05 verslag auditcommissie

Verslag van de openbare vergadering van de auditcommissie, digitaal gehouden op 6 mei 2021 om 20.00 uur. Aanwezig:

mevrouw M. van der Gaag, mevrouw A. Vermeer, J. Krajenbrink en de heren E..G. Mulder en T.I. Fransman,

Mede aanVoorzitter:

wethouder J.D. de Jongh en de heren M. Oufkir en S. Barendrecht mevrouw L. M. Hamstra

Secretaris:

de heer R. de Vries (griffier)

1.

Opening.

De voorzitter opent de vergadering. De fractie van de PvdA is vanavond niet vertegenwoordigd. 2.

Vaststellen verslag auditcommissie 16 september 2020

Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. De heer De Vries zegt naar aanleiding van punt 1 (training voor raadsleden over wijziging in accountantscontrole) van de actielijst dat deze cursus voor raadsleden zal worden georganiseerd samen met Brielle en Hellevoetsluis. Naar aanleiding van punt 2 (aanbesteding accountantscontrole) zegt wethouder De Jongh dat er een programma van eisen voor de aanbesteding naar de raad toe komt. Er is dan de keus tussen het verlengen van de opdracht voor de huidige accountant voor één jaar, met de bijbehorende onrechtmatigheid, en het wel correct aanbesteden en mogelijk opnieuw inwerken van een accountant voor de periode van één jaar. De heer Mulder (D66) zegt dat ‘low profile’ gekozen zou moeten worden voor het verlengen van de huidige opdracht van één jaar en het daarmee ook accepteren van de onrechtmatigheid. Hij zegt dat het beter is geen tijd te besteden in een aanbesteding voor één jaar. Mevrouw Vermeer (PW) en mevrouw Krajenbrink (GBW) sluiten zich hierbij aan. Wethouder De Jongh zegt hierover nog overleg te zullen hebben met de provincie. De heer Barendrecht zegt dat in het 1e kwartaal van 2022 een programma van eisen wordt opgesteld voor de aanstelling van een accountant over 2022 voor de drie gemeenten. Deze zal in het 4e kwartaal 2022 de interim-controle over de jaarrekening 2022 voor de drie gemeenten doen.

De controleverklaring over de rechtmatigheid over 2022 zal door het college van de nieuwe gemeente moeten worden afgegeven. 3.

Mededelingen

Er zijn geen mededelingen. 4. Benoeming plaatsvervangend voorzitter. Mevrouw Vermeer (PW) zegt te zullen overleggen of iemand uit haar fractie dit kan doen.

1

De heer Fransman (CDA) zegt dat als niemand uit de PW-fractie dit wil doen, hij zich kandidaat stelt. De voorzitter concludeert dat de auditcommissie in haar volgende vergadering een plaatsvervangend voorzitter benoemt. 5.

Managementletter en vervolg.

Wethouder De Jongh zegt dat er veel punten terugkomen die ook vorig jaar genoemd zijn. Het team Financiën was niet in staat om verbeteringen door te voeren. Met betrekking tot de regels voor Europese aanbestedingen is geconcludeerd dat dit te groot en ingewikkeld is voor een gemeente van onze omvang. Er is nu een werkgroep die bekijkt hoe verbeteringen door te voeren met behulp van de praktijk in Hellevoetsluis. Hieruit komt een implementatieplan. Dit houdt in dat er voor de langere termijn verbeteringen komen. De heer Oufkir zegt te verwachten dat er in de loop van dit jaar meer grip komt op de inkoop en aanbesteding. De heer Barendrecht geeft aan dat bij ingewikkelde aanbesteding reeds input van Hellevoetsluis verzocht wordt. De heer Mulder (D66) zegt meer waarde te hechten aan de juistheid van de jaarrekening dan aan de rechtmatigheid. Hij vraagt of er nu wel al zicht is op de juistheid van de WMO-uitgaven uit Hellevoetsluis. De heer Oufkir zegt dat gepland is dat de controleverklaring over de WMO-uitgaven uit Hellevoetsluis op 21 mei komt. 6.

Planning jaarwerk.

De heer Oufkir zegt dat de concept-jaarrekening klaar is, de accountant is gestart met zijn werkzaamheden. Verwachting is dat de controle over twee weken gereed is en op 25 mei in college besproken kan worden. Op 31 mei kan deze dan besproken worden in het instemmingsoverleg en daarna naar commissie en raad van juni. De berap volgt hetzelfde traject als de jaarrekening en zou dus ook op 30 juni in de raad kunnen worden besproken. Voor de kadernota is een aparte raadsvergadering op 8 juli. De voorzitter zegt dat er dan in week 23 een auditcommissie gepland zou kunnen worden. 7.

Risicoreductieplan en het vervolg

De voorzitter zegt het goed zou zijn als er een tijdpad zou komen wanneer dit gereed zou zijn. De heer Barendrecht zegt dat veel maatregelen voor Westvoorne in de kadernota zullen komen. Voor zaken die de drie gemeenten aangaan zou een gelijke planning in de drie kadernota’s kunnen komen. Wethouder De Jongh zegt dat de SVHW een advies maakt over het harmoniseren van belastingen. Wat moet voor 1/1/23 en wat in de jaren daarna. De keuzes worden via de fusiecommissie aan de raden voorgelegd. Wellicht kan de SVHW een toelichting verzorgen hierover voor de drie raden. De auditcommissie kan dan eventueel fungeren als klankbordgroep.

2

De voorzitter concludeert dat de auditcommissie een rol zou kunnen spelen als klankbord op het technische vlak van deze materie. 8.

Rondvraag

De heer Fransman (CDA) vraagt om een strakke planning als de auditcommissie een rol krijgt als klankbord. De voorzitter vraagt om hiervoor twee data te plannen. De voorzitter vraagt of de auditcommissie een rol zou moeten spelen bij de bespreking van het Stedin-voorstel. Wethouder De Jongh zegt dat er verschillende informatiebijeenkomsten voor raadsleden zijn geweest over de technische inhoud. De heer Mulder (D66) vraagt of de gemeente wel geld mag lenen om aandelen te kopen. Wethouder De Jongh zegt dat er hiervoor geen geld wordt geleend, het gebeurt uit bestaande middelen. Overigens is de provincie hiermee al akkoord. De heer Barendrecht zegt dat dit mag als de raad van oordeel is dat er hiermee een publiek belang wordt gediend. De voorzitter vraagt hoe de financiering van de scholen geharmoniseerd gaat worden. Wethouder De Jongh zegt dat hierover nu al overleg is tussen de wethouders onderwijs. De heer Mulder (D66) zegt dat dit ook in het RRP staat opgenomen. Harmonisatie zal nog moeten gebeuren maar het is een politieke discussie hoe dit te doen. 9.

Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering.

Actiepunten: - in tweede kwartaal 2021 zal er een voorstel zijn voor een opleiding voor raadsleden over wijzigingen in regelgeving m.b.t. accountantscontrole. Dit zal gebeuren voor de raadsleden van de drie gemeenten van Voorne. (actie: griffier) - er komt een programma van eisen voor de aanbesteding accountantscontrole 2021 en 2022. Hierbij wordt ook de keus voorgelegd of het contract met de huidige accountant voor één jaar (2021) kan worden verlengd. (actie: wethouder De Jongh) - in de volgende vergadering van de auditcommissie wordt een nieuwe plaatsvervangend voorzitter benoemd. - er zullen twee data worden gezocht om te reserveren voor de auditcommissie als klankbord bij de harmonisatie van de belastingen.

3