21 02 02 brief college bestuursopdracht inkoop en aanbesteding

Raadhuislaan 6, Rockanje Postadres Postbus 550, 3235 ZH Rockanje E-mail gemeente@westvoorne.nl Telefoon (0181) 40 80 00 Fax (0181) 40 80 99

Aan de gemeenteraad

Uw kenmerk:

Ons kenmerk :

Uw brief van:

Rockanje, 20 januari 2021

1775-2021 Verzonden: 20 januari 2021

Onderwerp:

bestuursopdracht inkoop en aanbesteding

Beste raadsleden, Al een aantal jaren achter elkaar maakt de accountant, in de managementletter en het controleverslag bij de jaarrekening, een notitie over omtrent de Europese aanbestedingen. Als overheidsinstantie is het belangrijk om te handelen in lijn met (financiële) wet- en regelgeving. Het is dus van belang dat het inkopen van producten, diensten en/of werken geschiedt volgens de geldende (internationale) wet- en regelgeving, inkomsten en uitgaven dienen op een rechtmatige manier tot stand te komen. Deze wetenschap in combinatie met de notities met betrekking tot inkoop en aanbesteding in het accountantsverslag hebben ertoe geleid dat het college de ambtelijke organisatie opdracht heeft gegeven tot het uitvoeren van een bestuursopdracht. Het doel van deze opdracht was om te onderzoeken wat de wettelijke bepalingen zijn op het gebied van Europese aanbestedingen, hoe de gemeente uitvoering geeft aan die regels en waar verbeteringen mogelijk zijn. Omdat deze bestuursopdracht een onderwerp betreft wat invloed heeft op het rechtmatigheidsoordeel van de jaarrekening door de accountant en de adviezen over het maken van verbeterstappen op dit onderdeel, is besloten u te informeren over de uitkomsten van deze bestuursopdracht middels deze informatiebrief met als bijlage het uitgewerkte rapport.

Het resultaat van deze bestuursopdracht heeft aangetoond dat er verschillende mogelijkheden zijn tot het verbeteren van het inkoop- en aanbestedingsproces en het algehele inkoop beleid. Om deze verbeteringen te realiseren heeft het college besloten over te gaan tot de implementatie van de geformuleerde adviezen. Dit betreft de volgende aspecten: 1. Het introduceren van een inkoopstartformulier/procedure; 2. Het introduceren van een onderdeel inkoopstrategie in het format collegevoorstel; 3. Het selecteren twee inkoopadviseurs vanuit de eigen organisatie; Bijl: Ref: Col: Behandeld door: P Van der Slot, 0181-408084, p.vanderslot@westvoorne.nl s.v.p. bij beantwoording datum en kenmerk vermelden

4. Het ontwikkelen van een interne controle protocol om de rechtmatigheid van inkoop en aanbesteding te toetsen. Met het implementeren van deze adviezen wordt onze interne proces- en risicobeheersing omtrent inkoop en aanbesteding verbeterd. Parallel vinden gesprekken plaats met de accountant die in de managementletter aandacht heeft gevraagd voor dat proces. Voor een nadere toelichting op deze adviezen en de totstandkoming daarvan wordt verwezen naar het bijgevoegde rapport. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Westvoorne

Peter van der Wurff wnd. secretaris

Peter de Jong burgemeester

Bijlage: Rapport bestuursopdracht Inkoop en Aanbesteding