11. Opbouw griffie Voorne aan Zee

Opbouw griffie Voorne aan Zee Onderstaand een voorstel voor de opbouw van een griffie van Voorne aan Zee. Inleiding In het overdrachtsdocument Voorne aan Zee is een paragraaf opgenomen over de griffie en ondersteuning van de gemeenteraad. Voor de ondersteuning van de gemeenteraad is de raad aan zet om dit te organiseren. De kwartiermaker/beoogd griffier is gevraagd met een voorstel te komen over de organisatie van de griffie. De nieuwe raad stelt op 2 januari de ‘’Organisatieverordening van de Griffie Voorne aan Zee’’ vast waar in artikel 2 de juridische basis hiervoor verwoord staat: -

Artikel 2 Organisatiedoelstellingen en formatie De raad stelt op voorstel van de werkgeverscommissie de organisatie doelstellingen en formatie van de griffie en de op de griffie aanwezige functies vast.

In onderstaand voorstel wordt hiertoe een eerste aanzet gemaakt op basis waarvan in ieder geval op 1 januari 2023 gestart kan worden en dit, afhankelijk van de wensen van de nieuwe raad en werkgeverscommissie kan worden uitgebouwd. Denk aan wijzigingen nav een evaluatie over het vergadermodel of invulling van de rekenkamer (al dan geen secretaris binnen de griffie etc). Uitgangspunt bij deze opzet is dat, zoals door P&O is aangegeven, het aantal fte’s van de griffies van de drie gemeenten worden samengevoegd en als basis mogen worden gezien.

Taken griffie Voordat er gesproken kan worden over de opbouw van een griffie zullen eerst de taken van de griffie duidelijk moeten zijn. In het algemeen zijn deze taken: - ondersteunen raad en raadsleden in de breedste zin; - organiseren raads- en commissievergaderingen (drie commissies, beeldbepalende informatieavonden, werkgeverscommissie, auditcommissie en presidium en agendacommissie) en overige activiteiten voor de raad en voor raadsleden (zoals verkiezingen, inwerkprogramma, benoemingsprocedure burgemeester). Er is een relatie tussen de werkwijze van de raad en de opbouw van de griffie. Zo zal de keus om al dan niet te werken met raadscommissies direct van invloed zijn op de functie van raadsadviseur / commissiegriffier. De werkwijze van de toekomstige raad wordt besproken in een andere fusiewerkgroep. In die werkgroep is nu het idee om in januari 2023 van start te gaan met een werkwijze die na een half jaar geëvalueerd wordt door de nieuwe raad. De nieuwe raad kan dan kiezen voor deze of een andere werkwijze. De werkwijze waarmee gestart wordt sluit aan bij het vergadermodel van de huidige gemeenten, dus met commissies verdeeld naar inhoudelijke taakgebieden (fysiek, sociaal en bestuur en middelen). Bij de opzet van de griffie per 1 januari 2023 en het vergaderschema zal hiermee rekening moeten worden gehouden.

1

Door de flexibiliteit in de werkwijze van de raad is het nodig dat ook de opzet van de griffie flexibel is. Duidelijk is dat we niet een opbouw van de griffie kunnen opstellen voor de vier jaren na 2023. Wel is al duidelijk welke minimale omvang voor de griffie benodigd is om de algemene taken zoals benoemd uit te voeren. Daarnaast gaan we ervan uit dat de griffie verantwoordelijk is voor de communicatie voor en door de raad. Deze communicatie blijft wat ons betreft niet beperkt tot het publiceren van agenda’s en besluitenlijsten van commissie- en raadsvergadering maar is veel breder. NB taken die nu nog door de ambtelijke organisatie worden gedaan (zoals publiceren raadsbesluiten en verordeningen) kunnen ook in de formatie van de griffie opgenomen worden. Ook het zichtbaarder worden van de raad richting de inwoners van alle kernen hoort daar bij. En waar mogelijk, bij (beeldbepalende) informatieavonden die niet uitgezonden hoeven te worden vergaderen we op locatie in een kern waar het onderwerp speelt. Ook het uitvoeren van het participatiebeleid vraagt om het meer betrekken van de inwoners bij wat de raad doet. Hiervoor is een notitie raadscommunicatie van de werkgroep ‘Burgerparticipatie en communicatie’, voorbereid, een ambitie die door de griffie volledig omarmt wordt.

Griffies van de omvang van Voorne (zoals bijvoorbeeld de Hoeksche Waard) beschikken over een eigen raadscommunicatieadviseur. Deze is er nu niet. Om de reguliere secretariële taken (denk aan beleggen vergaderruimten, uitzetten vragen, hulp bij gebruik devices, vergoedingen raadsleden etc) uit te kunnen voeren is minimaal een griffiemedewerker nodig. Vanwege de kwetsbaarheid van deze functie is het aan te bevelen te werken met twee griffiemedewerkers (duo-functie) die de taken verdelen en zo de kwetsbaarheid van deze essentiële functie kunnen ondervangen. Deze griffiemedewerkers zijn er niet. Dit werd erbij gedaan door de commissiegriffiers. De huidige griffies zijn voor de vakinhoudelijke ondersteuning aangewezen op de ambtenaren van het college (juridisch adviseur, financieel adviseur, P&O adviseur etc). Dit zal in de nieuwe organisatie zo blijven. Werkafspraken zullen gemaakt worden over het bestuurlijke besluitvormingsproces en afstemming tussen griffie-college en ambtelijke organisatie. De griffie is deskundig op het raadsproces, voor inhoudelijke expertise wordt een beroep gedaan op de ambtelijke organisatie. Hiermee wordt aangesloten bij de huidige praktijk op de griffies. De griffies begeleiden het proces. Voor inhoudelijke ondersteuning wordt een beroep gedaan op de ambtenaren van het college.

2

Benodigde formatie (basis op orde) De opbouw van de griffie bestaat op basis van bovenstaande om de basis op orde te krijgen uit: - griffier (1fte) (raad, werkgeverscommissie, presidium, seniorenconvent, vertrouwenscommissie, driehoek, afstemming/lid MT, leiding geven/coachen griffie, bedrijfsvoering griffie) - plv griffier (1 fte) (raad, agendacommissie, inhoudelijk aanspreek punt voor commissiegriffiers), auditcommissie, opzet rekenkamer) NB bepaald moet nog gaan worden of de secretaris van de rekenkamer binnen of buiten de griffie valt. - 3 commissiegriffiers/raadsadviseurs (2 fte) (ieder verantwoordelijk voor een commissie fysiek, sociaal en bestuur en middelen en alles wat daarvoor georganiseerd moet worden, agenda’s, toezeggingen, werkbezoeken, participatie etc) - 2 griffiemedewerkers/management assistenten (1,2 fte), NB deze vacatures moeten nog ingevuld worden voor 1-1-23 en kunnen wellicht uit de ambtelijke organisatie komen - notuliste raad en bijzondere commissies (0,2 fte) (verslag raadsvergaderingen en bijzondere commissies zoals mogelijk een begrotingscommissie) - communicatie/participatie (0,6 fte), NB deze vacature voor een strategisch communicatie adviseur moet nog ingevuld worden en kan wellicht uit 1 van de drie Teams communicatie komen.

-Secretaris rekenkamer (0,2 fte) eventueel te combineren met de functie van commissiegriffier/griffiemedewerker Totaal benodigde fte: 6,2 fte NB met de nieuwe raad zal bekeken worden of het aantal fte’s (huidige formatie) afdoende is om invulling te geven aan de ambitie van de raad. Dit zal ook duidelijk worden als het nog op te stellen griffieplan met de nieuwe werkgeverscommissie en raad wordt besproken.

Huidige formatie 3 griffies: Brielle: Griffier commissiegriffier

36 u/week 24 u/week

(1,00 fte) (0,67 fte)

Hellevoetsluis Griffier Plaatsvervangend griffier Commissiegriffier/griffiemedewerker Commissiegriffier/raadsadviseur

36 u/week 36 u/week 24 u/week 24 u/week

(1,00 fte) (1,00 fte) (0,67 fte) (0,67 fte)

Westvoorne Griffier Notuliste

36 u/week 7,2 u/week

(1,0 fte) (0,2 fte)

Totaal

(6,21 fte) 3

Bezetting Gesprekken met alle griffiers/medewerkers griffie De kwartiermaker/beoogd griffier heeft met alle griffiers/medewerkers een gesprek gevoerd. Bij de gemeente Brielle gaat de interim griffier per 1/1/23 weg, dit was vooraf al duidelijk. De commissiegriffier heeft aangegeven graag mee te willen naar de nieuwe organisatie. Bij de gemeente Westvoorne gaan de griffier en notuliste graag mee naar de nieuwe griffie. Bij de gemeente Hellevoetsluis heeft de griffier aangegeven niet mee te willen naar de nieuwe griffie. Er wordt afscheid genomen van de plv.griffier/raadsadviseur van Hellevoetsluis die al twee jaar ziek is. P&O zal dit iom de werkgeverscommissie van Hellevoetsluis afwikkelen. De twee commissie griffiers, waarvan een niveau raadsadviseur en een niveau griffiemedewerker+ hebben ook beiden aangegeven graag mee te willen gaan in de nieuwe griffie. Ook hebben zij allen aangegeven open te staan voor opleidingen die benodigd om in de functie, gemeente schaal/omvang te groeien.

Voorstel voor de werkgroep Griffie: -

-

-

-

-

-

In te stemmen met de organisatie van de nieuwe griffie zoals verwoord, waarbij de huidige medewerkers griffies, die mee willen naar de nieuwe griffie, worden (door)geplaatst; De initiële plaatsingsbesluiten te laten tekenen door de werkgeverscommissie in kwestie of door de griffier als dit in mandaat bij hem/haar is belegd; NB alleen in Westvoorne zal dit door de voorzitter van de werkgeverscommissie moeten; In te stemmen dat de kwartiermaker griffier samen met P&O zorgt voor een uitwerking hiervan (consequenties conversietabel, begroting drie raden) en dit in een volgend overleg teruggekoppeld. Dit voorstel kan dan opgenomen worden in het griffieplan en incl. begroting door de nieuwe raad worden vastgesteld.

In te stemmen om in overleg met de kwartiermaker secretaris te kijken of de andere benodigde functies (2 managementassistentes/griffiemedewerkers en 1 communicatieadviseur) uit de ambtelijke organisatie van een van de drie gemeenten kunnen komen en als dit niet het geval is zodra mogelijk te kunnen werven; Vervolggesprekken te voeren over de taakverdeling nadat de individuele werkgeverscommissie de initiële plaatsingsbesluiten hebben getekend na instemming (mandaat bij griffiers, alleen voor Westvoorne zal de voorzitter dit moeten doen daar de griffier niet zijn eigen voorlopige plaatsingsformulier kan tekenen); De kwartiermaker/beoogd griffier opdracht te geven met HR21 normfuncties te komen voor alle medewerkers van de griffie van Voorne aan Zee: griffier, plv. griffier, Raadsadviseur/commissiegriffier, commissiegriffier/griffiemedewerker, administratieve ondersteuning en adviseur raadscommunicatie

4