21 01 brief college evaluatie COVID-19 rapport

Evaluatie aanpak covid-19 periode februari 2020 t/m juni 2020 Gemeente Westvoorne

Eindrapport, 4 december 2020 (versie 1.3) In opdracht van gemeente Westvoorne opgesteld door Lisanne Puijk, Esther Leferink, Anton Revenboer.

Managementsamenvatting Aanleiding en werkwijze

Geleerde lessen en suggesties ter verbetering

De coronacrisis heeft grote impact gehad op de samenleving, zo ook op de gemeente Westvoorne. Met dit onderzoek wil de gemeente Westvoorne haar aanpak van covid-19 evalueren om inzicht te krijgen in de afgelopen periode (februari 2020 t/m juni 2020) en om lessen te leren voor de toekomst.

De belangrijkste geleerde lessen opgehaald uit dit onderzoek:

Het onderzoek is uitgevoerd door BDO. BDO heeft een documentstudie uitgevoerd, waarbij de noodverordeningen, raadsinformatiebrieven en actieen besluitenlijsten zijn geraadpleegd. Daarnaast zijn betrokkenen geïnterviewd, waaronder de leden van het gemeentelijk beleidsteam (GBT), lokale ondernemers, fractievoorzitters, de burgemeester en wethouders. Het onderzoek heeft geleid tot inzicht in de belangrijkste gebeurtenissen (tijdlijn) en in het samenspel binnen én tussen de betrokken partijen. Deze bevindingen leiden tot geleerde lessen en suggesties ter verbetering, waar de gemeente Westvoorne mee aan de slag kan. Tijdens de Covid-19 crisis, maar ook in mogelijke komende crises in de toekomst.

1. Regionaal beleid versus lokaal beleid In de geëvalueerde periode zijn geregeld verschillen tussen het regionale en lokale beleid opgetreden. Dit is grotendeels te wijten aan de onzekere situatie waarin gehandeld moest worden. Betere onderlinge afstemming tussen het regionale en lokale beleid is wenselijk om tot meer eenduidige maatregelen te komen. Afstemming met de Veiligheidsregio RotterdamRijnmond speelt daarin een cruciale rol. Dit voorkomt verwarring en leidt tot meer draagvlak voor de maatregelen. Een evaluatie op regionaal niveau kan helpen om verdiepende inzichten en ervaringen op te halen. 2. Optreden als netwerkende responsieve gemeente De gemeente Westvoorne is goed bereikbaar geweest voor ondernemers en voorzitters van verenigingen. Dit is zeer gewaardeerd. Een suggestie ter verbetering is om dit contact op proactieve wijze te onderhouden. Daarnaast kan Westvoorne de taak op zich nemen verschillende partijen met elkaar te verbinden, om lokale samenwerking te versterken. Een netwerkende responsieve gemeente bindt partijen aan zich en vergroot het gemeenschapsgevoel.

Managementsamenvatting 3. Proactief handelen De gemeente Westvoorne heeft proactief gehandeld, waardoor zij vaak een voorloper was in de regio. Buurgemeenten hebben daar soms dankbaar gebruik van kunnen maken. Nadelig aan deze proactieve werkwijze is dat er acties worden opgestart zonder dat hier een besluit over is genomen of onduidelijkheid ontstaat, omdat (te) snel is gehandeld. Door meer oog te hebben voor de consequenties van keuzes die worden gemaakt en bijbehorende afstemming met betrokken partijen, voorkom je problemen zonder dat de proactieve houding verloren gaat. 4. Kwetsbaarheid van de gemeente De gemeente Westvoorne is een kleine gemeente met een grote verantwoordelijkheid. In de geëvalueerde periode heeft iedereen volle inzet getoond om de crisis het hoofd te bieden. Het is hierbij belangrijk om aandacht te hebben voor de kwetsbaarheid van een kleine organisatie: als een collega wegvalt of andere taken krijgt toebedeeld, heeft dat direct impact op de organisatie en collega’s. Aandacht voor het welzijn van medewerkers, maar ook het zorgen voor achtervang is belangrijk.

Inhoudsopgave Opbouw van dit rapport Evaluatie 1.

Introductie

2.

Tijdlijn met de belangrijkste gebeurtenissen

3.

Samenspel van de betrokken partijen

4.

Geleerde lessen en suggesties ter verbetering

5.

Afsluitend

Bijlagen

I.

Documenten

II.

Respondenten

1. Introductie Waarom deze evaluatie? Aanleiding

Doelstelling

De coronacrisis heeft grote impact gehad op de samenleving, zo ook op de gemeente Westvoorne. De gemeente heeft maatregelen genomen om de crisis het hoofd te bieden, waaronder het instellen van het Gemeentelijk Beleidsteam (GBT). Tevens heeft de gemeente de regels en verordeningen van het kabinet en de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond vertaald naar lokale uitvoering.

Om dit inzicht te verkrijgen, is deze evaluatie als volgt vormgegeven:

De gemeente Westvoorne beoogde de volgende doelstellingen met haar aanpak van covid-19: 1. het tegengaan van de verdere verspreiding van het virus; 2. het schenken van aandacht aan de gezondheid van haar personeel; 3. het continueren van de noodzakelijke dienstverlening; en, 4. het voortdurend op de hoogte houden van de bevolking van de actuele ontwikkelingen. De gemeente Westvoorne wil haar aanpak van covid-19 evalueren om inzicht te krijgen in de afgelopen periode (februari 2020 t/m juni 2020) en om lessen te leren voor de toekomst.

• Ten eerste richt de evaluatie zich op het in beeld brengen van de belangrijkste gebeurtenissen in de afgelopen periode. Dit doen wij aan de hand van een tijdlijn met de belangrijkste gebeurtenissen, zie p.[6-8]. • Ten tweede geeft de evaluatie een beschrijving van de aanpak, samenwerking en communicatie binnen én tussen de betrokken partijen. Dit doen wij aan de hand van het in kaart brengen van het samenspel van de betrokken partijen, zie p. [9-15]. • Aan de hand van het inzicht in de tijdlijn en het samenspel van de betrokken partijen komen wij tot geleerde lessen en suggesties ter verbetering, zie p.[16-17]. Werkwijze Voor de evaluatie hebben wij ons gebaseerd op de ontvangen documenten en interviews afgenomen bij betrokken personen. De lijst met betrokken partijen is in samenspraak met de opdrachtgever opgesteld. Zie bijlagen I en II voor een overzicht.

2. Tijdlijn Overzicht van de belangrijkste gebeurtenissen op basis van de documenten* In de gemeente Westvoorne hebben zich op basis van de documenten de volgende belangrijke gebeurtenissen voorgedaan:

Maart

April

Mei Juni Juli

•

15 maart: horeca en sportverenigingen sluiten.

•

23 maart: gemeentelijke parkeerplaatsen bij de stranden worden gesloten.

•

24 maart: campings moeten sluiten wanneer de afstand van anderhalve meter niet gehandhaafd kan worden.

•

27 maart: campings krijgen een beperking opgelegd (verbod van gemeenschappelijk sanitair).

•

29 maart: campings krijgen een beperking opgelegd (verbod op recreatief nachtverblijf, m.u.v. vaste plaatsen).

•

2 april: campings sluiten (verbod op recreatief verblijf, ook voor vaste plaatsen).

•

21 april: campings weer gedeeltelijk open (verbod op recreatief nachtverblijf blijft), en extra inzet op afsluiting van gemeentelijke parkeerplaatsen en wegen (m.u.v. bestemmingsverkeer).

•

11 mei: horeca krijgt de mogelijkheid om een tijdelijke verruiming van het terras aan te vragen.

•

23 mei: gemeentelijke parkeerplaatsen gaan weer open.

•

1 juni: horeca en sportverenigingen gaan onder voorwaarden weer openen.

•

15 juni: campings weer volledig open (nachtverblijf onder voorwaarden).

•

30 juni: horeca krijgt registratieplicht (bezoekers moeten zich registreren).

•

1 juli: sportverenigingen weer volledig open.

* Voor geraadpleegde documenten, zie bijlage I

2. Tijdlijn Overzicht van de belangrijkste gebeurtenissen op basis van de interviews* In de gemeente Westvoorne hebben zich op basis van de interviews de volgende belangrijke gebeurtenissen voorgedaan:

Feb. Juli Maart Juli

April Mei

•

Medio februari: voorloper van het GBT komt samen ter voorbereiding op de daaropvolgende periode.

•

15 maart: horeca en sportverenigingen sluiten.

•

23 maart: gemeentelijke parkeerplaatsen bij de stranden worden gesloten.

•

2 april: campings sluiten (verbod op recreatief verblijf, ook voor vaste plaatsen).

•

23 mei: gemeentelijke parkeerplaatsen gaan weer open.

•

1 juni: horeca en sportverenigingen gaan onder voorwaarden weer openen.

•

15 juni: campings weer volledig open (nachtverblijf onder voorwaarden).

Juni

* Voor lijst met geïnterviewden, zie bijlage II

2. Tijdlijn Verklaring voor het verschil tussen feitelijke en ervaren gebeurtenissen De twee tijdlijnen laten zien dat er een verschil zit tussen de feitelijke en ervaren gebeurtenissen. De feitelijke gebeurtenissen zijn een totaaloverzicht. Voor de interviews is er stilgestaan bij de meest belangrijke gebeurtenissen. Hiervoor zijn, door alle geïnterviewden gezamenlijk, een aantal gebeurtenissen benoemd. Feitelijke gebeurtenissen (documenten) De raadsinformatiebrieven, noodverordeningen en actie- en besluitenlijsten van het GBT tonen dat het zwaartepunt van de coronacrisis in de periode februari-juni lag in maart. In deze maand is het GBT regelmatig – soms zelfs dagelijks – bijeengekomen en is er actief gecommuniceerd met de eigen organisatie en met andere partijen, zoals de Veiligheidsregio RotterdamRijnmond, de verenigingen, de ondernemers en de inwoners, over de te nemen maatregelen. De opstartfase vroeg om extra inzet van de gemeente Westvoorne, en in het bijzonder van het GBT. Uit de documenten blijkt dat er na deze opstartfase een zekere routine is ontstaan, met bijbehorende frequentie waarmee documenten werden opgesteld en informatie werd gedeeld.

Ervaren gebeurtenissen (interviews) Uit de interviews blijkt dat het zwaartepunt van de coronacrisis lag bij de sluiting en de heropening van horecagelegenheden, sportverenigingen, campings en parkeerplaatsen. Deze twee besluiten (sluiting en heropening) hebben grote maatschappelijke impact gehad en zijn de respondenten daarom het meest bijgebleven. Daarnaast zorgde deze besluiten voor een veelheid aan werkzaamheden binnen de gemeente en het GBT. Het precieze verloop van de opeenvolgende gebeurtenissen is hen minder bijgebleven. Het verschil verklaard Het is niet verwonderlijk dat uit deze evaluatie blijkt dat er verschillende perspectieven zijn op de belangrijkste gebeurtenissen. In de studie “Leren van covid-19” pleit de Nederlandse School voor Openbaar Bestuur ervoor dat evaluaties oog moeten hebben voor zowel de “feiten” als voor de “interpretatie van de feiten”. In deze evaluatie hebben wij daar rekening mee gehouden door met de documentstudie de feitelijke gebeurtenissen op te halen en in de interviews te vragen naar de ervaren (belangrijkste) gebeurtenissen. Deze werkwijze toont de gebeurtenissen die de betrokkenen het meest zijn bijgebleven en daarmee voor de meeste impact hebben gezorgd. Ongeacht of dit ook de gebeurtenissen zijn die feitelijk ook de meeste impact hadden, is dit door betrokken wel zo ervaren.

3. Samenspel op basis van interviews Hoe verhouden de verschillende partijen zich tot elkaar? Het samenspel in deze rapportage is vormgegeven op basis van interviews met de gemeente Westvoorne en ondernemers en verenigingen die actief zijn binnen deze gemeente. De gemeente staat in deze aanpak centraal, en het in kaart brengen van het samenspel kan hen helpen om te leren en verbeteren. Hoewel de inwoners en de veiligheidsregio wel als partijen zijn opgenomen, zijn zij niet gehoord over hun interpretatie van het samenspel. Het samenspel wat op de afbeelding wordt weergegeven, is niet volledig, maar laat de belangrijkste communicatielijnen zien die tijdens deze evaluatie zijn aangemerkt. Omdat de ondernemers en verenigingen de gemeente benoemen als één partij, is ervoor gekozen de gemeente als één partij mee te nemen in samenspel en enkel bij de interne evaluatie stil te staan bij het samenspel tussen de verschillende afdelingen binnen de gemeente.

3. Samenspel binnen het gemeentelijk beleidsteam Perspectief gemeentelijk beleidsteam (GBT) Algemeen

Rollen

Het GBT is tevreden over de eigen aanpak en werkwijze. Binnen het team heerst een open en prettige sfeer. Iedereen krijgt de mogelijkheid om input te leveren. De burgemeester neemt de besluiten, maar maakt daarvoor goed gebruik van de input van het gehele GBT.

Voor alle leden is hun eigen rol en expertise binnen het team duidelijk. Een aandachtspunt is een duidelijke scheiding van ieders rol binnen en buiten het team. Zo ontvangen mensen ‘vanuit de lijn’ soms taken vanuit het GBT en hun eigen leidinggevende zonder onderlinge afstemming. Ook voor de dubbele rol voor wethouders die in het GBT plaatsnemen, is het wenselijk vooraf de scheiding duidelijk te benoemen. Hoewel er zich in de huidige crisis geen problemen hebben voorgedaan, kan het lastig zijn als wethouder om enerzijds de taken als wethouder buiten het GBT te houden en anderzijds de taken als GBT lid niet te vermengen met de taken als wethouder. Door hier vooraf duidelijke afspraken over te maken, kunnen eventuele vragen of problemen verderop in het proces worden voorkomen.

Daarnaast maakte de vroege start in februari met een kleine delegatie een soepele aftrap mogelijk, op het moment dat er landelijk maatregelen werden genomen en de GRIP-4 status van de crisis werd afgeroepen. De gemeente heeft crisisbeheersing hoog op de agenda staan; er worden vaak oefeningen gedaan. Hierdoor was de aanpak voor het instellen van een GBT eenvoudig op te pakken en vanaf de start helder. Proactieve groep

De proactieve houding van het GBT wordt vaak genoemd door GBT leden en andere betrokkenen. Deze houding maakt dat zaken direct worden opgepakt en de besluitvorming vlot is. Echter leidt het er soms toe dat er gehandeld wordt alvorens er intern besluiten zijn genomen en regionale maatregelen (van de VRR) bekend zijn. Dit kan leiden tot het terugdraaien of aanpassen van acties. Ook zijn hierdoor in korte perioden meerdere berichten ‘naar buiten’ nodig, wat leidt tot onduidelijkheid en onvoldoende eenduidig beleid.

Belasting team Er is binnen het GBT voldoende aandacht voor ieders welbevinden. Dit is belangrijk, want de werkbelasting is hoog. De werkdagen zijn lang en ook in het weekend is er veel gewerkt. Gaandeweg de crisis zijn er meer taken ‘in de lijn’ belegd, waardoor de leden zelf meer kans kregen zich te richten op de grote lijnen en prioriteiten. Doordat Westvoorne een kleine gemeente is, wordt het GBT kwetsbaar genoemd. Hoewel er geen leden zijn uitgevallen in deze periode, ligt hier wel een risico voor continuïteit. Zeker wanneer de crisis langer aanhoudt.

3. Samenspel binnen de gemeente Perspectief diverse intern betrokkenen Perspectief gemeentelijk beleidsteam (GBT)

Perspectief ambtelijke organisatie

De leden van het GBT zijn tevreden over de rol die alle verschillende partijen hebben gepakt in deze periode van crisis.

De ambtelijke organisatie werd wekelijks geïnformeerd over de aanpak en voortgang. Zij waren niet altijd tot in detail op de hoogte van de stand van zaken van dossiers die voor hen van belang waren, hoewel door de korte lijnen binnen de organisatie deze informatie snel op te halen was. Het ontbrak soms aan overzicht tussen taken die door de leidinggevende werden toebedeeld en de taken die het GBT bij hen belegde.

Het GBT hield zowel de politieke als de ambtelijke organisatie op de hoogte via raadinformatiebrieven of het intranet van de gemeente. Het GBT informeerde hen over de maatregelen en besluiten die zij maakte.

De betrokkenheid van de burgemeester en de ruimte die het GBT kreeg vanuit de politieke en ambtelijke organisatie om te handelen hebben zij als zeer positief ervaren. Perspectief burgemeester en gemeentesecretaris (deels onderdeel GBT) De burgemeester is als voorzitter van het GBT nauw betrokken geweest bij de aanpak van Covid-19. De burgemeester heeft binnen zijn eigen organisatie de communicatielijnen kort gehouden en zich veelvuldig laten horen. De burgemeester is erg tevreden over de aanpak van de gemeente en de rol die alle medewerkers hebben gespeeld in de aanpak van de crisis. Er hebben zich geen ernstige incidenten voorgedaan binnen de gemeente.

De aandacht voor medewerkers tijdens het ‘werken op afstand’ en het schakelen naar thuiswerken was prettig. De omschakeling naar thuiswerken werd snel gemaakt en middelen werden beschikbaar gesteld. Aandacht hebben voor werkdruk en het welzijn van medewerkers op afstand is lastiger. Volgens betrokkenen is het belangrijk hier als gemeente alert op te zijn.

De boa’s geven aan dat buitenwerkers niet altijd als partij werden gezien in de aanpassingen rondom de werkomstandigheden. Binnen de organisatie was er minder aandacht voor de medewerkers die in deze tijd juist wel op locatie moesten werken en de straat op moesten en de impact op hun werk. Daarnaast noemen ze de kwetsbaarheid van het kleine aantal boa’s dat beschikbaar is.

3. Samenspel binnen de gemeente Perspectief diverse intern betrokkenen Perspectief politieke organisatie In deze periode van de crisis is er geen politiek bedreven. De politieke organisatie geeft aan goed geïnformeerd te zijn via de raadsbrieven. Zij waren op de hoogte van wat er speelde in de samenleving en hebben hier zelf ook een rol in kunnen pakken, bijvoorbeeld door ondernemers te bezoeken. De politieke organisatie benoemt specifiek de rol die de burgemeester heeft gepakt. Volgens hen heeft hij goed gehandeld en in zijn berichtgeving de juiste toon gehanteerd.

3. Samenspel met de Veiligheidsregio Perspectief gemeente en ondernemers en verenigingen Perspectief gemeente

Perspectief ondernemers en verenigingen

De veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond (VRR) had in de doorvertaling van het landelijk beleid naar regionale maatregelen veel oog voor de grootstedelijke situatie. De kleinere gemeente binnen de VRR, waaronder Westvoorne, bemerkte dat daardoor de maatregelen soms onvoldoende aansloten bij hun eigen situatie. Hierin gezamenlijk optrekken met andere gemeenten in de regio is onvoldoende van de grond gekomen.

Het samenspel tussen de VRR en ondernemers en verenigingen betreft met name eenrichtingsverkeer. De ondernemers en verenigingen lazen de regionale noodverordeningen op het moment dat deze beschikbaar kwamen. De noodverordeningen vonden zij via de gemeentewebsite en de website van de VRR, of ontvingen zij soms direct van de gemeente.

Daarnaast liet de vertaling van landelijk beleid, naar publicatie van regionale noodverordeningen soms op zich wachten. Het GBT wachtte hier niet altijd op en nam soms lokale besluiten op basis van hun eigen inzichten. Zij wilde hun eigen burgers en ondernemers graag tijdig informeren. De gemeente erkent het belang elkaar binnen de regio goed op de hoogte te houden van lokale besluiten. Deze besluiten hebben direct gevolgen voor de andere partijen in de regio. Voorbeelden hiervan zijn het sluiten van de Maasvlakte in Rotterdam en van de parkeerplaatsen bij de stranden van Westvoorne. Deze lokale maatregelen hadden een direct effect op de drukte op andere stranden, wat onvoldoende werd voorzien en meegewogen. De afstemming met gemeenten en de VRR is gaandeweg de crisis wel verbeterd. Medewerkers wisten elkaar beter te vinden en communicatielijnen werden in lijn met elkaar gebracht, gefaciliteerd vanuit de VRR.

De ondernemers en verenigingen merken op dat de tijdlijn tussen publicatie en uitvoering van maatregelen erg kort was. Dit gaf hun weinig mogelijkheid om aanpassingen tijdig door te voeren en hun eigen klanten en/of leden te informeren. Ook zijn veel maatregelen kort voor het weekend aangekondigd. Een periode waarin er juist een grote toestroom van klanten en/of leden is bij onder andere horeca, campings en verenigingen. Hoewel de tijdlijn en maatregelen veelal volgde uit landelijk beleid, is dit volgens partijen wel een belangrijk punt voor verbetering in de toekomst. Een campingeigenaar heeft zelf contact onderhouden met de VRR. Volgens meerdere ondernemers en verenigingen zou het goed zijn als de veiligheidsregio zelf actief uitvraag doet onder deze doelgroep. Dit helpt om vooraf een betere inschatting te maken van de consequenties van bepaalde maatregelen en kan bijdragen aan meer draagvlak.

3. Samenspel tussen ondernemers/verenigingen en de gemeente Perspectief gemeente en ondernemers en verenigingen Perspectief gemeente

Perspectief ondernemers en verenigingen

De gemeente heeft ondernemers en verenigingen op de hoogte gehouden van alle maatregelen en ontwikkelingen die volgden vanuit de noodverordeningen. In sommige gevallen liep het lokale beleid voor op de regionale maatregelen, op andere momenten wachtte de gemeente op de noodverordeningen alvorens zij communiceerde richting ondernemers en verenigingen.

De ondernemers en verenigingen geven aan dat de gemeente voor hen goed bereikbaar was voor het stellen van vragen. Ze zijn tevreden over de aanpak van de gemeente. Wel misten zij soms een proactieve houding van de gemeente in het zoeken van contact (bijvoorbeeld door ondernemers en verenigingen te laten weten dat de naleving van regels op orde is en dat het goed gaat) en in het samenbrengen van partijen. Sportverenigingen hebben elkaar opgezocht op het moment van de versoepelingen voor afstemming over de vertaling van de regels en het aanbieden van hulp aan elkaar voor het kunnen uitvoeren van hun sport (bijv. judolessen op het voetbalveld). Volgens hen had de gemeente hier een meer verbindende rol kunnen spelen.

Door het kleinschalige karakter van Westvoorne is vanaf de start voor een persoonlijke benadering gekozen. Dit past ook bij het huidige beleid van de gemeente. Niet alleen het GBT, maar ook de burgemeester en de ambtelijke en politieke organisaties hielden nauw contact. Zij waren bereikbaar voor vragen, maar hadden ook zelf contact met ondernemers. Een voorbeeld hiervan is de uitvoering van de TOZO*, waarin de ‘gedupeerden’ die hun aanvraag bij Rotterdam hadden ingediend, allemaal persoonlijk zijn gebeld. Een ander voorbeeld is de belronde langs campingeigenaren door de burgemeester na het besluit de campings te sluiten. Daarnaast werd via de website en via e-mail informatie gedeeld met de ondernemers en verenigingen.

Daarnaast noemen zij de korte tijd tussen het uitsturen van maatregelen en de ingang van de maatregelen. Hoewel zij hierin de tijdsdruk waar de gemeente mee te maken had snapte, is dit volgens hen wel een belangrijk punt van aandacht. Dit zorgde ervoor dat zij zelf weinig tijd hadden aanpassingen door te voeren. Daarnaast ervaarden ondernemers en verenigingen weinig tijd tussen het moment waarop zij zelf geïnformeerd werden over maatregelen en het moment dat burgers werden geïnformeerd. Dit zorgde voor weinig voorbereidingstijd op vragen van burgers.

* TOZO: Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers. Er is landelijk ondersteuning geboden aan ondernemers, door het verstrekken van een tegemoetkoming in levensonderhoud. In deze rapportage is met 2 ondernemers gesproken die de TOZO (succesvol en zonder problemen) hebben aangevraagd in Westvoorne. Dit betreft een klein aantal, waardoor is gekozen dit niet als specifiek evaluatiepunt op te nemen in de rapportage,

3. Samenspel met inwoners en recreanten Perspectief gemeente en ondernemers en verenigingen Perspectief gemeente De gemeente informeerde de inwoners en recreanten met name via digitale kanalen, zoals de website en sociale media. Het GBT voerde omgevingsanalyses uit en bekeek (sociale) media berichten. Zo bleef het team op de hoogte van de onderwerpen die leefden onder inwoners.

De eenduidige berichtgeving vanuit de VRR over het sluiten en later gefaseerd openen van campings die daarna volgde, zorgde voor duidelijkheid. Er hebben zich geen incidenten voorgedaan. Perspectief ondernemers en verenigingen

De gemeente geeft aan dat de inwoners zich goed hielden aan de maatregelen. Er hebben zich weinig bijzonderheden voorgedaan. Wel werd het steeds lastiger om draagvlak te behouden voor de maatregelen, dit is in lijn met de landelijke trends die hierin zichtbaar zijn. De boa’s konden hun werk goed doen en benoemen geen grote voorvallen.

De ondernemers en verenigingen benoemen dat inwoners en recreanten zich goed hielden aan de maatregelen, zeker in de beginfase toen de maatregelen erg eenduidig waren en goed op te volgen. Naarmate er versoepelingen in het beleid kwamen en regels meer ruimte lieten voor interpretatie werd dit lastiger. Echter hebben zich geen grote incidenten voorgedaan.

Online zijn er door inwoners een aantal stevige uitspraken gedaan over, met name, ‘het dichthouden van Westvoorne’ voor recreanten en andere (dag)bezoekers. Lokale besluiten van de gemeente, die leidden tot het sluiten van de campings werden door deze groep toegejuicht, maar zorgde onder de recreanten juist voor vragen en onbegrip. Een groot deel van de recreanten op de campings heeft vaste standplaatsen (circa 80%) en verblijft gedurende meerdere maanden per jaar binnen de gemeente.

Voor ondernemers zijn de recreanten een belangrijk onderdeel van de Westvoornse samenleving. In het recreatieve seizoen wordt het aantal inwoners bijna verdubbeld. Hier profiteert een groot deel van de inwoners van. Ondernemers noemen de houding van inwoners ten opzichte van de recreanten dan ook opmerkelijk. In een aantal gevallen zijn er zeer stevige uitspraken gedaan, waarin de solidariteit van de inwoners volgens hen sterk te wensen overliet.

Deze groep heeft, naar aanleiding van het sluiten van campings (voor nachtrecreatie), veelvuldig contact gezocht met de gemeente.

4. Geleerde lessen en suggesties ter verbetering Extern opgehaalde suggesties voor de gemeente Westvoorne en het GBT Het handelen van de gemeente krijgt lof van de ondernemers en verenigingen. Wanneer we kijken naar leerpunten die uit de gesprekken met de ondernemers en verenigingen zijn te halen, zijn er twee onderwerpen te benoemen waar de gemeente zichzelf op kan verbeteren. 1. Regionaal beleid versus lokaal beleid Uit de interviews met de ondernemers en verenigingen blijken met name de verschillen tussen diverse veiligheidsregio’s, de verschillen in belangen binnen de eigen veiligheidsregio en de lokale beleidskeuzes niet altijd goed uitlegbaar en acceptabel. Hoewel er begrip is voor de onzekere en snel veranderende situatie waarbinnen iedereen werkte, zetten zij vraagtekens bij de afweging tussen effectiviteit en legitimiteit in keuzes die door de gemeente, de VRR en landelijke politiek zijn gemaakt. Volgens sommige ondernemers en verenigingen zijn de besluiten soms teveel gebaseerd geweest op ‘gezondheid en het tegengaan van verspreiding van het virus’. De besluiten waren effectief in het bestrijden van Covid-19 maar waren soms moeilijk uitlegbaar aan het grotere publiek (legitimiteit), door lokale verschillen en de lage Covid-19 cijfers in de regio.

Betere onderlinge afstemming tussen Westvoorne en gemeenten in de regio en het brengen van meer eenduidige (en onderbouwde) beleidskeuzes en maatregelen kan helpen om meer draagvlak te creëren onder lokaal betrokkenen.

2. Optreden als netwerkende en responsieve gemeente In de interviews kwam de rol van de gemeente als verbindende partij meermaals ter sprake. Door als gemeente de rol van verbindende partij te pakken, creëer je draagvlak onder lokaal betrokkenen. Hoewel de gemeente voor de ondernemers en verenigingen goed bereikbaar was, moedigen deze partijen de gemeente aan om meer vanuit eigen initiatief toenadering te zoeken en waardering uit te spreken. Deze oproep gaat zelfs verder dan het zoeken van verbinding tussen de gemeente en deze partijen. Ook het verbinden van ondernemers en verenigingen onderling wordt gezien als een belangrijke taak van de gemeente, die in deze crisis op sommige momenten had kunnen bijdragen aan samenwerking. Door op te treden als netwerkende en responsieve gemeente, bindt je partijen aan jezelf en vergroot je het gemeenschapsgevoel.

Andere groepen waarvoor de gemeente haar netwerkende en responsieve rol in kan zetten, zijn de inwoners en de recreanten. De inwoners hebben zich soms fel uitgesproken over recreanten, terwijl ook de recreanten onderdeel uitmaken van de gemeenschap en een groot deel voor langere perioden per jaar binnen de gemeente verblijft. Het onderling verbinden van deze ‘twee groepen’ in de gemeenschap kan bijdragen aan meer onderling begrip en gevoelens van saamhorigheid.

4. Geleerde lessen en suggesties ter verbetering Intern opgehaalde suggesties voor de gemeente Westvoorne en het GBT De gemeente heeft in de aanpak van de crisis haar veerkracht getoond. De vele onvoorziene maatregelen hebben een grote impact gehad op de werkzaamheden van alle medewerkers. De gemeente heeft hier goed op kunnen anticiperen. Uit de interviews met de intern betrokkenen van de aanpak van Covid-19 zijn een drietal lessen te halen aangaande het functioneren van de gemeente en specifiek het GBT. Deze worden hieronder benoemd en toegelicht. 3. Proactief handelen De gemeente Westvoorne noemt zichzelf een voorloper, ook in deze crisis. Buurgemeenten hebben hier een aantal keer dankbaar gebruik van gemaakt. Ook met het uitvoeren van deze evaluatie handelt de gemeente op proactieve wijze, wat door velen wordt geprezen. Echter brengt deze houding ook een aantal valkuilen met zich mee.

Door voor het handelen eerst een gegronde analyse, procesbeschrijving of opgestelde onderbouwing op te stellen, en te zorgen dat de besluitvorming is afgerond, voorkom je fouten, dubbel werk en onduidelijk. Dit vergroot de doelmatigheid (en doeltreffendheid) van de werkzaamheden. Zeker in tijden van hoge werkdruk is dit wenselijk. Hoewel in tijden van crisis snel handelen erg belangrijk is, dient er altijd

aandacht te zijn voor de consequenties van keuzes. De tijd nemen voor afstemming binnen de gemeente, of met externe partijen is belangrijk én mogelijk, zonder je proactieve houding te verliezen als gemeente. 4. Kwetsbaarheid van de gemeente Westvoorne is een kleine gemeente, waardoor een kleine organisatie een grote verantwoordelijkheid draagt. Het is belangrijk aandacht te hebben voor de kwetsbaarheid die dit met zich meebrengt. Het wegvallen (door ziekte of verschuiving van taken door een crisis) van één of twee collega’s heeft direct een grote impact. Aandacht voor welzijn van medewerkers, maar ook zorgdragen voor achtervang en nadenken over beheersmaatregelen voor gesignaleerde risico’s zorgt dat je als gemeente makkelijker kunt anticiperen op veranderingen. Aanvulling op 1: Regionaal beleid versus lokaal beleid Ook bij de interne interviews kwamen de verschillen tussen veiligheidsregio’s en de verschillende belangen binnen de eigen veiligheidsregio vaak ter sprake. Na deze interne evaluatie, is een evaluatie op regionaal niveau erg belangrijk om de samenwerking te verbeteren. Hier zijn al wel stappen in gezet. Onderling begrip en inzicht in elkaars perspectieven zijn hier een belangrijk onderdeel.

5. Afsluitend Ervaringen BDO in deze opdracht Uitvoering opdracht

Toekomst

BDO heeft de samenwerking rondom deze evaluatie als positief ervaren. De afstemming verliep goed en de bereikbaarheid en bereidwilligheid tot medewerking binnen de gemeente was groot. Ook in deze tijden van drukte.

De Coronacrisis is, bij het opstellen van deze rapportage nog niet voorbij. Er is zelfs sprake van een ‘tweede golf’ waarbij het aantal besmettingen oploopt en er wederom strenge(re) maatregelen zijn afgekondigd. Dit betekent voor de gemeente Westvoorne en haar medewerkers, maar ook voor de samenspelpartners wederom een tijd van aanpakken en onzekerheid. De geleerde lessen komen daarmee op een goed tijdstip.

BDO heeft in de interviews met de verschillende respondenten van binnen de gemeente en in de interviews met externen veelal positieve verhalen gehoord. Doordat de gemeente klein is en de lijnen tussen partijen kort, is er veel wederzijds begrip en respect. De korte lijnen helpen partijen om snel met elkaar in contact te treden. Iedereen is van mening dat er hard is gewerkt en iedereen zich voor de volle 100% heeft ingezet. Het feit dat er verbeterpunten zijn aangedragen, betekent niet dat de respondenten ontevreden waren over de huidige aanpak, maar vooral dat er verbetermogelijkheden zijn om de aanpak en samenwerking te verbeteren. De geleerde lessen en suggesties ter verbetering moeten op die manier worden bekeken en meegenomen in het vervolg van deze crisis en bij de eventuele volgende crises.

Een groot deel van de lessen vraagt om minimale aanpassingen in aanpak, maar vooral om een bewustwording van de positie van samenspelpartners. Zoals ook in de landelijke media de slogan luidt: “alleen samen krijgen we Corona onder controle”. Een mooi uitgangspunt voor het samenspel in Westvoorne.

Colofon Gemeente Westvoorne: Lisette Zevenbergen

l.zevenbergen@westvoorne.nl

Christian Nagtegaal

gcj.nagtegaal@westvoorne.nl

BDO Advisory: Lisanne Puijk

lisanne.puijk@bdo.nl

Esther Leferink

esther.leferink@bdo.nl

Anton Revenboer

anton.revenboer@bdo.nl

In opdracht van Gemeente Westvoorne December 2020

Bijlagen

Bijlage I - Documenten Voor deze evaluatie zijn de volgende documenten geraadpleegd: •

First Impression Report – Coronavirus in Rotterdam-Rijnmond, Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, 2020

•

Actie en besluitenlijsten, Gemeentelijk Beleidsteam, 2020

•

Noodverordeningen, Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, 2020

•

Raadinformatiebrieven, College van burgermeester en wethouders, 2020

•

Handboek Bevolkingszorg crisisorganisatie, gemeenten Brielle en Westvoorne, 2019

•

Leren van Covid-19, Nederlandse School voor Openbaar Bestuur (NSOB), 2020

•

Sedimentatie in sturing, Nederlandse School voor Openbaar Bestuur (NSOB), 2020

•

Covid-19 een analyse van de nationale crisisrespons, Crisisplan, 2020

Voor deze evaluatie zijn de volgende websites geraadpleegd: •

https://vr-rr.nl/ (bezocht 16 september 2020)

•

https://www.westvoorne.nl/corona/ (meerdere keren bezocht in periode 16 – 30 september)

Bijlage II - Respondenten Voor deze evaluatie zijn de volgende respondenten gesproken (medewerkers gemeente Westvoorne): •

Lisette Zevenbergen, beleidsmedewerker openbare orde en veiligheid

•

Jorienna de Jongh, wethouder

•

Christian Nagtegaal, beleidsmedewerker openbare orde en veiligheid

•

Henk de Graad, wethouder

•

Eelco Blanken, sectorhoofd inwonerszaken

•

Jeroen Merkx, fractievoorzitter PvdA

•

Peter van der Wurff, gemeentesecretaris

•

Janneke Krajenbrink, fractievoorzitter VVD

•

Paul Roodink, hoofd team werk, inkomen en service

•

Theo Fransman, fractievoorzitter CDA

•

Caroline van Hilten, communicatieadviseur

•

Erik Mulder, fractievoorzitter D’66

•

Judith Barendregt, communicatieadviseur

•

Wim Sjoukes, fractievoorzitter Inwonersbelang Westvoorne

•

Esther van Nispen, communicatieadviseur

•

Ronald de Vries, griffier gemeenteraad

•

Peter de Jong, burgermeester

•

Arno van den Houten, Buitengewoon opsporingsambtenaar

•

Wilbert Borgonjen, wethouder sociaal domein

•

Daan Oostrum, Buitengewoon opsporingsambtenaar

•

Laura Klaris, beleidsmedewerker sport en recreatie

De lijst van respondenten is in samenspraak met de opdrachtgever (gemeente Westvoorne) opgesteld.

Bijlage II - Respondenten Voor deze evaluatie zijn de volgende respondenten gesproken (externe stakeholder): Horeca

Winkels

•

Jan van Marion (Hotel van Marion Oostvoorne)

•

Robin van der Slot (Albert Heijn)

•

Eugene Jansen (Restaurant Eus)

•

Jacqueline Lens (Hugo Lens Optiek)

•

Willem Korevaar (Beachclub Havana)

Verenigingen •

Andries Schouten (OVV)

•

Jan Lemmens (Cultevo)

Recreatie •

Tim Slager (Molecaten)

De lijst van respondenten is in samenspraak met de opdrachtgever (gemeente Westvoorne) opgesteld.