21 03 Plan van aanpak 'Voorbereiding fusie' definitief

4 We werken (net als nu) binnen de fusie-organisatie met werkgroepen die de bouwstenen en de voorbereiding van de fusie verder oppakken. 5 Voor elk product dat wordt opgeleverd, moet helder zijn hoe de besluitvorming verloopt en wat de rol van de medezeggenschap hierbij is (Ondernemingsraden en het Bijzonder Lokaal Overleg). De benodigde gremia moeten hiervoor worden ingericht. De komende tijd zullen we de precieze inrichting van de fusie-organisatie uitwerken, waarbij met name bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgeverschap nader ingevuld moet worden en de aansluiting met de andere opgaven wordt gezocht. We willen tevens een evaluatie van de huidige projectorganisatie fusie uitvoeren en de uitkomsten daarvan betrekken bij nadere concretisering van de fusie-projectorganisatie voor de 2e fase.

35

Herindelingsontwerp

Hoofdstuk

36

Communicatie en Participatie

5

Hoofdstuk

5

Communicatie en Participatie Bij veranderprocessen is communicatie een belangrijk instrument. In deze tweede fase van de voorbereidingen op de fusie is dat niet anders. Door de communicatie goed in te richten worden alle doelgroepen en stakeholders actief betrokken en meegenomen in het proces. Naast de informatievoorziening en het betrekken van doelgroepen wordt in deze fase extra ingezet op een participatieve insteek. Juist deze fase, waarin thema’s en bouwstenen concreter worden, leent zich hier goed voor.

5.1 Communicatiedoelen

Dit plan van aanpak richt zich op het fusiespoor. Een spoor waarin we werken aan onze nieuwe organisatie. In deze tweede fase worden onder meer de bouwstenen die nodig zijn om de nieuwe organisatie te bouwen neergezet. Om deze bouwstenen te vormen is input nodig vanuit de drie gemeentelijke organisaties. Bovendien leveren sommige bouwstenen invloedrijke interne producten op, zoals het sociaal plan. Een belangrijk doel is dan ook alle medewerkers van de drie huidige gemeenten actief te betrekken bij dit proces.

Daarnaast willen we graag bouwstenen opleveren die passen bij de wensen van onze directe samenwerkingspartners en aansluiten bij de behoeften vanuit de maatschappij. Denk hierbij aan het inventariseren van de wensen van externen met betrekking tot ons nieuwe dienstverleningsconcept. Via een externe participatiestrategie halen we de benodigde input op uit de ‘buitenwereld’. Een andere belangrijke bijdrage die communicatie levert in deze fase is het ondersteunen en faciliteren van medewerkers. Zij gaan immers een forse verandering doormaken. Eén van die veranderingen is het starten met het ‘anders werken’: opgavengericht en ‘van buiten naar binnen’. Door middel van onder meer digitale webinars en zeepkistensessies worden medewerkers meegenomen in het proces. Tijdens kleinschalige digitale participatiesessies kunnen medewerkers hun expertise bijdragen en hun wensen meegeven.

37

Herindelingsontwerp

5.2 Communicatie aanpak en inrichting van de communicatie We bouwen in deze fase voort op de communicatie- en participatie strategie van de eerste fase. Dat betekent dat de ingezette communicatie- en participatielijn, de communicatieve uitgangspunten en de inmiddels ontwikkelde communicatiemiddelen de basis vormen voor de communicatie en participatie in deze tweede fase van het fusietraject.

38

De communicatie en participatie in dit gehele fusietraject wordt ingericht aan de hand van de Gouden Cirkel van Sinek. Dit model geeft richting aan de communicatie en vormt een logische ordening in de communicatie en participatie. Volgens dit model moet eerst worden uitgelegd wat het doel is van de fusie, voordat wordt ingegaan op hoe het fusieproces in zijn werk gaat en welke werkzaamheden hiervoor moeten worden uitgevoerd (communicatie). Hierdoor wordt het draagvlak voor de fusie en de bereidheid om mee te werken aan de fusie onder de betrokken stakeholders vergroot omdat zij meer begrip en daarmee vertrouwen in het proces krijgen (participatie). In de eerste fase van het fusietraject lag de focus op het ‘Waarom’ en ‘Hoe’. In deze tweede fase wordt de ‘Hoe’- vraag verder uitgewerkt en staat het ‘Wat’ centraal. In de projectopdrachten, die per bouwsteen worden opgesteld, worden deze ‘Hoe’ en ‘Wat’-vragen per doelgroep nader uitgewerkt.

Hoofdstuk

5.3 Uitgangspunten Naast algemene communicatie uitgangspunten (zoals eenduidig en herkenbaar) en de uitgangspunten, zoals genoemd in hoofdstuk 2, zijn de hieronder genoemde punten voor de communicatie en participatie belangrijk in deze fase. Door deze te hanteren kan communicatie (informatieoverdracht) en participatie (bijdragen leveren aan het proces en deelproducten) succesvol ingezet worden om de doelen in deze tweede fase van het fusieproces te behalen. Omgevingsgericht en verbindend - De communicatie is gericht op betrokkenheid van alle doelgroepen, zowel intern als extern. Communicatie haalt buiten binnen en brengt binnen ook weer naar buiten, waarbij steeds alles gericht is op verbinding. Zo worden zowel interne als externe stakeholders actief betrokken bij het uitwerken van de bouwstenen. Participatie zal ook zoveel als mogelijk opgavengericht ingezet worden. Ruimte voor eigen inzet en creativiteit - Bij de inrichting en sturing van het proces wordt actief een beroep gedaan op de inzet en creativiteit van medewerkers en bestuurders in de organisaties. Daadwerkelijke betrokkenheid en commitment van de medewerkers is een cruciale factor voor het welslagen van de fusieoperatie. Datzelfde geldt voor bestuurders (zowel college- als raadsleden) van de afzonderlijke gemeenten.

5

Tijdens participatie met medewerkers kan al gekozen worden voor de opzet en werkvormen die passen bij het nieuwe werken. Gelijkwaardigheid in het proces - In het proces is gelijkwaardigheid van belang. Elke gemeente heeft een gelijkwaardige inbreng in de totstandkoming van de nieuwe organisatie in al zijn facetten. Belangrijk is dat de meningen van de medewerkers van alle drie de gemeenten worden opgehaald en serieus worden genomen.

5.4 Concrete uitwerking per bouwsteen

In een apart document wordt de communicatie- en participatiestrategie specifiek voor deze tweede fase verder uitgewerkt. Naast dit overkoepelend deel, vindt vervolgens in de projectopdrachten per bouwsteen de concretisering plaats van de communicatie en participatie. Hierbij wordt ingezoomd op:  de kernboodschap, doelgroepen en middelen die per bouwsteen worden toegepast;  de fasering, planning en timing van uitingen en activiteiten; de organisatie van de communicatie, mandaat en capaciteit;  de kosten voor uitvoering. Het totaalbudget communicatie voor de 2e fase is globaal opgenomen in het hoofdstuk Benodigde middelen en randvoorwaarden in dit plan van aanpak (hoofdstuk 6).

39

Herindelingsontwerp

Benodigde middelen en randvoorwaarden

40

Hoofdstuk

6

Hoofdstuk

6

Benodigde middelen en randvoorwaarden 6.1 Frictiekostenvergoeding Om tegemoet te komen aan de incidentele kosten die gepaard gaan met een herindeling, ontvangen fusiegemeenten een frictiekostenvergoeding van het Rijk (officiële naam: verdeelmaatstaf herindeling). Deze is onder andere gebaseerd op het aantal gemeenten dat wordt samengevoegd en het aantal inwoners dat daarbij betrokken is. De provincie heeft in de Herindelingsscan aangegeven voor Voorne een frictiekostenvergoeding te verwachten van in totaal 12,5 miljoen euro, te splitsen in 3 x € 0,83 miljoen voor de huidige gemeenten (samen € 2.490.000) in het jaar voorafgaand aan de herindeling (2022) en ruim € 10 miljoen voor de nieuw te vormen gemeente in vier tranches vanaf het jaar van herindeling in het tempo 40% – 20% – 20% – 20%.

Bestedingen 2020 tot heden In de 1e fase van de voorbereiding van de bestuurlijke herindeling is deze frictievergoeding deels ingezet. Dit is gebeurd door drie raadsbesluiten: het principebesluit (april 2020), de vaststelling van het plan van aanpak ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’ (mei 2020) en het raadsbesluit over aanvullend budget (december 2020). Voorne-breed is met deze besluiten in totaal € 765.000 beschikbaar gesteld voor de voorbereiding van de herindeling. Aanvullend hierop is in 2020 van de provincie Zuid-Holland een subsidie ontvangen van € 50.000 voor de inzet van de externe projectleider. Van het totaalbedrag van € 815.000 is per gemeente € 100.000 beschikbaar om lokale formatieproblemen op te lossen die ontstaan door de werkzaamheden aan de voorbereiding van het fusieproces. Het overige bedrag van € 515.000 wordt centraal beheerd. Het beschikbare budget van € 815.000 zal in maart 2021 naar verwachting grotendeels zijn ingezet.

41

Herindelingsontwerp

Per gemeente

Voorne-breed

Principebesluit

€ 100.000

€ 300.000

Plan van aanpak ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’

€ 30.000

€ 90.000

Subsidie provincie Aanvullend compensatiebudget externe expertise

€ 25.000

€ 75.000

Totaal ten behoeve van gezamenlijke producten.

€ 155.000

€ 515.000

Aanvullend compensatiebudget lokaal in te zetten

€ 100.000

€ 300.000

€ 255.000

€ 815.000

6.2 Verwachte kosten 2021 en 2022

42

€ 50.000

Voor de voorbereiding van de bestuurlijke herindeling worden voor elk onderdeel kosten verwacht. Deze paragraaf geeft per onderdeel aan, aan welke kostenposten wordt gedacht. Voor de onderdelen ‘Benodigde formatie’ en ‘Bouwsteen 1 – Raads- en griffiedomein’ zijn hier al eerste financiële inschattingen gegeven. Organisatiekosten Er zijn organisatiekosten in 2021 en 2022. Dit betreft de bemensing van de projectorganisatie voor de fusie. Vervangingskosten lokale formatie De voorbereiding van de fusie wordt zoveel mogelijk met eigen personeel opgepakt, evenwichtig verdeeld over de drie

gemeenten. Waar nodig wordt ingehuurd voor de reguliere taken van deze medewerkers. De ervaringen van andere bestuurlijke fusies leert dat vervangingsuren voor medewerkers die bijdragen aan de voorbereiding van de bestuurlijke herindeling noodzakelijk zijn. We rekenen hierbij met een benodigde 15 fte voor de totale voorbereiding. De inzet van deze 15 fte is dus verspreid over 2021 en 2022. In de praktijk zien we dat de capaciteit voor de fusievoorbereiding beperkt is: de going concerntaken, de lokale ambities en de Voornse opgaven vragen al veel capaciteit. Belangrijk hierbij is ook de aandacht voor de bijzondere omstandigheden waarin de fusievoorbereiding plaatsvindt. De coronapan-

Hoofdstuk

demie legt een groot extra beslag op ambtelijke capaciteit en vraagt om extra inzet om de samenwerking op digitale wijze vorm te geven. De inschatting is dat de benodigde 15 fte niet kan worden ingevuld vanuit de vaste ambtelijke capaciteit. Uitgaande van een gemiddelde loonsom van € 85.000 betreft een inzet van 15 fte een bedrag van €1.2750.000, verdeeld over 2021 (€ 546.429) en 2022 (€ 728.571). In dit plan van aanpak nemen we daarom het benoemde bedrag van € 546.429 op in de begroting voor 2021, bestemd om in te huren op reguliere taken van de medewerkers die zich richten op de voorbereiding van de fusie. Strategische visie De strategische visie is een apart deelproject waarbij de financiering onderdeel uitmaakt van het reeds beschikbaar gestelde bedrag van € 815.000. Bouwsteen 1 – Raads- en griffiedomein Om de diverse raadsproducten te kunnen realiseren, is budget nodig voor de werving en selectie van de nieuwe griffier, het organiseren van werkconferenties, het inhuren van externe expertise en het organiseren van raadswerkgroepen (inschatting € 75.000). De voorbereiding van de herindeling vergt veel inzet van de griffiers. Hierdoor is extra ondersteuning benodigd bij de reguliere griffiertaken in 2021 en 2022. Ingeschat wordt een benodigde extra formatie van 0,5 fte per gemeente voor de periode april 2021 t/m december 2022 (inschatting € 260.000).

6

Bouwsteen 2 - Dienstverlening en Communicatie Bij deze bouwsteen worden kosten verwacht voor:  Externe advisering dienstverleningsconcept  Werkbezoeken ter inspiratie voor het dienstverleningsconcept  Middelen voor organiseren interactie/participatie rondom het dienstverleningsconcept en de concretisering hiervan  Voor de voorbereiding van de communicatie voor de nieuwe gemeente zijn middelen benodigd voor externe advisering, de website, het burgerpanel, de nieuwe huisstijl en het logo en aanpassingen communicatieuitingen (bijvoorbeeld borden). Bouwsteen 3 – Organisatie en Personeel Bij deze bouwsteen worden kosten verwacht voor:  Externe advisering (o.a. loopbaanbegeleiding)  Voorne Academie  Middelen voor organiseren interactie/participatie rondom het besturingsconcept  Sociaal plan / Sociaal Statuut  Raet (salaris)adviseur  Functieboek I en II  Werving en selectie gemeentesecretaris  Externe secretaris selectie- en plaatsingsprocedure  Werving en selectie functieboek I  Plaatsingsproces  Frictiekosten door boventallig personeel. Er zijn ook verwachte kosten na de fusie, bijvoorbeeld extra kosten wachtgelden bestuurders na fusie, extra kosten voor opleiding en extra kosten voor werving en selectie

43

Herindelingsontwerp

Bouwsteen 4 – Financiën en Belasting Bij deze bouwsteen worden kosten verwacht voor:  Uitrol risico-reductieplan  Uitvoering Arhi-protocol  Extern advies harmonisatie en inrichting financiële ICT-systemen, inclusief verplichtingenadministratie  Extern fiscaal en accountantsadvies Bouwsteen 5 – Harmonisatie regelgeving, beleid en beheer Bij deze bouwsteen worden kosten verwacht voor:  Externe expertise  Afhankelijk van plan van aanpak Harmonisatie regelgeving, beleid en beheer zijn middelen benodigd per vakgebied  Onderzoek participatiewet

44

Bouwsteen 6 – Huisvesting en Faciliteiten De kosten voor huisvesting en faciliteiten zijn afhankelijk van nog te maken keuzes in onder andere de huisvestingsvisie. Mogelijke kosten zijn:  (Tijdelijke) aanpassingen in de huisvesting  Raadszaal  Inventaris en faciliteiten  Verhuiskosten  Afstemming archieven

Bouwsteen 7 – ICT en IV De kosten voor ICT en IV zijn afhankelijk van nog te maken keuzes in onder andere de I-visie en de lopende afstemming met Syntrophos. Mogelijke kosten zijn:  Externe advisering  Infrastructuur  Uitrol visie op de werkplek  Migratie en conversie applicaties  Licenties  Gebruikskosten  Implementatie en opleidingskosten applicaties. Wellicht volgen er ook investeringskosten voor 2023 en verder. Communicatie Zoals in hoofdstuk 5 is toegelicht is communicatie over het proces én waar mogelijk participatie gewenst. Dit vraagt om beschikbare middelen om dit te organiseren. Hierbij zorgt de corona-pandemie voor extra kosten. Het organiseren van digitale bijeenkomsten is namelijk intensief. Niet elke bevraagde zal even handig zijn op digitaal vlak, dus dit vergt ook extra investering en herhaling. Onvoorzien Gebruikelijk bij voorbereidingen van de fusie is met een post onvoorzien te werken.

Hoofdstuk

Investeringen De investeringskosten vanaf 2023 zullen volgen uit de implementatieplannen op het terrein van onder andere huisvesting en ICT. Mogelijk leiden deze implementatieplannen ook tot hogere kosten binnen de Gemeenschappelijke Regeling Syntrophos. Voor de investeringen bestaan ook andere dekkingsmethoden, namelijk de ruimte in de bestaande exploitaties. Inschatting kosten voorbereiding fusie 2021 gebaseerd op ervaringscijfers andere bestuurlijke herindeling Op dit moment is er nog geen concrete begroting op te stellen van de verwachte kosten in 2021 en 2022. In het 2e kwartaal van 2021 vindt namelijk nog de uitwerking plaats in de projectformats per bouwsteen. Bovendien is de strategische visie nog niet beschikbaar, die leidend is bij de inrichting van de bouwstenen. Ook is de invloed van de corona-pandemie op de voorbereiding onzeker. Gelet op deze onzekerheid, is een inschatting gemaakt van de verwachte kosten in 2021, gebaseerd op de ervaringen in andere gemeenten (rekening houdend met de omvang van de nieuw te vormen gemeente). Gebaseerd op deze ervaringen, wordt voor nu uitgegaan van circa 2,5 miljoen per jaar qua incidentele kosten.

6

Voor 2021 betreft dit daarom het geschatte bedrag van € 1.875.000 (3 kwartalen). Hier komen nog de vervangingskosten voor de lokale formatie bij. We schatten dit in op een totaalbedrag van € 1.275.000, verdeeld over 2021 (€ 546.429) en 2022 (€ 728.571). Voor 2021 komen we hiermee uit op een ingeschatte kostenpost van € 2.421.420. Als bijlage 2 zijn ervaringscijfers opgenomen vanuit begrotingen van andere gemeenten. Dit geeft een inzicht in hoe de posten ongeveer verdeeld zijn over de diverse bouwstenen. Hoe nu verder? De grove inschatting van benodigde middelen voor het jaar 2021 wordt periodiek geactualiseerd op basis van ontwikkelingen en activiteiten. Dit wordt opgenomen in de voortgangsrapportages die worden opgesteld. Deze rapportages monitoren de voortgang op zowel de inzet van de financiële middelen als de inzet van capaciteit. Ook vindt hierbij continu de toets plaats op de vraag: doen we de juiste dingen voor de voorbereiding van de fusie? Een eerste concretiseringsslag van de benodigde middelen vindt plaats in het 2e kwartaal van 2021 bij het opstellen van de projectformats per bouwsteen.

45

Herindelingsontwerp

In de loop van het jaar 2021 komt ook steeds meer inzicht in de kosten voor 2022. Een tweede concretiseringsslag kan eind 2021 gemaakt worden als de benodigde onderzoeken en inventarisaties per bouwsteen zijn afgerond. Dan is er een concreter beeld van het vormgeven van onder andere de organisatie, de huisvesting, de ICT en van de harmonisatie van beleid en dienstverlening. Op basis van deze tweede concretiseringsslag zal een kredietaanvraag worden voorbereid voor 2022. Dit gebeurt met raadsbesluiten in het 4e kwartaal van 2021. Deze besluitvorming zal (met de informatie die dan beschikbaar is), zoveel als mogelijk worden ingebed in de lokale begrotingen.

6.3 Dekking Zoals is toegelicht in paragraaf 6.1 komt er in 2022 € 2.490.000 beschikbaar door een uitkering aan de drie afzonderlijke gemeenten van € 830.000. Paragraaf 6.2 liet zien dat inmiddels € 765.000 van dit budget is uitgegeven voor de 1e fase van de voorbereiding van de fusie. Er resteert van dit budget dus nog € 2.490.000 minus € 765.000 = € 1.725.000. Het bedrag dat benodigd is voor de 2e fase van de fusievoorbereiding wordt in eerste instantie gedekt uit het restant van de frictiekostenvergoeding. De aanvullende middelen die nodig zijn, worden gedekt vanuit de algemene reserves van de drie gemeenten.

Verwachte kosten 2021

46

- Kosten voorbereiding - Formatie

€ 1.875.000 € 546.429

Totaal

€ 2.421.429

Dekking 2021 - Restant frictiekostenvergoeding - Algemene reserve

€ 1.725.000 € 638.571

€ 212.857 per gemeente

Hoofdstuk

6

47

Herindelingsontwerp

Bijlage

1

48

Uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies 2021-2022

Bijlagen

Uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies 2021-2022 1 Inleiding 1.1 Context Op 16 december 2020 hebben de gemeenteraden het herindelingsontwerp Voorne vastgesteld. In het besluit is de fusiedatum van 1 januari 2023 opgenomen. Het besluit van 16 december 2020 vormt de grondslag voor dit uitvoeringsplan. De hoofdlijn uit dit uitvoeringsplan is integraal onderdeel van het Projectplan ‘voorbereiding fusie’ het uitvoeringsplan zelf kan gezien worden als een bijlage specifiek gericht op het raads- en griffiedomein. De gemeenteraden moeten formeel diverse besluiten voorbereiden en nemen zodat de nieuwe gemeente op 1 januari 2023 van start kan gaan. Het gaat daarbij om ‘raadseigen’-producten, ‘college-eigen’ producten, en zaken die gezamenlijk opgepakt moeten worden (co-productie). De ‘raadseigen’- producten zijn in dit document opgenomen. Het plan van aanpak van de colleges bevat naast de college eigen producten en activiteiten, de co-productie activiteiten:

w.o. de besturingsfilosofie, kaderstelling huisvesting nieuwe gemeente, het dienstverleningsconcept, uitgangspunten ICT/ informatievoorziening, harmonisatie beleid en regelgeving, begroting en financieel kader nieuwe gemeente en uitgangspunten communicatie nieuwe gemeente. Een opgave waar raden, colleges, organisaties (en op onderdelen ook inwoners) gezamenlijk tot uitgangspunt(en) moeten komen. In dit uitvoeringsplan zijn alle herindelingstaken die behoren tot de raad en de griffie opgenomen. Verschillende zaken hebben raakvlakken met het plan van aanpak van de colleges. Voor die zaken vindt afstemming plaats. Dit uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies wordt besproken in de fusiecommissie en ter besluitvorming geagendeerd bij de 3 gemeenteraden. De drie griffiers zijn verantwoordelijk voor de planning in de uitvoering totdat de beoogd griffier voor de nieuwe gemeente is benoemd. De werkzaamheden als ambtelijk trekker worden verdeeld onder de griffiers. Op het moment dat beoogd griffier is benoemd, wordt hij of zij als kwartiermaker de trekker van dit project.

49

Herindelingsontwerp

1.2 Opdrachtformulering De opdracht voor dit uitvoeringsplan is als volgt: 1 Zorg dat de nieuwe gemeenteraad per 1 januari 2023 kan beschikken over de benodigde instrumenten om zijn taken uit te voeren; 2 Zorg dat de nieuwe gemeenteraad per 1 januari 2023 beschikt over de ondersteuning die aansluit bij de taak en omvang van de nieuwe gemeente(raad) en organisatie, en aansluit bij de ambities van de raad.

50

Fusiecommissie De gemeenteraden hebben bij raadsbesluit een fusiecommissie ingesteld, bestaande uit 4 afgevaardigden per gemeente. Deze fusiecommissie moet gezien worden als een gezamenlijke raadscommissie, die verantwoordelijk is voor een zorgvuldige werkwijze, waarin de belangen van de gemeenteraden zijn gewaarborgd. De fusiecommissie speelt een belangrijke rol in advisering en begeleiding van de uitvoering van dit actieplan. De fusiecommissie heeft het concept van dit uitvoeringsplan besproken op 15 februari 2021. De verkregen input is verwerkt.

Besluitvorming Zolang er geen ander gremium is ingericht, fungeren de drie afzonderlijke gemeenteraden als besluitvormende organen. Er kan overwogen worden om besluitvorming te organiseren in een vergadering waarin de drie raden tegelijkertijd aanwezig zijn (Voorne-raad). Advisering door fusiecommissie In de ‘verordening, regelende de instelling, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de gezamenlijke fusiecommissie ter begeleiding van het proces tot herindeling van Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne, in de vorm van een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet’ is in artikel 2 lid 1 opgenomen dat de taak van de fusiecommissie bestaat uit het verkennend bespreken en een advies aan de raad uit te brengen over voorstellen die de stuurgroep ter besluitvorming aan de raden stuurt. Daarnaast stelt artikel 2 lid 4 dat de commissie zelf ook voorstellen kan doen aan de raden. Dit uitvoeringsplan refereert aan artikel 2 lid 4. De volgende uitgangspunten zijn voor iedereen die een rol speelt in het domein van de gemeenteraden en griffies leidend:  Zorg dragen voor een sfeer van gezamenlijke verantwoordelijkheid waarbij geïnvesteerd wordt in goede onderlinge relaties;  Zorgen voor flexibele en coöperatieve verhoudingen t.b.v. een efficiënte en soepele overgang naar de nieuwe gemeenteraad.

1.3 Voorbereiding (werkgroepen) De voorbereiding van de raads-eigen producten, opgenomen in hoofdstuk 2, ligt in handen van verschillende werkgroepen. De werkgroepen kunnen bestaan uit raadsleden1 en ambtelijke adviseurs. Door de inbreng van raadsleden worden de belangen en wensen van de gemeenteraden geborgd en ontstaat er draagvlak voor de voorstellen. In dit document zijn de verschillende producten en resultaten benoemd. Het is aan de werkgroepen om via de fusiecommissie de 3 gemeenteraden te adviseren over het resultaat van de verschillende producten met aandacht voor de ‘need to do’ (moet voor 1 januari 2023 gereed zijn) en ‘nice to do’ (kan ook na 1 januari 2023). De fusiecommissie zal vervolgens, indien nodig, de besluitvorming voor de drie gemeenteraden voorbereiden. Daarbij geldt dat voor de meeste producten de nieuwe raad van de nieuwe gemeente deze besluiten zal moeten bekrachtigen.

1.4 Leeswijzer

Dit document bestaat naast dit inleidende hoofdstuk uit een hoofdstuk met producten voor het raadsdomein, voor de nieuwe (basis)structuur voor de raad en griffie, en voor de operationele fase (hoofdstuk 2). In hoofdstuk 3 zijn de projectstructuur (governance), de begrote capaciteit en financiën opgenomen. De werkplannen van de verschillende producten zijn opgenomen in de bijlage.

2 Producten raadsdomein De volgende onderwerpen worden in dit uitvoeringsplan verder uitgewerkt:           

Inrichting griffie werving en selectie beoogd griffier digitale raad (raadsinformatiesysteem) harmonisatie raadseigen verordeningen vergaderstructuur/werkwijze ondersteuning aan de raad burgerparticipatie/overheidsparticipatie/ raadscommunicatie huisvesting raad en griffie (incl. keuze van en inrichting raadzaal) programmabegroting en inrichting P&C cyclus selectie accountant rekenkamer en auditcommissie voorbereiding start nieuwe gemeenteraad (verkiezingen, coalitievorming, introductie en scholingsprogramma)

51

In bijlage 1 zijn per product de werkplannen opgenomen.

)

1

Daar waar ‘raadsleden’ worden genoemd, kan dit gelezen worden als ‘raadsleden, commissieleden, burgerraadsleden en fractie-assistenten’

Herindelingsontwerp

3 Organisatie - governance 3.1 Inrichting projectstructuur

Om de invloed en betrokkenheid van de raadsleden bij de voorstellen vorm te geven moeten diverse keuzes gemaakt worden. Tijdsbesteding en doorlooptijd zijn belangrijke afwegingselementen in de overwegingen welke vorm het beste past in de huidige omstandigheden. Over het algemeen geldt dat iedere gezamenlijke activiteit bijdraagt aan versterking van de onderlinge verstandhouding en zorgt voor het gezamenlijk vormgeven van een eigen Voorns-vocabulair. Eenvoudig gezegd: hoe vaker je elkaar tegenkomt, des te beter je elkaar begrijpt en hoe beter de onderlinge verstandhouding des te beter de kwaliteit van de besluitvorming.

52

Aan de fusiecommissie zijn verschillende varianten voorgelegd voor de betrokkenheid van raadsleden in de voorbereiding, variërend van betrokkenheid in alle verderop genoemde werkgroepen tot alleen een ambtelijke voorbereiding van de onderwerpen. De fusiecommissie heeft dit besproken in haar vergadering van 15 februari. Hierin heeft de fusiecommissie geadviseerd om te kiezen voor een midden variant, waarbij raadsleden alleen betrokken in werkgroepen voor enkele, de

meest belangrijke, onderwerpen. Deze variant, variant 2, is hierna uitgewerkt. Deze inrichtingsvariant kenmerkt zich door betrokkenheid van raadsleden bij een aantal nader te kiezen werkgroepen in de voorbereidingsfase. De fusiecommissie formuleert het advies aan de drie gemeenteraden, die op hun beurt afzonderlijk in hun eigen vergadering besluiten nemen. Inrichtingsvariant 1 (raadsleden vertegenwoordigd in alle werkgroepen) en inrichtingsvariant 3 (raadsleden alleen vertegenwoordigd in ad hoc werkgroepen) zijn afgevallen vanwege te groot beroep op het tijdsbeslag van raadsleden (inrichtingsvariant 1) en te weinig betrokkenheid uit het raadsdomein (variant 3).

3.1.1 Inrichtingsvariant 2:

Inrichtingsvariant 2 kenmerkt zich door betrokkenheid van raadsleden bij een aantal (nader in te vullen) werkgroepen in de voorbereidingsfase. De fusiecommissie formuleert het advies aan de drie gemeenteraden, die op hun beurt afzonderlijk in hun eigen vergadering besluiten nemen.

Raad Hellevoetsluis

Raad Brielle

Raad Westvoorne

Fusiecommissie

Besluitvorming Advisering

Werkgroep 1 Werkgroep 2

Voorbereiding

Werkgroep ad hoc Ambtelijke voorbereiding werkgroepen

Advies van griffiers voor raadsdeelname in werkgroepen: Werkgroep Griffie voor de onderwerpen:  Organisatieplan griffie  Werving en selectie beoogd griffier Werkgroep werkwijze & raadsondersteuning voor de onderwerpen:  Vergadermodel  Harmonisatie raadseigen producten  Digitale raad Werkgroep burgerparticipatie: raadsdeelname op ad hoc basis als klankbordgroep Werkgroep huisvesting: raadsdeelname op ad hoc basis als klankbordgroep Werkgroep voorbereiding start nieuwe gemeente: raadsdeelname op ad hoc basis als klankbordgroep

Voordelen: 1 Ruimte voor raadsleden om in de voorbereiding mee te denken bij nader te bepalen onderwerpen; 2 De bulk aan voorstellen worden ambtelijk voorbereid en ter advisering direct aan de fusiecommissie voorgelegd; 3 Ruimte om ad hoc voor specifieke zaken een werkgroep voor te bereiden; 4 Beheersbare claim op tijdsbesteding. Nadelen: 1 Minder gelegenheid en ruimte voor het ontwikkelen van een Voorns-vocabulaire; 2 Mogelijk minder soepele behandeling in fusiecommissie en/of gemeenteraden.

53

Herindelingsontwerp

3.2 Overleggremia Fusiecommissie De fusiecommissie is ingesteld door de gemeenteraden en bestaat uit:  raadsleden van drie gemeenten (4 per raad, met voldoende mandaat).

)

2

54

Artikel 15 Besluitvorming 1. Besluiten van de commissie aangaande: het ter besluitvorming voorleggen aan de raden zoals bedoeld in artikel 2, lid 2; geheimhouding zoals bedoeld in artikel 10, lid 1 en 3; het agenderingsrecht zoals bedoeld in artikel 12; 2. Indien in een voltallige vergadering de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. 3. Bij staking van stemmen in een niet voltallige vergadering wordt in de eerstvolgende vergadering opnieuw gestemd. Wanneer de stemmen in deze vergadering wederom staken, wordt het voorstel eveneens geacht te zijn verworpen. 4. Artikel 28 van de Gemeentewet is voor zoveel mogelijk van toepassing op de leden van de commissie.

Als adviseur van de fusiecommissie zijn tevens aanwezig:  de drie griffiers ( waarvan een griffier ook functioneert als secretaris);  leden van het BRT (mede vanwege de informatieuitwisseling tussen fusiecommissie en Bestuurlijk Regieteam (BRT));  de projectleider herindeling en de bestuurlijk adviseur;  de betreffende portefeuillehouder voor de producten vanuit het BRT. De taken van de fusiecommissie zijn: 1 De commissie heeft tot taak de voorstellen die de stuurgroep ter besluitvorming aan de raden stuurt vooraf verkennend te bespreken en een advies aan de raad uit te brengen over de voorstellen. 2 De commissie biedt een forum voor informatieverstrekking door de stuurgroep of de bespreking van voorstellen van de colleges of stuurgroep. De commissie bepaalt of de voorstellen voldoende informatie bevatten om besluitvorming door de raden mogelijk te maken.

3 Met uitzondering van het bedoelde in artikel 152 worden er geen besluiten genomen door de commissie. 4 De commissie kan ook zelf voorstellen doen. De fusiecommissie is géén besluitvormend orgaan. Daar waar besluiten aan de orde zijn, worden deze door de drie gemeenteraden genomen. 





De vergaderingen van de fusiecommissie zijn openbaar, voor de vergaderorde wordt de verordening van de fusiecommissie gevolgd. De concept agenda’s worden opgesteld door de griffiers en de procesbegeleider herindeling/bestuurlijk adviseur en afgestemd met de (vice-)voorzitter van de fusiecommissie. Het is wenselijk om een agendacommissie te vormen bestaande uit de voorzitter en vertegenwoordiging uit de drie raden, procesbegeleider en secretaris.

Deze structuur kan (bijvoorbeeld voor 2022) aangevuld worden met een Voorne-raad, waarin de drie raden in gezamenlijkheid besluiten nemen. Naast de reeds bestaande fusiecommissie worden er werkgroepen geformeerd. Deze werkgroepen worden bemenst vanuit de griffiemedewerkers en ambtelijke adviseurs. In werkgroep Griffie en de werkgroep Werkwijze & Raadsondersteuning zijn raadsleden vertegenwoordigd in de werkgroepen.

Werkgroep Griffie De werkgroep Griffie bereidt alle producten voor die betrekking hebben op de beschreven onderwerpen ‘Werving en selectie beoogd griffier’, en ‘inrichting Griffie’. De werkgroep wordt ambtelijk gevoed door griffiemedewerkers en P&O adviseurs.

Werkgroep Burgerparticipatie De werkgroep Burgerparticipatie bereidt de producten voor die betrekking hebben op het beschreven onderwerp ‘Burgerparticipatie / overheidscommunicatie / raadscommunicatie. De werkgroep wordt ambtelijk gevoed door griffiemedewerkers en communicatie/participatie adviseurs.

De werkgroep bestaat uit:  3 raadsleden (bij voorkeur leden van werkgeverscommissies die voornemens zijn om indien herkozen in de nieuwe raad ook de werkgeversrol voor de griffie te vervullen)3  Een van de huidige griffiers (ambtelijk trekker)  P&O adviseur(s)  (Een van de) burgemeester(s) als adviseur(s).

De werkgroep bestaat uit:  Een van de huidige griffiers (ambtelijk trekker)  Adviseur(s) (Raads-)communicatie

Werkgroep Werkwijze & Raadsondersteuning De werkgroep Werkwijze & Raadsondersteuning bereidt alle producten voor die betrekking hebben op de beschreven onderwerpen ‘Vergaderstructuur/ werkwijze ondersteuning aan de raad’, ‘digitale raad’ en ‘Harmonisatie raadseigen verordeningen’. De werkgroep wordt ambtelijk gevoed door griffiemedewerkers en I&A adviseurs en juridische adviseurs. De werkgroep bestaat uit:  9 raads- of commissieleden (3 per gemeente) 3  Een van de huidige griffiers (ambtelijk trekker)  I&A adviseur(s)  Juridisch adviseur

Vertegenwoordigers van de gemeenteraden worden als klankbordgroep op ad hoc basis betrokken bij ontwikkelde producten. Werkgroep Huisvesting De werkgroep Huisvesting bereidt de producten die betrekking hebben op de huisvesting van de raad en griffie (inclusief de keuze van en inrichting van raadzaal) voor. De werkgroep wordt ambtelijk gevoed door griffiemedewerkers en andere gemeentelijke adviseurs.

55

De werkgroep bestaat uit:  Een van de huidige griffiers (ambtelijk trekker)  Adviseur huisvesting Vertegenwoordigers van de gemeenteraden worden als klankbordgroep op ad hoc basis betrokken bij ontwikkelde producten.

)

3

Als advies over werkgroepen wordt overgenomen

Herindelingsontwerp

Werkgroep P&C De werkgroep P&C bereidt de producten voor die betrekking hebben op de beschreven onderwerpen ‘Programmabegroting en inrichting P&C Cyclus’, ‘selectie accountant’ en ‘Rekenkamer en Auditcommissie’. De werkgroep wordt ambtelijk gevoed door griffiemedewerkers en financiële adviseurs. De werkgroep bestaat uit:  Een van de huidige griffiers (ambtelijk trekker)  Financiële adviseur(s) Werkgroep Voorbereiding start nieuwe gemeenteraad De werkgroep Voorbereiding start nieuwe gemeenteraad ondersteunt politieke partijen in de aanloop naar de verkiezingen in november 2022, stelt een introductie- en scholingsprogramma voor nieuwe raadsleden op en ontwikkelt activiteiten die bijdragen aan de bekendheid van de verkiezingen en de opkomst bevorderen. De werkgroep wordt ambtelijk gevoed door griffiemedewerkers en onderwerp specifieke adviseurs.

56

De werkgroep bestaat uit:  Een van de huidige griffiers (ambtelijk trekker)  (Een van de) burgemeester(s) als adviseur(s). Andere werkgroepen De fusiecommissie kan besluiten om andere werkgroepen in te stellen. Voor de facilitaire ondersteuning (agenda’s en verspreiding stukken, ruimtes reserveren, besluitenlijsten en actielijsten etc.) vindt ondersteuning vanuit de griffies plaats.

3.3 Capaciteit Voor de verschillende producten is deels de capaciteit in de huidige formatie van de griffie voorhanden. Deze capaciteit kan voor een klein deel efficiënter georganiseerd worden door nauwe samenwerking tussen de 3 griffie(r)s. Bijvoorbeeld door het gelijktrekken van de vergadercycli. Daarnaast is er capaciteit nodig voor de voorbereiding, ondersteuning en advisering van de bovengenoemde gremia en ambtelijke werkgroepen. De ervaringen uit andere gemeenten laten zien dat dit een tijdelijke formatie-uitbreiding van ongeveer 18 uur per gemeente per week vergt. Een formatieclaim die uit het frictiekostenbudget van de fusiegemeenten gedekt kan worden. In totaal gaat het hier dus over 1,5 fte. Het ambtelijk trekkerschap wordt ingevuld door de griffiers (of hun plaatsvervanger). In het Voorne-griffieoverleg vindt er ambtelijke afstemming plaats. De griffiers hebben een direct afstemmingsoverleg met de projectleiding.

3.4 Kosten Bij de voorbereiding en uitvoering van dit werkplan moet rekening worden gehouden met diverse kostenposten. Zo zullen er kosten moeten worden gemaakt voor de werving en selectie van de beoogd griffier, communicatie, het organiseren van werkconferenties, benodigde externe inhuur (expertise en ondersteuning) en dergelijke. De out of pocket kosten van de uitvoering van het uitvoeringsplan raad-griffie worden geraamd op 75.000 euro. Ook deze kosten kunnen gedekt worden door het frictiekostenbudget van de fusiegemeenten. Begroting Werving en selectie Communicatie Werkconferenties Externe inhuur

20.000 10.000 25.000 20.000

57

Herindelingsontwerp

Bijlage 1: werkplannen per product 1. Inrichting griffie

Omschrijving/toelichting

Doelstelling

Inrichting nieuwe griffie inclusief formatie nieuwe griffie die aansluit bij de taak, omvang en ambitieniveau van de nieuwe gemeente(raad) en zijn werkwijze

Producten

Kaderstellende notitie voor de fusiecommissie; Voorstel organisatieplan griffie, inclusief formatieplan en functieprofielen Werving en selectie

Planningstraject

Afstemmen met opzet detailstructuur nieuwe organisatie (met name vwb formatie). Start: 4e kwartaal 2021; besluitvorming voor het zomerreces 2022. Randvoorwaarde: de griffiemedewerkers dienen tegelijkertijd met de reguliere ambtenaren te worden geplaatst in de nieuwe griffie organisatie.

Inhoudelijke kaders

De Gemeentewet vormt de grondslag (art. 107). De gemeenteraad is de werkgever van de griffier. Het is gebruikelijk dat uit de raad een werkgeverscommissie wordt benoemd. Het is noodzakelijk dat voorafgaande aan de formele herindelingsdatum de betrokken gemeenteraden vormgeven aan de inrichting van de griffie door het benoemen van de (beoogde) griffier en medewerkers. Op het griffiepersoneel is de rechtspositie van de ambtelijke organisatie van toepassing.

Organisatie / aanpak

Instellen werkgroep Griffie. Deze werkgroep kan de leden van de werkgeverscommissies om advies vragen en/of als klankbord gebruiken.

58

Oriëntatie griffieprofielen vergelijkbare (heringedeelde) gemeenten gekoppeld aan ambitieniveau van de gemeenteraad. Vertaling naar formatie. Personele inzet/ondersteuning Benodigde tijd en middelen

Inzet werkgroep griffie Inzet griffier: 75 uur (ambtelijk trekker) inzet adviseur P&O: 24 uur

Trekker

Nader in te vullen

Bijlagen

2. Werving en selectie griffier

Omschrijving/toelichting

Doelstelling

Het tijdig werven van een beoogd griffier voor de nieuwe gemeenteraad, die zo mogelijk, gelijktijdig met de beoogd gemeentesecretaris wordt benoemd.

Producten

1. Voorstel procedure werving en selectie griffier. 2. Voorstel functieprofiel griffier.

Inhoudelijke kaders

De Gemeentewet vormt de grondslag (art. 107). De gemeenteraad is de werkgever van de griffier. Het is gebruikelijk dat uit de raad een werkgeverscommissie wordt benoemd. De huidige griffiers worden per 1 januari 2023 van rechtswege ontslagen. Het is noodzakelijk dat voorafgaande aan de formele herindelingsdatum de betrokken gemeenteraden vormgeven aan de inrichting van de griffie en het benoemen van de (beoogde) griffier en medewerkers. Het is wenselijk dat de nieuwe griffier betrokken wordt bij de inrichting van de griffie en het benoemen van het griffiepersoneel.

Organisatie/aanpak

Instellen werkgroep Griffie. Daarnaast kan deze werkgroep de overige leden van de werkgeverscommissies om advies vragen en/of als klankbord gebruiken. Ondersteuning door een griffier (die niet zal solliciteren op de nieuwe griffiers functie) en een personeelsfunctionaris. • Offertes opvragen van bureaus die bekend zijn met begeleiding werving en selectie griffiers; • Opstellen advies over de werving en selectie (beoogd) griffier; • Instellen selectiecommissie en adviescommissie werving griffier; • Voorbereiden benoemingsbesluit beoogd griffier; • Voorbereiden benoemingsbesluit griffier. • Voortgangsrapportages aan de fusiecommissie • Periodieke terugkoppeling naar de huidige griffiers en griffiemedewerkers. Planning: Start traject april 2022. Benoeming beoogd raadsgriffier in najaar 2022 door huidige raden. Aanwijzingsbesluit wordt bekrachtigd in de eerste vergadering van de nieuwe raad.

Personele inzet/ondersteuning Benodigde tijd en middelen

Inzet werkgroep griffie Inzet selectiecommissie Inzet griffier: 20 uur Inzet adviseur P&O: 20 uur Kosten werving en selectie: 20.000 euro

Trekker

Eén van de zittende griffiers (die niet in aanmerking wenst te komen voor de nieuwe griffiers functie). Nader te bepalen.

59

Herindelingsontwerp

3. Digitale Raad -raadsinformatiesysteem

Omschrijving/toelichting

Doelstelling

Keuze van raadsinformatiesysteem en systeem van uitzenden van commissie- en raadsvergaderingen.

Producten

• Raadsinformatiesysteem • Eenduidig systeem van uitzenden van commissie- en raadsvergadering • Beschikbaar stellen van technische hulpmiddelen aan raadsleden (iPads, e-mailadressen)

Inhoudelijke kaders

Informatie en automatiseringsbeleid Syntrophos.

Organisatie/aanpak

Instellen werkgroep werkwijze & raadsondersteuning • Analyse huidige raadsinformatiesystemen (RIS) • Inventarisatie ervaringen, wensen en eisen bij huidige gebruikers • Marktoriëntatie (wat zijn de meest recente ontwikkelingen) • Opstellen plan van eisen RIS • Aanbestedingsprocedure (eventueel) • Inrichten RIS i.s.m. aanbieder • Opstellen instructieprogramma voor nieuwe gebruikers • Voorbereiden en inrichten hulpmiddelen raadsleden (iPads, mailadressen)

Personele inzet/ondersteuning

60

Benodigde tijd en middelen

Inzet werkgroep Werkwijze & Raadsondersteuning Inzet griffier: 120 uur Inzet informatiemanager: 24 uur

Relatie met andere portefeuilles, werkgroepen

ICT/I&A

Overige zaken Trekker

Griffier. Nader te bepalen

Bijlagen

4. Harmonisatie raadseigen verordeningen

Omschrijving/toelichting

Doelstelling

Per 1 januari 2023 beschikt de nieuwe gemeenteraad over de nodige reglementen en verordeningen, zoals o.a. een verordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning, verordening rechtspositie, verordening op de auditcommissie, werkgeverscommissie van de raad.

Producten

Opstellen harmonisatievoorstel waarbij onderscheid gemaakt wordt tussen zaken die vóór 1-1-2023 moeten worden geregeld en zaken die erna geregeld kunnen worden. Van de zaken die vóór 1-12023 geregeld moeten worden zijn de conceptvoorstellen gereed.

Inhoudelijke kaders

Een aantal reglementen/verordeningen vloeit voort uit de Gemeentewet en zal per fusiedatum gereed moeten zijn. Uitgangspunt zijn de huidige regelingen en vigerende VNG modelverordeningen. De huidige raden maken keuzes bij verschillen in de te harmoniseren regelingen.

Organisatie/aanpak

• Instellen werkgroep werkwijze & raadsondersteuning • Overzicht maken van raadseigen verordeningen en regelingen (okt 2021) • Inventariseren huidige (raadseigen)verordeningen in drie gemeenten (nov 2021) • Beschrijven overeenkomsten/verschillen (dec 2021 - febr 2022) • Voorleggen keuzes m.b.t. verschillen, mogelijkheden (april 2022) • Uitwerken gemaakte keuzes (april – dec 2022)

Personele inzet/ondersteuning Benodigde tijd en middelen

Relatie met andere portefeuilles, werkgroepen

Inzet werkgroep werkwijze & raadsondersteuning Inzet griffiers en griffiemedewerkers: 120 uur Inzet juridische adviseurs: 24 uur Harmonisatie beleid & beheer

Overige zaken Trekker

Griffier. Nader te bepalen

61

Herindelingsontwerp

5. Vergaderstructuur – werkwijze ondersteuning aan de raad

Omschrijving/toelichting

Doelstelling

Invoering van een nieuw vergadermodel en werkwijze van de raad. Duidelijkheid over de wijze en mate van ondersteuning van de nieuwe raads(commissie-)leden.

Producten

Voorbereiden voorstel voor een nieuw vergaderstelsel en werkwijze (via Opstellen uitgangspunten/ kadernotitie) Opstellen benodigde reglementen en verordeningen (o.a. Reglement van Orde, verordening op de raadscommissies etc.) Opstellen nieuw vergaderschema 2023 Voorstel voor ondersteuningsaanbod raadsleden (en eventueel commissieleden/burgerraadsleden)

Inhoudelijke kaders

Gebruikmaken van huidige regelingen en ervaringen van betrokken gemeenten, Handreikingen BZK en/of VNG.

Organisatie/aanpak

Uitgegaan wordt van bespreken van de voorlopige werkwijze van de (nieuwe) raad in de fusiecommissie van juni 2022. Besluitvorming in de individuele gemeenteraden is niet noodzakelijk vanuit het ontbreken van directe rechtsgevolgen. • Oriëntatie met werkgroep op de verschillende methodes (van betrokken gemeenten en landelijk). • • Desgewenst elders gaan kijken, of ervaringsdeskundigen laten presenteren. (januari - maart 2022) • Experimenteren met nieuwe vergaderstructuren in huidige commissies en raden; • Opstellen uitgangspunten/kadernotitie, voorstel en benodigde reglementen en verordeningen en vertaling in werkproces en benodigde randvoorwaarden. (maart - april 2022) • Periodieke terugkoppeling via klankbordgroep naar fusiecommissie. • Bespreken van een opiniërende notitie Werkwijze nieuwe raad in de Fusiecommissie van mei 2022. • De notitie is opiniërend omdat vanuit het gesprek dat de raden met elkaar voeren de ingrediënten kunnen worden gedestilleerd voor het opstellen van de werkwijze nieuwe raad. • Bespreken van de voorlopige werkwijze van de (nieuwe) raad in de fusiecommissie van juni 2022. (Besluitvorming niet noodzakelijk). • Definitieve vaststelling in de raad van Voorne januari 2023 • Nieuwe gemeenteraad wel aan het eind van 2023 een evaluatie voorstellen.

62

Personele inzet/ondersteuning Benodigde tijd en middelen

Inzet werkgroep werkwijze & raadsondersteuning Inzet ondersteuner (griffiemedewerker) en griffiers: Burgemeester (adviseur)

Relatie met andere portefeuilles, werkgroepen

Dienstverlening en communicatie

Trekker

Griffier, nader te bepalen

Bijlagen

6. Burgerparticipatie / OverheidsOmschrijving/toelichting participatie en Raadscommunicatie Doelstelling

• Bepalen van ambities en speerpunten voor Raadscommunicatie (communicatie vanuit / door gemeenteraad) • Bepalen van afspraken tussen raad en college voor de interne communicatie (incl. informatieplicht). • Rol / Inbedden van burgerparticipatie (op welke wijze wordt de balans tussen richting geven en ruimte bieden in het raadsdomein vorm gegeven, zodat de participatie van de burgers een georganiseerde en structurele plaats krijgt in de nieuwe gemeente).

Producten

• Inventarisatie huidige kennis en ervaring intern/extern • (participatief) opstellen Notitie Burgerparticipatie /overheidsparticipatie en een raadscommunicatieplan. • Opstellen -indien nodig- verordeningen (denk aan een verordening Burgerinitiatief en een • Referendumverordening). Overzicht speerpunten communicatie vanuit gemeenteraad • Aanschaf (zo nodig) ondersteunende hard- en software

Inhoudelijke kaders

In- en externe raadscommunicatie is ondersteunend aan de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rollen van de raad. Relatie met Inlichtingenplicht college (art 169 GW). Let op openbaarheid en WOB. Burgerparticipatie/ overheidscommunicatie gaan hand in hand met Raadscommunicatie. Benut de periode tot 1 januari 2023 om ervaringen op te doen en te experimenteren, waardoor bij de vorming van de nieuwe gemeente het meteen goed kan worden ingebed.

Organisatie/aanpak

• Met kennis en ervaringen van bestaande projecten en inspiratie door externe voorbeelden komen tot een notitie Burgerparticipatie/ overheidscommunicatie. • Opstellen van een raadscommunicatieplan Noot: het gaat in deze werkgroep specifiek om de rol en taak van de raad t.a.v. burgerparticipatie

Personele inzet/ondersteuning Benodigde tijd en middelen

Inzet werkgroep Burgerparticipatie/Raadscommunicatie Inzet griffie(r)s: 80 uur

Relatie met andere portefeuilles, werkgroepen

Dienstverlening en communicatie, Strategische visie, Besturingsfilosofie

Overige zaken Trekker

Griffier. Nader te bepalen

63

Herindelingsontwerp

7. Huisvesting raad en griffie – incl. raadzaal

Omschrijving/toelichting

Doelstelling

Adequate huisvesting en faciliteiten ten behoeve van de griffie en de gemeenteraad

Producten

• Programma van wensen en eisen huisvesting van de raad en de griffie • Raadsbesluiten over huisvesting raad en huisvesting griffie

Inhoudelijke kaders

Een adequate huisvesting met faciliteiten voor de uitvoering van het raadswerk en voor de ondersteuning van de raad (griffie).

Organisatie/aanpak

• Inventariseren huidige gebruik en faciliteiten 3 raden • Oriëntatie bij andere gemeenten • Input elementen kaderstelling voor brede Notitie huisv. • Opstellen programma van wensen • voorstel naar fusiecommissie en afz. raden

Personele inzet/ondersteuning

Griffie en kerngroep huisvesting en faciliteiten; vanaf opstellen programma van wensen en eisen ook raadsleden via een klankbordgroep betrekken

Benodigde tijd en middelen

Inzet werkgroep huisvesting

Relatie met andere portefeuilles, werkgroepen

Huisvesting en faciliteiten

Overige zaken

64

gereed: sept.21 okt.21 nov.21 jan.22 apr.22

Trekker

Griffier. Nader te bepalen

Bijlagen

8. Programmabegroting en inrichting P&C cyclus

Omschrijving/toelichting

Doelstelling

Het borgen van de betrokkenheid bij de keuze, de inrichting van de programmabegroting 2023 voor de nieuwe gemeente. Kaderstelling en controle door de raad borgen in de P&C cyclus.

Producten

• Voorlopige Programmabegroting 2023. • Een P&C cyclus, inclusief communicatie met de accountant. Verder ook aandacht voor: • budget rekenkamercommissie; • raadsbudget(ten) voor de raadseigen producten (begroting raads- en griffiedomein) De bedoeling is dat de raden (via de fusiecommissie) in een zo vroeg mogelijk stadium worden betrokken bij de voorbereiding van de programmabegroting 2023.

Inhoudelijke kaders

De huidige raden zijn voorwaarde scheppend omdat de uiteindelijke politieke kleuring van de programmabegroting 2023 door de nieuwe raad bepaald dient te worden.

Organisatie/aanpak

Instellen werkgroep P&C. Deze werkgroep bereidt de producten voor en stemt deze af met de leden van de meest betrokken commissies en raden.

Personele inzet/ondersteuning Benodigde tijd en middelen

Inzet werkgroep P&C Inzet P&C adviseur: pm Inzet griffier: 24 uur

Trekker

Controller

Gereed vóór

1-1-2023

65

Herindelingsontwerp

9. Selectie Accountant

Omschrijving/toelichting

Doelstelling

Het selecteren van een accountant die de jaarrekeningcontrole voor zijn rekening neemt.

Producten

• Aanbestedingsdocument selectie accountant • Raadsvoorstel aanwijzing nieuwe accountant

Inhoudelijke kaders

Artikel 213 lid 2 Gemeentewet stelt: De raad wijst een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van de bevindingen.

Organisatie/aanpak

Instellen werkgroep P&C. Deze werkgroep bereidt het aanbestedingsdocument en concept raadsvoorstel voor. Deze werkgroep begeleidt het aanbestedingsproces.

Personele inzet/ondersteuning

66

Benodigde tijd en middelen

Inzet werkgroep P&C Inzet inkoopadviseur: 24 uur Inzet P&C adviseur: 24 uur Inzet griffier: 24 uur

Trekker

Griffier. Nader te bepalen

Gereed vóór

1-6-2023

Bijlagen

10. Rekenkamer(functie) en auditcommissie

Omschrijving/toelichting

Doelstelling

Invulling geven aan de rekenkamer(functie), ter versterking van de controlerende rol van de raad.

Producten

• Voorstel inrichting rekenkamer nieuwe gemeente. • Indien gekozen wordt voor een rekenkamerfunctie: concept verordening. • Voorstel inrichting advisering P&C cyclus

Inhoudelijke kaders

Gemeentewet, hoofdstuk IV

Organisatie/aanpak

Instellen werkgroep P&C. Deze werkgroep bereidt de producten voor en stemt deze af met de leden van de meest betrokken commissies en raden. Fase 1: inventariseren / bepalen ambitieniveau • Wat zijn huidige rekenkamers en voor welke termijnen zijn zij benoemd? • Wat moet de nieuwe rekenkamer doen? • Wat verwacht de raad van de rekenkamer? • Op welke wijze wil de raad gefaciliteerd worden door de rekenkamer? • Hoe worden de raden momenteel in staat gesteld om de controlerende rol in de P&C cyclus waar te maken? Fase 2: uitwerken inrichtingsvraagstukken: • rekenkamer of rekenkamerfunctie • bij rekenkamerfunctie: keuze rekenkamermodel (intern, gemengd, extern) • bemensing en ondersteuning • budget • specifieke auditcommissie of onderdeel van een commissie BZM/IZM Planning: Fasen 1 en 2: 1e kwartaal 2022 Fase 3: uitwerken voorstel - Planning: 2e kwartaal 2022 Fase 4: werving, selectie en benoeming van leden - Planning 4e kwartaal 2022 en benoeming leden door de nieuwe raad Fase 5: opstellen reglement van orde rekenkamer(functie) - Planning 4e kwartaal 2022

Personele inzet/ondersteuning Benodigde tijd en middelen

Inzet werkgroep P&C Inzet griffier: 48 uur

Trekker

griffier

67

Herindelingsontwerp

11. Voorbereiding start nieuwe gemeenteraad

Omschrijving/toelichting

Doelstelling

Ondersteunen van politieke partijen in de aanloop naar de verkiezingen in november 2022 en introductie- en scholings-programma voor nieuwe raadsleden (bv. stemwijzer). Aandacht voor een strategische raadsagenda.

Producten

Draaiboek verkiezingen (voor-tijdens-na) Introductie- en scholingsprogramma nieuwe gemeenteraad Opstellen stemwijzer (vergroten bekendheid verkiezingen nieuwe gemeente)

Inhoudelijke kaders

De kaders worden bepaald door de politieke partijen.

Organisatie/aanpak

Via fusiecommissie een eerste inventarisatie van de wensen, die leidt tot een plan van aanpak. Dat plan van aanpak leidt tot een uitvoeringsnotie die wordt afgestemd in de fusiecommissie. Uitgegaan wordt van vaststelling het plan van aanpak ‘Voorbereiding start nieuwe (gemeente) raad’ in de fusiecommissie van juni 2022. Besluitvorming in de individuele gemeenteraden is niet noodzakelijk vanuit het ontbreken van directe rechtsgevolgen. Oriëntatie met klankbordgroep raadsleden (1-2 per gemeente) (januari - maart 2022). In de procedure dient ook de rol van de burgemeesters als adviseurs een plaats te krijgen. Opstellen eerste inventarisatie van de wensen, die leidt tot een plan van aanpak. (maart - april 2022). Periodieke terugkoppeling via klankbordgroep naar fusiecommissie. Bespreken van een eerste inventarisatie van de wensen Voorbereiding start nieuwe (gemeente) raad in de fusiecommissie van mei 2022. De notitie is opiniërend omdat vanuit het gesprek dat de raden met elkaar voeren de ingrediënten kunnen worden gedestilleerd voor het opstellen van het plan van aanpak.

68

Vaststellen van het plan van aanpak Voorbereiding start nieuwe (gemeente) raad in de fusiecommissie van juni 2022. (Besluitvorming in individuele gemeenteraden niet noodzakelijk). Looptijd traject t/m 1e halfjaar 2023 Personele inzet/ondersteuning

Ambtelijke werkgroep, griffiemedewerker en trekker

Benodigde tijd en middelen Relatie met andere portefeuilles, werkgroepen

geen

Trekker

Griffier (ism burgemeester)

Bijlagen

69

Herindelingsontwerp

Bijlage

2

70

Ervaringscijfers vanuit begrotingen andere bestuurlijke herindelingen

Bijlagen

Een aantal projectbegrotingen van andere bestuurlijke herindelingen is bekeken. Gemiddeld wordt hierbij gerekend met een jaarlijks voorbereidingsbudget van ongeveer € 2,5 miljoen per jaar. Dit geld is bestemd voor de inzet van externe expertise, benodigde trainingen, eventuele verhuizingen, de (tijdelijke) inrichting huisvesting en ICT et cetera.

Jaar 1 (2021)

In deze € 2,5 miljoen is geen budget opgenomen voor vervangingskosten voor de lokale formatie. Belangrijk is te vermelden dat de voorbereiding van de bestuurlijke herindeling op Voorne plaatsvindt in een totaal andere context gelet op de corona-pandemie. Verwacht wordt dat dit voor een extra financiële vraag zorgt op het gebied van ambtelijke capaciteit.

Jaar 2 (2022) Opmerking

Projectbureau

350.000

350.000

Harmonisatie beleid

100.000

100.000

Financiën

40.000

40.000

HRM / cultuur / personeel

200.000

500.000

Communicatie

350.000

350.000

Huisvesting

100.000

200.000 Investering en kosten na 2023 sterk afhankelijk van keuze huisvesting

Facilitair

30.000

125.000

0

200.000

Dienstverlening

130.000

200.000

Raad

167.500

167500

PM

PM

100.000

100.000

1.567.500

2.332.500

DIV

ICT Onvoorzien Totaal

71

Herindelingsontwerp

www.naar1gemeenteopvoorne.nl