Schrijven college d.d. 15-06-23 inzake Voorontwerp subsidiebeleid en voorontwerp algemene subsidieverordening

GEMEENTE WESTLAND

Postadres: Postbus 150 2670 AD Naaldwijk Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1 2672 TA Naaldwijk T 14 0174 E info@gemeentewestland.nl I www.gemeentewestland.nl

Aan de raad van de gemeente Westland

uw BRIEF

UW KENMERK

ZAAK-/PROJECTNR

DOCUMENTNR.

BIJLAGE(N)

23-0112222

2 DATUM VERZONOEN

CONTACTPERSOON

CLUSTER

TELEFOONNUMMER

E R. Hofstede

Beleid

(0174) 672 401

ONDERWERP

1 5 JUNI 2023

Voorontwerp subsidiebeleid en vooront­ werp algemene subsidieverordening

Geachte raad, Bijgevoegd vindt u het voorontwerp-subsidiebeleid en het voorontwerp van de algemene subsidie­ verordening 2024 (ASV2024) Westland. Om hierover nader van gedachten te wisselen met uw raad hebben wij met de griffie de volgende datum ingepland: woensdagavond 6 september 2023. De opmerkingen van uw raad worden verwerkt in het onfwerp-subsidiebeleid en het ontwerp van de ASV2024. Wij hebben het voornemen deze ontwerp-stukken vrij te geven voor inspraak voor een periode van 4 weken van 25 september tot 23 oktober opdat iedere belanghebbende de gele­ genheid heeft om zienwijzen in te dienen. Aan het begin van de inspraakperiode krijgen alle subsidiepartners die het afgelopen jaar een subsidie hebben aangevraagd een brief met het verzoek om een zienswijze te geven tijdens de inspraakperiode. Dit geldt ook voor de huurders van ge­ meentelijk vastgoed gezien de samenhang met het in ontwikkeling zijnde huurprijzenbeleid. Ook worden inwoners/bedrijven in het algemeen betrokken door de stukken op de gemeentelijke web­ site te plaatsen met reactiemogelijkheid en er wordt in het huis aan huisblad aangeven waar de stukken online ingezien kunnen worden. Na verwerking van de zienswijzen wordt het subsidiebe­ leid Westland en de Algemene Subsidieverordening 2024 na behandeling in de commissie BEFO op 13 december 2023 aan uw raad ter besluitvorming voorgelegd.

Na vaststelling van subsidiebeleid en ASV2024 zullen wij besluiten over de nadere regels (de set subsidieregels). De bedoeling is dat beleid, ASV en nadere regels in werking treden per 1 januari 2024. Terugblik

ALG BCR 007

de conclusies en aanbevelingen van het rapport over genomen en heeft dit bij brief van 1 juni 2021 aan de rekenkamercommissie laten weten. Dit "bestuurlijk wederhoor" is op 6 september 2021 in de commissie MO besproken. Op 21 september 2021 heeft de raad beraadslaging gehad over het onderzoek van de rekenkamer en heeft hierover op basis van een amendement een raadsbesluit genomen dat luidt als volgt:

llllllll!llllllIIIIIIIIIIIIIIII!llllll!IIIIIIIIIIIU I!!lll

De Rekenkamercommissie heeft in 2021 onderzoek gedaan naar de doeltreffendheid, doelmatig­ heid en rechtmatigheid van gemeentelijke subsidieverstrekkingen in Westland. Het college heeft

PAGINA 2

GEMEENTE WESTLAND

1. Kennis te nemen van het rapport van de Rekenkamercommissie Westland (RKC) naar het subsidiebeleid in de gemeente Westland van mei 2021; 2. De aanbevelingen zoals verwoord in het rapport over te nemen en het college te verzoeken: a) een 'subsidiedebať te organiseren waarin, ten behoeve van nadere besluitvorming, met de ge­ meenteraad de (on)mogelijkheden voor de vernieuwing van het subsidiebeleid en de inzet van in­ novatieve instrumenten worden verkend, waarbij ook het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad en de informatievoorziening van de raad aan de orde ko­ men; b) vervolgens met de uitkomsten van het 'subsidiedebať een 'beleidskader subsidies' op te stellen en aan de raad voor besluitvorming aan te bieden; c) in het beleidskader subsidies in ieder geval op te nemen op welke wijze de doeltreffendheid en doelmatigheid van de subsidie, gerelateerd aan de gemeentelijke doelstellingen, vooraf wordt ingeschat, achteraf worden vastgesteld en hoe hierover aan de gemeenteraad wordt gerappor­ teerd; d) op basis van het 'beleidskader subsidies' successievelijk voor alle subsidies subsidieregelin­ gen of specifieke subsidieverordeningen evenals uitvoeringsregels op te stellen, 3.

Het college te verzoeken de 'indirecte subsidies' zoals die thans verstrekt worden (onder meer door beschikbaar stellen van gemeentelijk vastgoed) inzichtelijk te maken en daarbij aan te geven op welke wijze deze 'indirecte subsidies' bijdragen aan de realisatie van beleid. 4. Het college te verzoeken om terugkoppeling te geven aan de raad en de RKC over de opvolging van de aanbevelingen middels een RKC Aanbevelingenlijst vergelijkbaar met de Verbeterpuntenlijst.

Subsidiedebat 1 november 2021 Het onder 2a genoemde subsidiedebat heeft plaatsgevonden op 1 november 2021. In het subsi­ diedebat hebben de aanwezige raadsleden kenbaar gemaakt dat subsidiëring van maatschappe­ lijke activiteiten niet ter discussie staat. Er is op bepaalde fronten structurele ondersteuning no­ dig om de maatschappelijke infrastructuur in stand te houden. Het aangaan van langdurige subsi­ dierelaties is echter geen vanzelfsprekendheid. Organisaties moeten zelf creatief blijven en pro­ beren op eigen benen te staan. Waar nodig in het belang van de Westlandse samenleving kan de gemeente met subsidie bijspringen. Wel is in het subsidiedebat door de raadsleden aangegeven dat, mede op basis van het RKC-rapport, er meer en duidelijkere criteria moeten komen om te be­ palen of een subsidie ook daadwerkelijk bijdraagt aan de gemeentelijke doelstellingen en wanneer er sprake is van subsidie dan wel inkoop. Het mag zakelijker, maar dat moet geen aanleiding zijn voor bezuinigingen. Verder is aangegeven dat de gemeente alleen activiteiten subsidieert en geen instellingen, waarbij het begrip activiteiten ruim mag worden opgevat.

Met betrekking tot de indi­ recte subsidies, bij met name de verhuur van gemeentelijk vastgoed, was de tendens dat het transparant moet zijn hoe de gemeente handelt/omgaat met huren, maar dat het wel zo eenvoudig mogelijk moet zijn in de uitvoering: breng de kostendekkende huur in beeld en regel zo eenvoudig mogelijk eventuele verschillen/overgangen. Het aanvragen van subsidie om de huur te compense­ ren heeft niet de voorkeur. Het is ook transparant als we zeggen wat het kost en wat we daadwer­ kelijk in rekening brengen, net als bij de sportvelden. Hierbij bezien of we segmenten kunnen on­ derscheiden en niet elk pand afzonderlijk gaan berekenen. In het beleidsdocument in elk geval 23-0112222

PAGINA 4

GEMEENTE WESTLAND

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, Hoogachtend, meester e tarts,

thouders van Westland, de burgemeester,

B.R. Arends

Bijlagen: -

Essentie van het voorontwerp subsidiebeleid en de algemene subsidieverordening West­ land 2024

-

Voorontwerp-subsidiebeleid Westland

-

Voorontwerp van de algemene subsidieverordening Westland 2024

23-0112222

PAGINA 3

GEMEENTE WESTLAND

aangeven op welke wijze we gaan werken. Verder moet het subsidie kader ruimte laten voor spon­ tane initiatieven. Verder moeten meerjarige subsidies gewoon mogelijk zijn en soms moeten we als gemeente niet te moeilijk doen. Goede initiatieven moeten worden beloond. Rondetafelgesprek met subsidiepartners 23 februari 2022 Voor het vervolg is in het subsidiedebat afgesproken dat er nog een ronde tafel komt met de maatschappelijke subsidiepartners, waarbij de raadsleden als toehoorder aanwezig kunnen zijn. Deze ronde tafel met een aantal grote en kleine subsidiepartners heeft plaatsgevonden op 23 fe­ bruari 2022. In dit gesprek zijn de subsidiepartners geïnformeerd over het proces, het rekenkameronderzoek en de besluitvorming in de raad hierover. Duidelijk is dat grote subsidiepartners zich zorgen maken over inkoop versus subsidie. Duidelijk moet worden wat bij inkoop hoort zodat zij zich daar in strategische zin op in kunnen stellen. Verder hebben de organisaties aangegeven dat subsidies nodig om de boel draaiende te houden/personeel te betalen. Ook wordt het verve­ lend gevonden dat de subsidiebeschikking erg laat komt (medio december na vaststelling begro­ ting gemeente). De vaststelling ligt erg vroeg voor de grote organisaties (voor 1 april). En waarom duurt hele proces zo lang (aanvraag voor 1 april en beschikking pas in december en vaststelling idem dito).

De voorontwerpen van het subsidiebeleid en de algemene subsidieverordening 2024 De essentie van het voorontwerp subsidiebeleid en de algemene subsidieverordening 2024 vindt u - naast de voorontwerpen zelf - in de bijlagen bij deze de brief. Wij denken met het voorontwerp subsidiebeleid en het voorontwerp van de algemene subsidieverordening tegemoet te komen aan de wensen van uw raad zoals genoemd onder (2) in de besluitvorming van 21 september 2021 en aan wensen van onze subsidiepartners. Zoals gesteld stellen wij iedere belanghebbende in de ge­ legenheid zienswijze(n) in te dienen op de ontwerpen van beleid en ASV2024 en voeren wij ook graag met u het gesprek over het voorontwerp van beleid en verordening ter vervolmaking van de stukken en ter voorbereiding van de besluitvorming in uw raad. De impact van de huurtarifering naar maatschappelijke en commerciële tarieven voor huur, erf­ pacht en recht van opstal, wordt ook met u besproken in de bijeenkomst van 6 september 2023. Het streven is het huurprijzenbeleid gelijktijdig met de besluitvorming over het subsidiebeleid en ASV2024 aan uw raad ter besluitvorming voor te leggen in december 2023.

Naast het subsidiebeleid, de ASV2024, de nadere subsidieregels en het huurprijzenbeleid werken wij verder aan de optimalisatie van: Het proces subsidieverstrekking en subsidieontvangsten met bijbehorende applicatie(s), inclusief procedures interne controle -

Rollen, taken, bevoegdheden en positionering in de gemeentelijke organisatie Benodigde capaciteit en middelen subsidieverlening en subsidieontvangsten

23-0112222

PAGINA 5

GEMEENTE WESTLAND

BIJLAGE: De essentie van het voorontwerp subsidiebeleid en de algemene subsidieverorde­ ning Westland 2024 De essentie van het voorontwerp-subsidiebeleid is: *

Met subsidies beoogt de gemeente (delen van) haar maatschappelijke doelen te realise­ ren. De gemeente geeft sturing aan dit proces door inwoners, (vrijwilligers)organisaties en instellingen in staat te stellen om binnen het gemeentelijk beleid met behulp van subsidies passende activiteiten te realiseren.

*

Subsidies zijn bestemd voor activiteiten die bijdragen aan het realiseren van de maat­ schappelijke doelen. Activiteiten die (nog) niet financieel rendabel zijn en waarvoor steun van de gemeente nodig is om ze uit te kunnen (blijven) voeren.

»

Elke organisatie of persoon die meent bij te kunnen dragen aan het gewenste maatschap­ pelijke doel van de subsidieregeling wordt in staat gesteld een subsidieaanvraag te doen. Zijn er meerdere partijen met een vergelijkbaar aanbod, dan kan elk een aanvraag doen. Wie een aanvraag in kan dienen — organisaties al of niet in de vorm van een rechtsper­ soon, particulieren - wordt bepaald in de subsidieregeling.

»

Er worden geen organisaties meer met naam en toe te kennen subsidie genoemd in de be­ groting of in een specifieke subsidieregeling, dit met uitzondering van de systeempartners. Systeempartners zijn organisaties die een dusdanige belangrijke rol spelen in de samenle­ ving dat als de uitvoering door deze partij stokt, er een ontwrichting van het maatschappe­ lijk systeem kan ontstaan. Voor de collegeperiode 2022-2026 zijn Vitis Welzijn, Cultuurweb, het Westlands museum, Bibliotheek Westland, WestlandTheater de Naald en JGZ Zuid-Holland West aangemerkt als systeempartners.

«

Bij het verhuren van gemeentelijk vastgoed (grond en vastgoed) werken we met huurtarifering op basis van vastgoedcategorie. Dit betekent dat in de praktijk een commercieel en maatschappelijk tarief gehanteerd wordt voor een bepaalde vastgoedcategorie. Het maat­ schappelijk tarief heeft als uitgangspunt dat het minimaal kostendekkend is. Vaststelling van de categorisering met bijbehorende tariefsysteem — ook wel het huurprijzenbeleid ge­ noemd - is aan de raad ter besluitvorming en wordt separaat vastgesteld. Vaststelling van de tarieven zelf is een collegebevoegdheid.

«

Voor de aanvraag van een subsidie kennen we een ondergrens van C 500. Organisaties kunnen aanvragen bundelen om boven het minimumbedrag te komen.

*

Er is een eenduidig, transparant en zo eenvoudig mogelijk subsidieproces, waarbij de ge­ meente niet meer gegevens opvraagt dan nodig is voor de behandeling van de aanvraag of vaststelling.

»

Bij het verlenen van subsidies gaan we uit van vertrouwen. Dat betekent dat we erop ver­ trouwen dat de activiteiten worden uitgevoerd. De controle hierop doen we steekproefsge­ wijs.

23-0112222

PAGINA 6

GEMEENTE WESTLAND

»

Voor subsidies tot C 10.000 kan om verantwoording achteraf gevraagd worden. Dit nemen we expliciet op in de beschikking. Bij subsidies van meer dan f 10.000 is na afloop ten minste een inhoudelijke en financiële verantwoording noodzakelijk.

»

Soms is het niet geheel duidelijk of er sprake is van een zuivere inkoopopdracht of subsi­ die. Om te bepalen of er sprake is van een subsidie of overheidsopdracht dient een goede afweging te worden gemaakt.

«

In de begroting en de jaarrekening wordt een paragraaf over subsidies toegevoegd om de informatiepositie en de controlerende rol van de gemeenteraad te borgen.

»

Periodiek toetst het college of de subsidieregelingen nog actueel zijn en of de subsidies een reële bijdrage leveren aan de gemeentelijke doelen.

»

Als er aanwijzingen zijn of het vermoeden bestaat dat de subsidie gebruikt wordt voor cri­ minele activiteiten, kan de gemeente besluiten tot het doen van een onderzoek (Bibob).

Het Subsidiebeleid Westland treedt in werking per 1 januari 2024 tegelijk met de ASV2024.

De essentie van het voorontwerp van de Algemene subsidieverordening Westland 2024 is: »

De ASV 2024 is van toepassing op de verstrekking van subsidies door het college, met uit­ zondering van subsidies waarvoor bij afzonderlijke verordening een regeling is getrof­ fen en subsidies waarvoor geen wettelijke grondslag nodig is, als bedoeld in artikel 4:23, derde lid, van de Algemene wet bestuursrecht. Ten aanzien van deze subsidies waarvoor geen wettelijke grondslag nodig is kan het college bepalen dat deze verordening geheel of gedeeltelijk van toepassing is.

»

Als het college subsidie verstrekt waarbij uitsluitend gebruik wordt gemaakt van extern door de gemeente ontvangen subsidiegelden, kan het college besluiten van deze verorde­ ning af te wijken en de regelgeving van de externe subsidieverstrekker van toepassing te verklaren.

»

Het college kan bij nadere regeling vaststellen welke activiteiten in aanmerking kunnen ko­ men voor subsidie. Dit is de gangbare praktijk. In het algemeen zal er niet gesubsidieerd worden zonder subsidieregeling op basis van deze ASV2024.

«

Het college kan subsidieplafonds vaststellen. In dat geval stelt het college bij subsidiere­ geling de wijze van verdeling van de betrokken subsidie vast. De subsidieplafonds mogen de budgetten die de raad in de begroting beschikbaar stelt, niet overschrijden.

«

Een aanvraag om subsidie wordt schríftelijk ingediend bij het college. Als het college hier­ voor een aanvraagformulier heeft vastgesteld, gebruikt de aanvrager dat formulier.

»

De ondergrens voor een subsidieaanvraag is minimaal ē 500.

23-0112222

PAGINA 7

GEMEENTE WESTLAND

»

Een aanvraag om een subsidie voor één of meer kalenderjaren wordt verstrekt, wordt inge­ diend uiterlijk 1 juni voorafgaand aan het jaar of de járen waarop de aanvraag betrekking heeft. Uiterlijk op 31 december van het jaar waarin de aanvraag is ingediend wordt hierop besloten.

»

Andere aanvragen om subsidie worden ingediend ten minste acht weken voordat de aan­ vrager voornemens is te beginnen met de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aange­ vraagd. Het college beslist hierop binnen 8 weken nadat de volledige aanvraag is inge­ diend.

*

Indien een subsidieaanvrager voor één en hetzelfde subsidietijdvak meerdere subsidies heeft aangevraagd, kunnen deze subsidieaanvragen worden samengevoegd en afgehan­ deld als ware het één subsidieaanvraag voor een bedrag gelijk aan de optelsom van de subsidieaanvragen afzonderlijk.

»

Subsidies tot en met é 10.000 worden door het college direct vastgesteld of verleend en binnen 8 weken nadat de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht, ambtshalve vastgesteld.

«

Bij subsidies tussen de C 10.000 en C 100.000 dient de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling uiterlijk in: o

Op 1 juni van het jaar dat volgt op het betrokken kalenderjaar, in geval van een subsidie die per kalenderjaar wordt verstrekt;

o

12 weken nadat de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht, in andere gevallen.

»

Dit geldt ook voor subsidies groter dan C100.000 met dien verstande dat hier een uitgebreidere verantwoording zoals een accountantscontrole wordt gevraagd.

»

Nieuwe subsidieaanvragen vallen onder de ASV2024. De ASV Westland 2016 blijft van toepassing op subsidies die zijn aangevraagd voor de inwerkingtreding van de ASV2024 en op lopende meerjarige subsidies die nog niet zijn vastgesteld.

De ASV Westland 2024 treedt in werking per 1 januari 2024 tegelijk met het subsidiebeleid.

23-0112222