RIB -reactie college op Initiatiefvoorstel instellen Ombudsman Westland

‘Ss WESTLAND

Postadres: Postbus 150

2670 AD Naaldwijk Bezoekadres: Laan van de Glazen Stad 1

2672 TA Naaldwijk T 14 0174

Aan de raad van de gemeente Westland

E info@gemeentewestland.nl |

UW BRIEF

UW KENMERK

ZAAK-/PROJECTNR.

www.gemeentewestland.nl

DOCUMENTNR.

BIJLAGE(N)

25-0043321

0 DATUM VERZONDEN

CONTACTPERSOON

CLUSTER

TELEFOONNUMMER

B.H.J. Thedinga

Bedrijfsvoering

(0174) 673 370

ONDERWERP

1 9

MAART

2025

initiatiefvoorstel instellen Ombudsman Westland

Geachte raad, Er is tiidens uw vergadering van 29 januari jl. een initiatiefvoorstel “Verordening Gemeentelijke Ombudsman Westland 2025” ingediend. Aan het college is een advies dan wel reactie gevraagd op het initiatiefvoorstel conform artikel 39 lid 3 Regelement van Orde Westland 2022. In deze brief treft u onze reactie aan. Voorgeschiedenis Bij de totstandkoming van de gemeente Westland heeft de raad van Westland besloten om per 1 januari 2005 aan te sluiten bij de Nationale ombudsman.

In het collegewerkprogramma Westland 2022 — 2026 “Aan de slag voor Westland.” is de ambitie opgenomen dat “een lokale Ombudsman wordt ingesteld waar inwoners kosteloos terecht kunnen met klachten en om geschillen minnelijk op te lossen. De Ombudsman is er voor het herstellen en verbeteren van de relatie tussen de inwoner en de gemeentelijke overheid.” Tijdens de gemeenteraad van 3 juli 2024 is toegezegd uw raad voor de begrotingsraad te informeren over de uitkomst van het onderzoek naar het implementeren van een lokale ombudsman. Op 6 november is uw raad door middel van een memo geinformeerd over de opties die uit dit onderzoek naar voren zijn gekomen.

Proces klachtbehandeling Voor de behandeling van klachten is er een wettelijke procedure beschreven in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Dit betekent dat voor klachten in de zin van de Awb eerst de interne klachtbehandeling door het bestuursorgaan moet worden doorlopen voordat men terecht kan bij een (lokale) ombudsman. De taken en bevoegdheden van de ombudsman zullen in uitvoering niet verschillen bij een lokale, regionale of nationale invulling van deze taak. Mogelijkheden externe klachtbehandeling IBABS 005

Zoals u bekend, zijn er voor externe klachtbehandeling drie varianten: een nationale, een regionale of een lokale ombudsman. Aangezien het initiatiefvoorstel uitgaat van een lokale ombudsman, vergelijken wij alleen deze variant met de bestaande werkwijze. 25-0043321

PAGINA 2

S25 8= WESTLAND

Invulling lokale ombudsfunctie In het initiatiefvoorstel wordt aangenomen dat er ambtelijke ideeén bestaan over het creéren van een ombudsfunctie die wordt neergelegd bij drie bestaande medewerkers die dat werk er bij gaan doen. Net als de indiener van het initiatiefvoorstel zijn wij van mening dat hier geen sprake van kan zijn. Ook wij vinden dat een ombudsman onafhankelijk moet zijn en los moet staan van de gemeentelijke organisatie. Laagdrempelig en sneller In het initiatiefvoorstel wordt gesuggereerd dat een lokale ombudsman, in tegenstelling tot de Nationale ombudsman, zaken laagdrempeliger en sneller kan beslechten. Deze aanname is onjuist. Net als bij de nationale ombudsman dient ook bij een lokale ombudsman eerst de interne klachtenafhandelingsprocedure te zijn gevolgd voordat de klacht in behandeling genomen wordt door de ombudsman. De lokale ombudsman kan daardoor niet sneller handelen dan de Nationale ombudsman. Verder is in het voorstel aangegeven dat een verzoekschrift aan de Nationale ombudsman een formeler karakter heeft, wat inwoners mogelijk afschrikt. Hierbij merken wij op dat ook de Nationale ombudsman op laagdrempelige manieren te benaderen is. Feit blijft dat zowel bij de Nationale ombudsman als de lokale ombudsman eerst de interne procedure moet worden doorlopen voordat een klacht in behandeling wordt genomen.

Niet in behandeling In het initiatiefvoorstel wordt aangegeven dat van alle bij de Nationale ombudsman ingediende verzoekschriften maar een deel in onderzoek wordt genomen en een ander deel niet inhoudelijk wordt onderzocht. Dit klopt inderdaad. Reden hiervoor is dat sommige klachten over de gemeente die bij de (Nationale) ombudsman terechtkomen geen betrekking hebben op de gemeente, maar op een ander bestuursorgaan, zoals bij het hoogheemraadschap, de provincie, de politie of de Belastingdienst. In veel andere gevallen is de Nationale ombudsman niet bevoegd (artikel 9:20 Awb"). Dit verandert niet met het instellen van een lokale ombudsman. Deze heeft op basis van de Algemene wet bestuursrecht dezelfde bevoegdheden als de Nationale ombudsman. Overigens zit er geen beperking op het aantal dossiers dat de Nationale ombudsman vanuit eenzelfde gemeente in behandeling neemt. Kosten Nationaal De aansluiting van onze gemeente bij de Nationale ombudsman voorziet in de behandeling van klachten voor een bedrag op basis van het Vergoedingenbesluit Wet Nationale ombudsman 2006 (laatstelijk vastgesteld, ingaande 1 januari 2024, op € 0,2751 per inwoner). Voor 2024 was dit bedrag € 31.895,37, gebaseerd op 115.941 inwoners. ' Artikel 9:20 Awb luidt: De ombudsman is niet bevoegd een onderzoek in te stellen of voort te zetten indien het verzoek betrekking heeft op: a.

een aangelegenheid die behoort tot het algemeen regeringsbeleid, daaronder begrepen het algemeen beleid ter handhaving van de rechtsorde, of tot het algemeen beleid van het betrokken bestuursorgaan; b. een algemeen verbindend voorschrift; c. een gedraging waartegen beklag kan worden gedaan of beroep kan worden ingesteld, tenzij die gedraging bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit, of waartegen een beklag- of beroepsprocedure aanhangjig is;

d. een gedraging ten aanzien waarvan door een bestuursrechter uitspraak is gedaan;

e. een gedraging ten aanzien waarvan een procedure bij een andere rechterlijke instantie dan een bestuursrechter aanhangig is, dan wel beroep openstaat tegen een uitspraak die in een zodanige procedure is gedaan; f. een gedraging waarop de rechterlijke macht toeziet.

25-0043321

PAGINA 3

Lokaal Wij hebben onderzocht wat de (financiéle) gevolgen zijn voor een door de raad benoemde lokale ombudsman. De raad is hier per memo van 6 november over geinformeerd. Naast een ombudsman dient in ieder geval een plaatsvervanger te worden benoemd. Eventueel kan ook nog worden overgegaan tot het instellen van een kinderombudsman en een plaatsvervanger. In ieder geval zal ondersteuning en overhead nodig zijn en dient huisvesting, inclusief de benodigde ICT, te worden gerealiseerd. Wij verwachten dat de kosten hiervoor per jaar tussen de € 200.000,- en € 280.000,bedragen. Het bedrag van € 200.000,- is gebaseerd op een minimale bezetting van de lokale ombudsfunctie. Dekking initiatiefvoorstel In het initiatiefvoorstel wordt de volgende dekking aangegeven: “Het bedrag wat in de begroting staat voor 2025, zijnde € 150.000,--, is er nog en kan worden verdeeld over vier jaren zodat dan per jaar structureel € 37.500, -- beschikbaar is. Dat betekent dat er in ieder geval een aanvullend budget is voor de Ombudsman van € 37.500, -- bovenop het Pbudget. Het niet meer benodigde budget van de Nationale Ombudsman, zijnde € 30.000,-- kan eveneens als aanvulling en dekking gezien worden en dat voor de komende vier jaren.” Ten aanzien van de genoemde dekking is in onze optiek een aantal kanttekeningen te plaatsen. Ten eerste kan het P-budget niet op de voorgestelde wijze worden ingezet.

De in het initiatiefvoorstel genoemde besparing doordat minder formatie nodig is, is namelijk niet juist. Deze werkZaamheden blijven bestaan, onafhankelijk van de gekozen vorm van externe klachtbehandeling. De interne klachtbehandeling zal blijven en ook bij de aanstelling van een lokale ombudsman zal deze informatie moeten opvragen om het betreffende dossier en de wijze van interne klachtbehandeling te bestuderen en te beoordelen. Daarnaast geldt dat het bedrag van € 150.000,- in de begroting 2025 niet over een periode van vier jaar, maar over zes jaar moet worden verdeeld. De Gemeentewet schrijft immers voor dat de raad een ombudsman voor een periode van zes jaar benoemt (artikel 81q lid 1 Gemeentewet). Voor deze hele periode is derhalve € 25.000,- per jaar beschikbaar. De aangegeven dekking is dus onvoldoende. Conclusie Alles overziend ontraden wij dit initiatiefvoorstel in deze vorm. Wij vertrouwen er op u voldoende te hebben geinformeerd. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Westland, de burgemeester, A

de secretaris,

25-0043321