Visualisatie RKC-rapport Risicomanagement (G21-001217)

GEMEENTE WESTLAND

Risicomanagement in Westland Een onderzoek in opdracht van de Rekenkamercommissie Westland naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het risicomanagement in Westland

o

TwynstraGudde

1

Impact op morgen.

GEMEENTE WESTLAND

Inhoudsopgave Startpunt

a

Opzet risicomanagementbeleid

Uitvoering en implementatie risicomanagement

5 o

TwynstraGudde

Rol van de raad

2

Startpunt Sid Aanleiding Risicomanagement is een actueel onderwerp dat breed leeft binnen de raad van de gemeente Westland. Aanleiding voor de actuele agendering vormt de recente ontwikkeling van de kosten voor afvalverzameling en -verwerking. Deze ontwikkelingen hebben de raad bewust gemaakt van het belang van risicomanagement en het versterken van de positie van de raad daarbij. De raad heeft daarom per motie op 8 oktober 2020 besloten de Rekenkamercommissie (verder RKC) Westland te verzoeken om - in nauwe samenwerking met de raad - onderzoek te laten doen naar het risicomanagement binnen de gemeente Westland.

De raad heeft duidelijke beleidskaders vastgesteld ten aanzien van risicomanagement. De beleidskaders zijn helder en consistent en vertonen een logische samenhang. In de beleidskaders is duidelijk welke doelen worden nagestreefd en welke instrumenten daarvoor beschikbaar zijn. In de beleidskaders zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden rondom risicomanagement helder vastgelegd. De feitelijke uitvoering van het risicomanagementbeleid vindt plaats conform de opzet vanuit de beleidskaders. Het risicomanagementbeleid wordt in de praktijk consequent toegepast in alle afdelingen/projecten van de organisatie. Er vindt periodieke monitoring plaats op het doorvoeren van mitigerende maatregelen om risico's of de impact daarvan de verminderen. De beleidskaders omtrent risico's worden regelmatig geëvalueerd en, als daar aanleiding toe is, bijgesteld. Lessen vanuit zowel individuele projecten als het risicomanagementbeleid als geheel worden getrokken, geadministreerd en doorgevoerd in de uitvoering van het risicomanagementbeleid. De beleidskaders bevatten afspraken over de wijze en de momenten waarop informatievoorziening aan de gemeenteraad plaatsvindt. De afspraken vanuit de beleidskaders over informatievoorziening aan de raad worden consequent nagekomen.

De informatie die de raad ontvangt is van voldoende kwaliteit (tijdig, volledig en bruikbaar) om zijn kaderstellende en controlerende rol optimaal uit te kunnen oefenen De raad vraagt en krijgt informatie die hij nodig heeft voor het uitvoeren van zijn kaderstellende en controlerende rol

m

Onderzoeksvraag In hoeverre is het risicomanagement van de gemeente Westland doeltreffend en doelmatig en in hoeverre wordt het consequent toegepast, in het bijzonder bij het aangaan van en tijdens de uitvoering van langdurige, complexe contracten en bij het ontwerp en de uitvoering van grote projecten?

^ ^ ^ ^

Methodiek: Case study Documentenonderzoek (algemene docs. + docs. cases) Interviews (bestuurlijk en ambtelijk, algemeen + cases) Raadssessie Rapportage + ambtelijk en bestuurlijk wederhoor 3

Opzet risicomanagementbeleid GEMEENTE WESTLAND

Beleidskader Risicomanagement (in januari 2016 door de raad vastgesteld)

S

Er is een duidelijke focus gekozen met het vaststellen van het beleid. De focus komt te liggen op het primair beheersen van strategische risico's

S

Om strategisch te kunnen sturen worden een te doorlopen risicomanagementcyclus en een Centraal Strategisch Risicoregister (CSR) geïntroduceerd. Het CSR is het kerninstrument voor de daadwerkelijke risico-inventarisatie

Deelconclusie: de opzet van het risicomanagementbeleid is toereikend

en de risicobeheersing. S

Er zijn heldere afspraken gemaakt over het samenspel tussen college en raad voor wat betreft het risicomanagement.

l S

Het beleidskader is uitgewerkt in een organisatorisch kader waarin de bij het risicomanagement behorende taken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn toebedeeld aan functies (college en organisatie).

U

Uitvoering en implementatie risicomanagement GEMEENTE WESTLAND

İTbTüTbĨİ

Deelconclusie: de implementatie van het beleidskader heeft

Deelconclusie: De uitvoering van het risicomanagement

zeer beperkt plaatsgevonden

is teveel persoonsafhankelijk

S

Er is geen opvolging gegeven aan het implementeren van het CSR. Het beleidskader is beperkt tot niet bekend in de organisatie

Aanbeveling (aan raad) Verzoek het college om het huidige beleidskader waar nodig aan te vullen en vervolgens te laten implementeren. Vraag daarbij om een duidelijke tijdlijn met (tussentijdse) mijlpalen op basis waarvan het college de raad kan informeren over de voortgang van de implementatie van het risicomanagementbeleid.

Er kan in de organisatie onvoldoende worden teruggevallen op (voor de organisatie bekende) uitgangspunten rondom risicomanagement. S Er is in de gemeente Westland momenteel geen algemeen geldende standaard rondom projectmatig werken of inkoop- en contractmanagement waarbij er aandacht is voor risicomanagement. Het bewust beheersen van risicomanagement is hierdoor bij projecten en contracten ook veelal persoonsafhankelijk. > Wel vindt er op individueel project- en contractniveau risicomanagement plaats. Dit is echter meer impliciet en persoonsafhankelijk en niet structureel geborgd in de organisatie. S

Aanbeveling (aan raad) Verzoek het college om een standaard voor projectmatig werken alsook inkoop- en contractmanagement te laten opstellen.

Rol van de raad fji; GEMEENTE WESTLAND

Deelconclusie: De raad kan onvoldoende in samenspraak met het college sturen op strategische risico's S

S

Momenteel wordt de raad incidenteel via raadsvoorstellen en op

Aanbeveling (aan raad)

structurele wijze binnen de paragraaf Weerstandsvermogen en

Geef aan het college aan hoe je geïnformeerd wilt

Risicobeheersing en de P&C-cyclus op de hoogte gesteld van risico's.

worden over risico's en risicomanagement. Neem hierbij de volgende overwegingen mee:

De informatievoorziening zoals deze momenteel plaatsvindt, wordt door

> Draag

als

raad

het

college

op

om

ook

te de

raadsleden niet altijd als voldoende tijdig, volledig en bruikbaar beschouwd

inventariseren

welke

niet-financiële

schade

om de kaderstellende en controlerende rol optimaal te kunnen uitoefenen.

gemeente

zou

kunnen

lopen

en

De risicoparagraaf en de informatievoorziening vanuit de P&C cyclus bieden volgens raadsleden onvoldoende zicht op de risico's die worden

beheersmaatregelen

zouden

kunnen

op

welke worden

genomen om ook deze risico's te beheersen.

gelopen in de praktijk; informatie komt met name na de fase van

> Overweeg om de inhoud van de risicoparagraaf te

besluitvorming, tijdens contractbeheer of uitvoering van projecten aan het

wijzigen zodat deze beter overeenkomt met de

licht. In praktijk ervaart de raad bovendien niet tijdig op de hoogte te worden gesteld van risico's, maar pas wanneer risico's zich al hebben

praktijk.

gematerialiseerd in financiële schade.

> Het beleidskader schrijft voor dat er een open

dialoog wordt gevoerd tussen college en raad over het lopen van majeure risico's. Neem als raad daarom

S

De raadsleden benadrukken in deze context vooral de actieve informatieplicht die het college richting de raad heeft, zoals ook

ook zelf bewust je positie in door proactief vragen te

omschreven in het beleidskader.

zorgvuldig toepassen van risicomanagement. 6

stellen en het college alert te houden op het