Voorstel tot vaststelling van het Reglement van Orde van de Raad van de gemeente Westland 2022
Tekst van het document
GEMEENTE WESTLÀND
RA AD SVOORSTE L
Voorstel tol vaslstelling van het Reglement van Orde van de Raad van de gemeente Westland 2022
ln 2020 is het Reglement van Orde van de Raad en de Verordening op de raadscommissie van de gemeente Westland op een aantal punten gewijzigd. Met het aantreden van de nieuwe raad zijn deze aanpassingen geëvalueerd op eÍfectiviteit.
De griffie heeft een enquête gehouden onder alle raadsleden. De opbrengst is per partij besproken en de volledige uitkomst is besproken in het seniorenconvent. Naar aanleiding van dit overleg zijn de aanpassingen in bijgaande verordening aangegeven. Op deze manier is de verwachting dat de raad effectiever kan vergaderen.
De raad van de gemeente Westland,
de plv. griffíer,
de voor
P. van Oosten
B. R. Arends
rl
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de Raad 2022 De raad van de gemeente Westland gelet op de te dezer zake relevante wet- en regelgeving gehoord de reacties van de raadsfracties Besluit: vast te stellen het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Westland 2022
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen Artikel 1. Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: agendacommissie: de door de raad ingestelde agendacommissie die als voornaamste taak heeft het vaststellen van de voorlopige agenda’s van de vergaderingen van de gemeenteraad
en de door de gemeenteraad ingestelde raadscommissies; amendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing; college: het college van burgemeester en wethouders; commissie: een commissie door de raad ingesteld; griffier: griffier van de raad of diens plaatsevervanger; initiatiefvoorstel: voorstel van een raadslid voor een verordening of ander voorstel; leden: leden van de gemeenteraad; motie: verklaring waarmee een oordeel, opdracht, wens, verzoek of besluit wordt uitgesproken; ontwerp-raadsbesluit: het daadwerkelijke besluit dat aan de raad wordt voorgelegd en waarover stemming kan plaatsvinden en dat is bijgevoegd bij een raadsvoorstel of initiatiefvoorstel; seniorenconvent: een overleg bestaande uit de gezamenlijke fractievoorzitters onder voorzitterschap van de burgemeester; steunraadslid: door een fractie aangesteld persoon, die als lid een plaats heeft op de kandidatenlijst, maar niet is verkozen tot raadslid, die als lid van een commissie de fractie vertegenwoordigt en de fractie anderszins bijstaat in het werk ten behoeve van de raad. subamendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een aanhangig amendement voorstel van orde: voorstel betreffende de orde van de vergadering; voorzitter: voorzitter van de raad of diens plaatsvervanger;
Artikel 2. De agendacommissie 1. Er is een agendacommissie die bestaat uit: a. de burgemeester, die als voorzitter van de raad als adviseur van de agendacommissie fungeert b. de plaatsvervangend voorzitter van de raad, die als voorzitter van de agendacommissie fungeert c. de voorzitters van de raadscommissies. 2. De griffier of diens plaatsvervanger is bij elke vergadering van de agendacommissie aanwezig.
1
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
3. De agendacommissie kan anderen uitnodigen deel te nemen aan de vergaderingen en kan het college verzoeken de gemeentesecretaris in de vergadering aanwezig te laten zijn en deel te laten nemen aan de beraadslagingen. 4. De agendacommissie heeft in ieder geval de volgende taken: a. het vaststellen van de voorlopige agenda’s voor de vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies; b. het voorstellen van de vergadercyclus van de raad en van de raadscommissies, alsook die van de agendacommissie; 5. De agendacommissie vergadert zo vaak als nodig wordt geacht in verband met de vervulling van de aan haar opgedragen taken. 6. De griffier is secretaris van de agendacommisie, de voorstellen die uitgaan van de agendacommissie worden door de agendacommissie ter kennis gebracht van de leden van de raad en het college. Artikel 3. De werkgeverscommissie Vervalt. Artikel 4. Het seniorenconvent De gemeenteraad kent een seniorenconvent. 1. Dit overleg bestaat uit de gezamenlijke fractievoorzitters, onder voorzitterschap van de burgemeester. Het seniorenconvent komt bij elkaar, ook als één (of meer) fractievoorzitters 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
niet aanwezig kan/kunnen of wenst/wensen te zijn. De griffier is secretaris van het seniorenconvent en is bij elke vergadering aanwezig. Op verzoek van de burgemeester kunnen een of meer leden van het college aan het overleg deelnemen. Aangelegenheden betreffende het functioneren van de burgemeester kunnen worden besproken in diens afwezigheid. Het seniorenconvent fungeert namens de raad als werkgever van de griffier. Het overleg komt in uitzonderlijke gevallen bijeen wanneer één van de leden daarom verzoekt. Het overleg regelt zelf zijn werkwijze waaronder het voorzitterschap en de verslaglegging. Het overleg vergadert in beslotenheid en betracht geheimhouding ten aanzien van het besprokene.
Artikel 5. De griffier 1. De griffier is aanwezig in raadsvergaderingen en vergaderingen van de agendacommissie en 2.
kan aanwezig zijn in raadscommissievergaderingen. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een door de raad aangewezen
3.
plaatsvervanger. De griffier kan op uitnodiging van de voorzitter aan beraadslagingen in raadsvergaderingen
4.
deelnemen. De griffier geeft aan de agendacommissie gevraagd en ongevraagd advies en kan daartoe in de agendacommissie het woord voeren.
Artikel 6. Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden 1.
Bij de benoeming van nieuwe raadsleden stelt de raad aan het begin van de bestuursperiode
2.
een commissie in bestaande uit drie raadsleden. De commissie onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuw benoemde raadsleden en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de toelating
2
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
3. 4.
van de nieuw benoemde raadsleden tot de raad. Indien van toepassing, wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies. Het onderzoek van het proces-verbaal van het centraal stembureau gebeurt in de laatste raadsvergadering in oude samenstelling na de raadsverkiezingen. Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten raadsleden op om in de eerste raadsvergadering in nieuwe samenstelling, bedoeld in artikel 18 van de Gemeentewet, de
5.
voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen. In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter in afwijking van het voorgaande een nieuw benoemd raadslid op voor de raadsvergadering waarin over diens
6.
toelating wordt beslist om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen. Voor steunraadsleden geldt dezelfde procedure; steunraadsleden worden door de raadsfractie benoemd; zij worden als zodanig door de raad beëdigd.
Artikel 7. Benoeming wethouders Bij de benoeming van een wethouder stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden. De commissie onderzoekt of benoeming van de kandidaat voldoet aan de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b, eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid, van de Gemeentewet en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder. Artikel 8. Fracties 1. 2.
3. 4.
5.
Raadsleden die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zitting als één fractie beschouwd. Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Als daar geen aanduiding was geplaatst, deelt de fractie in de eerste raadsvergadering aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad zal voeren. De namen van de fractievoorzitter en diens plaatsvervanger worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of als één of meer raadsleden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter. Een nieuwe naam van een fractie voldoet aan de eisen uit artikel G 3 van de Kieswet en wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende raadsvergadering na naamswijziging.
3
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
Hoofdstuk 2. Raadsvergaderingen Paragraaf 1. Voorbereiding Artikel 9. Oproep en voorlopige agenda 1.
2.
De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een raadsvergadering de raadsleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken. Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 10, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de raadsvergadering aan de leden gezonden.
Artikel 10. Aanvullende agenda; vaststellen agenda 1.
2.
3.
In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt. Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de raadsleden op verzoek inzage. De agenda wordt bij aanvang van een raadsvergadering door de raad vastgesteld.
Artikel 11. Publicatie van stukken 1.
2.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep openbaar gepubliceerd op de website van de gemeenteraad. Met uitzondering van stukken die op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd in overeenstemming met het Protocol geheimhouding. Deze stukken worden niet op de openbare website geplaatst.
Artikel 12. Openbare kennisgeving Raadsvergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging in tenminste één dagblad, of huis-aan-huis blad, of de website van de gemeente Westland en via relevante social media. Artikel 13. Vergaderfrequentie 1. De vergaderingen van de raad vinden plaats zoals gepland in het jaarlijks door de agendacommisie voor te stellen vergaderschema op één avond en beginnen om 19.00 uur en eindigen om 23.00 uur met een maximale uitloop tot 23.30 uur op dezelfde avond. Zij worden gehouden in de raadzaal van het gemeentehuis. 2. Bestaat een vergadering uit meer dan één zitting, dan vangt de middagzitting in de regel aan om 14.00 uur wordt zij geschorst om 18.00 uur. De avondzitting wordt in dat geval om 19.00 uur hervat. 3. De agendacommissie kan in bijzondere gevallen een andere dag en een ander aanvangstijd bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.
4
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
Paragraaf 2. Ter vergadering Artikel 14. Presentielijst 1. 2.
3. 4. 5.
De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van raadsvergaderingen. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raadsleden de presentielijst. Aan het einde van elke raadsvergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld. Een lid dat vóór het sluiten van de vergadering de vergadering verlaat, doet daarvan bij het verlaten mededeling aan de griffier die daarvan in de presentielijst een aantekening maakt. Zolang een lid zich niet op de in het tweede lid bedoelde wijze heeft afgemeld en daarvan in de presentatielijst geen aantekening is gemaakt, wordt het lid geacht aanwezig te zijn. Lid 1 vindt eveneens toepassing in het geval een raadsvergadering is verdaagd en niet op dezelfde dag wordt voortgezet.
Artikel 15. Openbare vergadering, opening, mededelingen en sluiting 1. 2. 3.
De vergadering wordt door de voorzitter geopend op het tijdstip waarop zij is belegd indien het vereiste aantal leden blijkens de presentielijst tegenwoordig is. De voorzitter van de raad kan, ook op verzoek van raadsleden, mededelingen doen. Dit verzoek dienen zij voor de aanvang van de vergadering in. De voorzitter sluit de vergadering.
Artikel 16. Secretaris De raad kan aan de secretaris, of bij afwezigheid diens plaatsvervanger, een doorlopende uitnodiging verlenen om bij iedere vergadering aanwezig te zijn. Artikel 17. Aantal spreektermijnen 1. 2. 3. 4.
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist. Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten. Raadsleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel. Het derde lid is niet van toepassing op een raadslid dat een amendement, een subamendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend, ten aanzien van de
5.
beraadslaging over het door dat raadslid ingediende. Bij de bepaling hoeveel malen een raadslid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
Artikel 18. Spreektijd 1.
Elke fractie heeft per raadsvergadering 16 minuten plus een halve minuut per fractielid
2.
spreektijd. In deze spreektijd is opgenomen al het uitgesprokene ter vergadering. Dit geldt niet voor het Vragenhalfuur en ordevoorstellen; de spreektijd gaat daarmee effectief in direct na het
3. 4.
agendapunt vaststelling van de agenda. Interpellatiedebatten en de toeliching op initiatiefvoorstellen vallen buiten de vastgestelde spreektijd. Hiervoor doet de voorzitter een ordevoorstel. Het college heeft per raadsvergadering 40 minuten totale spreektijd beschikbaar. Per raadsvergadering is er 20 minuten overige spreektijd beschikbaar voor opening en sluiting, mededelingen voorzitter, schorsingen, pauze, hamerstukken, stemmingen en insprekers.
5
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
5. 6.
In zwaarwegende gevallen kan de voorzitter besluiten de vergadering tot 23.30 uur te verlengen. In dat geval wordt de overige spreektijd verruimd. Bij tussentijdse afsplitsing van een fractie wordt de spreektijd verdeeld naar rato van het aantal leden van de oorspronkelijke fractie.
Artikel 19. Deelname aan de beraadslaging door anderen Onverminderd artikel 21 van de Gemeentewet kan de raad op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging. Artikel 20. Spreekrecht burgers 1. Burgers kunnen inspreken over een onderwerp dat op de agenda is geplaatst. 2. Het aantal insprekers is niet onbeperkt. 3. De voorzitter kan bepalen dat de verschillende meningen gelijkelijk aan bod komen door samenvoeging van insprekers. 4. Elke inspreker heeft maximaal 4 minuten ter beschikking, ingaande op het moment van de uitnodiging door de voorzitter. 5. De tekst van de inspreker wordt zoveel mogelijk schriftelijk en zo snel als mogelijk ter kennis gebracht van de raad. Hierover wordt vooraf door de griffie met de insprekers overlegd. Dit geldt ook voor de inspreker die wegens overschrijding van het aantal insprekers niet aan het woord is gekomen. De niet uitgesproken bijdrage wordt zoveel als mogelijk als schriftelijke bijdrage ter hand gesteld aan de raad. 6. Een inspreker dient zich uiterlijk een uur voorafgaand aan de vergadering aan te melden bij de griffie. 7. Over een aantal zaken kan het woord niet gevoerd worden. Dit zijn: a. over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan; b. over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; c.
indien een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend; d. over de inhoud van ingekomen stukken; e. over het onderwerp van een initiatiefvoorstel (procedurele agendering) f. als het een besluit betreft dat wordt voorbereid met de uniforme openbare voorbereidingsprocedure zoals is opgenomen in de afdeling 3.4 van de Awb; Artikel 21. Voorstellen van orde Raadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raad beslist hier terstond over. Artikel 22. Storen in rede/afwijken van onderwerp Behoudens interrupties mag een spreker niet in zijn rede worden gestoord. De voorzitter beslist over het toelaten van interrupties. De voorzitter kan een spreker dwingend verzoeken niet af te wijken van het onderwerp. Artikel 23. Belediging en ordeverstoring 1. Indien een spreker zich beledigende of ongepaste uitdrukkingen veroorlooft of op welke wijze dan ook de orde verstoort roept de voorzitter hem tot de orde. 2. Wanneer een spreker voortgaat met het bezigen van beledigende of ongepaste uitdrukkingen of het verstoren van de orde, ontneemt de voorzitter hem het woord. De spreker mag over dit onderwerp niet langer het woord voeren of aan de behandeling van het onderwerp deelnemen. Hiertegen is geen beroep bij de raad mogelijk.
6
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
3. Raadsleden onthouden zich van verbale of non-verbale adhesiebetuigingen of afkeurende uitingen die de kennelijke bedoeling hebben de orde te verstoren. Artikel 24. Schorsing vergadering 1. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en – indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord – de vergadering sluiten. 2. Een verzoek tot schorsing voor nader overleg kan gedaan worden door elk raadslid. De voorzitter bepaalt de duur van de schorsing. 3. Collegeleden kunnen ook een verzoek tot schorsing doen onder dezelfde voorwaarde als in het tweede lid. Paragraaf 3. Stemmingen Artikel 25. Stemverklaring Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, kunnen raadsleden hun voorgenomen stemgedrag kort toelichten. Artikel 26. Beslissing 1. De voorzitter sluit de beraadslaging als hij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist. 2. Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel voor de te nemen beslissing. Artikel 27. Stemming; procedure hoofdelijke stemming 1. De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is dit niet het geval dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen. 2.
Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden aantekening in het verslag vragen, dat zij geacht willen worden te
3.
hebben tegengestemd of overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming te hebben deelgenomen. Als een raadslid om stemming of hoofdelijke stemming vraagt, doet de voorzitter daarvan
4.
mededeling aan de raad. Alvorens tot een stemming over te gaan nemen de leden van de raad hun plaats in de vergaderzaal in. De voorzitter stelt vast of het aantal leden in de vergaderzaal overeenstemt
5.
met het aantal leden dat de presentielijst getekend heeft. Een lid dat de presentielijst bij aankomst in de vergaderzaal niet heeft getekend, wordt in de gelegenheid gesteld deze te tekenen alvorens de stemming een aanvang neemt. Het niet tekenen van de presentielijst heft de wettelijke plicht tot deelname aan de stemming op de grond van artikel 32 lid 2 van de Gemeentewet niet op. Bij hoofdelijke stemming roept de griffier de raadsleden bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het daarvoor bij loting aangewezen raadslid. Vervolgens geschiedt de
6.
oproeping op alfabetische volgorde. Bij hoofdelijke stemming brengen ter vergadering aanwezige raadsleden, tenzij zij overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming deel behoren te nemen,
7.
hun stem uit door in de microfoon 'voor' of 'tegen' uit te spreken, zonder enige toevoeging. Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen totdat het volgende raadslid heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming.
7
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
8.
De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee. Deze doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit.
Artikel 28. Volgorde stemming over amendementen en moties 1. Als een amendement op een voorstel is ingediend, wordt eerst over dat amendement gestemd en vervolgens over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel. 2. Als een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement waarop dat betrekking heeft. 3. Als meer amendementen of subamendementen op een voorstel zijn ingediend, wordt, onverminderd het eerste en tweede lid, eerst over het meest verstrekkende amendement of 4. 5.
subamendement gestemd. Als over een voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over de motie en vervolgens over het voorstel gestemd. Als meer moties op een voorstel zijn ingediend, wordt eerst over de meest verstrekkende motie gestemd.
Artikel 29. Stemming over personen 1. Bij stemming over personen voor voordrachten of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter drie raadsleden tot stembureau en benoemt hij één van 2.
3.
4.
5.
hen tot voorzitter. Aan de leden van de raad worden stembriefjes ter beschikking gesteld waarop de namen van de aanbevolen of voorgedragen personen vermeld staan. Bij een aanbeveling hebben de leden van de raad de vrijheid op een persoon te stemmen die niet op het stembriefje voorkomt. In dat geval vermelden zij de naam van die persoon op het stembriefje. Bij een voordracht bestaat die mogelijkheid niet. De leden van de raad hebben dan de mogelijkheid om tegen een voorgedragen persoon te stemmen. Aanwezige raadsleden zijn verplicht een door het stembureau verstrekt stembriefje in te leveren, tenzij zij overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming deel behoren te nemen. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van het stembureau beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad op voorstel van het stembureau.
Paragraaf 4. Verslaglegging; ingekomen stukken Artikel 30. Verslag 1. De griffier draagt zorg voor verslagen van raadsvergaderingen. 2. Een verslag bevat in ieder geval: a. de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en de raadsleden, allen voor b.
zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben; een aantekening van welke raadsleden afwezig waren en van de leden die overeenkomstig artikel 12 van dit Reglement van Orde de vergadering vroegtijdig
c. d.
hebben verlaten; een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; een woordelijke weergave van het gesprokene met vermelding van de namen van de
e.
sprekers; een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de raadsleden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de raadsleden die zich overeenkomstig de 8
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
f. g.
Gemeentewet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist; de tekst van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen; bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 14 door de raad is toegestaan deel te
3.
nemen aan de beraadslagingen. Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de raadsleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de raadsvergadering waarop het betrekking
4. 5.
heeft. Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de voorzitter en griffier. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt het verslag zo spoedig mogelijk na de raadsvergadering openbaar gemaakt op de in de gemeente
6.
gebruikelijke wijze. Als verslagen elektronisch beschikbaar zijn, worden ze op de website van de gemeente geplaatst.
Artikel 31. Ingekomen stukken 1.
2. 3.
Bij de raad ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst. Deze lijst wordt, inclusief een voorstel van de griffier voor (procedurele) afdoening, beschikbaar gesteld via het raadsinformatiesysteem. De raad stelt op voorstel van de voorzitter de wijze van (procedurele) afdoening van de ingekomen stukken. De raad krijgt van brieven die ter afwikkeling in handen van het college worden gesteld een kopie van het antwoord, in die zin dat ermee wordt volstaan dat deze antwoorden direct op een overzichtslijst op de agenda van de betreffende raadspreektijdenscommissie worden geplaatst.
Paragraaf 5. Besloten raadsvergaderingen Artikel 32. Toepassing reglement op besloten vergaderingen Op besloten raadsvergaderingen is dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Artikel 33. Verslag besloten vergadering 1.
Conceptverslagen en -besluitenlijsten van besloten raadsvergaderingen worden niet verspreid,
2.
maar uitsluitend voor de raadsleden ter inzage gelegd bij de griffier. Deze verslagen en besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een
3.
besluit over het al dan niet openbaar maken van het vastgestelde verslag en de besluitenlijst. Het vastgestelde verslag en de besluitenlijst worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.
Artikel 34. Opheffing geheimhouding Als de raad op grond van de artikelen 25, derde en vierde lid, 55, tweede en derde lid, of 86, tweede en derde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover conform het Protocol geheimhouding in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.
9
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
Paragraaf 6. Toehoorders en pers Artikel 35. Toehoorders en pers 1. 2.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare raadsvergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
Artikel 36. Geluid- en beeldregistraties Degenen die van een openbare raadsvergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.
10
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
Hoofdstuk 3. Bevoegdheden en instrumenten raadsleden Artikel 37. Amendementen en subamendementen 1. Raadsleden dienen amendementen en subamendementen voor het sluiten van de beraadslaging van het voorstel waarop deze betrekking hebben in bij de voorzitter. Dit gebeurt 2.
schriftelijk, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat. Intrekking door de indiener van een amendement of subamendement is mogelijk voordat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond.
Artikel 38. Moties 1. Raadsleden dienen moties schriftelijk in bij de voorzitter. 2. De behandeling van een motie vindt gelijktijdig plaats met de beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop het betrekking heeft. 3. De agendering van een zelfstandige motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp wordt eerst door de indiener(s) aangekondigd in de agendacommissie waarbij zulke moties
4.
5. 6. 7. 8. 9.
vervolgens in principe eerst ter bespreking worden geagendeerd in de daaropvolgende raadscommissie die het aangaat. Het onderwerp en de strekking van de motie moeten in de agendacommissie bekend zijn. Indien er volgens de indiener(s) redenen zijn dat een zelfstandige motie een urgent en actueel karakter heeft dan kan deze de agendacommissie dan wel de raad verzoeken om de betreffende motie direct te behandelen in de raadsvergadering. Slechts bij hoge uitzondering kan de agendering van een zelfstandige motie bij de vaststelling van de agenda van de raad plaatsvinden. De behandeling van zelfstandige moties vindt plaats nadat alle op de agenda opgenomen onderwerpen zijn behandeld. Intrekking door de indiener van een motie is mogelijk voordat de beraadslaging daarover door de raad is afgerond. Het dictum van de motie wordt door de indiener voorgelezen. De stemming over een motie kan worden aangehouden. Heeft de stemming niet plaatsgevonden in een van de drie eerstvolgende vergaderingen van de raad na het besluit tot aanhouden, dan wordt de motie geacht te zijn vervallen. De raad kan anders besluiten.
Artikel 39. Initiatiefvoorstel 1. Raadsleden dienen initiatiefvoorstellen schriftelijk via de griffier in bij de voorzitter. 2. Deze voorstellen worden op de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering geplaatst, tenzij de schriftelijke oproep hiervoor reeds verzonden is. In dat geval wordt het voorstel op 3.
de agenda van de daaropvolgende raadsvergadering geplaatst. Het voorstel wordt in de raadsvergadering waar het voor de eerste maal is geagendeerd procedureel besproken. Het voorstel wordt aan het begin van de agenda geplaatst. In deze vergadering wordt de planning van de inhoudelijke behandeling besproken. In beginsel vinden de inhoudelijke beraadslagingen over het voorstel plaats in een hiernavolgende vergadering van de raad, nadat het in een of meerdere raadscommissies
4.
voorbereidend is behandeld, indien de raad dit noodzakelijk acht. Het college wordt met inachtneming van een redelijke termijn en voordat het initiatiefvoorstel inhoudelijk wordt behandeld in staat gesteld zijn advies of reactie over het initiatiefvoorstel ter kennis van de raad te brengen. In de vergadering van de raad krijgt de indiener van het initiatiefvoorstel ter toelichting van het voorstel eerst het woord. Het spreken tijdens de beraadslagingen over het voortel geschiedt in de volgorde raad, college, indiener. Er zijn twee termijnen tenzij de raad anders beslist.
11
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
Artikel 40. Collegevoorstel 1. Een voorstel van het college aan de raad dat vermeld staat op de voorlopige agenda van de raadsvergadering, kan niet worden ingetrokken zonder toestemming van de raad. 2. Als de raad van oordeel is dat een voorstel als bedoeld in het eerste lid voor advies terug aan het college dient te worden gezonden, bepaalt de raad binnen welke termijn het voorstel opnieuw geagendeerd wordt. Artikel 41. Interpellatie 1. Raadsleden dienen verzoeken tot het houden van een interpellatie schriftelijk in bij de voorzitter. Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover 2. 3.
4.
5.
inlichtingen worden verlangd alsmede de te stellen vragen. De voorzitter brengt via de griffier de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders. Als het verzoek ten minste 48 uur voor aanvang van een raadsvergadering is ingediend of in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, wordt de interpellatie in de desbetreffende raadsvergadering geagendeerd. In andere gevallen wordt de interpellatie geagendeerd voor de daaropvolgende raadsvergadering. De raad beslist over de plaats op de agenda op voorstel van de voorzitter. Bij de beraadslaging krijgt de interpellant als eerste het woord voor het houden van de interpellatie. Hierna antwoordt het college in eerste termijn. De interpellant reageert op het antwoord in tweede termijn, waarna de overige raadsleden eveneens kunnen reageren, inclusief de leden van de fractie waar de interpellant deel van uitmaakt. Vervolgens reageert het college waarna de tweede termijn is gesloten. De interpellant kan afsluiten met het indienen van een voorstel of het afleggen van een verklaring.
Artikel 42. Schriftelijke vragen 1. Raadsleden dienen schriftelijke vragen aan het college of de burgemeester in bij de griffier. 2. Deze vragen dienen kort en duidelijk te zijn geformuleerd en voorzien van een korte toelichting. 3. De griffier brengt de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden, het 4.
college of de burgemeester en de pers. Indien tegen de beantwoording van de vragen wegens strijdigheid met het openbaar belang bezwaar bestaat bij hem of hen tot wie zij zijn gericht, wordt daarvan aan het betrokken
5.
raadslid met opgave van reden mededeling gedaan. Behoudens het bepaalde in het vierde lid worden uiterlijk binnen vier weken de vragen met de toelichting en het antwoord aan de raad toegezonden. Indien beantwoording niet binnen deze
6.
termijn kan plaatsvinden, dan stelt het college of de burgemeester de raad hiervan in kennis waarbij dan de termijn wordt aangegeven waarbinnen beantwoording zal plaats vinden, met een maximium van vier weken. Schriftelijke antwoorden van het college of de burgemeester worden door tussenkomst van de griffier aan de raadsleden toegezonden.
Artikel 43. Inlichtingen Vervallen.
12
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
Artikel 44. Vragenhalfuur 1. Het eerste halve uur van iedere raadsvergadering is bestemd voor het stellen van vragen, tenzij er bij de voorzitter geen vragen zijn ingediend. In bijzondere gevallen kan de agendacommisie bepalen dat het vragenhalfuur op een ander tijdstip wordt gehouden. De voorzitter bepaalt op welk tijdstip het vragenhalfuur eindigt. 2. Het lid van de raad dat tijdens het vragenhalfuur vragen wil stellen, meldt dit onder aanduiding van het onderwerp en de te stellen vragen uiterlijk om 12.00 uur op de vergaderdag bij de
3. 4. 5. 6. 7.
voorzitter. De vragen worden voorafgaand aan de vergadering op de website gepubliceerd. De voorzitter kan weigeren een onderwerp tijdens het vragenhalfuur aan de orde te stellen indien hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig acht aangegeven of indien het onderwerp in de raadsvergadering op diezelfde dag aan de orde komt. De voorzitter bepaalt de volgorde waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenhalfuur aan de orde worden gesteld. De voorzitter bepaalt per onderwerp de spreektijd voor de vragensteller, voor de inspreker, voor de wethouders, voor de burgemeester en voor de overige leden van de raad. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven. Na de beantwoording door het college of de burgemeester krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen. Tijdens het vragenhalfuur kunnen geen moties worden ingediend en worden geen interrupties toegelaten.
13
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE GEMEENTE WESTLAND
WESTLAND 2022
Hoofdstuk 4. Slotbepalingen Artikel 45. Uitleg reglement ln gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.
Artikel 46. Intrekken oude reglement Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Westland 2020 wordt ingetrokken.
Artíkel 47. lnwerkingtreding en citeertitel 1. Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking en op dat moment vervalt elke eerdere versie van dit reglement. 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Westland 2022.
Aldus besloten door de raad in zijn openbare vergadering van í4 september 2022, de plv. griffier,
dev
P. van Oosten
B. R. Arends
er,
Bijlage: Protocol geheimhouding
14
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
Toelichting Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen Artikel 1. Begripsbepalingen De burgemeester is voorzitter van de raad. Artikel 125, derde lid, van de Grondwet en artikel 9 van de Gemeentewet schrijven dit dwingend voor. In artikel 77, eerste lid, is bepaald dat het langstzittende raadslid het raadsvoorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester. Als twee raadsleden even lang zitting hebben, is de oudste in jaren degene die het raadsvoorzitterschap waarneemt. Daarnaast heeft de raad altijd de mogelijkheid zelf te kiezen voor een andere waarnemer. De raad kiest dan zelf een plaatsvervangend voorzitter. Het langstzittende raadslid neemt het voorzitterschap over indien zowel de voorzitter als de plaatsvervangend voorzitter afwezig zijn. De burgemeester heeft het recht op grond van artikel 21 van de Gemeentewet in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering. De werkgeversfunctie van de griffier is overgedragen aan het seniorenconvent. Artikel 83, eerste lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad bestuurscommissies kan instellen die bevoegdheden uitoefenen die hun door de raad zijn overgedragen. In het kader van deze begripsbepaling wordt met het overdragen van de werkgeversfunctie gedoeld op mandatering. Artikel 2.
De agendacommissie Er is een agendacommissie zoals alhier aangegeven. De plaatsvervangend voorzitter van de raad is tevens voorzitter van de agendacommissie. De burgemeester zal als voorzitter van de raad als toegevoegd adviseur van de agendacommissie fungeren. Hiermee wordt beoogd dat de adviseurburgemeester ook voor de agendacommssie een belangrijke schakel en verbinder kan zijn in het bestuurlijke samenspel tussen raad en college. De agendacommissie heeft geen rol bij vraagstukken van politieke aard. De agendacommissie richt zich puur op de agenda’s en op procedures en formaliteiten ten aanzien van agenda’s. Het staat de agendacommissie overigens in het algemeen vrij om in de richting van de raad uitspraken en aanbevelingen te doen over de gang van zaken rond vergaderingen alsook omtrent de informatievoorziening en de werkwijze van de raad en de door de raad ingestelde raadscommissies. Artikel 3. De werkgeverscommissie Dit arikel is vervallen; namens de raad zal het seniorenconvent als werkgever van de griffier functioneren. Artikel 4. Seniorenconvent Dit overleg bespreekt vertrouwelijk aangelegenheden onder voorzitterschap van de burgemeester. Het overleg regelt zelf zijn werkwijze. Spoedeisende kwesties, bijvoorbeeld tijdens een schorsing in de raadsvergadering, kunnen onderwerp voor het seniorenconvent zijn. Er is geen oproeptermijn. Artikel 5.
De griffier De raad is verplicht een griffier te benoemen (artikel 100 van de Gemeentewet). De griffier is in eerste instantie verantwoordelijk voor de bijstand aan de raad. Hij is in principe in elke vergadering van de raad aanwezig. De Gemeentewet eist dat de raad de vervanging van de
15
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
griffier regelt (artikel 107d, eerste lid). In het tweede lid is daarover een bepaling opgenomen. In verband met artikel 22 van de Gemeentewet (verschoningsrecht) is in het derde lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging. De in het vierde lid opgenomen bepaling over gevraagd en ongevraagd advies geven aan de agendacommissie is een verruimende maatregel binnen de wettelijke taken van de griffier, zoals neergelegd in Hoofdstuk VII paragraaf 3 van de Gemeentewet. Artikel 6. Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden Vooraf Met de geloofsbrief geeft de voorzitter van het centraal stembureau aan de benoemde kennis van zijn benoeming (artikel V 1 van de Kieswet). Voor dit benoemingsbesluit is bij ministeriële regeling een model vastgesteld. De benoemde geeft schriftelijk aan of hij de benoeming aanneemt (artikel V 2 van de Kieswet). Tegelijk met de mededeling dat hij zijn benoeming aanneemt worden aan de raad stukken overlegd waaruit blijkt dat de benoemde voldoet aan de eisen om als lid van de raad toegelaten te worden.
Dit omvat de volgende stukken: een ondertekende verklaring met de openbare betrekkingen die hij bekleedt, een uittreksel uit de basisregistratie personen met zijn woonplaats, geboorteplaats en -datum, en (indien niet-Nederlander) stukken waaruit blijkt dat hij voldoet aan de vereisten van artikel 10, tweede lid, van de Gemeentewet (artikel V 3 van de Kieswet). Bij het onderzoek zal ook de gedragscode (artikel 15, derde lid, van de Gemeentewet) betrokken worden. In deze code zijn onder meer bepalingen opgenomen over al dan niet toegestane nevenfuncties. De commissie welke de geloofsbrieven onderzoekt brengt verslag uit. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk. Eerste en tweede lid De formulering van het eerste lid benadrukt dat de raad en niet de voorzitter een commissie instelt, die het zogenaamde geloofsbrievenonderzoek verricht nadat de voorzitter van het centraal stembureau nieuwe leden heeft benoemd. Derde lid Het onderzoek van het proces verbaal (onderzoek naar het verloop van de verkiezing of de vaststelling van de uitslag) gebeurt door de oude raad vlak voor de eerste samenkomst van de nieuwe raad na de gemeenteraadsverkiezingen. Het onderzoek van het proces-verbaal strekt zich niet uit tot de geldigheid van de kandidatenlijsten en van de lijstverbindingen. Dit lid ziet op de specifieke taak die de raad heeft na de raadsverkiezingen.
Na de gemeenteraadsverkiezingen heeft de commissie voor het geloofsbrievenonderzoek een extra taak, zij adviseert de raad ook over het verloop van de verkiezingen (of dit op wettige wijze is gebeurd) en het vaststellen van de uitslag (is deze juist vastgesteld). Zij doet dit op basis van het procesverbaal van het centraal stembureau. De raad dient op basis van dit advies een besluit te nemen over het verloop van de verkiezingen en de vaststelling van de uitslag. Dit besluit is van belang om dat de raad de bevoegdheid heeft om te besluiten tot het hertellen van de stemmen en zelfs de bevoegdheid om te besluiten tot een herstemming, beide eventueel in een deel van de gemeente bij een aantal specifieke stembureaus. Het proces-verbaal vormt de aanleiding tot een besluit tot hertelling of herstemming. Dit dient concrete aanwijzingen te bevatten waarop de raad tot een dergelijk besluit over gaat. Het feit dat een fractie een klein aantal (bijv. 3) stemmen te weinig heeft om een extra zetel te behalen is geen valide motivering om tot hertelling over te gaan. Een proces-verbaal waaruit blijkt dat kiezers bezwaar hebben gemaakt over de onzorgvuldige wijze waarop het stembureau na sluiting de stemmen heeft geteld, kan dit wel zijn.
16
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
Vierde en vijfde lid Ingevolge artikel V 4 van de Kieswet beslist de raad over de toelating van zijn leden. Daarbij is er een verschil in de procedure bij de samenstelling van een nieuwe raad of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na een raadsverkiezing kunnen de raadsleden op de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling de eed of verklaring en belofte afleggen. De voorzitter zal hen hiervoor oproepen. Bij tussentijdse vacaturevervulling kan de eed of verklaring en belofte aansluitend aan de beslissing van de raad over de toelating van het betrokken raadslid plaatsvinden. De tekst van de eed of verklaring en belofte die een raadslid bij het aanvaarden van het raadslidmaatschap moet afleggen, is in artikel 14 van de Gemeentewet vastgelegd. Zesde lid De procedure wordt van overeenkomstige toepassing verklaard voor steunraadsleden. Zij worden weliswaar op voordracht van de fracties benoemd, maar ook voor hen gelden de voorwaarden die gelden voor raadsleden alvorens zij door de raad worden beëdigd. Artikel 7. Benoeming wethouders Dit artikel geeft invulling aan een leemte in de Gemeentewet. Uit de Kieswet vloeit het geloofsbrievenonderzoek van raadsleden voort. Aangezien de wethouder geen gekozen volksvertegenwoordiger is, is hierover niets in de Kieswet geregeld.
De Gemeentewet geeft wel aan welke formele eisen gesteld worden aan een wethouder maar niet op welk moment deze getoetst worden. De formele eisen voor het wethouderschap zijn grotendeels vergelijkbaar met de vereisten voor het raadlidmaatschap (Gemeentewet artikelen 36a, 36b, 41b en 41c). Het ligt voor de hand om voor het benoemen van wethouders ook een commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven in te stellen. Dit artikel is ook van toepassing als er geen wethouder van buiten maar uit de raad wordt benoemd, de incompatibiliteiten en nevenfuncties dienen immers opnieuw beoordeeld te worden. Bij de benoeming van een wethouder zal er een integriteitstoets plaatsvinden. De gedragscode politieke ambtsdragers speelt hierbij een rol. Daarnaast kan een verklaring omtrent het gedrag (VOG) worden gevraagd. De raad kan aangeven dat zij deze procedure wil volgen bij de benoeming van wethouders. De VOG kent een screeningsprofiel voor politieke ambtsdragers. Bij dit profiel staat de integriteit van de aspirant bestuurder centraal. Het is mogelijk om deze VOG via een spoedprocedure uit te laten voeren. Een raadslid dat benoemd wordt tot wethouder mag raadslid blijven totdat de geloofsbrieven van zijn opvolger zijn goedgekeurd (artikel 36b, tweede lid, van de Gemeentewet).
In het geval de coalitie in de raad een meerderheid heeft van één stem kan het verstandig zijn eerst als raadslid ontslag te nemen en een nieuw raadslid te benoemen. Het vooraf ontslag nemen als raadslid is een risico. Het kan immers gebeuren dat deze persoon of niet tot wethouder wordt benoemd of dat de geloofsbrieven niet worden goedgekeurd. Artikel 8. Fracties Eerste en tweede lid De Kieswet en de Gemeentewet kennen het begrip fractie niet. In de Gemeentewet in artikel 33, tweede lid, wordt wel uitgegaan van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen (recht op fractie-ondersteuning). Bij de aanvang van de eerste zitting van de nieuwe raad na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan, als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd.
17
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst had staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het kan echter voorkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de fractie in de eerste vergadering de aanduiding mee. Vierde lid In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden de raad verlaten. In een dergelijk geval vindt er een verandering in de samenstelling van de fractie plaats. Als dit het geval is, deelt de fractie dit aan de voorzitter mede. Het is ook mogelijk dat een raadslid zijn lidmaatschap niet opzegt maar uit een fractie stapt. Hij kan als zelfstandige fractie verdergaan of zich aansluiten bij een bestaande fractie. Ook andere wijzigingen zijn mogelijk, bijvoorbeeld een fusie van twee fracties. Een andere (tijdelijke) wisseling in een fractie kan het gevolg zijn van ziekte of zwangerschap van een raadslid. Voor deze gevallen is in de Kieswet een vervangingsregeling opgenomen. Uitgangspunt van ons kiesstelsel is dat volksvertegenwoordigers op persoonlijke titel worden verkozen en benoemd (dit laatste door de voorzitter van het stembureau).
Dit uitgangspunt is gebaseerd op artikel 27 van de Gemeentewet, waarin is bepaald dat elk bindend mandaat van een lid van de raad nietig is. De volksvertegenwoordiger handelt naar eigen overtuiging en is bij stemmingen niet gebonden aan een lastgeving. Geen andere persoon of instantie kan hem rechtens bindende instructies opleggen met betrekking tot zijn stemgedrag. Het is de individuele volksvertegenwoordiger die een mandaat van de kiezer heeft gekregen. De volksvertegenwoordiger heeft daardoor ook de mogelijkheid om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Ook de Kieswet gaat niet uit van politieke partijen, een zetel 'hoort' dan ook niet bij een partij maar is verbonden aan de volksvertegenwoordiger die daardoor ook de mogelijkheid heeft om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Ook kan een fractie besluiten om haar naam te veranderen. Dit staat de fractie vrij om te doen. Op grond van deze bepalingen heeft de raad geen zeggenschap over wijzigingen in de samenstelling, fusies en splitsingen van fracties en de naamvoering. De raad kan hier dus geen besluit over nemen. Een mededeling aan de voorzitter van de raad is voldoende. De raad is gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering nadat hiervan mededeling is gedaan rekening te houden met de nieuwe situatie.
Dit betekent ook dat: kandidaten die van een kandidatenlijst deel uitmaken en binnen die lijst/partij een onderlinge schriftelijke (en soms notariële) afspraak maken, bijvoorbeeld dat men onder bepaalde
-
voorwaarden zal afzien van aanvaarding van het raadslidmaatschap, zich dienen te realiseren dat dergelijke afspraken nietig zijn, vanwege strijd met de Gemeentewet en de Kieswet; personen die tussentijds van partij veranderen hun raadslidmaatschap niet verliezen; als men uit een partij stapt en als eigen partij verder gaat, de verlatende partij geen middelen heeft om het raadslid uit de raad te weren.
Fractieafsplitsing en het ontstaan van een nieuwe fractie kan diverse praktische gevolgen hebben, te denken valt aan: fractievergoedingen en –faciliteiten, fractievoorzitterschap dan wel vertegenwoordiging in het seniorenconvent, zo nodig andere zitplaatsen in de raadszaal, bezetting in raadscommissies en eventueel de bezetting in raadscommissies door steunraadsleden.
18
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
Als moet worden voorzien in de vacature van een raadslid dat zich heeft afgesplitst, wordt teruggegrepen op de lijst waarop betrokkene oorspronkelijk was gekozen (artikel P 19 van de Kieswet). Vijfde lid De naam van de fractie dient getoetst te worden aan de afwijzingsgronden uit artikel G 3 van de Kieswet. Dit is een logische voorwaarde. Indien de nieuwe fractie wil meedoen aan de eerstvolgende raadsverkiezingen zal dit ook gebeuren. Bij registratie als politieke groepering wordt getoetst aan hoofdstuk G van de Kieswet, waarin staat aangegeven in welke gevallen deze registratie geweigerd wordt.
Hoofdstuk 2. Raadsvergaderingen Paragraaf 1. Voorbereiding Artikel 9. Oproep en voorlopige agenda In artikel 19, eerste lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de burgemeester de leden van de raad schriftelijk uitnodigt voor de vergadering. Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden een schriftelijke oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het eerste lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden. De in artikel 25, eerste en tweede lid, bedoelde stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Hier wordt melding van gemaakt op de stukken. Het protocol geheimhouding is van toepassing en als bijlage bij dit Reglement gevoegd. Op grond van artikel 17, tweede lid Gemeentewet vergadert de raad ook indien de burgemeester dat nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden van de raad daarom schriftelijk met opgave van redenen verzoekt. Het spreekt voor zich dat in die situatie men niet aan de genoemde termijnen gehouden kan worden. Artikel 10.
Aanvullende agenda; vaststellen agenda De agendacommissie bepaalt hoe de voorlopige agenda er uit ziet. Het versturen van de agenda en stukken is geregeld in artikel 9. Dit is echter een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen. Bewaakt moet worden dat door tijdgebrek agendapunten worden doorgeschoven naar een volgende vergadering. De agendacommissie bepaalt tevoren dat de agenda korter moet danwel dat er op twee avonden vergaderd moet worden. Het tweede lid ziet op stukken waarop op grond van artikel 25, eerste of tweede lid van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd. Zij blijven onder de berusting van de griffier die raadsleden op verzoek inzage verleent. Met inzage verlenen wordt in dit verband ook digitale inzage begrepen, onder de voorwaarde dat de garantie voor geheimhouding gewaarborgd blijft. Het protocol geheimhouding is van toepassing en als bijlage bij dit Reglement gevoegd.
19
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
Het derde lid heeft tot doel om de raad een actievere rol te geven in de opstelling van de raadsagenda. Enerzijds kunnen individuele raadsleden via de agendacommissie onderwerpen voor de agenda voordragen. Anderzijds kunnen zij echter ook bij aanvang van de raadsvergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Daarmee kan het individuele raadslid in ieder geval op twee momenten invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda. Indien er een voorstel wordt gedaan om de agenda aan te passen, bijvoorbeeld het doorschuiven van een agendapunt naar de volgende raadsvergadering, en de stemmen staken, is artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet niet van toepassing. Artikel 11. Ter inzage leggen van stukken Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep (digitaal) ter inzage aangeboden.De stukken zullen doorgaans op elektronische wijze worden aangeboden. Dit gaat via een digitaal raadsinformatiesysteem of door plaatsing op de gemeentesite. Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Een document houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat.
Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, verslag, (concept)adviezen en magneetbanden verkrijgen de status van document in de zin van de Wob. Onder de stukken als bedoeld in het derde lid van dit artikel worden verstaan: geheime stukken en de zogenaamde ‘achterliggende’ stukken waarvan in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, etc.). Indien het gaat om geheime of vertrouwelijke stukken, waarop voorlopige geheimhouding is opgelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de raad, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Ook kan worden overwogen hiervan geen kopieën te laten maken, omdat het gevaar bestaat dat vaak gekopieerde stukken toch in de openbaarheid komen. De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd. Met inzage verlenen wordt in dit verband ook digitale inzage begrepen, onder de voorwaarde dat de garantie voor geheimhouding gewaarborgd blijft. Het protocol geheimhouding is van toepassing en als bijlage bij dit Reglement gevoegd. Artikel 12.
Openbare kennisgeving Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Hier wordt expliciet vastgelegd in welke dag-, nieuwsof huis-aan-huisbladen de aankondiging van de vergadering van de raad wordt geplaatst. Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dan dient er een grondslag te zijn, zie artikel 3:12 juncto 2:14 van de Awb. Paragraaf 2. Ter vergadering
20
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
Artikel 13. Vergaderfrequentie Uitgangspunt is en blijft dat de raad zijn vergadering in één zitting kan afronden. Uitzonderingen zijn mogelijk. De eerste inschatting van de tijdsduur kan worden genomen in de agendacommissie. Bij aandachtvragende onderwerpen kan tevoren een inschatting worden gemaakt van b.v. meer insprekers dan gebruikelijk. Ook het aantal agendapunten kan dan aanleiding geven tevoren al aan te geven de vergadering eerder te starten of op de avond erna voort te zetten. Artikel 14. Presentielijst De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit voort uit artikel 20 van de Gemeentewet. In dit artikel wordt de procedure vastgelegd. De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum bereikt is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de Gemeentewet. De griffier geeft de ambtelijke ondersteuning die de raad nodig heeft. Daarom zorgt hij voor het bijhouden van de presentielijst en stelt hij samen met de voorzitter deze vast en ondertekent deze. Deze ondertekening dient te waarborgen dat de lijst volledig is en het quorum aanwezig was. Met name indien de besluitvorming zonder hoofdelijke stemming plaats heeft, is het van belang dat vaststaat welke leden aan de besluitvorming hebben deelgenomen.
Door een strikte toepassing van het tweede lid kunnen problemen worden voorkomen. Blijkt bij stemming een raadslid dat wel de presentielijst heeft getekend en zich niet bij de griffier heeft afgemeld, niet in de raadzaal aanwezig, dan meldt de voorzitter dat op de terugkeer van dat lid wordt gewacht alvorens met de stemming te beginnen. Artikel 15. Openbare vergadering, opening en sluiting De voorzitter kan na de opening mededelingen doen. In het geval een lid van de raad een mededeling heeft, verzoekt hij de voorzitter voor de aanvang van de raadsvergadering namens hem die mededeling te doen. De mededelingen zijn kort en zakelijk. Artikel 16. Secretaris Dit betreft de mogelijkheid de secretaris via een doorlopende uitnodiging aanwezig te laten zijn bij iedere vergadering. Artikel 17. Aantal spreektermijnen Indien de raad van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten. Het tweede lid benadrukt dat de voorzitter elke spreektermijn afsluit. Dit behoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren.
De beraadslaging over een motie vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde zijnde onderwerp (artikel 28). Artikel 18. Spreektijd Het mag tot de taak van de agendacommissie gerekend worden om de raad te adviseren of er een 21
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE WESTLAND 2022
spreektijdenregeling is, te bepalen welke ‘op zich zelf staande’ moties - die tijdig voor de agendacommissievergadering moeten zijn ingediend - in de raadscommissies geagendeerd zullen worden, welke agendapunten worden vastgesteld en of er bij belangwekkende onderwerpen een noodzaak is voor een tweede vergaderdag. Belangwekkende of zwaarwegende onderwerpen zien op onderwerpen die de gemoederen in de gemeente bezig houden. Hierbij valt te denken aan onderwerpen als de bouw van een nieuw gemeentehuis, de opname van asielzoekers e.d. Of er sprake is van zwaarwegende gevallen is ter beoordeling van de voorzitter van de raad. Het verstrijken van de spreektijd van het college mag niet leiden tot onbeantwoorde vragen van raadsleden. Vragen van raadsleden dienen altijd beantwoord te worden, de voorzitter van de raad dient dit te bewaken en kan zo nodig tijd toevoegen. De spreektijdenregeling is niet van toepassing op de raad voor de voortgangsrapportage CWP en de begrotingsraad. Daarvoor geldt immers een specifieke regeling met ruimere spreektijden en een langere vergaderduur. Artikel 19. Deelname aan de beraadslaging door anderen Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht. Het is uiteraard ook mogelijk dat de raad bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen.