21 04 05 brief college naar aanleiding motie aula's begraafplaatsen

Raadhuislaan 6, Rockanje Postadres Postbus 550, 3235 ZH Rockanje E-mail gemeente@westvoorne.nl Telefoon (0181) 40 80 00 Fax (0181) 40 80 99

Aan de gemeenteraad

Uw kenmerk:

Ons kenmerk :

Uw brief van:

Rockanje, 24 maart 2021

6268-2021 Verzonden: 24 maart 2021

Onderwerp:

raadsbrief naar aanleiding motie aula's begraafplaatsen

Beste raadsleden, In de raad van 17 februari 2021 is de motie voor de begraafplaatsen aangenomen waarin uw raad het college verzoekt om: 1. In overleg met gebruikers de wensen en mogelijkheden inventariseren; 2. In het onderzoek de kosten voor audiovisuele zaken op te nemen zodat een uitvaartdienst op afstand mee beleefd kan worden; 3. Medio q2-2021 een voorstel met opties aan de Raad voor te leggen teneinde ook de Aula van de begraafplaatsen Westvoorne toekomstbestendig te maken. Er zijn een aantal aandachtspunten bij de uitvoering van de motie waar in de besluitvorming en uitvoering procesmatig rekening mee moet worden gehouden en waar wij uw raad voor de uitvoering over willen informeren. Hieronder zijn de aandachtspunten beschreven. Capaciteit voor uitvoering De uitwerking van de motie vraagt extra capaciteit en aansturing door mensen/bedrijven die verstand hebben van de materie en begeleiding van dit soort projecten. Daarnaast liggen er meerdere extra taken voor begeleiding op dit moment bij het beheer vastgoed. Naast de verbouwing van de hal in het gemeentehuis zijn dit de huisvesting van de politie, de tijdelijke huisvesting voor de verkiezingen en de uitbreiding van de Zeewinde.

Daarnaast heeft een van de medewerkers in november 2020 corona gehad en is sinds medio januari pas in staat om geleidelijk aan zijn inzet binnen de werkzaamheden op te bouwen en werkt op dit moment halve dagen. Voor inhuur van extra capaciteit, dan wel uitbesteding van de werkzaamheden zal door de raad een besluit moeten worden genomen om middelen voor de voorbereiding beschikbaar te stellen.

Bijl: Ref: Col: Behandeld door: M.H. Valk, 0181-408054, mh.valk@westvoorne.nl s.v.p. bij beantwoording datum en kenmerk vermelden

(Ver-)bouw aula Oostvoorne Voor de (ver-)bouw van de aula in Oostvoorne is eerder al een proces tot en met een aanbesteding doorlopen. In dit proces voor het bouwplan zijn de gebruikers uitgebreid betrokken. Het herijken van de bestaande (ver-)bouwplannen is hierbij een optie, waarbij de uitvoering en kosten geactualiseerd moeten worden. De oorspronkelijke bouwkosten waren bij de aanbesteding genormeerd op € 250.000,--. Bij verlening van de opdracht is bij de nadere uitwerking van het plan door de aannemer is vastgesteld dat de realisatie binnen de extra wensen en kaders die door de gemeente zijn besteld het plan financieel niet haalbaar was. Er is binnen de bestemmingsreserve begraafplaatsen dekking voor de kapitaalslasten van de genoemde € 250.000,--. Deze kan worden gebruikt als dekking van een deel van de kosten voor de (ver-)bouw van de aula. Op basis van de uitwerking van het plan zullen de totale bouwkundige kosten in beeld worden gebracht en zal door de raad een besluit moeten worden genomen over de dekking van de kosten. Audiovisuele middelen Het aanbrengen van audiovisuele middelen vraagt connectiviteit binnen de aula’s en loopt via Syntrophos. De ervaring met de nieuwbouw van de Zeewinde leert ons dat de beveiliging van het netwerk voor extra voorzieningen tijd vergt en tot onverwachte kosten leidt.

Vooraf moet door Syntrophos een opname worden gemaakt van het te realiseren systeem binnen het netwerk met daarbij een offerte voor de uitvoering. Syntrophos heeft aangegeven op dit soort extra projecten apart ingepland moeten worden en enige tijd vergt. De audiovisuele voorzieningen zelf behoren niet bij vastgoed maar de beheerder/gebruiker van de aula. De kosten voor audiovisuele middelen zijn niet bouwkundig en kunnen niet als kapitaalslast worden meegenomen bij de (ver-)bouwwerkzaamheden en vragen aparte besluitvorming voor het beschikbaar stellen van de middelen die, afhankelijk van het bedrag, procesmatig volgens de ahri procedure door de raad beschikbaar moeten worden gesteld. Bij de (ver-)bouw van de aula Oostvoorne worden de voorzieningen voor de benodigde connectiviteit en aanbrengen van audiovisuele middelen meegenomen bij de uitvoering van de werkzaamheden en kunnen de audiovisuele voorzieningen worden aangebracht na oplevering de (ver-)bouw van de aula. Tot slot De hierboven beschreven aandachtspunten leiden ertoe dat de besluitvorming voor de (ver-)bouw van de aula Oostvoorne en de audiovisuele middelen gefaseerd in uw raad worden behandeld wat betreft de toe te wijzen budgetten en de dekking.

Hierbij zal bij de uitvoering de ahri toetsing plaatsvinden in relatie tot de fusie en zullen de fusiegemeenten waar nodig over het totale proces gezamenlijk hierover een besluit nemen. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Westvoorne

Peter van der Wurff wnd. secretaris

Peter de Jong burgemeester