inzicht in de sterke punten en ontwikkelpunten en vergemakkelijken daarmee ook de uitvoering van de interne controle. Wanneer immers sprake is van sterke en expliciet beschreven beheersmaatregelen kunnen deze bij de (interne) controle op bestaan en werking ook eenvoudig(-er) worden getest en kunnen tijdrovende gegevensgerichte controles verminderd worden. Bij het “6-W-principe” wordt rekening gehouden en duidelijk gedocumenteerd met de volgende ‘6 W-vragen’: • •

Wat wordt verricht in elke processtap? Waarom wordt de processtap verricht, dus wat is concreet het doel van deze stap? 312017012.20.364 - 8

• • • •

Wie verricht de processtap? Waarmee wordt de processtap verricht, dus op basis van welke concrete informatie en documentatie? Wanneer, dus met welke periodiciteit wordt de processtap verricht (meerdere keren per dag, dagelijks, wekelijks, per kwartaal, per jaar)? Waarheen/welke uitkomst: Wat is de uitkomst van de processtap en hoe wordt een en ander bewaard, onder andere voor in- en externe controles achteraf.

Uw gemeente beschikt(e) bij de start van onze interim-controle 2020 deels over actuele procesbeschrijvingen. Onderdeel van het opstellen van de procesbeschrijvingen is het bijvoegen van ‘bewijsvoering’ bij een genoemde processtap (de uitwerking van de ‘6 Wvragen’, zie hierna). Deze stukken geven een extra onderbouwing van het bestaan van een betreffende stap en geven daarmee meer inzicht in het proces. De uitwerking van de processen hebben wij niet volledig conform afspraak ontvangen. Een deel van de processen was bij aanvang van de controle beschikbaar, de volgende procesbeschrijvingen zijn nog niet aanwezig of onvolledig: • • • • • •

Aanbestedingen Omgevingsvergunningen Verhuuropbrengsten Grondexploitaties Wet Maatschappelijke Ondersteuning Administratie en verslaglegging

Het is van belang dat wij voorafgaand aan de start van de jaarrekeningcontrole kunnen beschikken over de gevraagde uitwerkingen. Uiteraard kunnen wij u van voorbeelden en ondersteuning voorzien waar nodig. Wij hebben begrepen dat deze tijdens de jaarrekeningcontrole beschikbaar zijn.

Samenwerking met de verbijzonderde interne controle

Op basis van uw financiële verordening is het college verantwoordelijk voor “voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen”. Om hier invulling aan te geven, bent u momenteel bezig met de ontwikkeling van een het Procesmanagement-/interne controleplan voor 2020 en 2021. Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler waarop uw gemeente in het kader van planning en control moet kunnen steunen. Niet alleen voor wat betreft het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering, maar zeker ook voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording. Ook draagt de interne controle bij aan het verbeteren en versterken van de administratieve organisatie. Interne controles worden tijdens het jaar uitgevoerd, waardoor eventuele fouten snel(ler) aan het licht komen en bijsturende maatregelen tijdig kunnen worden getroffen. Het leereffect dat van geconstateerde fouten uit zal gaan zal hierdoor worden versterkt. Door de terugkoppeling van de bevindingen in periodieke werkoverleggen wordt gezocht naar een

312017012.20.364 - 9

structurele oplossing, zodat het proces wordt verbeterd en fouten aan de voorkant, in het proces zelf, worden voorkomen. Deze informatie is tevens van belang, zodat bij- en aansturen op de processen plaats kan vinden. De huidige kaders zijn qua uitvoering nog vooral gebaseerd op de situatie waarin de extern accountant verantwoordelijk is voor de beoordeling van de rechtmatigheid. Voor nu is het uiteraard prettig dat wij in onze werkzaamheden maximaal worden ondersteund door de verbijzonderde interne controle. Mede in het licht van de rechtmatigheidsverantwoording is het van belang dat uw gemeente ook gaat nadenken hoe uw gemeente zelfstandig de goede basis legt op grond waarvan de rechtmatigheidsverantwoording kan worden afgegeven. Wij adviseren u om vooruitlopend hierop in het plan van aanpak een splitsing te maken tussen de onderdelen die de VIC uitvoert in het kader van de rechtmatigheidscontrole en de werkzaamheden die primair ten doel hebben om de accountant te ondersteunen in de getrouwheidscontrole. Voor de verdere controle op de aanbestedingen hebben wij afspraken gemaakt met de uitvoerend medewerker. De voortgang van de aanbestedingscontrole is een risico voor de planning van het jaarrekeningproces. Wij adviseren u hier prioriteit aan te geven. Verder is afgesproken dat de WNT op 15 februari 2021 gereed is.

Blijf de follow up van de bevindingen uit de interneen externe controle monitoren

In de managementletters en accountantsverslagen van voorgaande jaren, maar ook in de interne controleverslagen, zijn aanbevelingen opgenomen om de bedrijfsvoering te versterken en de risico’s te verminderen. Ten behoeve van onze recente interim controle heeft u recent inzicht in de opvolging van de eerder bevindingen gegeven. U heeft veel gepland voor 2021 met ruime termijn (half jaar). Naar onze mening zou het sterk zijn als u de follow-up van alle controlebevindingen (dus uit interne en externe controles) regelmatig monitort, concrete(re) acties benoemt en hierover rapporteert, bijvoorbeeld in het periodieke overleg met de auditcommissie. Wij vinden dit van belang in het kader van de doorontwikkeling van uw financiële bedrijfsvoering en de verder te plannen en uit te voeren interne controlewerkzaamheden. Wij adviseren u daarom het opgestelde overzicht uit te breiden met een concrete planning en status. Bij de bevindingen kunt u dan het risico aangeven, een medewerker aanwijzen die verantwoordelijk is voor de realisatie van het actiepunt en aangeven per wanneer de bevinding moet zijn opgevolgd. Door te sturen op de voortgang van de realisatie van de aanbevelingen uit voorgaande controles realiseert u dat de kwaliteit van de bedrijfsvoering verbetert. Uiteraard dient er dan wel sprake te zijn van voortgang in deze realisatie van de aanbevelingen.

Wij rapporteren ook in deze managementletter over de follow-up van de bevindingen.

Opstellen frauderisicoanalyse en

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en onjuistheden berust bij het college van burgemeester en wethouders. De gemeenteraad dient erop toe te zien dat het college adequate preventieve en repressieve 312017012.20.364 - 10

bespreken met college en gemeenteraad

beheersmaatregelen heeft ingesteld om het risico op fraude zoveel mogelijk te beperken. Als uw accountant hebben wij de verantwoordelijkheid om het risico te beoordelen dat de jaarrekening als gevolg van fraude, onjuistheden of verduistering van activa, afwijkingen van materieel belang zou kunnen bevatten. Wij hebben in 2020 van uw organisatie nog geen actuele frauderisico-analyse ontvangen. Voorts is het van belang dat er een duidelijke koppeling is tussen de beheersmaatregelen en de toetsing hiervan door de IC. Wij hebben begrepen dat uw gemeente hieraan in 2021 opvolging wil geven.

IT-audit

Over het boekjaar 2020 heeft u geen IT-audit laten uitvoeren. Wij adviseren u om uw IT-landschap en de relevante beheersmaatregelen in kaart te brengen en te toetsen. Wij adviseren u verdre een IT-audit te laten uitvoeren bij uw gemeenschappelijke regeling Syntrophos als nulmeting, gericht op het (integraal) inzicht krijgen in de noodzakelijke eisen in het kader van de betrouwbaarheid van het systeem van geautomatiseerde (financiële) gegevensverwerking. Dit kan de organisatie verder helpen bij het professionaliseren en inrichten van controles gericht op de effectiviteit van de IT General Controls (ITGC’s). Wij hebben vernomen dat u samen met de CISO’s van de gemeente Brielle en Hellevoetsluis in gesprek bent met de demandmanager van Syntrophos en hieruit naar voren is gekomen dat er door de accountant van Syntrophos jaarlijks een Third Party Memorandum over de informatieveiligheid bij Syntrophos aangeleverd dient te worden. Voorts hebben wij geadviseerd een IT – audit uit voeren over de eigen applicatie. Wij hebben begrepen dat de gemeente voornemens is dit in gang te zetten en beschikbaar te stellen bij de interim controle 2021.

312017012.20.364 - 11

3.

Procesbevindingen

312017012.20.364 - 12

3. Onze procesbevindingen Grondexploitaties (proces)

Tijdens de interim-controle hebben wij een inventarisatie uitgevoerd op de interne controlemaatregelen die uw gemeente uitvoert op nieuwe en geactualiseerde grondexploitatieberekeningen. Wij hebben geen onderbouwing ontvangen van de controles die binnen uw gemeente worden uitgevoerd op de grondexploitaties. Wij kunnen ten tijde van de interim controle dus geen uitspraak doen omtrent de opzet en het bestaan van het proces grondexploitaties.

Werk uitvoeringsinstructie prestatielevering uit

Het proces van inkopen en betalen bevat een (fraude)risico dat een inkoopfactuur wordt betaald, zonder dat hiervoor aan de gemeente een prestatie is geleverd. Wij hebben gesignaleerd dat verbeteringen zijn te realiseren over de wijze waarop de prestatievaststelling in het proces van inkoop (en betaling) plaatsvindt. Nu moet veelal worden gesteund op een digitale paraaf van een functionaris, die daarmee aangeeft dat de prestatie waarvoor u betaalt ook is geleverd. Op basis waarvan deze paraaf wordt gezet is, vanwege het ontbreken van een (uitvoerings-)instructie hiertoe en het niet aanwezig zijn van documentatie waarmee de levering achteraf kan worden vastgesteld, niet duidelijk. Op dit moment is uw gemeente bezig een specifieke procedure op te stellen over hoe de prestatielevering vastgesteld dient te worden. Op basis hiervan kan de betreffende medewerker vaststellen en documenteren dat de prestatie daadwerkelijk is geleverd. Aandachtspunten hierbij zijn bijvoorbeeld om in een toelichtend tekstblok bij de autorisatie van de factuur en door middel van het toevoegen van ondersteunende documentatie vast te laten leggen op welke wijze en waarmee (unieke kenmerken) de prestatielevering is vastgesteld. Daarmee kan dan achteraf ook worden vastgesteld dat deze belangrijke interne beheersingsmaatregel ook daadwerkelijk heeft gewerkt.

Wij vinden het opstellen van deze instructie een stap in de goede richting. De instructie dient nog afgerond te worden, met de directie te worden besproken en te worden geïmplementeerd binnen het proces inkopen en aanbesteden. De instructie zal worden gekoppeld aan de rechtmatigheidsverantwoording en het bijbehorende controleplan.

Door het ontbreken van een Binnen uw gemeente worden aangegane verplichtingen niet integraal opgenomen in een verplichtingenadministratie. Met een verplichtingenadministratie heeft u meer grip op de juiste en volledige toerekening van lasten aan de juiste periode en heeft u in integrale verplichtingenopzet een beheersmaatregel getroffen die u kan ondersteunen om tot een juiste aanbestedingsvorm te komen. Dit laatste betekent administratie is de dan dat uw toets op de rechtmatigheid van de aanbestedingen achteraf minder ingrijpend hoeft te zijn en u aan de voorkant meer volledigheid van de lasten zekerheid inregelt. niet gewaarborgd. Uw gemeente bevindt zich momenteel in een bestuurlijke fusie traject met de gemeenten Brielle en Hellevoetsluis. U geeft aan dat een verplichtingenadministratie veel organisatorische consequenties heeft en u dit in de aanloop naar de fusie met de gemeente

312017012.20.364 - 13

Brielle en Hellevoetsluis wordt besproken. Wij adviseren u om na de invoering van een verplichtingenadministratie de verplichtingen periodiek te monitoren. Verder hebben wij begrepen dat u gemeente wel beschikt over een verplichtingenadministratie voor inhuur. Voor het opstellen van de jaarrekening 2020 is het van belang dat de verplichtingen volledig in beeld zijn gebracht door uw organisatie. Wij hebben met u afgesproken om hierbij diverse invalshoeken als controlemiddel te gebruiken, zoals minimaal het uitvoeren van een voortgezette controle tot datum van jaarrekeningcontrole vanuit ontvangen facturen in 2021 en verrichte betalingen in 2021, een inventarisatie van (langlopende) verplichtingen aan de hand van contracten en overeenkomsten én uw bevindingen vanuit de (voortgezette) controle van vorig boekjaar.

Memoriaalboekingen

Tijdens de interim-controle hebben wij vastgesteld dat memoriaalboekingen nog steeds fysiek worden opgesteld en ondertekend, worden ingeboekt zonder achterliggende onderbouwing en dat na het inboeken geen controle plaatsvindt op de ingevoerde memoriaalboeking. Het risico bestaat dat er ten onrechte memoriaalboekingen zijn verwerkt. Wij adviseren hier een door het systeem afgedwongen controle (4-ogenprincipe) te implementeren, waarbij een controle plaatsvindt op zowel het rechtmatig karakter van de boeking als de daarbij behorende onderbouwing. Wij hebben begrepen dat uw gemeente dit punt onderhanden heeft en in gesprek is om een module workflow memorialen te implementeren en te koppelen aan de financiële administratie.

Lonen en Salarissen

Wij hebben geconstateerd dat er geen zichtbare controle plaatsvindt op de mutatieverslagen. Door u is aangegeven dat in het kader van het thuiswerken gedurende de Coronacrisis een controle plaatsvindt op het scherm. Deze controle is voor ons echter niet zichtbaar. Het risico hierbij is dat er ongeautoriseerde mutaties doorgevoerd kunnen worden in de salarisadministratie, zonder dat dit geconstateerd wordt. Wij adviseren u de controle op de mutatieverslagen vast te leggen, dit kan middels het toevoegen van tekst en controletekens op het digitale document.

De rechtmatigheid van de aanbestedingen is niet voldoende preventief geborgd

In het kader van de rechtmatigheidscontrole is het onder meer van belang dat u tijdig vaststelt dat aanbestedingen overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving zijn gedaan. Op grond van de kadernota zijn voor de rechtmatigheidscontrole de Europese aanbestedingen van belang. Uw gemeente beoordeelt de rechtmatigheid van Europese aanbestedingen met name via een spendanalyse. De spendanalyse is een goed middel om de rechtmatigheid van Europese aanbestedingen achteraf aan te tonen. Het is echter geen preventief middel, dit betekent dat u eventuele onrechtmatigheden niet meer kunt ‘repareren’. Het is daarom van belang dat er in het primaire proces rondom de inkopen voldoende maatregelen van interne beheersing worden ingeregeld, om onrechtmatige aanbestedingen te voorkomen. De volgende maatregelen van interne beheersing kunnen bijdragen aan het preventief borgen van de rechtmatigheid:

312017012.20.364 - 14

• • • •

Het inregelen van een centrale inkoopfunctie en het vooraf documenteren van uw overwegingen (motiveren) van de wijze van aanbesteding; Het ontwikkelen van een startformulier voor inkopen en het centraal registeren daarvan; Het opzetten van een contractenregister en/of aanbestedingskalender; Het ontwikkelen van een verplichtingenadministratie.

Wij hebben begrepen dat bij de inkopen vanaf € 5.000 documentatie van de motivering van het gekozen aanbestedingstraject verplicht is. Het is gebleken dat dit niet structureel wordt gedocumenteerd. Wij adviseren u om een inkoopstrategieformulier op te stellen en normen voor het gebruik van dit formulier en de naleving hiervan te toetsen. Tevens adviseren wij het inzetten van een inkoopadviseur (sectorhoofd) onder bepaalde condities af te dwingen in het primaire proces, in de huidige situatie wordt dit voorgeschreven bij inkopen vanaf € 5.000, maar wordt dit niet nageleefd. Op basis van de notities in het accountantsverslag bij de jaarrekening van 2019 is in het laatste half jaar van 2020 een bestuursopdracht uitgevoerd waarin o.a. is onderzocht waar en hoe de gemeente structurele verbeterstappen kan zetten voor de interne (risico)beheersing van het inkoop- en aanbestedingsproces/beleid. De implementatie van de adviezen is ter besluitvorming voorgelegd aan het college van B&W en vastgesteld. Gestart zal worden met de implementatie van de adviezen in 2021.

Prestatielevering WMO

In de gesprekken over de WMO hebben wij inzicht verkregen in interne beheersingsmaatregelen rondom dit proces. Op basis van deze gesprekken adviseren wij de volgende acties: Algemeen ▪ Verzoek de gemeente Hellevoetsluis om bij herindicaties en andere contactmomenten de prestatielevering te documenteren. ▪ Verzoek de gemeente Hellevoetsluis om tijdige communicatie met zorgaanbieders indien sprake is van mogelijke alternatieve zorgvormen die binnen de toekenning passen als gevolg van COVID-19. ▪ Verkrijg in samenwerking met de gemeente Hellevoetsluis tijdig inzicht in uw verplichtingen, zodat deze volledig in de jaarrekening 2020 opgenomen kan worden. ▪ Zorg dat afspraken met de gemeente Hellevoetsluis over de controle van de WMO worden nageleefd, zie voor dit punt verder onder aandachtspunten jaarrekening. Wij hebben begrepen dat er inmiddels bestuurlijk overleg wordt gepleegd om dit vlot te trekken. PGB ▪ Voer interne controle uit op de naleving van de vragen zoals omschreven in de BADO- notitie “PGB-verantwoording/controle

door gemeenten” in het reguliere proces. 312017012.20.364 - 15

Zorg in natura (ZIN) ▪ Gemeente Westvoorne volgt het landelijke controleprotocol voor Wmo ZIN. Als onderdeel hiervan leveren zorgaanbieders met

een regionale omzet groter dan € 125.000 een productieverantwoording inclusief controleverklaring voor 1 april 2021. De gemeente gaat als onderdeel van contractenbeheer de zorgaanbieders tijdig aanschrijven om te waarborgen dat de verantwoordingen tijdig worden ontvangen. ▪

Gemeente Westvoorne stelt een analyse op inzake de prestatielevering. Hierbij wordt tevens zichtbaar vastgesteld of er sprake is van een productieverantwoording met controleverklaring en welk type verklaring dit is (goedkeurend of een andere strekking).

Voor de zorgaanbieders, waar geen productieverantwoording is ontvangen, adviseren wij u om steekproefsgewijs een dossiercontrole uit te voeren bij de betreffende zorgaanbieders. Een alternatief is om de prestatie vast te stellen door een telefonische enquête met de client.

312017012.20.364 - 16

4.

Overige aandachtspunten

312017012.20.364 - 17

4. Thema’s voor de jaarrekeningcontrole Grondexploitaties

Als onderdeel van onze risicoanalyse is inzicht nodig in de belangrijkste (schattings)risico’s bij de waardering en tussentijdse winstneming van de grondexploitatie en de hiermee samenhangende maatregelen van interne beheersing. Voor schattingen is onder andere het volgende van belang: ▪ ▪

▪ ▪

▪

Zijn de gegevens die uw gemeente gebruikt zichtbaar aangesloten met door het college en de raad goedgekeurde besluiten en budgetten en zijn ze in lijn met strategische en operationele plannen, zoals de nota grondbeleid? Zijn de belangrijkste veronderstellingen waarop de schatting berust (programma, planning, prijs, parameters (zoals rente en inflatie en plankosten) herijkt aan gewijzigde marktomstandigheden, adequaat vastgelegd en goedgekeurd door het college en/of de raad, inclusief alternatieve scenario’s? Kunt u de belangrijkste veronderstellingen onderbouwen met betrouwbaar bewijsmateriaal en externe bronnen? Wat ligt er vast van de manier waarop u bewaakt dat (belangrijke) gebeurtenissen na balansdatum zijn betrokken in de schatting? Hoe gaat uw gemeente om met het verklaren van verschillen tussen werkelijke uitkomsten en eerder gedane schattingen, bijvoorbeeld uit een voorgaand boekjaar? Is hier een rapportageprocedure voor die illustreert op welke manier u de kwaliteit van de schattingen uit het voorgaand boekjaar betrekt in de monitoring en versterking van het schattingsproces? Wat is de rol hierbij van het college en de raad? Wat meldt de toelichting op de jaarrekening over het schattingsproces en is deze toelichting in lijn met geldende voorschriften?

Waardering Voorafgaand de jaarrekeningcontrole verwachten wij dat geactualiseerde exploitatieopzetten (inclusief financiële doorrekeningen) aanwezig zijn. Hierbij wordt ingegaan op de vraag of de boekwaarde kan worden terugverdiend en of de exploitaties positief zullen eindigen. Dit heeft mogelijk consequenties voor de waardering. In het kader van de waardering van de voorraadpositie is het van belang dat er goede onderbouwing ligt van de in de prognoses gehanteerde prijzen aan de hand van bijvoorbeeld taxaties en/of overeenkomsten. Wij hebben begrepen dat geraamde opbrengsten veelal al meerdere jaren in de grondexploitaties zijn opgenomen op basis van verouderde taxaties. Wij vragen uw aandacht voor een goede onderbouwing van de grondprijzen die in uw prognoses zijn opgenomen. Daarbij dient beoordeeld te worden of de gehanteerde parameters (rente, verkooptempo grond, grondprijzen, etc.) nog realistisch zijn in de huidige economische omstandigheden. De uitkomsten van deze analyse worden gebruikt om de waardering van de grondpositie indien noodzakelijk aan te passen. Wij adviseren u specifiek de lokale ontwikkelingen te blijven volgen en periodiek te analyseren c.q. te onderbouwen of de vastgestelde aannames (programma, prijs en planning) bijgesteld moeten worden.

312017012.20.364 - 18

Nota grondbeleid Uw gemeente beschikt momenteel over een nota grondbeleid 2009-2013. Wij adviseren u een herziene nota grondbeleid op te stellen waarin u uw visie op het grondbeleid toelicht, ingaat op de beleidsuitgangspunten (waaronder grondprijsbeleid), bevoegdheden, risicomanagement, reserves en rapportagecyclus voor de gemeente Westvoorne.

Europese aanbestedingen

Uw gemeente heeft een eerst aanzet gemaakt met de controle op de rechtmatigheid van aanbestedingen op basis van een spendanalyse. De spendanalyse dient te worden opgezet op basis van de SDO-Notitie “Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole van decentrale overheden” van januari 2019. Hierbij dient op basis van de kostenraming bij aanbesteding en de gerealiseerde uitgaven te worden vastgesteld of de destijds gemaakte aanbestedingskeuze juist is geweest. Over de controle van de aanbestedingen hebben wij de volgende afspraken gemaakt: 1. 2. 3.

Crediteuren die in de periode 2016 t/m 2020 groter zijn dan € 400.000: controle tijdens interim-controle. Crediteuren die in de periode 2020 groter zijn dan € 50.000: controle in januari 2021 Restant crediteuren: controle via steekproef gereed voorafgaand aan eindejaarscontrole (gereed voor 24 april 2021).

Het eerste deel is deels uitgevoerd, maar nog niet gereed. Wij maken ons zorgen over de voortgang van deze controle. De stappen die uw organisatie verder nog moet zetten in het kader van de jaarrekeningcontrole zijn de volgende: • •

Het maken van een nieuwe dump uit de financiële administratie na het sluiten van de administratie over het boekjaar 2020. Hierbij dient de aansluiting met de jaarrekening te worden vastgesteld. Vaststellen dat de controles die is uitgevoerd, toereikend is en indien nodig moeten er aanvullende werkzaamheden worden uitgevoerd. Er moet dus worden vastgesteld of er na sluiting van de administratie crediteuren zijn die door uitgaven in het laatste deel van het boekjaar de afgesproken grenzen overschrijden, terwijl deze in de tussentijdse controle nog niet waren betrokken. Indien dit aan de orde is, dienen deze crediteuren aanvullend gecontroleerd te worden op naleving van de aanbestedingswet.

De afwijking over het gehele boekjaar zullen wij ten tijde van de jaarrekeningcontrole evalueren. Tot nu toe is er voor een bedrag van € 170.000 aan rechtmatigheidsfouten geconstateerd, dit is geen enkele indicatie voor de uiteindelijke rechtmatigheidsfout over het geheel.

Annuïteitenberekening woonbedrijf

Binnen het woonbedrijf wordt op de woningen afgeschreven volgens de annuïteitenmethode. Op basis van het BBV moet het rentepercentage waarmee wordt gerekend worden bepaald volgens de regels die gelden voor het bepalen van de omslagrente. De omslagrente wordt bij de begroting berekend door de werkelijk aan de taakvelden toe te rekenen rente (in euro’s) te delen door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa die integraal zijn gefinancierd. Ten aanzien van annuïteiten is verder voorgeschreven dat indien de rentecomponent meer dan 25% afwijkt van het (voor)gecalculeerde rentepercentage, de annuïteiten moeten worden 312017012.20.364 - 19

herzien. De rentes die binnen het woonbedrijf worden gehanteerd voor het berekenen van de annuïteiten variëren van 1,35% tot 7,18%. In de begroting 2021 is de omslagrente bepaald op 1,1% (2020: 1,5%). Wij hebben begrepen en vastgesteld (aan de hand van de jaarrekening 2019) dat er niets gedaan wordt met de ‘fictieve’ rente zoals het woonbedrijf hanteert. Bij het opstellen van de jaarrekening wordt in de staat van activa namelijk de renteomslag gehanteerd zoals deze voor de gemeente geldt. Wij concluderen naar aanleiding hiervan het volgende: 1.

Door het hanteren van deze systematiek wordt in feite niet de annuïteitenmethode toegepast. Er is nu sprake van progressief afschrijven met een vaste rente van de boekwaarde. Kenmerk van een annuïteit is dat deze over de looptijd gelijk is en bestaat uit een rente- en een aflossingscomponent. Dit is bij jullie gemeente niet meer aan de orde, er ontstaat een ‘variabele annuïteit’.

2.

Het niet herrekenen van de annuïteit heeft ook effect op de afschrijvingscomponent. Door in de berekening van de annuïteit de rente te wijzingen veranderd ook de afschrijvingscomponent in enig jaar (de toerekening naar jaren). De cumulatieve afschrijving over de looptijd blijft uiteraard gelijk.

Wij vragen uw gemeente hierover een standpunt in te nemen en passende acties uit te zetten.

Samenwerking WMO met Hellevoetsluis

Wij hebben in het verleden ervaren dat de WMO die via de gemeente Hellevoetsluis wordt uitgevoerd een vertragende factor kan zijn in het jaarrekeningproces van de gemeente Westvoorne. De controle op de WMO van de gemeente Westvoorne wordt uitgevoerd door de accountant van de gemeente Hellevoetsluis. Door een zorgvuldig proces van afstemming en review kunnen wij in het kader van de jaarrekening van de gemeente Westvoorne van deze werkzaamheden gebruik maken. Om de problematiek die in voorgaande jaren is opgetreden voor te zijn hebben wij dit jaar tijdig het initiatief genomen tot een overleg met de accountant van de gemeente Hellevoetsluis en een aantal medewerkers van deze gemeente. Dit overleg heeft plaatsgevonden op 19 oktober 2020. In dit overleg hebben wij de volgende afspraken gemaakt: 1.

2.

Gemeente Westvoorne maakt een overzicht van de financiële administratie van de lasten Wmo en Jeugdlokaal tot en met 30 september 2020. Gemeente Westvoorne analyseert deze lasten stel vast welk deel van de lasten wordt geïnitieerd door een onderzoek, een beschikking en/of een betaling vanuit Hellevoetsluis. Dat leidt tot een overzicht aan lasten dat zou moeten aansluiten op de administratie van Hellevoetsluis. Gemeente Westvoorne verstrekt dit overzicht op korte termijn aan Hellevoetsluis, afdelingshoofd WIZ Gert-Jan Verhart. Afdeling WIZ (Hellevoetsluis) sluit deze registratie die is ontvangen van Westvoorne aan met de eigen administratie. Geconstateerde verschillen worden direct besproken en opgelost door Hellevoetsluis en Westvoorne. Doel is om één juiste massa van de te onderzoeken lasten te hebben.

312017012.20.364 - 20

3.

4.

5.

Deloitte en/of Publieke Sector Accountants trekt een steekproef met als doel dat voor 31 december dat de eerste negen maanden zijn gecontroleerd. Voordeel daar van is dat in het eerste kwartaal 2021 alleen nog het vierde kwartaal (inclusief aansluiting) hoeft te worden uitgevoerd en dat de kans dan groot is dat het allemaal afgerond is op of voor 1 april 2021. Hellevoetsluis en de accountant van Hellevoetsluis (Deloitte) controleren op de volgende aspecten: a. De gefactureerde zorg voor de geselecteerde cliënten is qua type zorgvoorziening en hoeveelheid zorg in overeenstemming met de beschikking en de interne rapportage waarop het besluit tot zorgverlening is gebaseerd. b. De gefactureerde zorg voor de geselecteerde cliënten heeft betrekking op een inwoner van de gemeente Westvoorne. c. De gefactureerde prijs per eenheid voor de geselecteerde cliënten is in overeenstemming met de gecontracteerde prijs. d. De gefactureerde zorg heeft betrekking op het boekjaar 2020. e. De gefactureerde en betaalde zorg is voor de geselecteerde cliënten feitelijk geleverd. De prestatielevering hoeft niet vastgesteld te worden bij hulp bij huishouding, begeleiding en ondersteuning en vervoersvoorzieningen . Van deze zorgkosten (dus bij hulp bij huishouding, begeleiding en ondersteuning en vervoersvoorzieningen) dient de prestatielevering gecontroleerd te worden bij de gemeente Westvoorne.

Daartoe levert Westvoorne in overleg met en aan Publieke Sector Accountants informatie ter onderbouwing van de prestatielevering. In januari 2021 wordt opnieuw de aansluiting vastgesteld (voor het hele jaar en het vierder kwartaal in het bijzonder) en zal in februari de steekproef worden uitgezet voor het vierde kwartaal. De interne controle zal bij Hellevoetsluis in februari 2021 plaatvinden. Vervolgens zal de accountant van Hellevoetsluis in maart en dus voor 1 april een rapport van feitelijke bevindingen uitbrengen aan Hellevoetsluis, Westvoorne en aan Publieke Sector Accountants.

Op 9 november is opvolging gegeven aan de eerste stap, helaas is het proces daarna gestagneerd. Wij verwachten dat de planning van de WMO voor 2020 wederom een probleempunt gaat vormen. Wij begrepen dat er inmiddels op bestuurlijk niveau is ingegrepen om dit proces vlot te trekken.

Archivering huurovereenkomsten woonbedrijf

Bij de detailcontrole op de huuropbrengsten van het woonbedrijf hebben wij 20 waarnemingen uitgevoerd. Hierbij is geconstateerd dat er twee huurovereenkomst ontbraken. Hierdoor bestaat het risico dat de huurprijs en de huuropbrengsten niet juist en rechtmatig zijn. Wij adviseren u om de huurovereenkomsten adequaat te registreren en te bewaren zodat de relevante brondocumentatie continue beschikbaar is voor verificatie.

312017012.20.364 - 21

5.

Follow-up eerdere bevindingen

312017012.20.364 - 22

5. Follow-up eerdere bevindingen

Opgelost Onderhanden Niet opgelost

Samenvattend overzicht van de belangrijkste aanbevelingen en actiepunten uit eerdere managementletters en de status. No

Oorsprong en bevinding

Prioriteit

Toelichting follow-up

1

Rechtmatigheidsverantwoording (ML 2019): Wij hebben geadviseerd een plan van aanpak op te stellen om in 2021 gereed te zijn om het college een rechtmatigheidsverantwoording te kunnen laten opstellen in de jaarrekening.

Midden

Met ingang van het boekjaar 2021 zal het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moeten afgeven (in 2022). Geadviseerd wordt hier een plan van aanpak voor op te stellen. Dit pva wordt toegevoegd aan de hieronder genoemde procesmanagement/IC -plan.

2

Actualiseren procesbeschrijvingen (ML 2019): Het is van belang dat, uiterlijk eind 2019, de processen weer geactualiseerd worden en indien deze op belangrijke punten gewijzigd zijn dat deze processtappen onderbouwd worden met documentatie van het jaar 2019, om aan te tonen dat het proces ook daadwerkelijk zo heeft gewerkt. In het kader van “eigenaarschap” denken wij dat de eerste lijn hierin een nadrukkelijke rol toebedeeld zal mogen worden inclusief een beschrijving van relevante beheersmaatregelen op basis van de 6W’s

Hoog

De processen zijn voor een deel geactualiseerd en onderbouwd. Voor een nadere detaillering van de follow-up verwijzen wij naar de hoofdtekst van dit rapport.

3

IT-audit (ML 2019): Bespreek IT- audit met uw demandmanager Syntrophos en voer zelfstandig werkzaamheden op General IT Controls

Midden

Gestuurd wordt op een IT-audit bij Syntrophos en op een zelfstandig applicatiebeheer van het financiële pakket Civison Middelen. Het applicatiebeheer ligt nu bij de afdeling financiën van de gemeente. In de applicatie zijn de autorisaties aangepast, 312017012.20.364 - 23

zodat alleen de applicatiebeheerders nog een superuser licentie hebben en alle andere gebruikers beperktere mogelijkheden hebben. Door de CISO’s is een gezamenlijk memo gemaakt over de offerte van BKBO (de auditor van Nissewaard en beoogd auditor van Syntrophos), zie bijlage. In de memo hebben de CISO’s aangegeven dat er door Syntrpohos een TPM (Third Party Memorandum) over de informatieveiligheid van Syntrophos aangeleverd moet worden. De uiterlijke aanlevering hiervan moet jaarlijks in september plaatsvinden. Deze TMP kan ook door onze accountant voor de jaarrekeningcontrole gebruikt worden. Dit memorandum hebben wij nog niet ontvangen. 4

Frauderisico-analyse (ML 2019): Wij hebben u geadviseerd een frauderisico-analyse op te stellen. Hierbij is het van belang dat de gekoppelde beheersmaatregelen worden getoetst en dat de frauderisico-analyse met de auditcommissie wordt besproken.

Midden

De frauderisico’s met de bijbehorende beheersmaatregelen staan in de jaarstukken opgenomen. Deze worden jaarlijks geactualiseerd.

5

Uitvoeringsinstructie prestatielevering (ML 2019): wij hebben u geadviseerd een instructie prestatielevering uit te werken.

Midden

Samen met het IC-plan zal een notitie prestatielevering worden opgesteld in het 2de half jaar 2021.

6

Waarborgen naleven aanbestedingswet (ML 2019): Wij hebben geadviseerd om met een inkoopstrategieformulier te gaan werken en het contractbeheer te verbeteren. Ook een centrale inkoopfunctie kan uitkomst bieden.

Hoog

Op dit moment wordt onderzocht welke mogelijkheden er zijn. Het hanteren van een inkoopstrategieformulier blijft een mogelijkheid. Tevens bestaat de mogelijkheid om te werken met een inkooptool. Op basis van de notities in het accountantsverslag bij de jaarrekening van 2019 is in het laatste half jaar van 2020 een bestuursopdracht uitgevoerd waarin o.a. is onderzocht waar en hoe de gemeente structurele verbeterstappen kan zetten

312017012.20.364 - 24

voor de interne (risico)beheersing van het inkoop- en aanbestedingsproces/beleid. De implementatie van de adviezen is ter besluitvorming voorgelegd aan het college van B&W en vastgesteld. Gestart zal worden met de implementatie van de adviezen in 2021. 7

Verplichtingenadministratie (ML 2019): Wij hebben geadviseerd om een verplichtingenadministratie in te richten.

Midden

Het proces rondom de verplichtingenadministratie moet eerst worden beschreven waarbij ook een besluit kan worden genomen over het hanteren van een eventueel grensbedrag en het benoemen van uitzondering categorieën. Hierna zal afstemming moeten plaatsvinden met Brielle en Hellevoetsluis

8

Memoriaalboekingen (ML 2019): Het proces rondom memoriaalboekingen dient te worden aangepast zodanig dat het 4-ogen principe systematisch wordt afgedwongen. Tevens dient de onderbouwing bij de memoriaalboekingen te worden gedocumenteerd.

Hoog

De inrichting van een workflow memorialen in Civision is mogelijk. Het proces moet nog worden beschreven aan de hand van de typen memoriaalboekingen (routinematige boekingen en niet routinematige boekingen). Tevens moeten ook procedures rondom de vastlegging worden bepaald. Gepland voor 2de halfjaar 2021. Inmiddels is de gemeente bezig om de autorisatie in de workflow te implementeren.

9

Prestatielevering WMO (ML 2019): U heeft nog stappen te zetten op gebied prestatielevering van WMO.

Hoog

Wij hebben geen indicaties om aan te nemen dat de controle op de prestatielevering voor 2020 is geborgd.

312017012.20.364 - 25