06 Verslag Archief- en Informatiebeheer Westvoorne voorstel

Raadsvoorstel 2022

Rockanje, 11 mei 2022

Nr. 9235-2022 Raadsvergadering van 30 juni 2022 Aan Agendanummer Onderwerp Verslag Archief- en informatiebeheer Westvoorne 2021

de gemeenteraad

1. Gevraagd besluit In te stemmen met het verslag Archief- en informatiebeheer 2021. 2. Begrotingsprogramma, relatie met eerdere besluiten Bestuur en organisatie. 3. Aanleiding Het college is, als zorgdrager voor het archief- en informatiebeheer, verantwoordelijk voor het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen van de gemeentelijke archieven. Het college legt ingevolge de Wet dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden, alsmede de gemeentelijke Archiefverordening, jaarlijks verantwoording af aan de gemeenteraad. Het toezicht op het archief- en informatiebeheer is belegd bij de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten. Voor de verslaglegging door de archiefinspecteur is gebruik gemaakt van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Archief. Het verslag betreft uitsluitend de niet-overgebrachte archieven. Het beheer van de overgebrachte archieven is opgedragen aan de gemeenschappelijke regeling. Over dit overgebrachte archief legt de streekarchivaris verantwoording af aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. 4. Argumenten De verslaglegging van de streekarchivaris, uitgevoerd door de archiefinspecteur, geeft puntsgewijs aan in welke mate de gemeente voldoet aan de KPI’s. Voor een deel van de verbeterpunten geldt dat deze in de nieuwe fusie-organisatie zullen worden uitgevoerd.

Voor wat de toegevoegde verbeterpunten betreft: in 2021 is My-lex overheid in gebruik genomen voor het raadplegen van gegevens uit Verseon. In 2022 wordt My-lex Legacy ingericht, de archiveringstool van My-lex. Ook wordt dan het migratie- en testplan van Verseon naar My-lex opgesteld. Dit plan is noodzakelijk om een overdrachtsdocument te kunnen opstellen voor de daadwerkelijke migratie. De planning is dat Verseon eind 2022 wordt vervangen door My-lex. Het verslag vermeldt als verbeterpunt ook het opschonen van digitale gegevens. In 2021 is volop gewerkt aan de opschoning en ook in 2022 zal daar nog veel tijd in worden gestoken. In 2020 zijn de bouwarchieven van gemeente Oostvoorne en Rockanje, het archief 1990-1999 en registers van de begraafplaatsadministratie aan het streekarchief overgedragen. De administratieve afhandeling vond in 2021 plaats. Daarmee is de overdracht formeel afgehandeld. 1

Begin 2021 is het nieuwe handboek Vervanging vastgesteld. Hierin is het digitale werken met de e-Suite vastgelegd. Over de ervaring van DIV met betrekking tot de e-Suite is een opmerking gemaakt in het verslag, als zijnde een niet flexibel systeem. Inmiddels is meer bekend over de mogelijkheden en onmogelijkheden van het systeem en er zijn een aantal aanpassingen doorgevoerd. Daarnaast zijn veel fysieke stukken door de organisatie aan het archief overgedragen voor archivering. Dit gebeurde in het kader van de clean desk policy. Dit project loopt nog door in 2022. 5. Duurzaamheid N.v.t. 6. Regionale afstemming N.v.t. 7. Kosten, baten en dekking In eerste instantie zijn, in afwachting van het oordeel van de provincie, op voorhand geen financiële consequenties aan te wijzen. 8. Communicatie N.v.t. 9. Toelichting N.v.t. 10. Adviezen N.v.t. Burgemeester en wethouders van Westvoorne, de wnd. secretaris, de burgemeester, P.A van der Wurff P.E. de Jong