11b. Dashboard fase 2 rapportage periode 1 mrt - 31 mrt 2022 FC

DASHBOARD

1 mrt – 31 mrt 2022

Datum

4 april 2022

Programma

Overall status

Onderdelen

Fase 2: Fusiespoor ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’

Namens

Loek Bal – opgavemanager Voorne aan Zee i.o.

Strategische visies & concepten Toelichting

Status

De Toekomstvisie Voorne aan Zee is door de drie raden vastgesteld. De publieksversie is opgeleverd.

Strategische visie

Besturingsvisie

Dienstverleningsconcept

Werving Kwartiermaker

= =

= =

Op 8 maart is in het extra BRT deel A (kaderstelling) en B (opdracht aan de organisatie) van de besturingsvisie in principe vastgesteld. 10 maart is er een thema bijeenkomst voor de raden georganiseerd waarin de raadsleden zijn meegenomen in de besturingsvisie. Op 14 maart was de eerste lezing in de fusiecommissie. De besturingsvisie is voor advies naar het OR-platform gestuurd. De besturingsvisie is voor besluitvorming in routing gebracht richting BRT, de colleges en raden. Op 8 maart is in het extra BRT het dienstverleningsconcept in principe vastgesteld. 10 maart is er een thema bijeenkomst voor de raden georganiseerd waarin de raadsleden zijn meegenomen in het dienstverleningsconcept. Op 14 maart was de eerste lezing in de fusiecommissie. Inmiddels is ook het dienstverleningsconcept gesplitst in een A (kaderstelling) en B (opdracht aan de organisatie) deel. Het dienstverleningsconcept is voor advies naar het OR-platform gestuurd. Het dienstverleningsconcept is voor besluitvorming in routing gebracht richting BRT, de colleges en raden. De kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris is benoemd en start op 1 april.

=

Op 8 maart is in het extra BRT de I-visie in principe vastgesteld. 10 maart is er een thema bijeenkomst voor de raden georganiseerd waarin de raadsleden zijn meegenomen in de I-visie. Op 14 maart was de eerste lezing in de fusiecommissie. Inmiddels is ook de I-visie gesplitst in een A (kaderstelling) en B (opdracht aan de organisatie) deel. De I-visie is voor advies naar het OR-platform gestuurd. De I-visie is voor besluitvorming in routing gebracht richting BRT, de colleges en raden.

Huisvestingsvisie

=

In week 8 is gestart met de volgende fase (oordeelsvormende fase). Tijdens Voornedagen met MT’s en colleges zijn de modellen toegelicht en zijn de voorkeursmodellen besproken. Op basis van deze opgehaalde informatie (verwerkt in de ambitieposter) geplot op mogelijke huisvestingsmodellen sluiten we de oordeelsvormende fase af.

Participatiewet

=

Projectleider start 5 april 2022. Op 10 maart heeft Berenschot verdiepend onderzoek Participatiewet besproken met bestuurders Voorne en Nissewaard en MT Voorne. In week 14 (4-4- t/m 10-4) wordt conceptrapport besproken en in week 15 (11-4 t/m 17-4) wordt het rapport van de drie verdiepende onderzoeken opgeleverd en gepresenteerd.

I-Visie

Datum

4 april 2022

Programma

Overall status

Onderdelen

Namens

Loek Bal – opgavemanager Voorne aan Zee i.o.

Gezamenlijke opgaven Toelichting

Status

In het verlengde van de bestuursopdracht zijn er beelden opgehaald omtrent het gebiedsprogramma en zijn de opgaven geïnventariseerd en verwerkt tot een groslijst. Deze groslijst wordt afgestemd met de provincie en zal leiden tot een shortlist. De shortlist zal 4 april worden voorgesteld aan het ART.

Regionale positionering

Ondanks uitstel van de Omgevingswet tot 1 januari 2023, houden we vast aan de eerder gemaakte planning. In de verschillende werkgroepen van het programma wordt hard gewerkt aan een aantal instrumenten/producten. Op de Voornedag colleges van 22 maart is het koersdocument en het Plan van Aanpak hiervoor behandeld. De huidige drie gemeenteraden gaan dit jaar hierover nog besluiten. Zij worden hierin zo veel mogelijk meegenomen en op voorbereid.

Omgevingswet

Met de provincie en Berenschot wordt gewerkt aan de vertaling van de diverse visies en opgaven naar de ontwikkelstrategie van de organisatie. Hier ligt een startdocument aan ten grondslag waarbij de aanpak in eerste aanleg wordt weergegeven. De werkgroep Voorne Academie participeert in deze opdracht die dan ook past bij de opdracht die de werkgroep heeft.

Voorne Academie

Overall status

Onderdelen

Fase 2: Fusiespoor ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’

Communicatie fusie Toelichting

Status

Communicatiestrategie fase 2 in uitvoering.

Communicatiestrategie

Diversen

Nieuwsbrief nr.14 uitgebracht, zeepkistsessies medewerkers 17 en 31 maart, website update, vacature beoogd griffier uitgezet via social media en website, fusiemenu op intranet uitgebreid met de Gemeente Verkenner, interne communicatie over de 3 visies n.a.v. collegebesluit 29/3.

Datum

4 april 2022

Overall status

Onderdelen

Werkgroep griffie

Werkgroep Werkwijze & Ondersteuning

Werkgroep Burgerparticipatie

Werkgroep Huisvesting

Werkgroep P&C

Werkgroep Start nieuwe gemeenteraad

Werkgroep Ad-Hoc

Programma

Fase 2: Fusiespoor ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’

Namens

Griffiers

Uitvoeringsplan Raads- en Griffiedomein Toelichting

Status

=

• Sollicitatiegesprekken voor de functie van beoogd griffier worden in april gepland. Zijn gericht op besluitvorming in de raden voor de zomer en start werkzaamheden beoogd griffier op 1 september, of zoveel eerder als mogelijk is. De beoogd griffier wordt vanaf die datum trekker voor de inrichting van de nieuwe griffie.

=

• Harmonisatie: opmerkingen fusiecommissie op verordening op raadscommissie ontvangen, deze worden in raadswerkgroep besproken. Reglement van Orde, verordening rechtspositie en verordening rekenkamer gereed voor vervolgbespreking in raadswerkgroep. • Vergaderstructuur: bouwstenen notitie gereed voor agendering in Fusiecommissie.

=

• Tijdens de radenbijeenkomst van 24 maart is informatie gegeven over de opzet om te komen tot een integraal participatiebeleid. Raadsleden worden in dit proces betrokken. • Afzonderlijk wordt er een communicatiebeleid voor de nieuwe raad ontwikkeld.

=

• Op dinsdag 15 maart heeft een tweede bijeenkomst van de werkgroep huisvesting raad en griffie digitaal plaatsgevonden. Het externe bureau Aestate was hierbij aanwezig en is er een plan van eisen besproken. Er zullen een aantal opties mbt opstelling in de raadzaal van Hellevoetsluis uitgewerkt worden en in een volgende bijeenkomst voorgelegd worden.

=

• Eerste bijeenkomst ad hoc werkgroep (29/3) afgerond. Gesproken over procesvoorstel financiële producten 2022, financiële verordening, belastingverordeningen en start gemaakt met gesprek over aanbesteding jaarrekeningcontrole 2023.

= =

De eerste bijeenkomst van de cursus politiek actief is op 15 maart 2022 van start gegaan. Inmiddels zijn er nog twee bijeenkomsten geweest.

-

Datum

4 april 2022

Programma

Overall status

Onderdelen

Fase 2: Fusiespoor ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’

Namens

Angelique Meijnen – Projectmanager Voorne aan Zee i.o.

Bouwstenen (op hoofdlijnen) Toelichting

Status

Grotendeels conform planning Plan van Aanpak opgavemanager. Echter doordat vanuit het proces van de besturingsvisie de contouren van de nieuwe Personeel & Organisatie

Dienstverlening & Communicatie

Financiën & Belastingen

organisatie later geschetst worden dan verwacht start de bouwsteen ook later met de uitwerking hiervan naar een organisatie inrichting.

Conform planning Plan van Aanpak opgavemanager.

Conform planning Plan van Aanpak opgavemanager.

Conform planning Plan van Aanpak opgavemanager. Harmonisatie

Conform planning Plan van Aanpak opgavemanager. Huisvesting & Facilitaire zaken

Conform planning Plan van Aanpak opgavemanager. ICT & IV