04.a def verslag BRT 11 oktober 2022

VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM (BRT)

Datum Tijd Locatie Leden

: : : :

Adviseurs

:

11 oktober 2022 14.30 – 15.50 uur Raadzaal Hellevoetsluis Dirk Louter (vz), Milene Junius, Margriet den Brok, Peter de Jong, Gregor Rensen Vincent Florijn, Caroline van Hilten (verslag).

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda Milene opent de vergadering en neemt tot agendapunt 7 de rol van voorzitter waar, daarna neemt Dirk het van haar over. Bert en Jorriena zijn afwezig en worden niet vervangen. Anne-Marie wordt vervangen door Caroline (verslaglegging). 2. Concept verslag BRT 27 september 2022 Het BRT a. Stelt het verslag van BRT 27 september 2022 ongewijzigd vast. 3. Terugblik Voornedag colleges 4 oktober 2022 Het BRT kijkt terug op een goede en informatieve bijeenkomst waarbij alleen de werkvorm bij onderwerp Woonbedrijf wat minder aansprak. Besproken wordt dat de nieuwe gemeente, als eigenaar van het Woonbedrijf, in de toekomst voor lastige dilemma’s kan worden gesteld. Denk aan de rol eigenaar t.o.v. andere woningaanbieders en de grootte van de woningvoorraad. Peter geeft aan dat deze uitdagingen niet nieuw zijn en er kennis over aanwezig is bij Westvoorne. Het BRT a. Stelt voor om tijdens de Voornedag colleges van 18 oktober dit onderwerp nog even kort te bespreken. 4. Terugblik fusiecommissie 10 oktober 2022 Er was enige discussie over het financieringsvoorstel sociaal domein. De memo klopt inhoudelijk. De verwarring is ontstaan doordat de gemeenten verschillende werkwijzen hebben ten aanzien van reserveringen.

De ene gemeente (Brielle en Westvoorne) maakt een reservering vooraf binnen een programma of project, de andere gemeente (Hellevoetsluis) activeert het bedrag dat ze op dat moment nodig heeft voor een programma of project vanuit een grote reserveringspot. Naar aanleiding van de discussie in de commissie zijn er vragen door de pers gesteld. Afgesproken wordt de beantwoording van deze vragen met de raadsleden te delen. 5. Memo Besluitvorming huidige raden en nieuwe raad (ter bespreking)

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 11 oktober 2022

Naar aanleiding van vragen over besluitvorming voor en na de fusiedatum, heeft procesbegeleider Dirk Louter daarover een memo met aandachtspunten en aanbevelingen opgesteld. Deze memo was ook geagendeerd voor de fusiecommissie van 10 oktober. Het BRT a. Vindt de memo duidelijk en heeft hier geen verder vragen over. b. Neemt de memo voor kennisgeving aan. 6. Voordracht GS aanstelling tijdelijke secretaris en griffier (ter bespreking) Op verzoek van de griffiers heeft de provincie uitleg gegeven over het proces van aanstelling van de tijdelijk griffier en de tijdelijk secretaris voor VaZ. Uiterlijk een maand voorafgaand aan de herindeling benoemen GS van Zuid-Holland een tijdelijk secretaris en griffier (artikel 61 Arhi). Deze benoeming betreft de periode van herindelingsdatum totdat de nieuwe secretaris en griffier benoemd is door respectievelijk college en raad van VaZ. Het besluit van GS volgt naar aanleiding van een voordracht van de betrokken gemeenten. Dirk biedt aan om een conceptbrief op te stellen. Het BRT a. Neemt kennis van het bericht van de provincie Zuid-Holland; b. Spreekt af dat: in het BRT van 25 oktober de conceptbrief voor GS wordt geagendeerd en Milene daarna namens de drie colleges de voordracht/brief indient. 7. Voortgang fusie (ter informatie) Vincent informeert over de voortgang van de fusie, aan de hand van de fusiekalenders en dashboard.

Met betrekking tot de verbouwing van de raadzaal in Hellevoetsluis wordt opgemerkt dat er na 17 november geen vergaderingen in de raadzaal kunnen plaatsvinden. Milene geeft aan dat op 20 december een afsluitende bijeenkomst staat gepland voor raad- en collegeleden van Hellevoetsluis. Op deze datum zal de raadzaal weer beschikbaar moeten zijn. Bij de bespreking van bouwsteen Dienstverlening rijst de vraag of het nog zinvol het algemene nummer 14 181 te blijven gebruiken als dit straks slechts toegang geeft tot 2 gemeenten (Nissewaard en Voorne aan Zee). Het BRT a. Neemt kennis van de stand van zaken en voortgang binnen de verschillende bouwteams. b. Vraagt aandacht voor de raadsvergadering van 20 december. 8. Verlenging opdracht projectmanager fusie (ter informatie) Team VaZ heeft besloten tot verlenging van de opdracht voor de projectmanager fusie tot 1 april 2023 (vanaf 1 januari afbouwend in uren) Het BRT a. Neemt kennis van verlenging opdracht projectmanager tot 1 april 2023. 9. Overdrachtsdocument Kunst en Cultuur VaZ (ter infomatie) In opdracht van de portefeuillehouders Kunst en cultuur van de drie gemeenten is een overdrachtsdocument Kunst en cultuur opgesteld. Besluitvorming wordt overgedragen aan de nieuwe raad van VaZ.

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 11 oktober 2022

Het BRT a. Neemt kennis van het Overdrachtsdocument Bouwstenen voor een geïntegreerd cultuurbeleid VaZ inclusief kosteninventarisatie’ 10. Voornedag colleges 18 oktober 2022 (ter bespreking) Op 18 oktober is er een extra Voornedag colleges. Onderwerp is: follow-up veranderstrategie en managementfilosofie, procesaanpak doorontwikkeling. Het BRT geeft aan dat zij graag concreet willen inzoomen op aandachtspunten binnen de hoofdstructuur. Het BRT a. Kijkt uit naar de presentatie over leiderschapsstijlen. b. Wil tijdens de Voornedag bepaalde elementen van de hoofdstructuur verder concreet maken. Het gaat dan om hoe elementen als strategisch vermogen en opgave gericht werken worden meegenomen in de ontwikkeling van de nieuwe organisatie. 11. W.v.t.t.k. - Gregor geeft aan dat er een wisseling in de raad is geweest. - Op 9 november staat radenbijeenkomst gepland over het begrotingsproces. Het BRT wil graag op 1 november de presentatie zien. Aangeraden wordt om communicatie te laten meedenken over de presentatie om te voorkomen dat het een te technisch verhaal wordt. - Het BRT wil graag een en een actueel financieel overzicht hebben m.b.t. het fusietraject. Vincent gaat hier z.s.m. achteraan. - In lijn met de vergaderingen van de fusiecommissie: de vergaderingen van het BRT blijven geagendeerd staan. Hoewel er minder besluitvorming nodig is, is het belangrijk informatie over o.m.

de voortgang te blijven delen. Het zal niet altijd nodig zijn om in vergadering bijeen te komen, gegevens rondsturen of een kort digitaal overleg zijn ook mogelijk. 12. Rondvraag en Sluiting Om 15.50 sluit Dirk de vergadering.

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 11 oktober 2022