21 02 02 brief college bestuursopdracht inkoop en aanbesteding bijlage

Business line management st

Business line management is de 1 line of defence ofwel de eerste lijn. Dit is het management van het business proces, in dit geval het inkopen en aanbesteden van overheidsopdrachten. Deze benadering hanteert als uitgangspunt dat het lijnmanagement primair verantwoordelijk is voor een juiste uitvoering van het betreffende proces. Hierbij is het belangrijk dat het lijnmanagement op de hoogte is van de wet- en regelgeving, zich bewust is van zijn of haar verantwoordelijkheid in het proces en handvatten heeft om compliant te zijn met de wet- en regelgeving. De uitkomsten van de analyses laten zien dat dit bewustzijn niet overal in de organisatie aanwezig is. Om dit bewustzijn te creëren zal het lijnmanagement getraind moeten worden op de materie. Daarbij is het belangrijk dat er een duidelijke procesbeschrijving of procedure beschikbaar komt die de initiatiefnemer van het inkoopproces kan gebruiken en waarvan het lijnmanagement het gebruik kan toetsen. Dit kan nu enkel op basis van het in 2017 laatst vastgestelde beleidsdocument Regeling inkoop & aanbesteding Westvoorne 2017. Er is verder geen procesbeschrijving of inkoopformulier aanwezig. Risk Management Risk management is de 2nd line of defence. Dit is de functie die het lijnmanagement ondersteund, adviseert en bewaakt of het lijnmanagement zijn verantwoordelijkheden ook daadwerkelijk neemt.

De tweede lijn is vanuit de adviserende rol ook verantwoordelijk voor beleidstaken op het betreffende onderwerp, in dit geval inkoop en aanbesteden. Deze beleidstaken richten zich met name op het ontwikkelen van voorschriften, identificeren van risico’s en het opstellen van adequate risicobeheersing om dit vervolgens te integreren met het beleid. In de huidige situatie is deze lijn formeel niet aanwezig. De controle en advisering is afhankelijk van menselijke invloeden. Formeel is er in de organisatie geen inkoopadviseur aanwezig die het lijnmanagement ondersteunt, adviseert en beleidstaken uitvoert. Het advies is om een dergelijke functie voor deze tweede lijn te introduceren. Internal Audit Ten slotte is het wenselijk dat er binnen de organisatie een functie bestaat die controleert of de samenwerking tussen de eerste en tweede lijn soepel functioneert en daarover een objectief, onafhankelijk oordeel velt met mogelijkheden tot verbetering. Ook beoordeelt deze functie of er geen overlap is of dat er blinde vlekken bestaan. Deze functie is de derde lijn in het model, Binnen een gemeentelijke organisatie wordt deze functie vaak vervuld door de afdeling Financiën die leidend is bij het uitvoeren van de interne controle.

Het is belangrijk dat de interne controle op een proces regelmatig plaatsvindt dat kan onder andere door het uitvoeren van zelfcontroles, het 4-ogen principe, een collegiale toets, functiescheidingen en dergelijke. Daarbij is het ook belangrijk dat er kwaliteitscontroles worden uitgevoerd. Hiermee wordt de controle op de procescontrols, die voor en onder verantwoordelijkheid van het lijnmanagement wordt uitgevoerd, bedoeld. Daarnaast is er de jaarlijkse interim controle van de accountant, deze Interne control deze vindt, in tegenstelling tot de kwaliteitscontroles, onafhankelijk van lijnmanagement plaats en wordt uitgevoerd door een accountantsbureau. Deze interne controle kan zelf worden benoemd als de vierde lijn in de risicobeheersing th (4 line of defence). Praktisch verbeterkader Inkoopformulier In de huidige situatie wordt er bij het inkopen van diensten en/of producten niet gewerkt met een inkoopformulier of is er geen procedure die de initiatiefnemer van het inkoopproces kan volgen. Om de functionaliteit van het inkoopproces te optimaliseren, de initiatiefnemer van het inkoopproces een handvat te geven bij het kiezen van de juiste procedure en het risico op een onrechtmatigheid te helpen beheersen is het raadzaam om te werken met een inkoopstrategieformulier of een inkoopstroomdiagram.

Hiermee wordt de initiatiefnemer van het inkoopproces naar de juiste inkoopprocedure geleidt. Dit inkoopformulier moet een verplicht onderdeel zijn van het bestuurlijk behandel voorstel. Aan te raden is om te onderzoeken of dit kan worden geïmplementeerd binnen het huidige documentmanagementsysteem. Om deze reden is het aan te raden de indeling van het collegevoorstel uit te breiden met een paragraaf waaronder de inkoopstrategie beschreven en verantwoord wordt. Op deze manier is het voor het lijnmanagement mogelijk om de zijn verantwoordelijkheid te nemen en te toetsen of de medewerker de juiste procedures volgt en binnen het kader van de wet- en regelgeving opereert.

19

Inkoopadviseur Zoals bij het procesmatige verbeterkader is geconstateerd is er op dit moment geen beleidsfunctie voor het inkoop en aanbestedingsbeleid. Om in de praktijk verbeterstappen te kunnen maken op de uitvoering en ontwikkeling van dit beleid is het advies om minimaal twee inkoopadviseurs te werven binnen de eigen organisatie. Interne Controle Het huidige interne controleplan is niet voorzien van een procedure of procesbeschrijving waarmee de controle op het inkoop en aanbestedingsbeleid/proces kan worden uitgevoerd. Er is door het jaar heen geen sturing op dit proces en de functionaliteit ervan. Om deze controle in de praktijk te verbeteren is het noodzakelijk dat er een procesbeschrijving wordt opgesteld waarin de taken en verantwoordelijkheden van de stakeholders zijn vastgelegd. Daarbij is het van belang dat deze controle minimaal ieder kwartaal, op basis van een steekproef, wordt uitgevoerd. Om synergie te creëren kan deze controle worden uitgevoerd samen met de SPEND-analyse. De uitkomsten van de interne controle op de functionaliteit van het proces en de analyse op de spend per crediteur kan worden gebruikt om tijdig bij te sturen. Deze stappen optimaliseren de risicobeheersing van dit proces.

20

Advies Tijdens de uitwerking van de bestuursopdracht is o.a. naar voren gekomen dat binnen de gemeentelijke organisatie de kennis aanwezig is om op een correcte wijze uitvoering te geven aan de inkoop en/of aanbestedingsprocedure(s) (hierna te noemen inkoop). Er is echter ook gebleken dat het (soms) ontbreekt aan bewustzijn van de regelgeving omtrent de inkoopprocedure(s) en dat men niet altijd op de hoogte is bij wie de kennis aanwezig is. Er is geen formeel aanspreekpunt of een inkoopadviseur aanwezig. Daarnaast blijkt dat voor de inkopende medewerker het onduidelijk kan zijn of een inkoop valt onder een “werk”, “levering”, of “dienst”. In het procesmatig en praktische verbeterkader is gekeken op welke wijze dit proces, het management van het proces, de ondersteuning en de controle hiervan kan worden geoptimaliseerd. Op basis van het procesmatig verbeterkader zijn praktische verbetermogelijkheden geformuleerd. In deze paragraaf zullen adviezen worden geformuleerd hoe deze mogelijkheden in de organisatie kunnen worden geïmplementeerd. Binnen de inkoop zijn er een tweetal vastgestelde kaders. Dit is enerzijds de wettelijk vastgestelde kaders en anderzijds de kaders die zijn vastgesteld door de gemeenteraad bij vaststelling van het inkoop en aanbestedingsbeleid. De wettelijke kaders zijn primair leidend.

Binnen deze wettelijke kaders is er echter ruimte om gemeentelijke kaders te stellen die aansluiten bij de gids proportionaliteit. Hierbij o.a. te denken aan de inkoopprocedure in relatie tot de opdrachtwaarde (het zogenaamde stoplichtprincipe). Resultaat Het beoogde resultaat is om binnen het tijdsbestek van een jaar de inkoop binnen de vastgestelde kaders te laten plaats vinden waarbij de kans op onjuistheden en/of onrechtmatige gunningen zoveel mogelijk wordt geminimaliseerd. Op deze manier kan de gemeente Westvoorne toewerken aan een jaarrekeningcontrole waarbij een beperking op rechtmatigheid niet meer aan de orde is. Binnen dit resultaat is tevens geborgd dat bij ieder inkooptraject ondernemers een eerlijke kans wordt geboden om een opdracht te verkrijgen. Het doel is om binnen de periode van twee financiële jaren een goedkeurende accountantsverklaring te krijgen zonder beperking op rechtmatigheid als gevolg van het niet volgen van de Europese aanbestedingsregelementen. Middel Om te waarborgen dat de juiste procedures worden aangehouden en daarmee gehandeld wordt in lijn met wet- en regelgeving is gekeken naar welke middelen mogelijk inzetbaar zijn. Vanuit het risicomanagement model Three Lines of Defence is hierbij is o.a. gekeken naar het beheersen van de risico’s en het op de juiste manier uitvoeren van dit bedrijfsproces.

Juist betekent in lijn met interne en externe wet- en regelgeving. Vanuit het perspectief van dit controle raamwerk is gekeken naar organisatorische verbetermogelijkheden en handvatten die de organisatie in staat stelt het beoogde resultaat te behalen. Hieronder zullen de adviezen concreet worden benoemd en toegelicht. st

Software (1 line of defence) In het praktisch verbeterkader is aangegeven dat het raadzaam is een inkoopformulier of procedure te introduceren. Recentelijk is er begonnen met het werken in E-suite. Binnen dit softwarepakket is het mogelijk om processen en formulieren te modelleren. Op basis van een vraagboom (zie bijlage III) kan een lijst gegenereerd worden met documenten, bijlagen en/of voorwaarden in relatie tot de gekozen inkoop procedure. Met het implementeren van software binnen de inkoopprocedure wordt er inzage, borging en bewustwording gecreëerd van het door te lopen proces. Op deze manier is op operationeel niveau geborgd dat juiste inkoopproces gevolgd wordten is het voor het lijnmanagement mogelijk om dit te controleren en te toetsen. nd

Ondersteuning, Advies en Controle (2 line of defence) In de huidige situatie worden inkoop gerelateerde bestuurlijke behandelvoorstellen ter accordering aangeboden worden bij de financiële afdeling. Deze aanbieding is gedreven uit de accordering van de financiële paragraaf maar niet gericht op een advies op de te volgen inkoopprocedure. Vanuit financiën wordt, formeel, enkel getoetst op financiële rechtmatigheid van de situatie in het voorstel. Om formeel te voorzien in de adviserende en beleidsmatige rol in de tweede lijn van het proces wordt geadviseerd om twee inkoopadviseurs aan te stellen. Op basis van organisatiegrootte en de inkoopactiviteiten van de gemeente kan het volstaan met het selecteren van twee medewerkers uit het bestaande personeelsbestand en deze vier uur per week in te zetten als inkoopadviseur. In overleg met P&O wordt ervoor gekozen de functie van inkoopadviseur niet te introduceren in het functiehuis maar te verwerken als uitbreiding van de functieomschrijving van de 21

betreffende beleidsmedewerker. Voor de selectie wordt geadviseerd om één medewerker van de afdeling Financiën te selecteren voor deze functie. De medewerkers op de afdeling financiën hebben ervaring met het toetsen aan wetgeving en het uitvoeren van controles ten behoeve van de jaarrekening. Daarbij hebben zij ervaring met het uitvoeren van SPEND-analyses. Binnen deze afdeling zal dan ook de benodigde kennis aanwezig moeten zijn. Om de tweede lijn robuuster te maken en te voorkomen dat de organisatie afhankelijk is van een persoon is het belangrijk dat er een tweede adviseur wordt geworven elders uit de organisatie. Het advies is deze tweede inkoopadviseur te werven via een interne selectieprocedure. Enerzijds zal dit ervoor zorgen dat vraagstukken verdeeld kunnen worden en anderzijds zorgt dit voor de borging van de kennis binnen de organisatie. Een andere mogelijkheid is om een inkoopadviseur voor vier uur per week via detachering te werven vanuit een van de fusiegemeenten. Om twee redenen wordt geadviseerd dit niet te doen. 1 Hiermee wordt een medewerker de kans ontnomen om zich in de breedte te ontwikkelen en zich, met het oog op de fusie, voor te bereiden op mogelijk een andere functie binnen de nieuwe gemeente. 2 aan detachering zijn kosten verbonden, daarbij is de benodigde kennis voor deze rol binnen de organisatie aanwezig.

Iedere willekeurige sollicitant kan met behulp van aanwezige kennis worden voorbereid op deze functie. Om de aangestelde inkoopadviseurs in de situatie te brengen waarin zij hun functie, op het gebied van vakkennis, optimaal kunnen uitvoeren, zullen zij binnen 12 maanden na aanstelling een cursus moeten volgen op dit vakgebied. Hiervoor zal, indien nodig, aanspraak worden gemaakt op het opleidingsbudget rd

Controle (3 line of defence) Het huidige interne controle protocol van de gemeente Westvoorne beschikt niet over een controle procedure voor het inkoop- en aanbestedingsproces. Het advies is om te voorzien in een heldere procesbeschrijving waarin taken en verantwoordelijkheden zijn opgenomen. Daarbij is het van belang om ieder kwartaal een SPEND-analyse uit te voeren om de spend per crediteur te beoordelen. Op deze manier stelt de organisatie zichzelf om risico’s op een onrechtmatigheid tijdig te signaleren en bij te sturen. Implementatie Indien wordt besloten over te gaan tot de implementatie van de geformuleerde adviezen wordt voorgesteld de projectgroep in tact te houden en deze in de huidige vorm de opdracht te geven het implementatietraject te begeleiden en hierover maandelijks te rapporteren aan de gemeentesecretaris en de verantwoordelijke wethouder tijdens het bestuurlijk overleg Middelen. Op basis van de geformuleerde adviezen is implementatieplan gemaakt. In volgend hoofdstuk zal worden beschreven welke activiteiten er zullen worden uitgevoerd om tot een gedegen implementatie van deze verandering te komen.

22

Implementatie Om tot een succesvolle implementatie te komen en is het van belang dat de organisatie wordt geïnformeerd, het urgentie besef wordt gevestigd en betrokken wordt bij de implementatie van het advies. Om alle belanghebbenden tijdig mee te nemen in deze verandering zullen verschillende activiteiten worden uitgevoerd tijdens het implementatietraject. Op deze manier krijgen de stakeholders tijdig informatie over de manier van werken en krijgen zij de mogelijkheid inspraak te doen op de voorgestelde adviezen. Het implementeren van processen in de praktijk is een iteratief proces. De input die tijdens de implementatie vanuit de organisatie wordt verkregen zal, indien van meerwaarde voor de implementatie, worden verwerkt in de activiteiten en deliverables. Belangrijk om te vermelden is dat bij het beschrijven van de implementatieactiviteiten het uitgangspunt is gehanteerd dat alle in het rapport genoemde adviezen daadwerkelijk zullen worden geïmplementeerd, Indien uit de besluitvorming blijkt dat de te implementeren adviezen afwijken van de adviezen in dit voorstel zal het traject daarop moeten worden aangepast.

Implementatietraject Zoals hiervoor besproken zullen er verschillende activiteiten plaatsvinden tijdens het implementatietraject. Dit gebeurt binnen een bepaald tijdspad. Hieronder zal worden beschreven wat het tijdspad is en zal per activiteit een korte toelichting worden gegeven. Tijdspad Het implementeren van een verandering binnen de organisatie is een proces wat zorgvuldig moet worden doorlopen. Hierbij is van belang om aandacht te hebben voor de wensen en mogelijke weerstand van belanghebbenden. Om tot een rendabele implementatie te komen is, op basis van de activiteiten en de doorlooptijden daarvan, een tijdspad aangehouden van 35 weken. Activiteiten Aanpassen inhoud collegevoorstel Om inzicht te krijgen in de toe te passen inkoopstrategie en de inkoopadviseur en het lijnmanagement de mogelijkheid te geven hierop te adviseren en te toetsen zal worden voorgesteld de inhoud van het collegevoorstelsjabloon uit te breiden met een onderdeel inkoopstrategie. Dit zal binnen een maand na het vaststellen van de uitwerking van deze bestuursopdracht worden voorgelegd aan het MT en college van burgermeester en wethouders. Actualiseren regeling inkoop en aanbesteding De huidige regeling inkoop en aanbesteding dateert uit 2017 en is daarmee niet meer actueel.

Daarbij bevat het artikelen die in de formulering tot verwarring kunnen leiden bij het verantwoorden van de gekozen inkoopprocedure. Om deze reden zal de regeling worden geactualiseerd waarin de, voor de regeling relevante, adviezen uit de opdrachten zullen worden meegenomen. Opstellen workshop inkoop en aanbesteden Om bewustzijn te creëren met betrekking tot de wet- en regelgeving met betrekking tot inkoop en aanbesteden, de uit deze opdracht voortvloeiende, geformaliseerde, manier van werken en de daarbij horende verantwoordelijkheden zal een workshop worden opgesteld waarin stakeholders interactief worden meegenomen in de materie.

23

Opleveren procesbeschrijving inkoop- en aanbesteden t.b.v. interne controle Om de interne controle op dit gebied gedegen en regelmatig uit te kunnen voeren zal een procesbeschrijving worden opgesteld. Hierin staan de taken en verantwoordelijkheden van de stakeholders uitgewerkt. De procesbeschrijving wordt zodanig opgesteld dat op basis van deze beschrijving in combinatie met onderliggende informatie de functionaliteit van het inkoopproces kan worden getoetst. Daarbij zal in de taakomschrijving van de inkoopadviseurs worden opgenomen om eens per kwartaal een SPEND-analyse te doen en de controle uit te voeren op de functionaliteit van het proces. Naar gelang de prestaties van het proces kan de interval worden aangepast. Werving en selectie Inkoopadviseurs Om tot de selectie van de inkoopadviseurs te komen zal in samenwerking met P&O een procedure worden gestart. Ten eerste zal worden vastgelegd wat de concrete uitbreiding van de functiebeschrijving van de betreffende persoon gaat worden. Omdat de rol van inkoopadviseur vermoedelijk aansluit op het functieniveau van een beleidsmedewerker en de bij de rol horende tijdbesteding van vier uur per week is de verwachting dat er geen gevolgen zijn voor de loonkosten. Ingezet wordt om medewerkers te werven die reeds op schaal 10 of 10a zijn ingeschaald.

Training Inkoopadviseurs Om de inkoopadviseurs in de situatie te brengen waarin ze de functie, op basis kennis, optimaal kunnen vervullen zullen zij een training of cursus moeten volgen die betrekking heeft op het vakgebied. In samenwerking met P&O en de betreffende medewerker zal een cursus worden geselecteerd. Afhankelijk van het opleidingsinstituut zal hiervoor aanspraak worden gedaan op het opleidingsbudget. Evaluatiemomenten Om de voortgang van de implementatie en de prestaties van het nieuwe proces te monitoren wordt voorgesteld om maandelijks de voortgang te rapporteren aan de gemeentesecretaris en de verantwoordelijke wethouder tijdens het bestuurlijk overleg Middelen. Door de projectgroep zal op basis van de Plan Do Check Act cyclus het implementatietraject managen. Het implementeren zal een iteratiefproces zijn waarbij praktijkervaringen zullen worden gebruikt om de implementatie te optimaliseren.

24

Bijlagen Bijlage I Uitkomst SPEND analyse Algemene Dienst Naam

Crediteur: 1

Crediteur: 2 Crediteur: 3

2016

2017

2018

2019 Eindtotaal Analyse 2019 Is opgepakt als een intergemeentelijke samenwerking met Brielle, Maassluis en Westvoorne. Gebied waarbinnen de inzameling plaatst dient te vinden is opgedeeld in twee percelen. Voor beide percelen is een Europese aanbesteding gedaan via TenderNed. Opdrachten zijn gegund aan crediteur: 1 overheidsdiensten bv voor 417.218 excl. BTW en aan crediteur: X voor 362.226 excl BTW. Aanbesteding is voor de periode van 1 januari 2019 tot en met 31 december 2023, met twee keer een eenzijdige optie van opdrachtgever, per gemeente afzonderlijk, op verlenging met 1 jaar.. 632.040 631.591 535.814 975.439 2.774.883 TenderNed kenmerk: 188310 Het totaal van 2019 wordt gevormd door verschillende opdrachten waaronder: woonrijp maken Landgoed de Drenkeling, kleinschalig onderhoud, het maken van een rioolaansluiting, het uitvoeren van werkzaamheden onder de noemer ''diverse werkzaamheden'', aanbrengen rubber tegels, plaatsen van fietsnietjes en standaard voor de kerstboom, verhelpen van een rioollekkage en het opruimen van een depot op de korte weg Duynmeer. De grote speler hiertussen is het woonrijp maken van landgoed de Drenkeling. Omdat deze onder de drempelwaarde van aanbesteding van werken valt is hier geen Europese aanbesteding gevolgd maar is er meervoudig onderhands aanbesteed. De overige opdrachten zijn van dusdanig karakter, op basis van het factuur bedrag excl.

btw of totale bedrag van meerdere facturen, dat het drempelbedrag voor het aanbesteden van diensten NIET werd overgeschreden. De meeste opdrachten waren dusdanig van aard dat hier is gekozen voor meervoudig onderhands 504.829 832.227 382.104 312.550 2.031.710 aanbesteden of enkelvoudig onderhands aanbesteden.

Crediteur: 5

346.635 292.259 358.331 356.416 1.353.641 Voor het bouwrijp maken van de brede school is de opdracht meervoudig aanbesteed en gegund aan crediteur: 3 Betreft aanbesteding voor elektriciteit en Gas. EU aanbesteding levering gas kenmerk 17.200-VPMVSHK. Overeenkomst loopt van 01-01-19 tot en met 01-01-2023. De Aanbestedende Dienst beschikt over de mogelijkheid 319.874 389.606 343.896 128.733 1.182.109 de overeenkomst na wederzijds goedvinden met drie keer één jaar te verlengen. Het doelgroepen vervoer is intergemeentelijk aanbesteed met gemeente Brielle, Hellevoetsluis, Nissewaard en Westvoorne en Metropoolregio Rotterdam Den Haag. TenderNed nummer: EU/CZINK16-06-007. De overeenkomst gaat in per 1 januari 2019 en loopt tot en met 31 december 2023 met een optie tot verlenging op basis van wederzijdse instemming van in beginsel 5 maal 1 jaar en anders meerdere verlengingen van gelijke of verschillende duur (naar gelang de behoefte van de opdrachtgever) met bij elkaar opgeteld een verlengingsduur van maximaal 5 276.125 250.958 226.963 317.703 1.071.750 jaar. De maximale looptijd van de overeenkomst bedraagt daarmee 10 jaar.

Crediteur: 6

219.580 175.242 219.567 212.671 827.060

Betreft in beginsel een aanbesteding voor de periode van 2015 tot en met 2018 voor de levering van hulpmiddelen Wmo. Echter is in de overeenkomst opgenomen dat de Aanbestedende Dienst de overeenkomst tot 3 maal kan verlengen met een periode van 1 jaar. Van deze mogelijkheid is voor 2019 gebruik gemaakt.

Crediteur: 7

186.079 266.870 250.159 118.551 821.658

Crediteur: 8

179.745 159.358 115.032 102.528 556.664

Crediteur: 9

71.159

Crediteur: 4

178.355 226.566 54.432

530.514

Met crediteur: 7 is een raamovereenkomst afgesloten voor inhuur van uitzendkrachten, payroll en detachering. De piketdienst rioolstoringen en calamiteiten is sinds 2014 op basis van jaarlijkse overeenkomsten besteed aan crediteur: 8. in 2017 is besloten de opdracht voor twee jaar te verlengen op basis van geldende tarieven. De totale kosten voor ieder jaar zijn variabel. er is een vast tarief voor het uitvoeren van de piketdienst. Bijkomende kosten voor de uitvoering van werkzaamheden etc. lopen op naar mate van gebruik/afname. Dit is terug te zien/te herleiden uit de offerte maar ook uit de spendanalyse. Voor de komende jaren is besloten jaarlijks meervoudig aan te besteden, gezien de jaarlijkse kosten van de afgelopen jaren blijven we daarmee onder de nu geldende EU drempelwaarde voor het aanbesteden van diensten. Het totaalbedrag van 2019 is de uitkomst van verschillende opdrachten die verdeeld zouden kunnen worden onder vijf noemers te weten: 1 Takkenbosroutes, 2 onderhoud duinterrein, 3 onderhoud speeltoestellen, 4 groenonderhoud en 5 diverse werkzaamheden. Voor al deze categorieën geldt dat de Europese drempelwaarde voor de aanbesteding van diensten niet is overschreden. Voor categorie 1 en 2 blijkt uit de communicatie en documentatie dat er offerte aanvraag heeft plaatsgevonden bij meerdere partijen. 25

Crediteur: 10

203.872 246.610 25.157

23.222

498.861

Crediteur: 11

155.718 154.163 125.905 54.004

489.791

Crediteur: 12

Crediteur: 13

488.120 488.120

65.325

161.929 112.032 122.871 462.157

Crediteur: 14

Crediteur: 15

457.342 457.342

88.086

202.395 75.599

90.301

456.382

Crediteur: 16

112.136 111.079 93.077

110.763 427.055

Crediteur: 17

157.499 4.845

260.342 422.686

Crediteur: 18

116.511 133.198 120.006 48.938

390.738

Er is geen raamovereenkomst gesloten met crediteur: 19. Betreft opdrachten voor het sloot en singel onderhoud. Geen onderbouwende documenten anders dan de facturen.

27.841

Crediteur: 20

24.404

177.301 142.773 380.793

52.913

111.858 86.564

Crediteur: 22

231.719 21.031

11.423

Crediteur: 23

127.403 378.738

Kosten vloeien voort uit onderhoudscontracten voor de accommodaties van de gemeente Westvoorne. Het huidige onderhoudscontract was in handen van crediteur: 21. Mogelijk valt er iets te zeggen over de manier van aanbesteden destijds. Voor de toekomst/dit jaar loopt er een meervoudige aanbesteding voor het onderhoud bij de gemeentelijke accommodaties

93.545

Betreft inkoop van specifieke stenen voor twee projecten te weten Landgoed de Drenkeling en herinrichting Dorpsplein Oostvoorne.

357.718

354.200 354.200

Crediteur: 24

147.067 99.950

71.470

35.264

Crediteur: 25

64.882

73.264

111.170 321.698

Crediteur:26

72.382

Crediteur: 16 is de onderneming die GFT afval verwerkt. Is gegund aan deze opdrachtnemer op basis van een aanbestedingsprocedure.

418.653

255.839 73.574

Crediteur: 21

Voor deze opdracht is een Europese aanbestedingsprocedure doorlopen. Totaal van 2019 is de som van vijf opdrachten te weten: Werkzaamheden tbv woningbouwproject fazantenlaan, Opstellen ruimtelijke onderbouwing Tintestein, Opstellen bestemmingsplan glassanering, adviesopdrachten en opstellen bestemmingsplan buitengebied. Allen zijn op zichzelfstaande opdrachten die onder de drempelwaarde vallen van EUA.

De opdracht herinrichting Dorpsplein Oostvoorne is gegund aan crediteur: 17. Aanbesteding is meervoudig onderhands uitgevoerd. Op basis van BPKV is de opdracht aan crediteur: 17 gegund. Er is geen andere manier van aanbesteden toegepast bij de inschakeling van crediteur: 18. De opdracht waarvoor crediteur: 18 is ingehuurd loopt de komende jaren af. Hierdoor wordt de fout geaccepteerd. Een aanbesteding opzetten waarbij enkel crediteur: 18 als geschikte partij kan worden geselecteerd kost veel administratieve capaciteit. Daarbij is een andere partij inschakelen onwenselijk in verband met de specifieke kennis die reeds aanwezig is bij crediteur: 18.

Crediteur: 19

36.315

33.484

Totaal van 2019 betreft verschillende zaken. De drie posten met een saldo van >1000euro worden toegelicht. 1. subsidie voor tafeltje dekje, sociaal initiatief voor maaltijdbezorging bij senioren ad 11.500,- 2 voorloop subsidie 2019 signaleren huisbezoek ad 9851,- 3. huur terrein Vestalaan ad 1.500,-. onderliggende documenten zijn geladen in de sharepoint omgeving Betreffen opdrachten in het kader van rioolbeheer, controle van noodverlichting en divers kleine onderhouds- en installatiewerkzaamheden. Rioolbeheer kent een totaal van 25.524,92 ex BTW. daarmee komt het totaal van 36 maanden rioolonderhoud op 193.672,92. Dit bedrag ligt onder de Europese drempelwaarde voor de aanbesteding van diensten. Controle noodverlichting een totaal van 4.104,56 ex btw en diversen een totaal van 873,29 ex BTW . Zowel de controle voor de verlichting als het kleinschalig onderhoud blijven onder de Europese drempelwaarden voor het aanbesteden van diensten Betreft een overheidsopdracht voor werken. Onderliggende documenten van de aanbesteding opgevraagd bij de vak afdeling. In 2019 weer een besteding ad 122.871 EUR. In 2019 is deze opgebouwd uit verschillende opdrachten te weten: Brede school, vv Rockanje. De kosten van de brede school zijn als gevolg van een lopende opdracht. De opdracht VV Rockanje is voortgevloeid uit een uitgevoerd haalbaarheidsonderzoek.

Het opstellen van het daarop aansluitende technische programma van eisen is beoordeeld als een aansluitende opdracht (repeterend werk).

353.751

Opdracht voortgekomen uit een meervoudig onderhandse aanbesteding. Betreft dealeronderhoud van de bij hun aangekochte machines (grasmaaiers e.d.) Geen onderbouwende documenten anders dan facturen Betreft verschillende verzekeringen organisatie en afdeling breed

114.807 186.457 301.264 26

Crediteur: 27

22.479

Crediteur: 28

21.493

45.294

68.986

142.694 85.131

Crediteur: 29

209.656 298.923 296.811

290.302 290.302

Betreft plaatsen van ondergrondse containers en onderhoud aan containers. Opdracht is gegund op basis van juiste aanbestedingsprocedure. Aanbestedingsprocedure had gevolgd moeten worden. Drempelbedrag wordt overschreden

Crediteur: 30

125.938 100.062 18.772

Crediteur: 31

85.900

172.536 258.436

Is meervoudig onderhands aanbesteed, valt onder de noemer aanbesteden van werken. Betreft werkzaamheden voor 3 verschillende opdrachten te weten: 1 controlewerk jaarstukken toebedeeld o.b.v. specifieke kennis van actieve GREX'en. 2 advies voor Landgoed de Drenkeling voortgevloeid uit Drenkeling 1. 3 Taxatie van gronden Achterweg. Crediteur: 31 is de huisadvocaat. Er is geen raamovereenkomst omdat op voorhand niet bekent is waarvoor het kantoor wordt ingeschakeld. Huisadvocaat wordt ingeschakeld bij behoefte/vraag ofwel volgens de pull-methode. Niet onjuist maar is wel een risico advocaatkosten vallen alleen buiten de regeling indien kosten worden gemaakt tbv arbitrage, bemiddeling en juridische procedures. Advies zijn.

3.052

252.066 256.071

Kosten vloeien voort uit meervoudig onderhandse aanbesteding van opdracht afkoppelen riool Weyerland. Op basis van EMVI (nu BPKV) is opdracht gegund aan crediteur: 32.

Crediteur: 32 Crediteur: 33

953 32.616

Crediteur: 34

28.794

273.566

211.740 211.740

Op basis van EMVI is opdracht ten behoeve van onkruidbestrijding gegund aan van crediteur: 33. Overige kosten die zijn gemaakt zijn als gevolg van het inzetten van veegwagens. Betreft 2 opdrachten: 1. directie voering en ontwerp brede school. 2 podium on wheels. Opdracht 1 is voortgevloeid uit de overeenkomst van het ontwerp Brede school. De vervolgopdracht vanuit dit ontwerp is neergeld bij crediteur: 34. Opdracht in zijn totaliteit onder de drempelwaarde van Europees aanbesteden. 2 Opdracht onder de drempelwaarden Europees aanbesteden. Betreft de inhuur van een communicatie adviseur/medewerker. Oorspronkelijk periode was 1-1-2019 tot 1-7-19 maar is vanwege de personele omstandigheden met drie maanden verlengd tot 1 oktober. Onder de drempelwaarde maar wel een risico indien contract nogmaals verlengd wordt. Betreft aanbesteding voor elektriciteit. EU aanbesteding elektriciteit kenmerk 17.001-VPMSVHK. Overeenkomst loopt vanaf 01-01-19 tot 31-12-22. De Aanbestedende Dienst beschikt over de mogelijkheid de overeenkomst na wederzijds goedvinden met drie keer één jaar te verlengen.

38.005

23.195

162.124 255.939

91.498

82.266

41.419

215.183

126.658 86.455

213.113

Crediteur: 35

Crediteur: 36 Crediteur: 37

62.906

100.405 28.853

12.350

204.514

Betreft de uitvoering van diverse onderhoudswerkzaamheden. Binnen de organisatie zal gekeken worden naar deze aard van opdrachtverlening.

Crediteur: 38

37.437

42.717

76.846

195.120

Betreft inhuur van ruimte onderwijshuisvesting. Geen overschrijding van de drempelwaarde

38.120

27

Bijlage II Uitkomst SPEND analyse Woonbedrijf Crediteurnm

Crediteur 39

Crediteur 40

Crediteur 41

2016

258.830

406.976

142.283

Crediteur 42

Crediteur 43

Crediteur 44 Crediteur 45 Crediteur 46

2017

320.098

317.894

120.120

95.212

82.744

62.491 75.701

69.402

73.575 83.518

2018

422.631

174.860

183.525

160.646

65.928

84.350 64.131

2019 Eindtotaal

338.415

148.872

181.852

154.803

115.838

73.331 69.421 14

Analyse 2019

1.339.974

klacht onderhoud - 91 opdrachten na melding huurder, totaal € 56708,47 (LET OP! ook K/B/T vervanging, sturing BIS aanpassen) mutatieonderhoud - 21 opdrachten na opgave offerte, totaal € 189657,33 PO keuken/badkamer/toilet - 38 opdrachten bij mutatie, totaal € 119253,73 PO vloervervanging - 4 opdrachten bij mutatie, na aanbesteding totaal € 28222,13 verbeteringen - 5 opdrachten na opgaaf offerte, totaal € 11031,91

1.048.602

klacht onderhoud - 2 opdrachten na melding huurder, totaal € 63,88 PO installatie vervangen - opdracht na aanbesteding, totaal € 20156,49 doorlopend contract - opdracht na aanbesteding, totaal € 69720,38 / jaar

627.779

klacht onderhoud - 102 opdrachten na melding huurder, totaal € 28368,05 mutatieonderhoud - 51 opdrachten, bij grote werkzaamheden na opgave offerte, totaal € 57111,07 PO keuken/badkamer/toilet - 16 opdrachten bij mutatie, totaal € 46636,49 PO vloervervanging - 4 opdrachten bij mutatie, totaal € 1761,37 PO buitenschil - 4 opdrachten na aanbesteding, totaal € 54167,70 verbeteringen - 3 opdrachten na opgaaf offerte, totaal € 5071,19

410.661

klacht onderhoud - 22 opdrachten na melding huurder, totaal € 21867,26 mutatieonderhoud - 9 opdrachten, bij grote werkzaamheden na opgave offerte, totaal € 22284,69 PO keuken/badkamer/toilet - 35 opdrachten bij mutatie, totaal € 70386,77 verbeteringen - 4 opdrachten na opgaaf offerte, totaal € 4255,00

333.913

klacht onderhoud - 54 opdrachten na melding huurder, totaal € 17438,03 mutatieonderhoud - 32 opdrachten, bij grote werkzaamheden na opgave offerte, totaal € 32474,74 PO buitenschil - 3 opdrachten na aanbesteding, totaal € 74717,26

293.747 292.770 14

klacht onderhoud - 44 opdrachten na melding huurder, totaal € 9879,70 mutatieonderhoud - 36 opdrachten, bij grote werkzaamheden na opgave offerte, totaal € 55263,71 PO keuken/badkamer/toilet - 21 opdrachten bij mutatie, totaal € 23587,50 doorlopend contract 1 opdracht, vervoer bewoner voor informatieavond

28

Bijlage III Stroomdiagram inkoopstrategie

29

Bijlage IV Planning Planning implementatie inkoop en aanbestedingsbeleid Jaar: Weeknr. 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Bestuursopdracht Concept oplevering uitkomsten bestuursopdracht Doorvoeren aanpassingen concept Opstellen collegeadvies Vaststelling collegeadvies

2 2.1 2.2 2.3 2.4

Implementatiefase Configureren formulier e-suite Handleiding BBV inkoop en aanbesteding Informeren MT leden en teamhoofden Organisatie informeren over werkwijze inkoop en aanbesteding

3

Uitvoeringsfase

0

Bufferruimte

45

46

47

48

2020 49

50

51

52 53 Vakantie

1

2

3

4

5

6

7

8 Vak.

9

10

11

12

2021 13 14

15

16

17

18 Vak.

19

20

21

22

23

24

25

26

30