11c. 220607 Implementatie huisvestingsvisie korte termijn.docx

Voorstel Datum: Van: Voor: Onderwerp: Bijlage:

1 juni 2022 BRT / Kwartiermaker Fusiecommissie Ter Informatie: Opdracht implementatie huisvesting 1-1-23 Offerte en Aanpak Aestate BV

Doorsturen naar: WOR-platform: BRT: Fusiecommissie:

Ja, adviesaanvraag ja Ja, ter informatie

Interne adviezen: PMO’er Communicatie Projectmanager

positief positief positief

1. Ter Informatie 1. Kennisnemen van het BRT besluit om Aestate opdracht te geven voor implementatie van de huisvestingsvisie conform bijgaande offerte van Aestate. 2. Kennisnemen van het BRT besluit het benodigde budget ad. € 97.615,- te dekken uit het centraal fusiebudget. 3. Kennisnemen van het BRT besluit om het college van de gemeente Brielle, als kassier van het fusiebudget, te verzoeken af te wijken van het aanbestedingsbeleid en deze opdracht enkelvoudig onderhands te gunnen. 4. Kennisnemen van de aanpak zoals in de offerte en in deze 2. Aanleiding Per 1 januari 2023 vormen de huidige gemeenten Westvoorne, Hellevoetsluis en Brielle samen de fusiegemeente Voorne aan Zee. In aanloop naar deze datum is door Aestate in samenwerking met gemeente Voorne aan Zee de huisvestingsvisie opgesteld. Aestate heeft voor deze opdracht de meervoudige onderhandse aanbesteding gewonnen. De huisvestingsvisie is op 25 mei door de drie gemeenteraden vastgesteld. In deze huisvestingsvisie staat dat we op 1 januari 2023 hybride werken vanuit de thuisbasis in Hellevoetsluis en voor de publieke dienstverlening in eerste instantie de loketten in de drie gemeentehuizen open houden. Ook het bestuur en de raden zullen bij start van de nieuwe gemeente vanuit Hellevoetsluis gaan vergaderen/werken.

Naast dat er nog veel werk voor ons ligt is het ook belangrijk hierbij veel aandacht te hebben voor de zachte kant van deze huisvesting en dus het betrekken van medewerkers. Een zorgvuldig implementatietraject hierbij is belangrijk. Vanwege tevredenheid over het bureau Aestate, het niet willen verliezen van de kennis uit het traject van de huisvestingsvisie en omdat het opnieuw meervoudig uitvragen van een vervolgopdracht verzocht het ART de samenwerking met Aestate te verlengen. Aestate is gevraagd een aanbieding te doen om ons te ondersteunen en het proces te coördineren inzake de korte termijn routekaart, zoals ook in de huisvestingsvisie is opgenomen. De kosten hiervoor zijn bij de PMO-er aangegeven en gevraagd dit mee te nemen in het wijzigingsvoorstel voor de begroting van het fusiebudget. De kosten voor huisvesting stonden namelijk nog op PM in afwachting van de huisvestingsvisie.

De korte termijn routekaart bestaat uit zes stappen die doorlopen moeten worden (zie hiervoor bijlage 1). De zes stappen leiden samen tot een situatie waarin de basis op orde is, de dienstverlening te faciliteren en hybride werken mogelijk te maken. Uitgangspunt is dat deze situatie geschikt moet zijn voor een periode van 2 tot 5 jaar. De keuzes voor langere termijn zijn aan de nieuwe raad om over te besluiten. Aangezien het bedrag van de offert het drempelbedrag van enkelvoudig onderhands aanbesteden overschrijd verzoeken wij het college goedkeuring te geven op deze afwijking van het aanbestedingsbeleid en de opdracht aan Aestate enkelvoudig onderhands te gunnen.

3. Argumenten  Aestate won de meervoudig onderhandse aanbesteding voor het opstellen van de huisvestingsvisie. In dat traject is tevens aangegeven dat een vervolgopdracht mogelijk is.  Door Aestate aan ons te blijven verbinden borgen we de kennis en expertise vanuit de huisvestingsvisie in de implementatie. Ook kennen zij de drie gemeenten en de bedoeling van Voorne aan Zee inmiddels  Het ART heeft verzocht om de samenwerking met Aestate te verlengen, vanwege tevredenheid over hun expertise en aanpak.  Er is tevredenheid over de professionaliteit en zorgvuldigheid van Aestate. We binden deze kennis en expertise aan ons.  Door deze uitvraag niet meervoudig onderhands aan te besteden winnen we tijd van een aanbesteding. Deze tijd is hard nodig om de implementatie voor de huisvesting te realiseren. Een meervoudige aanbesteding zal grote impact hebben op de planning van de implementatie, die al krap is.  De periode tot 1 januari 2023 is kort en er moet veel gebeuren. Binnen de werkgroep huisvesting is onvoldoende tijd om dit zonder hulp op tijd en zorgvuldig voor elkaar te krijgen. Ook is hybride werken nieuw voor de drie gemeenten en heeft een verhuizing naar een andere locatie impact op medewerkers.

Door Aestate het proces te laten begeleiden voegen we extra tijd en capaciteit toe aan de werkgroep huisvesting, maar brengen ook de juiste expertise op hybride werken en de aandacht en betrokkenheid voor medewerkers in.  In het plan van aanpak dat Aestate bij hun offerte aanbiedt is de routekaart voor de korte termijn uitgewerkt. Dit stappenplan is inmiddels afgestemd met de werkgroep huisvesting.  Door te werken conform de werkwijze van Aestate ligt naast het organiseren van de harde kant van huisvesting juist heel veel focus op de zachte kant van de huisvesting en hybride werken. Hier zet Aestate stevig op in. Dit is ook op verzoek van ART, BRT en het OR-platform. 4. Aanpak/uitvoering  In de offerte van Aestate in bijlage 1 is een planning op hoofdlijn opgenomen. Deze wordt op dit moment verfijnd door de werkgroep ‘huisvesting’. Direct na het zomerreces zal het plan, inclusief investering (zie paragraaf 6.2) aan u worden toegezonden. Dit plan zal bestaan uit drie deelplannen: o De aanpassingen aan de raadzaal en inrichting commissiekamers zodat de raad- en commissies vanaf januari kunnen werken/vergaderen. (deze zal net als in het proces van de huisvestingsvisie worden afgestemd met de raadswerkgroep huisvesting).

o Faciliteren van de publieksdiensten op de drie huidige locaties, zodat inwoners, ondernemers en maatschappelijke vanaf januari direct bij Voorne aan Zee terecht kunnen. o Huisvesting van de ambtelijke organisatie, zodat bestuur, directie, afdelingen en teams vanaf 1 januari hybride kunnen samenwerken.

5. Communicatie Na een positieve besluitvorming via ART en BRT is Aestate hiervan op de hoogte gesteld. Vervolgens zal er op Intranet en in een Zeepkistsessie aandacht worden besteed aan de opdracht. De wijze waarop medewerkers betrokken worden is onderdeel van de aanpak van Aestate. Een communicatieadviseur is hierbij betrokken. 6. Kosten en dekking 6.1 Kosten inzet Aestate De daadwerkelijke kosten voor de inzet van Aestate is afhankelijk van het implementatieplan dat als eerste wordt opgesteld en waarbij afspraken worden gemaakt over wat de werkgroep huisvesting daarin zelf oppakt en wat onder begeleiding van Aestate gebeurd. Voor de offerte is daarom een flexibele raming gemaakt, die na de eerste fase concreet wordt gemaakt. De eerste raming laat zien dat de inzet van Aestate als projectleiding en coördinatie maximaal € 97.615,kost. Dekking: Huisvestingskosten waren in afwachting van de huisvestingsvisie steeds op PM gezet. De PMO-er werkt met de controllers aan een herijking van de begroting van het fusiebudget voor de eerste rapportage. Hierin zijn deze kosten meegenomen. De kosten van max. € 97.615,- indien alles aan Aestate wordt overgelaten zullen worden gedekt uit het centraal fusiebudget van de bouwsteen huisvesting & faciliteiten.

6.2 Inrichting en verbouwkosten Zoals in het opdrachtvoorstel aan Aestate is aangegeven is gevraagd om ons te ondersteunen en het proces te coördineren inzake de korte termijn routekaart, zoals ook in de huisvestingsvisie is opgenomen. Onderdeel hiervan betreft het opstellen van een inrichtings- en verbouwingsplan om deze huisvesting te concretiseren en hiervoor een begroting op te stellen van de te verwachte kosten. U zult begrijpen dat dit tijd, aandacht en de nodige zorgvuldigheid vraagt en dat deze kosten nu nog niet bekend zijn. En dat derhalve rekening gehouden moet worden met een aanvullende kredietaanvraag voor het tegen die tijd voorgestelde inrichtings- & verbouwingsplan. Zodra hier meer over bekend is lichten wij u hier ook zo snel mogelijk over in. BRT verzoekt de werkgroep het inrichtings- en verbouwingsplan inclusief kosten te agenderen in het BRT van 30 augustus, vervolgens op 12 september in de fusiecommissie en voor besluitvorming door de raden in september.

7. Risico’s en maatregelen De tijd voor het implementeren van de huisvesting in de locatie Hellevoetsluis is kort. De kans bestaat dat de nodige aanpassingen niet op 1 januari 2023 gerealiseerd kunnen zijn. Vanuit het project zal dit in de beginfase in beeld worden gebracht en via een helder stappenplan gecommuniceerd worden. Randvoorwaarde hierbij is dat iedereen op 1 januari zijn werk kan doen. Het is dus mogelijk dat in de beginfase ook nog in locaties Brielle en Westvoorne gewerkt wordt.