Voorstel tot vaststelling van de technische slotwijziging 2022

RAADSVOORSTEL

ONDERWERP

Slotwijziging 2022, op weg naar meer "in control zijn".

AANLEIDING

Voor het tweede opeenvolgende jaar wordt aan de raad een slotwijziging voorgelegd. Het doel van deze slotwijziging is om – in aanvulling op de ProRap 2022 – een zo realistisch mogelijke inschatting te maken van het te verwachten resultaat over 2022. We streven er hiermee ook om mogelijke onrechtmatigheden en grote afwijkingen in de jaarrekening zoveel als mogelijk te voorkomen. Daarnaast leggen wij bij deze slotwijziging uw raad de voorstellen voor over de budgetoverhevelingen -voor zover-mogelijk- van 2022 naar 2023. Voorheen deden wij dit tegelijk met het aanbieden van de jaarstukken. Dit is een verandering van de gebruikelijke werkwijze. De gemeenteraad wordt voorgesteld in te stemmen met deze nieuwe werkwijze en deze werkwijze in 2023 te formaliseren in de financiële verordening. Als de gemeenteraad (als onderdeel tot vaststelling van de slotwijziging) de daarmee samenhangende begrotingswijziging 2023 vaststelt, kan in januari over de doorgeschoven middelen beschikt worden. Het verwacht resultaat van deze slotwijziging bedraagt afgerond € 2,046 miljoen (voordelig). Het verwachte over 2022 is € 10,449 miljoen, dit is inclusief het verwachte resultaat van de 1-ste actualisatie 2022 en de ProRap 2022. Het feitelijke verwachte resultaat over 2022 bedraagt € 18,323 miljoen (voordelig). Hierbij is rekening gehouden met het voorstel voor over te hevelen budgetten naar 2023.

Onderstaande samenvatting geeft de opbouw weer van het feitelijk verwachte resultaat over 2022. ‍Samenvattend overzicht‍ Saldo primaire begroting

€ 0,000 miljoen

1e Actualisatie 2022

€ 1,666 miljoen (voordelig)

ProRap 2022

€ 6,737 miljoen (voordelig)

Slotwijziging 2022

‍€ 2,046 miljoen ‍(voordelig)

Verwacht resultaat 2022

€ 10,449 miljoen (voordelig)

Voorstel overheveling budgetten naar 2023 Gedekt uit reserve

€ 9,327 miljoen

‍€ 1,453 miljoen -/-‍ ‍€ 7,874 miljoen‍ (voordelig)

Verwacht feitelijk resultaat 2022

€ 18,323 miljoen (voordelig)

De bestemming van het uiteindelijke werkelijke resultaat over het jaar 2022 zal bij de vaststelling van de jaarrekening over 2022 plaatsvinden.

Samenvatting van het boekwerk: Verwacht resultaat over 2022 De slotwijziging leidt tot een verwacht resultaat van € 2.046.000 (voordelig). Inclusief de resultaten van de 1-ste actualisatie en de ProRap wordt een resultaat over 2022 verwacht van € 10.449.000. Hierbij is nog geen rekening gehouden met de over te hevelen bedragen. In onderstaande tabel wordt een samenvatting van het resultaat per programma weergegeven. Aan de gemeenteraad zal worden voorgesteld de resultaten van deze slotwijzing door middel van een begrotingswijziging vast te stellen.

Overheveling van budgetten over 2022 Bij deze slotwijziging leggen wij uw raad de voorstellen voor over de budgetoverhevelingen van 2022 naar 2023. Voorheen deden wij dit tegelijk met het aanbieden van de jaarstukken. Als uw raad (als onderdeel tot vaststelling van de slotwijziging) de daarmee samenhangende begrotingswijziging 2023 vaststelt, kan in januari over de doorgeschoven middelen beschikt worden. Om dit te realiseren stellen wij uw raad voor om hiervoor een bestemmingsreserve Overhevelingen te openen. Voor 2022 wordt voorgesteld om een bedrag van € 7.874.000 vanuit de exploitatie over te hevelen en een bedrag van € 1.452.000 vanuit de Algemene Reserve door te schuiven naar 2023. De over te hevelen budgetten zijn incidentele middelen die in 2022 beschikbaar zijn gesteld en waar werkzaamheden inmiddels zijn gestart en worden afgerond in 2023 of waarvan het noodzakelijk is om de werkzaamheden in 2023 uit te voeren. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de over te hevelen budgetten.

Reserve mutaties Bij de toelichtingen op de diverse programma’s zijn de afzonderlijke mutaties op de reserves toegelicht. Hieronder wordt een totaal overzicht gegeven van alle reservemutaties bij de slotwijzing. Het totaal van de reservemutaties bij de slotwijziging bedraagt € 2.244.000.

DOELSTELLING

Het doel van de slotwijziging is een zo realistisch mogelijke inschatting te maken van het jaarrekeningresultaat over 2022 en daarmee ook de nog beschikbare en besteedbare middelen tot en met 31 december 2022. De slotwijziging is de laatste begrotingswijziging van 2022. Hierbij worden alle afwijkingen die nu zichtbaar zijn vanaf € 50.000 beoordeeld en wordt er een voorstel gedaan tot het bij- of aframen. De mutaties worden voorzien van een korte onderbouwing/argumentatie. Bij deze slotwijziging wordt ook zo veel mogelijk in gezet op het voorkomen van overhevelingen -voor zover mogelijk- bij het jaarrekeningproces. Overheveling van budgetten moeten nu al kenbaar worden gemaakt waarbij de budgetten worden gestort in een, door de gemeenteraad, nieuw te vormen bestemmingsreserve Overhevelingen. Per 1 januari 2023 wordt de gemeenteraad voorgesteld te besluiten deze reserve vrij te laten vallen zodat de overgehevelde budgetten bij aanvang van 2023 direct beschikbaar zijn om de gewenste doelen en werkzaamheden te realiseren. Bij de jaarrekening worden slechts overhevelingsvoorstellen bij hoge uitzondering voorgesteld die op dit moment nog niet voorzienbaar zijn. De slotwijziging is uitdrukkelijk niet bedoeld voor het inbrengen van nieuwe wensen. De nieuwe wensen leggen wij voor in de voorjaarsnota en de begroting.

ARGUMENTATIE

1. Vast stellen slotwijziging: Op grond van Artikel 192 lid 1 van de gemeentewet kunnen besluiten tot wijziging van de begroting tot uiterlijk het einde van het betreffende begrotingsjaar worden genomen. Dat betekent dat de slotwijziging moet worden vastgesteld in de vergadering van de gemeenteraad. 2. Nieuwe werkwijze inzake overhevelingen: De budgetoverhevelingen vonden voorheen plaats als onderdeel bij de jaarrekening. De besluitvorming hierover vond hierdoor midden in het boekjaar plaats waardoor de overgehevelde budgetten pas dan beschikbaar kwamen. Door deze nieuwe wijze van werken zijn de overgehevelde budgetten al bij de start van het nieuwe jaar beschikbaar. De gemeente raad wordt voorgesteld in te stemmen met de nieuwe werkwijze en deze nieuwe werkwijze in 2023 te formaliseren in de financiële verordening. 3. Voorgenomen mutaties in de reserves: De raad is bevoegd om de mutaties die plaats vinden in de reserves vast te stellen volgens bijgevoegd overzicht. 4. Vorming bestemmingsreserve Overhevelingen: Om de over te hevelen budgetten van begrotingsjaar 2022 naar 2023 te brengen wordt een bestemmingsreserve Overhevelingen gevormd. De raad is bevoegd om bestemmingsreserves te vormen. 5.

Vast stellen van de over te hevelen bedragen en deze te storten in de bestemmingsreserve Overhevelingen: De bedragen zoals genoemd in de tabel over te hevelen budgetten van respectievelijk € 7.874.243 en € 1.452.432 te storten in de bestemmingsreserve Overhevelingen. 6. Vaststellen Begrotingswijziging 22032: Een begrotingswijziging kan alleen door de raad worden vastgesteld. Uit de slotwijziging vloeit een begrotingswijziging met nr 22032. Deze begrotingswijziging is als bijlage bijgevoegd. 7. Het beschikbaar stellen van de overgehevelde budgetten bij aanvang van 2023: Om in 2023 te kunnen beschikken over de overgehevelde budgetten wordt de raad voorgesteld de onder punt 5 genoemde bedragen per 1 januari 2023 vrij te laten vallen. Zo kunnen aangevangen werkzaamheden worden voortgezet of vertraagde ontwikkelingen worden opgepakt. 8. Vaststellen Begrotingswijziging 23003: De raad word voor gesteld in te stemmen met het vaststellen van de begrotingswijziging 23003 voor 2023 zodat wordt voldaan aan punt 7.

RISICO’S EN KANTTEKENINGEN

Het doel van de slotwijziging is een zo goed mogelijke benadering te geven van het jaarrekening saldo over 2022. Het risico is dat door onvoorziene gebeurtenissen en administratieve oorzaken deze benadering niet zal worden gehaald. De slotwijziging betekent niet dat in de jaarstukken geen wijzigingen meer te zien zijn. Het is het voor een aantal onderdelen van de begroting, zoals de grondexploitaties en het sociaal domein, op dit moment nog niet mogelijk om eindconclusies te trekken. In de slotwijziging worden afwijkingen gerapporteerd van groter dan € 50.000. De mutaties worden in de beleidsnota "Slotwijziging 2022" (22-0252821) toegelicht. In deze extra rapportage stellen wij de gemeenteraad voor een begrotingswijziging over 2022 vast te stellen, het vormen van een bestemmingsreserve Overhevelingen en de voor overheveling in aanmerking komende

budgetten hier in te storten. Vervolgens wordt een voorstel gedaan om als wijziging van de begroting 2023 deze budgetten aan het begin van 2023 te laten vrijvallen.

FINANCIËN

Op grond van Artikel 192 lid 1 van de gemeentewet kunnen besluiten tot wijziging van de begroting tot uiterlijk het einde van het betreffende begrotingsjaar worden genomen. Dat betekent dat de slotwijziging moet worden vastgesteld in de vergadering van de gemeenteraad van 7 december 2022. Net als de saldi van de 1-ste actualisatie en de ProRap wordt het saldo van de slotwijziging gevoegd bij het voorlopig rekeningsaldo over 2022. Hierdoor ontstaat het volgend verwacht rekeningresultaat: Saldo primaire begroting 2022 € 0,000 miljoen Saldo 1-ste actualisatie 2022 € 1,666 miljoen (voordelig) Saldo ProRap 2022 € 6,737 miljoen (voordelig) Saldo Slotwijziging 2022 ‍€ 2,046 miljoen (voordelig)‍ Verwacht resultaat over 2022 € 10,449 miljoen ( voordelig) Er wordt voorgesteld de gemeenteraad te laten besluiten tot het instellen van een bestemmingsreserve Overheveling. Voorgesteld wordt een bedrag van € 7.874.243 in deze reserve te storten. Daarnaast moet een bedrag van € 1.452.432 vanuit de Algemene Reserve in deze reserve worden ondergebracht. Van de slotwijziging 2022 wordt een begrotingswijzing ( 22032) opgesteld. De gemeenteraad wordt voorgesteld te besluiten om deze bedragen weer vrij te laten vallen per 1 januari 2023 via een begrotingswijziging voor 2022 (23003)

COMMUNICATIE

n.v.t.

EXTERN OVERLEG

n.v.t.

VERVOLGTRAJECT

Burgemeester en wethouders van Westland, de secretaris,

de burgemeester,

A.C. Spindler

B.R. Arends