10.a Memo Voortgang Fusie 15 maart 2021

Datum: Van: Voor: Onderwerp:

4 maart 2021 Iris van Gils, projectleider voorbereidingsproces Herindeling Fusiecommissie Voortgang Fusie

In onderstaand bericht geven we u een beeld van wat de afgelopen weken ten aanzien van het fusietraject Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne heeft plaatsgevonden en waaraan gewerkt wordt. Herindelingsontwerp en -advies De afgelopen weken is gewerkt aan het verwerken van de zienswijzen en het gereed maken van het herindelingsadvies. Het herindelingsadvies met de daarbij behorende Nota van Beantwoording is bij de stukken van deze vergadering van de fusiecommissie (15 maart) gevoegd. Het herindelingsadvies en de Nota van Beantwoording worden op 23 maart ter besluitvorming voorgelegd aan de gemeenteraden van Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne. Indien de drie raden het Herindelingsadvies vaststellen wordt het (uiterlijk 31 maart) aan de provincie Zuid-Holland gestuurd, opdat de provincie het met een advies aan de minister van Binnenlandse Zaken aanbiedt. Strategische visie De afgelopen weken is gewerkt aan een SWOT-analyse van de nieuwe gemeente op Voorne; op basis van informatie uit de drie gemeenten en benchmarkgegevens zijn trends en ontwikkelingen, sterkten, kansen maar natuurlijk ook aandachtspunten voor de nieuwe gemeente Voorne in kaart gebracht. Een samenvatting van deze SWOT-analyse wordt gepresenteerd tijdens de radenbijeenkomst van 16 maart as. Ook is de afgelopen tijd, onder meer met behulp van de SWOT-analyse, gewerkt aan scenario’s voor de nieuwe gemeente Voorne.

Deze scenario’s zijn een hulpmiddel om inwoners, instellingen, bedrijven en medewerkers te betrekken bij de nieuwe gemeente; wat vinden zij belangrijk? Deze scenario’s worden verwerkt in de digitale participatietool. Op 1 maart is er tijdens een korte informatiesessie voor de raden al iets verteld over het participatietraject dat voor de strategische visie wordt gevolgd. Op 16 maart wordt u meegenomen in de stand van zaken van het proces en worden de deelresultaten gepresenteerd. U krijgt een indruk van hoe de scenario’s worden verwerkt in de digitale participatietool. Ook worden er in het participatietraject interviews gehouden en gesprekken gevoerd met de verschillende doelgroepen. Zo wordt informatie opgehaald over wat men belangrijk vindt voor de nieuwe gemeente. Met de uitkomsten uit de SWOT-analyse en de uitkomsten van het participatietraject wordt vervolgens aan een (concept)strategische visie voor de nieuwe gemeente Voorne gewerkt, die in de verschillende gremia, waaronder de fusiecommissie, wordt besproken, aangescherpt en uiteindelijk ter besluitvorming aan de raden wordt voorgelegd. Plan van aanpak Voorbereiding fusie De voorbereiding voor de bestuurlijke herindeling is in volle gang. De voorbereidingsfase (fase1) loopt af in maart 2021. Vanaf april 2021 bouwen we in de realisatiefase aan de nieuwe gemeente en de nieuwe organisatie.

Wat we moeten doen en hoe we dit doen, is beschreven in het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’. Het concept plan van aanpak is besproken in de fusiecommissie van 15 februari 2021. Fusiecommissie 15 maart 2021

Het plan van aanpak heeft het karakter van een procesplan. Het geeft de hoofdlijnen aan en benoemt welke inhoudelijke producten we moeten opleveren, wanneer en hoe we dat doen. Het plan van aanpak Voorbereiding fusie gebruikt de ordening van zeven bouwstenen, gaat in op de communicatie en participatie en de financiële consequenties. Het plan van aanpak Voorbereiding fusie is bij de stukken van deze vergadering van de fusiecommissie (15 maart) gevoegd. Het plan van aanpak Voorbereiding fusie wordt op 23 maart aster besluitvorming voorgelegd aan de gemeenteraden van Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne. Governance Belangrijk bij de fusie-opgaven is dat er brede bestuurlijke betrokkenheid is zowel in de colleges als de raden. De projectorganisatie voor de 2e fase moet hier in faciliteren. De komende tijd zullen we de precieze inrichting van de fusie-organisatie uitwerken, waarbij met name bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgeverschap nader ingevuld moet worden en de aansluiting met lokale opgaven wordt gezocht. Momenteel wordt een evaluatie van de voorbereidingsfase (fase1) uitgevoerd door en in de verschillende gremia (fusiecommissie, colleges, BRT, ART, projectteam, OR). De uitkomsten van de evaluatie worden betrokken bij nadere concretisering van de fusieprojectorganisatie voor de 2e fase.

Communicatie In de bijgevoegde memo Update Communicatie ziet u de voltooide en geplande communicatie-activiteiten. Risico-reductieplan Bij de stukken voor deze vergadering van de fusiecommissie (15 maart) is het risicoreductieplan met oplegnotitie voor een eerste bespreking opgenomen. Totaalplanning Bijgevoegd treft u een totaalplanning aan voor de voorbereidingsfase (fase1) en de ‘fusieproducten’ waaraan momenteel gewerkt wordt. Deze totaalplanning is gebaseerd op onderliggende documenten, waarover besluitvorming in de fusiecommissie heeft plaatsgevonden of die gelijktijdig bij de fusiecommissie worden ingebracht (zoals het plan van aanpak Voorbereiding fusie). Het betreft de onderwerpen:  Herindelingsontwerp en -advies  Strategische visie  Plan van aanpak Voorbereiding fusie  Risico-reductieplan In de fusiecommissie van 28 september 2020 is een dergelijke planning voor het eerst gepresenteerd. De bijgevoegde planning is een ge-update versie en wordt ter kennisname aan de fusiecommissie van 15 maart aangeboden. Zoals de titel aangeeft betreft het hier een totaalplanning; in deze totaalplanning zijn de bestuurlijke beslismomenten (met voorgenomen data) per fusieproduct opgenomen zoals die op dít moment door ons worden Fusiecommissie 15 maart 2021

nagestreefd. Een planning kàn wijzigen; er kunnen omstandigheden zijn waardoor data niet gehaald worden of verschoven moeten worden. Uiteraard houden we u hiervan op de hoogte.

Fusiecommissie 15 maart 2021