11. Notitie gesprekken raadsdelegaties

NOTITIE T.B.V. FUSIECOMMISSIE 15 MAART 2021 In de afgelopen weken mocht ik opnieuw gesprekken voeren met de raadsdelegaties in de Fusiecommissie. Deels bedoeld als evaluatie op het voorbereidingsproces en het functioneren van de Fusiecommissie. Deels kennismaking met de beoogd voorzitter, mw. Pauline Bouvy. In deze notitie geef ik een globaal beeld van de resultaten van deze gesprekken. Ik geef aan wat volgens mij de rode draad is uit het geheel en welke aandachts- en verbeterpunten er volgens mij voor het vervolg uit te halen zijn. Ik geef aan het eind nog een korte persoonlijke reflectie. Het doel van deze notitie is om het gesprek hierover in de Fusiecommissie op gang te brengen en te ondersteunen. Algemeen beeld raadsdelegatie over voorbereidingsproces en functioneren Fusiecommissie De raadsdelegaties geven als algemeen beeld dat het voorbereidingsproces en de Fusiecommissie wat moeizaam gestart zijn voor de zomer van 2020 (“wiebelig”/”hobbelig”). Daarbij speelde de erfenis en het resterende beperkte vertrouwen uit het WOV-proces een rol. Er werd met argusogen naar elkaar, naar de Colleges en de ambtelijke organisaties gekeken. Tegelijk was er vanaf het begin een sterke wil en motivatie bij alle partijen om het voorbereidingsproces te laten slagen. De delegaties geven aan dat er inmiddels behoorlijke verbetering is gekomen.

Het proces en de Fusiecommissie zijn nu “op het goede spoor”, er zijn “goede stappen gezet” en er zijn ook behoorlijke resultaten gehaald tot dit moment, al zijn die nog wel vaak procedureel/instrumenteel van karakter (met name wettelijk spoor en Plan van Aanpak). Tegelijk heerst er nog geen echte tevredenheid over het proces als geheel. “het gaat wel beter, maar nog niet heel goed”. Zaken liggen nog “gevoelig” en discussies worden snel “op het scherp van de snede” gevoerd, zo is de beleving. De onderlinge verschillen in politieke stijl en cultuur tussen raden en raadsleden worden soms als problematisch beleefd en er worden over en weer ook wel kritische oordelen uitgesproken. Er is bij iedereen een duidelijke motivatie en inzet om verdere verbeteringen in het proces aan te brengen. Vanuit de nog steeds aanwezige sterke wil om een succes te maken van het voorbereidingsproces. Op de ideeën en aanknopingspunten daarvoor wordt hieronder verder ingegaan. Na een reflectie over dit totaalbeeld van mijn kant.

Aandachts- en verbeterpunten volgende fase Uit de gesprekken destilleer ik volgende concrete verbeterpunten voor het vervolg:  Richt je op inhoudelijke discussies: Het plan van aanpak geeft zicht op een aantal belangrijke inhoudelijke issues die al voor de zomer en met name na de zomer aan de orde gaan komen: dienstverleningconcept, besturingsfilosofie, huisvesting, kernenbeleid e.d.. Daar kan de Fusiecommissie en de raden in meer brede zin uitstekend energie in steken. Houd het wel op hoofdlijnen waar mogelijk …..  Maak keuzes in ambitieniveau: Er is tussen de raadsleden een verschillende beeld in wat er op 1-1-2023 allemaal “klaar” moet in het fusieproces. Maak daar scherpe(re) keuzes in: er zijn genoeg zaken, met name op het terrein van inhoudelijk beleid, die prima aan de nieuwe gemeenteraad kunnen worden overgelaten. Dat ontslaat de huidige raden van onnodige detaildiscussies op het scherp van de snede en zet de nieuwe raad in positie om de noodzakelijke keuzes te maken voor de inwoners.  Versterk het onderling contact tussen de gemeenteraden: Corona belemmert natuurlijk enorm het reguliere onderlinge contact op raadsniveau. Probeer al voor het opheffen van de beperkingen meer met kleinere groepen of bv. wandelgesprekken dat









contact te versterken en maak gebruik van de mogelijkheden om hybride of steeds meer live bij elkaar te komen als raadsleden en het onderlinge gesprek te voeren: over inhoud, over onderlinge verschillen, over ergernisjes of onbegrip. Laat de onderlinge verschillen voor wat ze zijn en richt op het nieuwe: Er zijn nu eenmaal verschillen tussen de gemeenten, de gemeenteraden en de raadsleden en leden van de Fusiecommissie. Verschillen van inzicht, en in omgangsvormen, temperament en politieke stijl en cultuur. Aanvaard die verschillen zonder al te veel oordeel. (“je moet het er mee doen”). Richt je in het gezamenlijk overleg (bv. in het kader van de uitvoering van het plan van aanpak raad en griffie) juist op het functioneren, de stijl en het gedrag van de nieuwe gemeente en de nieuw te vormen gemeenteraad. Definieer nog wat eenduidiger de rollen in het politiek-bestuurlijk spel: Uit de rondgang blijkt dat er door de raadsleden verschillend wordt aangekeken tegen de rol en bijdrage van het BRT. Door sommigen wordt daar zeer kritisch naar gekeken en wordt er meer en beter verwacht in de interactie met raden en Fusiecommissie. Door anderen in de raden wordt juist aangegeven dat raadsleden minder “op de stoel” van het bestuur moeten zitten. Praat met elkaar en met het BRT over goede en eenduidige verhoudingen en verwachtingen in de relatie.

Benut kennis en ervaringen van anderen: In andere gemeenten en fusieprocessen zijn al veel dingen bedacht en ontwikkeld die als voorbeeld of nuttige ervaring kunnen dienen voor het bouwen van de nieuwe gemeente. Ga actief daar naar op zoek: ga op (virtueel) werkbezoek, nodig ervaringsdeskundigen (digitaal) uit, organiseer een webinar of symposium met vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties e.d.). Zorg voor voldoende ondersteuning: De griffiers doen prima werk in ondersteuning van de raden en Fusiecommissie. Maar ze moeten het wel “er bij” doen. Voor de volgende fase is dat niet meer te doen eigenlijk. Stel hen in staat om met voldoende capaciteit en middelen alle werkzaamheden tot 1-1-2023 in de ondersteuning goed te doen in samenspraak met de ambtelijke projectorganisatie.

Naschrift/reflectie procesbegeleider De hier boven beschreven beleving van de raadsdelegaties van de drie gemeenten is zeker herkenbaar. Tegelijk meen ik dat die eigenlijk te weinig recht doet aan de prestatie die in het proces tot nu toe is geleverd, zeker ook door de Fusiecommissie. In dit buitengewoon gevoelige proces zijn de gemeenteraden en de Fusiecommissie er in geslaagd (dan wel zullen zij dat binnenkort doen) om zeer tijdig en in korte tijd complexe producten als het Herindelingsontwerp/advies op te zetten en een uitgewerkt Plan van Aanpak te realiseren. Ter vergelijking; in de fusieprocessen in de Hoeksche Waard en Goeree-Overflakkee hebben de raden geen gezamenlijk Herindelingsontwerp/Advies opgesteld vanwege de verdeeldheid. En vanwege diezelfde verdeeldheid was er pas een maand of 14/15 voor de fusiedatum een uitgewerkt Plan van Aanpak (in de Hoeksche Waard zelfs nog later). In beide trajecten is er het hele proces geen openbaar vergaderende Fusiecommissie geweest die iedere maand het gehele proces kan doorspreken en volgen. De gemeenten op Voorne lopen in tijd ook nog behoorlijk voor op de meeste andere fusieprocessen die wel met medewerking van alle gemeenten tot stand gekomen zijn. Er wordt op dit moment tijdig en in een participatieve aanpak een Strategische Visie voor Voorne opgesteld.

Een due diligence, zoals in Voorne gedaan is in veel andere fusieprocessen niet gebruikelijk, laat staan de opstelling van een risico-reductieplan in deze fase. In nogal wat fusies

worden echte financiële beslissingen pas genomen door de nieuwe gemeente, hetgeen overigens soms ook leidt tot behoorlijke financiële startproblemen (o.a. Goeree-Overflakkee). Met andere woorden, op product- en procesniveau doen de gemeenten op Voorne het uitstekend tot nu toe in het voorbereidingsproces en kunnen ze de vergelijking met ieder ander fusieproces prima aan. En dat dan ook nog in een tijd dat door coronabeperkingen veel (informeel) overleg niet plaats kan vinden. Er in de onderlinge omgang en verhoudingen op Voorne ook best wat geprikkeldheid, en hier en daar een moeizame omgang met verschillen en mogelijk nog wat “oud zeer”, maar er is in ieder geval een enorme eensgezindheid in het willen realiseren van 1 mooie nieuwe gemeente. Daar is geen enkel misverstand over of weerstand op. Natuurlijk wil ik hiermee niet alle mogelijke aandachts- en verbeterpunten weg relativeren. Er is nog genoeg te doen en ook – zeker gezien de hoge ambitie – nog het nodige te verbeteren. De volgende fase zal op inhoud ook nog spannende keuzes met zich meebrengen en het zal een nog intensievere tijd worden, zeker ook voor de organisaties. Maar er mag – in mijn ogen – ook best de nodige trots en tevredenheid zijn in de breedte van de drie gemeenten over de resultaten tot nu toe in het voorbereidingsproces. Die scheppen een prima basis voor het vervolg.

Alblasserdam/10022021/DL.