09 Wijziging begroting centraal fusiebudget 2022 voorstel

Raadsvoorstel 2022

Rockanje, 23 augustus 2022

Nr. 21315-2022 Raadsvergadering van 21 september 2022 Aan Agendanummer Onderwerp Raadsvoorstel wijziging begroting centraal fusiebudget 2022

de gemeenteraad

1. Gevraagd besluit Ten behoeve van de voorbereiding op de gemeentelijke herindeling een bedrag van € 457.000,- extra beschikbaar te stellen in 2022 en dit bedrag te dekken door middel van een onttrekking uit de Algemene Reserve. 2. Begrotingsprogramma, relatie met eerdere besluiten Op 22 december 2021 heeft uw gemeenteraad ingestemd met het collegevoorstel inzake het centraal fusiebudget 2022 en een bedrag van € 1.330.000,- beschikbaar gesteld. Tevens heeft u besloten dit bedrag te dekken uit de algemene reserve. 3. Aanleiding De voorbereiding voor de bestuurlijke herindeling is in volle gang. De toekomstvisie, besturingsvisie, het dienstverleningsconcept, de I-Visie en de huisvestingsvisie zijn door de raden van de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne vastgesteld. Dat betekent dat de fusie een volgende fase in gaat. De kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris startte op 1 april 2022 en begeleidt deze volgende fase van de fusievoorbereiding. Een fase waarin steeds meer gewerkt wordt als zijnde Voorne aan Zee (VaZ). Deze nieuwe fase vraagt om een herijking van het vastgestelde plan van aanpak van de opgavemanager, inclusief herijking van de fusieorganisatie, governance, planning en het centrale fusiebudget. 4. Argumenten Naar aanleiding van voortschrijdend inzicht stelde het BRT op 16 augustus 2022 een gewijzigde Begroting centraal fusiebudget 2022 vast.

Naar aanleiding van de gewijzigde begroting wordt in de drie gemeenteraden extra budget aangevraagd voor het jaar 2022. Het Rijk keert een zogeheten ‘vergoeding tijdelijke maatstaf herindeling’ (Arhi uitkering) uit ter compensatie van de incidentele kosten van een herindeling. Deze vergoeding wordt uitgekeerd over een periode van vijf jaar. In het jaar voorafgaand aan de herindeling wordt aan iedere bij de herindeling betrokken gemeente een gelijk bedrag uitgekeerd. Het restantbedrag wordt in de vier jaren daarna uitgekeerd, waarvan 40% in het eerste jaar van herindeling en 20% in elk van de drie opvolgende jaren. Dit komt toe aan de nieuwe gemeente. In onderstaand overzicht zijn de jaarlijks uit te keren bedragen opgenomen. Deze zijn berekend op basis van de meicirculaire en zijn derhalve gebaseerd op de meest actuele gegevens.

1

De praktijk leert dat bij een herindeling de kosten voor de baten uitgaan. Al voor de ontvangst van de eerste vergoeding in 2022 zijn er immers al flink wat kosten gemaakt om een soepele overgang naar de nieuwe gemeente te kunnen garanderen. Hiervoor hebben de drie raden al sinds 2020 fusiebudgetten beschikbaar gesteld. Een flink deel van de door het Rijk beschikbaar gestelde middelen in de periode 2022 – 2026 zal al voor de fusiedatum besteed zijn. Het valt te verwachten dat de fusiekosten vanaf 1 januari 2023 geleidelijk dalen. De organisatie staat dan immers en het grootste deel van processen en systemen werken. Om die reden is het goed om de bestedingen tot nu toe in relatie te brengen met de totale Arhi uitkering, zoals opgenomen in bovenstaande tabel. In de programmabegroting van Voorne aan Zee zal een raming voor de fusiekosten voor de periode 2023 - 2026 worden opgenomen. De bestedingen in de jaren 2020 en 2021 zijn weergegeven in onderstaande tabel. Voor het lopende jaar is de begroting na de begrotingswijziging opgenomen. Het gaat hier om de middelen die via het zogenaamde centrale fusiebudget zijn/worden besteed. De gemeente Brielle fungeert als kassier voor deze uitgaven. Uitgaven fusiekosten Voorne aan Zee

Bedrag

Centraal fusiebudget 2020 Subsidie PZH 2020 Rekening 2020

307.492 -50.000 257.492

Centraal fusiebudget 2021 Subsidie PZH 2021

686.944 -19.000

Rekening 2021

667.944

Centraal fusiebudget (primair) 2022 Centraal fusiebudget begrotingswijziging 2022 Raming 2022

3.990.000 1.371.000 5.361.000

Totaal Centraal Fusiebudget

6.286.436

Naast de bestedingen die gedekt zijn door het centrale fusiebudget worden in iedere gemeente ook lokale inhuur budgetten ingezet. Deze middelen worden aangewend om onze eigen mensen in staat te stellen deel te nemen aan de fusiewerkzaamheden in een van de vele werkgroepen. Het reguliere werk wordt dan deels door inhuurkrachten overgenomen. De kosten van de fusie gerelateerde inhuur worden op dit moment geïnventariseerd en zullen op een zo kort mogelijke termijn worden gerapporteerd. Centraal fusiebudget 2022

Voor het kalenderjaar 2022 is in de begroting van het plan van aanpak Opgavemanager rekening gehouden met een centraal fusiebudget van € 3.990.000, op basis van voortschrijdend inzicht wordt gevraagd dit bij te stellen naar € 5.360.000,-. Dit komt neer op een bijdrage per gemeente van € 456.667,-. De begroting wordt toegelicht onder punt 8. 5. Duurzaamheid Dit voorstel heeft geen relatie met duurzaamheidsaspecten. 6. Regionale afstemming Dit voorstel is tot stand gekomen in zeer nauwe samenwerking met de andere twee gemeenten. In de drie colleges en raden wordt over hetzelfde voorstel gesproken en besloten. Gezien de financiële consequenties voor de begroting wordt dit voorstel ingebracht in het instemmingsoverleg (ARHI-protocol). 7. Kosten, baten en dekking De nieuwe gewenste begroting 2022 ziet u in onderstaande tabel. Wijzigingen zijn blauw gearceerd en worden onderaan de tabel (genummerd) onderbouwd. Begroting 2022: Onderdeel

Onderwerp

Raad- en grifiiedomein

1,5 fte extra inzet griffie 1 € Externe expertise en organiseren raadswerkgroepen 2 € Werving- en selectie griffier € Inzet griffier 3 € Opkomst bevorderende maatregelen verkiezingen € Inzet Procesbegeleider € Inzet opgavemanager € Inzet kwartiermaker € Inzet projectmanager 4 € Inzet inhoudelijke ondersteuning bouwstenen € Inzet projectsecretaris 1 € Inzet projectsecretaris 2 5 € Inzet PMO'er 6 € Communicatiekosten fusie € Externe expertise inspiratiesessies € Opdrachten Voorne Academie 7 € Begeleiding gemeentesecretarissen 8 € Representatiekosten € Strategische visie € Besturingsvisie 9 € Dienstverleningsconcept 10 € Werving gemeentesecretaris (inclusief assesment) 11 € Werving 2 directeuren Voorne aan € Zee 12 Huisvestingsvisie 13 € I-visie (native consulting) €

Projectorganisatie

Opgave ondersteuning

Opdracht opgavemanager

Was

Wordt 127.104

€

130.857

30.000 30.000 -

€ € €

5.000 30.000 50.000

78.000 20.912 120.000 180.000

€ € € € €

50.000 78.000 20.912 120.000 182.500

40.000 65.000 70.000 350.000 15.000 102.500 20.000 5.000 5.000

€ € € € € € € € € € € €

40.000 65.000 31.000 123.000 350.000 15.000 192.500 2.100 20.000 13.943 -

10.000

€

32.440

10.000 10.000

€ € €

60.000 33.825 10.000

Onderzoek participatiewet (sociaal domein) 14 Externe begeleiding participatietraject

€

10.000

€

19.720

20.000

€

60.000

€

75.000

Onvoorzien opgavemanagement 18 Externe expertise Fysiek domein Externe expertise Sociaal domein 19

€ € € € € €

31.409 30.000 30.000

€ € € €

75.000 51.825 30.000 100.000

Uitvoering bouwsteenplan 20

€

138.575

€

279.075

Uitvoering bouwsteenplan 21

€

730.000

€

619.011

Uitvoering bouwsteenplan

€

200.000

€

200.000

Uitvoering bouwsteenplan 22 Uitvoering bouwsteenplan 23

€ €

11.500 1.500.000

€ €

2.035.000

Uitvoering bouwsteenplan

PM €

3.990.000

€ €

159.292 5.361.000

15

Projectmanagement herindelingsverkiezingen 16 Projectmanagement basisregistraties 17

Fysiek Domein Sociaal Domein Bouwsteen Personeel & Organisatie Bouwsteen Dienstverlening & Communicatie Bouwsteen Financiën & Belastingen Bouwsteen Harmonisatie Bouwsteen ICT-IV Bouwsteen Huisvesting & Faciliteiten

1.

Dit budget is verhoogd in verband met extra kosten voor inzet griffie. Dit budget is verlaagd in verband met minder uitgaven voor Externe expertise en organiseren raadswerkgroepen. 3. Dit budget is toegevoegd, er was nog niet begroot voor de inzet van de kwartiermaker/beoogd griffier. 4. Dit budget is verhoogd in verband met de verlenging van de projectmanager. 5. Dit budget is toegevoegd in verband het aannemen van een tweede projectsecretaris door een te hoge werklading. 6. Dit budget is verhoogd in verband met de verlenging van de PMO’er. 7. Dit budget is verhoogd in verband met een uitbreiding van de opdracht van de Voorne Academie, e.g. fusie festival, Management Development trajecten en cultuurtrajecten (Begeleiding en coaching). 8. Dit budget is toegevoegd in verband met het aannemen van begeleiding voor de gemeentesecretarissen. 9. Dit budget is verhoogd in verband met het meerwerk dat is geleverd voor de Besturingsvisie. 10. Dit budget is verlaagd omdat er geen uitgaven meer zijn gedaan voor het dienstverleningsconcept. 11. Dit budget is verhoogd in verband met extra kosten in 2022 voor de werving van de kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris. Er is pas gefactureerd in 2022 ipv in 2021, waarop deze post begroot was. Het budget van 2021 ad € 20.000 is hierdoor niet benut.

Voor 2022 is een kleiner budget begroot ad € 10.000, hierdoor is er een verhoging nodig voor het budget van 2022. 12. Dit budget is toegevoegd in verband de werving van 2 directeuren Voorne aan Zee in 2022. 13. Dit budget is verhoogd in verband met extra kosten in 2022. Door een verschuiving in de planning van de huisvestingsvisie is het budget van 2021 niet benut ad € 20.000. Voor 2022 was een kleiner budget begroot ad € 10.000, hierdoor is er een verhoging nodig voor het budget van 2022. 14. Dit budget is verhoogd in verband met extra kosten van de verdiepende onderzoek. 15. Dit budget is verhoogd in verband met de inhuur van een weekbeleidsadviseur, waardoor er extra kosten zijn. 16. Dit budget is toegevoegd in verband het aannemen van een projectmanager herindelingsverkiezingen. 2.

17.

Dit budget is toegevoegd in verband het aannemen van een projectmanager basisregistraties. Dit budget is verhoogd om eventuele extra kosten op te kunnen vangen. 19. Dit budget is verhoogd in verband met het aannemen van een extern adviseur implementatie participatiewet en ICT migratie voor conversie LEEF subsidie. 20. Dit budget is verhoogd in verband met het aannemen van adviescommissie doorplaatsingen (conform overdrachtsprotocol) en het meerwerk van Leeuwendaal en BuitenhekPlus t.b.v. overgang van onderneming. 21. Dit budget is verlaagd omdat er naar verwachting minder zal worden uitgegeven in de Bouwsteen Dienstverlening & Communicatie. 22. Dit budget is verlaagd omdat de Bouwsteen Harmonisatie is opgeheven en er geen uitgaven meer gedaan kunnen worden in deze bouwsteen. 23. Dit budget is verhoogd in verband met de start van het programma zaakgericht werken en het inzetten van externe expertise in het GEO domein (GEO strategie). 18.

Voor de gemeente Westvoorne betekent dit een bijdrage van 1/3e van de stijging van € 1.371.000 van het totaalbedrag, ofwel € 457.000,-. Voorgesteld wordt om dit bedrag te onttrekken uit de Algemene Reserve. 8. Communicatie Het gewijzigde plan van aanpak Opgavemanager (versie 23 november 2021) wordt na vaststelling door het BRT ter kennisname aangeboden aan het WOR-platform en de Fusiecommissie. Daarna wordt het plan van aanpak beschikbaar gesteld via intranet. 9. Toelichting Niet van toepassing. 10. Adviezen. De commissie IZ/M heeft instemmend geadviseerd. Burgemeester en wethouders van Westvoorne, de wnd. secretaris, de burgemeester, P.A van der Wurff P.E. de Jong