21 04 informatiebrief aan auditcommissie inzake interimcontrole 2020

Raadhuislaan 6, Rockanje Postadres Postbus 550, 3235 ZH Rockanje E-mail gemeente@westvoorne.nl Telefoon (0181) 40 80 00 Fax (0181) 40 80 99

Aan de leden van de auditcommissie

Uw kenmerk:

Ons kenmerk :

CC

Uw brief van:

Rockanje, 12 april 2021

11443-2021 Verzonden: 14 april 2021

Onderwerp:

informatiebrief aan auditcommissie inzake interimcontrole 2020

Beste leden, De raad wijst een of meer accountants aan belast met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Als onderdeel van de controle van de jaarrekening voert de accountant een tussentijdse controle uit (de interim-controle) en rapporteert hierover aan het college. Deze tussentijdse controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2020 te signaleren en onder onze aandacht te brengen. Als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2020 heeft Publieke Sector Accountants (PSA) de interim controle uitgevoerd en hierover gerapporteerd in de zgn. “Managementletter”. In deze managementletter zijn de bevindingen en aanbevelingen van de accountant opgenomen. De bevindingen en aanbevelingen van de accountant dienen te worden gelezen als constructieve aanwijzingen als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening. Het rapport is inmiddels besproken en toegelicht door de accountant aan de portefeuillehouder en de gemeentesecretaris

Bijl: Ref: Col: Behandeld door: S. Barendrecht, , s.barendrecht@westvoorne.nl s.v.p. bij beantwoording datum en kenmerk vermelden

Samengevat gaan de bevindingen en aanbevelingen van de accountant over: 1. De interne controle: de accountant vraagt aandacht voor een verdere verbetering hiervan. Met name gaat het over het actualiseren en de procesbeschrijvingen, de rechtmatigheid van de aanbestedingen, de follow-up van eerdere bevindingen en de prestatielevering in het kader van de WMO (gekoppeld aan de dienstverleningsovereenkomst met Hellevoetsluis). Wat betreft de rechtmatigheid van de aanbestedingen kunnen wij melden dat de implementatie van de op 19 januari 2021 vastgestelde bestuursopdracht is gestart en dat de adviezen ter zake in het 3e kwartaal 2021 kunnen worden afgerond. De aandachtspunten m.b.t. de interne controle zijn naar verwachting bij de controle van de jaarrekening opgelost. 2. De rechtsmatigheidsverklaring bij de jaarrekening: m.i.v. de jaarrekening 2021 zal de rechtsmatigheidsverklaring niet meer door de accountant maar door het college moeten worden afgegeven. Het plan van aanpak hiervoor wordt zeer binnenkort door ons vastgesteld. De verbetering van de interne controle vormt hier een onderdeel van. Uitvoering en implementatie van een aantal onderdelen van de adviezen en aanbevelingen van de accountant kosten naar verwachting meer tijd dan past binnen de reguliere werkzaamheden.

Gelet op de al aanwezige werkdruk en de vacatures bij de afdeling financiën zal realisatie binnen de genoemde termijnen problematisch kunnen worden. Gaarne lichten wij e.e.a. verder toe in een vergadering van uw commissie. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Westvoorne

Peter van der Wurff wnd. gemeentesecretaris

Peter de Jong burgemeester