05 Presentatie Berenschot benchmark formatie en kosten

Benchmark formatie en kosten Gemeente Westvoorne

| Bahamin Khossravi | Lars Bos | Jorine Rabius |

19-05-2021

Vertrouwelijk

Benchmark formatie en kosten

Agenda

1

Onderzoek en methodiek

2

Uitkomsten benchmark

3

Onderzoeksvraag, Resultaat, Hoe maak je het vergelijkbaar? Hoe meet je het?

Totale kosten, primair proces, overhead en overige opvallendheden

Samenvattend

Samenvattend, Waarde en beperkingen

Vertrouwelijk 2

1

Onderzoek en methodiek • • • • •

Onderzoeksvraag Resultaat Methodiek Wat meten we? Hoe maak je het vergelijkbaar?

Vertrouwelijk 3

Onderzoeksvraag Hoe verhouden de kosten en formatie per taak (primaire proces en overhead) van uw organisatie zich tot die van andere, vergelijkbare gemeenten? • Peildatum vastgestelde formatie: 01-01-19 • Peildatum kosten: Begroting 2019

Vertrouwelijk 4

Wat biedt de benchmark? Doel: • Inzicht bieden in de relatieve kosten en formatie van uw gemeente Resultaat: • Objectieve vergelijkingsformatie, eerste handvat voor objectieve discussie: niet het ‘’finale oordeel’’. • Vormt/biedt basis voor normering, sturing en inrichting primair proces en overhead. • Biedt focus voor vervolgonderzoek.

Vertrouwelijk 5

Van benchmark naar actieplan

Overige rapportages (o.a. financieel)

Benchmark

Interpretatie van de situatie

Kennis van anderen

Actieplan

Eigen kennis

Vertrouwelijk 6

Methodiek benchmark • Beproefde methode: Berenschot brengt sinds 2002 de formatie van >330 gemeenten in kaart • In 2015 is gestart met een vernieuwde benchmark, waarin rekening is gehouden met (recente) ontwikkelingen bij gemeenten, onder andere: - Decentralisaties - Samenwerkingsverbanden, taken belegd bij derden

• In onze vernieuwde benchmark staan de apparaatskosten centraal. Onder apparaatskosten verstaan wij de volgende kosten: - Loonkosten - Inhuurkosten - Materiële kosten - Kosten van taken belegd bij derden - Gecorrigeerd voor opbrengsten uit diensten voor derden

• Daarnaast biedt de benchmark inzicht in uw formatie en werklastbepalende factoren. • De benchmark sluit aan bij de BBV-indeling. Vertrouwelijk 7

Wat meten we? Primair proces • Indeling in 24 clusters Overhead • Indeling in 11 categorieën Overige kosten • Materiële kosten van informatisering en automatisering • Huisvestingskosten gemeentekantoren

Vertrouwelijk 8

Primair proces • Het geheel aan diensten en voorzieningen dat door de gemeente geboden wordt aan de burgers. • Deze gemeentelijke taken zijn uitgesplitst naar de volgende 24 clusters: Cluster 1: Burgerzaken Cluster 2: Openbare orde en veiligheid Cluster 3: Verkeer, vervoer en wegen Cluster 4: Parkeren Cluster 5: Water Cluster 6: Economische zaken Cluster 7: Educatie Cluster 8: Kunst, cultuur en oudheidkunde Cluster 9: Sport Cluster 10: Groen Cluster 11: Recreatie en ontspanning Cluster 12: Werk & inkomen en schuldhulp

Cluster 13: Wmo Cluster 14: Jeugd Cluster 15: Maatschappelijke opvang en welzijn Cluster 16: Volksgezondheid Cluster 17: Afval Cluster 18: Riolering ​Cluster 19: Milieu en duurzaamheid Cluster 20: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting Cluster 21: Bouwgrondexploitatie en Geo-informatie Cluster 22: Wabo Cluster 23: Belastingen en Woz Cluster 24: Griffie, raad en rekenkamer

Vertrouwelijk 9

Overhead • Geheel van functies dat gericht is op sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. • Overheadfuncties staan niet rechtstreeks ten dienste van de burger, maar leveren indirect een bijdrage aan het functioneren van de organisatie. • Deze overheadtaken zijn uitgesplitst naar de volgende elf categorieën: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Directie en management primair proces Secretariaten primair proces Bestuurszaken en bestuursondersteuning Personeel en organisatie Financiën en control Informatisering en automatisering

7. 8. 9. 10. 11.

Juridische zaken Communicatie Kwaliteitszorg Facilitaire dienst Inkoop

Vertrouwelijk 10

Hoe maak je het vergelijkbaar? • Gemeenten zijn boeiende, maar ook complexe en diverse organisaties: elke gemeente is uniek. • Uniforme indeling is leidend, niet de organisatiestructuur van een gemeente. Dit vergt een vertaling van uw formatie en kosten naar onze generieke indeling. • Zorgvuldige validatieproces om appels met appels te vergelijken. • Kosten staan centraal, hiermee houden we rekening met verschillen in uitbesteding. • Referentiegroep op maat, waarin we rekening houden met verschillen in omvang, bevolkingsdichtheid, sociale structuur, centrum functie en % taken belegd bij derden. • 102 zorgvuldig gekozen werklastindicatoren in het primaire proces en de overhead om de kosten te duiden en cijfers te voorzien van de juiste nuances.

Vertrouwelijk 11

Waarde en beperkingen • Benchmark geeft een eerste indruk • Voor verklaren van verschillen en inventarisatie mogelijke bijstellingen is verdieping nodig • Allerlei factoren van invloed: − Omgevingskenmerken − Ambitie − Kwaliteit/Dienstverleningsniveau − Organisatie/Sturingsmodel − Historie − Betaalbaarheid − Etc.

Vertrouwelijk 12

Uw referentiegroep Naam gemeente

Inwoners

Bevolkingsdichtheid (inwoners/km2)

Sociale structuur

% taken belegd bij derden primair proces

Centrumfunctie

Bergen

13.098

127

Redelijk

32%

Weinig

Brielle

17.203

624

Goed

31%

Weinig

Landerd

15.330

218

Goed

48%

Weinig

Meerssen

19.075

712

Redelijk

47%

Weinig

Montfoort

13.869

369

Goed

62%

Zonder

Olst-Wijhe

18.069

159

Goed

48%

Weinig

Sint Anthonis

11.595

117

Goed

37%

Weinig

Waterland

17.259

332

Goed

36%

Zonder

Westvoorne

14.633

275

Goed

39%

Weinig

Vertrouwelijk 13

2

Uitkomsten benchmark • • •

Totale apparaatskosten Primair proces en overhead Overige kosten

Vertrouwelijk 14

Totale apparaatskosten per inwoner

De totale apparaatskosten (primair proces en overhead) per inwoner van uw gemeente zijn 18% hoger dan gemiddeld (+€ 2,9 miljoen).

Vertrouwelijk 15

Totale apparaatskosten (verdeling primair/overhead) per inwoner

Primair proces per inwoner: •

Overhead per inwoner:

13% hogere kosten (+€ 1,6 miljoen) • • 25% meer formatie (+17,1 fte) • Minder taken belegd bij derden (39%) dan gemiddeld (42%).

36% hogere kosten (+€ 1,4 miljoen) • 25% meer formatie (+8,4 fte) • Meer taken belegd bij derden (16%) dan gemiddeld (9%).

Overhead per fte: •

3% hogere kosten (+€ 0,2 miljoen) • 5% minder formatie (-2,4 fte) Vertrouwelijk 16

Primair proces

Vergelijking kosten clusters (1/3) * € per inwoner

Cluster

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

Totale apparaatskosten primair proces

+13%

+€ 1.588.280

€649

66_41

€1.083

Cluster 11: Recreatie en ontspanning

+196%

+€ 506.416

€3

100_29

€52

Cluster 10: Groen

+43%

+€ 412.120

€42

100_45

€93

Cluster 17: Afval

+29%

+€ 321.524

€53

100_51

€99

Cluster 2: Openbare orde en veiligheid

+24%

+€ 317.302

€66

90_46

€115

Cluster 9: Sport

+40%

+€ 310.318

€14

63_41

€110

Cluster 19: Milieu en duurzaamheid

+68%

+€ 276.111

€11

100_46

€46

Cluster 18: Riolering

+46%

+€ 226.632

€21

100_44

€49

Cluster 15: Maatschappelijke opvang en welzijn

+31%

+€ 123.096

€8

81_57

€42

* Alleen de opvallende clusters worden behandeld. Voor de meeste opvallende clusters (hogere of lagere kosten/formatie ten opzichte van andere gemeenten) geldt dat deze op basis van de benchmark goed te verklaren zijn!

Uw waarde Gemiddelde van de referentiegroep

Vertrouwelijk 17

Primair proces

Vergelijking kosten clusters (2/3) € per inwoner

Cluster

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

Cluster 4: Parkeren

+162%

+€ 80.705

€0

91_34

€10

Cluster 8: Kunst, cultuur en oudheidkunde

+20%

+€ 56.928

€3

28_22

€76

Cluster 23: Belastingen en Woz

+24%

+€ 52.825

€9

90_55

€20

Cluster 3: Verkeer, vervoer en wegen

+4%

+€ 38.244

€41

31_27

€104

Cluster 5: Water

-0%

-€ 187

€0

24_24

€16

Cluster 24: Griffie, raad en rekenkamer

-11%

-€ 14.166

€6

15_25

€16

Cluster 6: Economische zaken

-15%

-€ 20.783

€3

36_48

€16

Cluster 21: Bouwgrondexploitatie en Geo-informatie

-23%

-€ 37.961

€6

13_28

€23

Uw waarde Gemiddelde van de referentiegroep

Vertrouwelijk 18

Primair proces

Vergelijking kosten clusters (3/3) € per inwoner

Cluster

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

Cluster 1: Burgerzaken

-17%

-€ 56.425

€12

29_48

€34

Cluster 20: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting

-20%

-€ 82.821

€18

20_45

€41

Cluster 12: Werk & inkomen en schuldhulp

-19%

-€ 118.470

€23

31_51

€64

Cluster 22: Wabo

-24%

-€ 144.968

€12

26_40

€84

Cluster 16: Volksgezondheid

-28%

-€ 148.450

€26

0_60

€43

Cluster 7: Educatie

-14%

-€ 149.568

€25

20_26

€213

Cluster 13: Wmo

-35%

-€ 176.901

€13

20_46

€58

Cluster 14: Jeugd

-42%

-€ 182.908

€9

19_50

€50

Uw waarde Gemiddelde van de referentiegroep

Vertrouwelijk 19

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Groen • De kosten zijn 43% hoger per inwoner (+€ 0,4 miljoen). Uw kosten zijn de hoogste kosten van de referentiegroep.

- Dit betreft alleen de kosten voor het dagelijks beheer en onderhoud. Groot onderhoud en investeringen laten wij buiten beschouwing.

• Uw kosten liggen niet in verhouding met uw werklast:

- Aantal ha groen (per inwoner): -73% - Aantal ha groen (per opp): -73% - Aantal begraafplaatsen in gemeentelijk beheer: +2% - Uw gemeente streeft naar kwaliteitsniveau 4. Gemiddeld in de referentiegroep is dit 3.

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende:

- Uw gemeente heeft hogere loonkosten (+€ 0,4 miljoen) en hogere materiële kosten (+€ 0,4 miljoen) dan gemiddeld. - Uw kosten van taken belegd bij derden (-€ 0,3 miljoen) zijn lager dan gemiddeld.

• Er wordt 8,9 fte meer formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: +9,6 fte - Beleid: -0,6 fte - Regie/contractmanagement: -0,0 fte

Vertrouwelijk 20

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Afval • De kosten zijn 29% hoger per inwoner (+€ 0,3 miljoen). Uw kosten zijn de hoogste kosten van de referentiegroep. • Uw kosten liggen niet in verhouding met uw werklast: - Omgevingsadressendichtheid: +10% - Aantal woonruimten en bedrijfsvestigingen: +10%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende:

- Uw kosten van taken belegd bij derden (+0,2 miljoen) en loonkosten (+€ 0,1 miljoen) zijn hoger dan gemiddeld.

• Er wordt 1,3 fte meer formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: +1,1 fte - Beleid: +0,0 fte - Regie/contractmanagement: +0,2 fte

Vertrouwelijk 21

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Milieu en duurzaamheid • De kosten zijn 68% hoger per inwoner (+€ 0,3 miljoen). Uw kosten zijn de hoogste kosten van de referentiegroep. • Uw kosten liggen niet in verhouding met uw werklast:

- Aantal verleende omgevingsvergunningen met activiteit milieu: -80% - Omgevingsadressendichtheid: +10% - Bedrijfsvestigingen: +7%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende:

- Uw kosten van taken belegd bij derden (+€ 0,1 miljoen) en loonkosten (+€ 0,1 miljoen) zijn hoger dan gemiddeld.

• Er wordt 2,3 fte meer formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: +1,6 fte - Beleid: +0,2 fte - Regie/contractmanagement: +0,5 fte

Vertrouwelijk 22

Overhead

Kosten Overhead afgezet per inwoner: • 36% hogere kosten (+€ 1,4 miljoen) • 25% meer formatie (+8,4 fte)

Overhead afgezet tegen de werklast* (per fte):

• 3% hogere kosten (+€ 0,2 miljoen) • 5% minder formatie (-2,4 fte)

* In onze optiek dient de overhead van een organisatie in verhouding te staan tot de omvang van de organisatie als geheel. De formatie bepaalt immers het aantal interne klanten en is daarmee de grootste werklastbepalende factor. Voor een goede vergelijkbaarheid kunnen we het beste daarom de overheadkosten en -formatie afzetten tegen de totale formatie.

Vertrouwelijk 23

Overhead

Vergelijking kosten € per fte Categorie

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

+3%

+€ 158.619

€28.781

59_51

€44.035

Categorie 1: Directie en management primair proces

+55%

+€ 375.818

€3.191

100_39

€7.769

Categorie 6: Informatisering en Automatisering

+12%

+€ 238.851

€9.572

73_53

€18.355

Categorie 2: Secretariaten primair proces

+0%

+€ 212

€225

35_35

€1.732

Categorie 9: Kwaliteitszorg

-47%

-€ 8.993

€0

15_29

€468

Categorie 4: Personeel en Organisatie

-3%

-€ 10.233

€1.859

44_49

€3.334

Categorie 11: Inkoop

-75%

-€ 29.640

€0

8_34

€852

Categorie 10: Facilitaire dienst

-6%

-€ 30.273

€2.611

38_47

€5.243

Categorie 8: Communicatie

-27%

-€ 56.717

€1.081

5_40

€2.260

Categorie 7: Juridische Zaken

-74%

-€ 97.176

€0

10_41

€2.349

Categorie 3: Bestuurszaken en bestuursondersteuning

-39%

-€ 107.225

€472

19_39

€4.457

Categorie 5: Financiën en Control

-16%

-€ 116.004

€3.790

22_52

€6.627

Totale apparaatskosten overhead

Vertrouwelijk 24

Overhead

Opvallendheden Categorie 1: Directie en management primair proces • De kosten per fte zijn 56% hoger dan gemiddeld per fte (+€ 0,4 miljoen). De leidinggevenden pakken extra taken op, waaronder bestuur en directieadvies (dit is niet apart in kaart gebracht en daarom ook niet gecorrigeerd in de benchmark). • Uw gemeente zet 3,9 fte meer formatie in dan gemiddeld: - Gemeentesecretaris/Directie: -0,4 fte (u heeft in totaal 1,1 fte) - Lijnmanagement tweede laag: -0,2 fte (u heeft in totaal 3,1 fte) - Lijnmanagement derde laag: +4,5 fte (u heeft in totaal 6,2 fte) - Lijnmanagement overige lagen: 0,0 fte (u heeft in totaal 0,0 fte)

Vertrouwelijk 25

Overhead

Opvallendheden Categorie 6: Informatisering en Automatisering • De kosten (incl. materiële kosten) per fte zijn 12% hoger dan gemiddeld (+€ 0,2 miljoen). - Hogere kosten van taken belegd bij derden (+€ 0,3 miljoen) - Hogere materiële kosten dan gemiddeld (+€ 0,2 miljoen) - Lagere loonkosten (-€ 0,3 miljoen)

• Indien we uw totale uitvoeringskosten (loon, inhuur, uitbesteding, minus detachering) per taak vergelijken met de referentiegroep, vallen de volgende taken op (met tussen haakjes de vergelijking van alleen uw formatie):

- Systeem- en netwerkbeheer: +€ 0,1 miljoen (-1,1 fte) - Beleid/advies: -€ 0,1 miljoen (-0,4 fte) - DIV: -€ 0,1 miljoen (-1,3 fte) - Op de taken management, helpdesk, applicatiebeheer, ICT projecten en secretariaat liggen uw kosten rond het gemiddelde.

• De volgende materiële kosten vallen op: - Inventaris en servers: +€ 0,1 miljoen - Licenties en contracten: +€ 0,1 miljoen - Projecten: +€ 0,1 miljoen

• Het aantal accounts per fte is 19% lager dan gemiddeld en het aantal ICT-meldingen per account is 14% hoger dan gemiddeld.

Vertrouwelijk 26

Overhead

Opvallendheden Categorie 3: Bestuurszaken en bestuursondersteuning • De kosten per fte zijn 39% lager dan gemiddeld (-€ 0,1 miljoen). • De formatie die uw gemeente inzet is 1,4 fte lager dan gemiddeld: - Management: +0,0 fte - Adviseurs/medewerkers: -1,4 fte - Secretariaat bestuur en directie: -0,1 fte

Vertrouwelijk 27

Overhead

Opvallendheden Categorie 5: Financiën en Control • De kosten per fte zijn 16% lager dan gemiddeld (-€ 0,1 miljoen). • De formatie die uw gemeente inzet is 0,7 fte lager dan gemiddeld:

- Controlling/beleid/advies/planning & control: -1,3 fte - AO/IC, interne accountantsdienst/EDP-audit: -0,4 fte - Secretariaat: +0,1 fte - Management: +0,2 fte - Overige F&C taken (treasury, verzekeringen, rechtmatigheidsonderzoek): +0,3 fte - Financiële administratie: +0,4 fte

Vertrouwelijk 28

3

Samenvattend • •

Hoofduitkomsten Waarde en beperkingen

Vertrouwelijk 29

Samenvattend (1/2) Totale kosten (primair proces + overhead) per inwoner zijn +18% hoger dan gemiddeld. Overhead

• Uw overheadkosten zijn 36% hoger per inwoner. Afgezet tegen het aantal fte dat zij moeten bedienen, zijn uw overheadkosten 3% hoger dan gemiddeld. De overhead kosten liggen hiermee in verhouding met de werklast. • Uw totale formatie bestaat voor 31,2% uit overhead. Gemiddeld in de referentiegroep is dit 32,9%. • Aandachtspunten met hogere kosten zijn: - Directie en management primair proces - Informatisering en automatisering • Aandachtspunten met lagere kosten zijn: - Bestuurszaken en bestuursondersteuning - Financiën en control Vertrouwelijk 30

Samenvattend (2/2) Primair proces

• De kosten per inwoner zijn 13% hoger dan gemiddeld. Voor de meeste opvallende clusters (+/- € 150.000 t.o.v. referentiegroep) liggen de kosten in verhouding met de werklast van de gemeente. • Aandachtspunten met hogere kosten zijn: • Groen • Afval • Milieu en duurzaamheid • Er zijn geen aandachtspunten met lagere kosten.

Vertrouwelijk 31

Waarde en beperkingen • Benchmark geeft een eerste indruk • Voor verklaren van verschillen en inventarisatie mogelijke bijstellingen is verdieping nodig • Allerlei factoren van invloed: − Omgevingskenmerken − Ambitie − Kwaliteit/Dienstverleningsniveau − Organisatie/Sturingsmodel − Historie − Betaalbaarheid − Etc.

Vertrouwelijk 32

Van benchmark naar actieplan

Overige rapportages (o.a. financieel)

Benchmark

Interpretatie van de situatie

Kennis van anderen

Actieplan

Eigen kennis

Vertrouwelijk 33

Stand van zaken t.o.v. benchmark gemeente Westvoorne 2019 Primair proces: • Groen: Westvoorne hanteert een hoger onderhoudsniveau (3 vs. 4) en levert extra dienstverlening. Per 2023 is er een bezuiniging van € 130.000 ingeboekt. • Afval: hogere kosten door geografische ligging en gratis extra dienstverlening. • Milieu en duurzaamheid: duurzaamheid is een coalitiespeerpunt, geografische ligging. Overhead: • Directie en management primair proces: herstructurering organisatie met als gevolg reducering (3) leidinggevende functies op directie – en management niveau. • Informatisering en automatisering: behelst niet alleen I&A, ook Geo en telefonie is ondergebracht bij Syntrophos. • Bestuurszaken en bestuursondersteuning: invulling functionaris bestuursadviseur. • Financiën: herbezetting vacatures Financiën inclusief concerncontrol. Vertrouwelijk 34

Contactpersonen

Bahamin Khossravi b.khossravi@berenschot.nl

Marly Beskers- te Selle m.beskers@berenschot.nl

Lars Bos l.bos@berenschot.nl

Vanja van Sprakelaar v.vansprakelaar@berenschot.nl

Telefoonnummer: 030-2916848

Jorine Rabius j.rabius@berenschot.nl

Sarah Ponten s.ponten@berenschot.nl

Esther Peeters e.peeters@berenschot.nl

Berenschot B.V. Postbus 8039 3503 RA UTRECHT

Vertrouwelijk 35

Berenschot is een onafhankelijk organisatieadviesbureau met 350 medewerkers wereldwijd. Al 80 jaar verrassen wij onze opdrachtgevers in de publieke en private sector met slimme en nieuwe inzichten. We verwerven ze en maken ze toepasbaar. Dit door innovatie te koppelen aan creativiteit. Steeds opnieuw. Klanten kiezen voor Berenschot omdat onze adviezen hen op een voorsprong zetten.

Berenschot Groep B.V.

Europalaan 40, 3526 KS Utrecht Postbus 8039, 3503 RA Utrecht 030 2 916 916

www.berenschot.nl /berenschot Vertrouwelijk